報(bào)表高級(jí)設(shè)計(jì)
下面對(duì)報(bào)表設(shè)計(jì)中排序、分組及子報(bào)表等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)討論。
1. 排序與分組
所謂分組，是指按某個(gè)字段值進(jìn)行歸類，將字段值相同的記錄分在一組之中。而排序是指按某個(gè)字段值將記錄排序。
在設(shè)計(jì)視圖方式打開相應(yīng)的報(bào)表，單擊工具欄上的【排序與分組】按鈕，彈出對(duì)話框，在對(duì)話框上部的【字段/表達(dá)式】和【排序次序】中選定相應(yīng)內(nèi)容，則在下部出現(xiàn)【組屬性】區(qū)域。
系統(tǒng)默認(rèn)的排序順序?yàn)樯蚺帕?。?dāng)需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分組時(shí)，可以單擊要設(shè)置分組屬性的字段或表達(dá)式，然后設(shè)置其組屬性。多可對(duì)10個(gè)字段和表達(dá)式進(jìn)行分組。
◆ 組頁眉 用于設(shè)定是否顯示該組的頁眉。
◆ 組頁腳 用于設(shè)定是否顯示該組的頁腳。
◆ 分組形式 選擇值或值的范圍，以便創(chuàng)建新組?；蛴眠x項(xiàng)取決于分組字段的數(shù)據(jù)類型。
◆ 組間距 指定分組字段或表達(dá)式值之間的間距值。
◆ 保持同頁 用于指定是否將組放在同一頁上。
下面對(duì)不同的分組情況進(jìn)行介紹：
⑴ 按日期/時(shí)間字段分組記錄
◆ 每一個(gè)值 按照字段或表達(dá)式相同的值對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 年 按照相同歷法中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 季度 按照相同歷法季度中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 月份 按照同一月份中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 周 按照同一周中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 日 按照同一天的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 時(shí) 按照相同小時(shí)的時(shí)間對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 分 按照同一分鐘的時(shí)間對(duì)記錄進(jìn)行分組。
⑵ 按文本字段分組記錄
◆ 每一個(gè)值 按照字段或表達(dá)式相同的值對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 前綴字符 按照字段或表達(dá)式中前幾個(gè)字符相同的值對(duì)記錄進(jìn)行分組。
⑶ 按自動(dòng)編號(hào)、貨幣字段或數(shù)字字段分組記錄
◆ 每一個(gè)值 按照字段或表達(dá)式中相同數(shù)值對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 間隔 按照位于指定間隔中的值對(duì)記錄進(jìn)行分組。
⑷ 設(shè)置排序與分組的步驟
在對(duì)報(bào)表中的數(shù)據(jù)分組時(shí)，可以添加【組頁眉】或【組頁腳】。組頁眉通常包含報(bào)表數(shù)據(jù)分組所依據(jù)的字段，稱為分組字段，而組頁腳通常用來計(jì)算每組的總和或其他匯總數(shù)據(jù)。它們不一定要成對(duì)出現(xiàn)。
2. 子報(bào)表
子報(bào)表是出現(xiàn)在另一個(gè)報(bào)表內(nèi)部的報(bào)表，包含子報(bào)表的報(bào)表稱為主報(bào)表。主報(bào)表中包含的是一對(duì)多關(guān)系中的“一”，而子報(bào)表顯示“多”的相關(guān)記錄。
一個(gè)主報(bào)表，可以是結(jié)合型，也可以是非結(jié)合型。也就是說，它可以基于查詢或SQL語句，也可以不基于它們。通常，主報(bào)表與子報(bào)表的數(shù)據(jù)來源有以下幾種聯(lián)系：
◆ 一個(gè)主報(bào)表內(nèi)的多個(gè)子報(bào)表的數(shù)據(jù)來自不相關(guān)記錄源。在此情況下，非結(jié)合型的主報(bào)表只是作為合并的不相關(guān)的子報(bào)表的“容器”使用。
◆ 主報(bào)表和子報(bào)表數(shù)據(jù)來自相同數(shù)據(jù)源。當(dāng)希望插入包含與主報(bào)表數(shù)據(jù)相關(guān)信息的子報(bào)表時(shí)，應(yīng)該把主報(bào)表與一查詢或SQL語句結(jié)合起來。
◆ 主報(bào)表和多個(gè)子報(bào)表數(shù)據(jù)來自相關(guān)記錄源。一個(gè)主報(bào)表也可以包含兩個(gè)或多個(gè)子報(bào)表共用的數(shù)據(jù)，在此情況下，子報(bào)表包含與公共數(shù)據(jù)相關(guān)的詳細(xì)記錄。
使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表
創(chuàng)建報(bào)表簡(jiǎn)單的方法是使用向?qū)?。在?bào)表向?qū)е校枰x擇在報(bào)表中出現(xiàn)的信息，并從多種格式中選擇一種格式以確定報(bào)表外觀。與自動(dòng)報(bào)表向?qū)Р煌氖?，用戶可以用?bào)表向?qū)нx擇希望在報(bào)表中看到的指定字段，這些字段可來自多個(gè)表和查詢，向?qū)ЫK會(huì)按照用戶選擇的布局和格式，建立報(bào)表。
新建報(bào)表：
選擇表和字段
按學(xué)分分組：
按課程ID排序：
選擇報(bào)表布局：
選擇報(bào)表樣式：
確定報(bào)表標(biāo)題：
運(yùn)行報(bào)表結(jié)果：
3. 自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表及圖表向?qū)?BR> ⑴ 自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表
報(bào)表向?qū)峁┑淖詣?dòng)創(chuàng)建報(bào)表有兩種格式：一種是縱欄式，另一種是表格式。
⑵ 自動(dòng)創(chuàng)建圖表
如果需要將數(shù)據(jù)以圖表的形式表示出來，使其更加直觀，就可使用圖表向?qū)?chuàng)建報(bào)表。圖表向?qū)Чδ軓?qiáng)大，提供了幾十種圖表形式供用戶選擇。
新建報(bào)表向?qū)?，選擇圖表向?qū)?，和?shù)據(jù)來源表：
選擇圖表數(shù)據(jù)所在字段：
選擇圖表的類型：
指定圖表的布局：
指定圖表的標(biāo)題：
運(yùn)行圖形報(bào)表，得到結(jié)果圖：
4. 標(biāo)簽向?qū)?BR> 標(biāo)簽向?qū)У墓δ軓?qiáng)大，它不但支持標(biāo)準(zhǔn)型號(hào)的標(biāo)簽，也支持自定義標(biāo)簽的創(chuàng)建。
5. 使用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖
下面介紹如何利用工具箱進(jìn)行簡(jiǎn)單的報(bào)表創(chuàng)建。以羅斯文數(shù)據(jù)的【產(chǎn)品】數(shù)據(jù)表為例，創(chuàng)建報(bào)表。
啟動(dòng)【新建報(bào)表】：
報(bào)表設(shè)計(jì)工作區(qū)如下：
⑴ 向報(bào)表工作區(qū)添加控件：
報(bào)表中的每一個(gè)對(duì)象，都稱為之為控件，控件分為三種：
◆ 綁定控件 綁定控件與表字段綁定在一起。在向綁定控件輸入值時(shí)，Access 自動(dòng)更新當(dāng)前記錄中的表字段值。大多數(shù)允許輸入信息的控件都是綁定控件。綁定控件可以與大多數(shù)數(shù)據(jù)類型捆綁在一起，包括文本、日期、數(shù)值、是/否、圖片、備注字段。
◆ 非綁定控件 非綁定控件保留所輸入的值，不更新表字段值。這些控件用于顯示文本、把值傳遞給宏、直線和矩形、存放沒有存儲(chǔ)在表中但保存窗體或報(bào)表的OLE對(duì)象。
◆ 計(jì)算控件 計(jì)算控件是建立在表達(dá)式(如函數(shù)和計(jì)算)基礎(chǔ)之上的。計(jì)算控件也是非綁定控件，它不能更新字段值。
用戶可以在設(shè)計(jì)視圖中對(duì)控件進(jìn)行如下操作：
◆ 通過鼠標(biāo)拖動(dòng)創(chuàng)建新控件、移動(dòng)控件。
◆ 通過按Del鍵刪除控件。
◆ 激活控件對(duì)象，拖動(dòng)控件的邊界調(diào)整控件大小。
◆ 利用屬性對(duì)話框改變控件屬性。
◆ 通過格式化改變控件外觀，可以運(yùn)用邊框、粗體等效果。
◆ 對(duì)控件增加邊框和陰影等效果。
向報(bào)表中添加非綁定控件，可通過從【工具箱】中選擇相應(yīng)的控件，拖動(dòng)到報(bào)表上即可。
向報(bào)表中添加綁定控件是一項(xiàng)重要工作，這類控件主要是文本框，它與字段列表中的字段相結(jié)合來顯示數(shù)據(jù)。
在報(bào)表中創(chuàng)建計(jì)算控件時(shí)，可使用以下兩種方法：如果控件是文本框，可以直接在控件中輸入計(jì)算表達(dá)式。另，不管控件是不是文本框，都可以使用表達(dá)式生成器來創(chuàng)建表達(dá)式。
使用表達(dá)式生成器創(chuàng)建計(jì)算控件的操作步驟如下：
◆ 在設(shè)計(jì)視圖中打開報(bào)表。
◆ 創(chuàng)建或選定一個(gè)非綁定的【文本框】。
◆ 單擊【報(bào)表設(shè)計(jì)】工具欄中的【屬性】。
◆ 打開屬性對(duì)話框中的【數(shù)據(jù)】標(biāo)簽，并單擊【控件來源】。
◆ 單擊表達(dá)式生成器按鈕，彈出【表達(dá)式生成器】。
◆ 單擊“=”按鈕，并單擊相應(yīng)的計(jì)算按鈕。
◆ 雙擊計(jì)算中使用的一個(gè)或多個(gè)字段。
◆ 輸入表達(dá)式中的其他數(shù)值，然后【確定】。
⑵ 控件的更改和設(shè)置
更改控件的方法通常有兩種：即在窗體內(nèi)直接修改或利用屬性窗口進(jìn)行修改。
⑶ 在報(bào)表中添加節(jié)
為了使報(bào)表更易于理解，可將報(bào)表分成若干節(jié)，在報(bào)表上以不同的間隔顯示信息。默認(rèn)空白報(bào)表有3個(gè)節(jié)：“頁面頁眉”、“主體”、“頁面頁腳”，選擇【視圖】|【報(bào)表頁眉/頁腳】，可增加兩個(gè)節(jié)：“報(bào)表頁眉”、“報(bào)表頁腳”。
報(bào)表的節(jié)也具有屬性，不過比報(bào)表的其他控件的屬性要少得多。使用【格式】工具欄上的【填充/背景色】可設(shè)置節(jié)的顏色;但所有其他的屬性，必須使用節(jié)的屬性對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置。要打開節(jié)的屬性對(duì)話框，可以雙擊節(jié)中任意空白區(qū)域、節(jié)的邊線或節(jié)選擇器。
⑷ 屬性設(shè)置
除了可以移動(dòng)控件的位置和改變控件的尺寸外，還可以通過屬性對(duì)話框設(shè)置控件的其屬性。方法是右擊需要進(jìn)行屬性設(shè)置的控件，在彈出的快捷菜單中選擇屬性。
⑸ 保存報(bào)表
在對(duì)報(bào)表進(jìn)行修改后，單擊工具欄中的【保存】，就會(huì)彈出【另存為】對(duì)話框。在文本框中輸入報(bào)表名稱，然后單擊【確定】按鈕，就可以保存報(bào)表。
6. 用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表
下面通過實(shí)例說明設(shè)計(jì)報(bào)表的步驟：
⑴ 打開相應(yīng)數(shù)據(jù)庫，新建報(bào)表，選擇【設(shè)計(jì)視圖】、選擇【訂單】表。
⑵ 添加相應(yīng)字段到報(bào)表設(shè)計(jì)主體區(qū)內(nèi)。
⑶ 添加頁面頁眉和頁面頁腳
其中頁面頁腳的文本框內(nèi)容由屬性窗口和表達(dá)式生成器生成。
⑷ 保存運(yùn)行得到結(jié)果
7. 報(bào)表屬性
下面是報(bào)表的屬性窗口，該對(duì)話框有五個(gè)選項(xiàng)卡，分別是：【格式】、【數(shù)據(jù)】、【事件】、【其他】、【全部】。
如果沒有用設(shè)計(jì)視圖打開報(bào)表，而是選中一個(gè)報(bào)表后，單擊工具欄上的【屬性】按鈕，則將會(huì)彈出另外一種報(bào)表屬性對(duì)話框。
8. 使用報(bào)表快照
Access 2003 提供了一種稱為報(bào)表快照的新型報(bào)表。它是一個(gè)具有.snp擴(kuò)展名的獨(dú)立文件，包含Access 2003 報(bào)表所有頁的備份。這個(gè)備份包括高保真圖形、圖標(biāo)和圖片并保存報(bào)表的顏色和二維版面。報(bào)表快照的優(yōu)點(diǎn)是，不需要照相復(fù)制和郵寄印制版本，接收者就能在線預(yù)覽并只打印他們所需要的頁面。
為了查看、打印或郵寄一個(gè)報(bào)表快照，用戶需要安裝“快照取景器”程序，它是一個(gè)獨(dú)立的執(zhí)行程序，它提供了自己的控件、幫助文件和相關(guān)文件。在默認(rèn)情況下，當(dāng)用戶第創(chuàng)建一個(gè)報(bào)表快照時(shí)，Access 2003就自動(dòng)安裝了“快照取景器”。通過電子郵件發(fā)送
預(yù)覽及打印報(bào)表
1. 預(yù)覽報(bào)表
單擊數(shù)據(jù)窗口中【對(duì)象】欄下的【報(bào)表】按鈕，選中所需預(yù)覽的報(bào)表后，單擊工具欄中的【預(yù)覽】按鈕，即進(jìn)入【打印預(yù)覽】窗口。打印預(yù)覽與打印真實(shí)結(jié)果一致。如果報(bào)表記錄很多，一頁容納不下，在每頁的下面有一個(gè)滾動(dòng)條和頁數(shù)指示框，可進(jìn)行翻頁操作。
2. 報(bào)表打印
打印報(bào)表的簡(jiǎn)單方法是直接單擊工具欄上的【打印】按鈕，直接將報(bào)表發(fā)送到打印機(jī)上。但在打印之前，有時(shí)需要對(duì)頁面和打印機(jī)進(jìn)行設(shè)置。
創(chuàng)建查詢報(bào)表
報(bào)表可以看成是查看一個(gè)或多個(gè)表中數(shù)據(jù)記錄的方式，這個(gè)概念是所有報(bào)表的基礎(chǔ)。前面已介紹了單個(gè)表的報(bào)表輸出，而通過查詢報(bào)表可以從多個(gè)表中收集用戶想要的數(shù)據(jù)。這時(shí)，創(chuàng)建報(bào)表必須選擇【查詢或表】并把字段顯示在報(bào)表上。除非希望在報(bào)表上看到單個(gè)表的所有記錄，否則就要把報(bào)表綁定到查詢上?？梢哉f，如果希望在多個(gè)表中訪問數(shù)據(jù)來產(chǎn)生報(bào)表，的方法是將報(bào)表和查詢綁定在一起。
⑴ 創(chuàng)建查詢
⑵ 創(chuàng)建報(bào)表并與一個(gè)查詢綁定
⑶ 設(shè)計(jì)查詢報(bào)表
⑷ 美化查詢報(bào)表
創(chuàng)建多列報(bào)表
Access 2003 還提供了一種稱為“多列報(bào)表”的報(bào)表，這種報(bào)表能夠定義報(bào)表的各個(gè)部分，從而使用一個(gè)頁面上能打印出多列數(shù)據(jù)來。它通過一個(gè)頁面設(shè)置對(duì)話框來創(chuàng)建。
下面對(duì)報(bào)表設(shè)計(jì)中排序、分組及子報(bào)表等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)討論。
1. 排序與分組
所謂分組，是指按某個(gè)字段值進(jìn)行歸類，將字段值相同的記錄分在一組之中。而排序是指按某個(gè)字段值將記錄排序。
在設(shè)計(jì)視圖方式打開相應(yīng)的報(bào)表，單擊工具欄上的【排序與分組】按鈕，彈出對(duì)話框，在對(duì)話框上部的【字段/表達(dá)式】和【排序次序】中選定相應(yīng)內(nèi)容，則在下部出現(xiàn)【組屬性】區(qū)域。
系統(tǒng)默認(rèn)的排序順序?yàn)樯蚺帕?。?dāng)需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分組時(shí)，可以單擊要設(shè)置分組屬性的字段或表達(dá)式，然后設(shè)置其組屬性。多可對(duì)10個(gè)字段和表達(dá)式進(jìn)行分組。
◆ 組頁眉 用于設(shè)定是否顯示該組的頁眉。
◆ 組頁腳 用于設(shè)定是否顯示該組的頁腳。
◆ 分組形式 選擇值或值的范圍，以便創(chuàng)建新組?；蛴眠x項(xiàng)取決于分組字段的數(shù)據(jù)類型。
◆ 組間距 指定分組字段或表達(dá)式值之間的間距值。
◆ 保持同頁 用于指定是否將組放在同一頁上。
下面對(duì)不同的分組情況進(jìn)行介紹：
⑴ 按日期/時(shí)間字段分組記錄
◆ 每一個(gè)值 按照字段或表達(dá)式相同的值對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 年 按照相同歷法中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 季度 按照相同歷法季度中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 月份 按照同一月份中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 周 按照同一周中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 日 按照同一天的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 時(shí) 按照相同小時(shí)的時(shí)間對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 分 按照同一分鐘的時(shí)間對(duì)記錄進(jìn)行分組。
⑵ 按文本字段分組記錄
◆ 每一個(gè)值 按照字段或表達(dá)式相同的值對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 前綴字符 按照字段或表達(dá)式中前幾個(gè)字符相同的值對(duì)記錄進(jìn)行分組。
⑶ 按自動(dòng)編號(hào)、貨幣字段或數(shù)字字段分組記錄
◆ 每一個(gè)值 按照字段或表達(dá)式中相同數(shù)值對(duì)記錄進(jìn)行分組。
◆ 間隔 按照位于指定間隔中的值對(duì)記錄進(jìn)行分組。
⑷ 設(shè)置排序與分組的步驟
在對(duì)報(bào)表中的數(shù)據(jù)分組時(shí)，可以添加【組頁眉】或【組頁腳】。組頁眉通常包含報(bào)表數(shù)據(jù)分組所依據(jù)的字段，稱為分組字段，而組頁腳通常用來計(jì)算每組的總和或其他匯總數(shù)據(jù)。它們不一定要成對(duì)出現(xiàn)。
2. 子報(bào)表
子報(bào)表是出現(xiàn)在另一個(gè)報(bào)表內(nèi)部的報(bào)表，包含子報(bào)表的報(bào)表稱為主報(bào)表。主報(bào)表中包含的是一對(duì)多關(guān)系中的“一”，而子報(bào)表顯示“多”的相關(guān)記錄。
一個(gè)主報(bào)表，可以是結(jié)合型，也可以是非結(jié)合型。也就是說，它可以基于查詢或SQL語句，也可以不基于它們。通常，主報(bào)表與子報(bào)表的數(shù)據(jù)來源有以下幾種聯(lián)系：
◆ 一個(gè)主報(bào)表內(nèi)的多個(gè)子報(bào)表的數(shù)據(jù)來自不相關(guān)記錄源。在此情況下，非結(jié)合型的主報(bào)表只是作為合并的不相關(guān)的子報(bào)表的“容器”使用。
◆ 主報(bào)表和子報(bào)表數(shù)據(jù)來自相同數(shù)據(jù)源。當(dāng)希望插入包含與主報(bào)表數(shù)據(jù)相關(guān)信息的子報(bào)表時(shí)，應(yīng)該把主報(bào)表與一查詢或SQL語句結(jié)合起來。
◆ 主報(bào)表和多個(gè)子報(bào)表數(shù)據(jù)來自相關(guān)記錄源。一個(gè)主報(bào)表也可以包含兩個(gè)或多個(gè)子報(bào)表共用的數(shù)據(jù)，在此情況下，子報(bào)表包含與公共數(shù)據(jù)相關(guān)的詳細(xì)記錄。
使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表
創(chuàng)建報(bào)表簡(jiǎn)單的方法是使用向?qū)?。在?bào)表向?qū)е校枰x擇在報(bào)表中出現(xiàn)的信息，并從多種格式中選擇一種格式以確定報(bào)表外觀。與自動(dòng)報(bào)表向?qū)Р煌氖?，用戶可以用?bào)表向?qū)нx擇希望在報(bào)表中看到的指定字段，這些字段可來自多個(gè)表和查詢，向?qū)ЫK會(huì)按照用戶選擇的布局和格式，建立報(bào)表。
新建報(bào)表：
選擇表和字段
按學(xué)分分組：
按課程ID排序：
選擇報(bào)表布局：
選擇報(bào)表樣式：
確定報(bào)表標(biāo)題：
運(yùn)行報(bào)表結(jié)果：
3. 自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表及圖表向?qū)?BR> ⑴ 自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表
報(bào)表向?qū)峁┑淖詣?dòng)創(chuàng)建報(bào)表有兩種格式：一種是縱欄式，另一種是表格式。
⑵ 自動(dòng)創(chuàng)建圖表
如果需要將數(shù)據(jù)以圖表的形式表示出來，使其更加直觀，就可使用圖表向?qū)?chuàng)建報(bào)表。圖表向?qū)Чδ軓?qiáng)大，提供了幾十種圖表形式供用戶選擇。
新建報(bào)表向?qū)?，選擇圖表向?qū)?，和?shù)據(jù)來源表：
選擇圖表數(shù)據(jù)所在字段：
選擇圖表的類型：
指定圖表的布局：
指定圖表的標(biāo)題：
運(yùn)行圖形報(bào)表，得到結(jié)果圖：
4. 標(biāo)簽向?qū)?BR> 標(biāo)簽向?qū)У墓δ軓?qiáng)大，它不但支持標(biāo)準(zhǔn)型號(hào)的標(biāo)簽，也支持自定義標(biāo)簽的創(chuàng)建。
5. 使用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖
下面介紹如何利用工具箱進(jìn)行簡(jiǎn)單的報(bào)表創(chuàng)建。以羅斯文數(shù)據(jù)的【產(chǎn)品】數(shù)據(jù)表為例，創(chuàng)建報(bào)表。
啟動(dòng)【新建報(bào)表】：
報(bào)表設(shè)計(jì)工作區(qū)如下：
⑴ 向報(bào)表工作區(qū)添加控件：
報(bào)表中的每一個(gè)對(duì)象，都稱為之為控件，控件分為三種：
◆ 綁定控件 綁定控件與表字段綁定在一起。在向綁定控件輸入值時(shí)，Access 自動(dòng)更新當(dāng)前記錄中的表字段值。大多數(shù)允許輸入信息的控件都是綁定控件。綁定控件可以與大多數(shù)數(shù)據(jù)類型捆綁在一起，包括文本、日期、數(shù)值、是/否、圖片、備注字段。
◆ 非綁定控件 非綁定控件保留所輸入的值，不更新表字段值。這些控件用于顯示文本、把值傳遞給宏、直線和矩形、存放沒有存儲(chǔ)在表中但保存窗體或報(bào)表的OLE對(duì)象。
◆ 計(jì)算控件 計(jì)算控件是建立在表達(dá)式(如函數(shù)和計(jì)算)基礎(chǔ)之上的。計(jì)算控件也是非綁定控件，它不能更新字段值。
用戶可以在設(shè)計(jì)視圖中對(duì)控件進(jìn)行如下操作：
◆ 通過鼠標(biāo)拖動(dòng)創(chuàng)建新控件、移動(dòng)控件。
◆ 通過按Del鍵刪除控件。
◆ 激活控件對(duì)象，拖動(dòng)控件的邊界調(diào)整控件大小。
◆ 利用屬性對(duì)話框改變控件屬性。
◆ 通過格式化改變控件外觀，可以運(yùn)用邊框、粗體等效果。
◆ 對(duì)控件增加邊框和陰影等效果。
向報(bào)表中添加非綁定控件，可通過從【工具箱】中選擇相應(yīng)的控件，拖動(dòng)到報(bào)表上即可。
向報(bào)表中添加綁定控件是一項(xiàng)重要工作，這類控件主要是文本框，它與字段列表中的字段相結(jié)合來顯示數(shù)據(jù)。
在報(bào)表中創(chuàng)建計(jì)算控件時(shí)，可使用以下兩種方法：如果控件是文本框，可以直接在控件中輸入計(jì)算表達(dá)式。另，不管控件是不是文本框，都可以使用表達(dá)式生成器來創(chuàng)建表達(dá)式。
使用表達(dá)式生成器創(chuàng)建計(jì)算控件的操作步驟如下：
◆ 在設(shè)計(jì)視圖中打開報(bào)表。
◆ 創(chuàng)建或選定一個(gè)非綁定的【文本框】。
◆ 單擊【報(bào)表設(shè)計(jì)】工具欄中的【屬性】。
◆ 打開屬性對(duì)話框中的【數(shù)據(jù)】標(biāo)簽，并單擊【控件來源】。
◆ 單擊表達(dá)式生成器按鈕，彈出【表達(dá)式生成器】。
◆ 單擊“=”按鈕，并單擊相應(yīng)的計(jì)算按鈕。
◆ 雙擊計(jì)算中使用的一個(gè)或多個(gè)字段。
◆ 輸入表達(dá)式中的其他數(shù)值，然后【確定】。
⑵ 控件的更改和設(shè)置
更改控件的方法通常有兩種：即在窗體內(nèi)直接修改或利用屬性窗口進(jìn)行修改。
⑶ 在報(bào)表中添加節(jié)
為了使報(bào)表更易于理解，可將報(bào)表分成若干節(jié)，在報(bào)表上以不同的間隔顯示信息。默認(rèn)空白報(bào)表有3個(gè)節(jié)：“頁面頁眉”、“主體”、“頁面頁腳”，選擇【視圖】|【報(bào)表頁眉/頁腳】，可增加兩個(gè)節(jié)：“報(bào)表頁眉”、“報(bào)表頁腳”。
報(bào)表的節(jié)也具有屬性，不過比報(bào)表的其他控件的屬性要少得多。使用【格式】工具欄上的【填充/背景色】可設(shè)置節(jié)的顏色;但所有其他的屬性，必須使用節(jié)的屬性對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置。要打開節(jié)的屬性對(duì)話框，可以雙擊節(jié)中任意空白區(qū)域、節(jié)的邊線或節(jié)選擇器。
⑷ 屬性設(shè)置
除了可以移動(dòng)控件的位置和改變控件的尺寸外，還可以通過屬性對(duì)話框設(shè)置控件的其屬性。方法是右擊需要進(jìn)行屬性設(shè)置的控件，在彈出的快捷菜單中選擇屬性。
⑸ 保存報(bào)表
在對(duì)報(bào)表進(jìn)行修改后，單擊工具欄中的【保存】，就會(huì)彈出【另存為】對(duì)話框。在文本框中輸入報(bào)表名稱，然后單擊【確定】按鈕，就可以保存報(bào)表。
6. 用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表
下面通過實(shí)例說明設(shè)計(jì)報(bào)表的步驟：
⑴ 打開相應(yīng)數(shù)據(jù)庫，新建報(bào)表，選擇【設(shè)計(jì)視圖】、選擇【訂單】表。
⑵ 添加相應(yīng)字段到報(bào)表設(shè)計(jì)主體區(qū)內(nèi)。
⑶ 添加頁面頁眉和頁面頁腳
其中頁面頁腳的文本框內(nèi)容由屬性窗口和表達(dá)式生成器生成。
⑷ 保存運(yùn)行得到結(jié)果
7. 報(bào)表屬性
下面是報(bào)表的屬性窗口，該對(duì)話框有五個(gè)選項(xiàng)卡，分別是：【格式】、【數(shù)據(jù)】、【事件】、【其他】、【全部】。
如果沒有用設(shè)計(jì)視圖打開報(bào)表，而是選中一個(gè)報(bào)表后，單擊工具欄上的【屬性】按鈕，則將會(huì)彈出另外一種報(bào)表屬性對(duì)話框。
8. 使用報(bào)表快照
Access 2003 提供了一種稱為報(bào)表快照的新型報(bào)表。它是一個(gè)具有.snp擴(kuò)展名的獨(dú)立文件，包含Access 2003 報(bào)表所有頁的備份。這個(gè)備份包括高保真圖形、圖標(biāo)和圖片并保存報(bào)表的顏色和二維版面。報(bào)表快照的優(yōu)點(diǎn)是，不需要照相復(fù)制和郵寄印制版本，接收者就能在線預(yù)覽并只打印他們所需要的頁面。
為了查看、打印或郵寄一個(gè)報(bào)表快照，用戶需要安裝“快照取景器”程序，它是一個(gè)獨(dú)立的執(zhí)行程序，它提供了自己的控件、幫助文件和相關(guān)文件。在默認(rèn)情況下，當(dāng)用戶第創(chuàng)建一個(gè)報(bào)表快照時(shí)，Access 2003就自動(dòng)安裝了“快照取景器”。通過電子郵件發(fā)送
預(yù)覽及打印報(bào)表
1. 預(yù)覽報(bào)表
單擊數(shù)據(jù)窗口中【對(duì)象】欄下的【報(bào)表】按鈕，選中所需預(yù)覽的報(bào)表后，單擊工具欄中的【預(yù)覽】按鈕，即進(jìn)入【打印預(yù)覽】窗口。打印預(yù)覽與打印真實(shí)結(jié)果一致。如果報(bào)表記錄很多，一頁容納不下，在每頁的下面有一個(gè)滾動(dòng)條和頁數(shù)指示框，可進(jìn)行翻頁操作。
2. 報(bào)表打印
打印報(bào)表的簡(jiǎn)單方法是直接單擊工具欄上的【打印】按鈕，直接將報(bào)表發(fā)送到打印機(jī)上。但在打印之前，有時(shí)需要對(duì)頁面和打印機(jī)進(jìn)行設(shè)置。
創(chuàng)建查詢報(bào)表
報(bào)表可以看成是查看一個(gè)或多個(gè)表中數(shù)據(jù)記錄的方式，這個(gè)概念是所有報(bào)表的基礎(chǔ)。前面已介紹了單個(gè)表的報(bào)表輸出，而通過查詢報(bào)表可以從多個(gè)表中收集用戶想要的數(shù)據(jù)。這時(shí)，創(chuàng)建報(bào)表必須選擇【查詢或表】并把字段顯示在報(bào)表上。除非希望在報(bào)表上看到單個(gè)表的所有記錄，否則就要把報(bào)表綁定到查詢上?？梢哉f，如果希望在多個(gè)表中訪問數(shù)據(jù)來產(chǎn)生報(bào)表，的方法是將報(bào)表和查詢綁定在一起。
⑴ 創(chuàng)建查詢
⑵ 創(chuàng)建報(bào)表并與一個(gè)查詢綁定
⑶ 設(shè)計(jì)查詢報(bào)表
⑷ 美化查詢報(bào)表
創(chuàng)建多列報(bào)表
Access 2003 還提供了一種稱為“多列報(bào)表”的報(bào)表，這種報(bào)表能夠定義報(bào)表的各個(gè)部分，從而使用一個(gè)頁面上能打印出多列數(shù)據(jù)來。它通過一個(gè)頁面設(shè)置對(duì)話框來創(chuàng)建。