第四章 如何提高機關(guān)應(yīng)用文的寫作質(zhì)量
第一節(jié) 機關(guān)應(yīng)用文切忌一般化
機關(guān)應(yīng)用文的特點，是反映社會生活中的最新情況，總結(jié)各行各業(yè)工作中的最新經(jīng)驗，解決社會生活中存在的各種新問題，迅速指導(dǎo)和推動工作的發(fā)展。這種性質(zhì)和任務(wù)，決定了它必須站在生活浪潮的前沿，在五光十色的浪花中，搜取那些最有代表性、最能體現(xiàn)生活本質(zhì)的材料，加以反映、概括和表述。因此，它的內(nèi)容應(yīng)當是現(xiàn)實生活中能給人以啟迪，發(fā)人思考，催人上進、引導(dǎo)人們?nèi)ラ_創(chuàng)工作新局面的東西。切勿反映那些陳腐的、人所共知的內(nèi)容。因此，一般化是機關(guān)應(yīng)用文的大忌。
當前，機關(guān)應(yīng)用文一般化的毛病，突出地表現(xiàn)在以下幾個方面。
抄書報。把報紙、書刊和領(lǐng)導(dǎo)同志的一些講話改頭換面，抄在文件當中，而沒有本單位、本部門、本行業(yè)的特點，沒有針對性。這樣的公文從理論上，政策上也許挑不出什么毛病，可謂“放之四海而皆準”。但對實際工作來說，它又有多大價值呢?這種現(xiàn)象比較多地出現(xiàn)在一些講話稿、工作總結(jié)、會議報告，以及簡報當中。有的公文雖然也有一些新的內(nèi)容，但由于開頭結(jié)尾和中間某些環(huán)節(jié)，大量摘引了早已公之于眾或人所皆知的材料和語言，往往把新鮮的東西淹沒在陳舊的概念和說教當中，又長又空，干干巴巴，沒有吸引力。機關(guān)應(yīng)用文的寫作，并不一般地絕對地反對引用書報雜志和領(lǐng)導(dǎo)講話的觀點、材料。在適當?shù)胤?，緊密結(jié)合具體內(nèi)容，確切地引用一些必要的觀點和材料，往往可以增加它的說理性，增強說服力。但如果整段整段地摘抄，甚至用摘抄取代本單位、本部門的實際情況，這樣的應(yīng)用文不如不要。
炒冷飯。有些機關(guān)應(yīng)用文，反映的也確是本單位、本部門、本行業(yè)的情況，并非通用的材料。但卻常常塞進一些陳年老貨，重復(fù)一些人所共知而又缺乏針對性的觀點；不能在新的形勢下，對新的情況作出新的概括或者正確的闡述。有的思想觀點似乎也有些新意，但使用的例證卻是過了時的、老掉牙的，而不是現(xiàn)實當中活生生的情況。有些本年的總結(jié)報告，使用的卻是前一年或前幾年曾經(jīng)風(fēng)行一時的情節(jié)、事例。還有的在形式上陳腐，冷冰冰地板面孔，沒有一點生動新鮮的氣息。這些情況經(jīng)常出現(xiàn)在簡報、調(diào)查報告一類的文體中。那種重復(fù)在一定范圍內(nèi)“家喻戶曉”的老觀點、老調(diào)子的作法，絲毫不能解決什么問題，而只能耗費作者、讀者的精力，助長官僚主義。當然，機關(guān)應(yīng)用文的寫作，也并不一概排除歷史材料的重復(fù)使用，必要時，重復(fù)一下歷史的例證，只要有針對性，有現(xiàn)實意義，又能充分說明觀點，也未嘗不可。有時候使用恰當，還會為文章增添色彩。但是如果濫用，甚至充斥整篇公文之中，那就只能使人倒胃口。同樣，對一些老經(jīng)驗、老觀點，也不是一概杜絕，關(guān)鍵在于有沒有現(xiàn)實意義。
堆現(xiàn)象。在一篇公文中，多是表面現(xiàn)象的羅列、堆砌，既缺之必要的分析、選擇、提煉，又沒有反映現(xiàn)實生活實質(zhì)的典型事例，因此也不可能有獨到的深刻的思想見解，使人看起來象喝白開水，乏味得很。這種現(xiàn)象，多數(shù)表現(xiàn)在反映情況的上行文當中。比如一篇反映某會議大有收獲的簡報，作者認為主要收獲是統(tǒng)一了認識，提高了思想，但在簡報中卻沒有寫出解決了哪些思想問題，認識又是怎樣統(tǒng)一和提高的；而是一個個羅列與會者大同小異的一般化的表態(tài)，使人感到會議的發(fā)言十分浮淺，并沒有實質(zhì)性的收獲。這個會議可能開得很好，很有成效，但簡報沒有把這個“好”充分表述出來，也是枉然。這就同簡報的作者和會議的主持者的思想水平和文字能力有著直接關(guān)系了。當然，在類似的文件中，表態(tài)性的發(fā)言不是不可以寫，而是沒有必要全部都寫，更不能以此作為文件的主要內(nèi)容。其實，一些會上的發(fā)言，只要稍加概括和提煉，突出主要的實質(zhì)性的內(nèi)容，是不難寫出特色來的。
老套子。文件的形式，不能隨著內(nèi)容的變化而創(chuàng)新，而是拘泥于老的格式，一般化的框框，過時的材料等等。比如，不少文件的開頭不管需要不需要，總是加上“在某某的領(lǐng)導(dǎo)下、指引下、支持下”等一類套語，最后則又總要加上“我們一定要……取得更大勝利”等響亮的結(jié)尾，而在文中又不斷地出現(xiàn)一串一串不著邊際的套話、空話、大話、原則話，一些本來還新鮮一點的內(nèi)容，也被抹上了陳腐的色彩，大大減低了它的光澤和效用。一般說來，機關(guān)應(yīng)用文是具有一定基本格式的，比如工作總結(jié)，大體上有三部分內(nèi)容：成績和問題，經(jīng)驗教訓(xùn)，下一步的打算。又如合同文書，必須寫明合同性質(zhì)的標題，立合同人的名字(甲方、乙方)，訂立合同的目的、內(nèi)容和條件、變更條件和雙方應(yīng)遵守的原則、立合同人簽名蓋章以及日期等。這些格式是由它們的內(nèi)容決定的。隨著內(nèi)容的變化，其格式也會有所發(fā)展創(chuàng)新。但通常情況下，按照一定的基本格式寫文件，不能說是“老套子”。
機關(guān)應(yīng)用文的質(zhì)量，直接影響機關(guān)工作的效率和質(zhì)量。文件的一般化，是機關(guān)工作一般化的一種表現(xiàn)，也是造成機關(guān)文牘主義、官僚主義作風(fēng)的一個重要原因。解決文件一般化的問題，必須從指導(dǎo)思想、工作作風(fēng)和寫作技巧三個方面著手。
首先，在指導(dǎo)思想上，無論領(lǐng)導(dǎo)干部，還是文件的起草、修改，和定稿的同志，都必須嚴肅對待文件的寫作，樹立高度負責、精益求精、寧缺勿濫的思想。有些同志把文件的多少看成工作好壞的標志，認為文件寫得越多，工作成績就越大，只求數(shù)量，不管質(zhì)量，這是很錯誤的。其實，文件的多少和工作的好壞并不能成正比，倒是文件的質(zhì)量能反映工作的水平。如果一般化的文件過多，恰恰從一個方面反映出這個單位工作的一般化。
其次，必須改進工作作風(fēng)，深入實際，手腦并用，對所寫的對象和問題全面了解、精心研究，做出實事求是的、有理有據(jù)的分析，概括出新鮮的情況和觀點，然后再動手寫文件。有的同志看起來工作很辛苦，一天到晚坐在辦公室里寫來寫去，但總也寫不出質(zhì)量高的文件。一個重要原因，是對所寫的對象缺乏了解。于是只好抄報紙，抄領(lǐng)導(dǎo)講話，這樣可以既省氣力，又“安全可靠”。還有的同志草草搜集一些表面情況，加以歸納演繹，編寫一篇材料交帳，湊數(shù)了事。這里除了有思想作風(fēng)方面的問題以外，還有一個寫作方法和寫作技巧問題。
第三，避免機關(guān)應(yīng)用文寫作的一般化，從方法上說，應(yīng)該努力求新，寫出新意。這個“新”，不是標新立異，也不是追時髦，趕浪頭，更不是滿紙生吞活剝的新名詞。而是經(jīng)過細致的深入調(diào)查，敏銳觀察，精心思考，給人提供新的信息，新的啟發(fā)。什么是“新”呢?能一語破的，抓住事物的本質(zhì)，揭示事物的規(guī)律，就有新意。沖破傳統(tǒng)觀念的思想也有新意。有的放矢、切中時弊，能給人解除疑慮，消除迷惘的思想，也有新意。還有，同一個事物，從不同角度，在不同時機來觀察，來分析，也會產(chǎn)生新意?！皺M看成嶺側(cè)成峰，遠近高低各不同”，就是說從不同的立足點、不同的觀察點，可以看出廬山不同的氣勢和雄姿?！八鉃囦偾绶胶?，山色空濛雨亦奇”，是說時機不同，所看到的西湖的景色也不同。晴天時，看到西湖波光浩渺，水天一色；雨天時，看到山色空濛，云遮霧障，別有一番情趣。這是說的自然界。社會現(xiàn)象同樣如此。寫機關(guān)應(yīng)用文選擇時機也十分重要。言當其時，一字千金；言不當時，一文不值。當然，要寫出新意，必須勤于實踐，勤于學(xué)習(xí)，勤于思考。捷徑是沒有的。
經(jīng)驗證明，只要指導(dǎo)思想明確，工作深入，又有文字表達的基本功，就可以避免機關(guān)應(yīng)用文寫作中一般化的弊端。
第二節(jié) 準確是機關(guān)應(yīng)用文的生命（回首頁）
講話、寫文章、辦事情都要力求準確。準確就是實事求是，就是講科學(xué)。毛澤東同志在《工作方法六十條(草案)》中曾指出：“文章和文件都應(yīng)當具有這樣三種性質(zhì)：準確性、鮮明性、生動性?！比灾校瑴蚀_性是基本的，第一位的。因為機關(guān)應(yīng)用文是各級黨和行政部門領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和推動工作的主要手段，是下情上知、上情下達的有效工具，也是制定、體現(xiàn)和落實黨的路線、方針、政策的有力武器，尤其必須準確。如果不準確，甚至一事之偏，一語之失，一字之差，往往會造成思想混亂，工作失誤。特別是高級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的思想性政策性比較強而又帶有法規(guī)性的文件，由于不準確，給事業(yè)帶來的損失更是無法估量的。可以這樣說，準確關(guān)系到文件質(zhì)量的高低，價值的大小，關(guān)系到它的生命。
機關(guān)應(yīng)用文的準確，首先是結(jié)論要準確。結(jié)論是文件的核心，必須字斟句酌，恰如其分，既不夸大也不縮小。一篇文章不僅總的結(jié)論要求如此，各部分的具體結(jié)論也要反復(fù)推敲，準確無誤。比如在粉碎“四人幫”*集團以后的一段時期內(nèi)，如何評價毛澤東同志的功過，在黨內(nèi)和社會上認識相當紛亂。經(jīng)過反復(fù)討論，在黨的十一屆六中全會上制定了《關(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》，對毛澤東同志的歷史地位作了結(jié)論：“毛澤東同志是偉大的馬克思主義者，是偉大的無產(chǎn)階級革命家，戰(zhàn)略家和理論家。他雖然在‘文化*’中犯了嚴重錯誤，但是就他一生來看，他對中國革命的功績遠遠大于他的過失。他的功績是第一位的，錯誤是第二位的?！边@就十分準確地給毛澤東同志一生作出了科學(xué)的評價，實事求是的結(jié)論。很快統(tǒng)一了黨內(nèi)外的認識。
其次，所引用的事例要實事求是，包括人名、地名、時間、數(shù)字、引語、情節(jié)以及背景等，必須符合客觀事物的本來面目，不能添枝加葉，更不能含混馬虎。事例不實，必然導(dǎo)致結(jié)論不準。有的雖然結(jié)論正確，但如果某一例證不符合實際，也會使讀者懷疑文件的真實性、結(jié)論的正確性，從而降低甚至否定文件的價值。事例的準確，還要求它必須是典型的，而且能說明和證實結(jié)論的正確性。如果事例不典型，把個別的當成普遍的，把偶然的作為必然的，也會影響結(jié)論的可靠性。比如，有一篇給某人定“三種人”錯誤的報告，在敘述他的問題時，說他策劃打砸搶，親自動手打傷兩個人。事實和結(jié)論都是無可辯駁的。但是本人看了這份材料后提出，打砸搶事件不是他一個人策劃的，而且不是他首先提出的。經(jīng)過進一步調(diào)查核實，證明他的意見是符合實際的，因此，把“策劃打砸搶”改為“參與策劃打砸搶”，本人也心服口服。
第三，議論也要準確。不僅不能違背馬克思主義、毛澤東思想的基本原理，而且要從文件的內(nèi)容出發(fā)，緊扣主題，論證結(jié)論的科學(xué)性、真實性，從而加深讀者對結(jié)論的理解。絕不能脫離結(jié)論，橫生枝節(jié)，隨意引申發(fā)揮。比如，有一篇關(guān)于商業(yè)改革的總結(jié)報告，在講了改革的過程、成績和存在問題之后。又談了幾點體會。其中一條說：“只有堅持改革，才有出路。改革中出現(xiàn)的問題，也只有靠改革才能解決”。而在論述這個觀點時，卻說，“對于群眾的議論要堅決頂住，不頂住，改革就很難搞下去……”。這就很不妥當了。群眾的議論有正確的，有不正確的。對于正確的議論，要認真聽取，借以改進工作，把改革搞得更好。對于不正確的議論，也不能簡單地頂回去，而是要耐心地做必要的宣傳解釋工作。群眾懂得了改革的意義，積極支持改革，參與改革，改革不就可以搞好了嗎?如果都頂回去，那還叫什么群眾路線?正確的說法是：“改革是新事物，正處于探索的階段。每一個步驟都要充分聽取群眾意見。對其中合理的應(yīng)當認真采納，對一時不大理解的，要做深入細致的思想工作，對那些指責和反對改革的言論，要硬著頭皮頂住?！边@樣表述就比較妥當了。
我們通常見到的機關(guān)應(yīng)用文的不準確，主要表現(xiàn)是：
(一)概念含混不清，模棱兩可，使人產(chǎn)生歧義。比如把“建國前”說成是“解放前”，這就容易造成混亂。因為“建國前”指的是一九四九年十月一日中華人民共和國成立之前，而“解放前”，則就因地而異了。有的是建國前解放的，有的是建國以后解放的，還有的地方解放了好幾次。又如把“偵察”說成“偵查”。“偵察”是暗中察看，多用于軍事單位，“偵察兵”、“偵察敵情”等等；“偵查”是公安機關(guān)和人民檢察機關(guān)使用的術(shù)語，指的是專門調(diào)查。再如把“案犯”和“罪犯”混同起來，前者是公安機關(guān)立案審查的對象，后者是依法構(gòu)成犯罪應(yīng)受刑罰的分子，是審判機關(guān)工作的對象。還有把“詢問”寫成“訊問”，前者是和證人談話，后者是和犯人談話，這兩個概念不加區(qū)別地使用，就混淆了罪與非罪的界限。
(二)判斷不恰當。有的以偏概全，如本來是一個人或少數(shù)人的意見，卻寫成“大家說”、“多數(shù)同志認為”，“一致意見”等等。有的言過其實，如本來是某單位的衛(wèi)生面貌發(fā)生了巨大變化，卻說成某單位的面貌發(fā)生了巨大變化，或者為樹立某個先進典型，任意“拔高”，憑空“飛躍”，把本來不完善的東西說成盡善盡美；或為了追求新鮮、生動、添枝加葉，把小事說大，把好事說圓；還有的是對事物沒有深入調(diào)查研究，掌握它的內(nèi)在聯(lián)系，因而沒有抓住規(guī)律性的東西，使判斷失之偏頗。一份公告上有這樣一句話：“保護國家、集體和公民的合法權(quán)益”，這就混淆國家、集體、公民三者不同利益的范圍和界限。在我國，國家利益就是廣大人民群眾的根本利益。國家利益高于一切，不存在不合法的問題。集體和公民才有合法權(quán)益問題。正確的說法應(yīng)當是：“保護國家利益和集體與公民的合法權(quán)益”。
(三)內(nèi)容不完善不嚴密。比如“化妝品”與“藥用護膚產(chǎn)品”，由于它們的性質(zhì)和作用不一樣，在稅率上前者為40％，后者為12％。某稅務(wù)局在區(qū)分二者的界，為“藥用護膚產(chǎn)品”定了三條原則：“1．經(jīng)過醫(yī)療部門證明產(chǎn)品中含有醫(yī)療效用的適量藥物，商標以藥物或防治用途定名的；2．商標不能冠以‘香’字；3．為掩蓋藥物的氣味所使用的香精限于少量?！边@三條規(guī)定很不嚴密。如“經(jīng)醫(yī)療部門證明”，指的哪一類、哪一級醫(yī)療部門?是醫(yī)院還是藥政管理部門?是省，地一級還是縣、鄉(xiāng)級部門?“適量”和“少量”又是多少?都很含混。結(jié)果，有的工廠憑當?shù)蒯t(yī)院或衛(wèi)生所開一張證明，就把“化妝品”定為“藥用護膚產(chǎn)品”，以達到偷稅的目的。稅務(wù)部門不得不再發(fā)文件進行糾正，進一步指出：“‘藥用護膚產(chǎn)品’須經(jīng)省醫(yī)藥管理部門鑒定批準，并在商標上冠以‘藥用’字樣，注明批準文號。所拌香精一般超過0．3％的，才可按‘日用化工’依12％稅率征稅，否則應(yīng)按‘化妝品’依40％的稅率征稅?！边@就比較準確地解釋清楚了。再如，我國乒乓球運動員王建強受聘于西德某體育俱樂部任教練員，聘用合同上寫明：“1．聘用期一年；2．月薪1500美元；3．包吃、包住、包來回機票”，內(nèi)容含混不明。因為不少國家規(guī)定個人收入要交所得稅，最多的交40％。1500美元是指稅前還是稅后?“包吃”的標準是什么?等等。最后經(jīng)律師交涉，將合同改為：“1．聘用期一年；2．扣除所得稅外，月薪1500美元；3．包住、包來回機票，由俱樂部提供伙食費，每月在600馬克之內(nèi)由自己掌握?！边@就明確多了。當然還是存在漏洞：第一，住的條件是什么?第二，“600馬克之內(nèi)”彈性很大；第三，月薪用“美元”，伙食費用“馬克”，也不太妥當。
(四)缺乏邏輯性。有的主次安排不當，把主要的結(jié)論安排在次要的位置上，而次要的問題則又大肆宣揚，使文件主題不能明確地顯現(xiàn)出來；有的是因果顛倒，把原因當成結(jié)果，把結(jié)果作為原因。本來是科學(xué)管理促進了生產(chǎn)的大發(fā)展，偏偏倒過來，說只有生產(chǎn)好的企業(yè)才能實行科學(xué)的管理；本來是群眾的革命斗爭產(chǎn)生了英雄人物，卻往往把英雄說成歷史發(fā)展的主要動力；有的則是結(jié)論和例證不協(xié)調(diào)，例證說明不了結(jié)論，或者是議論和結(jié)論不一致，議論脫離結(jié)論，還有的是文章結(jié)構(gòu)混亂，條理不清，甚至前后矛盾，等等。
怎樣提高機關(guān)應(yīng)用文的準確性呢?
必須樹立高度的責任心，采取嚴肅認真的態(tài)度。構(gòu)思、起草、修改、核實、校對都要一絲不茍，精益求精。力爭使每個結(jié)論，每個例證，每句話，甚至每個標點，都做到準確無誤，恰如其分。要堅決摒棄那種大而化之，馬虎粗心、應(yīng)付差事的不負責任的態(tài)度。
必須精心研究寫作內(nèi)容。要準確把握是非界限，肯定什么，否定什么，提倡什么，反對什么，必須鮮明，是就是，非就非，界限分明；如果似是而非，可以這樣理解，也可以那樣理解，文件就必然要失敗。在是非界限明確的前提下，還要把握分寸，肯定到什么程度，否定到哪個地步，都要恰如其分。如果肯定或否定得不夠，都會影響文件的效果。反之，說了過頭話，也會變成謬誤。此外，還要研究肯定與否定的理由是否充足，引用的事例是否真實，是否典型，是否和結(jié)論一致。理由充足，結(jié)論才能立得住，才有說服力。最后，還要研究整篇文件的主題是否突出，該說明的是不是說清楚了；結(jié)構(gòu)和布局是否合理，判斷是否恰當，邏輯是否正確，有沒有前后不一致甚至互相矛盾的地方等。
必須在語言文字上下功夫。特別是結(jié)論部分，更要精心推敲，努力做到概念明確，表述清楚，用詞恰當。在一些關(guān)鍵的地方，特別要注意盡可能提出幾個相似語意、相近詞句加以比較，比如上述“案犯”與“罪犯”、“偵察”與“偵查”等等，研究它們之間的異同，特別是詞語的細微差別，選擇其最準確的而用之，切不可因詞害意。有的同志為了追求文章的生動，新鮮，吸引讀者，往往堆砌一些華麗的詞藻或流行的口頭語等等，這樣做倒可能生動了，但往往忽視了準確性，很容易犯言過其實的毛病。
第三節(jié) 鮮明是機關(guān)應(yīng)用文的本色（回首頁）
機關(guān)應(yīng)用文是開展機關(guān)工作的重要手段之一，它既是黨和國家方針政策與本系統(tǒng)、本單位實際結(jié)合的產(chǎn)物，也是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)思想和工作經(jīng)驗的體現(xiàn)。任何單位，無論交流情況，總結(jié)經(jīng)驗，請示匯報，還是作決定，下指示，訂計劃，發(fā)公報等等，都是為了指導(dǎo)和推動工作。因此，機關(guān)應(yīng)用文必須旗幟鮮明?？梢赃@樣說，鮮明是機關(guān)應(yīng)用文的本色。
機關(guān)應(yīng)用文的鮮明性，應(yīng)當表現(xiàn)在三個方面。
首先，提出問題要直截了當，使讀者一接觸文件就能了解該文件的基本指導(dǎo)思想，它所傳達的主要意圖和所要達到的目的。切忌轉(zhuǎn)彎抹角，故作曲筆，含蓄隱晦，甚至采取一些旁敲側(cè)擊，暗語影射之類的手法。也不能象某些通訊報導(dǎo)或論說文章，著力于描述一些現(xiàn)象，或者有意不急于講明主要觀點，而讓讀者去意會，還要留下什么“思考的余地”。
其次，分析論述問題要突出矛盾的主要方面。一個文件，只能回答和解決一個或幾個問題，決不能回答和解決所有問題?！叭f能的文件”是沒有的。這就是為什么要突出重點的道理。但是，在抓住主要觀點論述的同時，也要兼顧到與這一問題有關(guān)的其他方面，否則就會產(chǎn)生片面性。
再次，解決問題要辦法具體。在分析問題，作出結(jié)論之后，要提出切實可行的解決問題的辦法。這些辦法要使人們能夠根據(jù)千差萬別的實際情況，創(chuàng)造性地貫徹執(zhí)行。當然，也不是所有的機關(guān)應(yīng)用文都要提出解決問題的辦法。如有些反映一般動向的文件，就不必勉強去找解決問題的辦法。再如簡報，有的反映客觀情況，不做具體結(jié)論；有的只提出問題而并不回答問題；還有的則既提出問題，又分析問題、解決問題，這要根據(jù)具體內(nèi)容而定，調(diào)查報告就不同了，一般必須提出問題、分析問題、解決問題。命令和條例等則更是側(cè)重解決問題。不論哪種公文，都要求老老實實痛痛快快地說下去，毫不吞吞吐吐。
機關(guān)應(yīng)用文要寫得鮮明，應(yīng)抓好這樣幾個環(huán)節(jié)：
(一)態(tài)度要鮮明。哪是對的，哪是錯的，哪些肯定，哪些存疑，都不能含糊，更不能左右逢源，折中調(diào)和。以其昏昏，不可能使人昭昭。要做到態(tài)度鮮明，必須學(xué)會用馬列主義的立場觀點和方法，去分析、認識所寫的對象，掌握所寫對象的各個側(cè)面，它們的發(fā)展變化以及內(nèi)部外部的各種聯(lián)系，分清矛盾的性質(zhì)、特點和主次?？吹们宀拍苷f得明。只有透過紛繁復(fù)雜的現(xiàn)象，抓住本質(zhì)，才能提綱挈領(lǐng)，一針見血。如果不在對事物的認識上下功夫，不斷提高分析和綜合問題的能力，掌握材料和詞匯再多，也不可能做到鮮明。態(tài)度鮮明，還要做到寓情于理。無理不能服人，無情不能動人，理與情互為因果，互相滲透。寓情于理，文件才能有聲有色，打動人心，有說服力和感染力。如果有理無情，作者不能同讀者交流感情，道理再多，也淡而無味，終不能給人留下較深的印象。當然，如果濫用感情，甚至感情用事，也會走向另一極端，導(dǎo)致主觀片面。
(二)結(jié)構(gòu)要醒目。要在一些“顯眼”的地方下點功夫，使讀者一接觸就能留下較深的印象。一般說，機關(guān)應(yīng)用文除了選定一個新穎的、能吸引人的、真正起到“點睛”作用的標題外，在文中還要善于使用小標題或提要式的語句，使人對這一部分所要闡述的問題一目了然。如有篇調(diào)查報告，反映一個貧困村的情況。在談到這個隊貧困的原因時，寫了五段話，每段話的開頭，都有一句簡單明了，十分鮮明的斷語：生產(chǎn)結(jié)構(gòu)單一；畜禽防疫工作差，效益低；社會負擔過重；一部分農(nóng)民致富精神不強；基層組織軟弱渙散，干部領(lǐng)導(dǎo)不力。這樣寫的效果就比較好。還有，善于運用#公務(wù)員考試# #公務(wù)員考試《機關(guān)應(yīng)用文》第四章 如何提高機關(guān)應(yīng)用文的寫作質(zhì)量#，也能收到鮮明的效果。#公務(wù)員考試# #公務(wù)員考試《機關(guān)應(yīng)用文》第四章 如何提高機關(guān)應(yīng)用文的寫作質(zhì)量#的作用在于點明要點，用幾句概括的話，寫出文件的主要觀點，使無暇讀完全篇的同志，能夠從#公務(wù)員考試# #公務(wù)員考試《機關(guān)應(yīng)用文》第四章 如何提高機關(guān)應(yīng)用文的寫作質(zhì)量#中了解文件的大概。調(diào)查報告、工作報告等都能有個#公務(wù)員考試# #公務(wù)員考試《機關(guān)應(yīng)用文》第四章 如何提高機關(guān)應(yīng)用文的寫作質(zhì)量#。而較短的文件，如通知、簡報等，就沒有必要寫個#公務(wù)員考試# #公務(wù)員考試《機關(guān)應(yīng)用文》第四章 如何提高機關(guān)應(yīng)用文的寫作質(zhì)量#了。
(三)對比要鮮明。論證要盡可能多用對比。講某單位某一時期的經(jīng)濟發(fā)展，只要有幾個典型的數(shù)字對照，就足以說明問題。而寫某人或某階層的思想狀況，有兩個相互對應(yīng)的典型事例，就會給人留下深刻的印象?！吨泄仓醒腙P(guān)于制定國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第七個五年計劃的建議》，在論述“七五”期間我國經(jīng)濟和社會發(fā)展的條件很好這個問題時指出，在黨的十一屆三中全會以來的馬克思主義路線指引下，經(jīng)過全黨和全國人民的共同努力，我們鞏固和發(fā)展了安定團結(jié)、生動活潑的政治局面，開辟了建國以來經(jīng)濟發(fā)展生機最旺盛的新時期。接著，把現(xiàn)在的情況同“六五”計劃開始前的一九八○年的情況作對比，來說明我們國家的經(jīng)濟面貌發(fā)生的巨大而深刻的變化。這幾段話是這樣寫的：
“在一九八○年的時候，我國農(nóng)業(yè)仍然處于相當困難的境地，糧食、棉花等主要農(nóng)產(chǎn)品還需要從國外大量進口。從一九八一年以來，我國農(nóng)業(yè)以平均每年增長百分之十的高速度向前發(fā)展，各類農(nóng)副產(chǎn)品的產(chǎn)量大幅度增長。按照全國人民目前的食物結(jié)構(gòu)和衣著水平，我國糧食已可自給，棉花自給自余。農(nóng)業(yè)的全面高漲，為保障和推動我國經(jīng)濟和社會的發(fā)展提供了極為重要的條件。
“在一九八○年的時候，我國能源生產(chǎn)停滯不前，現(xiàn)在情況發(fā)生了令人振奮的變化。近兩三年來，全國原油、原煤產(chǎn)量平均每年的增長速度都達到百分之八以上，發(fā)電量也有相應(yīng)的增加。能源生產(chǎn)持續(xù)增長的新勢頭，是保障和推動我國經(jīng)濟和社會發(fā)展的又一個重要條件。
“在一九八○年的時候，我國輕工業(yè)生產(chǎn)嚴重落后于人民生活需要，市場商品匱乏。近五年來，輕工業(yè)生產(chǎn)平均每年增長百分之十以上，花色品種不斷增加，國內(nèi)市場出現(xiàn)了建國以來少有的繁榮局面。重工業(yè)經(jīng)過調(diào)整服務(wù)方向，在新的基礎(chǔ)上持續(xù)穩(wěn)定增長，輕重工業(yè)的比例趨于協(xié)調(diào)。
“在一九八○年的時候，國家財政收入繼續(xù)下降，存在著巨額赤字。一九八二年起，財政收入由下降轉(zhuǎn)為持續(xù)上升，收支基本平衡。預(yù)計一九八五年國家財政收入將超過一千七百億元，加上地方、部門和企業(yè)擁有的預(yù)算外資金，總共將達到三千億元以上，比一九八○年增長將近一倍。
“在一九八○年的時候，我國城鎮(zhèn)有大量待業(yè)人員需要安置，人民生活中積累了許多問題亟待解決。五年來，新就業(yè)的城鎮(zhèn)勞動力三千多萬人；扣除物價上漲因素，全國職工工資總額增加百分之五十左右，平均工資增加百分之二十以上，農(nóng)民平均純收入增加百分之八十。城鄉(xiāng)人民生活水平提高的幅度是建國以來從未有過的。”
從以上對比中得出結(jié)論：“爭取我國財政經(jīng)濟狀況根本好轉(zhuǎn)的任務(wù)已經(jīng)基本實現(xiàn)，國民經(jīng)濟開始出現(xiàn)持續(xù)、穩(wěn)定、協(xié)調(diào)發(fā)展的新局面，展現(xiàn)了良性循環(huán)的前景。”
這種對比非常鮮明，給人的印象非常深刻，從對比中得出的結(jié)論，也有無可辯駁的說服力。這種方法是在機關(guān)應(yīng)用文寫作中很值得借鑒的。
第四節(jié) 機關(guān)應(yīng)用文的生動性（回首頁）
如果提一個問題:要不要大力提倡機關(guān)應(yīng)用文的生動性?恐怕人們的看法是不會一致的。許多同志會作出肯定的回答。因為“言之無文，行而不遠”嘛！誰都愛看生動優(yōu)美、形象鮮明的文章，而不愿啃那些十分抽象、枯燥無味的“骨頭”。但也有一些同志不主張在機關(guān)應(yīng)用文的生動性上下功夫，理由是，機關(guān)應(yīng)用文不同于文藝作品，不是用鮮明的典型形象去感染讀者，而是用擺事實講道理的方法去說服別人。這兩種意見都有一定道理，但都不夠全面。
毛澤東同志提出，寫文章要具備準確性、鮮明性、生動性。一般地講，這是適用于任何文章的。但不同的文體對“三性”的要求各有側(cè)重，對每一性的要求又有不同的標準。不能要求抒情散文對描繪的對象準確無誤，但卻必須要求它優(yōu)美生動。同樣，學(xué)術(shù)論文的生動性就不能和文藝作品的生動性用一個標準去要求。機關(guān)應(yīng)用文種類較多，是否大力提倡生動性，也要具體分析，不能一概而論。有一些文體，如法規(guī)、條例、通知、合同、命令等，就不宜強調(diào)生動性。它需要的不是以優(yōu)美的形式去吸引讀者，而是以準確、明晰、簡練的文字把特定的內(nèi)容表達出來，使讀者得到確定無疑的概念，以便照辦。若過多地強調(diào)生動性，往往會造成概念模糊，產(chǎn)生歧義或者文字臃腫等弊病，從而影響效果。機關(guān)應(yīng)用文的多數(shù)文體，如簡報、調(diào)查報告、工作報告、匯報提綱、會議紀要等，讀者對它們是帶有選擇性的。生動感人的，會很快引起讀者注意，并抓緊閱讀，從而發(fā)揮應(yīng)有的效用。而感動不了人的，則往往會被棄置一旁，即使有人讀了，也不能留下什么印象，失去應(yīng)有的價值。因此，對這類文體，必須十分強調(diào)生動性。
要把簡報、調(diào)查報告這類文體寫得生動，首先要研究它們生動性的特點。如前所述，不同文體，生動性的標準不同，達到各自標準的手段也不一樣。文藝作品要求形象鮮明，語言優(yōu)美，感情充沛，以感人的典型化的藝術(shù)形象，去反映生活的本質(zhì)真實，因此它可以調(diào)動各種寫作手段，可以虛構(gòu)，可以夸張，可以展開想象的翅膀，放開感情的閘門，去吸引和感染別人。通訊報道，同樣要求生動優(yōu)美的語言，鮮明豐富的感情。它可以圍繞描寫對象抒發(fā)感情，發(fā)表議論，引申發(fā)揮，既說服也感染讀者，但卻不允許虛構(gòu)和夸張，必須絕對忠實于實際生活。它也要求盡可能形象化，但不是藝術(shù)的形象化，而是生活、事件和人物的特征的刻畫。在刻畫人物或敘述事件時，若在細節(jié)上有失真之處，也會嚴重影響其社會效果。簡報、報告等機關(guān)應(yīng)用文的生動性，則既不允許圍繞所寫內(nèi)容高談闊論，引申發(fā)揮，讓自己的思想和感情任意馳騁，更不允許有絲毫的夸張和虛構(gòu)，必須絕對忠實于事實。只能在這個前提下、范圍內(nèi)，調(diào)動允許的手法，在生動性上下功夫。有的同志對此缺乏信心，認為“說說容易，做到難”。困難當然是有的，但并非不可克服。事實上，在我們面前就有不少機關(guān)應(yīng)用文寫得相當生動引人。如毛澤東同志的《湖南農(nóng)*動考察報告》等，不僅內(nèi)容新鮮充實，而且生動活潑，深刻感人，讀后給人留下很深的印象。再如我們的祖先，也早已在這方面給我們提供了范例，類似諸葛亮的兩篇《出師表》，駱賓王的《為徐敬業(yè)討武瞾檄》等等古代公文，一直作為文章典范留傳至今?？梢姡灰覀冋J真鉆研，善于學(xué)習(xí)，勇于探索，刻苦鍛煉，一定能把機關(guān)應(yīng)用文的生動性大大提高一步。
那么，如何在絕對忠實于事實、準確、簡練的前提下，盡可能把簡報、調(diào)查報告等機關(guān)應(yīng)用文寫得生動些呢?應(yīng)在三個字上下功夫，即新、活、美。
新。機關(guān)應(yīng)用文的新，主要表現(xiàn)在內(nèi)容有新意，即有新的情況，提出新的問題，表達新的見解。但內(nèi)容有新意，如果不用恰當?shù)膬?yōu)美的形式表現(xiàn)出來，新的內(nèi)容也引不起人們的注意。因此要寫出新意，在寫作方法上必須抓住結(jié)構(gòu)和語言兩個要素。有些機關(guān)應(yīng)用文已經(jīng)形成一些特定的格式，如果格式和內(nèi)容有矛盾，格式也是可以突破的。如果格式并不陳舊，那就在這個格式的范圍內(nèi)，盡可能使結(jié)構(gòu)有點變化。比如匯報提綱，一般的結(jié)構(gòu)是先有一個提綱挈領(lǐng)的概述，然后是分門別類作較詳細的敘述，最后講幾點問題和結(jié)論性的意見。這也可以說是個大杠杠吧！在這個大杠杠內(nèi)，作者可根據(jù)不同內(nèi)容，不同對象，充分自由地排列組合。在問題的提法上，內(nèi)容的安排上，段落的銜接上，觀點和材料的配合上，盡可能花樣翻新，使讀者、聽者有耳目一新的感覺。語言的新，就是避免使用陳詞濫調(diào)，使用那些報紙上你抄我傳，人云亦云的語言。不論是敘述還是描繪，不論是概括還是舉例，都要煉字煉句，努力吸取我國歷豐富多采的語言瑰寶，和人民群眾在現(xiàn)實斗爭中創(chuàng)造的新鮮語言。
活。就是盡可能寫得形象、生動、活潑。做到這一點，第一，必須精心選取事例。事例是機關(guān)應(yīng)用文中最有可能寫得生動活潑的部分。精心選取，就是要在現(xiàn)實生活中大量的、可以說明觀點的事例中，把那些典型的動人的事例提取出來，進行加工，突出其特點，刪去其無關(guān)的內(nèi)容，理順結(jié)構(gòu)和語言。往往選好寫好一兩個例子就能使整篇文章活起來，給讀者留下深刻印象。一些領(lǐng)導(dǎo)同志看完文件后，也可能對其中一些敘述性的道理過目即忘，但對一兩個精采的例子則銘刻在心，常常作為宣傳工作的依據(jù)。比如在一次人代會上，一些代表對財貿(mào)工作提了許多意見，另一些代表在肯定財貿(mào)工作中確實存在不少問題的同時，側(cè)重反映了一些實際困難。簡報編寫者從中選取了兩個事例。一個是買煤難。一位代表說：“群眾只知道難，不知道為什么難。煤是國家補貼的，賣得越多賠得越多。送煤工人勞動強度大，是‘吃穿費，黑臟累’，找對象都困難。去年我區(qū)有七十個招工名額，敞開招，才來了七個，連農(nóng)民都不愿來。好不容易從遠郊縣招來幾個，還得解決住宿”。再一個是買東西難。一位代表說：“主要原因是沒有地皮蓋商店。某大院有五個單位，沒有一個供應(yīng)點。我們想蓋間小房賣面條，但跑了三年，還在扯皮”。這期簡報雖然字數(shù)不多，卻很活。印發(fā)大會后，引起代表們的重視。第二善于使用典型的形象化的語言。要善于從活在群眾口頭上的語言中選取恰當說明某一問題的生動形象的詞句、短語，根據(jù)內(nèi)容的需要，加以提煉概括。如在一篇檢查報告中談到搞活經(jīng)濟方面存在的思想障礙時，有這樣一段話：“長期以來，我們習(xí)慣于靠一個‘統(tǒng)’字辦事，管‘死’的經(jīng)驗多，搞‘活’的辦法少，因此，一管就死，一活就亂?！边@段話，準確生動，也很深刻。在談到“議大事”方面存在的問題時，有這樣一段話：“領(lǐng)導(dǎo)同志都處在第一線，應(yīng)付門市，疲于奔命，忙得象熱鍋上的螞蟻，不能坐下來議大事。”既簡潔又生動地刻畫了某些領(lǐng)導(dǎo)同志的工作狀況。
美，新鮮了，活潑了，還要盡量做到優(yōu)美，使人讀起來朗朗上口，看起來賞心悅目。這就更需要有深厚的生活基礎(chǔ)，豐富的文化素養(yǎng)，較高的文字能力。在寫法上，既要突出重點，又要安排好枝節(jié)。使之富于變化，多姿多采，和諧順暢，渾然一體。在語言文字上，要盡可能使用一些富有色彩的對比、比喻手法。這方面，我國古代公文中有許多范例可資借鑒。晉初李密的《陳情表》，以“煢煢孑立，形影相吊”來形容孤苦，用“急如星火”形容情勢急迫；“日薄西山，氣息奄奄，人命危淺，朝不慮夕”，則形容沒落垂死狀態(tài)。唐代魏征的《諫太宗十思疏》中“怨不在大，可畏維人；載舟覆舟，所宜深慎！”等等，都是深刻鮮明，字字鏗鏘，真是美不勝收。
把機關(guān)應(yīng)用文寫得新鮮、活潑、優(yōu)美，當然不是一件容易的事。歷來一些文章大家，幾乎都是博古通令，而又置身于時代矛盾斗爭的激流之中，他們所以能筆底生花，都是長期磨煉的結(jié)果。他們在廣泛吸取群眾智慧、語言的同時，還把文藝作品形象化的某些手法，加以改造，引進抽象化的邏輯思維中。今天，我們要寫好機關(guān)應(yīng)用文，更要在吸取前輩豐富經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，根據(jù)現(xiàn)實的需要，大力改革機關(guān)應(yīng)用文的寫法，敢于創(chuàng)新，勇于突破，把簡報、調(diào)查報告等機關(guān)應(yīng)用文，寫得更鮮明更生動。
當然，我們大力提倡簡報、調(diào)查報告等機關(guān)應(yīng)用文的生動性的同時，也要防止另一種傾向。即有的同志，不是把主要精力用在如何探索公文寫作規(guī)律上，而是拋棄準確性，片面地在寫景狀物的華麗描繪和堆砌形容詞上花費精力，這樣不僅不能寫出好文件，反而使行文空洞、拖沓。有的為了追求華美，甚至把文藝作品的虛構(gòu)、想象、夸張等手法引進機關(guān)應(yīng)用文中，結(jié)果犯了大忌，變成弄虛作假，這是一定要注意的。
第五節(jié) 機關(guān)應(yīng)用文的簡練（回首頁）
古今中外，無數(shù)文章大家，都竭力提倡把文章寫得簡練，并把它視為“文章的盡境”，主張“字則期少，意則期多”。對機關(guān)應(yīng)用文的要求更是如此。《尚書》中的誥、命、誓都是古時的國家文件，《畢命》提出了“辭尚體要”的體制。劉勰在《文心雕龍·書記》篇中，把“貴乎精要”作為“正事之先務(wù)”，“意少一字則義闕，句長一言則辭妨”。毛澤東同志把“內(nèi)容要扼要，文字要簡練”，作為對“報告文字”的一條基本要求。他在一九四八年一月寫的《關(guān)于建立報告制度》中提出：“報告文字每次一千字左右為限，除特殊情況外，至多不要超過兩千字。”列寧提倡機關(guān)公務(wù)人員要寫“五行字的材料”。他認為一般的請示、報告，“寫五行字就夠”，特別是給中央寫報告，要“采用電報文體”，“要象電報那樣寫得極其簡短”。他還十分嚴厲地指出：“污濁的官僚主義使我們陷入濫發(fā)文件、空談法令、亂寫指示的境地，而生動活潑的工作卻淹沒在這浩如煙海的公文中了。”
在中國漫長的封建社會中，凡是想干一番事業(yè)的當權(quán)者，無不主張公文的簡練。明代的海瑞，極力反對文牘主義，主張“簡省文移”，認為“凡事不必抄寫前案許多，緊急者略節(jié)用之。府縣所自議，說話一句而盡者止用一句，……當用片紙者用片紙，當用長紙者用長紙，止使事情不遺便是。要官自作稿付吏謄，不可盡付吏書，以致繁瑣，其有供柖，一如刑部例，簡切數(shù)語，起草付吏謄案”。(吳晗《反對繁文》，見《春天集》第3—4頁)清代太平天國專門發(fā)《戒浮文巧言諭》，也主張簡約。
有趣的是，連有作為的封建帝王也講求“簡約”。清康熙帝曾發(fā)布《上諭》說：“近見言官條奏，于事理之外牽引比擬，多用浮飾之言。”令“本章不得逾三百字，“如仍舊不改”，要“嚴加治罪”。明朝開國皇帝朱元璋對文書工作有嚴格要求，建立了一整套制度，嚴禁繁文就是其中之一。洪武九年十二月，刑部主事茹太素給朱元璋呈遞一份陳時務(wù)書，長達一萬七千字，共談五件事。朱元璋命中書郎中王敏讀給他聽，讀到六千三百七十字還沒有接觸到正題，朱元璋大怒，叫人把茹太素打了一頓，第二天半夜里，又叫人再讀，直到一萬六千五百字，才接觸到所談的五件事，其中四件事可行。為此，朱元璋命令訂立上書陳言格式，繁文違式者罪之，并親自寫了序言。
隨著經(jīng)濟的發(fā)展，生活節(jié)奏的加快，節(jié)省時間，講究效率，已經(jīng)成為當代社會的普遍要求。反映到機關(guān)應(yīng)用文的寫作上，簡捷明了，更為人們所強調(diào)。不少國家，把它視作應(yīng)用文的一項改革。新加坡于一九七六年七月成立了“華文應(yīng)用文改革工作委員會”，制定了《華文應(yīng)用文改革大綱》(初稿)，目的是：“使應(yīng)用文變成容易學(xué)，容易寫，既快捷，又簡省的通訊利器，從而更好更廣泛地為現(xiàn)代化的新加坡社會服務(wù)?！?《新加坡執(zhí)行華文應(yīng)用文改革的概況》，見香港《語文雜志》一九七九年第十號、第48頁)。美國前總統(tǒng)卡特，為研究如何改革和精簡文體，專門辦了二百名聯(lián)邦政府官員的“學(xué)習(xí)班”，他自己帶頭，把原來總統(tǒng)簽署命令的起句：“我秉承合眾國憲法和法律所賦予合眾國總統(tǒng)的權(quán)力，茲發(fā)布命令……”，改為“我作為合眾國總統(tǒng)命令……”，推動了美國文風(fēng)的改革(詳見香港《語文建設(shè)通訊》一九八三年四月號《美國公文風(fēng)在變》一文)。
我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)正在迅速發(fā)展，經(jīng)濟體制改革已經(jīng)逐步展開，如何高效率地做好機關(guān)工作，克服文牘主義、官僚主義，盡快傳遞信息，指導(dǎo)和推動工作，已經(jīng)成為機關(guān)應(yīng)用文制作者的迫切任務(wù)。因此，大力提倡簡練，是形勢的要求，時代的要求，也是機關(guān)應(yīng)用文改革的一個重要內(nèi)容。
但是，要真正把文件寫得簡練，卻不是輕而易舉的事。莎士比亞說過：“簡潔是智慧的結(jié)晶。”要寫得簡潔，既需要有一定的思想理論水平和對問題的分析概括能力，也需要有較高的文字修養(yǎng)。而這些都不是一下子就能掌握的，必須在較長時間內(nèi)學(xué)習(xí)鍛煉，養(yǎng)成簡略扼要寫作的習(xí)慣。具體到一篇機關(guān)應(yīng)用文的寫作，要做到簡練，必須從以下幾方面努力。
首先，動筆前必須十分明確自己所起草的文件要解決什么問題，在什么范圍內(nèi)使用，對什么人說的。只有目的明確，才能抓住主要矛盾，確立文件的主題，才能對一些次要問題或刪或簡，使文件簡練。應(yīng)當說，能夠抓住本質(zhì)，抓住要害，是使文件做到簡潔的基礎(chǔ)。寫作前明確讀者對象，可以增強針對性，在內(nèi)容上那些要寫，那些不寫，那些多寫，那些少寫，就有依據(jù)。比如寫給領(lǐng)導(dǎo)同志的報告或簡報，在一些政策問題上只要點到就行，不多地解釋。而面向群眾的工作報告，則必須講清道理，劃清政策界限，解答群眾中普遍存在的一些認識問題。否則該寫的沒有寫，不必要寫的卻一段又一段，其結(jié)果必然是兩個極端，或者冗長哆嗦，或者失之簡單，說不清必須回答的問題，都達不到預(yù)想的效果。
其次，要善于組織材料，把已經(jīng)掌握的材料加以分析、歸類，與主題有關(guān)的保留，無關(guān)的舍棄。要舍得割愛。不論材料多么生動有趣，只要與主題沒有密切關(guān)系，就應(yīng)毫不猶豫地舍棄。許多同志寫作所以失敗，原因之一就是不肯下功夫選擇材料，總想把自己掌握的情況統(tǒng)統(tǒng)堆到文件中去。一個觀點翻來覆去證明，唯恐讀者不清楚，其實這是一種只相信自己，不相信讀者的表現(xiàn)。結(jié)果形成觀點的羅列，材料的堆砌。
第三，一份文件，只講一個問題，切忌多中心。有的同志總想在一篇請示中，解決幾個問題，甚至常常把不同性質(zhì)的問題都提到領(lǐng)導(dǎo)面前，企圖畢其功于一役，使文件內(nèi)容龐雜，篇幅拖拉，其效果卻往往同預(yù)期的相反。本來其中某一個問題可以及時解決，但由于有另外的問題，解決的條件尚不成熟，使整個請示得不到盡快答復(fù)。有的報告，總想把情況統(tǒng)統(tǒng)反映給領(lǐng)導(dǎo)，幾個問題同時寫出，結(jié)果把主要的情況淹沒在次要的問題中，不僅使文件重點不突出，不鮮明，而且失之過長。解決的辦法，就是一事一報，一事一議，一次只寫一個問題。有的問題，即使很重要，也還是分開來寫為好。實在需要寫在一起的，也要分清主次，主要的多著筆墨，次要的幾筆帶過。
第四，寫好之后，一定要從頭至尾，反復(fù)推敲，刪繁就簡，切不可滿足于一揮而就，陶醉于一次成功，追求什么“文不加點”。從某種意義上說，機關(guān)應(yīng)用文中的“一字不易”，并不是好現(xiàn)象。要把機關(guān)應(yīng)用文寫得簡練，一般需要做這樣幾件事：
l．同類的內(nèi)容合并。文件中，有些類似的內(nèi)容，相近的觀點，反映一個觀點的不同事例，前后重復(fù)出現(xiàn)，這就必須認真分析歸類，能合并的盡量合并，集中在一個地方說夠、說透、說充分，其余的堅決棄去。如果有幾個事例同時說明一個問題，選取其中有典型意義的一、二個即可，如果幾個事例能從不同側(cè)面說明問題，也要突出主要的，壓縮次要的。
2．同樣的字句舍棄。劉勰在《文心雕龍》中指出，使文章簡捷的一個措施是“權(quán)重出”，盡可能不要有同類性質(zhì)、同一形式的字或句。但這方面的毛病，在機關(guān)應(yīng)用文中實在太普遍了。有的文件不僅是“重出”，簡直是“重重出”了?？梢赃@樣說，有的文件之所以不簡練，重復(fù)是一個非常重要的原因。在一個文件里有這樣一段話：“廢除干部職務(wù)實際存在的終身制，是黨中央關(guān)于人事制度改革的一項重大決策。自黨的十一屆三中全會提出廢除干部職務(wù)終身制以來，黨中央采取了一系列重大措施，對廢除干部職務(wù)終身制起了重要作用。但是，由于歷史的和現(xiàn)實的一些原因，由于干部職務(wù)終身制存在的時間很長，已成了人們的習(xí)慣，要想徹底廢除，必然障礙重重。干部職務(wù)終身制是如何形成的，怎樣才能徹底廢除干部職務(wù)終身制呢?”這段話不到二百字，“廢除干部職務(wù)終身制”出現(xiàn)六次，幾乎占三分之一。還有“重大決策”、“重大措施”、“重要作用”等重復(fù)，再加上其它沒有實際意義的字和句，實在沒有幾句可用的話。又比如，在一篇匯報提綱中有這樣一段話：“領(lǐng)導(dǎo)班子圍繞在思想上政治上同黨中央保持高度一致這個核心問題，反復(fù)交換意見，進行了深入的檢查。大家一致認為，這些年我們的工作之所以有些進步，最根本的一條是努力同中央保持一致。但是，不能滿足于一般的保持一致，而是要保持高度地一致。用這個標準來衡量，就有很大的差距?！边@段話一百三十個字，“保持一致”這個詞出現(xiàn)了四次，而“一致”一詞出現(xiàn)了五次。在作者看來，這些詞、字都是必不可少的，都是用得有道理的，但卻使人感到過于羅嗉。“同辭復(fù)句，文之疣贅也”。同一辭句的復(fù)出，好比是身上長出的肉結(jié)，對于文章也完全是多余的。上面的一段話，在保持原意的前提下，下決心減掉幾個“一致”，不但對文章的意思絲毫沒有影響，反而會使它更加精練。
3．敘述和事例要加以濃縮。在敘述事例和典型時，凡過程說得過長，情節(jié)說得過細，無論什么都是“彎彎繞”，“從頭到尾說根苗”，就要象壓縮餅干一樣，限度地把水分擠出來，留下精華，“干貨”。對已經(jīng)寫好的十句八句話，如能用兩句話三句話說明白，就只用兩三句。要學(xué)習(xí)“約以貫之，則一章刪成兩句”的文思，扎實的風(fēng)格，決不要隨意引而申之，“則兩句敷為一章”。機關(guān)應(yīng)用文作者也要努力追求劉勰所主張的那種“字去而意留”的文字修養(yǎng)和境界。這樣做，機關(guān)應(yīng)用文的文字肯定可以簡潔，意思也會更明確。這方面，我國古代有許多事例值得學(xué)習(xí)借鑒。有一則制鼓的歌訣，全文原有二十個字，“緊緊蒙張皮，密密釘上釘，天睛和落雨，打起一樣音?！焙髞碓趥髡b過程中，被人們改為“緊緊蒙，密密釘，晴和雨，一樣音”十二個字，一個秀才在記載這則歌訣時，又刪成八個字：“緊蒙密釘，晴雨同音?！庇啥畟€字改成八個字，仍不失原意。許多語句在不違背原意的條件下，完全可以，而且應(yīng)該精練再精練些。
4．選擇的表述形式，重新寫過。常常有這樣的情況，表述的方式不同，繁簡的程度也不一樣。因此，為了簡潔，對一些長文不妨改寫或者重寫。比如在一個通知中有這樣一段話，“機構(gòu)改革的目的。為了實行黨政分工，政企分開，搞活企業(yè)，搞活基層，要對領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的機構(gòu)進行改革，以便減少層次，精簡機構(gòu)，裁減上層，充實下層，促進生產(chǎn)的發(fā)展。”這段話里，在“機構(gòu)改革的目的”之后，有兩句話，一是“為了……”；二是“以便……”。到底哪是目的呢?是“為了”的一段話，還是“以便”的一段話呢？不清楚。就是說，寫了長長的一段話，還沒有把要說的話說明白。后來，話作了改寫，成了下面的樣子；“對領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的機構(gòu)進行改革的目的是，實行黨政分工，政企分開，精簡上層，充實下層，搞活企業(yè)，促進生產(chǎn)的發(fā)展?！边@樣，既不違背原意，又節(jié)約了文字，意思也比較明確，重新寫過，或者改寫，都需要付出代價，花費精力。因此，要把機關(guān)應(yīng)用文寫得簡潔，一定要有不怕艱苦，百折不回，鍥而不舍的精神。