浙江會計基礎知識講解輔導資料15

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 第四節(jié) 會計憑證的傳遞與保管
    一、會計憑證的傳遞
    (一)會計憑證的傳遞的概念
    會計憑證的傳遞是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中,在單位內(nèi)部有關部門和人員之間的傳送程序。
    (二)會計憑證的傳遞的意義(了解)
    1.通過會計憑證的傳遞,有利于及時地反映各項經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生或完成情況。
    2.通過會計憑證的傳遞,有利于正確地組織經(jīng)濟活動,貫徹經(jīng)濟責任制。
    3.通過會計憑證的傳遞,能加強會計監(jiān)督。
    (三)會計憑證的傳遞的要求
    會計憑證的傳遞,要求能夠滿足內(nèi)部控制制度的要求,使傳遞程序合理有效,同時盡量節(jié)約傳遞時間,減少傳遞的工作量。
    (四)會計憑證的傳遞程序和方法(了解)
    單位應根據(jù)具體情況制定每一種憑證的傳遞程序和方法。包括:傳遞程序、傳遞時間和傳遞過程中的銜接手續(xù)。在制定合理的憑證傳遞程序和時間時,通??紤]以下幾點:
    1.會計憑證的傳遞程序,要視經(jīng)濟業(yè)務的手續(xù)程序而定。
    2.會計憑證的傳遞時間,要根據(jù)辦理經(jīng)濟業(yè)務手續(xù)在正常情況下完成所需的時間而定。
    3.會計憑證傳遞程中的銜接手續(xù),應該做到既完備嚴密,又簡便易行。
    執(zhí)行中如有不合理的地方,可隨時根據(jù)實際情況加以修改。
    二、會計憑證的保管
    會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。作為記賬的依據(jù),會計憑證是重要的會計檔案和經(jīng)濟資料。
    對會計憑證的保管的主要要求有:
    1.會計憑證應定期裝訂成冊,防止散失。
    從外單位取得的原始憑證遺失時,應取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明,并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等,由經(jīng)辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準后,才能代作原始憑證。若確實無法取得證明的,如車票丟失,則應由當事人寫明詳細情況,由經(jīng)辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準后,代作原始憑證。
    2.會計憑證封面應注明:單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關事項,會計主管人員和保管人員應在封面上簽章。
    3.會計憑證應加貼封條,防止抽換憑證。原始憑證不得外借,其他單位如有特殊原因確實需要使用時,經(jīng)本單位會計機構負責人、會計主管人員批準,可以復制。向外單位提供的原始憑證復制件,應在專設的登記簿上登記,并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
    4.原始憑證較多時,可單獨裝訂,但應在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類,同時在所屬的記賬憑證上應注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號,以便查閱。各種經(jīng)濟合同,存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要的原始憑證,應另編目錄,單獨登記保管,并在有關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。
    每年裝訂成冊的會計憑證,在年度終了時可暫由單位會計機構保管一年,期滿后應當移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管;未設立檔案機構的,應當在會計機構內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
    5.嚴格遵守會計憑證的保管期限要求,期滿前不得任意銷毀。任何單位不得擅自銷毀會計憑證。
    會計基礎延伸閱讀
    會計基礎之管理會計與財務會計比較
    “管理會計對內(nèi),財務會計對外”在很長一段時期內(nèi)成為了企業(yè)管理者們的共識。管理會計和財務會計分別以內(nèi)部管理和對外報告為目標,按照各自的核算方法體系,進行雙重核算。然而,隨著金融創(chuàng)新的不斷發(fā)展,管理會計和財務會計正在逐步趨于融合,二者的邊界逐漸消失。
    1 管理會計和財務會計的聯(lián)系和區(qū)別
    1.1 管理會計和財務會計的聯(lián)系
    企業(yè)管理會計和財務會計處于相同的環(huán)境中,都為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理服務。二者都能夠記錄、計算、分析、評價企業(yè)的經(jīng)濟活動,為企業(yè)的經(jīng)營管理決策提供客觀依據(jù),有助于企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟價值最大化的發(fā)展目標。管理會計和財務會計都源于傳統(tǒng)的會計,二者之間相互制約、相互依存,一起構成了企業(yè)財務活動的有機整體。管理會計的一些資料數(shù)據(jù)來源于財務會計,管理會計和財務會計運用了大致相同的原始資料。例如,為了制定投資決策,需要收集相關的成本數(shù)據(jù);為了控制存貨,需要收集歷史存貨量、存貨費用、材料消耗等數(shù)據(jù)。而這些數(shù)據(jù)均可以從財務會計的報表或記錄賬簿中獲得。這些數(shù)據(jù)信息的真實性、有效性對財務預測、決策產(chǎn)生重要的影響,對企業(yè)經(jīng)營的成敗有著關鍵性的影響。企業(yè)的資金運動是管理會計和財務會計的工作客體,管理會計和財務會計均需要記錄、評價、考核、控制企業(yè)資金,從而促進企業(yè)高層管理人員能夠做出最優(yōu)決策,合理利用企業(yè)資源。
    1.2 管理會計和財務會計的區(qū)別
    企業(yè)管理會計和財務會計之間的區(qū)別主要表現(xiàn)在以下幾個方面。首先,內(nèi)容不同。管理會計的內(nèi)容主要包括規(guī)劃決策、業(yè)績評價和控制,是對資金的分析、評價、控制、預測和決策,用于管理企業(yè)經(jīng)濟活動。財務會計的內(nèi)容主要包括負債、資產(chǎn)、所有者權益、費用、收入以及利潤的核算,是對資金的確認、記錄、計量及匯報,用于反映企業(yè)的資金運動。其次,服務對象不同。企業(yè)管理會計能夠提供最優(yōu)化決策和有效經(jīng)營的管理信息,為企業(yè)內(nèi)部管理人員提供參考依據(jù),是為提高企業(yè)經(jīng)濟效益和加強企業(yè)內(nèi)部控制服務的,常常被稱為內(nèi)部會計。企業(yè)財務會計能夠提供最基本的財務信息,側重于服務和企業(yè)有聯(lián)系的個人或團體,常常被稱為外部會計。第三,工作重點不同。經(jīng)營管理型的企業(yè)管理會計需要在反映過去的基礎上,強化前景預測、規(guī)劃、決策等功能,面向未來是其工作的重點。而報賬型的財務會計只是提供歷史資金信息,面向過去是其工作重點。第四,不同的時間跨度。編制企業(yè)管理會計報告有著較大的時間彈性,編制的時間可以短至一天,也可以長達幾年,在實際運用中常常按照管理者的需求進行。而編制財務會計報告的時間往往有著硬性規(guī)定,通常情況下編制對外財務報表的時間為一年、一季或一個月。第五,企業(yè)管理會計和財務會計在會計程序、會計方法、精確程度和信息特征等方面也存在著一定的差別。
    2 管理會計和財務會計融合的基礎
    作為企業(yè)管理重要手段的會計,它是一種按照預定目標,收集、反映、處理經(jīng)濟信息,指導、調(diào)節(jié)、控制與組織經(jīng)濟活動,促進企業(yè)經(jīng)營講究效果、權衡利弊的管理活動與社會實踐。會計體現(xiàn)了社會生產(chǎn)關系,隨著生產(chǎn)力的不斷發(fā)展而發(fā)展。傳統(tǒng)會計認為資金運動是唯一的會計對象,過于重視資金、資產(chǎn)等在生產(chǎn)經(jīng)營中的作用,而忽視了決定、主宰物資資本的人為因素的作用。隨著會計相關理論的不斷完善,會計客體范圍不斷擴大。會計管理的內(nèi)容不斷擴展,不但包括了傳統(tǒng)的會計管理內(nèi)容,還包涵了智力資本、人力資源成本的控制、監(jiān)督、核算等內(nèi)容。企業(yè)會計更加注重管理會計和財務會計的融合。從本質上來講,管理會計和財務會計都是對資源要素的交易和產(chǎn)權變動的確認、計量和控制。二者由于不同的分工,在會計方面的側重點有所不同。企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況是財務會計的主要對象,而管理會計是對財務會計對象的再加工,是利用財務會計相關信息指導、控制、組織企業(yè)經(jīng)營管理活動。
    在職能方向上,管理會計是對財務會計的延伸和發(fā)展;在工作內(nèi)容上,管理會計是對財務會計的深化;在最終目標上,管理會計和財務會計始終保持一致,都是為了提高企業(yè)效益,維護相關利益者的權益。
    3 管理會計和財務會計的融合措施
    3.1 構建管理會計和財務會計的融合體系
    管理會計和財務會計的融合是對企業(yè)會計的進一步完善,是會計發(fā)展的一項突破。通過構建管理會計和財務會計融合體系,使企業(yè)會計活動不但能夠滿足信息使用者的多方面需求,還能夠有效防止不必要的浪費與重復狀態(tài)。由于目前在企業(yè)會計中,管理會計與財務會計相比還處于相對薄弱的地位。因此,可以采用以下措施彌補管理會計和財務會計的不平衡,以促進二者的有效融合。首先,企業(yè)高層管理人員應當重視企業(yè)決策中管理會計的作用。企業(yè)高層的重視能夠促進管理會計在企業(yè)日常生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中的有效運用,促進企業(yè)利用管理會計信息進行控制、管理、決策。其次,提高企業(yè)會計人員素質,強化管理會計教育。企業(yè)應當開展管理會計培訓,對會計人員和相關的管理者加強工作指導和業(yè)務培訓,促使企業(yè)各級人員都能夠了解、懂得管理會計,建立一支具有較高素質的管理會計和財務會計隊伍。第三,采用恰當?shù)姆椒ú杉A數(shù)據(jù),確保管理會計和財務會計的有效融合。第四,細化會計基礎工作,優(yōu)化財務資料,促進管理會計和財務會計的融合。
    3.2 合理構建確認基礎和計量模式
    財務會計應當突破單一的權責發(fā)生制基礎模式,在確認基礎時需要充分考慮現(xiàn)金流量,努力構建權責發(fā)生制和現(xiàn)金流量相結合的會計確認基礎。這樣既能夠協(xié)調(diào)管理會計和財務會計的確認基礎,還能夠降低管理會計的工作量,有利于企業(yè)對外報告現(xiàn)金流量信息,更好地滿足外部信息需求。在計量方面,財務會計需要使未來現(xiàn)金流量現(xiàn)值、現(xiàn)凈值、現(xiàn)行市價等多種計量模式相互配合。隨著新金融工具的不斷出現(xiàn),企業(yè)財務會計計量發(fā)生了較大的變化,從單一計量基礎逐步擴展到物種不同的計量基礎,例如,采用現(xiàn)行成本計量存貨,采用現(xiàn)行市價計量短期有價證劵,采用未來現(xiàn)金流量現(xiàn)值計量長期負債與資產(chǎn),這有利于管理會計和財務會計的進一步融合。
    3.3 運用變動成本法進行有效銜接
    變動成本法能夠提供變動成本資料,有利于管理會計的量本利分析與盈虧臨界分析,能夠為成本控制、計劃以及經(jīng)營決策提供客觀參考依據(jù)。變動成本還能夠和責任會計、彈性預算、標準成本等直接結合,從而在生產(chǎn)經(jīng)營與計劃控制等環(huán)節(jié)發(fā)揮重要的作用。將變動成本法引入到財務會計當中,能夠促使管理會計和財務會計的銜接,促進企業(yè)運用會計更好地服務經(jīng)營管理活動。
    綜上所述,管理會計和財務會計之間既相互聯(lián)系,又有所差別。隨著企業(yè)管理的不斷發(fā)展,二者在企業(yè)內(nèi)部呈現(xiàn)不斷融合的趨勢。在具體實踐中,企業(yè)應當合理構建管理會計和財務會計的融合體系,合理構建確認基礎和計量模式,運用變動成本法進行有效銜接,從而促進二者的有機融合。