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會計(jì)電算化基本知識
【學(xué)習(xí)目的與要求】
通過本講的學(xué)習(xí)，要求掌握會計(jì)電算化的概念、作用及其管理體制，了解會計(jì)電算化的由來及其發(fā)展的基本狀況。
一、會計(jì)電算化的由來
會計(jì)作為經(jīng)濟(jì)管理的重要組成部分，是核算經(jīng)濟(jì)效益的一種管理活動(dòng)，它的發(fā)展迄今已有3000多年的歷史。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，會計(jì)數(shù)據(jù)的處理手段和技術(shù)主要經(jīng)歷了以下三個(gè)階段的發(fā)展歷程，即手工方式、機(jī)械方式和電算化(計(jì)算機(jī)處理)方式。電算化方式就是以電子計(jì)算機(jī)取代傳統(tǒng)手工操作，組成一個(gè)人機(jī)系統(tǒng)。當(dāng)計(jì)算機(jī)真正應(yīng)用于會計(jì)領(lǐng)域之后，便產(chǎn)生了會計(jì)電算化。
什么是會計(jì)電算化
二、什么是會計(jì)電算化
1981年8月，在吉林省長春市召開的“財(cái)務(wù)、會計(jì)、成本應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)專題討論會”上，國家財(cái)政部和中國會計(jì)學(xué)會正式提出了“會計(jì)電算化”這個(gè)概念，是指電子計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在會計(jì)工作中應(yīng)用的簡稱。
會計(jì)電算化的概念，隨著我國會計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展，也在不斷豐富。一般而言，會計(jì)電算化有狹義和廣義之分。狹義的會計(jì)電算化，是指以電子計(jì)算機(jī)為主體的當(dāng)代電子信息技術(shù)在會計(jì)工作中的應(yīng)用。具體來說，就是利用會計(jì)軟件，指揮各種計(jì)算機(jī)設(shè)備替代手工完成或完成在手工下很難完成、甚至無法完成的會計(jì)工作的過程。廣義的會計(jì)電算化，是指與實(shí)現(xiàn)會計(jì)工作電算化有關(guān)的所有工作，包括會計(jì)電算化軟件的開發(fā)和應(yīng)用，會計(jì)電算化人才的培養(yǎng)，會計(jì)電算化的宏觀規(guī)劃，會計(jì)電算化的制度建設(shè)，會計(jì)電算化軟件市場的培育與發(fā)展等。
會計(jì)電算化的內(nèi)容比較廣泛，可以從不同的角度進(jìn)行歸納。
按照會計(jì)電算化的服務(wù)層次和提供信息的深度，可以分為三個(gè)不同的發(fā)展階段，即：會計(jì)核算電算化階段、會計(jì)管理電算化階段和會計(jì)決策電算化階段。會計(jì)核算電算化階段的主要工作內(nèi)容包括：設(shè)置會計(jì)科目、填制會計(jì)憑證、登記會計(jì)賬簿、結(jié)賬、成本核算、編制會計(jì)報(bào)表等。會計(jì)管理電算化的主要任務(wù)是進(jìn)行會計(jì)預(yù)測、編制財(cái)務(wù)計(jì)劃、進(jìn)行財(cái)務(wù)控制和開展會計(jì)分析等。會計(jì)決策電算化是會計(jì)電算化的高級階段，它是在會計(jì)管理電算化系統(tǒng)提供信息的基礎(chǔ)上，結(jié)合其他的數(shù)據(jù)和信息，借助與決策支持系統(tǒng)的理論和方法，幫助決策者制定科學(xué)的決策方案。如，生產(chǎn)決策、銷售決策和財(cái)務(wù)決策等。
例題1：會計(jì)電算化是一個(gè)用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬的過程。( )
答案：× 會計(jì)電算化的過程就是一個(gè)用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬，并部分的完成對會計(jì)信息的分析、判斷和決策的過程。
例題2：會計(jì)電算化已成為一門融電子計(jì)算機(jī)科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)、會計(jì)科學(xué)等現(xiàn)代科技為一體的邊緣學(xué)科。( )
答案：√
三、會計(jì)電算化的作用
從會計(jì)發(fā)展的歷史來說，會計(jì)電算化的出現(xiàn)和發(fā)展是一次重大的變革，在紛繁復(fù)雜的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，其意義不僅僅在于節(jié)省了人力和時(shí)間，而且在轉(zhuǎn)換企業(yè)經(jīng)營機(jī)制、增強(qiáng)企業(yè)競爭能力、提高企業(yè)經(jīng)營管理水平等方面都具有重要作用。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
首先，提高了會計(jì)核算的水平和質(zhì)量。會計(jì)電算化的首要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)會計(jì)核算工作的電算化。會計(jì)電算化系統(tǒng)極大的提高了會計(jì)核算工作的水平和質(zhì)量，主要有以下幾個(gè)方面的表現(xiàn)：
(1) 減輕了會計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率;
(2) 縮短了會計(jì)數(shù)據(jù)處理的周期，提高了會計(jì)數(shù)據(jù)的時(shí)效性;
(3) 提高了會計(jì)數(shù)據(jù)處理的正確性和規(guī)范性。
其次，提高了企業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營管理水平。實(shí)現(xiàn)會計(jì)核算電算化是會計(jì)電算化的基礎(chǔ)，全面提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平則是會計(jì)電算化的主要目的。實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
(1) 為從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)化管理轉(zhuǎn)變創(chuàng)造了條件;
(2) 為從事后管理向事中控制、事先預(yù)測轉(zhuǎn)變創(chuàng)造了條件;
(3) 為企業(yè)全面管理現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。
再次，推動(dòng)了會計(jì)技術(shù)、方法、理論創(chuàng)新和觀念更新，促進(jìn)了會計(jì)工作的進(jìn)一步發(fā)展。會計(jì)電算化的產(chǎn)生和發(fā)展，使傳統(tǒng)會計(jì)學(xué)理論和實(shí)踐均收到影響，許多地方需要改革后，才能適應(yīng)這一新的情況。電算化會計(jì)不僅使傳統(tǒng)會計(jì)使用的介質(zhì)、工具、簿記格式等形式發(fā)生了變化，而且對會計(jì)核算的方式、程序、內(nèi)容和方法，以及控制甚至管理制度都提出了相應(yīng)的變化要求，并進(jìn)一步涉及到會計(jì)學(xué)的理論問題。
四、會計(jì)電算化的管理體制
要使會計(jì)電算化工作一開始便走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，必須從宏觀和微觀兩個(gè)方面對其進(jìn)行科學(xué)的管理。
會計(jì)電算化工作的宏觀管理是指各級財(cái)政部門和各級業(yè)務(wù)主管部門對全國和本地區(qū)會計(jì)電算化工作實(shí)行的綜合管理。即，財(cái)政部管理全國的會計(jì)電算化工作，地方各級財(cái)政部門管理本地區(qū)的會計(jì)電算化工作。宏觀管理的基本任務(wù)是：(1)制定會計(jì)電算化發(fā)展規(guī)劃并組織實(shí)施;(2)加強(qiáng)會計(jì)核算軟件管理，對會計(jì)核算軟件及生成的會計(jì)資料是否符合國家統(tǒng)一的會計(jì)制度情況進(jìn)行監(jiān)督;(3)加強(qiáng)會計(jì)軟件電算化管理制度建設(shè);(4)加強(qiáng)會計(jì)電算化的組織和領(lǐng)導(dǎo)，引導(dǎo)基層單位逐步實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化，提高會計(jì)工作水平;(5)組織和管理電算化人才培訓(xùn)工作。
會計(jì)電算化微觀管理制度的主要內(nèi)容包括：會計(jì)電算化崗位責(zé)任制、會計(jì)電算化操作管理制度、計(jì)算機(jī)軟硬件和數(shù)據(jù)管理制度、會計(jì)電算化會計(jì)檔案管理制度等。
五、我國會計(jì)電算化發(fā)展概況
我國會計(jì)電算化的發(fā)展始于20世紀(jì)70年代，雖然起步較晚，但發(fā)展較快，在短短20多年的時(shí)間里就已取得了豐碩的成果。簡單說來，我國會計(jì)電算化的發(fā)展可以分為起步階段(也稱緩慢發(fā)展階段，1983年以前)、自發(fā)發(fā)展階段(1983～1987年)、有組織有計(jì)劃的穩(wěn)定發(fā)展階段(1987～1996年)和競爭提高階段(1996年至今)。今后，會計(jì)電算化的發(fā)展將形成兩種趨勢：高管理層次、業(yè)務(wù)復(fù)雜的大型企業(yè)依靠具有雄厚技術(shù)力量的專業(yè)會計(jì)軟件公司，進(jìn)行高水平會計(jì)信息系統(tǒng)的定點(diǎn)開發(fā)，以滿足其獨(dú)特管理方法的會計(jì)要求;中小型企事業(yè)單位，在成熟的會計(jì)核算軟件市場，選擇操作簡便、售后服務(wù)量小、專業(yè)化特點(diǎn)強(qiáng)、擴(kuò)充余地大的會計(jì)軟件包，逐步擴(kuò)展電算化范圍、滿足會計(jì)核算和會計(jì)管理的要求。
會計(jì)核算軟件
一、會計(jì)核算軟件的概念
所謂會計(jì)核算軟件，是指專門用于會計(jì)核算工作的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件，包括采用各種計(jì)算機(jī)語言編制的用于會計(jì)核算工作的計(jì)算機(jī)程序，它是由一系列指揮計(jì)算機(jī)執(zhí)行會計(jì)核算工作的程序代碼和有關(guān)的文檔技術(shù)資料組成的。
凡是具備相對獨(dú)立完成會計(jì)數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出功能模塊的軟件，如賬務(wù)處理、固定資產(chǎn)核算、工資核算軟件等均可視為會計(jì)核算軟件。大型企業(yè)中使用的企業(yè)資源計(jì)劃(Enterprise Resources Planning，簡稱ERP)軟件中，用于處理會計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)部分的功能模塊也屬于會計(jì)核算軟件的范疇。
例題1.
判斷題：企業(yè)資源計(jì)劃(簡稱ERP)軟件中用于處理會計(jì)核算數(shù)據(jù)部分的模塊不屬于會計(jì)核算軟件的范疇。 ( )
答案：× 企業(yè)資源計(jì)劃(簡稱ERP)軟件中用于處理會計(jì)核算數(shù)據(jù)部分的模塊也屬于會計(jì)核算軟件的范疇。
二、會計(jì)核算軟件分類
按照不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，會計(jì)核算軟件可分為不同的種類。按硬件結(jié)構(gòu)劃分，會計(jì)核算軟件可分為：單用戶會計(jì)核算軟件和多用戶(網(wǎng)絡(luò))會計(jì)核算軟件。按適用范圍劃分，則會計(jì)核算軟件可分為專用會計(jì)核算軟件和通用會計(jì)核算軟件。
專用會計(jì)核算軟件也稱為定點(diǎn)開發(fā)核算軟件，一般是指由使用單位根據(jù)自身會計(jì)核算與管理的需要自行開發(fā)或委托其他單位開發(fā)，專供本單位使用的會計(jì)核算軟件。
通用會計(jì)核算軟件一般是指由專業(yè)軟件公司研制，公開在市場上銷售，能適應(yīng)不同行業(yè)、不同單位會計(jì)核算與管理基本需要的會計(jì)核算軟件。目前，我國的通用會計(jì)核算軟件以商品化軟件為主。如，用友M8.X系列、金碟2000系列的通用企業(yè)會計(jì)軟件。
與專用會計(jì)核算軟件相比，通用會計(jì)核算軟件具有通用性強(qiáng)、成本相對較低、維護(hù)量小且維護(hù)有保障、軟件開發(fā)水平較高等優(yōu)點(diǎn)，但是通用會計(jì)核算軟件也有一些缺陷，如軟件系統(tǒng)的專業(yè)性差，而且系統(tǒng)的擴(kuò)充與修改是由開發(fā)者決定的，這些缺陷往往給使用者帶來不便。
因此，大家在選擇會計(jì)軟件時(shí)應(yīng)該注意以下幾個(gè)問題：
(1) 所選軟件的技術(shù)指標(biāo)是否能夠滿足需要;
(2) 會計(jì)軟件的功能是否能充分滿足和保證企事業(yè)單位的特殊需求;
(3) 售后服務(wù)的質(zhì)量;
(4) 是否有同類企業(yè)已成功地運(yùn)用了該種軟件。
例題2.
單選題：商品性會計(jì)軟件比自行開發(fā)的會計(jì)軟件( )。
A.通用性強(qiáng)，開發(fā)水平低 B.維護(hù)量小，購置成本高
C.成本高，開發(fā)水平高 D.通用性強(qiáng)，維護(hù)量小
答案：D。
例題3.
判斷題：商品化會計(jì)核算軟件通用性強(qiáng)，不需要在會計(jì)部門進(jìn)行任何調(diào)整即可使用。 ( )
答案：×。為了體現(xiàn)“通用”的特點(diǎn)，通用會計(jì)核算軟件一般都設(shè)置“初始化”模塊，用戶在首次使用通用會計(jì)核算軟件時(shí)，必須使用該模塊對本單位的所有會計(jì)核算規(guī)則進(jìn)行初始化設(shè)置，從而把通用會計(jì)核算軟件轉(zhuǎn)化為適合本單位核算實(shí)際的專用會計(jì)核算軟件。所以，“商品化會計(jì)核算軟件通用性強(qiáng)，不需要在會計(jì)部門作任何調(diào)整”的觀念是錯(cuò)誤的。
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