中國(guó)有句古話叫“事在人為”，這句話用在如今的信息化項(xiàng)目上也是非常恰當(dāng)?shù)?。我們?jīng)常說，做項(xiàng)目要有一個(gè)好的團(tuán)隊(duì)，這里的團(tuán)隊(duì)無疑就是在強(qiáng)調(diào)“人”在成功項(xiàng)目中的重要作用。而“三分技術(shù)，七分管理”則更進(jìn)一步說明了在IT項(xiàng)目中技術(shù)先進(jìn)成熟與否不是直接決定項(xiàng)目成敗的因素，而恰恰是經(jīng)常被忽視的“人”正在潛移默化的決定著信息化的成敗。
在一個(gè)企業(yè)中對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目造成影響的因素是項(xiàng)目的人力資源管理方面。對(duì)于大部分企業(yè)而言其組織的架構(gòu)都是功能型組織架構(gòu)。因此對(duì)于企業(yè)的項(xiàng)目進(jìn)行人力資源方面的管理時(shí)，形成的組織架構(gòu)是一種弱矩陣型，也就是說項(xiàng)目的推進(jìn)很大程度上受到相關(guān)部門行政領(lǐng)導(dǎo)的支配。
一、信息系統(tǒng)項(xiàng)目的問題點(diǎn)
目前許多企業(yè)的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理還沒有規(guī)范化，而且一些項(xiàng)目經(jīng)理缺少項(xiàng)目管理相關(guān)知識(shí)，因此在許多企業(yè)內(nèi)部，信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理存在著大量問題。在該部分，筆者主要是談及問題點(diǎn)，在下面的章節(jié)將主要談?wù)撊绾胃倪M(jìn)存在的不足，加強(qiáng)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的管理，保證項(xiàng)目的成功。企業(yè)IT系統(tǒng)項(xiàng)目的一般過程如下表所示：(注：本文探討的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理主要指軟件開發(fā)項(xiàng)目管理)
以上過程從第2步開始，即項(xiàng)目書獲得決策層批準(zhǔn)就是項(xiàng)目的啟動(dòng)。之后進(jìn)入了項(xiàng)目的規(guī)劃和執(zhí)行階段，第9步的驗(yàn)收為項(xiàng)目的結(jié)尾階段?？梢哉f以上信息系統(tǒng)項(xiàng)目的各階段定義和劃分也是比較清楚的。但是無論從書籍、報(bào)刊還是筆者的經(jīng)歷，都說明了企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目存在各種各樣的問題，導(dǎo)致許多項(xiàng)目延期、超預(yù)算甚至失敗。下面筆者將從項(xiàng)目管理的9大知識(shí)體系的角度對(duì)如上所述的企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中容易存在的問題進(jìn)行探討。
1.1 項(xiàng)目人力資源管理
在本文中將人力資源管理排列在第一位是因?yàn)槿肆Y源管理在企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中存在著很大的隱患。首先許多企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的組織機(jī)構(gòu)是一種非常弱的矩陣型，這導(dǎo)致的結(jié)果是項(xiàng)目成員主要向自己的行政領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，因此當(dāng)項(xiàng)目組成員的行政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目的支持不足時(shí)，必然導(dǎo)致項(xiàng)目成員對(duì)項(xiàng)目不重視，項(xiàng)目小組很難形成一個(gè)具有戰(zhàn)斗力的團(tuán)隊(duì)。其次對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理的人選也存在著以行政級(jí)別來確定項(xiàng)目經(jīng)理的現(xiàn)象，因此在許多企業(yè)信息項(xiàng)目的管理中，項(xiàng)目經(jīng)理由于同時(shí)是某個(gè)部門的負(fù)責(zé)人，因此沒有足夠的時(shí)間對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理，導(dǎo)致項(xiàng)目處于一種“無政府”狀態(tài)。
1.2 項(xiàng)目綜合管理
項(xiàng)目綜合管理的目的是將貫穿于整個(gè)項(xiàng)目過程的計(jì)劃、執(zhí)行和控制給出總體的方針，關(guān)注于如何確保項(xiàng)目的各元素協(xié)調(diào)一致的過程。包括項(xiàng)目計(jì)劃制定、項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行和綜合變更控制三個(gè)部分的內(nèi)容。但是我們?cè)趯?shí)際的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中最容易見到的一個(gè)現(xiàn)象就是項(xiàng)目工期一次又一次的延期，項(xiàng)目的內(nèi)容不停地變更，用戶部門、IT部門和開發(fā)商很難達(dá)成一致的意見。其實(shí)問題就出在項(xiàng)目計(jì)劃制定考慮不周全、項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)管理不到位以及沒有很好的項(xiàng)目變更控制系統(tǒng)（流程）。
1.3 項(xiàng)目范圍管理
項(xiàng)目范圍管理首先是項(xiàng)目的啟動(dòng)，項(xiàng)目的啟動(dòng)在整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行的過程中起著相當(dāng)重要的作用。一般的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)都會(huì)有企業(yè)的決策層人員參加，因此在啟動(dòng)會(huì)上除了介紹項(xiàng)目的相關(guān)內(nèi)容外，這也是一個(gè)介紹項(xiàng)目如何管理的好地方。但是，我們可以發(fā)現(xiàn)許多項(xiàng)目沒有很好地利用啟動(dòng)會(huì)的機(jī)會(huì)確認(rèn)管理的手段和方法。由于信息系統(tǒng)項(xiàng)目先天屬于弱矩陣型，因此導(dǎo)致一些項(xiàng)目管理方法無法實(shí)施。
在范圍定義過程中，我們會(huì)使用工作分解結(jié)構(gòu)（work breakdown structure）。這時(shí)許多企業(yè)容易犯的錯(cuò)誤是工作分解結(jié)構(gòu)太粗糙，尤其是在有供應(yīng)商參與的情況下，將許多細(xì)節(jié)的工作交給供應(yīng)商就萬事大吉了。當(dāng)然，供應(yīng)商在開發(fā)中有自己特殊的優(yōu)勢(shì)，但是企業(yè)（尤其是IT部門）必須對(duì)供應(yīng)商制定的工作分解結(jié)構(gòu)進(jìn)行仔細(xì)的審核，結(jié)合自己的經(jīng)驗(yàn)提出改進(jìn)意見。此外，也需要認(rèn)識(shí)到中國(guó)目前軟件業(yè)很不規(guī)范，許多小企業(yè)項(xiàng)目管理也較為混亂。
關(guān)于范圍變更的問題在許多軟件項(xiàng)目中都不可避免，項(xiàng)目管理人員要做的就是控制項(xiàng)目范圍變更對(duì)系統(tǒng)的影響。在項(xiàng)目中最容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤是一味遷就用戶部門的變更請(qǐng)求，導(dǎo)致項(xiàng)目一再延期，由于時(shí)間延期需求又有所變更，進(jìn)入了一個(gè)惡性循環(huán)的怪圈。因此在信息系統(tǒng)項(xiàng)目中，必須對(duì)項(xiàng)目范圍變更進(jìn)行嚴(yán)格的控制，集中精力快速解決關(guān)鍵問題。
1.4 項(xiàng)目時(shí)間管理
在項(xiàng)目范圍管理部分已經(jīng)指出，許多企業(yè)的工作分解結(jié)構(gòu)比較粗糙，這樣導(dǎo)致的直接結(jié)果就是對(duì)于每一個(gè)任務(wù)的估計(jì)可能誤差就比較大。其次由于項(xiàng)目的范圍經(jīng)常變更，導(dǎo)致項(xiàng)目的時(shí)間不斷的延期，造成這一現(xiàn)象的一部分原因就是需求分析時(shí)沒有了解“真正”的需求，其他的原因包括用戶部門、IT部門和開發(fā)商缺少深入的溝通，對(duì)于需求的理解沒有達(dá)成一致。另外在企業(yè)中導(dǎo)致項(xiàng)目時(shí)間管理困難的原因是企業(yè)的信息規(guī)劃前瞻性不足，導(dǎo)致許多項(xiàng)目被逼上馬，因此工期非常緊張，而供應(yīng)商在招投標(biāo)時(shí)為了能夠中標(biāo)，不得不在標(biāo)書中表明可以按期完成。而一旦進(jìn)入項(xiàng)目的執(zhí)行期間就會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目的不斷延期。此外導(dǎo)致項(xiàng)目時(shí)間管理困難的一個(gè)重要因素是對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)分析不足，由于用戶部門、IT部門和開發(fā)商缺少對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的溝通，導(dǎo)致對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)不足，一旦風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)，缺少應(yīng)對(duì)的方法。
1.5 項(xiàng)目成本管理
在企業(yè)進(jìn)行信息系統(tǒng)項(xiàng)目前一般會(huì)有一個(gè)初步的成本估算。在進(jìn)行招投標(biāo)時(shí)會(huì)進(jìn)一步估算成本。由于許多企業(yè)在進(jìn)行招投標(biāo)時(shí)對(duì)項(xiàng)目的成本構(gòu)成估算較為粗糙，有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)和供應(yīng)商的投標(biāo)價(jià)格相差很大。此外，有些企業(yè)缺少信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本估計(jì)的有效工具，因此在和供應(yīng)商溝通時(shí)只能就總額進(jìn)行討論，而不能就細(xì)節(jié)進(jìn)行深入的討論。目前在國(guó)內(nèi)，企業(yè)和信息系統(tǒng)項(xiàng)目的供應(yīng)商（軟件開發(fā)商）的關(guān)系不是一種深入?yún)f(xié)作的關(guān)系，因此供應(yīng)商內(nèi)部的各種運(yùn)營(yíng)信息企業(yè)無法詳細(xì)了解，甚至某些時(shí)候企業(yè)也在防止供應(yīng)商了解更多的相關(guān)信息。由于需求方和提供方信息無法共享，因此某些項(xiàng)目的報(bào)價(jià)透明性較低。筆者曾經(jīng)經(jīng)歷過一個(gè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目，開發(fā)商明知投標(biāo)價(jià)格無法完成項(xiàng)目的情況下為了中標(biāo)還是按此價(jià)格投標(biāo)，導(dǎo)致最后的項(xiàng)目失敗，開發(fā)商賠款，企業(yè)白白損失了幾個(gè)月的時(shí)間，影響了某些業(yè)務(wù)的開展。
在一個(gè)企業(yè)中對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目造成影響的因素是項(xiàng)目的人力資源管理方面。對(duì)于大部分企業(yè)而言其組織的架構(gòu)都是功能型組織架構(gòu)。因此對(duì)于企業(yè)的項(xiàng)目進(jìn)行人力資源方面的管理時(shí)，形成的組織架構(gòu)是一種弱矩陣型，也就是說項(xiàng)目的推進(jìn)很大程度上受到相關(guān)部門行政領(lǐng)導(dǎo)的支配。
一、信息系統(tǒng)項(xiàng)目的問題點(diǎn)
目前許多企業(yè)的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理還沒有規(guī)范化，而且一些項(xiàng)目經(jīng)理缺少項(xiàng)目管理相關(guān)知識(shí)，因此在許多企業(yè)內(nèi)部，信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理存在著大量問題。在該部分，筆者主要是談及問題點(diǎn)，在下面的章節(jié)將主要談?wù)撊绾胃倪M(jìn)存在的不足，加強(qiáng)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的管理，保證項(xiàng)目的成功。企業(yè)IT系統(tǒng)項(xiàng)目的一般過程如下表所示：(注：本文探討的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理主要指軟件開發(fā)項(xiàng)目管理)
以上過程從第2步開始，即項(xiàng)目書獲得決策層批準(zhǔn)就是項(xiàng)目的啟動(dòng)。之后進(jìn)入了項(xiàng)目的規(guī)劃和執(zhí)行階段，第9步的驗(yàn)收為項(xiàng)目的結(jié)尾階段?？梢哉f以上信息系統(tǒng)項(xiàng)目的各階段定義和劃分也是比較清楚的。但是無論從書籍、報(bào)刊還是筆者的經(jīng)歷，都說明了企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目存在各種各樣的問題，導(dǎo)致許多項(xiàng)目延期、超預(yù)算甚至失敗。下面筆者將從項(xiàng)目管理的9大知識(shí)體系的角度對(duì)如上所述的企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中容易存在的問題進(jìn)行探討。
1.1 項(xiàng)目人力資源管理
在本文中將人力資源管理排列在第一位是因?yàn)槿肆Y源管理在企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中存在著很大的隱患。首先許多企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的組織機(jī)構(gòu)是一種非常弱的矩陣型，這導(dǎo)致的結(jié)果是項(xiàng)目成員主要向自己的行政領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，因此當(dāng)項(xiàng)目組成員的行政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目的支持不足時(shí)，必然導(dǎo)致項(xiàng)目成員對(duì)項(xiàng)目不重視，項(xiàng)目小組很難形成一個(gè)具有戰(zhàn)斗力的團(tuán)隊(duì)。其次對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理的人選也存在著以行政級(jí)別來確定項(xiàng)目經(jīng)理的現(xiàn)象，因此在許多企業(yè)信息項(xiàng)目的管理中，項(xiàng)目經(jīng)理由于同時(shí)是某個(gè)部門的負(fù)責(zé)人，因此沒有足夠的時(shí)間對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理，導(dǎo)致項(xiàng)目處于一種“無政府”狀態(tài)。
1.2 項(xiàng)目綜合管理
項(xiàng)目綜合管理的目的是將貫穿于整個(gè)項(xiàng)目過程的計(jì)劃、執(zhí)行和控制給出總體的方針，關(guān)注于如何確保項(xiàng)目的各元素協(xié)調(diào)一致的過程。包括項(xiàng)目計(jì)劃制定、項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行和綜合變更控制三個(gè)部分的內(nèi)容。但是我們?cè)趯?shí)際的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中最容易見到的一個(gè)現(xiàn)象就是項(xiàng)目工期一次又一次的延期，項(xiàng)目的內(nèi)容不停地變更，用戶部門、IT部門和開發(fā)商很難達(dá)成一致的意見。其實(shí)問題就出在項(xiàng)目計(jì)劃制定考慮不周全、項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)管理不到位以及沒有很好的項(xiàng)目變更控制系統(tǒng)（流程）。
1.3 項(xiàng)目范圍管理
項(xiàng)目范圍管理首先是項(xiàng)目的啟動(dòng)，項(xiàng)目的啟動(dòng)在整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行的過程中起著相當(dāng)重要的作用。一般的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)都會(huì)有企業(yè)的決策層人員參加，因此在啟動(dòng)會(huì)上除了介紹項(xiàng)目的相關(guān)內(nèi)容外，這也是一個(gè)介紹項(xiàng)目如何管理的好地方。但是，我們可以發(fā)現(xiàn)許多項(xiàng)目沒有很好地利用啟動(dòng)會(huì)的機(jī)會(huì)確認(rèn)管理的手段和方法。由于信息系統(tǒng)項(xiàng)目先天屬于弱矩陣型，因此導(dǎo)致一些項(xiàng)目管理方法無法實(shí)施。
在范圍定義過程中，我們會(huì)使用工作分解結(jié)構(gòu)（work breakdown structure）。這時(shí)許多企業(yè)容易犯的錯(cuò)誤是工作分解結(jié)構(gòu)太粗糙，尤其是在有供應(yīng)商參與的情況下，將許多細(xì)節(jié)的工作交給供應(yīng)商就萬事大吉了。當(dāng)然，供應(yīng)商在開發(fā)中有自己特殊的優(yōu)勢(shì)，但是企業(yè)（尤其是IT部門）必須對(duì)供應(yīng)商制定的工作分解結(jié)構(gòu)進(jìn)行仔細(xì)的審核，結(jié)合自己的經(jīng)驗(yàn)提出改進(jìn)意見。此外，也需要認(rèn)識(shí)到中國(guó)目前軟件業(yè)很不規(guī)范，許多小企業(yè)項(xiàng)目管理也較為混亂。
關(guān)于范圍變更的問題在許多軟件項(xiàng)目中都不可避免，項(xiàng)目管理人員要做的就是控制項(xiàng)目范圍變更對(duì)系統(tǒng)的影響。在項(xiàng)目中最容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤是一味遷就用戶部門的變更請(qǐng)求，導(dǎo)致項(xiàng)目一再延期，由于時(shí)間延期需求又有所變更，進(jìn)入了一個(gè)惡性循環(huán)的怪圈。因此在信息系統(tǒng)項(xiàng)目中，必須對(duì)項(xiàng)目范圍變更進(jìn)行嚴(yán)格的控制，集中精力快速解決關(guān)鍵問題。
1.4 項(xiàng)目時(shí)間管理
在項(xiàng)目范圍管理部分已經(jīng)指出，許多企業(yè)的工作分解結(jié)構(gòu)比較粗糙，這樣導(dǎo)致的直接結(jié)果就是對(duì)于每一個(gè)任務(wù)的估計(jì)可能誤差就比較大。其次由于項(xiàng)目的范圍經(jīng)常變更，導(dǎo)致項(xiàng)目的時(shí)間不斷的延期，造成這一現(xiàn)象的一部分原因就是需求分析時(shí)沒有了解“真正”的需求，其他的原因包括用戶部門、IT部門和開發(fā)商缺少深入的溝通，對(duì)于需求的理解沒有達(dá)成一致。另外在企業(yè)中導(dǎo)致項(xiàng)目時(shí)間管理困難的原因是企業(yè)的信息規(guī)劃前瞻性不足，導(dǎo)致許多項(xiàng)目被逼上馬，因此工期非常緊張，而供應(yīng)商在招投標(biāo)時(shí)為了能夠中標(biāo)，不得不在標(biāo)書中表明可以按期完成。而一旦進(jìn)入項(xiàng)目的執(zhí)行期間就會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目的不斷延期。此外導(dǎo)致項(xiàng)目時(shí)間管理困難的一個(gè)重要因素是對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)分析不足，由于用戶部門、IT部門和開發(fā)商缺少對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的溝通，導(dǎo)致對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)不足，一旦風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)，缺少應(yīng)對(duì)的方法。
1.5 項(xiàng)目成本管理
在企業(yè)進(jìn)行信息系統(tǒng)項(xiàng)目前一般會(huì)有一個(gè)初步的成本估算。在進(jìn)行招投標(biāo)時(shí)會(huì)進(jìn)一步估算成本。由于許多企業(yè)在進(jìn)行招投標(biāo)時(shí)對(duì)項(xiàng)目的成本構(gòu)成估算較為粗糙，有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)和供應(yīng)商的投標(biāo)價(jià)格相差很大。此外，有些企業(yè)缺少信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本估計(jì)的有效工具，因此在和供應(yīng)商溝通時(shí)只能就總額進(jìn)行討論，而不能就細(xì)節(jié)進(jìn)行深入的討論。目前在國(guó)內(nèi)，企業(yè)和信息系統(tǒng)項(xiàng)目的供應(yīng)商（軟件開發(fā)商）的關(guān)系不是一種深入?yún)f(xié)作的關(guān)系，因此供應(yīng)商內(nèi)部的各種運(yùn)營(yíng)信息企業(yè)無法詳細(xì)了解，甚至某些時(shí)候企業(yè)也在防止供應(yīng)商了解更多的相關(guān)信息。由于需求方和提供方信息無法共享，因此某些項(xiàng)目的報(bào)價(jià)透明性較低。筆者曾經(jīng)經(jīng)歷過一個(gè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目，開發(fā)商明知投標(biāo)價(jià)格無法完成項(xiàng)目的情況下為了中標(biāo)還是按此價(jià)格投標(biāo)，導(dǎo)致最后的項(xiàng)目失敗，開發(fā)商賠款，企業(yè)白白損失了幾個(gè)月的時(shí)間，影響了某些業(yè)務(wù)的開展。