歸檔文件的編目是指編制歸檔文件目錄。
《規(guī)則》指出：“歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄”。
編目是歸檔文件整理工作的重要內容之一，也是其他各種編目工作的起點和基礎。編制歸檔文件目錄，實現了歸檔文件從一次文獻向二次文獻的初步轉化，為檔案的保管、鑒定、檢索統(tǒng)計和編研等工作的開展提供了基本條件。
編制歸檔文件目錄必須按照分類、排列的結果、逐類、逐件地編制，以系統(tǒng)全面地揭示歸檔文件的全貌。
歸檔文件目錄由歸檔文件目錄封面、歸檔文件整理說明和歸檔文件目錄三部分構成，并應裝訂成冊。
（1）歸檔文件目錄封面的內容應包括：全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目。其中全宗名稱應使用全稱或規(guī)范的簡稱，其他項目則根據目錄編制成冊的具體方式選擇設置并填寫。封面用紙幅面采用國際標準A4型（長x寬為297mmX210mm）。
（2）歸檔文件整理說明的內容應包括：本年度歸檔單位概況，內設機構以及黨、政主要領導人變化情況，本年度文書檔案整理歸檔情況等。
（3）歸檔文件目錄的內容包括：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注歸檔文件目錄的具體填寫要求是：
①件號：填寫室編件號。
②責任者：是指制發(fā)文件的組織或者個人，即文件的發(fā)文機關或署名者，而不是承辦、辦理或撰寫該文件的組織機構名稱。責任者一般應按文件照錄。責任者可寫通用的簡稱，但不能使用“本局”、“本部”、“本單位”等含義不明，難以判斷的簡稱。聯合發(fā)文有三個以下責任者，一般應同時標出，責任者過多時可適當省略，但本單位必須照錄，以體現“以我為主”的精神。對于領導人講話或以領導人名義發(fā)布的文件，責任者可填寫領導人姓名。對有些未署責任者的文件材料，編目時應考證清楚后再填寫。
③文號：是指文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。文號一般由機關代字、年份和序號三個部分組成。填寫文號要照實抄錄。三個部分齊全，不能省略。文號欄內不得填寫刊物名稱、期次、會期或文件材料件次，如有上述內容，則應填寫在題名欄內。
④題名：指文件的標題。文件標題是對文件主要內容準確、簡要的概括和提示，是歸檔文件內容的起點，一般應照實抄錄，不得省略或變更。
在抄錄文件題名時應注意的問題是，對于無題名或題名含義不能全面揭示文件內容的歸檔文件，應根據文件內容重新擬寫或補充題名，并外加“[ ]”以示區(qū)別，例如“x x省教育廳關于轉發(fā)教育部〔2002〕24號文件的通知”，這份文件標題沒有提示文件的主要內容，如照實抄錄，則給以后的檢索利用增加難度，因此，在歸檔時應根據文件內容重新擬寫題名為“[xx省教育廳轉發(fā)《國家教育部關于加強學籍管理的幾點意見》的通知]”；會議記錄需擬寫題名時，應寫明會議的時間和主要內容；有正題名（主標題）和副題名（副標題）的文件材料，正題名能反映文件內容時，副題名一般無須抄錄，當正題名不能反映文件內容時，則抄錄副題名；有些文件的標題僅有文件名稱如“通知”或“便函”一類的，應根據其內容重新擬寫標題；機構設置、人員任免、表彰先進等文件只填本機關和本機關的人名；此外，有些歸檔文件的附件獨立性強，如正文僅有實施意見，附件則是具體的條文規(guī)則，或者附件是正文的重要補充和說明，在這種情況下，如將正件，附件作為一件進行整理時，應在正件題名后抄錄附件題名，外加“（ ）”號，如“關于加強我校校園管理的決定（附：xx大學校園管理規(guī)定）”。
⑤日期：指文件的形成時間。它是文件的重要特征之一，反映文件產生的時代背景，是查找檔案的常用途徑，填寫時應以8位阿拉伯數字標明年、月、日，如2003年9月9日，其標準格式為：20030909.對沒有落款日期的文件材料，應根據文件內容考證清楚并填寫。
⑥頁數：以件為單位填寫總頁數，用于統(tǒng)計和核對。
計算頁數時，以文件中有圖文（指與文件內容相關的文字、圖表等）的頁面為一頁，空白頁不計數。大張文件或圖表的折疊頁一張只能計一頁。來文與復文、正本與定稿、收文處理單與文件等作為一件時，統(tǒng)計頁數應將構成該件的各文件頁數相加，作為該件的總頁數。
需要說明的是，《規(guī)則》只提出對每一份歸檔文件要填寫頁數，但對文件材料是否重新編頁號的問題并未作具體要求。一般說來，編頁號可以固定文件的位置，便于統(tǒng)計和查找。在實際操作上，對那些永久、長期保存的文件材料還是編頁號為好。具體作法是：以“件”為單位按頁次順序編流水號，一般每頁編一個號；兩面有字的兩面編號，正面編在右下角，背面編在左下角；印刷件能利用原頁號的，可不再編號，“件”內有底稿的應接著編號；折疊的圖表、小張的介紹信、卡片等應每張編一個號。
⑦備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。需要說明的內容較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加“*”號，然后將具體內容填入備考表。
歸檔文件目錄各項填寫完畢以后，應將歸檔文件整理說明加上歸檔文件目錄封面一起裝訂成冊。并填寫封面上的有關項目。全宗名稱填寫本單位的全稱或規(guī)范的簡稱，年度填寫檔案的形成年度，保管期限填寫本冊內的保管期限，按機構分類的填寫機構的名稱，按問題分類的填寫問題的名稱。
歸檔文件目錄一年裝訂成一本，亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本，或每年區(qū)分機構（問題）裝訂成若干本。歸檔文件目錄—般要打印三份，其中一份隨文件入盒，一份隨歸檔文件向檔案館（室）移交，一份留存以備查考。
《規(guī)則》指出：“歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄”。
編目是歸檔文件整理工作的重要內容之一，也是其他各種編目工作的起點和基礎。編制歸檔文件目錄，實現了歸檔文件從一次文獻向二次文獻的初步轉化，為檔案的保管、鑒定、檢索統(tǒng)計和編研等工作的開展提供了基本條件。
編制歸檔文件目錄必須按照分類、排列的結果、逐類、逐件地編制，以系統(tǒng)全面地揭示歸檔文件的全貌。
歸檔文件目錄由歸檔文件目錄封面、歸檔文件整理說明和歸檔文件目錄三部分構成，并應裝訂成冊。
（1）歸檔文件目錄封面的內容應包括：全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目。其中全宗名稱應使用全稱或規(guī)范的簡稱，其他項目則根據目錄編制成冊的具體方式選擇設置并填寫。封面用紙幅面采用國際標準A4型（長x寬為297mmX210mm）。
（2）歸檔文件整理說明的內容應包括：本年度歸檔單位概況，內設機構以及黨、政主要領導人變化情況，本年度文書檔案整理歸檔情況等。
（3）歸檔文件目錄的內容包括：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注歸檔文件目錄的具體填寫要求是：
①件號：填寫室編件號。
②責任者：是指制發(fā)文件的組織或者個人，即文件的發(fā)文機關或署名者，而不是承辦、辦理或撰寫該文件的組織機構名稱。責任者一般應按文件照錄。責任者可寫通用的簡稱，但不能使用“本局”、“本部”、“本單位”等含義不明，難以判斷的簡稱。聯合發(fā)文有三個以下責任者，一般應同時標出，責任者過多時可適當省略，但本單位必須照錄，以體現“以我為主”的精神。對于領導人講話或以領導人名義發(fā)布的文件，責任者可填寫領導人姓名。對有些未署責任者的文件材料，編目時應考證清楚后再填寫。
③文號：是指文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。文號一般由機關代字、年份和序號三個部分組成。填寫文號要照實抄錄。三個部分齊全，不能省略。文號欄內不得填寫刊物名稱、期次、會期或文件材料件次，如有上述內容，則應填寫在題名欄內。
④題名：指文件的標題。文件標題是對文件主要內容準確、簡要的概括和提示，是歸檔文件內容的起點，一般應照實抄錄，不得省略或變更。
在抄錄文件題名時應注意的問題是，對于無題名或題名含義不能全面揭示文件內容的歸檔文件，應根據文件內容重新擬寫或補充題名，并外加“[ ]”以示區(qū)別，例如“x x省教育廳關于轉發(fā)教育部〔2002〕24號文件的通知”，這份文件標題沒有提示文件的主要內容，如照實抄錄，則給以后的檢索利用增加難度，因此，在歸檔時應根據文件內容重新擬寫題名為“[xx省教育廳轉發(fā)《國家教育部關于加強學籍管理的幾點意見》的通知]”；會議記錄需擬寫題名時，應寫明會議的時間和主要內容；有正題名（主標題）和副題名（副標題）的文件材料，正題名能反映文件內容時，副題名一般無須抄錄，當正題名不能反映文件內容時，則抄錄副題名；有些文件的標題僅有文件名稱如“通知”或“便函”一類的，應根據其內容重新擬寫標題；機構設置、人員任免、表彰先進等文件只填本機關和本機關的人名；此外，有些歸檔文件的附件獨立性強，如正文僅有實施意見，附件則是具體的條文規(guī)則，或者附件是正文的重要補充和說明，在這種情況下，如將正件，附件作為一件進行整理時，應在正件題名后抄錄附件題名，外加“（ ）”號，如“關于加強我校校園管理的決定（附：xx大學校園管理規(guī)定）”。
⑤日期：指文件的形成時間。它是文件的重要特征之一，反映文件產生的時代背景，是查找檔案的常用途徑，填寫時應以8位阿拉伯數字標明年、月、日，如2003年9月9日，其標準格式為：20030909.對沒有落款日期的文件材料，應根據文件內容考證清楚并填寫。
⑥頁數：以件為單位填寫總頁數，用于統(tǒng)計和核對。
計算頁數時，以文件中有圖文（指與文件內容相關的文字、圖表等）的頁面為一頁，空白頁不計數。大張文件或圖表的折疊頁一張只能計一頁。來文與復文、正本與定稿、收文處理單與文件等作為一件時，統(tǒng)計頁數應將構成該件的各文件頁數相加，作為該件的總頁數。
需要說明的是，《規(guī)則》只提出對每一份歸檔文件要填寫頁數，但對文件材料是否重新編頁號的問題并未作具體要求。一般說來，編頁號可以固定文件的位置，便于統(tǒng)計和查找。在實際操作上，對那些永久、長期保存的文件材料還是編頁號為好。具體作法是：以“件”為單位按頁次順序編流水號，一般每頁編一個號；兩面有字的兩面編號，正面編在右下角，背面編在左下角；印刷件能利用原頁號的，可不再編號，“件”內有底稿的應接著編號；折疊的圖表、小張的介紹信、卡片等應每張編一個號。
⑦備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。需要說明的內容較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加“*”號，然后將具體內容填入備考表。
歸檔文件目錄各項填寫完畢以后，應將歸檔文件整理說明加上歸檔文件目錄封面一起裝訂成冊。并填寫封面上的有關項目。全宗名稱填寫本單位的全稱或規(guī)范的簡稱，年度填寫檔案的形成年度，保管期限填寫本冊內的保管期限，按機構分類的填寫機構的名稱，按問題分類的填寫問題的名稱。
歸檔文件目錄一年裝訂成一本，亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本，或每年區(qū)分機構（問題）裝訂成若干本。歸檔文件目錄—般要打印三份，其中一份隨文件入盒，一份隨歸檔文件向檔案館（室）移交，一份留存以備查考。