公文的文面格式、用紙格式、排印格式、裝訂格式
公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。
（一）公文的文面格式
公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標(biāo)識規(guī)則，包括版面安排、字體型號、各要素的標(biāo)識排序等。目前，各類機(jī)關(guān)的通用公文的格式大體相同。黨政機(jī)關(guān)通用公文的文面格式由版頭、份號、密級、保密期限、發(fā)往地址、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、收發(fā)報序號、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件名稱（附件說明）、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍（附注）、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記21個要素組成。這21個要素按其所在的位置，又可分成眉首（文頭）部分（前9個要素）、主體部分（中間9個要素）、版記（文尾）部分（最后3個要素）。
眉首部分，位于公文首頁上部，一般占整個頁面的1/3左右。黨的機(jī)關(guān)用特定版頭制發(fā)的公文，眉首部分與主體部分用兩條各長60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線中間加2號實(shí)體五角星隔開；行政機(jī)關(guān)的公文用一條長159mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開，中間沒有五角星；用電報傳送的公文，眉首部分與主體部分用兩條平行的黑色橫線（密碼電報為紅色）隔開。用A4型公文紙，國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定上報公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。
主體部分位于眉首部分以下，版記部分之上。
版記部分位于公文最后一頁下端，其中，印制版記包括印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時間和印發(fā)份數(shù)3項內(nèi)容（行政機(jī)關(guān)的公文只有前兩項內(nèi)容）。
1．版頭
版頭，又叫發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，即人們通常所稱的“紅頭”。版頭是特定的、法定的、專用的，象征著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)威，起到增加公文莊重色彩和嚴(yán)肅性，識別發(fā)文機(jī)關(guān)、公文級別、重要程度，以引起受文者注意的作用。不同的機(jī)關(guān)，不能共用版頭，但規(guī)格樣式是相同的，只是表示的發(fā)文機(jī)關(guān)不同。
黨的機(jī)關(guān)公文版頭的主要形式有兩種：一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，例如，“中共益陽市資陽區(qū)委文件”；一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標(biāo)注文種組成，例如，“中國共產(chǎn)黨益陽市資陽區(qū)委員會（通知）”。版頭字居中排印在公文首面上部，一般用長牟體字或長微軟雅黑字套紅印制，每個字的長度在15—22毫米之間，寬度根據(jù)字?jǐn)?shù)多少確定，但都要小于“中共中央文件”字樣。版頭字、五角星與橫隔線應(yīng)美觀、莊重、大方。版頭一經(jīng)確定，必須長期固定使用，一般情況下不作變動，更不得隨意變動。
黨的機(jī)關(guān)使用公文版頭應(yīng)注意4個問題：一是以黨委或以黨委辦公室名義制發(fā)的公文，分別應(yīng)與版頭一致，即黨委的文件使用黨委文件的版頭，黨委辦公室的文件使用黨委辦公室文件的版頭，兩者不能混淆；二是發(fā)文字號特別是發(fā)文機(jī)關(guān)代字與對應(yīng)的版頭應(yīng)一致，如“益資發(fā)”用“中共益陽市資陽區(qū)委文件”的版頭，“益資委”、“益資委干”用“中國共產(chǎn)黨益陽市資陽區(qū)委員會（××）”版頭；三是版頭圓括號中標(biāo)注的文種應(yīng)與標(biāo)題中的文種和最后一個主題詞一致，即三者同一；四是黨委、黨委辦公室與其他任何一個同級機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，均只用黨委或黨委辦公室的公文版頭。這是由黨的機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)地位決定的。
發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)；規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級機(jī)關(guān)規(guī)定，由本機(jī)關(guān)自定的，一定要明示其他機(jī)關(guān)，不能只是自己使用而別人不認(rèn)同。
2．份號
份號，即份數(shù)序號，是同一件公文印制份數(shù)的順序號。在黨的機(jī)關(guān)，用特定版頭印發(fā)的秘密公文均應(yīng)標(biāo)注份號，不是用特定版頭印制的秘密公文，有條件的也應(yīng)標(biāo)注份號。份號從NO.000001號開始，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注于公文首頁左上角。
秘密公文印制份號的目的是：便于對秘密公文進(jìn)行管理和利用。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件發(fā)生。
3—4．密級與保密期限
密級，即公文的秘密等級。公文中的密級分為、機(jī)密、秘密3個等級。秘密可劃分為國家秘密和商業(yè)秘密，其中，國家秘密劃分為、機(jī)密、秘密3個等級，商業(yè)秘密劃分為“商業(yè)機(jī)密”、“商業(yè)秘密”2個等級。有秘密事項的公文應(yīng)確定密級。用特定版頭印發(fā)的公文，密級用3號黑體字標(biāo)注。黨的機(jī)關(guān)的公文，密級標(biāo)注在份號下方，兩字之間空1字；行政機(jī)關(guān)的公文，密級標(biāo)注在公文首頁右上角。如需同時標(biāo)注秘密等級與保密期限，黨政機(jī)關(guān)的公文，都用3號黑體字頂格標(biāo)注在版心右上角第1行，秘密等級中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。比如：“機(jī)密★3年”。
5．緊急程度（等級）
緊急程度（等級），是對公文送達(dá)和辦理的時間要求。用特定版頭印制的公文辦理時間要求叫緊急程度，用電傳方式發(fā)布的公文辦理時間的要求叫等級。用特定版頭印制的黨的機(jī)關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“加急”，用3號黑體字頂格標(biāo)注于公文首頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機(jī)關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“急件”，用3號黑體字標(biāo)注于公文首頁版心右上角第2行，如果該件公文無密級，則標(biāo)注在第1行。
確定公文的緊急程度（等級）應(yīng)實(shí)是求是，防止隨意性。
6．發(fā)文字號
發(fā)文字號是公文的代號，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號3部分組成，是每一個用特定版頭制發(fā)的公文不可缺少的重要組成部分。它起到便于識別公文、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文年度和便于登記、管理、使用的作用。其中，發(fā)文機(jī)關(guān)代字由發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)（管轄地）地方代字、發(fā)文機(jī)關(guān)代字和公文類別代字3部分組成，有的可省略發(fā)文機(jī)關(guān)代字或公文類別代字，但發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)地方代字不能省略。例如，“益資發(fā)”，用“益資”做發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)代字，省略了發(fā)文機(jī)關(guān)代字“委”，“發(fā)”是文件類別字；“益資委”中的“委”是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，即“中國共產(chǎn)黨益陽市資陽區(qū)委員會”，省略了文件類別代字。發(fā)文機(jī)關(guān)代字不能與同級機(jī)關(guān)的機(jī)關(guān)代字相同，例如，同級統(tǒng)戰(zhàn)部與統(tǒng)計局，不能都用“統(tǒng)”字做機(jī)關(guān)代字，應(yīng)分別用“統(tǒng)戰(zhàn)”、“統(tǒng)計”做機(jī)關(guān)代字。發(fā)文年度和發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，發(fā)文年度號標(biāo)注在六角括號內(nèi)。發(fā)文年度應(yīng)標(biāo)全稱，不能簡稱，例如，“〔2005〕”不能簡寫為“〔05〕”。發(fā)文順序號分年度從1號起，按公文的簽發(fā)時間的先后依次編號，不能跳號，不留有空號，不隨意編號，不編虛位（即“1”不編為“001”），不加“第”字。
使用發(fā)文字號，應(yīng)注意3個問題：一是發(fā)文字號一經(jīng)確定，應(yīng)長期固定使用。二是聯(lián)合行文，一般只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。三是用特定版頭印制的公文的發(fā)文字號，黨的機(jī)關(guān)的用4號仿微軟雅黑、行政機(jī)關(guān)的用3號仿微軟雅黑字標(biāo)注于版頭（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識）下空2行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標(biāo)注；上行文的標(biāo)注于左側(cè)，與右側(cè)的“簽發(fā)人”對稱，左右邊各空1字排印。
7．簽發(fā)人
上報公文（主要指請示、報告）應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人由“簽發(fā)人”3字加全角冒號與簽發(fā)人姓名組成，標(biāo)注于公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（版頭）下空2行紅色橫隔線之上。黨的機(jī)關(guān)的公文用4號仿微軟雅黑字標(biāo)注。某些重要的公文有會簽人的，還應(yīng)在簽發(fā)人右側(cè)用4號仿微軟雅黑字標(biāo)注會簽人及其姓名。
上報公文標(biāo)注簽發(fā)人的目的，是為了加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)人對公文所負(fù)的責(zé)任，使之認(rèn)真把好公文關(guān)。
標(biāo)注公文簽發(fā)人應(yīng)注意2個問題：一是聯(lián)合行文，有多個簽發(fā)人，一般是主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色橫隔線；會簽人的標(biāo)注方法同簽發(fā)人。二是簽發(fā)人是指機(jī)關(guān)簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人中職務(wù)者。
8．標(biāo)題
標(biāo)題，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡稱）、公文主題和文種組成，位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標(biāo)題用2號小標(biāo)微軟雅黑字，副標(biāo)題用3號楷體字，居中排印?；匦袝r應(yīng)做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。公文的標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，做到規(guī)范、簡潔、無歧義。
在處理公文標(biāo)題時應(yīng)注意3個問題：一是聯(lián)合行文時各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱排序，一般情況下，主辦機(jī)關(guān)的名稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復(fù)合性公文）中，應(yīng)簡化標(biāo)題。三是標(biāo)題中一般不用除書名號以外的標(biāo)點(diǎn)符號。
9．主送機(jī)關(guān)
主送機(jī)關(guān)，即主要受理公文的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱，或規(guī)范化簡稱，或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱；在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿微軟雅黑字排印，回行時頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號。國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“如主送機(jī)關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機(jī)關(guān)之上，標(biāo)識方法同抄送?！?BR> 普發(fā)性公文，主送機(jī)關(guān)名稱用統(tǒng)稱，并做到規(guī)范、穩(wěn)定。在黨政機(jī)關(guān)常用的公文中，只有通知、報告、請示、批復(fù)、議案、函6種公文標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；決議、決定、指示、命令（令）、意見、公報、公告、通告、規(guī)定、細(xì)則、會議紀(jì)要、工作要點(diǎn)12種公文不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；通報可標(biāo)注可不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，即一般情況下不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，但表彰先進(jìn)、批評錯誤、通報人大和政協(xié)選舉結(jié)果，可標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。
10．正文
正文是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于主送機(jī)關(guān)下方；不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文位于成文日期下方?？h級及基層黨的機(jī)關(guān)不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文在標(biāo)題之下空1行排印。數(shù)字、年份不能回行。
正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用，即：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。常見的錯誤有：①第一層次用“（一）”；第三層次的“1.”寫成了“1、”，把小圓點(diǎn)寫成了頓號。②第一層次用“一、”，第二次用“（1）”，跳躍了兩級。在正文層次不多的情況下，第一級用“一、”，第二級可用“1.”，但不能用“（1）”。為簡化層次，正文中盡量不用多層次結(jié)構(gòu)。
正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3號字印制。正文中只有一級小標(biāo)題的，小標(biāo)題用黑體字排??；有兩級小標(biāo)題的，第一級小標(biāo)題用黑體字排印，第二級小標(biāo)題用楷體字排印；有多級小標(biāo)題的，第一級小標(biāo)題用小標(biāo)微軟雅黑字排印，第二級小標(biāo)題用黑體字排印，第三級小標(biāo)題用楷體字排印，第四級小標(biāo)題用仿微軟雅黑字排印。除小標(biāo)題之外的正文文字，有雙文種的，第一文種的正文用3號楷體字排印，第二文種的正文用3號仿微軟雅黑字排印。
法規(guī)性公文的編、章、節(jié)的序號及標(biāo)題居中排印，占兩行；非法規(guī)性公文的小標(biāo)題的第一行與正文的每一個自然段的第一行左邊空兩個字排印，行距相同。獨(dú)立成段的小標(biāo)題，末尾無標(biāo)點(diǎn)符號；小標(biāo)題之后接著排印正文的，末尾用句號。
11—12．附件及附件名稱
附件，是公文的組成部分，對主件正文起說明、注釋、補(bǔ)充、證實(shí)、參考等作用的文字材料或圖表，置于主件之后，另起一頁開始排印，并與主體裝訂在一起。
公文如有附件，應(yīng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前排印附件名稱。黨的機(jī)關(guān)的公文附件不空行、行政機(jī)關(guān)的公文附件空1行，左側(cè)空2字，用3號仿微軟雅黑字排印“附件”2字或“附”字，后面標(biāo)全角冒號附件名稱。附件的序號（用阿拉伯?dāng)?shù)字）和名稱前后的標(biāo)識應(yīng)一致。
附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。僅一個附件的，不排附件的順序號。附件排印與公文主件排印的規(guī)格相同。附件是圖表的，其文字部分用3至5號字靈活處理。
如果附件與公文主件不能裝訂在一起的，例如，應(yīng)填報的統(tǒng)計表等，應(yīng)在附件的左上角第1行頂格標(biāo)注公文的發(fā)文字號，并在其后標(biāo)注附件（或帶順序號）。在這種情況下，公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在主件最后一頁的下端。附件與主件裝訂在一起的，公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在附件最后一頁的下端。
13．發(fā)文機(jī)關(guān)署名
發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文之后的右下方。
黨的機(jī)關(guān)的公文，與正文的末行一般空兩行排印。不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)和不需加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章的公文，正文之后不再署名。在縣級和基層黨的機(jī)關(guān)，公文印數(shù)較少，所發(fā)公文都要加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章；對于在正文之后不需署名的文種，采取變通的形式，即在正文之后用3號字署名，以便于蓋章，但在正文之前仍不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，只把印發(fā)傳達(dá)范圍由正文之后移至成文日期下一行排印。
行政機(jī)關(guān)的公文，單一機(jī)關(guān)和兩個機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文不署名，3個以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)署名。署名時，將發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在成文日期和正文之間，主辦機(jī)關(guān)排在前面，每行最多排3個發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，最后一排如余一個或兩個，均居中排印，以方便蓋章為標(biāo)準(zhǔn)。
14．成文日期
成文日期，一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，年份不能簡寫。
黨的機(jī)關(guān)的公文成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。有主送機(jī)關(guān)的文種，成文日期標(biāo)注于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方，低兩個字用3號仿微軟雅黑字排?。粚τ跊Q定、決議、規(guī)定等不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加括號用3號楷體字標(biāo)注于標(biāo)題之下居中位置?？h級及基層黨的機(jī)關(guān)發(fā)文，對于決定、決議、規(guī)定等不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方。
行政機(jī)關(guān)的公文成文日期用漢字標(biāo)注，“零”寫“O”。單一機(jī)關(guān)行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個字、用3號仿微軟雅黑字排印。聯(lián)合行文，將成文日期拉開，左右各空7個字排??；成文日期與正文的距離，從實(shí)際出發(fā)確定，以方便蓋章為準(zhǔn)。
公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后因故不能及時發(fā)文時，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定，或由辦文者提出意見報領(lǐng)導(dǎo)確定。
15．印章
縣市區(qū)黨的機(jī)關(guān)和基層黨組織的公文，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。聯(lián)合上報的公文，聯(lián)署機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
在行政機(jī)關(guān)，公文除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
使用機(jī)關(guān)印章加蓋公文時，要認(rèn)真、細(xì)致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用紅色。黨的機(jī)關(guān)的公文印章在發(fā)文機(jī)關(guān)署名的成文日期處，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。行政機(jī)關(guān)的單一機(jī)關(guān)行文，印章距正文2—4mm，居中壓成文日期。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，主辦機(jī)關(guān)在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，每行最多排3個印章，主辦機(jī)關(guān)在前，印章蓋在發(fā)文機(jī)關(guān)署名處，兩端不得超出版心；最后一行如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)注成文日期。當(dāng)公文排版后所乘空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。
縣市區(qū)黨的機(jī)關(guān)和基層黨組織制發(fā)的公文，對于不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的文種，先改變其格式，然后才能在其署名和成文日期處加蓋印章。
16．印發(fā)傳達(dá)范圍（附注）
公文的印發(fā)傳達(dá)范圍（附注），用3號仿微軟雅黑字，居左空2字加圓括號標(biāo)注在成文日期下一行，如果一行排不下，從第二行起可以頂格。
在黨的機(jī)關(guān)的公文中，這一要素叫印發(fā)傳達(dá)范圍。它一般用于普發(fā)性公文。對于有主送機(jī)關(guān)的公文，對印發(fā)傳達(dá)范圍另有要求的，在印發(fā)傳達(dá)范圍處加以說明；對于沒有主送機(jī)關(guān)的公文，起到標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的作用，并可對印發(fā)傳達(dá)范圍提出要求。
在《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中這一要素叫附注，其作用同黨的機(jī)關(guān)的公文的印發(fā)傳達(dá)范圍，并可說明其他需要說明的事項。“請示”公文，在此處注明聯(lián)系人姓名和電話號碼。
印發(fā)傳達(dá)范圍的幾種形式應(yīng)相對固定，做到規(guī)范化，以便準(zhǔn)確及時地確定公文的印發(fā)份數(shù)。
17．主題詞
黨的機(jī)關(guān)的公文，公文主題詞按主題詞法標(biāo)注，即按中共中央辦公廳秘書局編印的《公文主題詞表》（修訂本）標(biāo)注，位于公文末頁下端抄送機(jī)關(guān)或印制版記上方；“主題詞”用3號黑體字頂格排印，后標(biāo)注全角冒號；主題詞用3號書微軟雅黑字；一篇公文最多不超過10個主題詞。行政機(jī)關(guān)的公文，公文主題詞用分類標(biāo)引法標(biāo)注；“主題詞”用3號黑體字居左頂格標(biāo)注，后標(biāo)全角冒號；主題詞用3號小標(biāo)微軟雅黑字；一篇公文最多不超過5個主題詞。
每個詞目之間空1字。一行排不完的，另起一行與一行主題詞的第一個字對齊排印。主題詞下方劃一條與公文滿行等長稍粗的橫線。
18．抄送機(jī)關(guān)
抄送機(jī)關(guān)，指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容（需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容）的上級、下級和無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
用特定版頭（報頭）印制的公文，抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注在印制版記上方，主題詞下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機(jī)關(guān)名稱前標(biāo)明“抄送”二字并加冒號。抄送機(jī)關(guān)名稱排列，按機(jī)關(guān)的大小和排列習(xí)慣依次進(jìn)行排列，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)名稱對齊。黨的機(jī)關(guān)的公文，“抄送”2字頂格，用5號黑體字，后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)名稱用5號微軟雅黑字，中間可用頓號、逗號、分號；末尾不用標(biāo)點(diǎn)符號。行政機(jī)關(guān)的公文，“抄送”2字與抄送機(jī)關(guān)名稱，都用3號仿微軟雅黑字，左空1字排?。怀蜋C(jī)關(guān)名稱之間用頓號隔開，末尾用句號；如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)注方法同抄送機(jī)關(guān)。
19．印制版記
印制版記是印制公文的標(biāo)記，由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)3部分組成，位于公文末頁主題詞或抄送機(jī)關(guān)名稱下方、頁碼上方，與公文頁碼不空行。黨的機(jī)關(guān)的公文，兩條橫線之間的左右側(cè)各空半個4號字，分別標(biāo)注公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱和印發(fā)日期，底線下邊右側(cè)離字邊空兩個5號字，加圓括號用5號微軟雅黑字標(biāo)注印制份數(shù)，即“（共印××份）”。
行政機(jī)關(guān)的公文，只有印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，用3號仿微軟雅黑字排印。
印發(fā)時間都用阿拉伯?dāng)?shù)字，均以付印日期為準(zhǔn)，年份不能簡寫。上行文的，印發(fā)日期后接著排印“印”字；下行文、平行文的，排印“印發(fā)”2字。
用特定版頭印發(fā)的公文的印發(fā)日期，必須在成文日期之后或與成文日期同一天。
翻印上級機(jī)關(guān)的公文，應(yīng)把印發(fā)單位改為翻印單位，印發(fā)日期改為翻印日期，用圓括號標(biāo)注共印××份。
（二）公文用紙格式
黨的機(jī)關(guān)的公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型（長260毫米，寬184毫米），也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米，寬210毫米）。目前，我國黨的機(jī)關(guān)普遍采用16開型公文紙，也有部分單位使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文紙。如果使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文紙，應(yīng)與本機(jī)關(guān)的上級機(jī)關(guān)的公文用紙格式一致，并通盤考慮，包括紙張、檔案卷皮、檔案柜等供應(yīng)和配套問題，不能隨意改變或單獨(dú)改變公文用紙格式。公文用紙格式一經(jīng)確定，必須長期固定使用。
《國家公正機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，從2001年1月1日起，國家行政機(jī)關(guān)的公文用紙，一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。
（三）公文排印、裝訂格式
《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》明確規(guī)定：“公文的漢字從左至右橫排；少數(shù)民族文字按其書寫習(xí)慣排印?！庇脻h字排印公文，除版頭用長牟或長微軟雅黑字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。
《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定：“文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣書寫、排版）。”行政機(jī)關(guān)的公文除發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、標(biāo)題、主題詞目用小標(biāo)微軟雅黑字，密級、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字，份數(shù)序號用2號全身黑正體字外，其余文字都是用3號仿微軟雅黑字。
用16開型公文紙排印公文，黨的機(jī)關(guān)的公文，正文一般每頁排20行，特殊情況，最多只能排22行，每行25個字。行政機(jī)關(guān)的公文，正文一般每頁排19行，每行25個字。
用國際標(biāo)準(zhǔn)A4公文紙排印公文，正文用3號仿微軟雅黑字，一般每頁排22行，每行排28個字。
特殊情況下，為了防止出現(xiàn)“此頁無正文”字樣，調(diào)整行距、字距時，每頁既可減少1行、每行可減少1-2個字，也可每頁增加1-2行、每行增加1-2個字。
公文要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色普所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色普Y80%，M80%。印刷品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
公文頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)注頁碼。
公文裝訂與公文排印應(yīng)一致，并考慮人們的閱讀習(xí)慣。根據(jù)不同裝訂方法的要求，分別用騎馬釘、平訂或膠粘，左側(cè)裝訂，不掉頁。
公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。
（一）公文的文面格式
公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標(biāo)識規(guī)則，包括版面安排、字體型號、各要素的標(biāo)識排序等。目前，各類機(jī)關(guān)的通用公文的格式大體相同。黨政機(jī)關(guān)通用公文的文面格式由版頭、份號、密級、保密期限、發(fā)往地址、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、收發(fā)報序號、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件名稱（附件說明）、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍（附注）、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記21個要素組成。這21個要素按其所在的位置，又可分成眉首（文頭）部分（前9個要素）、主體部分（中間9個要素）、版記（文尾）部分（最后3個要素）。
眉首部分，位于公文首頁上部，一般占整個頁面的1/3左右。黨的機(jī)關(guān)用特定版頭制發(fā)的公文，眉首部分與主體部分用兩條各長60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線中間加2號實(shí)體五角星隔開；行政機(jī)關(guān)的公文用一條長159mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開，中間沒有五角星；用電報傳送的公文，眉首部分與主體部分用兩條平行的黑色橫線（密碼電報為紅色）隔開。用A4型公文紙，國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定上報公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。
主體部分位于眉首部分以下，版記部分之上。
版記部分位于公文最后一頁下端，其中，印制版記包括印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時間和印發(fā)份數(shù)3項內(nèi)容（行政機(jī)關(guān)的公文只有前兩項內(nèi)容）。
1．版頭
版頭，又叫發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，即人們通常所稱的“紅頭”。版頭是特定的、法定的、專用的，象征著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)威，起到增加公文莊重色彩和嚴(yán)肅性，識別發(fā)文機(jī)關(guān)、公文級別、重要程度，以引起受文者注意的作用。不同的機(jī)關(guān)，不能共用版頭，但規(guī)格樣式是相同的，只是表示的發(fā)文機(jī)關(guān)不同。
黨的機(jī)關(guān)公文版頭的主要形式有兩種：一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，例如，“中共益陽市資陽區(qū)委文件”；一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標(biāo)注文種組成，例如，“中國共產(chǎn)黨益陽市資陽區(qū)委員會（通知）”。版頭字居中排印在公文首面上部，一般用長牟體字或長微軟雅黑字套紅印制，每個字的長度在15—22毫米之間，寬度根據(jù)字?jǐn)?shù)多少確定，但都要小于“中共中央文件”字樣。版頭字、五角星與橫隔線應(yīng)美觀、莊重、大方。版頭一經(jīng)確定，必須長期固定使用，一般情況下不作變動，更不得隨意變動。
黨的機(jī)關(guān)使用公文版頭應(yīng)注意4個問題：一是以黨委或以黨委辦公室名義制發(fā)的公文，分別應(yīng)與版頭一致，即黨委的文件使用黨委文件的版頭，黨委辦公室的文件使用黨委辦公室文件的版頭，兩者不能混淆；二是發(fā)文字號特別是發(fā)文機(jī)關(guān)代字與對應(yīng)的版頭應(yīng)一致，如“益資發(fā)”用“中共益陽市資陽區(qū)委文件”的版頭，“益資委”、“益資委干”用“中國共產(chǎn)黨益陽市資陽區(qū)委員會（××）”版頭；三是版頭圓括號中標(biāo)注的文種應(yīng)與標(biāo)題中的文種和最后一個主題詞一致，即三者同一；四是黨委、黨委辦公室與其他任何一個同級機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，均只用黨委或黨委辦公室的公文版頭。這是由黨的機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)地位決定的。
發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)；規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級機(jī)關(guān)規(guī)定，由本機(jī)關(guān)自定的，一定要明示其他機(jī)關(guān)，不能只是自己使用而別人不認(rèn)同。
2．份號
份號，即份數(shù)序號，是同一件公文印制份數(shù)的順序號。在黨的機(jī)關(guān)，用特定版頭印發(fā)的秘密公文均應(yīng)標(biāo)注份號，不是用特定版頭印制的秘密公文，有條件的也應(yīng)標(biāo)注份號。份號從NO.000001號開始，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注于公文首頁左上角。
秘密公文印制份號的目的是：便于對秘密公文進(jìn)行管理和利用。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件發(fā)生。
3—4．密級與保密期限
密級，即公文的秘密等級。公文中的密級分為、機(jī)密、秘密3個等級。秘密可劃分為國家秘密和商業(yè)秘密，其中，國家秘密劃分為、機(jī)密、秘密3個等級，商業(yè)秘密劃分為“商業(yè)機(jī)密”、“商業(yè)秘密”2個等級。有秘密事項的公文應(yīng)確定密級。用特定版頭印發(fā)的公文，密級用3號黑體字標(biāo)注。黨的機(jī)關(guān)的公文，密級標(biāo)注在份號下方，兩字之間空1字；行政機(jī)關(guān)的公文，密級標(biāo)注在公文首頁右上角。如需同時標(biāo)注秘密等級與保密期限，黨政機(jī)關(guān)的公文，都用3號黑體字頂格標(biāo)注在版心右上角第1行，秘密等級中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。比如：“機(jī)密★3年”。
5．緊急程度（等級）
緊急程度（等級），是對公文送達(dá)和辦理的時間要求。用特定版頭印制的公文辦理時間要求叫緊急程度，用電傳方式發(fā)布的公文辦理時間的要求叫等級。用特定版頭印制的黨的機(jī)關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“加急”，用3號黑體字頂格標(biāo)注于公文首頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機(jī)關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“急件”，用3號黑體字標(biāo)注于公文首頁版心右上角第2行，如果該件公文無密級，則標(biāo)注在第1行。
確定公文的緊急程度（等級）應(yīng)實(shí)是求是，防止隨意性。
6．發(fā)文字號
發(fā)文字號是公文的代號，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號3部分組成，是每一個用特定版頭制發(fā)的公文不可缺少的重要組成部分。它起到便于識別公文、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文年度和便于登記、管理、使用的作用。其中，發(fā)文機(jī)關(guān)代字由發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)（管轄地）地方代字、發(fā)文機(jī)關(guān)代字和公文類別代字3部分組成，有的可省略發(fā)文機(jī)關(guān)代字或公文類別代字，但發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)地方代字不能省略。例如，“益資發(fā)”，用“益資”做發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)代字，省略了發(fā)文機(jī)關(guān)代字“委”，“發(fā)”是文件類別字；“益資委”中的“委”是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，即“中國共產(chǎn)黨益陽市資陽區(qū)委員會”，省略了文件類別代字。發(fā)文機(jī)關(guān)代字不能與同級機(jī)關(guān)的機(jī)關(guān)代字相同，例如，同級統(tǒng)戰(zhàn)部與統(tǒng)計局，不能都用“統(tǒng)”字做機(jī)關(guān)代字，應(yīng)分別用“統(tǒng)戰(zhàn)”、“統(tǒng)計”做機(jī)關(guān)代字。發(fā)文年度和發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，發(fā)文年度號標(biāo)注在六角括號內(nèi)。發(fā)文年度應(yīng)標(biāo)全稱，不能簡稱，例如，“〔2005〕”不能簡寫為“〔05〕”。發(fā)文順序號分年度從1號起，按公文的簽發(fā)時間的先后依次編號，不能跳號，不留有空號，不隨意編號，不編虛位（即“1”不編為“001”），不加“第”字。
使用發(fā)文字號，應(yīng)注意3個問題：一是發(fā)文字號一經(jīng)確定，應(yīng)長期固定使用。二是聯(lián)合行文，一般只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。三是用特定版頭印制的公文的發(fā)文字號，黨的機(jī)關(guān)的用4號仿微軟雅黑、行政機(jī)關(guān)的用3號仿微軟雅黑字標(biāo)注于版頭（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識）下空2行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標(biāo)注；上行文的標(biāo)注于左側(cè)，與右側(cè)的“簽發(fā)人”對稱，左右邊各空1字排印。
7．簽發(fā)人
上報公文（主要指請示、報告）應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人由“簽發(fā)人”3字加全角冒號與簽發(fā)人姓名組成，標(biāo)注于公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（版頭）下空2行紅色橫隔線之上。黨的機(jī)關(guān)的公文用4號仿微軟雅黑字標(biāo)注。某些重要的公文有會簽人的，還應(yīng)在簽發(fā)人右側(cè)用4號仿微軟雅黑字標(biāo)注會簽人及其姓名。
上報公文標(biāo)注簽發(fā)人的目的，是為了加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)人對公文所負(fù)的責(zé)任，使之認(rèn)真把好公文關(guān)。
標(biāo)注公文簽發(fā)人應(yīng)注意2個問題：一是聯(lián)合行文，有多個簽發(fā)人，一般是主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色橫隔線；會簽人的標(biāo)注方法同簽發(fā)人。二是簽發(fā)人是指機(jī)關(guān)簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人中職務(wù)者。
8．標(biāo)題
標(biāo)題，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡稱）、公文主題和文種組成，位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標(biāo)題用2號小標(biāo)微軟雅黑字，副標(biāo)題用3號楷體字，居中排印?；匦袝r應(yīng)做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。公文的標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，做到規(guī)范、簡潔、無歧義。
在處理公文標(biāo)題時應(yīng)注意3個問題：一是聯(lián)合行文時各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱排序，一般情況下，主辦機(jī)關(guān)的名稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復(fù)合性公文）中，應(yīng)簡化標(biāo)題。三是標(biāo)題中一般不用除書名號以外的標(biāo)點(diǎn)符號。
9．主送機(jī)關(guān)
主送機(jī)關(guān)，即主要受理公文的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱，或規(guī)范化簡稱，或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱；在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿微軟雅黑字排印，回行時頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號。國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“如主送機(jī)關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機(jī)關(guān)之上，標(biāo)識方法同抄送?！?BR> 普發(fā)性公文，主送機(jī)關(guān)名稱用統(tǒng)稱，并做到規(guī)范、穩(wěn)定。在黨政機(jī)關(guān)常用的公文中，只有通知、報告、請示、批復(fù)、議案、函6種公文標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；決議、決定、指示、命令（令）、意見、公報、公告、通告、規(guī)定、細(xì)則、會議紀(jì)要、工作要點(diǎn)12種公文不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；通報可標(biāo)注可不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，即一般情況下不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，但表彰先進(jìn)、批評錯誤、通報人大和政協(xié)選舉結(jié)果，可標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。
10．正文
正文是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于主送機(jī)關(guān)下方；不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文位于成文日期下方?？h級及基層黨的機(jī)關(guān)不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文在標(biāo)題之下空1行排印。數(shù)字、年份不能回行。
正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用，即：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。常見的錯誤有：①第一層次用“（一）”；第三層次的“1.”寫成了“1、”，把小圓點(diǎn)寫成了頓號。②第一層次用“一、”，第二次用“（1）”，跳躍了兩級。在正文層次不多的情況下，第一級用“一、”，第二級可用“1.”，但不能用“（1）”。為簡化層次，正文中盡量不用多層次結(jié)構(gòu)。
正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3號字印制。正文中只有一級小標(biāo)題的，小標(biāo)題用黑體字排??；有兩級小標(biāo)題的，第一級小標(biāo)題用黑體字排印，第二級小標(biāo)題用楷體字排印；有多級小標(biāo)題的，第一級小標(biāo)題用小標(biāo)微軟雅黑字排印，第二級小標(biāo)題用黑體字排印，第三級小標(biāo)題用楷體字排印，第四級小標(biāo)題用仿微軟雅黑字排印。除小標(biāo)題之外的正文文字，有雙文種的，第一文種的正文用3號楷體字排印，第二文種的正文用3號仿微軟雅黑字排印。
法規(guī)性公文的編、章、節(jié)的序號及標(biāo)題居中排印，占兩行；非法規(guī)性公文的小標(biāo)題的第一行與正文的每一個自然段的第一行左邊空兩個字排印，行距相同。獨(dú)立成段的小標(biāo)題，末尾無標(biāo)點(diǎn)符號；小標(biāo)題之后接著排印正文的，末尾用句號。
11—12．附件及附件名稱
附件，是公文的組成部分，對主件正文起說明、注釋、補(bǔ)充、證實(shí)、參考等作用的文字材料或圖表，置于主件之后，另起一頁開始排印，并與主體裝訂在一起。
公文如有附件，應(yīng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前排印附件名稱。黨的機(jī)關(guān)的公文附件不空行、行政機(jī)關(guān)的公文附件空1行，左側(cè)空2字，用3號仿微軟雅黑字排印“附件”2字或“附”字，后面標(biāo)全角冒號附件名稱。附件的序號（用阿拉伯?dāng)?shù)字）和名稱前后的標(biāo)識應(yīng)一致。
附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。僅一個附件的，不排附件的順序號。附件排印與公文主件排印的規(guī)格相同。附件是圖表的，其文字部分用3至5號字靈活處理。
如果附件與公文主件不能裝訂在一起的，例如，應(yīng)填報的統(tǒng)計表等，應(yīng)在附件的左上角第1行頂格標(biāo)注公文的發(fā)文字號，并在其后標(biāo)注附件（或帶順序號）。在這種情況下，公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在主件最后一頁的下端。附件與主件裝訂在一起的，公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在附件最后一頁的下端。
13．發(fā)文機(jī)關(guān)署名
發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文之后的右下方。
黨的機(jī)關(guān)的公文，與正文的末行一般空兩行排印。不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)和不需加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章的公文，正文之后不再署名。在縣級和基層黨的機(jī)關(guān)，公文印數(shù)較少，所發(fā)公文都要加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章；對于在正文之后不需署名的文種，采取變通的形式，即在正文之后用3號字署名，以便于蓋章，但在正文之前仍不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，只把印發(fā)傳達(dá)范圍由正文之后移至成文日期下一行排印。
行政機(jī)關(guān)的公文，單一機(jī)關(guān)和兩個機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文不署名，3個以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)署名。署名時，將發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在成文日期和正文之間，主辦機(jī)關(guān)排在前面，每行最多排3個發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，最后一排如余一個或兩個，均居中排印，以方便蓋章為標(biāo)準(zhǔn)。
14．成文日期
成文日期，一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，年份不能簡寫。
黨的機(jī)關(guān)的公文成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。有主送機(jī)關(guān)的文種，成文日期標(biāo)注于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方，低兩個字用3號仿微軟雅黑字排?。粚τ跊Q定、決議、規(guī)定等不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加括號用3號楷體字標(biāo)注于標(biāo)題之下居中位置?？h級及基層黨的機(jī)關(guān)發(fā)文，對于決定、決議、規(guī)定等不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方。
行政機(jī)關(guān)的公文成文日期用漢字標(biāo)注，“零”寫“O”。單一機(jī)關(guān)行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個字、用3號仿微軟雅黑字排印。聯(lián)合行文，將成文日期拉開，左右各空7個字排??；成文日期與正文的距離，從實(shí)際出發(fā)確定，以方便蓋章為準(zhǔn)。
公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后因故不能及時發(fā)文時，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定，或由辦文者提出意見報領(lǐng)導(dǎo)確定。
15．印章
縣市區(qū)黨的機(jī)關(guān)和基層黨組織的公文，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。聯(lián)合上報的公文，聯(lián)署機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
在行政機(jī)關(guān)，公文除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
使用機(jī)關(guān)印章加蓋公文時，要認(rèn)真、細(xì)致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用紅色。黨的機(jī)關(guān)的公文印章在發(fā)文機(jī)關(guān)署名的成文日期處，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。行政機(jī)關(guān)的單一機(jī)關(guān)行文，印章距正文2—4mm，居中壓成文日期。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，主辦機(jī)關(guān)在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，每行最多排3個印章，主辦機(jī)關(guān)在前，印章蓋在發(fā)文機(jī)關(guān)署名處，兩端不得超出版心；最后一行如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)注成文日期。當(dāng)公文排版后所乘空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。
縣市區(qū)黨的機(jī)關(guān)和基層黨組織制發(fā)的公文，對于不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的文種，先改變其格式，然后才能在其署名和成文日期處加蓋印章。
16．印發(fā)傳達(dá)范圍（附注）
公文的印發(fā)傳達(dá)范圍（附注），用3號仿微軟雅黑字，居左空2字加圓括號標(biāo)注在成文日期下一行，如果一行排不下，從第二行起可以頂格。
在黨的機(jī)關(guān)的公文中，這一要素叫印發(fā)傳達(dá)范圍。它一般用于普發(fā)性公文。對于有主送機(jī)關(guān)的公文，對印發(fā)傳達(dá)范圍另有要求的，在印發(fā)傳達(dá)范圍處加以說明；對于沒有主送機(jī)關(guān)的公文，起到標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的作用，并可對印發(fā)傳達(dá)范圍提出要求。
在《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中這一要素叫附注，其作用同黨的機(jī)關(guān)的公文的印發(fā)傳達(dá)范圍，并可說明其他需要說明的事項。“請示”公文，在此處注明聯(lián)系人姓名和電話號碼。
印發(fā)傳達(dá)范圍的幾種形式應(yīng)相對固定，做到規(guī)范化，以便準(zhǔn)確及時地確定公文的印發(fā)份數(shù)。
17．主題詞
黨的機(jī)關(guān)的公文，公文主題詞按主題詞法標(biāo)注，即按中共中央辦公廳秘書局編印的《公文主題詞表》（修訂本）標(biāo)注，位于公文末頁下端抄送機(jī)關(guān)或印制版記上方；“主題詞”用3號黑體字頂格排印，后標(biāo)注全角冒號；主題詞用3號書微軟雅黑字；一篇公文最多不超過10個主題詞。行政機(jī)關(guān)的公文，公文主題詞用分類標(biāo)引法標(biāo)注；“主題詞”用3號黑體字居左頂格標(biāo)注，后標(biāo)全角冒號；主題詞用3號小標(biāo)微軟雅黑字；一篇公文最多不超過5個主題詞。
每個詞目之間空1字。一行排不完的，另起一行與一行主題詞的第一個字對齊排印。主題詞下方劃一條與公文滿行等長稍粗的橫線。
18．抄送機(jī)關(guān)
抄送機(jī)關(guān)，指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容（需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容）的上級、下級和無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
用特定版頭（報頭）印制的公文，抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注在印制版記上方，主題詞下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機(jī)關(guān)名稱前標(biāo)明“抄送”二字并加冒號。抄送機(jī)關(guān)名稱排列，按機(jī)關(guān)的大小和排列習(xí)慣依次進(jìn)行排列，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)名稱對齊。黨的機(jī)關(guān)的公文，“抄送”2字頂格，用5號黑體字，后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)名稱用5號微軟雅黑字，中間可用頓號、逗號、分號；末尾不用標(biāo)點(diǎn)符號。行政機(jī)關(guān)的公文，“抄送”2字與抄送機(jī)關(guān)名稱，都用3號仿微軟雅黑字，左空1字排?。怀蜋C(jī)關(guān)名稱之間用頓號隔開，末尾用句號；如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)注方法同抄送機(jī)關(guān)。
19．印制版記
印制版記是印制公文的標(biāo)記，由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)3部分組成，位于公文末頁主題詞或抄送機(jī)關(guān)名稱下方、頁碼上方，與公文頁碼不空行。黨的機(jī)關(guān)的公文，兩條橫線之間的左右側(cè)各空半個4號字，分別標(biāo)注公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱和印發(fā)日期，底線下邊右側(cè)離字邊空兩個5號字，加圓括號用5號微軟雅黑字標(biāo)注印制份數(shù)，即“（共印××份）”。
行政機(jī)關(guān)的公文，只有印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，用3號仿微軟雅黑字排印。
印發(fā)時間都用阿拉伯?dāng)?shù)字，均以付印日期為準(zhǔn)，年份不能簡寫。上行文的，印發(fā)日期后接著排印“印”字；下行文、平行文的，排印“印發(fā)”2字。
用特定版頭印發(fā)的公文的印發(fā)日期，必須在成文日期之后或與成文日期同一天。
翻印上級機(jī)關(guān)的公文，應(yīng)把印發(fā)單位改為翻印單位，印發(fā)日期改為翻印日期，用圓括號標(biāo)注共印××份。
（二）公文用紙格式
黨的機(jī)關(guān)的公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型（長260毫米，寬184毫米），也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米，寬210毫米）。目前，我國黨的機(jī)關(guān)普遍采用16開型公文紙，也有部分單位使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文紙。如果使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文紙，應(yīng)與本機(jī)關(guān)的上級機(jī)關(guān)的公文用紙格式一致，并通盤考慮，包括紙張、檔案卷皮、檔案柜等供應(yīng)和配套問題，不能隨意改變或單獨(dú)改變公文用紙格式。公文用紙格式一經(jīng)確定，必須長期固定使用。
《國家公正機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，從2001年1月1日起，國家行政機(jī)關(guān)的公文用紙，一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。
（三）公文排印、裝訂格式
《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》明確規(guī)定：“公文的漢字從左至右橫排；少數(shù)民族文字按其書寫習(xí)慣排印?！庇脻h字排印公文，除版頭用長牟或長微軟雅黑字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。
《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定：“文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣書寫、排版）。”行政機(jī)關(guān)的公文除發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、標(biāo)題、主題詞目用小標(biāo)微軟雅黑字，密級、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字，份數(shù)序號用2號全身黑正體字外，其余文字都是用3號仿微軟雅黑字。
用16開型公文紙排印公文，黨的機(jī)關(guān)的公文，正文一般每頁排20行，特殊情況，最多只能排22行，每行25個字。行政機(jī)關(guān)的公文，正文一般每頁排19行，每行25個字。
用國際標(biāo)準(zhǔn)A4公文紙排印公文，正文用3號仿微軟雅黑字，一般每頁排22行，每行排28個字。
特殊情況下，為了防止出現(xiàn)“此頁無正文”字樣，調(diào)整行距、字距時，每頁既可減少1行、每行可減少1-2個字，也可每頁增加1-2行、每行增加1-2個字。
公文要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色普所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色普Y80%，M80%。印刷品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
公文頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)注頁碼。
公文裝訂與公文排印應(yīng)一致，并考慮人們的閱讀習(xí)慣。根據(jù)不同裝訂方法的要求，分別用騎馬釘、平訂或膠粘，左側(cè)裝訂，不掉頁。