第二節(jié) 會計(jì)檔案保管
一、會計(jì)檔案的歸檔
各單位每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，整理立卷、裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。
根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》，各單位當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，會計(jì)年度終了，可暫由本單位財(cái)務(wù)會計(jì)部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會計(jì)部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管；未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會計(jì)部門內(nèi)部指定專人保管。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)有關(guān)人員和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
二、會計(jì)檔案的保管期限
會計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。
定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。
三個(gè)永久：年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀請冊。
現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬保管25年。
固定資產(chǎn)卡片是在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。
其余憑證、賬、報(bào)表保管期限是15年。
三、會計(jì)檔案的查閱和復(fù)制
（一）會計(jì)檔案的查閱和復(fù)制
各單位保存的會計(jì)檔案不得借出，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。
（二）會計(jì)檔案的交接
單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
交接會計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
四、會計(jì)檔案的銷毀
（一）會計(jì)檔案的銷毀程序和辦法
1.由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，共同鑒定和審查，提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，并列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
2.單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
3.銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。
4.監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告（一式兩份），一份報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人，另一份歸入檔案備查。
（二）保管期滿但不得銷毀的會計(jì)檔案
1.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)以及涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。對于單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。
2.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。
【例題·單選題】根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》，各種明細(xì)賬、日記賬的保管期限為（?。?。
A.5年 B.10年
C.15年 D.25年
『正確答案』C
【例題·單選題】根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，保管期限為25年的賬簿是（?。?BR> A.現(xiàn)金日記賬 B.現(xiàn)金總賬
C.應(yīng)收賬款總賬 D.固定資產(chǎn)總賬
『正確答案』A
【例題·多選題】企業(yè)應(yīng)永久保存的有（?。?。
A.年度財(cái)務(wù)報(bào)告
B.現(xiàn)金日記賬
C.原始憑證
D.會計(jì)檔案保管清冊
『正確答案』AD
『答案解析』需要永久保存的會計(jì)檔案有會計(jì)檔案銷毀清冊、年度財(cái)務(wù)報(bào)告及會計(jì)檔案保管清冊。
會計(jì)基礎(chǔ)延伸閱讀
會計(jì)學(xué)按其研究內(nèi)容，主要有基礎(chǔ)會計(jì)、財(cái)務(wù)會計(jì)、財(cái)務(wù)管理、成本會計(jì)、管理會計(jì)和審計(jì)學(xué)等重要分支。
基礎(chǔ)會計(jì)闡明會計(jì)的基礎(chǔ)知識、基本方法和技術(shù)。
財(cái)務(wù)會計(jì)闡明會計(jì)處理各項(xiàng)資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益的基本理論和方法;財(cái)務(wù)管理研究資金的籌措、管理、有效利用的理論和方法。
成本會計(jì)闡明成本的預(yù)測、計(jì)劃、計(jì)算、分析、控制和決策的基本理論和方法。
管理會計(jì)[1]闡明如何結(jié)合企業(yè)經(jīng)營管理，綜合地利用企業(yè)會計(jì)信息的基本理論和方法。
審計(jì)學(xué)闡明對經(jīng)濟(jì)活動的合法性、合規(guī)性、合理性及效益性進(jìn)行檢查監(jiān)督的基本理論和方法
根據(jù)使用資料的對象不同，分為財(cái)務(wù)會計(jì)與管理會計(jì);
根據(jù)會計(jì)主體的性質(zhì)不同，分為營利組織會計(jì)與非營利組織會計(jì);
根據(jù)會計(jì)對象的范圍不同，分為宏觀會計(jì)與微觀會計(jì)。
一、會計(jì)檔案的歸檔
各單位每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，整理立卷、裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。
根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》，各單位當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，會計(jì)年度終了，可暫由本單位財(cái)務(wù)會計(jì)部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會計(jì)部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管；未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會計(jì)部門內(nèi)部指定專人保管。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)有關(guān)人員和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
二、會計(jì)檔案的保管期限
會計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。
定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。
三個(gè)永久：年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀請冊。
現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬保管25年。
固定資產(chǎn)卡片是在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。
其余憑證、賬、報(bào)表保管期限是15年。
三、會計(jì)檔案的查閱和復(fù)制
（一）會計(jì)檔案的查閱和復(fù)制
各單位保存的會計(jì)檔案不得借出，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。
（二）會計(jì)檔案的交接
單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
交接會計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
四、會計(jì)檔案的銷毀
（一）會計(jì)檔案的銷毀程序和辦法
1.由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，共同鑒定和審查，提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，并列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
2.單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
3.銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。
4.監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告（一式兩份），一份報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人，另一份歸入檔案備查。
（二）保管期滿但不得銷毀的會計(jì)檔案
1.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)以及涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。對于單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。
2.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。
【例題·單選題】根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》，各種明細(xì)賬、日記賬的保管期限為（?。?。
A.5年 B.10年
C.15年 D.25年
『正確答案』C
【例題·單選題】根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，保管期限為25年的賬簿是（?。?BR> A.現(xiàn)金日記賬 B.現(xiàn)金總賬
C.應(yīng)收賬款總賬 D.固定資產(chǎn)總賬
『正確答案』A
【例題·多選題】企業(yè)應(yīng)永久保存的有（?。?。
A.年度財(cái)務(wù)報(bào)告
B.現(xiàn)金日記賬
C.原始憑證
D.會計(jì)檔案保管清冊
『正確答案』AD
『答案解析』需要永久保存的會計(jì)檔案有會計(jì)檔案銷毀清冊、年度財(cái)務(wù)報(bào)告及會計(jì)檔案保管清冊。
會計(jì)基礎(chǔ)延伸閱讀
會計(jì)學(xué)按其研究內(nèi)容，主要有基礎(chǔ)會計(jì)、財(cái)務(wù)會計(jì)、財(cái)務(wù)管理、成本會計(jì)、管理會計(jì)和審計(jì)學(xué)等重要分支。
基礎(chǔ)會計(jì)闡明會計(jì)的基礎(chǔ)知識、基本方法和技術(shù)。
財(cái)務(wù)會計(jì)闡明會計(jì)處理各項(xiàng)資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益的基本理論和方法;財(cái)務(wù)管理研究資金的籌措、管理、有效利用的理論和方法。
成本會計(jì)闡明成本的預(yù)測、計(jì)劃、計(jì)算、分析、控制和決策的基本理論和方法。
管理會計(jì)[1]闡明如何結(jié)合企業(yè)經(jīng)營管理，綜合地利用企業(yè)會計(jì)信息的基本理論和方法。
審計(jì)學(xué)闡明對經(jīng)濟(jì)活動的合法性、合規(guī)性、合理性及效益性進(jìn)行檢查監(jiān)督的基本理論和方法
根據(jù)使用資料的對象不同，分為財(cái)務(wù)會計(jì)與管理會計(jì);
根據(jù)會計(jì)主體的性質(zhì)不同，分為營利組織會計(jì)與非營利組織會計(jì);
根據(jù)會計(jì)對象的范圍不同，分為宏觀會計(jì)與微觀會計(jì)。