文秘專業(yè)需要哪些基本素質(zhì)，文秘專業(yè)的工作任務(wù)是什么，下面是出國(guó)留學(xué)網(wǎng)小編為大家整理的文秘專業(yè)基本素質(zhì)及工作任務(wù)，歡迎大家閱讀。
一、基本素質(zhì)
1、 身體素質(zhì)：
健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個(gè)重要前提。要有一個(gè)健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。
2、 心理素質(zhì)：
要時(shí)刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個(gè)有著心理障礙的人，一個(gè)對(duì)社會(huì)充滿仇恨的人，一個(gè)喜怒無(wú)常的人是不可能做好秘書工作的。
3、 思想素質(zhì)：
這是更高的一項(xiàng)要求，作為現(xiàn)代社會(huì)的高級(jí)管理人員，在一個(gè)國(guó)際知名的機(jī)構(gòu)里工作，應(yīng)當(dāng)具有愛(ài)崗敬業(yè)精神、實(shí)事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì)責(zé)任感。在現(xiàn)代社會(huì)里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會(huì)的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說(shuō)每天的國(guó)內(nèi)外形勢(shì)，就在我們身邊，就會(huì)經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個(gè)親戚玩股票掙了大錢;明天你的一個(gè)朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了;昨天，你的哥們當(dāng)了大官，前天，你的一個(gè)熟人因腐敗問(wèn)題露餡，進(jìn)去了。。。。。。這些都會(huì)令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財(cái)了，就想到，做人就得膽大;而一看到出問(wèn)題的，馬上又一轉(zhuǎn)念，做人還是謹(jǐn)慎為好!
二、業(yè)務(wù)素質(zhì)
1、 理論知識(shí)：
必須認(rèn)識(shí)到理論學(xué)習(xí)的重要性，一方面要掌握扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，包括法律、外語(yǔ)、經(jīng)貿(mào)以及對(duì)業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識(shí)。另一方面也注意收集新的信息，關(guān)注的法學(xué)領(lǐng)域的新的發(fā)展動(dòng)態(tài)。
2、 實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)：
要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗(yàn)，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，要多向有經(jīng)驗(yàn)的人學(xué)習(xí)。
3、 辦事能力：
秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無(wú)論是辦案，辦會(huì)，還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。(詳見(jiàn)“四”)
三、文化素質(zhì)
1、 社會(huì)科學(xué) 學(xué)好專業(yè)知識(shí)應(yīng)是起碼的要求，而懂得一點(diǎn)文史哲，具備一定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對(duì)工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故?只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫詩(shī)做對(duì)皆不行。后皇帝派了一個(gè)叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對(duì)聯(lián)來(lái)試王的文化，上聯(lián)曰： 江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯(lián)對(duì)之： 塞北一天一地一圣人。 語(yǔ)出驚人，頓受青睞。江南秀才們進(jìn)而問(wèn)到，先生的學(xué)問(wèn)究竟有多大?王隨口吟到：天下文章屬三江 三江文章屬吾鄉(xiāng) 吾鄉(xiāng)文章屬吾弟 吾為吾弟改文章。由此，一句對(duì)聯(lián)，一首詩(shī)完成了招考工作。
2、 自然科學(xué)：
仲裁、調(diào)解案件五花八門，常常要涉及自然科學(xué)的有關(guān)知識(shí)，如機(jī)械設(shè)備，建筑工程，醫(yī)藥化學(xué)等。一方面，我們平時(shí)要注意積累;另一方面，在辦理這方面的案子過(guò)程中，也要從中學(xué)一學(xué)這方面的知識(shí)。
3、 外語(yǔ)：
我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經(jīng)常涉及外國(guó)當(dāng)事人，對(duì)外交往中，無(wú)論是書面的，還是口頭的，都要經(jīng)常運(yùn)用外語(yǔ)。我們要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語(yǔ)的，“兩條腿走路”的人才。
四、其他
學(xué)會(huì)一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。 俗話說(shuō)，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會(huì)有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會(huì)有你無(wú)地自容的那一刻。
但有一點(diǎn)要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個(gè)“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實(shí)自己的其它知識(shí)與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務(wù)正業(yè)”。
五、秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù)
工作原則：
在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準(zhǔn)則。
工作方法：
為了達(dá)到工作目標(biāo)而采取的手段和途徑。比如過(guò)河: 你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關(guān)鍵是要選擇切實(shí) 可行的方法。 工作藝術(shù)：通過(guò)運(yùn)用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法, 順利地完成工作任務(wù)，同時(shí)給人以美的感覺(jué)和享受。
作為現(xiàn)代社會(huì)的秘書人員或管理人員，我們應(yīng)該學(xué)會(huì)：堅(jiān)持工作原則，運(yùn)用工作方法，講究工作藝術(shù)。為此，我們要做到以下幾點(diǎn)：
1、要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系：包括與本部門的領(lǐng)導(dǎo)之間，同事之間;與仲裁員/調(diào)解員之間的關(guān)系;與當(dāng)事人的關(guān)系，與律師的關(guān)系;與有關(guān)部門的關(guān)系等。 在協(xié)調(diào)與本部門領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時(shí)，要作到尊重領(lǐng)導(dǎo)，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作方法、工作風(fēng)格以及工作特點(diǎn)。比如，有的領(lǐng)導(dǎo)邏輯性較強(qiáng)，凡是愛(ài)有個(gè)前因后果，對(duì)這樣的領(lǐng)導(dǎo)就要在談工作時(shí)要講事實(shí)，擺觀點(diǎn)，有分析有推理;而有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡單刀直入、開門見(jiàn)山，對(duì)此就要言簡(jiǎn)意賅，直中問(wèn)題的要害;而有的領(lǐng)導(dǎo)幽默風(fēng)趣，你也不妨與他(她)開開玩笑。了解領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和特點(diǎn)，目的是為了更好地做好工作。
2、當(dāng)然，在尊重領(lǐng)導(dǎo)的前提下，要敢于提出自己的觀點(diǎn)，要有維護(hù)真理的精神。那種對(duì)領(lǐng)導(dǎo)一味迎合，無(wú)原則地服從，則是不足取的。那樣，會(huì)使別人懷疑你的人格、人品，領(lǐng)導(dǎo)也不一定會(huì)欣賞這種人。 對(duì)待當(dāng)事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風(fēng)，也不要沾染市儈奸猾的習(xí)氣。
六、秘書工作的任務(wù)
秘書工作的任務(wù)主要有以下7個(gè)方面：
1.調(diào)查研究與信息收集
調(diào)查研究是領(lǐng)導(dǎo)者了解情況、進(jìn)行決策的基礎(chǔ)，而領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)查研究工作大部分，甚至全部要靠秘書人員進(jìn)行，秘書應(yīng)該通過(guò)訪問(wèn)、開會(huì)、問(wèn)卷、查閱資料等形式獲得真實(shí)的最新的全面的信息，及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)。
2.文書工作
文書工作包括收文和發(fā)文兩個(gè)方面，收到的文件要分輕重緩急交給領(lǐng)導(dǎo)批閱處理，發(fā)文要在領(lǐng)導(dǎo)的指示下按程序認(rèn)真進(jìn)行，很多時(shí)候秘書還要進(jìn)行文件、報(bào)告的起草，所以秘書對(duì)文書的寫作規(guī)范、要求等要熟悉，處理完的文檔要及時(shí)分類歸檔。
3.會(huì)議籌辦
秘書應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)的要求和會(huì)議的主題、風(fēng)格等進(jìn)行會(huì)議的準(zhǔn)備、組織、后勤保障、安全保衛(wèi)等工作。注意不同的會(huì)議類型(大、中、小型)和會(huì)議形式(電視電話會(huì)議、圓桌會(huì)議等)都有不同的籌辦要求。
4.來(lái)賓接待
秘書應(yīng)負(fù)責(zé)來(lái)賓的接待工作，包括制訂接待方案、組織迎送、安排宴會(huì)等。在接待中要注意禮儀，力求樹立單位的良好形象。
5.檔案管理
如果一個(gè)單位沒(méi)有專門的檔案部門，秘書就要承擔(dān)起檔案管理工作。要注意按照檔案管理的科學(xué)方法和原則進(jìn)行檔案的采集、整理、保管和提取。
6.信訪工作
信訪工作包括信訪的接待和處理。秘書對(duì)于各種信函、來(lái)訪或投訴要認(rèn)真地對(duì)待，在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下可以作適當(dāng)?shù)奶幚恚瑢?duì)自己處理不好或不在自己權(quán)限范圍內(nèi)的問(wèn)題，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
7.日常事務(wù)工作
如文印、交通、生活、福利、醫(yī)療保健、物資設(shè)備管理、環(huán)境管理等工作，常常都需要秘書來(lái)處理。
七、文秘基礎(chǔ)知識(shí)試題及答案
一、單項(xiàng)選擇題(下列各題備選答案中，只有一個(gè)是最符合題意的，請(qǐng)將其選出，并在答題卡上將對(duì)應(yīng)題號(hào)后的字母涂黑。每小題1分，共30分)
1、通用文書中知周類決定的特點(diǎn)是重在( )
A、執(zhí)行 B、要求 C、說(shuō)明 D、宣告
2、通用文書中指示的正文一般包括三個(gè)組成部分( )
A、批示的根據(jù)、指示事項(xiàng)、執(zhí)行要求 B、指示的緣由、指示事項(xiàng)、執(zhí)行要求
C、指示的緣由、執(zhí)行方法、執(zhí)行要求 D、指示的緣由、指示事項(xiàng)、完成日期
3、通用文書中知照性文書有( )
A、公告、通告、報(bào)告等 B、公告、通告、指示等
C、公告、通告、函等 D、公告、通告、批復(fù)等
4、“標(biāo)引”是主題詞標(biāo)引操作程序的( )
A、第一步驟 B、初期工作 C、中期工作 D、最后步驟
5、巨化集團(tuán)公司與浙江大學(xué)商洽工作，行文時(shí)應(yīng)使用的文種是：( )
A、報(bào)告 B、 函 C、通報(bào) D、請(qǐng)示
6、案卷備考表應(yīng)放在( )
A、全卷開首 B、全卷目錄之后
C、全卷后半部分 D、全卷末尾
7、文書立卷的最后一個(gè)步驟是( )
A、結(jié)合運(yùn)用、靈活運(yùn)用文書特征組卷 B、照顧文書的價(jià)值和數(shù)量組卷
C、填寫案卷卷皮 D、編目定卷
8、簡(jiǎn)報(bào)名稱的正下方是簡(jiǎn)報(bào)的( )
A、編發(fā)單位 B、印發(fā)日期
C、順序期號(hào) D、印發(fā)份數(shù)
9、下列選項(xiàng)中，符合“儀表端莊”具體要求的是( )
A、著裝華貴 B、著裝樸素大方
C、飾品俏麗 D、發(fā)型突出個(gè)性
10、會(huì)議召開的時(shí)間應(yīng)( )確定下來(lái)之后確定。
A、會(huì)議的名稱 B、會(huì)議的主持人
C、會(huì)議的規(guī)模 D、會(huì)議的議題
11、聲調(diào)的變化屬于( )。
A、身體語(yǔ)言溝通 B、語(yǔ)言溝通
C、副語(yǔ)言溝通 D、物體的操縱
12、個(gè)人的溝通障礙中( )所導(dǎo)致的障礙屬于個(gè)性因素所引起的障礙。
A、經(jīng)驗(yàn)水平的差距 B、個(gè)體記憶不佳
C、對(duì)信息的態(tài)度不同 D、氣質(zhì)差別
13、“熱”協(xié)調(diào)屬于協(xié)調(diào)技巧中的( )。
A、善于捕捉協(xié)調(diào)時(shí)機(jī) B、方法協(xié)調(diào)配合
C、情緒控制 D、恰當(dāng)運(yùn)用語(yǔ)言
14、國(guó)際商務(wù)談判的核心( )。
A、交易條件 B、價(jià)格
C、違約責(zé)任 D、合同期限
15、“墻壞于其隙，木毀于其節(jié)” 體現(xiàn)( )談判策略的作用。
A、吊筑高臺(tái) B、趁隙擊虛
C、旁敲側(cè)擊 D、渾水摸魚
16、辦公場(chǎng)所一旦發(fā)生火災(zāi)，工作人員應(yīng)立即疏散，下列不可通行的通道是( )。
A、樓梯 B、消防梯
C、電梯 D、安全梯
17、會(huì)務(wù)籌備情況檢查的方法最可靠的是( )。
A、聽(tīng)取會(huì)議籌備人員的匯報(bào) B、閱讀報(bào)告
C、電話詢問(wèn) D、會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)檢查
18、在涉外商務(wù)活動(dòng)中，選擇的禮品應(yīng)該( )。
A、印上送禮單位的名稱 B、包裝講究
C、貴重 D、初次見(jiàn)面就送上
19、在負(fù)責(zé)特定任務(wù)工作小組內(nèi)部進(jìn)行的所有形式的溝通，都可以稱為( )。
A、“間接溝通” B、“直接溝通”
C、“團(tuán)隊(duì)溝通” D、“語(yǔ)言溝通”
20、下列選項(xiàng)中表述不正確的是( )。
A、會(huì)議總結(jié)的形式因會(huì)議種類不同而有所區(qū)別
B、主持人的結(jié)論性意見(jiàn)就是小型會(huì)議的總結(jié)
C、職代會(huì)的閉幕詞可以代替會(huì)議總結(jié)
D、會(huì)議紀(jì)要即會(huì)議總結(jié)
二、多項(xiàng)選擇題(以下各題的備選答案中都有兩個(gè)或兩個(gè)以上是符合題意的，請(qǐng)將它們選出，少選、多選、錯(cuò)選均不得分，每小題1分，共10分)
31、檔案整理工作的基本內(nèi)容包括( )
A、區(qū)分全宗 B、合理分類
C、編制案卷目錄 D、填寫檔號(hào) 。
32、一個(gè)機(jī)關(guān)列為長(zhǎng)期保管的文件材料包括( )
A、一般會(huì)議的主要文件 B、重要會(huì)議的主要文件
C、下級(jí)報(bào)送的重要總結(jié) D、重要的請(qǐng)示
33、文書案卷標(biāo)題的擬寫要求是( )
A、結(jié)構(gòu)完整 B、對(duì)卷內(nèi)文書內(nèi)容的概括要準(zhǔn)確
C、要新穎、醒目 D、要簡(jiǎn)練、通順
34、受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級(jí)行文( )
A、應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主報(bào)單位和抄報(bào)單位
B、向上級(jí)的請(qǐng)示不要同時(shí)向下級(jí)抄送
C、接受抄送件的單位，不應(yīng)再向其它單位抄送
D、可以請(qǐng)求抄報(bào)單位與主報(bào)單位共同解決所請(qǐng)示的問(wèn)題
35、下行文有( )等幾種方式
A、逐級(jí)行文 B、多級(jí)行文
C、越級(jí)行文 D、直達(dá)基層組織或群眾的行文
36、賀信一般( )
A、篇幅比較簡(jiǎn)短 B、感情充沛、文字明快
C、可以直接發(fā)給對(duì)方 D、可以登報(bào)、廣播
37、下列關(guān)于誠(chéng)實(shí)守信的說(shuō)法中，你認(rèn)為正確的有( )
A、誠(chéng)實(shí)守信是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn) B、誠(chéng)實(shí)守信是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的內(nèi)在要求
C、誠(chéng)實(shí)守信的企業(yè)最終能夠取信于社會(huì) D、誠(chéng)實(shí)守信任何時(shí)候都與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)沖突
38、主題詞選詞規(guī)則的要求是( )
A、選定的詞一般應(yīng)是主題詞表中規(guī)定使用的正式主題詞
B、能直接地客觀地反映文書所論述的主題
C、其書寫形式要與詞表中的詞形一致
D、必須用名詞
39、計(jì)劃也有別稱，如( )
A、××要點(diǎn) B、××規(guī)劃
C、××辦法 D、××方案
40、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算除了會(huì)議費(fèi)之外，還應(yīng)包括( )
A、資料費(fèi) B、培訓(xùn)費(fèi)
C、住宿費(fèi) D、交通費(fèi)
三、名詞解釋(每題2分，共10分)
41、社會(huì)角色：
42、綜合調(diào)查 ：
43、協(xié)調(diào)：
44、信訪：
45、公文
四、簡(jiǎn)答題(每題6分，共18分)
46、為什么說(shuō)“輔助性”是秘書的本質(zhì)屬性?
47、影響秘書心理健康的因素有哪些?
48、秘書如何做好信息反饋工作?
五、公文改錯(cuò)題(8分)
49、閱讀下面的公文，并將其中錯(cuò)誤的地方改正過(guò)來(lái)。 中共中央、國(guó)務(wù)院決定 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府：
今年初，枝江縣董鎮(zhèn)信用社職工××同志為保衛(wèi)國(guó)家財(cái)產(chǎn)，面對(duì)英勇歹徒，頑強(qiáng)搏斗，最后擒獲歹徒。為此決定：授予××同志先進(jìn)工作者稱號(hào)。國(guó)務(wù)院希望各條戰(zhàn)線的群眾、工人、農(nóng)民、知識(shí)分子認(rèn)真貫徹十三屆四中、5中、6中全會(huì)精神，胸懷全局，艱苦奮斗，努力工作，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)做出更大貢獻(xiàn)。中共中央、國(guó)務(wù)院
90年4月24日
六、論述題(共14分)
50、如果你是辦公室主管辦公自動(dòng)化工作的秘書，你認(rèn)為本辦公室實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化應(yīng)注意哪些問(wèn)題?
七、文字表達(dá)題(共10分)
51、自我介紹(要求文字簡(jiǎn)潔，個(gè)性特征突出，不得多于300字)
參考及解析
客觀題部分(第一、二大題)
一、單項(xiàng)選擇題
1. D。[解析]知周類決定的目的就宣告事項(xiàng)讓大家都知道。
2. B。[解析]指示的正文由開頭、主體和結(jié)尾三部分組成。開頭部分是指示的開端，主要交代發(fā)出指示的原因、目的、依據(jù)、意義。主體部分是指示的具體內(nèi)容，包括工作任務(wù)、指導(dǎo)原則、具體步驟、措施方法等項(xiàng)內(nèi)容。結(jié)尾部分要以簡(jiǎn)潔的文字向受文者重申工作的重要性，提出希望和要求。
3.B。[解析]略
4.A。[解析]通過(guò)對(duì)文獻(xiàn)的分析，選用確切的檢索標(biāo)識(shí)(類號(hào)、標(biāo)題詞、敘詞、關(guān)鍵詞、人名、地名等)，用以反映該文獻(xiàn)的內(nèi)容的過(guò)程。主要指選用檢索語(yǔ)言詞或自然語(yǔ)言詞反映文獻(xiàn)主題內(nèi)容，并以之作為檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程。確定主題詞是標(biāo)引操作程序的第一步。
5.B。[解析]報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)時(shí)使用的公文;函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，或者向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文;通報(bào)是上級(jí)把有關(guān)的人和事告知下級(jí)的公文;請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作、問(wèn)題作出指示，對(duì)某項(xiàng)政策界限給予明確，對(duì)某事予以審核批準(zhǔn)時(shí)使用的一種請(qǐng)求性公文，是應(yīng)用寫作實(shí)踐中的一種常用文體。
6.D。[解析]略
7.C。[解析]略
8.C。[解析]簡(jiǎn)報(bào)一般都有固定的報(bào)頭，包括簡(jiǎn)報(bào)的名稱、期號(hào)、編發(fā)單位和發(fā)行日期。簡(jiǎn)報(bào)名稱，印在簡(jiǎn)報(bào)第一頁(yè)上方的正中處，為了醒目起見(jiàn)，字號(hào)易大，盡可能用套紅印刷。期號(hào)，位置在簡(jiǎn)報(bào)名稱的正下方，一般按年度依次排列期號(hào)，有的還可以標(biāo)出累計(jì)的總期號(hào)。屬于“增刊”的期 號(hào)，要單獨(dú)編排，不能與“正刊”期號(hào)混編。編發(fā)單位，應(yīng)標(biāo)明全稱，位置在期號(hào)的左下方。發(fā)行日期，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，應(yīng)標(biāo)明具體的年、月、日，位置在期號(hào)的右下方。
9.B。[解析]略
10.D。[解析]召開會(huì)議的首要因素是確定會(huì)議的議題，然后才能籌備會(huì)議召開的各項(xiàng)工作。
11.C。[解析]副語(yǔ)言溝通是通過(guò)非語(yǔ)詞的聲音，如重音、聲調(diào)的變化，以及哭、笑、停頓來(lái)實(shí)現(xiàn)的。心理學(xué)家稱非語(yǔ)詞的聲音信號(hào)為副語(yǔ)言。心理學(xué)的最新研究結(jié)果表明，副語(yǔ)言在溝通過(guò)程中起著十分重要的作用。一句話的含義不僅取決于其字面意思，還取決于它的弦外之音。語(yǔ)音表達(dá)方式的變化，尤其是語(yǔ)調(diào)的變化，可以使字面相同的一句話具有完全不同的含義。
12.D。[解析]氣質(zhì)是人的個(gè)性心理特征之一，它是指在人的認(rèn)識(shí)、情感、言語(yǔ)、行動(dòng)中，心理活動(dòng)發(fā)生時(shí)力量的強(qiáng)弱、變化的快慢和均衡程度等穩(wěn)定的動(dòng)力特征。
13.A。[解析]略
14.B。[解析]國(guó)際商務(wù)談判，是國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中不同的利益主體，為了達(dá)成某筆交易，而就交易的各項(xiàng)條件進(jìn)行協(xié)商的過(guò)程。國(guó)際商務(wù)談判是國(guó)際貨物買賣過(guò)程中必不可少的一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)，也是簽訂買賣合同的必經(jīng)階段。國(guó)際商務(wù)談判的核心是價(jià)格。
15.B。[解析]略
16.C。[解析]發(fā)生火種要原來(lái)電器設(shè)備。
17.D。[解析]親自去會(huì)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)檢查才是最保險(xiǎn)的。
18.B。[解析]本題考查的是國(guó)際商務(wù)禮儀，屬于常識(shí)題。
19.C。[解析]負(fù)責(zé)特定任務(wù)工作小組就是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，它內(nèi)部進(jìn)行的所有形式的溝通屬于團(tuán)隊(duì)溝通。
20.C。[解析]閉幕詞是一些大型會(huì)議結(jié)束時(shí)由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或德高望重者向會(huì)議所作的講話。具有總結(jié)性、評(píng)估性和號(hào)召性。閉幕詞不同與會(huì)議總結(jié)，它的總結(jié)針對(duì)性不強(qiáng)。
二、多項(xiàng)選擇題
31.ABCD。[解析]全宗是一個(gè)機(jī)關(guān)(單位)組織在執(zhí)行職責(zé)活動(dòng)中形成的檔案的總稱。檔案整理首先要區(qū)分全宗，然后在全宗內(nèi)進(jìn)行后續(xù)的整理工作。在全宗中，根據(jù)案卷歸檔單位的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容或形式的異同，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)地進(jìn)行區(qū)分、歸類。案卷目錄表包括案卷順序號(hào)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止時(shí)間、卷內(nèi)文件份數(shù)、張數(shù)、保管期限等。檔號(hào)要求填寫在檔案盒封面上，是檔案存放地址的代號(hào)，由全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)組成。
32.BD。[解析]長(zhǎng)期保管的文件材料都很重要的文件。
33.BD。[解析]略
34.ABD。[解析]接受抄送件的單位可以向其領(lǐng)導(dǎo)單位進(jìn)行抄送。
35.ABD。[解析]下行文。指上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文，如命令、指令、決定、決
議、布告、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)等。下行文是上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)的行文。其行文方式有逐級(jí)行文、多級(jí)行文、直達(dá)基層行文三種。逐級(jí)行文即采取逐級(jí)下達(dá)的方式或只對(duì)直屬的下一級(jí)機(jī)關(guān)行文;多級(jí)行文即上級(jí)機(jī)關(guān)根據(jù)需要同時(shí)向所屬的幾級(jí)下級(jí)機(jī)關(guān)行文;直達(dá)基層行文即上級(jí)機(jī)關(guān)直接向最基層機(jī)關(guān)行文.采用這種方式行文的多是無(wú)須保密的普通文書。
36.ABCD。[解析]賀信是表示慶祝的書信的總稱。它是從古代祝辭中演變而來(lái)的。賀信是指黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人向其它集體單位或個(gè)人表示祝賀的一種專用書信。它是日常應(yīng)用寫作的重要文體之一。賀信一般篇幅比較簡(jiǎn)短，感情充沛\文字明快，可以直接發(fā)給對(duì)方也可以登報(bào)、廣播 。
37.AB。[解析]略
38.ABC。[解析]主題詞又稱敘詞，在標(biāo)引和檢索中用以表達(dá)文獻(xiàn)主題的規(guī)范化的詞或詞組。選擇主題詞的原則①實(shí)用性原則：所選擇的主題詞應(yīng)能夠滿足標(biāo)引文獻(xiàn)和檢索文獻(xiàn)的要求。②準(zhǔn)確性原則：所選擇的主題詞應(yīng)能夠準(zhǔn)確地表達(dá)概念的含義。③通用性原則：應(yīng)選擇通用的為人們普遍接受的詞語(yǔ)作為主題詞。
39.BCD。[解析]計(jì)劃是一種規(guī)劃和方案即解決問(wèn)題方法。
40.ABCD。[解析]很多會(huì)議是沒(méi)有培訓(xùn)的，一般不包括這項(xiàng)。會(huì)議經(jīng)費(fèi)包括會(huì)議費(fèi)(場(chǎng)地費(fèi)，用品費(fèi)，設(shè)備費(fèi)等)、人員勞務(wù)費(fèi)(包括專家的講課費(fèi))、資料費(fèi)、住宿費(fèi)、交通費(fèi)以及其他費(fèi)用。
主觀題部分(第三、四、五、六大題)
三、名詞解釋
41.參考答案：社會(huì)角色是指人在社會(huì)中所處的地位，這種地位賦予人權(quán)利和義務(wù)，以及這種地位要求人具有與之相適應(yīng)的意識(shí)和行為。
42.參考答案：綜合調(diào)查是對(duì)調(diào)查對(duì)象運(yùn)用多學(xué)科知識(shí)進(jìn)行的多學(xué)科知識(shí)進(jìn)行的多角度的調(diào)查，目的在于掌握事物的全局和各個(gè)部分的聯(lián)系。宏觀的調(diào)查常采用這一方法。綜合調(diào)查是調(diào)查研究中常用的調(diào)查方方法之一。
43.參考答案：協(xié)調(diào)就是消除矛盾，解決問(wèn)題，相互合作，步調(diào)和諧;它是以溝通信息為手段，為實(shí)現(xiàn)一個(gè)共同目標(biāo)而進(jìn)行適當(dāng)配合、同心協(xié)力的過(guò)程。從管理學(xué)的角度解釋，管理就是協(xié)調(diào)，管理的過(guò)程就是協(xié)調(diào)的過(guò)程。
44.參考答案：信訪是來(lái)信來(lái)訪的簡(jiǎn)稱，是指人民群眾通過(guò)書信、電話、上訪等形式向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或社會(huì)組織提出要求、批評(píng)、建議和揭發(fā)、申訴、控告的一種活動(dòng)，
45、參考答案：公文即公務(wù)文書，是社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中按照一定的程序和格式形成和使用的文書材料，和私務(wù)文書相對(duì)應(yīng)，是文書的一大部類。廣義的公文包括通用公文、專用公文和事務(wù)文書三種。
四、簡(jiǎn)答題
46.參考答案：
秘書工作的輔助性特征是由秘書工作的地位和任務(wù)所決定的。秘書工作的主要職責(zé)就是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策方案，進(jìn)行調(diào)查研究，收集篩選信息，擬文辦會(huì)，查辦督導(dǎo)等等，并為領(lǐng)導(dǎo)的工作、學(xué)習(xí)、生活提供方便條件。因此，相對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作而言，秘書工作具有明顯的輔助性特征。我們講秘書工作的輔助性，決不是削弱秘書工作的地位和作用，恰恰相反，認(rèn)識(shí)秘書工作這一本質(zhì)屬性，更有利于擺正位置，充分發(fā)揮秘書人員的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造精神，使其輔助更加卓有成效。
47. 參考答案：
所謂心理健康是指?jìng)€(gè)體在各種環(huán)境中能保持一種良好的心理效應(yīng)狀態(tài)，是一種持續(xù)的心理上的適應(yīng)。由于秘書工作的特殊性，其往往會(huì)產(chǎn)生心理障礙，主要有以下八種：
(1)清高心理。一些秘書尤其是新走上秘書工作崗位的年輕秘書錯(cuò)把對(duì)群眾的冷淡和藐視看成是清高，總覺(jué)得自己身處領(lǐng)導(dǎo)周圍，所以見(jiàn)到群眾不是眼睛朝上，就是盛氣凌人。
(2)卑怯心理。卑怯是一種缺乏自信的自我意識(shí)。有卑怯心理的秘書常常覺(jué)得自己一無(wú)是處，不敢大方的與他人、特別是與地位高的人平等交往。
(3)狹隘心理。狹隘心理的突出表現(xiàn)就是心胸狹窄。有此心理的秘書對(duì)他人多持懷疑態(tài)度，平時(shí)斤斤計(jì)較，遇事嫉賢妒能，受挫則遷怒他人而原諒自己，因而常常造成不必要的麻煩與誤會(huì)。
(4)虛榮心理。在工作中，面子受到傷害是每個(gè)秘書都有可能遇到的事情。虛榮心強(qiáng)的秘書遇到此種情況會(huì)出現(xiàn)一些不理智的言行。虛榮心過(guò)強(qiáng)的秘書還常常表現(xiàn)出不能受批評(píng)，不能容忍別人反駁自己，特別是在大庭廣眾之下和別人發(fā)生爭(zhēng)辯時(shí)，一旦理屈，便惱羞成怒。
(5)戒備心理。作為秘書，如果有了這種心理將大大限制和縮小自己的工作接觸面，挫傷別人的感情，使得人際關(guān)系危機(jī)迭起，最終造成“作繭自縛”的后果。
(6)強(qiáng)迫心理。秘書的強(qiáng)迫心理是將自己喜歡的事物、觀點(diǎn)、主張強(qiáng)加于人。這種心理會(huì)妨礙正常的合作與交流，嚴(yán)重者有越權(quán)行事的危險(xiǎn)。
(7)市儈心理。市儈心理在秘書交際中的表現(xiàn)就是圓滑世故、喪失原則。
(8)漠然心理。漠然心理就是對(duì)周圍一切都漠不關(guān)心，漠然視之的一種消極心理。有此心理的秘書，也可能有挫折的經(jīng)歷，有實(shí)際的困難，但長(zhǎng)此以往，會(huì)貽誤工作，也會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)的形象。
48.參考答案：
信息反饋秘書部門信息工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。做好信息反饋工作應(yīng)當(dāng)注意以下三點(diǎn)：
(1)信息反饋要全面。信息反饋的一個(gè)基本原則就是要廣泛全面。要是信息反饋?zhàn)龅綇V泛全面，就要注意正負(fù)反饋，既報(bào)喜又報(bào)憂。正負(fù)反饋反映了信息的全面、真實(shí)、客觀性，也是領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)工作和決策參考所必需的。
(2)信息反饋要及時(shí)。及時(shí)反饋是信息反饋的基本要求。信息反饋的時(shí)間越短，速度越快，其效果就越好，能夠使計(jì)劃和決策在信息傳遞過(guò)程中盡快得到有效地控制和完善。
(3)信息反饋要連續(xù)。這是信息反饋的又一重要要求?？陀^事物總是在不斷發(fā)展變化的，信息反饋也必須是不間斷地反映客觀事物的最新變化和最新情況，所以信息反饋必須保持連續(xù)性。
五、公文改錯(cuò)題
49.閱讀下面的公文，并將其中錯(cuò)誤的地方改正過(guò)來(lái)。
參考答案：
(1)標(biāo)題結(jié)構(gòu)不完整，應(yīng)改為中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于授予××同志先進(jìn)工作者稱號(hào)的決定;
(2)今年初這一時(shí)間概念表達(dá)不當(dāng)，應(yīng)改為1990年初;
(3)枝江縣前應(yīng)冠以省名;
(4)英勇歹徒的表達(dá)有誤;
(5)群眾、工人、„„等搭配不當(dāng);、
(6)數(shù)字表達(dá)不一致，不應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字;
(7)作者排列有誤，應(yīng)分兩行排列;
(8)日期書寫有誤，應(yīng)用漢字。
六、論述題
50.參考答案：
辦公室管理和決策的基礎(chǔ)是人和信息，辦公自動(dòng)化正是對(duì)這些最基本因素進(jìn)行徹底的變革。在辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，各種先進(jìn)的電子設(shè)備代替了人工勞動(dòng)，使辦公人員從大量繁瑣的事務(wù)性工作中解脫出來(lái)，把自己的精力集中于思考和判斷，將智力運(yùn)用于管理和決策。
同時(shí)，計(jì)算機(jī)承擔(dān)了大量的信息處理，使信息活躍暢通;跟中設(shè)備和技術(shù)及時(shí)靈活地傳遞信息，使信息流通領(lǐng)域突破了時(shí)空的限制;各種專家系統(tǒng)、人工智能系統(tǒng)及輔助決策的支持系統(tǒng)為辦公室人員提供了各種決策咨詢方案。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，就是要全面而科學(xué)地把人、財(cái)、物、技術(shù)和信息統(tǒng)籌協(xié)調(diào)起來(lái)，有效地提高辦公室工作的質(zhì)量和效率。
(1)從辦公室實(shí)際出發(fā)
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)綜合性的系統(tǒng)，它涉及到計(jì)算機(jī)、文字處理、聲像識(shí)別、數(shù)值計(jì)算、傳真技術(shù)及科學(xué)管理等。要建立這樣的系統(tǒng)，既要需要社會(huì)技術(shù)環(huán)境的支持，也需要辦公室依賴市場(chǎng)軟件技術(shù)，積極主動(dòng)地研制和設(shè)計(jì)，這樣的投入不是一筆小數(shù)目，很難一步到位。強(qiáng)調(diào)從各部門實(shí)際出發(fā)，就是要在財(cái)力和環(huán)境允許的情況下，有計(jì)劃地購(gòu)置必要設(shè)備，逐步建立有部門特色的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，積極地推進(jìn)辦公自動(dòng)化。
(2)總體規(guī)劃推進(jìn)
總體規(guī)劃一般分為目標(biāo)計(jì)劃階段、信息需求www.liuxue86.com分析階段、資源分配階段和項(xiàng)目規(guī)劃階段。在這四個(gè)階段中，最重要的是信息需求分析階段。信息需求是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的依據(jù)，只有將近期和長(zhǎng)期的需求分析清楚，才能在總體規(guī)劃中確定系統(tǒng)的合理結(jié)構(gòu)。在進(jìn)行總體規(guī)劃方案設(shè)計(jì)中，必須考慮計(jì)算機(jī)和各種計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的辦公設(shè)備的更新模式，以及計(jì)算機(jī)一般關(guān)鍵和軟件可以共享的特點(diǎn)，必須考慮系統(tǒng)的兼容性和擴(kuò)展性?，F(xiàn)代化數(shù)據(jù)通信技術(shù)的發(fā)展為資源共享提供了極為方便的條件，大家可以在保密的前提下，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)資源的共享特點(diǎn)，盡可能地節(jié)省投資。
(3)與辦公室管理改革相結(jié)合
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)必須與管理工作的改革結(jié)合起來(lái)，不能離開辦公室管理的大環(huán)境。具體要做到：
首先，辦公室管理不能停留在傳統(tǒng)的知覺(jué)經(jīng)驗(yàn)的水平上，要實(shí)現(xiàn)管理工作的現(xiàn)代化和科學(xué)化，建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，光靠技術(shù)人員是不行的，管理人員必須同時(shí)懂技術(shù)知識(shí)，具備操作技能，做到兩者的有機(jī)結(jié)合。為此，要對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)和培養(yǎng)，使他們成為懂管理、懂技術(shù)的合格人才。
其次，隨著辦公室辦公自動(dòng)化建設(shè)的發(fā)展，辦公效率的提高，不可避免地會(huì)對(duì)管理方法和管理機(jī)構(gòu)提出改革的要求。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和管理工作的改革是相互促進(jìn)的，管理工作的改革會(huì)對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提出新的更高的要求;而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和逐步完善，也會(huì)反過(guò)來(lái)促進(jìn)管理人員、管理機(jī)構(gòu)、管理方法和制度的改革向深度和廣度發(fā)展，實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學(xué)化。
(4)秘書要積極為辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)做出貢獻(xiàn)
秘書是辦公自動(dòng)化的實(shí)施主體和應(yīng)用主體，既是使用者，也是得益者;既是管理者，也是技術(shù)人員。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，隨著管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，秘書同辦公自動(dòng)化的關(guān)系越來(lái)越密切。作為秘書必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟練地運(yùn)用辦公軟件，尤其是文字處理系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)技術(shù)。只有這樣，才能更為有效地發(fā)揮輔助管理、綜合服務(wù)的作用。
七、文字表達(dá)題
51.參考答案：略。