第三章 辦公室事務與管理
1.辦公環(huán)境的維護的依據(jù)：三大法律：《憲法》、《勞動法》、《工廠安全衛(wèi)生規(guī)程》
2.在企業(yè)辦公室中安全檢查，如果發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，秘書有責任和義務報告、跟進、直到解決P244
3.安全檢查包括辦公環(huán)境和辦公設備兩部分。秘書要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設備故障表”的使用。在錄像中出現(xiàn)的隱患：①電話線糾纏②消防栓放在柜子后面③道路上堆放貨物④太陽光照在電腦上⑤有人來訪時未關電腦⑥寫字樓中有人吸煙(P245中)
4.信息的安全及保密工作通常包括：口頭信息、紙面信息和電子信息(P245下)
5.當涉及公司保密信息時，你應該做到：機智、穩(wěn)重、果斷、有外交手段。
6.做好口頭信息的安全：①員工在崗前培訓時即應被告知不要在組織內(nèi)部或外部談論有關單位的保密信息，包括對其他工作人員、客戶、朋友或親屬;②在沒有確認電話對方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前，不要通過電話、手機、答錄機給出保密信息。P246
7.做好紙面信息的安全：①接收任何保密文件、資料等都要簽收并登記;②在傳遞保密文件或資料時，要放在文件夾、盒中攜帶，以防失密或散落丟失;③用郵件發(fā)送保密信息時，信封要貼封口，并標記“秘密或保密”;④極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片，保存到銀行保險柜里;⑤不再使用的保密文檔要粉碎。P246—P247
8.做好電子信息的安全：①計算機顯示器應放置在他人看不到的地方，如果來訪者走近，應迅速滾動頁面或關小亮度，或保存你的信息關閉顯示器②每一個使用者應該有自己的識別碼，密碼必須保密，經(jīng)常更換;③有保密信息的軟盤不應該帶出單位，以防止數(shù)據(jù)落到不應得到這些信息的人手上;P247
9.秘書在保密工作中需要注意的幾個方面：①文件保密：秘書要有很強的保密意識，對保密文件、資料，應自覺做到接收、傳遞、保管方面的保密工作②會議保密：是否公開、何時公開、向誰公開都由主管領導決定③科技保密：秘書的工作性質(zhì)決定其得與各種人接觸，包括客戶、同行、媒體、政府部門等，做好這方面的保密工作是非常重要的P247
10.秘書應做好組織中特定信息的保密工作：包括人事信息、財務信息、產(chǎn)品信息和客戶信息P47下
11.如果財務信息失密，會影響企業(yè)的股票價格，也會影響銀行給企業(yè)的貸款。企業(yè)長期積累的客戶信息失密，不僅失去老客戶，失去大宗業(yè)務和合同，而且還會失去信譽P248上
12.有關國家秘密及密級要遵照《國家秘密及密級具體范圍的規(guī)定》：規(guī)定有3級：秘密、機密、;有關國家密密的保密期限要遵照《國家秘密保密期限的規(guī)定》：保密期限有3種：短期(1—15年)、長期(16—50年)、永久
13.值班人員應做好3項記錄：電話記錄、接待記錄、值班日記(主要對外來的信函、電報、反映情況、外來的電話等，進行認真登記)P249
14.值班表的編制：通常包括以下項目：值班人員姓名、帶班人姓名、替班人員姓名P249
15.值班表常用在：為某項任務的值班辦公室，還需要標明值班地點和值班的具體任務P249中下
16.值班人員在值班工作中，可能有時接受、傳達上級機關、單位領導的指示，可能處理內(nèi)部的突發(fā)性事件，要完成領導臨時交辦的事項。P249下
17.大型企業(yè)設有專門的值班室，并有完善的值班管理制度。要加強值班管理，重要的是落實崗位責任制度。P250上
18.以支付本市交通費、郵資、接待用茶點費、停車費和添置少量的辦公用品等，企業(yè)辦公室常設立一筆零用錢或稱作備用金，這同時也是一筆周轉(zhuǎn)使用的現(xiàn)金
19.秘書要認真核對領取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致P251上
20.上司出差，商務費用報銷的步驟：
秘書首先要了解公司有關財務報銷的相關規(guī)定，上司出差到外地開會的交通費不能從零用現(xiàn)金中支付。通常的工作步驟：①申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經(jīng)費的人員、時間、用途、金額等，并親自簽字②該報告活該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意③一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表題教財務部門，領取支票或現(xiàn)金貸款;一種情況是先有申請人墊付，完成商務工作。④在商務工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ将@取相應的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符⑤商務工作結(jié)束，申請者應將發(fā)票附在“出差報銷單”(附樣例)后面，并親自簽字，提交出納部門，由出納部門把先前領取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金⑥如果在事實上務工作中，計劃的費用不夠，需要超出時，應提前向有關領導報告，否則需自付(P251)
21.企業(yè)工作人員國內(nèi)外出差的費用，經(jīng)常要由秘書辦理或協(xié)助辦理。因此，秘書要事先做好準備，熟悉辦理信用卡、旅行支票、快匯等的方法(P252)
22.公文形成過程示意圖(P253)交擬、議擬、撰擬三步驟稱為擬稿。具有法定職權(quán)者定稿生效的步驟是簽發(fā)
23.公文處理基本程序(P254圖)重點收文階段：從簽收到催辦發(fā)文階段：從交擬到發(fā)文
24.對辦理完畢的文書整理(立卷)、歸檔及銷毀①立卷的范圍：辦理完畢、具有查考價值的文件材料②立卷的程序：(重點)編寫頁號、登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》、擬定案卷標題、裝訂成卷、填寫案卷封面(流程不能錯)③銷毀的程序：⑴由文秘部門對已辦畢的公文進行鑒定⑵逐件核定造冊⑶領導審查簽批⑷監(jiān)督銷毀P255
25.銷毀公文應在指定地點或單位進行，不得將帶銷毀的公文出售給廢品收購部門
26.不得在空白介紹信、空白合同書上扣公章P256
27.秘書部門掌管的印章主要有三種：一是單位印章(含鋼印);二是單位領導人“公用”的私章;三是秘書部門的公章。其中單位印章是單位對外行使權(quán)力的標志，其作用是：①標志作用②權(quán)威作用③法律作用④憑證作用(P256)
28.出具介紹信要經(jīng)過內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。P256下
29.蓋公章要端正、清晰，蓋在署名中間，上不壓正文，下要騎年蓋月。
蓋印要領是：握法標準，印泥適度，用力均勻，落印平穩(wěn)P257上
1.辦公環(huán)境的維護的依據(jù)：三大法律：《憲法》、《勞動法》、《工廠安全衛(wèi)生規(guī)程》
2.在企業(yè)辦公室中安全檢查，如果發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，秘書有責任和義務報告、跟進、直到解決P244
3.安全檢查包括辦公環(huán)境和辦公設備兩部分。秘書要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設備故障表”的使用。在錄像中出現(xiàn)的隱患：①電話線糾纏②消防栓放在柜子后面③道路上堆放貨物④太陽光照在電腦上⑤有人來訪時未關電腦⑥寫字樓中有人吸煙(P245中)
4.信息的安全及保密工作通常包括：口頭信息、紙面信息和電子信息(P245下)
5.當涉及公司保密信息時，你應該做到：機智、穩(wěn)重、果斷、有外交手段。
6.做好口頭信息的安全：①員工在崗前培訓時即應被告知不要在組織內(nèi)部或外部談論有關單位的保密信息，包括對其他工作人員、客戶、朋友或親屬;②在沒有確認電話對方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前，不要通過電話、手機、答錄機給出保密信息。P246
7.做好紙面信息的安全：①接收任何保密文件、資料等都要簽收并登記;②在傳遞保密文件或資料時，要放在文件夾、盒中攜帶，以防失密或散落丟失;③用郵件發(fā)送保密信息時，信封要貼封口，并標記“秘密或保密”;④極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片，保存到銀行保險柜里;⑤不再使用的保密文檔要粉碎。P246—P247
8.做好電子信息的安全：①計算機顯示器應放置在他人看不到的地方，如果來訪者走近，應迅速滾動頁面或關小亮度，或保存你的信息關閉顯示器②每一個使用者應該有自己的識別碼，密碼必須保密，經(jīng)常更換;③有保密信息的軟盤不應該帶出單位，以防止數(shù)據(jù)落到不應得到這些信息的人手上;P247
9.秘書在保密工作中需要注意的幾個方面：①文件保密：秘書要有很強的保密意識，對保密文件、資料，應自覺做到接收、傳遞、保管方面的保密工作②會議保密：是否公開、何時公開、向誰公開都由主管領導決定③科技保密：秘書的工作性質(zhì)決定其得與各種人接觸，包括客戶、同行、媒體、政府部門等，做好這方面的保密工作是非常重要的P247
10.秘書應做好組織中特定信息的保密工作：包括人事信息、財務信息、產(chǎn)品信息和客戶信息P47下
11.如果財務信息失密，會影響企業(yè)的股票價格，也會影響銀行給企業(yè)的貸款。企業(yè)長期積累的客戶信息失密，不僅失去老客戶，失去大宗業(yè)務和合同，而且還會失去信譽P248上
12.有關國家秘密及密級要遵照《國家秘密及密級具體范圍的規(guī)定》：規(guī)定有3級：秘密、機密、;有關國家密密的保密期限要遵照《國家秘密保密期限的規(guī)定》：保密期限有3種：短期(1—15年)、長期(16—50年)、永久
13.值班人員應做好3項記錄：電話記錄、接待記錄、值班日記(主要對外來的信函、電報、反映情況、外來的電話等，進行認真登記)P249
14.值班表的編制：通常包括以下項目：值班人員姓名、帶班人姓名、替班人員姓名P249
15.值班表常用在：為某項任務的值班辦公室，還需要標明值班地點和值班的具體任務P249中下
16.值班人員在值班工作中，可能有時接受、傳達上級機關、單位領導的指示，可能處理內(nèi)部的突發(fā)性事件，要完成領導臨時交辦的事項。P249下
17.大型企業(yè)設有專門的值班室，并有完善的值班管理制度。要加強值班管理，重要的是落實崗位責任制度。P250上
18.以支付本市交通費、郵資、接待用茶點費、停車費和添置少量的辦公用品等，企業(yè)辦公室常設立一筆零用錢或稱作備用金，這同時也是一筆周轉(zhuǎn)使用的現(xiàn)金
19.秘書要認真核對領取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致P251上
20.上司出差，商務費用報銷的步驟：
秘書首先要了解公司有關財務報銷的相關規(guī)定，上司出差到外地開會的交通費不能從零用現(xiàn)金中支付。通常的工作步驟：①申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經(jīng)費的人員、時間、用途、金額等，并親自簽字②該報告活該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意③一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表題教財務部門，領取支票或現(xiàn)金貸款;一種情況是先有申請人墊付，完成商務工作。④在商務工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ将@取相應的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符⑤商務工作結(jié)束，申請者應將發(fā)票附在“出差報銷單”(附樣例)后面，并親自簽字，提交出納部門，由出納部門把先前領取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金⑥如果在事實上務工作中，計劃的費用不夠，需要超出時，應提前向有關領導報告，否則需自付(P251)
21.企業(yè)工作人員國內(nèi)外出差的費用，經(jīng)常要由秘書辦理或協(xié)助辦理。因此，秘書要事先做好準備，熟悉辦理信用卡、旅行支票、快匯等的方法(P252)
22.公文形成過程示意圖(P253)交擬、議擬、撰擬三步驟稱為擬稿。具有法定職權(quán)者定稿生效的步驟是簽發(fā)
23.公文處理基本程序(P254圖)重點收文階段：從簽收到催辦發(fā)文階段：從交擬到發(fā)文
24.對辦理完畢的文書整理(立卷)、歸檔及銷毀①立卷的范圍：辦理完畢、具有查考價值的文件材料②立卷的程序：(重點)編寫頁號、登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》、擬定案卷標題、裝訂成卷、填寫案卷封面(流程不能錯)③銷毀的程序：⑴由文秘部門對已辦畢的公文進行鑒定⑵逐件核定造冊⑶領導審查簽批⑷監(jiān)督銷毀P255
25.銷毀公文應在指定地點或單位進行，不得將帶銷毀的公文出售給廢品收購部門
26.不得在空白介紹信、空白合同書上扣公章P256
27.秘書部門掌管的印章主要有三種：一是單位印章(含鋼印);二是單位領導人“公用”的私章;三是秘書部門的公章。其中單位印章是單位對外行使權(quán)力的標志，其作用是：①標志作用②權(quán)威作用③法律作用④憑證作用(P256)
28.出具介紹信要經(jīng)過內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。P256下
29.蓋公章要端正、清晰，蓋在署名中間，上不壓正文，下要騎年蓋月。
蓋印要領是：握法標準，印泥適度，用力均勻，落印平穩(wěn)P257上