二、企業(yè)員工培訓(xùn)系統(tǒng)的有效運行
為了保障企業(yè)員工培訓(xùn)系統(tǒng)的有效運行，還必須建立、健全并完善以下幾方面的基礎(chǔ)工作：
(一)合理劃分部門職責(zé)，將子系統(tǒng)功能落到實處
1．培訓(xùn)需求分析系統(tǒng)功能的細(xì)化
培訓(xùn)需求管理是對培訓(xùn)需求分析全過程的管理，主要包括需求意向和申報、需求分析和需求確認(rèn)。
(1)需求意向和申報。需求意向和申報是由理想需求與現(xiàn)實需求，或者預(yù)測需求與現(xiàn)實需求存在差距的部門或崗位提出的。理想需求與現(xiàn)實需求的差距是企業(yè)對任職人員的理想條件與現(xiàn)任職人員條件的差距。預(yù)測需求與現(xiàn)實需求的差距是企業(yè)未來或者中近期對任職人員的理想條件與現(xiàn)有崗位任職人員條件的差距。
對于上述兩種差距，了解情況、有發(fā)言權(quán)的是各職能和業(yè)務(wù)部門的各級主管以及在崗的員工。
(2)培訓(xùn)需求的分析。申報者提出的培訓(xùn)需求并不能直接作為培訓(xùn)的依據(jù)。因為培訓(xùn)需求常常是一個崗位或一個部門提出的，存在著一定的片面性，所以應(yīng)當(dāng)對申報者的培訓(xùn)需求進行分析，這也是培訓(xùn)的組織和管理過程中必不可少的程序之一。
需求分析就是要消除培訓(xùn)需求意向的片面性，要從整體考慮，也就是說要全方位考慮，要從中近期的工作計劃來考慮。為了做好上述工作，就需要由企業(yè)的相關(guān)崗位、相關(guān)部門以及負(fù)責(zé)培訓(xùn)的人力資源管理部門共同協(xié)商確定。
為了保證培訓(xùn)需求分析系統(tǒng)功能的實現(xiàn)，不但要有組織上保障，由專崗專人負(fù)責(zé)，還需要各級各類部門和人員的積極配合。
(3)培訓(xùn)需求的確認(rèn)。培訓(xùn)需求的確認(rèn)是指經(jīng)過培訓(xùn)需求分析后，根據(jù)企業(yè)工作和發(fā)展的需求確認(rèn)是否真正需要培訓(xùn)，培訓(xùn)什么內(nèi)容，什么時候培訓(xùn)更適合，并依此制定出培訓(xùn)計劃。這項工作一般是由人力資源部的培訓(xùn)主管負(fù)責(zé)完成。
(4)培訓(xùn)的組織管理的功能細(xì)化
培訓(xùn)的組織管理系統(tǒng)的任務(wù)就是負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)企業(yè)整體培訓(xùn)工作。它是一個以管理為主要職能的部門或者崗位，其中心任務(wù)就是組織協(xié)調(diào)組成培訓(xùn)體系的其他部門或者崗位，共同完成企業(yè)的培訓(xùn)工作，滿足人力資源的配置需要。就其培訓(xùn)的終目的而言，與人力資源部的中心職能有著密不可分的聯(lián)系，也是人力資源開發(fā)與管理的一種方法和手段，所以培訓(xùn)的組織管理應(yīng)由人力資源管理部門負(fù)責(zé)，或設(shè)立一個崗位，或設(shè)立一個下屬部門，這樣既有利于企業(yè)培訓(xùn)的組織管理，又有利于成本控制。
(二)后勤保障部門對員工培訓(xùn)的支持
培訓(xùn)的后勤保障部門就是企業(yè)培訓(xùn)的支持部門，它所要做的工作包括：場所確定和布置，培訓(xùn)設(shè)備和器材的準(zhǔn)備，培訓(xùn)資料的購買、印刷和裝訂，交通保障，食宿保障，休息場所的保障等。這些工作不是一兩個人就能單獨完成的，它需要整體的配合和協(xié)調(diào)。從工作的性質(zhì)看，企業(yè)負(fù)責(zé)培訓(xùn)的部室沒有必要再設(shè)置一個專崗，由專人承擔(dān)后勤保障工作。培訓(xùn)后勤保障工作由企業(yè)的后勤保障部門負(fù)責(zé)為合適，這樣做既體現(xiàn)了業(yè)務(wù)職能合理歸屬的原則，又節(jié)約了人力財力的投入。便于按照預(yù)定的計劃開展工作。
(三)培訓(xùn)人員及其相關(guān)資源的配置
培訓(xùn)教師是保障培訓(xùn)系統(tǒng)運行的主要的支撐點，是開展培訓(xùn)工作必不可少的基礎(chǔ)條件之一。有人將培訓(xùn)教師與培訓(xùn)的管理者同等對待，或者歸為一部分，是有欠考慮的，因為從職責(zé)上講，他們之間有著本質(zhì)的不同。
培訓(xùn)教師一般由兩部分組成，一部分是企業(yè)內(nèi)部人員，另一部分是企業(yè)外部特約或特聘人員。
1．企業(yè)內(nèi)部人員。由企業(yè)內(nèi)部人員擔(dān)任培訓(xùn)教員或教師，有利于培訓(xùn)內(nèi)容的講解和傳播。例如對新員工進行企業(yè)發(fā)展史的宣傳教育，可以由企業(yè)編寫教材，讓外聘教師講，但肯定不如由企業(yè)內(nèi)部人員講解更具感情和感染力、更易使受訓(xùn)人員接受。還有些培訓(xùn)項目，是必須由企業(yè)內(nèi)部人員講解，也是外聘教師取代不了的，如對銷售人員所做的專項業(yè)務(wù)技能技巧的培訓(xùn)。
2．外聘教師。外聘教師對企業(yè)內(nèi)人員進行培訓(xùn)也有著企業(yè)內(nèi)教師無法替代的優(yōu)勢。外聘教師更了解企業(yè)的外部情況，有利于對世界先進技術(shù)和經(jīng)驗的引進與應(yīng)用。企業(yè)也還可根據(jù)需要，有目的地選擇外聘教師，保證培訓(xùn)效果。
外聘教師一般由培訓(xùn)的組織管理部門負(fù)責(zé)聯(lián)系、聘請為佳。因為培訓(xùn)的組織管理部門更了解培訓(xùn)目的和培訓(xùn)時間，以利于培訓(xùn)的整體組織和管理。
3．培訓(xùn)教材的選用、編寫，以及課件、教具的配置。培訓(xùn)大綱和教材一般由培訓(xùn)教師確定、編寫，因為他們了解培訓(xùn)內(nèi)容，可以因材施教，即對不同素質(zhì)的人采用不同的培訓(xùn)方式和方法。但是培訓(xùn)大綱和教材的編排、印刷和裝訂，應(yīng)由后勤保障部門來完成。
教材、課件和教具是完成培訓(xùn)課程教學(xué)不可或缺的資源，必須按時、按質(zhì)、按量保證教學(xué)的需要，實現(xiàn)合理的配置，否則也影響到培訓(xùn)的質(zhì)量，難以達到預(yù)定的培訓(xùn)目標(biāo)。