廠家檔案資料由廠家提供，經(jīng)采購方驗核后移交，有合格證、檢驗報告、使用說明書、圖紙等多種內(nèi)容，包括設(shè)備、儀器、儀表和材料等多種類別，有國產(chǎn)和進口之分，資料本身復(fù)雜繁多，加之涉及廠家多，各廠家提交的資料又各有其特點，情況復(fù)雜，給廠家資料的驗核工作增加了不少難度。一般情況下，商務(wù)合同及其技術(shù)附件會對廠家應(yīng)提交的資料有一個要求（也有未要求提交資料的），就我廠而言，參與簽訂合同的部門有采購部門、使用單位、專業(yè)管理部門等，工程管理單位及檔案管理部門被排除在外，而在廠家提交資料時，采購人員不予把關(guān)，在將資料發(fā)給使用和管理部門后，這些部門也很少核實其完整性，造成長期以來工程管理部門只能是被動的接收，即交什么收什么。而商務(wù)合同或協(xié)議的多頭簽訂造成歸檔難，檔案部門難以了解項目的應(yīng)交資料情況，也只能是被動的歸檔。
廠家檔案資料包含了物供中心采購部分（即甲方采購）及EPC項目由總包單位采購的部分。對于甲方采購部分，檔案部門經(jīng)過一段時間艱苦的摸索，略有成效，基本上能保證主要的資料收集齊全：基本上做到按要求領(lǐng)取及驗核，如，要求物供中心提供移交清單并需注明項目名稱、設(shè)備儀器儀表名稱及位號、資料名稱等，并進行驗核清單與實物是否對應(yīng)，每臺設(shè)備是否至少有一份原件能滿足檔案的要求（整潔、清晰、簽章齊全），壓力容器應(yīng)同時有竣工圖章和壓力容器設(shè)計資格章等。并結(jié)合經(jīng)驗，主動出擊，避免隨機資料不齊，給歸檔工作增加難度，如：機泵的隨機資料除了泵本身的性能曲線、使用說明書等外，一般應(yīng)有電機的使用說明書（利舊除外）；新氫壓縮機組應(yīng)包括壓縮機部分、水站、油站、壓力容器及配套的儀表、電氣資料等。在沒有合同或協(xié)議的情況下，對照設(shè)計圖紙，了解采購情況及應(yīng)提交的資料，爭取在工作中處于主動，及時做好催交工作，迫使業(yè)務(wù)人員重新重視，對照合同或協(xié)議檢查廠家資料，完善所交資料。對于EPC項目，檔案部門曾寄希望于EPC單位的規(guī)范管理和有效控制，只是在合同中予以明確和規(guī)范，在施工過程中只是針對易于忽視的問題做了適當(dāng)?shù)奶嵝?，結(jié)果發(fā)現(xiàn)廠家不按合同匯總移交，EPC單位質(zhì)檢人員不認真把關(guān)，造成隨機資料歸檔不齊。雖然最終EPC單位不得不為此付出代價，但在一定程度上影響了歸檔時間。針對EPC項目廠家資料質(zhì)量有所失控的情況，檔案部門適當(dāng)完善了做法：
①規(guī)范合同內(nèi)容；
②全面了解施工圖紙中應(yīng)采購的設(shè)備儀器儀表情況，并進行匯總；
③要求EPC單位及時移交商務(wù)合同及其技術(shù)附件，并把資料內(nèi)容補充到匯總表中；
④要求供使用及專業(yè)管理部門的資料提前移交，以掌握廠家資料提供的進度和初步審核資料情況，及時做好反饋和督促EPC單位進行完善，尤其是做好廠家現(xiàn)場安裝調(diào)試資料的及時收集。
廠家檔案資料包含了物供中心采購部分（即甲方采購）及EPC項目由總包單位采購的部分。對于甲方采購部分，檔案部門經(jīng)過一段時間艱苦的摸索，略有成效，基本上能保證主要的資料收集齊全：基本上做到按要求領(lǐng)取及驗核，如，要求物供中心提供移交清單并需注明項目名稱、設(shè)備儀器儀表名稱及位號、資料名稱等，并進行驗核清單與實物是否對應(yīng)，每臺設(shè)備是否至少有一份原件能滿足檔案的要求（整潔、清晰、簽章齊全），壓力容器應(yīng)同時有竣工圖章和壓力容器設(shè)計資格章等。并結(jié)合經(jīng)驗，主動出擊，避免隨機資料不齊，給歸檔工作增加難度，如：機泵的隨機資料除了泵本身的性能曲線、使用說明書等外，一般應(yīng)有電機的使用說明書（利舊除外）；新氫壓縮機組應(yīng)包括壓縮機部分、水站、油站、壓力容器及配套的儀表、電氣資料等。在沒有合同或協(xié)議的情況下，對照設(shè)計圖紙，了解采購情況及應(yīng)提交的資料，爭取在工作中處于主動，及時做好催交工作，迫使業(yè)務(wù)人員重新重視，對照合同或協(xié)議檢查廠家資料，完善所交資料。對于EPC項目，檔案部門曾寄希望于EPC單位的規(guī)范管理和有效控制，只是在合同中予以明確和規(guī)范，在施工過程中只是針對易于忽視的問題做了適當(dāng)?shù)奶嵝?，結(jié)果發(fā)現(xiàn)廠家不按合同匯總移交，EPC單位質(zhì)檢人員不認真把關(guān)，造成隨機資料歸檔不齊。雖然最終EPC單位不得不為此付出代價，但在一定程度上影響了歸檔時間。針對EPC項目廠家資料質(zhì)量有所失控的情況，檔案部門適當(dāng)完善了做法：
①規(guī)范合同內(nèi)容；
②全面了解施工圖紙中應(yīng)采購的設(shè)備儀器儀表情況，并進行匯總；
③要求EPC單位及時移交商務(wù)合同及其技術(shù)附件，并把資料內(nèi)容補充到匯總表中；
④要求供使用及專業(yè)管理部門的資料提前移交，以掌握廠家資料提供的進度和初步審核資料情況，及時做好反饋和督促EPC單位進行完善，尤其是做好廠家現(xiàn)場安裝調(diào)試資料的及時收集。