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1.異地儲(chǔ)存
①歸檔的兩份數(shù)據(jù)檔案介質(zhì)應(yīng)異地儲(chǔ)存。
②數(shù)據(jù)檔案管理單位可根據(jù)實(shí)際情況確定異地儲(chǔ)存的距離。建議異地儲(chǔ)存的距離應(yīng)大于100km,距離為500km以上。
③數(shù)據(jù)檔案應(yīng)自入館之日起60天內(nèi)完成異地存儲(chǔ)工作。
④凡取回的異地儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)檔案，應(yīng)在數(shù)據(jù)檔案離開(kāi)儲(chǔ)存地之日起的60天內(nèi)重新完成異地儲(chǔ)存工作。
⑤異地儲(chǔ)存介質(zhì)的讀檢工作。原則上應(yīng)在儲(chǔ)存地進(jìn)行，應(yīng)盡量避免介質(zhì)離開(kāi)儲(chǔ)存地。
⑥異地儲(chǔ)存所在地單位負(fù)責(zé)異地?cái)?shù)據(jù)檔案的安全、保密、環(huán)境和衛(wèi)生等工作。
⑦異地儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)檔案的管理權(quán)屬于原數(shù)據(jù)檔案管理單位，不經(jīng)授權(quán)，任何單位和個(gè)人不能擅自復(fù)制和提供利用。
2.介質(zhì)維護(hù)
①數(shù)據(jù)檔案管理單位應(yīng)定期對(duì)所有磁介質(zhì)進(jìn)行維護(hù)并建立相應(yīng)的登記制度，對(duì)數(shù)據(jù)檔案磁介質(zhì)的檢查(倒帶、讀檢)、拷貝、介質(zhì)更換、銷(xiāo)毀等日常工作進(jìn)行記錄，并存檔復(fù)查。
②數(shù)據(jù)檔案管理單位每年應(yīng)讀檢不低于5%的數(shù)據(jù)檔案。
③如果數(shù)據(jù)檔案在當(dāng)年進(jìn)行過(guò)讀取操作(如數(shù)據(jù)查閱、提供利用等)，則當(dāng)年可以不對(duì)這些介質(zhì)進(jìn)行倒帶和讀檢。
④歸檔后的數(shù)據(jù)檔案介質(zhì)不得外借，只能提供數(shù)據(jù)復(fù)制介質(zhì)。
3.數(shù)據(jù)維護(hù)
①出現(xiàn)介質(zhì)故障或出現(xiàn)損壞跡象而需要重新拷貝時(shí)，如果原數(shù)據(jù)檔案是采用單盤(pán)(盒)方式拷貝的，則可從另一份相同數(shù)據(jù)檔案介質(zhì)拷貝復(fù)制，替換出現(xiàn)故障的介質(zhì);如果原數(shù)據(jù)檔案是采用整卷方式拷貝的，則可從另一份數(shù)據(jù)檔案整體復(fù)制并替換。介質(zhì)更換的更新拷貝工作應(yīng)在30天內(nèi)完成。
②如果軟件平臺(tái)能夠反映介質(zhì)的讀寫(xiě)錯(cuò)誤，則當(dāng)累計(jì)讀寫(xiě)錯(cuò)誤達(dá)10次時(shí)，應(yīng)停止使用該介質(zhì)(即使該介質(zhì)仍能正常使用)，并將數(shù)據(jù)復(fù)制遷移到新的一份介質(zhì)上。
③為保證數(shù)據(jù)檔案的長(zhǎng)期有效性，對(duì)線性磁帶應(yīng)每10年遷移一次，光盤(pán)應(yīng)每5年遷移一次。
④數(shù)據(jù)檔案管理單位應(yīng)保證介質(zhì)的可讀性，即在磁帶或磁帶機(jī)(磁帶庫(kù))、光盤(pán)或光盤(pán)驅(qū)動(dòng)器(光盤(pán)庫(kù))、驅(qū)動(dòng)軟件或讀取設(shè)備所需的軟硬件環(huán)境淘汰之前，應(yīng)將數(shù)據(jù)遷移到新的介質(zhì)上。
⑤數(shù)據(jù)檔案管理單位應(yīng)盡可能保證數(shù)據(jù)的可用性，即當(dāng)出現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的操作軟件已經(jīng)(或?qū)⒁? 淘汰，或新版軟件對(duì)舊版軟件格式的數(shù)據(jù)檔案不支持等情況時(shí)，數(shù)據(jù)檔案管理單位可以將該數(shù)據(jù)檔案轉(zhuǎn)存為新版軟件支持的格式或其他軟件支持的數(shù)據(jù)格式。數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)存新格式拷貝后，原數(shù)據(jù)檔案應(yīng)繼續(xù)保存3年。
⑥數(shù)據(jù)檔案由原格式向新格式的轉(zhuǎn)存之前應(yīng)進(jìn)行鑒定，并報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審定。
⑦數(shù)據(jù)檔案管理單位對(duì)數(shù)據(jù)檔案轉(zhuǎn)存新格式時(shí)，可以請(qǐng)求其他單位(或原項(xiàng)目單位)協(xié)助實(shí)施。
1.異地儲(chǔ)存
①歸檔的兩份數(shù)據(jù)檔案介質(zhì)應(yīng)異地儲(chǔ)存。
②數(shù)據(jù)檔案管理單位可根據(jù)實(shí)際情況確定異地儲(chǔ)存的距離。建議異地儲(chǔ)存的距離應(yīng)大于100km,距離為500km以上。
③數(shù)據(jù)檔案應(yīng)自入館之日起60天內(nèi)完成異地存儲(chǔ)工作。
④凡取回的異地儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)檔案，應(yīng)在數(shù)據(jù)檔案離開(kāi)儲(chǔ)存地之日起的60天內(nèi)重新完成異地儲(chǔ)存工作。
⑤異地儲(chǔ)存介質(zhì)的讀檢工作。原則上應(yīng)在儲(chǔ)存地進(jìn)行，應(yīng)盡量避免介質(zhì)離開(kāi)儲(chǔ)存地。
⑥異地儲(chǔ)存所在地單位負(fù)責(zé)異地?cái)?shù)據(jù)檔案的安全、保密、環(huán)境和衛(wèi)生等工作。
⑦異地儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)檔案的管理權(quán)屬于原數(shù)據(jù)檔案管理單位，不經(jīng)授權(quán)，任何單位和個(gè)人不能擅自復(fù)制和提供利用。
2.介質(zhì)維護(hù)
①數(shù)據(jù)檔案管理單位應(yīng)定期對(duì)所有磁介質(zhì)進(jìn)行維護(hù)并建立相應(yīng)的登記制度，對(duì)數(shù)據(jù)檔案磁介質(zhì)的檢查(倒帶、讀檢)、拷貝、介質(zhì)更換、銷(xiāo)毀等日常工作進(jìn)行記錄，并存檔復(fù)查。
②數(shù)據(jù)檔案管理單位每年應(yīng)讀檢不低于5%的數(shù)據(jù)檔案。
③如果數(shù)據(jù)檔案在當(dāng)年進(jìn)行過(guò)讀取操作(如數(shù)據(jù)查閱、提供利用等)，則當(dāng)年可以不對(duì)這些介質(zhì)進(jìn)行倒帶和讀檢。
④歸檔后的數(shù)據(jù)檔案介質(zhì)不得外借，只能提供數(shù)據(jù)復(fù)制介質(zhì)。
3.數(shù)據(jù)維護(hù)
①出現(xiàn)介質(zhì)故障或出現(xiàn)損壞跡象而需要重新拷貝時(shí)，如果原數(shù)據(jù)檔案是采用單盤(pán)(盒)方式拷貝的，則可從另一份相同數(shù)據(jù)檔案介質(zhì)拷貝復(fù)制，替換出現(xiàn)故障的介質(zhì);如果原數(shù)據(jù)檔案是采用整卷方式拷貝的，則可從另一份數(shù)據(jù)檔案整體復(fù)制并替換。介質(zhì)更換的更新拷貝工作應(yīng)在30天內(nèi)完成。
②如果軟件平臺(tái)能夠反映介質(zhì)的讀寫(xiě)錯(cuò)誤，則當(dāng)累計(jì)讀寫(xiě)錯(cuò)誤達(dá)10次時(shí)，應(yīng)停止使用該介質(zhì)(即使該介質(zhì)仍能正常使用)，并將數(shù)據(jù)復(fù)制遷移到新的一份介質(zhì)上。
③為保證數(shù)據(jù)檔案的長(zhǎng)期有效性，對(duì)線性磁帶應(yīng)每10年遷移一次，光盤(pán)應(yīng)每5年遷移一次。
④數(shù)據(jù)檔案管理單位應(yīng)保證介質(zhì)的可讀性，即在磁帶或磁帶機(jī)(磁帶庫(kù))、光盤(pán)或光盤(pán)驅(qū)動(dòng)器(光盤(pán)庫(kù))、驅(qū)動(dòng)軟件或讀取設(shè)備所需的軟硬件環(huán)境淘汰之前，應(yīng)將數(shù)據(jù)遷移到新的介質(zhì)上。
⑤數(shù)據(jù)檔案管理單位應(yīng)盡可能保證數(shù)據(jù)的可用性，即當(dāng)出現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的操作軟件已經(jīng)(或?qū)⒁? 淘汰，或新版軟件對(duì)舊版軟件格式的數(shù)據(jù)檔案不支持等情況時(shí)，數(shù)據(jù)檔案管理單位可以將該數(shù)據(jù)檔案轉(zhuǎn)存為新版軟件支持的格式或其他軟件支持的數(shù)據(jù)格式。數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)存新格式拷貝后，原數(shù)據(jù)檔案應(yīng)繼續(xù)保存3年。
⑥數(shù)據(jù)檔案由原格式向新格式的轉(zhuǎn)存之前應(yīng)進(jìn)行鑒定，并報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審定。
⑦數(shù)據(jù)檔案管理單位對(duì)數(shù)據(jù)檔案轉(zhuǎn)存新格式時(shí)，可以請(qǐng)求其他單位(或原項(xiàng)目單位)協(xié)助實(shí)施。