數(shù)據(jù)的管理與分析
在數(shù)據(jù)清單下，可以執(zhí)行排序、篩選、分類匯總、插入圖標(biāo)和數(shù)據(jù)透視表等是數(shù)據(jù)管理和分析功能。
(一)數(shù)據(jù)的排序、篩選和分類匯總
數(shù)據(jù)的排序、篩選和分類匯總，如表4—12所示。
(二)數(shù)據(jù)透視表的插入
數(shù)據(jù)透視表是根據(jù)特定數(shù)據(jù)源生成的，可以動(dòng)態(tài)改變其版面布局的交互式匯總表格。數(shù)據(jù)透視表不僅能夠按照改變后的版面布局自動(dòng)重新計(jì)算數(shù)據(jù)，而且能夠根據(jù)更改后的原始數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)源來刷新計(jì)算結(jié)果。
【提示】應(yīng)用數(shù)據(jù)透視表技術(shù)建立數(shù)據(jù)表應(yīng)當(dāng)滿足以下條件：
(1)完整的表體結(jié)構(gòu)：Excel表中的記錄以流水方式記錄，表頭各字段內(nèi)容應(yīng)為文本型，而且不存在空白單元格。
(2)規(guī)范的列向數(shù)據(jù)：同一列中的數(shù)據(jù)應(yīng)具有相同的格式，各列中不允許存在空白單元格。
1．?dāng)?shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建
Excel 2007(Excel 2013)中，單擊“插人”功能區(qū)中的“數(shù)據(jù)透視表”命令，(Excel 2003中，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖…”命令項(xiàng))，接著按“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А碧崾具M(jìn)行相關(guān)操作可創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。
數(shù)據(jù)透視表的布局框架由頁字段、行字段、列字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)等要素構(gòu)成，可以通過需要選擇不同的頁字段、行字段、列字段，設(shè)計(jì)出不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)透視表。
2．?dāng)?shù)據(jù)透視表的設(shè)置
(1)重新設(shè)計(jì)版面布局。在數(shù)據(jù)透視表布局框架中選定已拖人的字段、數(shù)據(jù)項(xiàng)，將其拖出．將“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中的字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)重新拖至數(shù)據(jù)透視表框架中的適當(dāng)位置，報(bào)表的版面布局立即自動(dòng)更新。
(2)設(shè)置值的匯總依據(jù)。值的匯總依據(jù)有求和、計(jì)數(shù)、平均值、值、最小值、乘積、數(shù)值汁數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)偏差、總體偏差、方差和總體方差。
(3)設(shè)置值的顯示方式。值的顯示方式有無計(jì)算、百分比、升序排列、降序排列等。
(4)進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選。分別對報(bào)表的行和列進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)條件自行篩選出符合條件的數(shù)據(jù)列表。
(5)設(shè)定報(bào)表樣式。數(shù)據(jù)透視表中，可通過單擊“自動(dòng)套用格式”(適用于Excel 2003，單擊“格式”菜單后進(jìn)人)或“套用報(bào)表格式”(適用于Excel 2007或Excel 201 3)按鈕選用系統(tǒng)自帶的各種報(bào)表樣式，也可通過設(shè)置單元格格式的方法自定義報(bào)表樣式。
(三)圖表的插入
框選需要生成圖表的數(shù)據(jù)清單、列表或者數(shù)據(jù)透視表，選擇“插入”菜單中的“圖表”菜單，按照相關(guān)步驟操作可完成圖表的插人。
圖表不僅可以根據(jù)需要分別輸入標(biāo)題和各軸所代表的數(shù)據(jù)含義，而且可以適當(dāng)蒯整大小及其位置。
【例題24·單選題】數(shù)據(jù)分類匯總的前提是（ ?。?。
A．篩選
B．排序
C．記錄單
D．以上全錯(cuò)誤
【答案】B
【解析】分類匯總前必須先對數(shù)據(jù)清單按要分類的字段進(jìn)行排序，以便將具有相同字段值的計(jì)量排列在一起。
【例題25·判斷題】Excel中只能根據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。（ ?。?BR> 【答案】×
【解析】在Excel 中，不僅能按照數(shù)字順序或字母順序?qū)?shù)據(jù)清單進(jìn)行排序，還可以按照自定義序列對數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序。Excel內(nèi)置的自定義序列有：縮寫英文星期、英文星期、縮寫英文月份、英文月份、中文星期、中文月份、季度、農(nóng)歷月份等。
【例題26·單選題】使用記錄單不能實(shí)現(xiàn)的操作是（ ）。
A．查找記錄
B．修改記錄
C．添加記錄
D．排序記錄
【答案】D
【解析】利用記錄單能夠編輯任意指定的記錄，修改記錄中的某些內(nèi)容，還可以增加或刪除記錄。
【例題27·單選題】退出自動(dòng)篩選狀態(tài)的方法是（ ?。?。
A．Excel 2003中，選取“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令，再選取“全部顯示”子命令
B．Excel 2003中，選取“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令．再選取“撤銷篩選”子命令
C．Excel 2003中，選取“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令，再選取“自動(dòng)篩選”子命令
D．Excel 2003中．單擊字段名右下角的下拉箭頭按鈕．在下拉列表中選擇“全部”選項(xiàng)
【答案】C
【解析】選項(xiàng)A，可以顯示原來的全部記錄，但不退出篩選狀態(tài)，選項(xiàng)B，在“數(shù)據(jù)——一篩選”命令下，沒有“撤銷篩選”的子命令；選項(xiàng)D，取消的是對某一列進(jìn)行的篩選。
【鏈接】注意Excel 2007(Excel 2013)中執(zhí)行了篩選操作后，要恢復(fù)顯示所有的記錄，可用：
1．退出自動(dòng)篩選：再次執(zhí)行“數(shù)據(jù)——篩選”命令，可退出自動(dòng)篩功能。
2．取消對所有列進(jìn)行的篩選：執(zhí)行“數(shù)據(jù)——清除”命令，可以顯示原來的全部記錄，但不退出篩選狀態(tài)。
3．取消對某一列進(jìn)行的篩選：單擊該列字段名右下角的自動(dòng)篩選箭頭，選擇“全選”選項(xiàng)。
【例題28·判斷題】數(shù)據(jù)清單中的每一列為一個(gè)字段，每一行為一個(gè)記錄。（ ?。?BR> 【答案】√
【解析】數(shù)據(jù)清單中的每一列為一個(gè)字段，存放相同類型的數(shù)據(jù)。每一行為一個(gè)記錄，存放相關(guān)的一組數(shù)據(jù)。
在數(shù)據(jù)清單下，可以執(zhí)行排序、篩選、分類匯總、插入圖標(biāo)和數(shù)據(jù)透視表等是數(shù)據(jù)管理和分析功能。
(一)數(shù)據(jù)的排序、篩選和分類匯總
數(shù)據(jù)的排序、篩選和分類匯總，如表4—12所示。
(二)數(shù)據(jù)透視表的插入
數(shù)據(jù)透視表是根據(jù)特定數(shù)據(jù)源生成的，可以動(dòng)態(tài)改變其版面布局的交互式匯總表格。數(shù)據(jù)透視表不僅能夠按照改變后的版面布局自動(dòng)重新計(jì)算數(shù)據(jù)，而且能夠根據(jù)更改后的原始數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)源來刷新計(jì)算結(jié)果。
【提示】應(yīng)用數(shù)據(jù)透視表技術(shù)建立數(shù)據(jù)表應(yīng)當(dāng)滿足以下條件：
(1)完整的表體結(jié)構(gòu)：Excel表中的記錄以流水方式記錄，表頭各字段內(nèi)容應(yīng)為文本型，而且不存在空白單元格。
(2)規(guī)范的列向數(shù)據(jù)：同一列中的數(shù)據(jù)應(yīng)具有相同的格式，各列中不允許存在空白單元格。
1．?dāng)?shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建
Excel 2007(Excel 2013)中，單擊“插人”功能區(qū)中的“數(shù)據(jù)透視表”命令，(Excel 2003中，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖…”命令項(xiàng))，接著按“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А碧崾具M(jìn)行相關(guān)操作可創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。
數(shù)據(jù)透視表的布局框架由頁字段、行字段、列字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)等要素構(gòu)成，可以通過需要選擇不同的頁字段、行字段、列字段，設(shè)計(jì)出不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)透視表。
2．?dāng)?shù)據(jù)透視表的設(shè)置
(1)重新設(shè)計(jì)版面布局。在數(shù)據(jù)透視表布局框架中選定已拖人的字段、數(shù)據(jù)項(xiàng)，將其拖出．將“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中的字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)重新拖至數(shù)據(jù)透視表框架中的適當(dāng)位置，報(bào)表的版面布局立即自動(dòng)更新。
(2)設(shè)置值的匯總依據(jù)。值的匯總依據(jù)有求和、計(jì)數(shù)、平均值、值、最小值、乘積、數(shù)值汁數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)偏差、總體偏差、方差和總體方差。
(3)設(shè)置值的顯示方式。值的顯示方式有無計(jì)算、百分比、升序排列、降序排列等。
(4)進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選。分別對報(bào)表的行和列進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)條件自行篩選出符合條件的數(shù)據(jù)列表。
(5)設(shè)定報(bào)表樣式。數(shù)據(jù)透視表中，可通過單擊“自動(dòng)套用格式”(適用于Excel 2003，單擊“格式”菜單后進(jìn)人)或“套用報(bào)表格式”(適用于Excel 2007或Excel 201 3)按鈕選用系統(tǒng)自帶的各種報(bào)表樣式，也可通過設(shè)置單元格格式的方法自定義報(bào)表樣式。
(三)圖表的插入
框選需要生成圖表的數(shù)據(jù)清單、列表或者數(shù)據(jù)透視表，選擇“插入”菜單中的“圖表”菜單，按照相關(guān)步驟操作可完成圖表的插人。
圖表不僅可以根據(jù)需要分別輸入標(biāo)題和各軸所代表的數(shù)據(jù)含義，而且可以適當(dāng)蒯整大小及其位置。
【例題24·單選題】數(shù)據(jù)分類匯總的前提是（ ?。?。
A．篩選
B．排序
C．記錄單
D．以上全錯(cuò)誤
【答案】B
【解析】分類匯總前必須先對數(shù)據(jù)清單按要分類的字段進(jìn)行排序，以便將具有相同字段值的計(jì)量排列在一起。
【例題25·判斷題】Excel中只能根據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。（ ?。?BR> 【答案】×
【解析】在Excel 中，不僅能按照數(shù)字順序或字母順序?qū)?shù)據(jù)清單進(jìn)行排序，還可以按照自定義序列對數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序。Excel內(nèi)置的自定義序列有：縮寫英文星期、英文星期、縮寫英文月份、英文月份、中文星期、中文月份、季度、農(nóng)歷月份等。
【例題26·單選題】使用記錄單不能實(shí)現(xiàn)的操作是（ ）。
A．查找記錄
B．修改記錄
C．添加記錄
D．排序記錄
【答案】D
【解析】利用記錄單能夠編輯任意指定的記錄，修改記錄中的某些內(nèi)容，還可以增加或刪除記錄。
【例題27·單選題】退出自動(dòng)篩選狀態(tài)的方法是（ ?。?。
A．Excel 2003中，選取“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令，再選取“全部顯示”子命令
B．Excel 2003中，選取“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令．再選取“撤銷篩選”子命令
C．Excel 2003中，選取“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令，再選取“自動(dòng)篩選”子命令
D．Excel 2003中．單擊字段名右下角的下拉箭頭按鈕．在下拉列表中選擇“全部”選項(xiàng)
【答案】C
【解析】選項(xiàng)A，可以顯示原來的全部記錄，但不退出篩選狀態(tài)，選項(xiàng)B，在“數(shù)據(jù)——一篩選”命令下，沒有“撤銷篩選”的子命令；選項(xiàng)D，取消的是對某一列進(jìn)行的篩選。
【鏈接】注意Excel 2007(Excel 2013)中執(zhí)行了篩選操作后，要恢復(fù)顯示所有的記錄，可用：
1．退出自動(dòng)篩選：再次執(zhí)行“數(shù)據(jù)——篩選”命令，可退出自動(dòng)篩功能。
2．取消對所有列進(jìn)行的篩選：執(zhí)行“數(shù)據(jù)——清除”命令，可以顯示原來的全部記錄，但不退出篩選狀態(tài)。
3．取消對某一列進(jìn)行的篩選：單擊該列字段名右下角的自動(dòng)篩選箭頭，選擇“全選”選項(xiàng)。
【例題28·判斷題】數(shù)據(jù)清單中的每一列為一個(gè)字段，每一行為一個(gè)記錄。（ ?。?BR> 【答案】√
【解析】數(shù)據(jù)清單中的每一列為一個(gè)字段，存放相同類型的數(shù)據(jù)。每一行為一個(gè)記錄，存放相關(guān)的一組數(shù)據(jù)。