Project 2000 如何幫您管理工作分配
在項(xiàng)目管理中，按實(shí)際需要把人員和設(shè)備逐個(gè)地安排到任務(wù)上去工作，這個(gè)過程和安排的結(jié)果就稱之為"工作分配"。工作分配看起來并不復(fù)雜，但是管理起來是件非常煩瑣的工作。主要焦點(diǎn)在于，第一，工作分配是由任務(wù)、資源、數(shù)據(jù)項(xiàng)目和時(shí)間四維交叉類的數(shù)據(jù)組成的，怎樣表示出來才能使您看起來更清楚明了是需要考慮的問題。第二，由于項(xiàng)目的動態(tài)性，資源分配中的超分配問題會因個(gè)別任務(wù)的進(jìn)度提前或拖后而顯現(xiàn)出來，如果不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理，會嚴(yán)重影響整個(gè)項(xiàng)目的完成。在Project 98以前的版本中都是把分配問題放在資源管理中，而Project 2000版把工作分配突出出來作為一個(gè)專題進(jìn)行管理。
Project 2000如何幫您管理工作分配的呢？它新設(shè)置了８種"工作分布"的類型，使您對資源的使用更加經(jīng)濟(jì)合理；采用按時(shí)間分段的方法處理分配數(shù)據(jù)，使您的信息更直接、更詳細(xì)；為您設(shè)置"任務(wù)分配狀態(tài)"視圖，您可以按任務(wù)查看資源使用狀況；為您設(shè)置了"資源使用狀態(tài)"視圖，您可以按資源查看它們承擔(dān)任務(wù)的狀況。
根據(jù)任務(wù)實(shí)際需要選擇適當(dāng)?shù)馁Y源工時(shí)分布模型
在一個(gè)任務(wù)的生命期中，不一定總是需要同等數(shù)量的資源。有些任務(wù)可能需要先安排少量人做準(zhǔn)備工作，待工作面鋪開后，再安排較多的人。而另一些則可能相反。這種按實(shí)際需要在不同時(shí)間靈活地安排不同數(shù)量的資源工作的模型稱之?quot;工時(shí)分布"。選擇適當(dāng)?shù)墓r(shí)分布模型可以充分利用資源，提高工作效率。
Project 2000為您設(shè)置了8種工時(shí)分布模型，即常規(guī)分布、前輕后重、前重后輕、雙峰分布、先峰分布、后峰分布、鐘型分布、中央加重鐘型分布。它把任務(wù)的整個(gè)周期劃分為１０個(gè)區(qū)間，根據(jù)每種分布的模型為每個(gè)時(shí)間區(qū)間安排相應(yīng)的投入資源比例，既保證任務(wù)正常進(jìn)展，又不造成浪費(fèi)。
按時(shí)間分段數(shù)據(jù)使您看到的信息更直觀、更詳細(xì)
關(guān)于資源工作安排的信息您可能需要知道得盡量地詳細(xì)。Project 2000已經(jīng)為您安排得相當(dāng)細(xì)致。它按時(shí)間分段為您安排，默認(rèn)的時(shí)間分段區(qū)間是1天為一個(gè)時(shí)間段。也就是說，無論是任務(wù)還是資源的安排信息，它都分解到每一天。
它為您提供的信息內(nèi)容是相當(dāng)全面的。對于每個(gè)任務(wù)，它為您按天提供出如下的信息：
原計(jì)劃中安排的工時(shí)和成本，當(dāng)前計(jì)劃中安排的正常班工時(shí)、加班工時(shí)、固定成本、總成本，實(shí)際執(zhí)行的工時(shí)、加班工時(shí)、成本，完成百分比，累計(jì)工時(shí)、成本，累計(jì)完成的百分比。它還向您提供關(guān)于任務(wù)評價(jià)分析的ACWP、BCWP、BCWS、CV、SV等。
對于資源，它為您按天提供出：
當(dāng)天安排的資源的峰值數(shù)量、安排工作的資源占總資源的百分比，資源超量分配的量，以及原計(jì)劃中安排的工時(shí)和成本，當(dāng)前計(jì)劃中安排的正常班工時(shí)、加班工時(shí)、總成本，實(shí)際執(zhí)行的工時(shí)、加班工時(shí)、成本，完成百分比，累計(jì)工時(shí)、成本，累計(jì)完成的百分比。它還向您提供關(guān)于資源經(jīng)濟(jì)指標(biāo)分析的ACWP、BCWP、BCWS、CV、SV等。
您可以根據(jù)需要選擇一部分?jǐn)?shù)據(jù)項(xiàng)顯示在屏幕上。
"任務(wù)分配狀態(tài)"視圖可以按任務(wù)查看資源使用狀況
當(dāng)您想了解在每個(gè)任務(wù)上有哪些資源在工作，它們的安排、工作量、費(fèi)用等是如何分配的時(shí)侯，Project 2000已經(jīng)為您準(zhǔn)備好了"任務(wù)分配狀態(tài)"視圖。這個(gè)視圖按任務(wù)列出在其中工作的每種資源的各種信息，并按任務(wù)進(jìn)行匯總。對于摘要任務(wù)也將其下的所有任務(wù)的資源使用情況進(jìn)行匯總。根據(jù)您的需要，您可以選擇一部分信息進(jìn)行顯示。如果您只需要某個(gè)級別上的信息，或者那一類任務(wù)的信息，您只要通過篩選器功能把相應(yīng)的任務(wù)篩選出來，相關(guān)的報(bào)表就自動地生成出來，不需要您自己進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
"資源使用狀態(tài)"視圖可以按資源查看承擔(dān)任務(wù)狀況
當(dāng)您想了解每個(gè)資源都承擔(dān)了哪些任務(wù)，它們在任務(wù)上的安排、工作量、費(fèi)用等是如何分配的時(shí)侯，Project 2000已經(jīng)為您準(zhǔn)備好了"資源使用狀態(tài)"視圖。這個(gè)視圖按資源列出它們承擔(dān)的任務(wù)上工作的各種信息，并按資源進(jìn)行匯總。根據(jù)您的需要，您可以選擇一部分信息進(jìn)行顯示。如果您只需要某幾個(gè)資源的信息，您只要通過篩選器功能把相應(yīng)的資源篩選出來，相關(guān)的報(bào)表就自動地生成出來，不需要您自己進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
Project 2000為您準(zhǔn)備好了關(guān)于資源分配的報(bào)告。"誰在做什么報(bào)告"按資源把他們承擔(dān)的任務(wù)的投入資源量、工時(shí)、起止時(shí)間逐一列出。"誰什么時(shí)間做什么報(bào)告"則把每個(gè)資源按天在各個(gè)任務(wù)上的工時(shí)分配都列出來，并可以按行和列進(jìn)行求和統(tǒng)計(jì)。
Project 2000 如何幫您管理工作任務(wù)
項(xiàng)目是由一系列具有依賴關(guān)系的工作任務(wù)（或者稱之為活動）組織起來的。完成這些工作任務(wù)，整個(gè)項(xiàng)目也就完成了。管理好任務(wù)是Project 2000的最重要功能之一。它是怎樣幫助您管理任務(wù)的呢？他為您提供全方位的任務(wù)信息，為您把任務(wù)按層次結(jié)構(gòu)組織起來，為您編制描述依賴關(guān)系的網(wǎng)絡(luò)圖，為您繪出表和圖兼?zhèn)涞臋M道圖，為您準(zhǔn)備好詳盡報(bào)表，您需要的任務(wù)信息幾乎都能從中獲取得到。
提供全方位任務(wù)信息
為了有成效地控制項(xiàng)目進(jìn)展，您需要隨時(shí)了解每個(gè)任務(wù)的諸多方面的信息，包括時(shí)間、工期、資源、工時(shí)、成本等等。按傳統(tǒng)的做法，每次需要這些信息時(shí)由辦公室工作人員去搜集、匯總、計(jì)算，再報(bào)給您，這樣做不僅要花費(fèi)很多時(shí)間，而且也難于做到準(zhǔn)確和及時(shí)。Project 2000則能自動地、隨時(shí)地、全面地為您提供任務(wù)信息。Project 2000為每個(gè)工作任務(wù)設(shè)置了多達(dá)241個(gè)數(shù)據(jù)域，也就是說，對于每一個(gè)工作任務(wù)它可以提供240多個(gè)數(shù)據(jù)，這里讓我們列舉一些主要的信息內(nèi)容。
時(shí)間、工期方面的信息 對于每個(gè)任務(wù)，Project 2000都能夠?yàn)槟峁┰谠?jì)劃中任務(wù)開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、工期；由于各種因素限制，任務(wù)最早可能的開始和結(jié)束日期；為保證項(xiàng)目按期完成，最晚必須開始和結(jié)束日期；根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際運(yùn)作的情況，最新調(diào)整后的開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、工期；實(shí)際的開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、工期，并且顯示出當(dāng)前計(jì)劃或?qū)嶋H的計(jì)劃日期和原始計(jì)劃比較的差異值，從而知道任務(wù)是按計(jì)劃進(jìn)行的，還是提前或拖后了多少天。
資源、工時(shí)、成本方面信息 對于每個(gè)任務(wù)，Project 2000都能夠?yàn)槟峁┠男┕しN（人員）、哪些設(shè)備在其上工作；以及它們投入的數(shù)量、安排的正常班工時(shí)和加班工時(shí)各為多少；每種資源從什么時(shí)候開始在任務(wù)上工作，什么時(shí)候結(jié)束工作；完成這個(gè)任務(wù)，需要支付資源多少錢，材料費(fèi)多少錢，總計(jì)成本多少錢；工作進(jìn)展到現(xiàn)在，實(shí)際已經(jīng)完成了多少工期，多少工時(shí)，還剩余多少工時(shí)待完成；在成本方面，當(dāng)前計(jì)劃或?qū)嶋H執(zhí)行的計(jì)劃和原始計(jì)劃比較是超出預(yù)算還是低于預(yù)算，具體數(shù)字為多少；完成剩余的工作任務(wù)還需要多少工時(shí)、費(fèi)用。
任務(wù)依賴關(guān)系和特征方面信息 任務(wù)進(jìn)入開始實(shí)施階段的控制條件是哪些緊前任務(wù)，它們在時(shí)間上與該任務(wù)是什么樣搭接關(guān)系。任務(wù)是否為關(guān)鍵任務(wù)，分配到該任務(wù)上工作的資源是否已經(jīng)接受了工作安排，它們是否有超負(fù)荷工作量問題存在。
這里列出的僅僅是Project 2000能夠向您提供的任務(wù)信息中的一小部分，但已經(jīng)為您正確地指導(dǎo)項(xiàng)目提供了充足的依據(jù)。如果您請辦公室的工作人員搜集整理，至少要花一、兩天時(shí)間，但從Project 2000中獲取，只是手指點(diǎn)鼠標(biāo)之勞。更可貴的是，Project 2000提供的這些信息并不要求您事先一一輸入給系統(tǒng)，它只要求輸入非常少的數(shù)據(jù)，約5%--10%，而90%以上的信息都是系統(tǒng)自動計(jì)算和生成的，而且總是最新的、可靠的。
按層次組織任務(wù)讓您的項(xiàng)目結(jié)構(gòu)清晰
對于一個(gè)大型工程項(xiàng)目而言，如果把項(xiàng)目中包含的所有任務(wù)，不論大小、主次，都放在一個(gè)等級上進(jìn)行管理，顯然不是一種明智的作法。Project 2000提供了能夠從大到小的層次把任務(wù)組織為摘要任務(wù)和一般任務(wù)的功能（工作分解結(jié)構(gòu)WBS），而且操作極為簡單，兩個(gè)在同一級別上的任務(wù)只要用鼠標(biāo)通?quot;降級"工具按鈕就能把一個(gè)任務(wù)縮進(jìn)，使它們二者的關(guān)系從"兄弟"變?yōu)?父子"關(guān)系，也就是說，前一個(gè)任務(wù)變成為后一個(gè)任務(wù)的摘要任務(wù)。摘要任務(wù)匯總它隸屬的所有的子任務(wù)的信息，經(jīng)過這種安排以后，我們可以非常清楚地看到整個(gè)項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)和隸屬關(guān)系
在項(xiàng)目管理中，按實(shí)際需要把人員和設(shè)備逐個(gè)地安排到任務(wù)上去工作，這個(gè)過程和安排的結(jié)果就稱之為"工作分配"。工作分配看起來并不復(fù)雜，但是管理起來是件非常煩瑣的工作。主要焦點(diǎn)在于，第一，工作分配是由任務(wù)、資源、數(shù)據(jù)項(xiàng)目和時(shí)間四維交叉類的數(shù)據(jù)組成的，怎樣表示出來才能使您看起來更清楚明了是需要考慮的問題。第二，由于項(xiàng)目的動態(tài)性，資源分配中的超分配問題會因個(gè)別任務(wù)的進(jìn)度提前或拖后而顯現(xiàn)出來，如果不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理，會嚴(yán)重影響整個(gè)項(xiàng)目的完成。在Project 98以前的版本中都是把分配問題放在資源管理中，而Project 2000版把工作分配突出出來作為一個(gè)專題進(jìn)行管理。
Project 2000如何幫您管理工作分配的呢？它新設(shè)置了８種"工作分布"的類型，使您對資源的使用更加經(jīng)濟(jì)合理；采用按時(shí)間分段的方法處理分配數(shù)據(jù)，使您的信息更直接、更詳細(xì)；為您設(shè)置"任務(wù)分配狀態(tài)"視圖，您可以按任務(wù)查看資源使用狀況；為您設(shè)置了"資源使用狀態(tài)"視圖，您可以按資源查看它們承擔(dān)任務(wù)的狀況。
根據(jù)任務(wù)實(shí)際需要選擇適當(dāng)?shù)馁Y源工時(shí)分布模型
在一個(gè)任務(wù)的生命期中，不一定總是需要同等數(shù)量的資源。有些任務(wù)可能需要先安排少量人做準(zhǔn)備工作，待工作面鋪開后，再安排較多的人。而另一些則可能相反。這種按實(shí)際需要在不同時(shí)間靈活地安排不同數(shù)量的資源工作的模型稱之?quot;工時(shí)分布"。選擇適當(dāng)?shù)墓r(shí)分布模型可以充分利用資源，提高工作效率。
Project 2000為您設(shè)置了8種工時(shí)分布模型，即常規(guī)分布、前輕后重、前重后輕、雙峰分布、先峰分布、后峰分布、鐘型分布、中央加重鐘型分布。它把任務(wù)的整個(gè)周期劃分為１０個(gè)區(qū)間，根據(jù)每種分布的模型為每個(gè)時(shí)間區(qū)間安排相應(yīng)的投入資源比例，既保證任務(wù)正常進(jìn)展，又不造成浪費(fèi)。
按時(shí)間分段數(shù)據(jù)使您看到的信息更直觀、更詳細(xì)
關(guān)于資源工作安排的信息您可能需要知道得盡量地詳細(xì)。Project 2000已經(jīng)為您安排得相當(dāng)細(xì)致。它按時(shí)間分段為您安排，默認(rèn)的時(shí)間分段區(qū)間是1天為一個(gè)時(shí)間段。也就是說，無論是任務(wù)還是資源的安排信息，它都分解到每一天。
它為您提供的信息內(nèi)容是相當(dāng)全面的。對于每個(gè)任務(wù)，它為您按天提供出如下的信息：
原計(jì)劃中安排的工時(shí)和成本，當(dāng)前計(jì)劃中安排的正常班工時(shí)、加班工時(shí)、固定成本、總成本，實(shí)際執(zhí)行的工時(shí)、加班工時(shí)、成本，完成百分比，累計(jì)工時(shí)、成本，累計(jì)完成的百分比。它還向您提供關(guān)于任務(wù)評價(jià)分析的ACWP、BCWP、BCWS、CV、SV等。
對于資源，它為您按天提供出：
當(dāng)天安排的資源的峰值數(shù)量、安排工作的資源占總資源的百分比，資源超量分配的量，以及原計(jì)劃中安排的工時(shí)和成本，當(dāng)前計(jì)劃中安排的正常班工時(shí)、加班工時(shí)、總成本，實(shí)際執(zhí)行的工時(shí)、加班工時(shí)、成本，完成百分比，累計(jì)工時(shí)、成本，累計(jì)完成的百分比。它還向您提供關(guān)于資源經(jīng)濟(jì)指標(biāo)分析的ACWP、BCWP、BCWS、CV、SV等。
您可以根據(jù)需要選擇一部分?jǐn)?shù)據(jù)項(xiàng)顯示在屏幕上。
"任務(wù)分配狀態(tài)"視圖可以按任務(wù)查看資源使用狀況
當(dāng)您想了解在每個(gè)任務(wù)上有哪些資源在工作，它們的安排、工作量、費(fèi)用等是如何分配的時(shí)侯，Project 2000已經(jīng)為您準(zhǔn)備好了"任務(wù)分配狀態(tài)"視圖。這個(gè)視圖按任務(wù)列出在其中工作的每種資源的各種信息，并按任務(wù)進(jìn)行匯總。對于摘要任務(wù)也將其下的所有任務(wù)的資源使用情況進(jìn)行匯總。根據(jù)您的需要，您可以選擇一部分信息進(jìn)行顯示。如果您只需要某個(gè)級別上的信息，或者那一類任務(wù)的信息，您只要通過篩選器功能把相應(yīng)的任務(wù)篩選出來，相關(guān)的報(bào)表就自動地生成出來，不需要您自己進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
"資源使用狀態(tài)"視圖可以按資源查看承擔(dān)任務(wù)狀況
當(dāng)您想了解每個(gè)資源都承擔(dān)了哪些任務(wù)，它們在任務(wù)上的安排、工作量、費(fèi)用等是如何分配的時(shí)侯，Project 2000已經(jīng)為您準(zhǔn)備好了"資源使用狀態(tài)"視圖。這個(gè)視圖按資源列出它們承擔(dān)的任務(wù)上工作的各種信息，并按資源進(jìn)行匯總。根據(jù)您的需要，您可以選擇一部分信息進(jìn)行顯示。如果您只需要某幾個(gè)資源的信息，您只要通過篩選器功能把相應(yīng)的資源篩選出來，相關(guān)的報(bào)表就自動地生成出來，不需要您自己進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
Project 2000為您準(zhǔn)備好了關(guān)于資源分配的報(bào)告。"誰在做什么報(bào)告"按資源把他們承擔(dān)的任務(wù)的投入資源量、工時(shí)、起止時(shí)間逐一列出。"誰什么時(shí)間做什么報(bào)告"則把每個(gè)資源按天在各個(gè)任務(wù)上的工時(shí)分配都列出來，并可以按行和列進(jìn)行求和統(tǒng)計(jì)。
Project 2000 如何幫您管理工作任務(wù)
項(xiàng)目是由一系列具有依賴關(guān)系的工作任務(wù)（或者稱之為活動）組織起來的。完成這些工作任務(wù)，整個(gè)項(xiàng)目也就完成了。管理好任務(wù)是Project 2000的最重要功能之一。它是怎樣幫助您管理任務(wù)的呢？他為您提供全方位的任務(wù)信息，為您把任務(wù)按層次結(jié)構(gòu)組織起來，為您編制描述依賴關(guān)系的網(wǎng)絡(luò)圖，為您繪出表和圖兼?zhèn)涞臋M道圖，為您準(zhǔn)備好詳盡報(bào)表，您需要的任務(wù)信息幾乎都能從中獲取得到。
提供全方位任務(wù)信息
為了有成效地控制項(xiàng)目進(jìn)展，您需要隨時(shí)了解每個(gè)任務(wù)的諸多方面的信息，包括時(shí)間、工期、資源、工時(shí)、成本等等。按傳統(tǒng)的做法，每次需要這些信息時(shí)由辦公室工作人員去搜集、匯總、計(jì)算，再報(bào)給您，這樣做不僅要花費(fèi)很多時(shí)間，而且也難于做到準(zhǔn)確和及時(shí)。Project 2000則能自動地、隨時(shí)地、全面地為您提供任務(wù)信息。Project 2000為每個(gè)工作任務(wù)設(shè)置了多達(dá)241個(gè)數(shù)據(jù)域，也就是說，對于每一個(gè)工作任務(wù)它可以提供240多個(gè)數(shù)據(jù)，這里讓我們列舉一些主要的信息內(nèi)容。
時(shí)間、工期方面的信息 對于每個(gè)任務(wù)，Project 2000都能夠?yàn)槟峁┰谠?jì)劃中任務(wù)開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、工期；由于各種因素限制，任務(wù)最早可能的開始和結(jié)束日期；為保證項(xiàng)目按期完成，最晚必須開始和結(jié)束日期；根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際運(yùn)作的情況，最新調(diào)整后的開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、工期；實(shí)際的開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、工期，并且顯示出當(dāng)前計(jì)劃或?qū)嶋H的計(jì)劃日期和原始計(jì)劃比較的差異值，從而知道任務(wù)是按計(jì)劃進(jìn)行的，還是提前或拖后了多少天。
資源、工時(shí)、成本方面信息 對于每個(gè)任務(wù)，Project 2000都能夠?yàn)槟峁┠男┕しN（人員）、哪些設(shè)備在其上工作；以及它們投入的數(shù)量、安排的正常班工時(shí)和加班工時(shí)各為多少；每種資源從什么時(shí)候開始在任務(wù)上工作，什么時(shí)候結(jié)束工作；完成這個(gè)任務(wù)，需要支付資源多少錢，材料費(fèi)多少錢，總計(jì)成本多少錢；工作進(jìn)展到現(xiàn)在，實(shí)際已經(jīng)完成了多少工期，多少工時(shí)，還剩余多少工時(shí)待完成；在成本方面，當(dāng)前計(jì)劃或?qū)嶋H執(zhí)行的計(jì)劃和原始計(jì)劃比較是超出預(yù)算還是低于預(yù)算，具體數(shù)字為多少；完成剩余的工作任務(wù)還需要多少工時(shí)、費(fèi)用。
任務(wù)依賴關(guān)系和特征方面信息 任務(wù)進(jìn)入開始實(shí)施階段的控制條件是哪些緊前任務(wù)，它們在時(shí)間上與該任務(wù)是什么樣搭接關(guān)系。任務(wù)是否為關(guān)鍵任務(wù)，分配到該任務(wù)上工作的資源是否已經(jīng)接受了工作安排，它們是否有超負(fù)荷工作量問題存在。
這里列出的僅僅是Project 2000能夠向您提供的任務(wù)信息中的一小部分，但已經(jīng)為您正確地指導(dǎo)項(xiàng)目提供了充足的依據(jù)。如果您請辦公室的工作人員搜集整理，至少要花一、兩天時(shí)間，但從Project 2000中獲取，只是手指點(diǎn)鼠標(biāo)之勞。更可貴的是，Project 2000提供的這些信息并不要求您事先一一輸入給系統(tǒng)，它只要求輸入非常少的數(shù)據(jù)，約5%--10%，而90%以上的信息都是系統(tǒng)自動計(jì)算和生成的，而且總是最新的、可靠的。
按層次組織任務(wù)讓您的項(xiàng)目結(jié)構(gòu)清晰
對于一個(gè)大型工程項(xiàng)目而言，如果把項(xiàng)目中包含的所有任務(wù)，不論大小、主次，都放在一個(gè)等級上進(jìn)行管理，顯然不是一種明智的作法。Project 2000提供了能夠從大到小的層次把任務(wù)組織為摘要任務(wù)和一般任務(wù)的功能（工作分解結(jié)構(gòu)WBS），而且操作極為簡單，兩個(gè)在同一級別上的任務(wù)只要用鼠標(biāo)通?quot;降級"工具按鈕就能把一個(gè)任務(wù)縮進(jìn)，使它們二者的關(guān)系從"兄弟"變?yōu)?父子"關(guān)系，也就是說，前一個(gè)任務(wù)變成為后一個(gè)任務(wù)的摘要任務(wù)。摘要任務(wù)匯總它隸屬的所有的子任務(wù)的信息，經(jīng)過這種安排以后，我們可以非常清楚地看到整個(gè)項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)和隸屬關(guān)系