我們株洲電力機(jī)車工廠于1996年設(shè)立審計處之初就設(shè)立了合同審計組，專門負(fù)責(zé)對全廠的物資采購合同進(jìn)行審計。現(xiàn)有的合同審計組配備了會計、審計、法律專業(yè)人員4人。合理的人員配置、健全可行的制度規(guī)范、積極穩(wěn)妥的工作方式，使我們在對物資采購合同審計方面取得了一定的成績，也積累了一些經(jīng)驗。
（一）健全制度，規(guī)范操作
加強(qiáng)制度建設(shè)，完善審計規(guī)程，推行審計標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，是我們始終緊抓的首要工作。1996年我們就制訂了《物資采購合同審計辦法（試行）》。1997年，我們又制定了《經(jīng)濟(jì)合同的審計辦法》進(jìn)一步指導(dǎo)自身的工作。近幾年，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和工廠改制的深入，原有的合同審計制度已無法適應(yīng)工廠經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。2002年，我們把健全和完善合同審計制度、規(guī)范合同審計行為列入重點工作。我們在原有制度的基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)和借鑒新的審計方法和觀點，總結(jié)工作經(jīng)驗，重新修訂和頒發(fā)了《經(jīng)濟(jì)合同審計辦法》、《物資（設(shè)備）采購合同審計實施辦法》兩個制度。修訂后的制度更詳盡地規(guī)定了審計人員應(yīng)履行的審計職責(zé)、范圍、程序以及“全面性、效益性、合法性、公平性”的審計原則。這不僅使審計人員辦事有章可循，也使得審計工作程序更加合理，提高審計質(zhì)量和準(zhǔn)確性。
（二）全面審計，突出重點
全廠每月物資采購合同很多，每筆合同中涉及物資品種多、規(guī)格雜，我們在工作中克服困難，堅持全面審計、突出重點的方針。
1、在合同審計范圍上，我們進(jìn)一步擴(kuò)大審計的深度與力度，要求送審單位按時將合同和發(fā)票送審，防止出現(xiàn)逃避審計的現(xiàn)象。我們還監(jiān)督送審單位的合同執(zhí)行情況，杜絕供應(yīng)商超合同供應(yīng)、擅自擴(kuò)大業(yè)務(wù)量的現(xiàn)象。另外，對于合同的真實性，合同條款的嚴(yán)密性、合規(guī)性、合法性方面以及供貨方的履約能力等，也加大了審計力度。通常都是在審計合同的價格之前，就對合同的條款予以審查，如發(fā)現(xiàn)合同有缺損、合同遺漏必要條款和不利條款的情況，就及時指出并要求送審單位予以補(bǔ)正。尤其是對大型采購合同、涉外合同，我們更是嚴(yán)格監(jiān)督，確保工廠合法權(quán)益不受損害。
2、在合同審計程序上，我們對無問題的合同和發(fā)票在3個審計日內(nèi)予以審結(jié)，并嚴(yán)格按規(guī)章辦事，執(zhí)行送審合同登記、審結(jié)簽收制度，做到審計工作無遺漏。對于不符合送審條件的合同及發(fā)票，我們及時對送審單位予以說明，并要求送審單位補(bǔ)辦手續(xù)后再送審。
3、在合同審計原則上，認(rèn)真執(zhí)行“貨比三家、比質(zhì)比價”的采購原則，因為物資采購合同審計的重點就是價格審計。因此我們以工廠兩個制度為指導(dǎo)，嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)行價格審計。在合同價格審計中，我們注重對價格信息的收集。第一，每個審計人員都建立了審計臺賬，按月進(jìn)行整理歸檔，并對其所管轄范圍內(nèi)的材料及產(chǎn)品價格進(jìn)行追蹤管理。第二，做好市場調(diào)查。因為許多價格及其他方面的信息需要親自去市場上調(diào)查才能掌握。第三，我們通過訂閱《湖南物資信息》雜志和在物資信息網(wǎng)上了解材料及產(chǎn)品價格的變動情況，及時掌握第一手的資料。這樣就避免了在價格不明的情況下物資采購中的“暗箱操作”，防止人為地抬高物資采購價格，損害工廠的經(jīng)濟(jì)利益。第四，做好質(zhì)量跟蹤工作。通過對購進(jìn)物資質(zhì)量的跟蹤調(diào)查，利用掌握的質(zhì)量信息來指導(dǎo)下一次的比價過程，以便使所定價格更合理、更準(zhǔn)確。當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)合同價格高于市場價格或成本核算價格時，我們并不直接與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)調(diào)，而是向物資部門負(fù)責(zé)簽訂該合同的計劃員提出我們的審計意見，由計劃員去了解或核算價格，然后以計劃員重新簽訂合同的方式、或者以我們直接出具審計意見書的方式確定合同價格。此外，我們充分發(fā)揮價格審計的監(jiān)督評價作用，每年7月，我們對上半年物資采購價格進(jìn)行全面總結(jié)分析，并對下半年的物資采購價格進(jìn)行預(yù)測，撰寫《工廠上半年物資采購價格分析及下半年預(yù)測》，為物資采購部門下半年的采購工作提供參考。
4、在合同審計方法上，我們積極探索、不斷改進(jìn)。針對實際情況采用不同的方法進(jìn)行審計：（1）詳查：將發(fā)票與合同核對其單價、品名、規(guī)格是否一致；包裝費、運(yùn)費結(jié)算與合同規(guī)定是否一致；（2）對比核查：將幾個合同中相同品名、規(guī)格的物資在一起核對，看價格有無不當(dāng)。如有差異，要追查原因；（3）拓寬思路，從前后不同時期的采購中，看是否有高價購入、損害工廠利益的行為。2000年，我們根據(jù)工作需要與計算機(jī)編程人員一起編寫了新的合同審計管理系統(tǒng)。我們將當(dāng)月審結(jié)的合同按照材料、設(shè)備、工裝、技術(shù)分類輸入計算機(jī)存檔。當(dāng)下月再輸入同種物資時，計算機(jī)就會自動顯示該種物資以前的購入價格。如果價格比原來的購入價高，計算機(jī)會彈出對話框進(jìn)行提示，以便再次核實該項價格。該套系統(tǒng)還備有審計意見書格式。當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)合同價格高于市場價格時，只要將合同內(nèi)容及審計意見輸入計算機(jī)，計算機(jī)就能自動生成并打印出審計意見書。審計意見書與合同一起送交物資部門，由物資部門根據(jù)審計意見書對該項合同的金額重新核定。合同審計管理系統(tǒng)的使用，既方便了我們的工作，又避免了人工統(tǒng)計可能出現(xiàn)的誤差，提高了合同審計工作的準(zhǔn)確度和效率。
（三）講求實效，取得理解和支持
審計工作是查別人的差錯，容易得罪人。在工作中我們的原則是嚴(yán)格認(rèn)真、一視同仁、不講情面，處理問題實事求是，給人以改進(jìn)的機(jī)會，不隨意將問題擴(kuò)大化。通過與物資等部門密切配合，取得了大多數(shù)人的理解和支持。如電力機(jī)車上用量較大的物資招標(biāo)和議標(biāo)工作由我們與物資、技術(shù)、質(zhì)保等部門的人員一起對招議標(biāo)項目進(jìn)行評分，選擇價格低、質(zhì)量好、供應(yīng)及時的優(yōu)秀供應(yīng)商。在議標(biāo)中，我們充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，核算成本價格，與供應(yīng)商比質(zhì)比價，降低了采購成本，真正實現(xiàn)公開、公平、公正的競爭，做到價格面前人人平等，實現(xiàn)同等質(zhì)量前提下的低價格采購，近3年已經(jīng)累計為工廠節(jié)約采購資金805萬元?，F(xiàn)在，招議標(biāo)項目的覆蓋率已達(dá)全年物資采購的70%。
（一）健全制度，規(guī)范操作
加強(qiáng)制度建設(shè)，完善審計規(guī)程，推行審計標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，是我們始終緊抓的首要工作。1996年我們就制訂了《物資采購合同審計辦法（試行）》。1997年，我們又制定了《經(jīng)濟(jì)合同的審計辦法》進(jìn)一步指導(dǎo)自身的工作。近幾年，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和工廠改制的深入，原有的合同審計制度已無法適應(yīng)工廠經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。2002年，我們把健全和完善合同審計制度、規(guī)范合同審計行為列入重點工作。我們在原有制度的基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)和借鑒新的審計方法和觀點，總結(jié)工作經(jīng)驗，重新修訂和頒發(fā)了《經(jīng)濟(jì)合同審計辦法》、《物資（設(shè)備）采購合同審計實施辦法》兩個制度。修訂后的制度更詳盡地規(guī)定了審計人員應(yīng)履行的審計職責(zé)、范圍、程序以及“全面性、效益性、合法性、公平性”的審計原則。這不僅使審計人員辦事有章可循，也使得審計工作程序更加合理，提高審計質(zhì)量和準(zhǔn)確性。
（二）全面審計，突出重點
全廠每月物資采購合同很多，每筆合同中涉及物資品種多、規(guī)格雜，我們在工作中克服困難，堅持全面審計、突出重點的方針。
1、在合同審計范圍上，我們進(jìn)一步擴(kuò)大審計的深度與力度，要求送審單位按時將合同和發(fā)票送審，防止出現(xiàn)逃避審計的現(xiàn)象。我們還監(jiān)督送審單位的合同執(zhí)行情況，杜絕供應(yīng)商超合同供應(yīng)、擅自擴(kuò)大業(yè)務(wù)量的現(xiàn)象。另外，對于合同的真實性，合同條款的嚴(yán)密性、合規(guī)性、合法性方面以及供貨方的履約能力等，也加大了審計力度。通常都是在審計合同的價格之前，就對合同的條款予以審查，如發(fā)現(xiàn)合同有缺損、合同遺漏必要條款和不利條款的情況，就及時指出并要求送審單位予以補(bǔ)正。尤其是對大型采購合同、涉外合同，我們更是嚴(yán)格監(jiān)督，確保工廠合法權(quán)益不受損害。
2、在合同審計程序上，我們對無問題的合同和發(fā)票在3個審計日內(nèi)予以審結(jié)，并嚴(yán)格按規(guī)章辦事，執(zhí)行送審合同登記、審結(jié)簽收制度，做到審計工作無遺漏。對于不符合送審條件的合同及發(fā)票，我們及時對送審單位予以說明，并要求送審單位補(bǔ)辦手續(xù)后再送審。
3、在合同審計原則上，認(rèn)真執(zhí)行“貨比三家、比質(zhì)比價”的采購原則，因為物資采購合同審計的重點就是價格審計。因此我們以工廠兩個制度為指導(dǎo)，嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)行價格審計。在合同價格審計中，我們注重對價格信息的收集。第一，每個審計人員都建立了審計臺賬，按月進(jìn)行整理歸檔，并對其所管轄范圍內(nèi)的材料及產(chǎn)品價格進(jìn)行追蹤管理。第二，做好市場調(diào)查。因為許多價格及其他方面的信息需要親自去市場上調(diào)查才能掌握。第三，我們通過訂閱《湖南物資信息》雜志和在物資信息網(wǎng)上了解材料及產(chǎn)品價格的變動情況，及時掌握第一手的資料。這樣就避免了在價格不明的情況下物資采購中的“暗箱操作”，防止人為地抬高物資采購價格，損害工廠的經(jīng)濟(jì)利益。第四，做好質(zhì)量跟蹤工作。通過對購進(jìn)物資質(zhì)量的跟蹤調(diào)查，利用掌握的質(zhì)量信息來指導(dǎo)下一次的比價過程，以便使所定價格更合理、更準(zhǔn)確。當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)合同價格高于市場價格或成本核算價格時，我們并不直接與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)調(diào)，而是向物資部門負(fù)責(zé)簽訂該合同的計劃員提出我們的審計意見，由計劃員去了解或核算價格，然后以計劃員重新簽訂合同的方式、或者以我們直接出具審計意見書的方式確定合同價格。此外，我們充分發(fā)揮價格審計的監(jiān)督評價作用，每年7月，我們對上半年物資采購價格進(jìn)行全面總結(jié)分析，并對下半年的物資采購價格進(jìn)行預(yù)測，撰寫《工廠上半年物資采購價格分析及下半年預(yù)測》，為物資采購部門下半年的采購工作提供參考。
4、在合同審計方法上，我們積極探索、不斷改進(jìn)。針對實際情況采用不同的方法進(jìn)行審計：（1）詳查：將發(fā)票與合同核對其單價、品名、規(guī)格是否一致；包裝費、運(yùn)費結(jié)算與合同規(guī)定是否一致；（2）對比核查：將幾個合同中相同品名、規(guī)格的物資在一起核對，看價格有無不當(dāng)。如有差異，要追查原因；（3）拓寬思路，從前后不同時期的采購中，看是否有高價購入、損害工廠利益的行為。2000年，我們根據(jù)工作需要與計算機(jī)編程人員一起編寫了新的合同審計管理系統(tǒng)。我們將當(dāng)月審結(jié)的合同按照材料、設(shè)備、工裝、技術(shù)分類輸入計算機(jī)存檔。當(dāng)下月再輸入同種物資時，計算機(jī)就會自動顯示該種物資以前的購入價格。如果價格比原來的購入價高，計算機(jī)會彈出對話框進(jìn)行提示，以便再次核實該項價格。該套系統(tǒng)還備有審計意見書格式。當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)合同價格高于市場價格時，只要將合同內(nèi)容及審計意見輸入計算機(jī)，計算機(jī)就能自動生成并打印出審計意見書。審計意見書與合同一起送交物資部門，由物資部門根據(jù)審計意見書對該項合同的金額重新核定。合同審計管理系統(tǒng)的使用，既方便了我們的工作，又避免了人工統(tǒng)計可能出現(xiàn)的誤差，提高了合同審計工作的準(zhǔn)確度和效率。
（三）講求實效，取得理解和支持
審計工作是查別人的差錯，容易得罪人。在工作中我們的原則是嚴(yán)格認(rèn)真、一視同仁、不講情面，處理問題實事求是，給人以改進(jìn)的機(jī)會，不隨意將問題擴(kuò)大化。通過與物資等部門密切配合，取得了大多數(shù)人的理解和支持。如電力機(jī)車上用量較大的物資招標(biāo)和議標(biāo)工作由我們與物資、技術(shù)、質(zhì)保等部門的人員一起對招議標(biāo)項目進(jìn)行評分，選擇價格低、質(zhì)量好、供應(yīng)及時的優(yōu)秀供應(yīng)商。在議標(biāo)中，我們充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，核算成本價格，與供應(yīng)商比質(zhì)比價，降低了采購成本，真正實現(xiàn)公開、公平、公正的競爭，做到價格面前人人平等，實現(xiàn)同等質(zhì)量前提下的低價格采購，近3年已經(jīng)累計為工廠節(jié)約采購資金805萬元?，F(xiàn)在，招議標(biāo)項目的覆蓋率已達(dá)全年物資采購的70%。