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往往公安內(nèi)勤都是集各類秘書工作于一身，既要完成內(nèi)部勤務(wù)工作，同時(shí)還要發(fā)揮參謀助手和智囊作用，參與和輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，促進(jìn)工作健康發(fā)展。如何做好公安內(nèi)勤文秘工作，本人認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行加強(qiáng)和提高。
一、牢固樹立一種精神。
牢固樹立“干一行，愛一行;鉆一行，精一行”的無私奉獻(xiàn)、愛崗敬業(yè)精神。
二、自覺提高兩種素養(yǎng)。
一是政治道德素質(zhì)。1、堅(jiān)持正確的政治方向;2、樹立正確的榮辱觀;3、具有嚴(yán)明的法紀(jì)觀念;4、實(shí)事求是的思想品德;5、廉潔奉公的自律意識(shí);6、謙虛謹(jǐn)慎的工作態(tài)度;7、公而忘私的獻(xiàn)身精神;8、細(xì)致保密的工作作風(fēng)。
二是知識(shí)文化素養(yǎng)。1、基礎(chǔ)知識(shí)，如：科學(xué)文化知識(shí)、馬列理論、法規(guī)基礎(chǔ)等;2、專業(yè)知識(shí)，如：秘書專業(yè)、公安業(yè)務(wù)等;3、相關(guān)知識(shí)，如：自然科學(xué)、社交禮儀、心理學(xué)、倫理道德、管理等;4、保持穩(wěn)定、樂觀、健康的心態(tài)。如：確定適度的抱負(fù)水平、博覽群書開闊胸襟、培養(yǎng)廣泛興趣和愛好、學(xué)會(huì)調(diào)節(jié)心理壓力、克服不良嗜好養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣等。
三、切實(shí)加強(qiáng)三個(gè)服務(wù)。
“三個(gè)服務(wù)”是內(nèi)勤文秘工作和內(nèi)勤文秘人員的指導(dǎo)思想。即： “為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)”。其中最主要、最直接的就是要加強(qiáng)和提高為本部門領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作水平，確保部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)內(nèi)勤文秘工作的滿意。
四、努力實(shí)現(xiàn)四個(gè)轉(zhuǎn)變。
(一)從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀獻(xiàn)策。辦文辦事是內(nèi)勤文秘人員的日常工作和基本職能，包括文書處理、會(huì)務(wù)工作、資料保管、信訪接待等，并要隨時(shí)承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作和任務(wù)。這些工作瑣碎而繁重，但又十分重要，必須辦好。但是作為現(xiàn)代社會(huì)的內(nèi)勤文秘人員，如果光會(huì)辦事辦文還不夠，還要具有較高的思想水平、懂大局、勤思考、善觀察，能為領(lǐng)導(dǎo)提供智力服務(wù)，出主意，想辦法，提議案，為其出謀獻(xiàn)策，充分發(fā)揮內(nèi)勤文秘人員的參謀助手作用。
(二)從單純收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。內(nèi)勤文秘人員是溝通上下左右的橋梁和紐帶，每天獲取的各類信息情況多而雜，有的是有用的、有的是無用的，如果一味地將這些獲取的信息不加梳理和篩選就直接傳遞給領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的話，勢(shì)必會(huì)造成領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)信息的錯(cuò)誤研判和決策。這就要求內(nèi)勤文秘人員要對(duì)收集到的信息進(jìn)行分析研判后，去偽存真、去粗取精后做出初步意見上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)揮參謀主動(dòng)性，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更大便利。
(三)從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理。現(xiàn)代社會(huì)需要的是現(xiàn)代化的高效率?，F(xiàn)代化的高效率就是來自于科學(xué)化的管理。這就要求內(nèi)勤文秘人員必須堅(jiān)持克服平日工作中的隨意性，改變單憑經(jīng)驗(yàn)、習(xí)慣辦事的思維模式。建立科學(xué)的管理模式和一整套規(guī)范化、程序化、系統(tǒng)化的工作流程和制度，并在技術(shù)手段上逐步實(shí)現(xiàn)辦公設(shè)備的現(xiàn)代化。
(四)從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。內(nèi)勤文秘工作的輔助性質(zhì)決定了其工作的被動(dòng)性，但是被動(dòng)不能等同于消極對(duì)待。內(nèi)勤文秘人員要克服那種只完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，而領(lǐng)導(dǎo)沒交辦的就不去辦、不去想的思想;要充分發(fā)揮其自身的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造積極性，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和指示精神自覺主動(dòng)地開展工作，同時(shí)不斷提高內(nèi)勤文秘工作的預(yù)見性和前瞻性，注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和探索工作規(guī)律。
五、始終堅(jiān)持五項(xiàng)原則。
(一)安全保密原則。公安部門是國(guó)家法律的執(zhí)行部門和國(guó)家專政工具，其工作內(nèi)容不但涉及國(guó)家機(jī)密，而且涉及各類重要的敵社情動(dòng)態(tài)信息，公安工作直接關(guān)乎社會(huì)的穩(wěn)定和百姓的安危。因此，作為一名從事公安工作的內(nèi)勤文秘人員，肩頭的責(zé)任更為重大，要始終保持高度的安全保密意識(shí)，自覺遵守安全保密紀(jì)律，并將其具體落實(shí)在工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)。如：平時(shí)對(duì)文件要保密，不能隨手亂扔亂放;開會(huì)完后要對(duì)文件及時(shí)收回歸檔;平時(shí)說話要注意，分清“密”與“非密”的關(guān)系，不能隨意泄露機(jī)密等。
(二)準(zhǔn)確無誤原則。內(nèi)勤文秘人員的工作大都是具體的事務(wù)性工作，細(xì)節(jié)的準(zhǔn)確性決定了工作的質(zhì)量，如果出現(xiàn)大的差錯(cuò)將會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)工作帶來直接的后果。如：起草文書時(shí)格式、數(shù)據(jù)、事實(shí)要準(zhǔn)確;接待來訪人員時(shí)自身定位、措辭言語要準(zhǔn)確，方法措施要恰當(dāng);向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作時(shí)更要言簡(jiǎn)意賅，重點(diǎn)突出，做到準(zhǔn)確無誤。
(三)迅速及時(shí)原則。內(nèi)勤文秘人員要有強(qiáng)烈的時(shí)間觀念，做事要迅速，服務(wù)要及時(shí)，工作不能拖延滯緩。只有在收集信息、提供情況、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策等方面實(shí)現(xiàn)了迅速及時(shí)，才能實(shí)現(xiàn)與整個(gè)公安監(jiān)管工作的同步。反之小則誤事、大則影響整體工作進(jìn)展。如執(zhí)行上級(jí)的指示精神要迅速，處理文書要迅速，為基層民警解決實(shí)際問題要迅速。
(四)細(xì)致周到的原則。內(nèi)勤文秘人員做事要縝密，考慮問題要周全。不能顧此失彼，漏洞百出，以偏概全。如：領(lǐng)導(dǎo)安排部置召開一次會(huì)議，不僅要做好會(huì)前材料的籌備工作，還要做好會(huì)議期間的會(huì)務(wù)工作，更要做好會(huì)后的接待等工作。這些事情具體而又瑣碎，如果內(nèi)勤文秘人員在某一環(huán)節(jié)考慮不周或安排不妥的話就會(huì)給工作造成被動(dòng)。
(五)實(shí)事求是的原則。內(nèi)勤文秘人員要敢于講真話，堅(jiān)持原則，這是由公安工作的政治性質(zhì)決定。如：對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的指示和意見，凡是符合實(shí)際情況和上級(jí)精神、國(guó)家法規(guī)的就要堅(jiān)決貫徹執(zhí)行，反之則不能服從，并要及時(shí)提醒，委婉規(guī)勸，表明態(tài)度，要求領(lǐng)導(dǎo)做出修改錯(cuò)誤的決定。
六、準(zhǔn)確把握六性特點(diǎn)。
(一)事務(wù)性。內(nèi)勤文秘人員的基本職責(zé)就是“既要參與政務(wù)，又要掌管事務(wù)”。每天都要面對(duì)大量的來文、情況、信息、材料、實(shí)際上，辦事才是內(nèi)勤文秘人員的最主要工作，也是最原始、最基本的職能。往往內(nèi)勤文秘人員也是通過這些瑣碎的、具體的事務(wù)性工作來實(shí)現(xiàn)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)的。
(二)中介性。內(nèi)勤文秘人員往往都是通過自己的工作將來自上級(jí)的、下級(jí)的、外部的、內(nèi)部的各種信息傳輸?shù)剿鼈儜?yīng)該上傳下達(dá)的地方。這就說明了內(nèi)勤文秘工作所起到的就是一個(gè)中介、橋梁的作用。
(三)、機(jī)密性。內(nèi)勤文秘人員經(jīng)常有機(jī)會(huì)參加各種會(huì)議和傳閱管理各類文件材料，而公安工作性質(zhì)的特殊性也決定了這些會(huì)議和文件內(nèi)容的保密性，是不能隨便泄漏出去的，所以這就需要做為公安內(nèi)勤文秘人員的保密意識(shí)一定要強(qiáng)，嘴巴一定要嚴(yán)。
(四)、綜合性。內(nèi)勤文秘工作繁雜，涉及范圍很廣，除去日?；A(chǔ)工作如接打電話、傳送文件、內(nèi)務(wù)整理外，還要辦理完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事情。譬如一些性質(zhì)界限不清楚，又無明確具體責(zé)任人的綜合性事務(wù)，往往最終都是交由內(nèi)勤文秘人員去辦理完成。
(五)被動(dòng)性。內(nèi)勤文秘人員往往除了自己份內(nèi)的事情外，一般不能完全自主地安排工作。工作的內(nèi)容和時(shí)間都要圍繞著領(lǐng)導(dǎo)工作，以領(lǐng)導(dǎo)為中心，這就是工作的被動(dòng)性。如臨時(shí)組織召開會(huì)議，臨時(shí)通知參會(huì)人員、安排會(huì)場(chǎng)、準(zhǔn)備會(huì)議材料等。同時(shí)，作為領(lǐng)導(dǎo)助手的內(nèi)勤文秘人員在職權(quán)范圍內(nèi)的工作中也要積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)提建設(shè)性意見，及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)工作的失誤，加強(qiáng)請(qǐng)示匯報(bào)工作等。
(六)隱匿性。無論部門和領(lǐng)導(dǎo)取得了多么顯赫的功績(jī)，背后都離不開內(nèi)勤文秘人員的辛勤工作，但由于內(nèi)勤文秘工作的輔助性特點(diǎn)決定了這些功績(jī)都被冠了領(lǐng)導(dǎo)或集體的名字，而內(nèi)勤文秘人員只能成為默默無聞的“幕后英雄”。如：1、工作過程的隱匿性。由于內(nèi)勤文秘人員所做的工作都是在領(lǐng)導(dǎo)授意下進(jìn)行的，是領(lǐng)導(dǎo)思想的具體實(shí)施者，不是個(gè)人行為，而是在替領(lǐng)導(dǎo)行事。2、工作結(jié)果的隱匿性。如撰寫的工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、理論調(diào)研等材料，內(nèi)勤文秘人員哪怕付出了大量的心血進(jìn)行寫作，但往往落款都是以部門或領(lǐng)導(dǎo)為署名。
七、充分發(fā)揮七大作用。
(一)橋梁紐帶作用。內(nèi)勤文秘人員不但是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，也是溝通上級(jí)和下級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)與群眾、機(jī)關(guān)內(nèi)部和外部的一座橋梁和紐帶。
(二)溝通協(xié)調(diào)作用。協(xié)調(diào)是內(nèi)勤文秘工作的重要內(nèi)容，也是對(duì)內(nèi)勤文秘人員工作能力的具體體現(xiàn)。內(nèi)勤文秘人員位處部門中樞，要經(jīng)常注意了解各種動(dòng)向，本著從整體大局出發(fā)，照顧具體情況的精神，密切各部門各人員間的關(guān)系，解決矛盾，消除誤會(huì)，實(shí)現(xiàn)相互間的密切配合。
(三)參謀助手作用。內(nèi)勤文秘人員由于特殊的身份和地位，決定了其在部門和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時(shí)的參謀助手作用。如：在制定本地區(qū)本部門工作方案時(shí)提供建設(shè)性的工作意見和幫助領(lǐng)導(dǎo)完成某項(xiàng)具體的工作等。
(四)拾遺補(bǔ)缺作用?！叭藷o完人”每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都不是絕對(duì)正確、不會(huì)出錯(cuò)的，工作中難免會(huì)有疏漏和不足，對(duì)于這點(diǎn)作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的內(nèi)勤文秘人員就要會(huì)察覺、會(huì)提醒、會(huì)補(bǔ)救，以彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的工作不足和糾正工作錯(cuò)誤，促進(jìn)工作的健康開展。
(五)信息收集整理作用。任何一項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)決策的出臺(tái)都是有信息作為支撐的，都是為了解決信息中所反映出的各類問題而進(jìn)行決定的。因此信息的收集整理工作對(duì)于內(nèi)勤文秘人員來說尤為重要。
(六)事務(wù)管理作用。辦事永遠(yuǎn)是內(nèi)勤文秘人員最主要的功能和特點(diǎn)。如基層部門的內(nèi)勤文秘人員往往一人身兼數(shù)職，不當(dāng)僅僅從事內(nèi)勤文秘工作，同時(shí)還要兼任財(cái)會(huì)、管理、值班等工作。
(七)督查控制作用。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)管轄范圍的工作進(jìn)行監(jiān)促檢查和督導(dǎo)工作落實(shí)是內(nèi)勤文秘人員應(yīng)有的職責(zé)。如：對(duì)下發(fā)的工作方案進(jìn)行情況落實(shí)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)進(jìn)行督促檢查等。
八、積極加強(qiáng)八種能力。
(一)參謀能力。參與政務(wù)、處理事務(wù)是內(nèi)勤文秘人員的兩大基本職能。增強(qiáng)參謀意識(shí)，具有參謀能力，對(duì)于內(nèi)勤文秘人員更好地實(shí)現(xiàn)參謀職能具有舉足輕重的作用。主要表現(xiàn)為：一是要善于捕捉有價(jià)值的信息，及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo);二是善于領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，做好輔助決策工作;三是善于獨(dú)立思考，向領(lǐng)導(dǎo)提供有見地的意見。
(二)寫作能力。寫作能力是內(nèi)勤文秘人員的基本功，一個(gè)稱職的內(nèi)勤文秘人員必須具備較高的文字表達(dá)能力。如：具有語法、修辭、邏輯知識(shí)，具有公文和應(yīng)用文文體知識(shí)，掌握常用字詞和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)用等，同時(shí)，還要熟悉掌握公安業(yè)務(wù)文書的寫作，熟悉黨和國(guó)家關(guān)于公安工作的各項(xiàng)方針、政策、指示精神等。
(三)聽知、口語表達(dá)能力。內(nèi)勤文秘人員每天都有接待來訪、接洽事務(wù)、處理問題、多方聯(lián)系等基本事務(wù)，這就要求內(nèi)勤文秘人員必須具備有較高的聽知、口語表達(dá)能力。一是掌握多種聽知能力。如：有聽電話、聽取他人意見和對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示意圖“心領(lǐng)神會(huì)”的聽知能力;二是在口語表達(dá)上要語言得體、切忌官腔。如在與人交談時(shí)，不能只顧自己方便，不考慮對(duì)方的接受能力，另外還要注意說話生動(dòng)活潑，有一定的感召力。
(四)信息處理能力。這是內(nèi)勤文秘人員在從事工作實(shí)踐活動(dòng)中所應(yīng)具備的對(duì)工作信息的收集、理解、分析、處理能力。主要包括：一是信息的獲取能力。二是信息的選擇能力。三是信息的預(yù)測(cè)能力。四是信息的處理能力。五是信息的運(yùn)用能力。
(五)溝通協(xié)調(diào)能力。協(xié)調(diào)是內(nèi)勤文秘工作的重要內(nèi)容，內(nèi)勤文秘人員必須具備良好的協(xié)調(diào)能力，善于處理人際關(guān)系、善于發(fā)現(xiàn)上層與下層之間、部門與部門之間的不平衡，善于發(fā)現(xiàn)干群之間、領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾，及時(shí)加以溝通、協(xié)調(diào)，起到輔助管理的作用。主要表現(xiàn)為：一是能以良好的心態(tài)，講求方法和藝術(shù)，融洽人際間的情感，達(dá)到統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，調(diào)動(dòng)各方積極性的目的;二是善于運(yùn)用相關(guān)的政策、規(guī)定和制度進(jìn)行協(xié)調(diào);三是善于把握全局，既要從全局出發(fā)分析處理問題，又要為著想，把兩者有機(jī)地結(jié)合起來;四是善于溝通信息，使矛盾各方彼此了解情況，消除誤會(huì);五是善于處理好與各方面的關(guān)系，尊重對(duì)方，創(chuàng)造出一個(gè)良好的工作環(huán)境。
(六)辦事處事能力。辦事能力涉及完成任務(wù)的情況和臨機(jī)處事的本領(lǐng)，也是內(nèi)勤文秘工作的基本職能。主要內(nèi)容包括：一是理解和領(lǐng)會(huì)能力，這是內(nèi)勤文秘人員必須具備的基本素質(zhì)。如有集中的注意力、靈敏的反應(yīng)力、深刻的理解力、牢固的記憶力、機(jī)智的組合力和精湛的品評(píng)力。二是分析能力。每天內(nèi)勤文秘人員要辦處的事務(wù)十分繁雜，如果不能將各種事務(wù)合理歸類，加以梳理，分清主次緩急、難易遠(yuǎn)近，就很能有條理的完成工作。三是應(yīng)變能力。在實(shí)際工作中，許多事情若死守條條框框，往往行不通，這就需要在工作中要將原則性和靈活性有機(jī)結(jié)合起來，在不違反原則的前提下變通進(jìn)行處理。如：制定突發(fā)事件的應(yīng)急方案等。
(七)創(chuàng)造能力。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的新形勢(shì)下，公安工作面臨著新的挑戰(zhàn)，只有創(chuàng)造型的內(nèi)勤文秘人員才能積極協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)形成有創(chuàng)意與活力的優(yōu)勢(shì)，這是一種很受領(lǐng)導(dǎo)喜歡和非?？少F的才能。如：要具有強(qiáng)烈的立體型思維和創(chuàng)新精神，在工作崗位上要經(jīng)常有新發(fā)現(xiàn)、新思維，能為單位領(lǐng)導(dǎo)不斷提供新創(chuàng)意、新設(shè)想，能夠在各項(xiàng)工作中有新作為。
(八)使用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)設(shè)備的能力。由于科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和公安管理工作的逐步改革，尤其是辦公自動(dòng)化設(shè)備的普及運(yùn)用，內(nèi)勤文秘人員的工作方式也發(fā)生了巨大變化。如：傳真報(bào)表可以在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中完成，簡(jiǎn)報(bào)信息可以在網(wǎng)頁上瀏覽，文件材料可以在電腦上打印存貯等，這也就給內(nèi)勤文秘人員的工作能力提出了新的更高要求。即要學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)辦公設(shè)備(如計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、攝錄機(jī)等)的使用知識(shí)和操作、保養(yǎng)維修技能，真正做到既懂業(yè)務(wù)又懂技術(shù)的復(fù)合通才型的內(nèi)勤文秘人員。
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往往公安內(nèi)勤都是集各類秘書工作于一身，既要完成內(nèi)部勤務(wù)工作，同時(shí)還要發(fā)揮參謀助手和智囊作用，參與和輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，促進(jìn)工作健康發(fā)展。如何做好公安內(nèi)勤文秘工作，本人認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行加強(qiáng)和提高。
一、牢固樹立一種精神。
牢固樹立“干一行，愛一行;鉆一行，精一行”的無私奉獻(xiàn)、愛崗敬業(yè)精神。
二、自覺提高兩種素養(yǎng)。
一是政治道德素質(zhì)。1、堅(jiān)持正確的政治方向;2、樹立正確的榮辱觀;3、具有嚴(yán)明的法紀(jì)觀念;4、實(shí)事求是的思想品德;5、廉潔奉公的自律意識(shí);6、謙虛謹(jǐn)慎的工作態(tài)度;7、公而忘私的獻(xiàn)身精神;8、細(xì)致保密的工作作風(fēng)。
二是知識(shí)文化素養(yǎng)。1、基礎(chǔ)知識(shí)，如：科學(xué)文化知識(shí)、馬列理論、法規(guī)基礎(chǔ)等;2、專業(yè)知識(shí)，如：秘書專業(yè)、公安業(yè)務(wù)等;3、相關(guān)知識(shí)，如：自然科學(xué)、社交禮儀、心理學(xué)、倫理道德、管理等;4、保持穩(wěn)定、樂觀、健康的心態(tài)。如：確定適度的抱負(fù)水平、博覽群書開闊胸襟、培養(yǎng)廣泛興趣和愛好、學(xué)會(huì)調(diào)節(jié)心理壓力、克服不良嗜好養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣等。
三、切實(shí)加強(qiáng)三個(gè)服務(wù)。
“三個(gè)服務(wù)”是內(nèi)勤文秘工作和內(nèi)勤文秘人員的指導(dǎo)思想。即： “為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)”。其中最主要、最直接的就是要加強(qiáng)和提高為本部門領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作水平，確保部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)內(nèi)勤文秘工作的滿意。
四、努力實(shí)現(xiàn)四個(gè)轉(zhuǎn)變。
(一)從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀獻(xiàn)策。辦文辦事是內(nèi)勤文秘人員的日常工作和基本職能，包括文書處理、會(huì)務(wù)工作、資料保管、信訪接待等，并要隨時(shí)承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作和任務(wù)。這些工作瑣碎而繁重，但又十分重要，必須辦好。但是作為現(xiàn)代社會(huì)的內(nèi)勤文秘人員，如果光會(huì)辦事辦文還不夠，還要具有較高的思想水平、懂大局、勤思考、善觀察，能為領(lǐng)導(dǎo)提供智力服務(wù)，出主意，想辦法，提議案，為其出謀獻(xiàn)策，充分發(fā)揮內(nèi)勤文秘人員的參謀助手作用。
(二)從單純收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。內(nèi)勤文秘人員是溝通上下左右的橋梁和紐帶，每天獲取的各類信息情況多而雜，有的是有用的、有的是無用的，如果一味地將這些獲取的信息不加梳理和篩選就直接傳遞給領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的話，勢(shì)必會(huì)造成領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)信息的錯(cuò)誤研判和決策。這就要求內(nèi)勤文秘人員要對(duì)收集到的信息進(jìn)行分析研判后，去偽存真、去粗取精后做出初步意見上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)揮參謀主動(dòng)性，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更大便利。
(三)從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理。現(xiàn)代社會(huì)需要的是現(xiàn)代化的高效率?，F(xiàn)代化的高效率就是來自于科學(xué)化的管理。這就要求內(nèi)勤文秘人員必須堅(jiān)持克服平日工作中的隨意性，改變單憑經(jīng)驗(yàn)、習(xí)慣辦事的思維模式。建立科學(xué)的管理模式和一整套規(guī)范化、程序化、系統(tǒng)化的工作流程和制度，并在技術(shù)手段上逐步實(shí)現(xiàn)辦公設(shè)備的現(xiàn)代化。
(四)從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。內(nèi)勤文秘工作的輔助性質(zhì)決定了其工作的被動(dòng)性，但是被動(dòng)不能等同于消極對(duì)待。內(nèi)勤文秘人員要克服那種只完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，而領(lǐng)導(dǎo)沒交辦的就不去辦、不去想的思想;要充分發(fā)揮其自身的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造積極性，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和指示精神自覺主動(dòng)地開展工作，同時(shí)不斷提高內(nèi)勤文秘工作的預(yù)見性和前瞻性，注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和探索工作規(guī)律。
五、始終堅(jiān)持五項(xiàng)原則。
(一)安全保密原則。公安部門是國(guó)家法律的執(zhí)行部門和國(guó)家專政工具，其工作內(nèi)容不但涉及國(guó)家機(jī)密，而且涉及各類重要的敵社情動(dòng)態(tài)信息，公安工作直接關(guān)乎社會(huì)的穩(wěn)定和百姓的安危。因此，作為一名從事公安工作的內(nèi)勤文秘人員，肩頭的責(zé)任更為重大，要始終保持高度的安全保密意識(shí)，自覺遵守安全保密紀(jì)律，并將其具體落實(shí)在工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)。如：平時(shí)對(duì)文件要保密，不能隨手亂扔亂放;開會(huì)完后要對(duì)文件及時(shí)收回歸檔;平時(shí)說話要注意，分清“密”與“非密”的關(guān)系，不能隨意泄露機(jī)密等。
(二)準(zhǔn)確無誤原則。內(nèi)勤文秘人員的工作大都是具體的事務(wù)性工作，細(xì)節(jié)的準(zhǔn)確性決定了工作的質(zhì)量，如果出現(xiàn)大的差錯(cuò)將會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)工作帶來直接的后果。如：起草文書時(shí)格式、數(shù)據(jù)、事實(shí)要準(zhǔn)確;接待來訪人員時(shí)自身定位、措辭言語要準(zhǔn)確，方法措施要恰當(dāng);向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作時(shí)更要言簡(jiǎn)意賅，重點(diǎn)突出，做到準(zhǔn)確無誤。
(三)迅速及時(shí)原則。內(nèi)勤文秘人員要有強(qiáng)烈的時(shí)間觀念，做事要迅速，服務(wù)要及時(shí)，工作不能拖延滯緩。只有在收集信息、提供情況、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策等方面實(shí)現(xiàn)了迅速及時(shí)，才能實(shí)現(xiàn)與整個(gè)公安監(jiān)管工作的同步。反之小則誤事、大則影響整體工作進(jìn)展。如執(zhí)行上級(jí)的指示精神要迅速，處理文書要迅速，為基層民警解決實(shí)際問題要迅速。
(四)細(xì)致周到的原則。內(nèi)勤文秘人員做事要縝密，考慮問題要周全。不能顧此失彼，漏洞百出，以偏概全。如：領(lǐng)導(dǎo)安排部置召開一次會(huì)議，不僅要做好會(huì)前材料的籌備工作，還要做好會(huì)議期間的會(huì)務(wù)工作，更要做好會(huì)后的接待等工作。這些事情具體而又瑣碎，如果內(nèi)勤文秘人員在某一環(huán)節(jié)考慮不周或安排不妥的話就會(huì)給工作造成被動(dòng)。
(五)實(shí)事求是的原則。內(nèi)勤文秘人員要敢于講真話，堅(jiān)持原則，這是由公安工作的政治性質(zhì)決定。如：對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的指示和意見，凡是符合實(shí)際情況和上級(jí)精神、國(guó)家法規(guī)的就要堅(jiān)決貫徹執(zhí)行，反之則不能服從，并要及時(shí)提醒，委婉規(guī)勸，表明態(tài)度，要求領(lǐng)導(dǎo)做出修改錯(cuò)誤的決定。
六、準(zhǔn)確把握六性特點(diǎn)。
(一)事務(wù)性。內(nèi)勤文秘人員的基本職責(zé)就是“既要參與政務(wù)，又要掌管事務(wù)”。每天都要面對(duì)大量的來文、情況、信息、材料、實(shí)際上，辦事才是內(nèi)勤文秘人員的最主要工作，也是最原始、最基本的職能。往往內(nèi)勤文秘人員也是通過這些瑣碎的、具體的事務(wù)性工作來實(shí)現(xiàn)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)的。
(二)中介性。內(nèi)勤文秘人員往往都是通過自己的工作將來自上級(jí)的、下級(jí)的、外部的、內(nèi)部的各種信息傳輸?shù)剿鼈儜?yīng)該上傳下達(dá)的地方。這就說明了內(nèi)勤文秘工作所起到的就是一個(gè)中介、橋梁的作用。
(三)、機(jī)密性。內(nèi)勤文秘人員經(jīng)常有機(jī)會(huì)參加各種會(huì)議和傳閱管理各類文件材料，而公安工作性質(zhì)的特殊性也決定了這些會(huì)議和文件內(nèi)容的保密性，是不能隨便泄漏出去的，所以這就需要做為公安內(nèi)勤文秘人員的保密意識(shí)一定要強(qiáng)，嘴巴一定要嚴(yán)。
(四)、綜合性。內(nèi)勤文秘工作繁雜，涉及范圍很廣，除去日?；A(chǔ)工作如接打電話、傳送文件、內(nèi)務(wù)整理外，還要辦理完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事情。譬如一些性質(zhì)界限不清楚，又無明確具體責(zé)任人的綜合性事務(wù)，往往最終都是交由內(nèi)勤文秘人員去辦理完成。
(五)被動(dòng)性。內(nèi)勤文秘人員往往除了自己份內(nèi)的事情外，一般不能完全自主地安排工作。工作的內(nèi)容和時(shí)間都要圍繞著領(lǐng)導(dǎo)工作，以領(lǐng)導(dǎo)為中心，這就是工作的被動(dòng)性。如臨時(shí)組織召開會(huì)議，臨時(shí)通知參會(huì)人員、安排會(huì)場(chǎng)、準(zhǔn)備會(huì)議材料等。同時(shí)，作為領(lǐng)導(dǎo)助手的內(nèi)勤文秘人員在職權(quán)范圍內(nèi)的工作中也要積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)提建設(shè)性意見，及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)工作的失誤，加強(qiáng)請(qǐng)示匯報(bào)工作等。
(六)隱匿性。無論部門和領(lǐng)導(dǎo)取得了多么顯赫的功績(jī)，背后都離不開內(nèi)勤文秘人員的辛勤工作，但由于內(nèi)勤文秘工作的輔助性特點(diǎn)決定了這些功績(jī)都被冠了領(lǐng)導(dǎo)或集體的名字，而內(nèi)勤文秘人員只能成為默默無聞的“幕后英雄”。如：1、工作過程的隱匿性。由于內(nèi)勤文秘人員所做的工作都是在領(lǐng)導(dǎo)授意下進(jìn)行的，是領(lǐng)導(dǎo)思想的具體實(shí)施者，不是個(gè)人行為，而是在替領(lǐng)導(dǎo)行事。2、工作結(jié)果的隱匿性。如撰寫的工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、理論調(diào)研等材料，內(nèi)勤文秘人員哪怕付出了大量的心血進(jìn)行寫作，但往往落款都是以部門或領(lǐng)導(dǎo)為署名。
七、充分發(fā)揮七大作用。
(一)橋梁紐帶作用。內(nèi)勤文秘人員不但是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，也是溝通上級(jí)和下級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)與群眾、機(jī)關(guān)內(nèi)部和外部的一座橋梁和紐帶。
(二)溝通協(xié)調(diào)作用。協(xié)調(diào)是內(nèi)勤文秘工作的重要內(nèi)容，也是對(duì)內(nèi)勤文秘人員工作能力的具體體現(xiàn)。內(nèi)勤文秘人員位處部門中樞，要經(jīng)常注意了解各種動(dòng)向，本著從整體大局出發(fā)，照顧具體情況的精神，密切各部門各人員間的關(guān)系，解決矛盾，消除誤會(huì)，實(shí)現(xiàn)相互間的密切配合。
(三)參謀助手作用。內(nèi)勤文秘人員由于特殊的身份和地位，決定了其在部門和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時(shí)的參謀助手作用。如：在制定本地區(qū)本部門工作方案時(shí)提供建設(shè)性的工作意見和幫助領(lǐng)導(dǎo)完成某項(xiàng)具體的工作等。
(四)拾遺補(bǔ)缺作用?！叭藷o完人”每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都不是絕對(duì)正確、不會(huì)出錯(cuò)的，工作中難免會(huì)有疏漏和不足，對(duì)于這點(diǎn)作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的內(nèi)勤文秘人員就要會(huì)察覺、會(huì)提醒、會(huì)補(bǔ)救，以彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的工作不足和糾正工作錯(cuò)誤，促進(jìn)工作的健康開展。
(五)信息收集整理作用。任何一項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)決策的出臺(tái)都是有信息作為支撐的，都是為了解決信息中所反映出的各類問題而進(jìn)行決定的。因此信息的收集整理工作對(duì)于內(nèi)勤文秘人員來說尤為重要。
(六)事務(wù)管理作用。辦事永遠(yuǎn)是內(nèi)勤文秘人員最主要的功能和特點(diǎn)。如基層部門的內(nèi)勤文秘人員往往一人身兼數(shù)職，不當(dāng)僅僅從事內(nèi)勤文秘工作，同時(shí)還要兼任財(cái)會(huì)、管理、值班等工作。
(七)督查控制作用。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)管轄范圍的工作進(jìn)行監(jiān)促檢查和督導(dǎo)工作落實(shí)是內(nèi)勤文秘人員應(yīng)有的職責(zé)。如：對(duì)下發(fā)的工作方案進(jìn)行情況落實(shí)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)進(jìn)行督促檢查等。
八、積極加強(qiáng)八種能力。
(一)參謀能力。參與政務(wù)、處理事務(wù)是內(nèi)勤文秘人員的兩大基本職能。增強(qiáng)參謀意識(shí)，具有參謀能力，對(duì)于內(nèi)勤文秘人員更好地實(shí)現(xiàn)參謀職能具有舉足輕重的作用。主要表現(xiàn)為：一是要善于捕捉有價(jià)值的信息，及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo);二是善于領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，做好輔助決策工作;三是善于獨(dú)立思考，向領(lǐng)導(dǎo)提供有見地的意見。
(二)寫作能力。寫作能力是內(nèi)勤文秘人員的基本功，一個(gè)稱職的內(nèi)勤文秘人員必須具備較高的文字表達(dá)能力。如：具有語法、修辭、邏輯知識(shí)，具有公文和應(yīng)用文文體知識(shí)，掌握常用字詞和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)用等，同時(shí)，還要熟悉掌握公安業(yè)務(wù)文書的寫作，熟悉黨和國(guó)家關(guān)于公安工作的各項(xiàng)方針、政策、指示精神等。
(三)聽知、口語表達(dá)能力。內(nèi)勤文秘人員每天都有接待來訪、接洽事務(wù)、處理問題、多方聯(lián)系等基本事務(wù)，這就要求內(nèi)勤文秘人員必須具備有較高的聽知、口語表達(dá)能力。一是掌握多種聽知能力。如：有聽電話、聽取他人意見和對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示意圖“心領(lǐng)神會(huì)”的聽知能力;二是在口語表達(dá)上要語言得體、切忌官腔。如在與人交談時(shí)，不能只顧自己方便，不考慮對(duì)方的接受能力，另外還要注意說話生動(dòng)活潑，有一定的感召力。
(四)信息處理能力。這是內(nèi)勤文秘人員在從事工作實(shí)踐活動(dòng)中所應(yīng)具備的對(duì)工作信息的收集、理解、分析、處理能力。主要包括：一是信息的獲取能力。二是信息的選擇能力。三是信息的預(yù)測(cè)能力。四是信息的處理能力。五是信息的運(yùn)用能力。
(五)溝通協(xié)調(diào)能力。協(xié)調(diào)是內(nèi)勤文秘工作的重要內(nèi)容，內(nèi)勤文秘人員必須具備良好的協(xié)調(diào)能力，善于處理人際關(guān)系、善于發(fā)現(xiàn)上層與下層之間、部門與部門之間的不平衡，善于發(fā)現(xiàn)干群之間、領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾，及時(shí)加以溝通、協(xié)調(diào)，起到輔助管理的作用。主要表現(xiàn)為：一是能以良好的心態(tài)，講求方法和藝術(shù)，融洽人際間的情感，達(dá)到統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，調(diào)動(dòng)各方積極性的目的;二是善于運(yùn)用相關(guān)的政策、規(guī)定和制度進(jìn)行協(xié)調(diào);三是善于把握全局，既要從全局出發(fā)分析處理問題，又要為著想，把兩者有機(jī)地結(jié)合起來;四是善于溝通信息，使矛盾各方彼此了解情況，消除誤會(huì);五是善于處理好與各方面的關(guān)系，尊重對(duì)方，創(chuàng)造出一個(gè)良好的工作環(huán)境。
(六)辦事處事能力。辦事能力涉及完成任務(wù)的情況和臨機(jī)處事的本領(lǐng)，也是內(nèi)勤文秘工作的基本職能。主要內(nèi)容包括：一是理解和領(lǐng)會(huì)能力，這是內(nèi)勤文秘人員必須具備的基本素質(zhì)。如有集中的注意力、靈敏的反應(yīng)力、深刻的理解力、牢固的記憶力、機(jī)智的組合力和精湛的品評(píng)力。二是分析能力。每天內(nèi)勤文秘人員要辦處的事務(wù)十分繁雜，如果不能將各種事務(wù)合理歸類，加以梳理，分清主次緩急、難易遠(yuǎn)近，就很能有條理的完成工作。三是應(yīng)變能力。在實(shí)際工作中，許多事情若死守條條框框，往往行不通，這就需要在工作中要將原則性和靈活性有機(jī)結(jié)合起來，在不違反原則的前提下變通進(jìn)行處理。如：制定突發(fā)事件的應(yīng)急方案等。
(七)創(chuàng)造能力。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的新形勢(shì)下，公安工作面臨著新的挑戰(zhàn)，只有創(chuàng)造型的內(nèi)勤文秘人員才能積極協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)形成有創(chuàng)意與活力的優(yōu)勢(shì)，這是一種很受領(lǐng)導(dǎo)喜歡和非?？少F的才能。如：要具有強(qiáng)烈的立體型思維和創(chuàng)新精神，在工作崗位上要經(jīng)常有新發(fā)現(xiàn)、新思維，能為單位領(lǐng)導(dǎo)不斷提供新創(chuàng)意、新設(shè)想，能夠在各項(xiàng)工作中有新作為。
(八)使用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)設(shè)備的能力。由于科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和公安管理工作的逐步改革，尤其是辦公自動(dòng)化設(shè)備的普及運(yùn)用，內(nèi)勤文秘人員的工作方式也發(fā)生了巨大變化。如：傳真報(bào)表可以在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中完成，簡(jiǎn)報(bào)信息可以在網(wǎng)頁上瀏覽，文件材料可以在電腦上打印存貯等，這也就給內(nèi)勤文秘人員的工作能力提出了新的更高要求。即要學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)辦公設(shè)備(如計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、攝錄機(jī)等)的使用知識(shí)和操作、保養(yǎng)維修技能，真正做到既懂業(yè)務(wù)又懂技術(shù)的復(fù)合通才型的內(nèi)勤文秘人員。