excel使用你們都明白了嗎?它有很多強大的功能，可能你平時沒有開發(fā)出來而已，這是我了解的一點信息。下面是出國留學網(wǎng)小編為大家整理的“excel使用技巧大全”。本內(nèi)容為大家提供參考。希望對您有所幫助。請關(guān)注出國留學網(wǎng)!!!
excel使用技巧大全
一、讓數(shù)據(jù)顯示不同顏色
在學生成績分析表中，如果想讓總分大于等于500分的分數(shù)以藍色顯示，小于500分的分數(shù)以紅色顯示。操作的步驟如下：首先，選中總分所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”，在彈出的“條件格式”對話框中，將第一個框中設(shè)為“單元格數(shù)值”、第二個框中設(shè)為“大于或等于”，然后在第三個框中輸入500，單擊[格式]按鈕，在“單元格格式”對話框中，將“字體”的顏色設(shè)置為藍色，然后再單擊[添加]按鈕，并以同樣方法設(shè)置小于500，字體設(shè)置為紅色，最后單擊[確定]按鈕。這時候，只要你的總分大于或等于500分，就會以藍色數(shù)字顯示，否則以紅色顯示。
二、將成績合理排序
如果需要將學生成績按著學生的總分進行從高到低排序，當遇到總分一樣的則按姓氏排序。操作步驟如下：先選中所有的數(shù)據(jù)列，選擇“數(shù)據(jù)→排序”，然后在彈出“排序”窗口的“主要關(guān)鍵字”下拉列表中選擇“總分”，并選中“遞減”單選框，在“次要關(guān)鍵字” 下拉列表中選擇“姓名”，最后單擊[確定]按鈕。
三.分數(shù)排行:
如果需要將學生成績按著學生的總分進行從高到低排序，當遇到總分一樣的則按姓氏排序。操作步驟如下：先選中所有的數(shù)據(jù)列，選擇“數(shù)據(jù)→排序”，然后在彈出“排序”窗口的“主要關(guān)鍵字”下拉列表中選擇“總分”，并選中“遞減”單選框，在“次要關(guān)鍵字” 下拉列表中選擇“姓名”，最后單擊[確定]按鈕
四、控制數(shù)據(jù)類型
在輸入工作表的時候，需要在單元格中只輸入整數(shù)而不能輸入小數(shù)，或者只能輸入日期型的數(shù)據(jù)。幸好Excel 2003具有自動判斷、即時分析并彈出警告的功能。先選擇某些特定單元格，然后選擇“數(shù)據(jù)→有效性”，在“數(shù)據(jù)有效性”對話框中，選擇“設(shè)置”選項卡，然后在“允許”框中選擇特定的數(shù)據(jù)類型，當然還要給這個類型加上一些特定的要求，如整數(shù)必須是介于某一數(shù)之間等等。另外你可以選擇“出錯警告”選項卡，設(shè)置輸入類型出錯后以什么方式出現(xiàn)警告提示信息。如果不設(shè)置就會以默認的方式打開警告窗口。怎么樣，現(xiàn)在處處有提示了吧，當你輸入信息類型錯誤或者不符合某些要求時就會警告了。
1、如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符?
例如：在單位的人事資料，在excel中輸入后，由于上級要求在原來的職稱證書的號碼全部再加兩位，即要在每個人的證書號碼前再添上兩位數(shù)13，如果一個一個改的話實在太麻煩了，那么我們可以用下面的辦法，省時又省力：
1)假設(shè)證書號在A列，在A列后點擊鼠標右鍵，插入一列，為B列 ; 2)在B2單元格寫入： ="13" & A2 后回車; 3)看到結(jié)果為
13xxxxxxxxxxxxx 了嗎?鼠標放到B2位置，單元格的下方不是有一個小方點嗎，按著鼠標左鍵往下拖動直到結(jié)束。當你放開鼠標左鍵時就全部都改好了。
若是在原證書號后面加13 則在B2單元格中寫入：=A2 & “13” 后回車。
2、如何設(shè)置文件下拉窗口的最下面的最近運行的文件名個數(shù)?
打開“工具”，選“選項”，再選“常規(guī)”，在“最近使用的文件清單”下面的文件個數(shù)輸入框中改變文件數(shù)目即可。若不在菜單中顯示最近使用的文件名，則將“最近使用的文件清單”前的復選框去掉即可。
3、在EXCEL中輸入如“1-1”、“1-2”之類的格式后它即變成1月1日，1月2日等日期形式，怎么辦?
這是由于EXCEL自動識別為日期格式所造成，你只要點擊主菜單的“格式”菜單，選“單元格”，再在“數(shù)字”菜單標簽下把該單元格的格式設(shè)成文本格式就行了
4、在EXCEL中如何使它象WORD一樣的自動定時保存文件?
點擊“工具”菜單“自動保存”項，設(shè)置自動保存文件夾的間隔時間。如果在“工具”菜單下沒有“自動保存”菜單項，那么執(zhí)行“工具”菜單下“加載宏...”選上“自動保存”，“確定”。然后進行設(shè)置即可。
5、用Excel做多頁的表格時，怎樣像Word的表格那樣做一個標題，即每頁的第一行(或幾行)是一樣的。
但是不是用頁眉來完成?
在EXCEL的文件菜單-頁面設(shè)置-工作表-打印標題;可進行頂端或左端標題設(shè)置，通過按下折疊對話框按鈕后，用鼠標劃定范圍即 可。這樣Excel就會自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。
6、在Excel中如何設(shè)置加權(quán)平均?
加權(quán)平均在財務核算和統(tǒng)計工作中經(jīng)常用到，并不是一項很復雜的計算，關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實就是總量值(如金額)除以總數(shù)量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個單位值(如單價)平均后得到的那個單位值。在Excel中可設(shè)置公式解決(其實就是一個除法算式)，分母是各個量值之和，分子是相應的各個數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。
7、如果在一個Excel文件中含有多個工作表，如何將多個工作表一次設(shè)置成同樣的頁眉和頁腳?如何才能一次打印多個工作表?
把鼠標移到工作表的名稱處(若你沒有特別設(shè)置的話，Excel自動設(shè)置的名稱是“sheet1、sheet2、sheet3.......”)，然后點右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項，這時你的所有操作都是針對全部工作表了，不管是設(shè)置頁眉和頁腳還是打印你工作表。
8、EXCEL中有序號一欄，由于對表格進行調(diào)整，序號全亂了,可要是手動一個一個改序號實在太慢太麻煩，用什么方法可以快速解決?
如果序號是不應隨著表格其他內(nèi)容的調(diào)整而發(fā)生變化的話，那么在制作EXCEL表格時就應將序號這一字段與其他字段分開，如在“總分”與“排名”之間空開一列，為了不影響顯示美觀，可將這一空的列字段設(shè)為隱藏，這樣在調(diào)整表格(數(shù)據(jù)清單)的內(nèi)容時就不會影響序號了。
9、用Excel2000做成的工資表，只有第一個人有工資條的條頭(如編號、姓名、崗位工資.......)，想輸出成工資條的形式。
這個問題應該這樣解決：先復制一張工資表，然后在頁面設(shè)置中選中工作表選項，設(shè)置打印工作表行標題，選好工資條的條頭，然后在每一個人之間插入行分頁符，再把頁長設(shè)置成工資條的高度即可。
10、在Excel中小數(shù)點無法輸入，按小數(shù)點，顯示的卻是逗號，無論怎樣設(shè)置選項都無濟于事，該怎么辦?
這是一個比較特殊的問題，我曾為此花了十幾個小時的時間，但說白了很簡單。在Windows的控制面板中，點擊“區(qū)域設(shè)置”圖標，在彈出的“區(qū)域設(shè)置屬性”對話面板上在“區(qū)域設(shè)置”里選擇“中文(中國)”，在“區(qū)域設(shè)置屬性”對話面板上在“數(shù)字”屬性里把小數(shù)點改為“.”(未改前是“，”)，按“確定”按鈕結(jié)束。這樣再打開Excel就一切都正常了。
11、如何快速選取特定區(qū)域?
使用F5鍵可以快速選取特定區(qū)域。例如，要選取A2：A1000，最簡便的方法是按F5鍵，出現(xiàn)“定位”窗口，在“引用”欄內(nèi)輸入需選取的區(qū)域A2：A1000。
12、如何快速返回選中區(qū)域?
按Ctr+BacksPae(即退格鍵)。
13、如何快速定位到單元格?
方法一：按F5鍵，出現(xiàn)“定位”對話框，在引用欄中輸入欲跳到的單元格地址，單市“確定”按鈕即可。
方法二：單擊編輯欄左側(cè)單元格地址框，輸入單元格地址即可。
14、“Ctrl+*”的特殊功用
一般來說，當處理一個工作表中有很多數(shù)據(jù)的表格時，通過選定表格中某個單元格，然后按下 Ctrl+* 鍵可選定整個表格。Ctfl+* 選定的區(qū)域是這樣決定的：根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。
16、如何在不同單元格中快速輸入同一數(shù)內(nèi)容?
選定單元格區(qū)域，輸入值，然后按 Ctrl+ Ener鍵，即可實現(xiàn)在選定的單元格區(qū)域中一次性輸入相同的值。
17、只記得函數(shù)的名稱，但記不清函數(shù)的參數(shù)了，怎么辦?
如果你知道所要使用函數(shù)的名字，但又記不清它的所有參數(shù)格式，那么可以用鍵盤快捷鍵把參數(shù)粘貼到編輯欄內(nèi)。
具體方法是：在編輯欄中輸入一個等號其后接函數(shù)名，然后按 Ctr+ A鍵，Excel則自動進入“函數(shù)指南——步驟 2之2”。當使用易于記憶的名字且具有很長一串參數(shù)的函數(shù)時，上述方法顯得特別有用。
18、如何把選定的一個或多個單元格拖放至新的位置?
按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。
具體方法是： 選定單元格，按下Shift鍵，移動鼠標指針至單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭(空心箭頭)，然后按住鼠標左鍵進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變?yōu)橐粋€水平“工”狀標志，左右拖拉時會變?yōu)榇怪薄肮ぁ睜顦酥?，釋放鼠標按鈕完成操作后，選定的一個或多個單元格就被拖放至新的位置。
19、如何讓屏幕上的工作空間變大?
可以將不用的工具欄隱藏，也可以極大化Excel窗口，或者在“視圖”菜單中選擇“全屏顯示”命令。
20、如何使用快顯菜單?
快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個區(qū)域，然后單擊鼠標右健即可調(diào)出快顯菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。
21、如何使用快顯菜單?
快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個區(qū)域，然后單擊鼠標右健即可調(diào)出快顯菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。
22、如何防止Excel自動打開太多文件?
當Excel啟動時，它會自動打開Xlstart目錄下的所有文件。當該目錄下的文件過多時，Excel加載太多文件不但費時而且還有可能出錯。解決方法是將不該位于Xlstart目錄下的文件移走。另外，還要防止EXcel打開替補啟動目錄下的文件：選擇“工具”\“選項”\“普通”，將“替補啟動目錄”一欄中的所有內(nèi)容刪除。
23、如何去掉網(wǎng)格線?
1)除去編輯窗口中的表格線
單擊“工具”菜單中的“選項”，再選中“視圖”，找到“網(wǎng)格線”，使之失效;
2)除去打印時的未定義表格線
有時會出現(xiàn)這樣的情況：你在編輯時未定義的表格線(在編輯窗中看到的也是淡灰色表格線)，一般情況下在打印時是不會打印出來的，可有時卻偏偏不聽使喚給打印出來了，特別是一些所謂的“電腦”VCD中編輯的Excel表格更是這樣。要除去這些表格線，只要在單擊“文件”、“頁面設(shè)置”、“工作表”菜單，點擊一下“網(wǎng)格線”左邊的選擇框，取消選擇“網(wǎng)格線”就行了。
24、如何快速格式化報表?
為了制作出美觀的報表，需要對報表進行格式化。有快捷方法，即自動套用Excel預設(shè)的表格樣式。方法是： 選定操作區(qū)域，選取“格式”菜單中的“自動套用格式”命令，在格式列表框中選取一款你滿意的格式樣式，按“確定”按鈕即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“數(shù)字”、“邊框線”、“字體”等6個“應用格式種類”選項，若某項前面的“x”不出現(xiàn)，則在套用表格樣式時就不會用該項。
25、如何快速地復制單元格的格式?
要將某一格式化操作復制到另一部分數(shù)據(jù)上，可使用“格式刷”按鈕。選擇含有所需源格式的單元格，單擊工具條上的“格式刷”按鈕，此時鼠標變成了刷子形狀，然后單擊要格式化的單元格即可將格式拷貝過去。
26、如何為表格添加斜線?
一般我們習慣表格上有斜線，而工作表本身并沒有提供該功能。其實，我們可以使用繪圖工具來實現(xiàn)： 單擊“繪圖”按鈕，選取“直線”，鼠標變成十字型.將其移至要添加斜線的開始位置，按住鼠標左鍵拖動至終止位置，釋放鼠標，斜線就畫出來了。另外，使用“文字框”按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字，但文字周圍有邊框，要想取消它，可選中文字框，調(diào)出快顯菜單，選擇“對象格式”\“圖案”，選擇“無邊框”項即可。
27、如何快速地將數(shù)字作為文本輸入?
在輸入數(shù)字前加一個單引號“”’，可以強制地將數(shù)字作為文本輸入。
28、如何定義自己的函數(shù)?
用戶在Excel中可以自定義函數(shù)。切換至 Visual Basic模塊，或插入一頁新的模塊表(Module)，在出現(xiàn)的空白程序窗口中鍵入自定義函數(shù)VBA程序，按Enter確認后完成編 寫工作，Excel將自動檢查其正確性。此后，在同一工作薄內(nèi)，你就可以與使用Exed內(nèi)部函數(shù)一樣在工作表中使用自定義函數(shù)，如：
Function Zm(a)
If a< 60 Then im=‘不及格”
Else Zm=“及格”
End If
End Function
29、如何在一個與自定義函數(shù)駐留工作簿不同的工作簿內(nèi)的工作表公式中調(diào)用自定義 函數(shù)?
可在包含自定義函數(shù)的工作薄打開的前提下，采用鏈接的方法(也就是在調(diào)用函數(shù)時加上該函數(shù)所在的工作簿名)。假設(shè)上例中的自定義函數(shù)Zm所在工作薄為MYUDF.XLS，現(xiàn)要在另一不同工作簿中的工作表公式中調(diào)用Zm函數(shù)，應首先確保MYUDF.XLS被打開，然后使用下述鏈接的方法： =MYUDF.XLS! ZM(b2)
30、如何快速輸入數(shù)據(jù)序列?
如果你需要輸入諸如表格中的項目序號、日期序列等一些特殊的數(shù)據(jù)系列，千萬別逐條輸入，為何不讓Excel自動填充呢?在第一個單元格內(nèi)輸入起始數(shù)據(jù)，在下一個單元格內(nèi)輸入第二個數(shù)據(jù)，選定這兩個單元格，將光標指向單元格右下方的填充柄，沿著要填充的方向拖動填充柄，拖過的單元格中會自動按Excel內(nèi)部規(guī)定的序列進行填充。如果能將自己經(jīng)常要用到的某些有規(guī)律的數(shù)據(jù)(如辦公室人員名單)，定義成序列，以備日后自動填充，豈不一勞永逸!選擇“工具”菜單中的“選項”命令，再選擇“自定義序列”標簽， 在輸入框中輸入新序列，注意在新序列各項2間要輸入半角符號的逗號加以分隔(例如：張三，李四，王二……)，單擊“增加”按鈕將輸入的序列保存起來。
31、使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄
上例中，介紹了使用鼠標左鍵拖動單元格填充柄自動填充數(shù)據(jù)序列的方法。其實，使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄則更具靈活性。在某單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，按住鼠標右鍵沿著要填充序列的方向拖動填充柄，將會出現(xiàn)包含下列各項的菜單：復制單元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充;以天數(shù)填充、以工作日該充、以月該充、以年填充;序列……此時，你可以根據(jù)需要選擇一種填充方式。
32.如果你的工作表中已有某個序列項，想把它定義成自動填充序列以備后用，是否需要按照上面介紹的自定義序列的方法重新輸入這些序列項?
不需要。有快捷方法：選定包含序列項的單元格區(qū)域，選擇“工具”\“選項”\“自定義序列”，單擊“引入”按鈕將選定區(qū)域的序列項添加至“自定義序列”對話框，按“確定”按鈕返回工作表，下次就可以用這個序列項了。
33、上例中，如果你已擁育的序列項中含有許多重復項，應如何處理使其沒有重復項，以便使用“引入”的方法快速創(chuàng)建所需的自定義序列?
選定單元格區(qū)域，選擇“數(shù)據(jù)”\“篩選”\“高級篩選”，選定“不選重復的記錄”選項，按“確定”按鈕即可。
34、如何對工作簿進行安全保護?
如果你不想別人打開或修改你的工作簿，那么想法加個密碼吧。打開工作薄，選擇“文件”菜單中的“另存為”命令，選取“選項”，根據(jù)用戶的需要分別輸入“打開文件口令”或“修改文件D令”，按“確定”退出。
工作簿(表)被保護之后，還可對工作表中某些單元格區(qū)域的重要數(shù)據(jù)進行保護，起到雙重保護的功能，此時你可以這樣做：首先，選定需保護的單元格區(qū)域，選取“格式”菜單中的“單元格”命令，選取“保護”，從對話框中選取“鎖定”，單由“確定”按鈕退出。然后選取“工具”菜單中的“保護”命令，選取“保護工作表”，根據(jù)提示兩次輸入口令后退出。
注意：不要忘記你設(shè)置有“口令”。
35、如何使單元格中的顏色和底紋不打印出來?
對那些加了保護的單元格，還可以設(shè)置顏色和底紋，以便讓用戶一目了然，從顏色上看出那些單元格加了保護不能修改，從而可增加數(shù)據(jù)輸入時的直觀感覺。但卻帶來了問題，即在黑白打印時如果連顏色和底紋都打出來，表格的可視性就大打折扣。解決辦法是：選擇“文件”\“頁面設(shè)置”\“工作表”，在“打印”欄內(nèi)選擇“單元格單色打印”選項。之后，打印出來的表格就面目如初了。
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一、輸入文本
Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數(shù)字、空格和非數(shù)字字符的組合，每個單元格中最多可容納32000個字符數(shù)。在這里提醒大家，雖 然在Excel中輸入文本和在其它應用程序中沒有什么本質(zhì)區(qū)別，但是還是有一些差異，比如我們在Word、PowerPoint的表格中，當在單元格中輸 入文本后，按回車鍵表示一個段落的結(jié)束，光標會自動移到本單元格中下一段落的開頭，在Excel的單元格中輸入文本時，按一下回車鍵卻表示結(jié)束當前單元格 的輸入，光標會自動移到當前單元格的下一個單元格，出現(xiàn)這種情況時，如果你是想在單元格中分行，則必須在單元格中輸入硬回車，即按住Alt鍵的同時按回車 鍵。
二、輸入分數(shù)
幾乎在所有的文檔中，分數(shù)格式通常用一道斜杠來分界分子與分母，其格式為“分子/分母”，在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來區(qū)分年月日的，比如 在單元格中輸入“1/2”，按回車鍵則顯示“1月2日”，為了避免將輸入的分數(shù)與日期混淆，我們在單元格中輸入分數(shù)時，要在分數(shù)前輸入“0”(零)以示區(qū) 別，并且在“0”和分子之間要有一個空格隔開，比如我們在輸入1/2時，則應該輸入“0 1/2”。如果在單元格中輸入“8 1/2”，則在單元格中顯示“8 1/2”，而在編輯欄中顯示“8.5”。
三、輸入負數(shù)
在單元格中輸入負數(shù)時，可在負數(shù)前輸入“-”作標識，也可將數(shù)字置在()括號內(nèi)來標識，比如在單元格中輸入“(88)”，按一下回車鍵，則會自動顯示為“-88”。
四、輸入小數(shù)
在輸入小數(shù)時，用戶可以向平常一樣使用小數(shù)點，還可以利用逗號分隔千位、百萬位等，當輸入帶有逗號的數(shù)字時，在編輯欄并不顯示出來，而只在單元格中顯 示。當你需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字時，可以采用下面的方法：選擇“工具”、“選項”命令，打開“選項” 對話框，單擊“編輯”標簽，選中“自動設(shè)置小數(shù)點”復選框，并在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點右面的位數(shù)，如果要在輸入比較大的數(shù)字后自動添 零，可指定一個負數(shù)值作為要添加的零的個數(shù)，比如要在單元格中輸入“88”后自動添加3個零，變成“88000”，就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“-3”，相 反，如果要在輸入“88”后自動添加3位小數(shù)，變成“0.088”，則要在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“3”。另外提醒大家，在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符 串的數(shù)字后，應清除對“自動設(shè)置小數(shù)點”符選框的選定，以免影響后邊的輸入;如果只是要暫時取消在“自動設(shè)置小數(shù)點”中設(shè)置的選項，可以在輸入數(shù)據(jù)時自帶 小數(shù)點。
五、輸入貨幣值
Excel 幾乎支持所有的貨幣值，如人民幣(￥)、英鎊(￡)等。歐元出臺以后，Excel2000完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號。用戶可以很方便地在單元 格中輸入各種貨幣值，Excel會自動套用貨幣格式，在單元格中顯示出來，如果用要輸入人民幣符號，可以按住Alt鍵，然后再數(shù)字小鍵盤上按“0165” 即可。
六、輸入日期
Excel是將 日期和時間視為數(shù)字處理的，它能夠識別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時間格式。用戶可以用多種格式來輸入一個日期，可以用斜杠“/”或者“-”來分 隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”，可以在單元各種輸入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在單元格 中插入當前日期，可以按鍵盤上的Ctrl ;組合鍵。
七、輸入時間
在Excel中輸入時間時，用戶可以按24小時制輸入，也可以按12小時制輸入，這兩種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2時30分38秒，用 24小時制輸入格式為：2:30:38，而用12小時制輸入時間格式為：2:30:38 p，注意字母“p”和時間之間有一個空格。如果要在單元格中插入當前時間，則按Ctrl Shift ;鍵。