公文，就是處理公務的文書。運用公文來處理公務，是人們組織開展經(jīng)濟社會活動時使用最經(jīng)常、最普遍的方式之一，而且管轄范圍越廣、人員越多的機關和單位，這種方式運用得越多，與此相適應，從事與制發(fā)公文相關工作的人員也越多，機構也越大。
通過發(fā)布公文來組織開展經(jīng)濟社會活動，歷史久遠，自古有之，至少可以說，有了國家的產(chǎn)生，也就有了公文的問世。而有了公文，自然就會有公文處理工作?？梢姡奶幚硎且豁椘鹪春茉?、歷史悠久的工作。在華夏幾千年的文明，有關公文處理的記載比比皆是，各個時期各個朝代專司公文處理的機構和官職沿設不斷、名目繁多。
現(xiàn)在，人們把各級黨委辦公廳（室）的職能，習慣上分為兩大塊，一塊叫參與政務，另一塊叫管理事務。管理事務，主要是指機關的行政后勤工作以及接待工作。參與政務，主要是指領導公務活動服務、會議服務、公文處理、調(diào)研、信息、綜合、督查等秘書工作以及機要、機要交通、保密、信訪等工作。
從秘書部門為領導決策和決策的實施所開展的各項服務工作的程序而言，調(diào)研、信息、綜合等工作主要是決策前的服務，督查工作主要是決策后的服務，而會議服務、公文處理等工作，相對來講，決策中的服務特點更為突出一些。在秘書部門的各項業(yè)務工作中，公文處理是最經(jīng)常的基礎性工作之一，做好這項工作，對于保持辦公廳（室）工作的正常運轉(zhuǎn)，搞好“三服務”至關重要。
一、公文格式
《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》第二條規(guī)定，“黨的機關的公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規(guī)范格式的文書”?！稐l例》不但把格式寫進了公文的定義，還專門安排一章講公文格式問題，由此可見公文格式在公文中具有重要的地位和不可替代的作用。
公文格式，從廣義上講，是指公文的外觀形式，它由公文的文面格式、用紙格式和裝訂格式三部分組成。從狹義上講，公文格式特指公文的文面格式。
文面格式。公文文面格式是指公文各個組成部分的排放位置、間隔距離、大小規(guī)格等方面的要求，包括版面安排、字體型號、字間行距等。實際上，公文的文面格式是公文全部書面內(nèi)容的結(jié)構。黨的機關公文的文面格式由版頭等19項組成。這19項又可劃分為文頭、主體、文尾3個部分。文頭部分包括版頭（報頭）、份號、密級、發(fā)往地址、緊急程度（等級）、發(fā)文字號（部委號）、簽發(fā)人、收發(fā)報序號8項，位于公文首頁上部，占整個頁面的1/3左右。主體部分包括公文標題、主送機關、正文、附件名稱、發(fā)文機關署名、成文日期、印章7項，位于文頭部分以下，文尾部分之上。文尾部分包括印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記4項，其中，印制版記又包括印發(fā)機關、印發(fā)時間和印發(fā)份數(shù)3項內(nèi)容。確定文尾部分的排放位置要注意兩點：一是印發(fā)傳達范圍要標注在成文日期之后（不署成文日期的，標注在正文之后）；二是主題詞、抄送機關、印制版記必須標注在最末一頁的下端。掌握公文文面格式的各項規(guī)定，是做好公文處理工作，尤其是排印工作必不可少的條件。公文怎樣印制才規(guī)范，省委辦公廳專門制定了一個公文排印細則，細則中作了很具體的說明。
用紙格式?！吨袊伯a(chǎn)黨機關公文處理條例》與《湖南省黨的機關公文處理細則》規(guī)定，“公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型（長260毫米，寬184毫米），也可采用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）”。目前，我國黨的機關普遍采用16開型公文紙，也有部分單位使用國際標準A4型公文紙。如果使用國際標準A4型公文紙，應通盤考慮紙張、檔案卷皮、檔案柜等用品的供應和配套問題。用紙格式一經(jīng)確定，必須長期固定使用，不得隨意改變。
裝訂格式。公文裝訂與公文排印應一致，并考慮人們的閱讀習慣?，F(xiàn)在所有的公文處理條例、辦法、細則都規(guī)定，公文應在左側(cè)裝訂。裝訂方法一般都是用騎馬釘、釘書機訂或膠粘。
公文格式是在公文制作實踐中逐步形成的，是有它的特定作用的：
一是能突出公文的權威性和嚴肅性，有利于政令的暢通。二是能更準確地體現(xiàn)公文的內(nèi)容，使公文形式與內(nèi)容統(tǒng)一。三是有利于受文者迅速、準確地識別公文和辦理公文。四是有利于公文的安全、保密和管理，便于歸檔查考。
從現(xiàn)在黨政機關制發(fā)的公文來看，格式不合《條例》規(guī)定的現(xiàn)象還比較普遍，常見的有以下幾種：（1）公文標題中沒有發(fā)文機關名稱。（2）上報公文沒有標注簽發(fā)人。（3）主送機關標注不準確。（4）在指示、決定、規(guī)定、意見等公文中，正文前標注有主送單位，正文后有發(fā)文機關署名和成文日期。（5）在有附件的公文中，正文之后、發(fā)文機關署名之前不標注附件名稱。（6）發(fā)文機關和成文日期標注位置不當。（7）主題詞沒有按中央辦公廳的規(guī)定標注。（8）在有附件的公文中，主題詞和版記不是標注在附件之后，而是標注在主件的成文日期之后。
二、行文關系
行文，指的是公文制發(fā)者向公文受理者制發(fā)公文的行為。公文制發(fā)者與受理者在公文來往中的相互關系，就是它們之間的行文關系。熟悉行文關系方面的知識并能在實踐中正確運用，是做好公文處理工作的必備條件。
公文處理《條例》規(guī)定：“黨的機關的行文關系，根據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確定”。從隸屬關系和職權范圍兩個因素來考慮，公文制發(fā)者與受理者之間的行文關系主要有以下六種：
1．領導與被領導的關系
按照我國現(xiàn)行的政治體制以及黨和國家的管理制度規(guī)定，凡有隸屬關系的上下級之間是一種領導與被領導的關系。各級領導機關可直接向其隸屬的工作部門和下級機關發(fā)出指示性、指揮性公文，下級機關可向其隸屬的上級機關報告情況、請示工作，各級機關的工作部門也可向本級機關請示、報告工作。某領導機關如果認為所屬職能部門或下級機關所發(fā)的公文不妥時，有權糾正或撤銷；下級機關如果對上級機關所發(fā)的公文有異議時，可向上級機關提出自己的意見或建議，但在上級機關未作出答復或不改變原決定時，仍要貫徹執(zhí)行，不可因為有不同意見就拒絕執(zhí)行。
2．指導與被指導的關系
上級領導機關的職能部門與下級機關相關部門之間的關系，是一種指導與被指導的關系。上級機關的職能部門在各自的職權范圍內(nèi)，可以向下級機關的相關部門行文，但這種行文只是一種業(yè)務上的指導與被指導行為，只能在自己的職權范圍內(nèi)進行，不能超越職權，即只能進行業(yè)務指導、答復問題、部署業(yè)務工作等，無權給下級機關的相關部門下達命令性、指示性公文。下級機關的職能部門可以向上級機關的相關部門請示或聯(lián)系相關的業(yè)務工作，但向上一級黨委的主管部門請示、報告重大問題，必須先向本級黨委請示、報告，并經(jīng)本級黨委同意或授權，或者由本級黨委向上級黨委請示、報告。
3．歸口管理與被管理的關系
歸口管理關系是黨政機關的綜合部門與專業(yè)部門之間在業(yè)務上的一種工作分工關系。綜合部門負責統(tǒng)一管理其職權范圍內(nèi)的事項，其他部門都要服從綜合部門的統(tǒng)一管理，不得因本單位的級別與綜合部門相同或比綜合部門的級別還要高一些而不服從管理。在黨的機關，黨委辦公廳（室）根據(jù)黨委授權，可以給下級黨委和本級黨委的其他部門行文，黨委的其他部門不能給下級黨委發(fā)布指示性公文，有關事項需聯(lián)系，可以用函行文；如有重要工作和重大事項需向下級黨委行文，可經(jīng)本級黨委批轉(zhuǎn)，或由本級黨委授權辦公廳（室）轉(zhuǎn)發(fā)，或由本級黨委直接給下級黨委行文。各部門各單位給領導機關的請示，綜合部門經(jīng)授權，可以直接給發(fā)出請示的單位復函，而非綜合部門就不能這樣做。
4．屬地管理中的統(tǒng)管與被統(tǒng)管關系
統(tǒng)管與被統(tǒng)管的關系，是指設在某一地區(qū)的上級機關和上級機關的派出機構、外地機關與企事業(yè)單位的派駐機構與當?shù)攸h委、政府在某些方面的管理與被管理的關系。例如，有些中央或其他領導機關垂直管理的機構，黨的組織關系在地方，在黨的建設方面，這些機構應接受地方黨委的統(tǒng)一管理；中央派駐地方的機構，如設在省會城市的機構，在社會公共事務方面，既要接受省政府的統(tǒng)一管理，又要接受省會城市的統(tǒng)一管理。又如，省直機關設在省會城市，相對于基層而言，它是領導機關，但在基建、市政管理、城市規(guī)劃、社會治安等方面還是要接受省會城市及所在區(qū)政府、街道辦事處、派出所的統(tǒng)一管理。統(tǒng)管單位可以在自己的職權范圍內(nèi)就某些方面、某些事項向與當?shù)攸h委、政府沒有隸屬關系的單位行文，或布置任務，或要求他們遵守某些法規(guī)、法令、政策。被統(tǒng)管的單位不接受統(tǒng)一管理，或違反了當?shù)赜嘘P政策、法規(guī)、法令，當?shù)攸h委、政府有權進行咨詢、檢查或依照有關規(guī)定處理。
5．監(jiān)督與被監(jiān)督的關系
具有監(jiān)督職能的機關與被監(jiān)督對象之間有一種監(jiān)督與被監(jiān)督的關系。如，黨的紀律檢查委員會與黨的其他工作部門之間、各級人民代表大會常務委員會與本級人民政府之間、政府監(jiān)察部門與政府的其他部門之間、人民檢察院與本級公安機關和法院之間等，都有一種監(jiān)督與被監(jiān)督的關系。在規(guī)定的范圍內(nèi)，監(jiān)督者與被監(jiān)督對象的公文往來應體現(xiàn)監(jiān)督與被監(jiān)督的關系。例如，政府要定期或不定期地向本級人大常委會報告工作，有些緊急的、重大的問題，須隨時請示或報告。政府在日常工作中形成的文件，一般應同時抄送給本級人大常委會，以便隨時接受監(jiān)督。
6．平行機關之間的協(xié)作關系
兩個機關沒有隸屬關系，一方對另一方?jīng)]有制約的權力，這兩個機關即為平行機關。平行機關不分級別高低，例如，本級機關的各部門之間、本級機關的部門與下級機關之間、本系統(tǒng)的各級機關與外系統(tǒng)的各級機關之間、本地機關與外地機關之間等，他們都互稱平行機關。平行機關之間聯(lián)系工作、商洽事宜使用的文種僅局限于“函”，它們之間的行文關系，是一種互相支持、配合和協(xié)作的關系，不得互發(fā)指揮性、指示性公文。
公文處理《條例》第四章《行文規(guī)則》中，對如何處理行文關系問題作了一系列規(guī)定，但在公文處理實踐中，不按這些規(guī)定辦事的現(xiàn)象并不少見。比較突出的有這么幾種：（1）文種使用不當，或?qū)⒄埵九c報告混用，或該用函的用請示。（2）行文方式不當，該間接行文的直接行文；在間接行文中，分不清哪些該用“批轉(zhuǎn)”，哪些該用“印發(fā)”，哪些該用“轉(zhuǎn)發(fā)”。（3）黨委的工作部門向下級黨委發(fā)指示性公文。（4）越級行文。（5）在黨委辦公廳（室）向下級黨委的行文中，沒有用恰當?shù)恼Z言將黨委授權辦公廳（室）行文的意思表達出來。
三、公文處理的任務
公文處理，簡而言之，就是公文制發(fā)機關為使發(fā)出的公文行文目的得以實現(xiàn)或公文受理機關為使收到的公文發(fā)揮其應有的作用，按照一定的規(guī)范和方法，對公文所進行的起草、校核、簽發(fā)、印制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。
公文處理可分為收文處理和發(fā)文處理。收文處理，是指收到外部送達本機關、單位的公文后，對其進行拆封登記，直至閱辦完畢立卷歸檔的整個過程。發(fā)文處理，是指公文擬稿到審批直至發(fā)出和立卷歸檔的整個過程。
公文處理要做的事情很多，主要有文件的簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦和辦畢回復；文稿的撰擬、校核、簽發(fā)和繕印、用印；文件的分發(fā)、傳遞與傳閱；文件的保管、清退與銷毀；文件的立卷和歸檔，以及領導同志交辦的其他公文處理任務。這里列出的任務，只是對公文處理要做的事情作個粗略地劃分而已，如果作進一步細劃，還可以列出許多具體的事項。比如，繕印文件，就有文字錄入、校對、制版、印刷、裝訂等等工序。
上述這些工作，有的在公文處理中是主要環(huán)節(jié)，如承辦、擬稿、校核、簽發(fā)、繕印等；有的屬輔助性環(huán)節(jié)，如簽收、登記、催辦、傳遞等。有的工作在一件公文的整個處理過程中只需進行一次，如用印、答復等；有的可能要進行若干次，如登記、催辦、傳遞等。有的工作只在辦理收文或發(fā)文時有，如“答復”只在辦理請示時才有，“校核”只在辦理發(fā)文時才有；而有的工作，無論是辦理收文還是辦理發(fā)文都有，如登記、分發(fā)、傳遞等。
這里要特別指出的是，公文處理的任務，不是所有的都由專職人員來承擔。一件公文從起草到立卷歸檔，要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，有多方面的人員參與。公文處理的參與者主要有三種對象。（1）行文單位和受文單位的領導，包括分管領導和主要領導。其基本職責是對本單位發(fā)出的公文進行審閱簽發(fā)；對秘書部門及承辦單位在收文處理中提出的意見進行審定或者對收文直接批示辦理意見。（2）辦公室分管公文處理工作的負責人。他們除了直接參與某些環(huán)節(jié)的公文處理工作外，還有三項職責：一是對經(jīng)辦人員在辦文中提出的初步意見進行把關，采納其合理的建議，修改、補充不完善的地方，舍棄不可取的意見并提出新的處理方案；二是為統(tǒng)一各有關部門或單位對某件公文的處理意見進行協(xié)調(diào)；三是對公文處理各個環(huán)節(jié)的工作進行指揮調(diào)度。（3）秘書部門從事公文處理的專職人員。他們在公文處理中，有的只承擔其中某一兩個環(huán)節(jié)上的任務，有的除了領導干的事情之外，其他工作全都承擔。此外，有些文印人員和機要人員也參與公文處理工作，主要是負責印制和傳遞任務。
四、公文處理的程序
任何一件公文的處理，從起草到完成它的現(xiàn)實效用后立卷歸檔，都要經(jīng)過若干必不可少的工序，在公文處理過程中，這些工序組成一個先后有序、環(huán)環(huán)相扣、首尾相連的整體，這就是該公文的處理程序。
公文處理的程序是公文處理工作對人們的客觀要求，只有按程序辦事，公文的處理才能做到科學化、規(guī)范化、高效率；不按程序辦事，公文的處理就容易出現(xiàn)混亂和差錯，不僅質(zhì)量難以保證，還可能誤時誤事。怎樣才能做到嚴格按程序辦文呢？需要把握好以下幾點：
1．弄清公文在處理過程中要經(jīng)過哪些工序
不同的公文，處理程序是不相同的。例如，在處理發(fā)文時，校核這道工序是少不了的，而在處理收文時，則不需要這道工序。又如，同樣是處理收文，處理請示，必須有答復，處理報告，則一般不需要答復。怎樣才能知曉某件公文在處理過程中要經(jīng)過哪些工序呢？許多公文在正文之前都注明了受文單位，受文單位常常就是公文處理過程中必經(jīng)的環(huán)節(jié)之一。當然，也有的公文標注的受文單位不準確，受文單位并非公文處理過程中必經(jīng)的環(huán)節(jié)，比如，有些應向政府請示的事項行文時將受文單位寫成黨委。遇到類似情況，就要弄清真正的受文對象是誰，這樣，才能準確地把握公文處理的程序，公文的運轉(zhuǎn)才不會出現(xiàn)偏向。
分析公文的具體內(nèi)容。公文的內(nèi)容是確定辦文程序的重要依據(jù)。一件請示公文，應該批給誰看，交給誰承辦，都要先了解公文的內(nèi)容之后才好確定。比如有的公文講的是局部性工作，一般情況下，經(jīng)分管領導審閱之后就可付印；如果講的是全局性工作，文稿中提出的政策、措施與某些部門的工作有關，文稿送領導審定之前，必須先征求相關單位的意見，如果沒有涉及到部門主管的業(yè)務，則征求部門意見這道工序可以省去。
分析公文的制發(fā)體式格式。湖南省委辦公廳印發(fā)的公文處理《細則》，對公文的制發(fā)體式、格式等作了一系列規(guī)定，這些規(guī)定中有許多也是把握公文處理程序時需要考慮的因素。比如，一件公文如果用電報的形式下發(fā)，必須經(jīng)過機要部門轉(zhuǎn)輸；如果印成紅頭文件下發(fā)，則傳遞工作不需經(jīng)過機要部門。又如，省和市州黨的機關制發(fā)的公文，會議紀要和有固定版頭的普發(fā)性文件可以不蓋行文單位的印章，而其他文件則一律要加蓋印章。
分析公文制發(fā)機關對公文處理提出的要求。有些公文，行文單位會對受文單位辦文提出某些要求，如規(guī)定什么時候反饋文件的貫徹落實情況，什么時候報問題的處理結(jié)果等等，這些要求都是處理公文時必須照辦的，也就是說，反饋文件的貫徹落實情況、上報問題的處理結(jié)果，這些都是公文處理過程中必不可少的環(huán)節(jié)。
2．確定各道工序排列的順序
公文處理的程序，好比工廠里的流水線作業(yè)的工藝流程，各道工序的組合排列有其自在的規(guī)律，必須先后有序、上下銜接，不能錯位，不能顛倒順序。打亂了辦文程序，公文處理工作就難以順利進行，有的還會增加很多麻煩；有的可能前功盡棄，必須從頭做起。那么，公文處理中各道工序的順序應當怎樣確定呢？
第一，根據(jù)各道工序間的相互關系來確定。在公文處理的各道工序中，有的工序是為其他工序提供前提條件的，這道工序完成以后，別的工序才能進行，這道基礎性工序的位次就必須排在前面，而其他非基礎性工序的位次只能排在它的后面。比如，在制發(fā)文件的一系列工序中，有領導簽批、印刷、蓋章三道工序。這三道工序的排列，必須是領導簽批文件安排在最前面，其次是印刷文件，最后才是蓋章。這三道工序的位次是不能顛倒的，因為文件不可能在領導簽批之前就印刷，也不能還沒印好就蓋章。
第二，根據(jù)決策民主化、科學化的要求來確定。許多公文的處理過程實質(zhì)上就是一個領導決策形成的過程。在公文處理過程中，雖然有的本身不是決策，但對于正確決策的形成具有輔佐、借鑒作用，如為決策提供政策法律依據(jù)和信息資料、征求和協(xié)調(diào)有關方面的意見、擬訂公文處理的預案等等。要使這些工作對決策產(chǎn)生積極的作用，就必須在領導決策之前做好。如果領導決策之后再去做這些工作，就違背了正確決策的程序，秘書部門的參謀助手作用就無從體現(xiàn)。
3．各道工序要緊密銜接，前后照應
公文處理是一種接力賽式的群體行為。一件公文的處理往往不是由一個人全程包打包唱，而是有若干方面的人員參與，既有秘書部門的人員，也有其他部門的人員；既有秘書人員，也有領導和其他人員。所以，一件公文的最終處理效果如何，不是由部分參與者的行為來決定，而要由全體參與者的行為來決定，它是一種綜合效果。也就是說，一件公文要辦好，所有環(huán)節(jié)的工作都必須做好，只要某個環(huán)節(jié)上出了紕漏或者工作不到位，其他環(huán)節(jié)的工作做得再好也會前功盡棄。這就要求公文處理的各道工序要緊密銜接，前后照應，使整個公文處理過程有機地結(jié)成一體。要達到這個要求，就要特別注意以下三點：一是各道工序都要盡職盡責，把各自的工作做到家，不能敷衍塞責，留下一些矛盾和問題讓后續(xù)工序去“了難”。二是上下工序要做好交接工作，上道工序要把需要后續(xù)工序注意的事項如實全面地向下道工序交代清楚。三是要為后續(xù)工序開展工作積極創(chuàng)造條件。比如，有些文稿在校核時改得很零亂，就應重新打印好再送領導審閱；有些公文的辦理時限很緊，前面的工序就應盡量加快辦理進度，為后續(xù)工序留下充裕的時間。
當前，在公文處理工作中，不按程序辦事的情況普遍存在，并且對辦文的質(zhì)量和效率產(chǎn)生了明顯的負面影響。這類問題，突出表現(xiàn)在以下三個方面：一是辦文的程序設定得不合理、不切實際。有的設的環(huán)節(jié)太多，過于繁雜，造成文公漫游，遲遲不能辦結(jié)；有的辦文一味圖快，一些必不可少的手續(xù)也不履行，草率辦完，結(jié)果漏洞百出甚至推倒重來。二是不顧辦文工作各個環(huán)節(jié)之間的內(nèi)在聯(lián)系，人為地打亂工作流程。這種做法實際上是不尊重公文處理工作的客觀規(guī)律。比如發(fā)文工作中存在的“下跳子棋”現(xiàn)象就是典型。許多機關文件之所以多得成“山”，且長期不能精簡下來，這是重要原因之一。三是各個環(huán)節(jié)的工作沒有很好配合，彼此脫節(jié)。有些同志對公文處理的“流水作業(yè)”特點認識不足，缺乏合成作戰(zhàn)意識，工作中或只顧“自掃門前雪”，或草率行事、虛與應付，到頭來，雖然有些環(huán)節(jié)的工作做得很不錯，但辦文的最終結(jié)果往往要大打折扣，甚至可能出現(xiàn)“一著不慎，全盤皆輸”的后果。
五、公文處理的特點及其對工作人員的素質(zhì)要求
公文處理是秘書工作的一項重要內(nèi)容，它既有與其他秘書工作相似的地方，也有自己特有的性質(zhì)和要求。無論是共性還是個性，就其本身而言，有以下幾個突出的特點。
1．政治性強。公文是頒布黨的方針政策和國家的法律法令的重要載體，是各級機關實施領導的重要工具和手段，不言而喻，公文處理工作具有很強的政治性，不講政治，可以說這項工作根本無從做起。因此，從事公文處理的同志，必須具有較高的政治素養(yǎng)，特別是要有一定的馬克思主義理論水平和政策法律水平，有較強的政治敏銳性、政治辨別力和組織紀律觀念。
2．涉及的領域廣。在我們國家，黨的工作涉及到各行各業(yè)、各條戰(zhàn)線，自然，黨的機關的公文也就要涉及方方面面，組織人事、宣傳教育、科技文化、體育衛(wèi)生、民族宗教等等，無所不及。這就要求從事公文處理的同志具有較寬的知識面，不斷地學習各種新知識，熟悉各方面的情況。懂的知識越多，掌握的情況越多，辦文時就會應付自如。反之，懂得的東西太少，涉足的領域太窄，對很多問題就會束手無策。
3．規(guī)范化要求高。公文處理是一項很講究規(guī)范化的工作，不但“產(chǎn)品”質(zhì)量標準很高，“工藝流程”要求也很嚴。如擬制公文，不但要從思想內(nèi)容、政策法律上把好關，還要在格式體式上把好關，一字一句，一個標點符號都不能錯。辦文程序必須嚴格遵守，事情再急，該過的環(huán)節(jié)還得過，不能圖省事走“捷徑”。這就要求公文處理人員必須具有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，做任何一件事情都要高度負責，認真細致、一絲不茍。
4．被動性大。公文處理是一種典型的被動服務工作。一年要發(fā)多少文收多少文、什么時候發(fā)什么文收什么文，事先無法估計，甚至上午不能預料下午的事，白天不知晚上有不有任務，而一旦任務下來，又須限刻完成。總之，臨時任務多，處理急件多，加班加點多，工作上自主安排的余地很小，不能完全由自己來掌握工作節(jié)奏，調(diào)劑忙閑，一年到頭，有事無事都處于一種緊張狀態(tài)。這種特點，要求工作人員不僅要有很強的時間觀念，辦事利索、雷厲風行，努力從被動中爭取主動，而且要有一種“全天候”服務意識，每天上班不能局限于8小時，工作日和休息日不能截然劃分，不管什么時候，任務來了，家事就得拋在一邊，個人的休息、娛樂必須無條件舍棄。
5．默默無聞。從總體上來講，秘書部門的各項工作都是服務性的，都具有默默無聞的特點，而公文處理，這個特點尤為突出。為什么會這樣，主要有兩方面的原因。一是公文處理比較繁雜，頭緒多，工作很具體。比如發(fā)一個文件，除了要經(jīng)過起草、校核、簽批這些環(huán)節(jié)外，還要打印、校對、蓋章、裝文件袋、打文件包等等。這些工作很瑣碎很平凡，不引人注目。一年忙到頭，數(shù)不出幾件叫得響的事情；工作干得再出色，也產(chǎn)生不了較大的社會反響。二是公文處理是一種“流水作業(yè)”，工序多，參與的人也多。一件公文從起草到發(fā)給受文單位，要過很多人的手，整個任務的完成融合了許多人的勞動，作為單個的參與者來說，他究竟完成了多大的工作量，在其中起了多大的作用，很難算得清，道得明。公文處理這種默默無聞的特點，決定了從事這項工作的同志絕大多數(shù)都當不了先進，更當不了名人。這就要求他們必須有一種不圖名不圖利、埋頭苦干、甘當無名英雄的敬業(yè)精神。
通過發(fā)布公文來組織開展經(jīng)濟社會活動，歷史久遠，自古有之，至少可以說，有了國家的產(chǎn)生，也就有了公文的問世。而有了公文，自然就會有公文處理工作?？梢姡奶幚硎且豁椘鹪春茉?、歷史悠久的工作。在華夏幾千年的文明，有關公文處理的記載比比皆是，各個時期各個朝代專司公文處理的機構和官職沿設不斷、名目繁多。
現(xiàn)在，人們把各級黨委辦公廳（室）的職能，習慣上分為兩大塊，一塊叫參與政務，另一塊叫管理事務。管理事務，主要是指機關的行政后勤工作以及接待工作。參與政務，主要是指領導公務活動服務、會議服務、公文處理、調(diào)研、信息、綜合、督查等秘書工作以及機要、機要交通、保密、信訪等工作。
從秘書部門為領導決策和決策的實施所開展的各項服務工作的程序而言，調(diào)研、信息、綜合等工作主要是決策前的服務，督查工作主要是決策后的服務，而會議服務、公文處理等工作，相對來講，決策中的服務特點更為突出一些。在秘書部門的各項業(yè)務工作中，公文處理是最經(jīng)常的基礎性工作之一，做好這項工作，對于保持辦公廳（室）工作的正常運轉(zhuǎn)，搞好“三服務”至關重要。
一、公文格式
《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》第二條規(guī)定，“黨的機關的公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規(guī)范格式的文書”?！稐l例》不但把格式寫進了公文的定義，還專門安排一章講公文格式問題，由此可見公文格式在公文中具有重要的地位和不可替代的作用。
公文格式，從廣義上講，是指公文的外觀形式，它由公文的文面格式、用紙格式和裝訂格式三部分組成。從狹義上講，公文格式特指公文的文面格式。
文面格式。公文文面格式是指公文各個組成部分的排放位置、間隔距離、大小規(guī)格等方面的要求，包括版面安排、字體型號、字間行距等。實際上，公文的文面格式是公文全部書面內(nèi)容的結(jié)構。黨的機關公文的文面格式由版頭等19項組成。這19項又可劃分為文頭、主體、文尾3個部分。文頭部分包括版頭（報頭）、份號、密級、發(fā)往地址、緊急程度（等級）、發(fā)文字號（部委號）、簽發(fā)人、收發(fā)報序號8項，位于公文首頁上部，占整個頁面的1/3左右。主體部分包括公文標題、主送機關、正文、附件名稱、發(fā)文機關署名、成文日期、印章7項，位于文頭部分以下，文尾部分之上。文尾部分包括印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記4項，其中，印制版記又包括印發(fā)機關、印發(fā)時間和印發(fā)份數(shù)3項內(nèi)容。確定文尾部分的排放位置要注意兩點：一是印發(fā)傳達范圍要標注在成文日期之后（不署成文日期的，標注在正文之后）；二是主題詞、抄送機關、印制版記必須標注在最末一頁的下端。掌握公文文面格式的各項規(guī)定，是做好公文處理工作，尤其是排印工作必不可少的條件。公文怎樣印制才規(guī)范，省委辦公廳專門制定了一個公文排印細則，細則中作了很具體的說明。
用紙格式?！吨袊伯a(chǎn)黨機關公文處理條例》與《湖南省黨的機關公文處理細則》規(guī)定，“公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型（長260毫米，寬184毫米），也可采用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）”。目前，我國黨的機關普遍采用16開型公文紙，也有部分單位使用國際標準A4型公文紙。如果使用國際標準A4型公文紙，應通盤考慮紙張、檔案卷皮、檔案柜等用品的供應和配套問題。用紙格式一經(jīng)確定，必須長期固定使用，不得隨意改變。
裝訂格式。公文裝訂與公文排印應一致，并考慮人們的閱讀習慣?，F(xiàn)在所有的公文處理條例、辦法、細則都規(guī)定，公文應在左側(cè)裝訂。裝訂方法一般都是用騎馬釘、釘書機訂或膠粘。
公文格式是在公文制作實踐中逐步形成的，是有它的特定作用的：
一是能突出公文的權威性和嚴肅性，有利于政令的暢通。二是能更準確地體現(xiàn)公文的內(nèi)容，使公文形式與內(nèi)容統(tǒng)一。三是有利于受文者迅速、準確地識別公文和辦理公文。四是有利于公文的安全、保密和管理，便于歸檔查考。
從現(xiàn)在黨政機關制發(fā)的公文來看，格式不合《條例》規(guī)定的現(xiàn)象還比較普遍，常見的有以下幾種：（1）公文標題中沒有發(fā)文機關名稱。（2）上報公文沒有標注簽發(fā)人。（3）主送機關標注不準確。（4）在指示、決定、規(guī)定、意見等公文中，正文前標注有主送單位，正文后有發(fā)文機關署名和成文日期。（5）在有附件的公文中，正文之后、發(fā)文機關署名之前不標注附件名稱。（6）發(fā)文機關和成文日期標注位置不當。（7）主題詞沒有按中央辦公廳的規(guī)定標注。（8）在有附件的公文中，主題詞和版記不是標注在附件之后，而是標注在主件的成文日期之后。
二、行文關系
行文，指的是公文制發(fā)者向公文受理者制發(fā)公文的行為。公文制發(fā)者與受理者在公文來往中的相互關系，就是它們之間的行文關系。熟悉行文關系方面的知識并能在實踐中正確運用，是做好公文處理工作的必備條件。
公文處理《條例》規(guī)定：“黨的機關的行文關系，根據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確定”。從隸屬關系和職權范圍兩個因素來考慮，公文制發(fā)者與受理者之間的行文關系主要有以下六種：
1．領導與被領導的關系
按照我國現(xiàn)行的政治體制以及黨和國家的管理制度規(guī)定，凡有隸屬關系的上下級之間是一種領導與被領導的關系。各級領導機關可直接向其隸屬的工作部門和下級機關發(fā)出指示性、指揮性公文，下級機關可向其隸屬的上級機關報告情況、請示工作，各級機關的工作部門也可向本級機關請示、報告工作。某領導機關如果認為所屬職能部門或下級機關所發(fā)的公文不妥時，有權糾正或撤銷；下級機關如果對上級機關所發(fā)的公文有異議時，可向上級機關提出自己的意見或建議，但在上級機關未作出答復或不改變原決定時，仍要貫徹執(zhí)行，不可因為有不同意見就拒絕執(zhí)行。
2．指導與被指導的關系
上級領導機關的職能部門與下級機關相關部門之間的關系，是一種指導與被指導的關系。上級機關的職能部門在各自的職權范圍內(nèi)，可以向下級機關的相關部門行文，但這種行文只是一種業(yè)務上的指導與被指導行為，只能在自己的職權范圍內(nèi)進行，不能超越職權，即只能進行業(yè)務指導、答復問題、部署業(yè)務工作等，無權給下級機關的相關部門下達命令性、指示性公文。下級機關的職能部門可以向上級機關的相關部門請示或聯(lián)系相關的業(yè)務工作，但向上一級黨委的主管部門請示、報告重大問題，必須先向本級黨委請示、報告，并經(jīng)本級黨委同意或授權，或者由本級黨委向上級黨委請示、報告。
3．歸口管理與被管理的關系
歸口管理關系是黨政機關的綜合部門與專業(yè)部門之間在業(yè)務上的一種工作分工關系。綜合部門負責統(tǒng)一管理其職權范圍內(nèi)的事項，其他部門都要服從綜合部門的統(tǒng)一管理，不得因本單位的級別與綜合部門相同或比綜合部門的級別還要高一些而不服從管理。在黨的機關，黨委辦公廳（室）根據(jù)黨委授權，可以給下級黨委和本級黨委的其他部門行文，黨委的其他部門不能給下級黨委發(fā)布指示性公文，有關事項需聯(lián)系，可以用函行文；如有重要工作和重大事項需向下級黨委行文，可經(jīng)本級黨委批轉(zhuǎn)，或由本級黨委授權辦公廳（室）轉(zhuǎn)發(fā)，或由本級黨委直接給下級黨委行文。各部門各單位給領導機關的請示，綜合部門經(jīng)授權，可以直接給發(fā)出請示的單位復函，而非綜合部門就不能這樣做。
4．屬地管理中的統(tǒng)管與被統(tǒng)管關系
統(tǒng)管與被統(tǒng)管的關系，是指設在某一地區(qū)的上級機關和上級機關的派出機構、外地機關與企事業(yè)單位的派駐機構與當?shù)攸h委、政府在某些方面的管理與被管理的關系。例如，有些中央或其他領導機關垂直管理的機構，黨的組織關系在地方，在黨的建設方面，這些機構應接受地方黨委的統(tǒng)一管理；中央派駐地方的機構，如設在省會城市的機構，在社會公共事務方面，既要接受省政府的統(tǒng)一管理，又要接受省會城市的統(tǒng)一管理。又如，省直機關設在省會城市，相對于基層而言，它是領導機關，但在基建、市政管理、城市規(guī)劃、社會治安等方面還是要接受省會城市及所在區(qū)政府、街道辦事處、派出所的統(tǒng)一管理。統(tǒng)管單位可以在自己的職權范圍內(nèi)就某些方面、某些事項向與當?shù)攸h委、政府沒有隸屬關系的單位行文，或布置任務，或要求他們遵守某些法規(guī)、法令、政策。被統(tǒng)管的單位不接受統(tǒng)一管理，或違反了當?shù)赜嘘P政策、法規(guī)、法令，當?shù)攸h委、政府有權進行咨詢、檢查或依照有關規(guī)定處理。
5．監(jiān)督與被監(jiān)督的關系
具有監(jiān)督職能的機關與被監(jiān)督對象之間有一種監(jiān)督與被監(jiān)督的關系。如，黨的紀律檢查委員會與黨的其他工作部門之間、各級人民代表大會常務委員會與本級人民政府之間、政府監(jiān)察部門與政府的其他部門之間、人民檢察院與本級公安機關和法院之間等，都有一種監(jiān)督與被監(jiān)督的關系。在規(guī)定的范圍內(nèi)，監(jiān)督者與被監(jiān)督對象的公文往來應體現(xiàn)監(jiān)督與被監(jiān)督的關系。例如，政府要定期或不定期地向本級人大常委會報告工作，有些緊急的、重大的問題，須隨時請示或報告。政府在日常工作中形成的文件，一般應同時抄送給本級人大常委會，以便隨時接受監(jiān)督。
6．平行機關之間的協(xié)作關系
兩個機關沒有隸屬關系，一方對另一方?jīng)]有制約的權力，這兩個機關即為平行機關。平行機關不分級別高低，例如，本級機關的各部門之間、本級機關的部門與下級機關之間、本系統(tǒng)的各級機關與外系統(tǒng)的各級機關之間、本地機關與外地機關之間等，他們都互稱平行機關。平行機關之間聯(lián)系工作、商洽事宜使用的文種僅局限于“函”，它們之間的行文關系，是一種互相支持、配合和協(xié)作的關系，不得互發(fā)指揮性、指示性公文。
公文處理《條例》第四章《行文規(guī)則》中，對如何處理行文關系問題作了一系列規(guī)定，但在公文處理實踐中，不按這些規(guī)定辦事的現(xiàn)象并不少見。比較突出的有這么幾種：（1）文種使用不當，或?qū)⒄埵九c報告混用，或該用函的用請示。（2）行文方式不當，該間接行文的直接行文；在間接行文中，分不清哪些該用“批轉(zhuǎn)”，哪些該用“印發(fā)”，哪些該用“轉(zhuǎn)發(fā)”。（3）黨委的工作部門向下級黨委發(fā)指示性公文。（4）越級行文。（5）在黨委辦公廳（室）向下級黨委的行文中，沒有用恰當?shù)恼Z言將黨委授權辦公廳（室）行文的意思表達出來。
三、公文處理的任務
公文處理，簡而言之，就是公文制發(fā)機關為使發(fā)出的公文行文目的得以實現(xiàn)或公文受理機關為使收到的公文發(fā)揮其應有的作用，按照一定的規(guī)范和方法，對公文所進行的起草、校核、簽發(fā)、印制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。
公文處理可分為收文處理和發(fā)文處理。收文處理，是指收到外部送達本機關、單位的公文后，對其進行拆封登記，直至閱辦完畢立卷歸檔的整個過程。發(fā)文處理，是指公文擬稿到審批直至發(fā)出和立卷歸檔的整個過程。
公文處理要做的事情很多，主要有文件的簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦和辦畢回復；文稿的撰擬、校核、簽發(fā)和繕印、用印；文件的分發(fā)、傳遞與傳閱；文件的保管、清退與銷毀；文件的立卷和歸檔，以及領導同志交辦的其他公文處理任務。這里列出的任務，只是對公文處理要做的事情作個粗略地劃分而已，如果作進一步細劃，還可以列出許多具體的事項。比如，繕印文件，就有文字錄入、校對、制版、印刷、裝訂等等工序。
上述這些工作，有的在公文處理中是主要環(huán)節(jié)，如承辦、擬稿、校核、簽發(fā)、繕印等；有的屬輔助性環(huán)節(jié)，如簽收、登記、催辦、傳遞等。有的工作在一件公文的整個處理過程中只需進行一次，如用印、答復等；有的可能要進行若干次，如登記、催辦、傳遞等。有的工作只在辦理收文或發(fā)文時有，如“答復”只在辦理請示時才有，“校核”只在辦理發(fā)文時才有；而有的工作，無論是辦理收文還是辦理發(fā)文都有，如登記、分發(fā)、傳遞等。
這里要特別指出的是，公文處理的任務，不是所有的都由專職人員來承擔。一件公文從起草到立卷歸檔，要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，有多方面的人員參與。公文處理的參與者主要有三種對象。（1）行文單位和受文單位的領導，包括分管領導和主要領導。其基本職責是對本單位發(fā)出的公文進行審閱簽發(fā)；對秘書部門及承辦單位在收文處理中提出的意見進行審定或者對收文直接批示辦理意見。（2）辦公室分管公文處理工作的負責人。他們除了直接參與某些環(huán)節(jié)的公文處理工作外，還有三項職責：一是對經(jīng)辦人員在辦文中提出的初步意見進行把關，采納其合理的建議，修改、補充不完善的地方，舍棄不可取的意見并提出新的處理方案；二是為統(tǒng)一各有關部門或單位對某件公文的處理意見進行協(xié)調(diào)；三是對公文處理各個環(huán)節(jié)的工作進行指揮調(diào)度。（3）秘書部門從事公文處理的專職人員。他們在公文處理中，有的只承擔其中某一兩個環(huán)節(jié)上的任務，有的除了領導干的事情之外，其他工作全都承擔。此外，有些文印人員和機要人員也參與公文處理工作，主要是負責印制和傳遞任務。
四、公文處理的程序
任何一件公文的處理，從起草到完成它的現(xiàn)實效用后立卷歸檔，都要經(jīng)過若干必不可少的工序，在公文處理過程中，這些工序組成一個先后有序、環(huán)環(huán)相扣、首尾相連的整體，這就是該公文的處理程序。
公文處理的程序是公文處理工作對人們的客觀要求，只有按程序辦事，公文的處理才能做到科學化、規(guī)范化、高效率；不按程序辦事，公文的處理就容易出現(xiàn)混亂和差錯，不僅質(zhì)量難以保證，還可能誤時誤事。怎樣才能做到嚴格按程序辦文呢？需要把握好以下幾點：
1．弄清公文在處理過程中要經(jīng)過哪些工序
不同的公文，處理程序是不相同的。例如，在處理發(fā)文時，校核這道工序是少不了的，而在處理收文時，則不需要這道工序。又如，同樣是處理收文，處理請示，必須有答復，處理報告，則一般不需要答復。怎樣才能知曉某件公文在處理過程中要經(jīng)過哪些工序呢？許多公文在正文之前都注明了受文單位，受文單位常常就是公文處理過程中必經(jīng)的環(huán)節(jié)之一。當然，也有的公文標注的受文單位不準確，受文單位并非公文處理過程中必經(jīng)的環(huán)節(jié)，比如，有些應向政府請示的事項行文時將受文單位寫成黨委。遇到類似情況，就要弄清真正的受文對象是誰，這樣，才能準確地把握公文處理的程序，公文的運轉(zhuǎn)才不會出現(xiàn)偏向。
分析公文的具體內(nèi)容。公文的內(nèi)容是確定辦文程序的重要依據(jù)。一件請示公文，應該批給誰看，交給誰承辦，都要先了解公文的內(nèi)容之后才好確定。比如有的公文講的是局部性工作，一般情況下，經(jīng)分管領導審閱之后就可付印；如果講的是全局性工作，文稿中提出的政策、措施與某些部門的工作有關，文稿送領導審定之前，必須先征求相關單位的意見，如果沒有涉及到部門主管的業(yè)務，則征求部門意見這道工序可以省去。
分析公文的制發(fā)體式格式。湖南省委辦公廳印發(fā)的公文處理《細則》，對公文的制發(fā)體式、格式等作了一系列規(guī)定，這些規(guī)定中有許多也是把握公文處理程序時需要考慮的因素。比如，一件公文如果用電報的形式下發(fā)，必須經(jīng)過機要部門轉(zhuǎn)輸；如果印成紅頭文件下發(fā)，則傳遞工作不需經(jīng)過機要部門。又如，省和市州黨的機關制發(fā)的公文，會議紀要和有固定版頭的普發(fā)性文件可以不蓋行文單位的印章，而其他文件則一律要加蓋印章。
分析公文制發(fā)機關對公文處理提出的要求。有些公文，行文單位會對受文單位辦文提出某些要求，如規(guī)定什么時候反饋文件的貫徹落實情況，什么時候報問題的處理結(jié)果等等，這些要求都是處理公文時必須照辦的，也就是說，反饋文件的貫徹落實情況、上報問題的處理結(jié)果，這些都是公文處理過程中必不可少的環(huán)節(jié)。
2．確定各道工序排列的順序
公文處理的程序，好比工廠里的流水線作業(yè)的工藝流程，各道工序的組合排列有其自在的規(guī)律，必須先后有序、上下銜接，不能錯位，不能顛倒順序。打亂了辦文程序，公文處理工作就難以順利進行，有的還會增加很多麻煩；有的可能前功盡棄，必須從頭做起。那么，公文處理中各道工序的順序應當怎樣確定呢？
第一，根據(jù)各道工序間的相互關系來確定。在公文處理的各道工序中，有的工序是為其他工序提供前提條件的，這道工序完成以后，別的工序才能進行，這道基礎性工序的位次就必須排在前面，而其他非基礎性工序的位次只能排在它的后面。比如，在制發(fā)文件的一系列工序中，有領導簽批、印刷、蓋章三道工序。這三道工序的排列，必須是領導簽批文件安排在最前面，其次是印刷文件，最后才是蓋章。這三道工序的位次是不能顛倒的，因為文件不可能在領導簽批之前就印刷，也不能還沒印好就蓋章。
第二，根據(jù)決策民主化、科學化的要求來確定。許多公文的處理過程實質(zhì)上就是一個領導決策形成的過程。在公文處理過程中，雖然有的本身不是決策，但對于正確決策的形成具有輔佐、借鑒作用，如為決策提供政策法律依據(jù)和信息資料、征求和協(xié)調(diào)有關方面的意見、擬訂公文處理的預案等等。要使這些工作對決策產(chǎn)生積極的作用，就必須在領導決策之前做好。如果領導決策之后再去做這些工作，就違背了正確決策的程序，秘書部門的參謀助手作用就無從體現(xiàn)。
3．各道工序要緊密銜接，前后照應
公文處理是一種接力賽式的群體行為。一件公文的處理往往不是由一個人全程包打包唱，而是有若干方面的人員參與，既有秘書部門的人員，也有其他部門的人員；既有秘書人員，也有領導和其他人員。所以，一件公文的最終處理效果如何，不是由部分參與者的行為來決定，而要由全體參與者的行為來決定，它是一種綜合效果。也就是說，一件公文要辦好，所有環(huán)節(jié)的工作都必須做好，只要某個環(huán)節(jié)上出了紕漏或者工作不到位，其他環(huán)節(jié)的工作做得再好也會前功盡棄。這就要求公文處理的各道工序要緊密銜接，前后照應，使整個公文處理過程有機地結(jié)成一體。要達到這個要求，就要特別注意以下三點：一是各道工序都要盡職盡責，把各自的工作做到家，不能敷衍塞責，留下一些矛盾和問題讓后續(xù)工序去“了難”。二是上下工序要做好交接工作，上道工序要把需要后續(xù)工序注意的事項如實全面地向下道工序交代清楚。三是要為后續(xù)工序開展工作積極創(chuàng)造條件。比如，有些文稿在校核時改得很零亂，就應重新打印好再送領導審閱；有些公文的辦理時限很緊，前面的工序就應盡量加快辦理進度，為后續(xù)工序留下充裕的時間。
當前，在公文處理工作中，不按程序辦事的情況普遍存在，并且對辦文的質(zhì)量和效率產(chǎn)生了明顯的負面影響。這類問題，突出表現(xiàn)在以下三個方面：一是辦文的程序設定得不合理、不切實際。有的設的環(huán)節(jié)太多，過于繁雜，造成文公漫游，遲遲不能辦結(jié)；有的辦文一味圖快，一些必不可少的手續(xù)也不履行，草率辦完，結(jié)果漏洞百出甚至推倒重來。二是不顧辦文工作各個環(huán)節(jié)之間的內(nèi)在聯(lián)系，人為地打亂工作流程。這種做法實際上是不尊重公文處理工作的客觀規(guī)律。比如發(fā)文工作中存在的“下跳子棋”現(xiàn)象就是典型。許多機關文件之所以多得成“山”，且長期不能精簡下來，這是重要原因之一。三是各個環(huán)節(jié)的工作沒有很好配合，彼此脫節(jié)。有些同志對公文處理的“流水作業(yè)”特點認識不足，缺乏合成作戰(zhàn)意識，工作中或只顧“自掃門前雪”，或草率行事、虛與應付，到頭來，雖然有些環(huán)節(jié)的工作做得很不錯，但辦文的最終結(jié)果往往要大打折扣，甚至可能出現(xiàn)“一著不慎，全盤皆輸”的后果。
五、公文處理的特點及其對工作人員的素質(zhì)要求
公文處理是秘書工作的一項重要內(nèi)容，它既有與其他秘書工作相似的地方，也有自己特有的性質(zhì)和要求。無論是共性還是個性，就其本身而言，有以下幾個突出的特點。
1．政治性強。公文是頒布黨的方針政策和國家的法律法令的重要載體，是各級機關實施領導的重要工具和手段，不言而喻，公文處理工作具有很強的政治性，不講政治，可以說這項工作根本無從做起。因此，從事公文處理的同志，必須具有較高的政治素養(yǎng)，特別是要有一定的馬克思主義理論水平和政策法律水平，有較強的政治敏銳性、政治辨別力和組織紀律觀念。
2．涉及的領域廣。在我們國家，黨的工作涉及到各行各業(yè)、各條戰(zhàn)線，自然，黨的機關的公文也就要涉及方方面面，組織人事、宣傳教育、科技文化、體育衛(wèi)生、民族宗教等等，無所不及。這就要求從事公文處理的同志具有較寬的知識面，不斷地學習各種新知識，熟悉各方面的情況。懂的知識越多，掌握的情況越多，辦文時就會應付自如。反之，懂得的東西太少，涉足的領域太窄，對很多問題就會束手無策。
3．規(guī)范化要求高。公文處理是一項很講究規(guī)范化的工作，不但“產(chǎn)品”質(zhì)量標準很高，“工藝流程”要求也很嚴。如擬制公文，不但要從思想內(nèi)容、政策法律上把好關，還要在格式體式上把好關，一字一句，一個標點符號都不能錯。辦文程序必須嚴格遵守，事情再急，該過的環(huán)節(jié)還得過，不能圖省事走“捷徑”。這就要求公文處理人員必須具有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，做任何一件事情都要高度負責，認真細致、一絲不茍。
4．被動性大。公文處理是一種典型的被動服務工作。一年要發(fā)多少文收多少文、什么時候發(fā)什么文收什么文，事先無法估計，甚至上午不能預料下午的事，白天不知晚上有不有任務，而一旦任務下來，又須限刻完成。總之，臨時任務多，處理急件多，加班加點多，工作上自主安排的余地很小，不能完全由自己來掌握工作節(jié)奏，調(diào)劑忙閑，一年到頭，有事無事都處于一種緊張狀態(tài)。這種特點，要求工作人員不僅要有很強的時間觀念，辦事利索、雷厲風行，努力從被動中爭取主動，而且要有一種“全天候”服務意識，每天上班不能局限于8小時，工作日和休息日不能截然劃分，不管什么時候，任務來了，家事就得拋在一邊，個人的休息、娛樂必須無條件舍棄。
5．默默無聞。從總體上來講，秘書部門的各項工作都是服務性的，都具有默默無聞的特點，而公文處理，這個特點尤為突出。為什么會這樣，主要有兩方面的原因。一是公文處理比較繁雜，頭緒多，工作很具體。比如發(fā)一個文件，除了要經(jīng)過起草、校核、簽批這些環(huán)節(jié)外，還要打印、校對、蓋章、裝文件袋、打文件包等等。這些工作很瑣碎很平凡，不引人注目。一年忙到頭，數(shù)不出幾件叫得響的事情；工作干得再出色，也產(chǎn)生不了較大的社會反響。二是公文處理是一種“流水作業(yè)”，工序多，參與的人也多。一件公文從起草到發(fā)給受文單位，要過很多人的手，整個任務的完成融合了許多人的勞動，作為單個的參與者來說，他究竟完成了多大的工作量，在其中起了多大的作用，很難算得清，道得明。公文處理這種默默無聞的特點，決定了從事這項工作的同志絕大多數(shù)都當不了先進，更當不了名人。這就要求他們必須有一種不圖名不圖利、埋頭苦干、甘當無名英雄的敬業(yè)精神。