第三章 辦公室事務(wù)與管理
1.辦公環(huán)境的維護(hù)的依據(jù)：三大法律：《憲法》、《勞動(dòng)法》、《工廠安全衛(wèi)生規(guī)程》
2.在企業(yè)辦公室中安全檢查，如果發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無(wú)法排除的危險(xiǎn)，秘書(shū)有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)、直到解決P244
3.安全檢查包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分。秘書(shū)要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用。在錄像中出現(xiàn)的隱患：①電話線糾纏②消防栓放在柜子后面③道路上堆放貨物④太陽(yáng)光照在電腦上⑤有人來(lái)訪時(shí)未關(guān)電腦⑥寫(xiě)字樓中有人吸煙(P245中)
4.信息的安全及保密工作通常包括：口頭信息、紙面信息和電子信息(P245下)
5.當(dāng)涉及公司保密信息時(shí)，你應(yīng)該做到：機(jī)智、穩(wěn)重、果斷、有外交手段。
6.做好口頭信息的安全：①員工在崗前培訓(xùn)時(shí)即應(yīng)被告知不要在組織內(nèi)部或外部談?wù)撚嘘P(guān)單位的保密信息，包括對(duì)其他工作人員、客戶、朋友或親屬;②在沒(méi)有確認(rèn)電話對(duì)方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前，不要通過(guò)電話、手機(jī)、答錄機(jī)給出保密信息。P246
7.做好紙面信息的安全：①接收任何保密文件、資料等都要簽收并登記;②在傳遞保密文件或資料時(shí)，要放在文件夾、盒中攜帶，以防失密或散落丟失;③用郵件發(fā)送保密信息時(shí)，信封要貼封口，并標(biāo)記“秘密或保密”;④極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片，保存到銀行保險(xiǎn)柜里;⑤不再使用的保密文檔要粉碎。P246—P247
8.做好電子信息的安全：①計(jì)算機(jī)顯示器應(yīng)放置在他人看不到的地方，如果來(lái)訪者走近，應(yīng)迅速滾動(dòng)頁(yè)面或關(guān)小亮度，或保存你的信息關(guān)閉顯示器②每一個(gè)使用者應(yīng)該有自己的識(shí)別碼，密碼必須保密，經(jīng)常更換;③有保密信息的軟盤(pán)不應(yīng)該帶出單位，以防止數(shù)據(jù)落到不應(yīng)得到這些信息的人手上;P247
9.秘書(shū)在保密工作中需要注意的幾個(gè)方面：①文件保密：秘書(shū)要有很強(qiáng)的保密意識(shí)，對(duì)保密文件、資料，應(yīng)自覺(jué)做到接收、傳遞、保管方面的保密工作②會(huì)議保密：是否公開(kāi)、何時(shí)公開(kāi)、向誰(shuí)公開(kāi)都由主管領(lǐng)導(dǎo)決定③科技保密：秘書(shū)的工作性質(zhì)決定其得與各種人接觸，包括客戶、同行、媒體、政府部門等，做好這方面的保密工作是非常重要的P247
10.秘書(shū)應(yīng)做好組織中特定信息的保密工作：包括人事信息、財(cái)務(wù)信息、產(chǎn)品信息和客戶信息P47下
11.如果財(cái)務(wù)信息失密，會(huì)影響企業(yè)的股票價(jià)格，也會(huì)影響銀行給企業(yè)的貸款。企業(yè)長(zhǎng)期積累的客戶信息失密，不僅失去老客戶，失去大宗業(yè)務(wù)和合同，而且還會(huì)失去信譽(yù)P248上
12.有關(guān)國(guó)家秘密及密級(jí)要遵照《國(guó)家秘密及密級(jí)具體范圍的規(guī)定》：規(guī)定有3級(jí)：秘密、機(jī)密、;有關(guān)國(guó)家密密的保密期限要遵照《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》：保密期限有3種：短期(1—15年)、長(zhǎng)期(16—50年)、永久
13.值班人員應(yīng)做好3項(xiàng)記錄：電話記錄、接待記錄、值班日記(主要對(duì)外來(lái)的信函、電報(bào)、反映情況、外來(lái)的電話等，進(jìn)行認(rèn)真登記)P249
14.值班表的編制：通常包括以下項(xiàng)目：值班人員姓名、帶班人姓名、替班人員姓名P249
15.值班表常用在：為某項(xiàng)任務(wù)的值班辦公室，還需要標(biāo)明值班地點(diǎn)和值班的具體任務(wù)P249中下
16.值班人員在值班工作中，可能有時(shí)接受、傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的指示，可能處理內(nèi)部的突發(fā)性事件，要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。P249下
17.大型企業(yè)設(shè)有專門的值班室，并有完善的值班管理制度。要加強(qiáng)值班管理，重要的是落實(shí)崗位責(zé)任制度。P250上
18.以支付本市交通費(fèi)、郵資、接待用茶點(diǎn)費(fèi)、停車費(fèi)和添置少量的辦公用品等，企業(yè)辦公室常設(shè)立一筆零用錢或稱作備用金，這同時(shí)也是一筆周轉(zhuǎn)使用的現(xiàn)金
19.秘書(shū)要認(rèn)真核對(duì)領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫(xiě)的完全一致P251上
20.上司出差，商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷的步驟：
秘書(shū)首先要了解公司有關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)銷的相關(guān)規(guī)定，上司出差到外地開(kāi)會(huì)的交通費(fèi)不能從零用現(xiàn)金中支付。通常的工作步驟：①申請(qǐng)人提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或填寫(xiě)費(fèi)用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明需要經(jīng)費(fèi)的人員、時(shí)間、用途、金額等，并親自簽字②該報(bào)告活該表必須經(jīng)過(guò)組織確定的授權(quán)人審核同意③一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或費(fèi)用申請(qǐng)表題教財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金貸款;一種情況是先有申請(qǐng)人墊付，完成商務(wù)工作。④在商務(wù)工作中，無(wú)論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ将@取相應(yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫(xiě)的時(shí)間、項(xiàng)目、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實(shí)際用途相符⑤商務(wù)工作結(jié)束，申請(qǐng)者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”(附樣例)后面，并親自簽字，提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。如果是先由申請(qǐng)人墊付的，在提交票據(jù)和“報(bào)銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金⑥如果在事實(shí)上務(wù)工作中，計(jì)劃的費(fèi)用不夠，需要超出時(shí)，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，否則需自付(P251)
21.企業(yè)工作人員國(guó)內(nèi)外出差的費(fèi)用，經(jīng)常要由秘書(shū)辦理或協(xié)助辦理。因此，秘書(shū)要事先做好準(zhǔn)備，熟悉辦理信用卡、旅行支票、快匯等的方法(P252)
22.公文形成過(guò)程示意圖(P253)交擬、議擬、撰擬三步驟稱為擬稿。具有法定職權(quán)者定稿生效的步驟是簽發(fā)
23.公文處理基本程序(P254圖)重點(diǎn)收文階段：從簽收到催辦發(fā)文階段：從交擬到發(fā)文
24.對(duì)辦理完畢的文書(shū)整理(立卷)、歸檔及銷毀①立卷的范圍：辦理完畢、具有查考價(jià)值的文件材料②立卷的程序：(重點(diǎn))編寫(xiě)頁(yè)號(hào)、登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》、擬定案卷標(biāo)題、裝訂成卷、填寫(xiě)案卷封面(流程不能錯(cuò))③銷毀的程序：⑴由文秘部門對(duì)已辦畢的公文進(jìn)行鑒定⑵逐件核定造冊(cè)⑶領(lǐng)導(dǎo)審查簽批⑷監(jiān)督銷毀P255
25.銷毀公文應(yīng)在指定地點(diǎn)或單位進(jìn)行，不得將帶銷毀的公文出售給廢品收購(gòu)部門
26.不得在空白介紹信、空白合同書(shū)上扣公章P256
27.秘書(shū)部門掌管的印章主要有三種：一是單位印章(含鋼印);二是單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章;三是秘書(shū)部門的公章。其中單位印章是單位對(duì)外行使權(quán)力的標(biāo)志，其作用是：①標(biāo)志作用②權(quán)威作用③法律作用④憑證作用(P256)
28.出具介紹信要經(jīng)過(guò)內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫(xiě)清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。P256下
29.蓋公章要端正、清晰，蓋在署名中間，上不壓正文，下要騎年蓋月。
蓋印要領(lǐng)是：握法標(biāo)準(zhǔn)，印泥適度，用力均勻，落印平穩(wěn)P257上
1.辦公環(huán)境的維護(hù)的依據(jù)：三大法律：《憲法》、《勞動(dòng)法》、《工廠安全衛(wèi)生規(guī)程》
2.在企業(yè)辦公室中安全檢查，如果發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無(wú)法排除的危險(xiǎn)，秘書(shū)有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)、直到解決P244
3.安全檢查包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分。秘書(shū)要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用。在錄像中出現(xiàn)的隱患：①電話線糾纏②消防栓放在柜子后面③道路上堆放貨物④太陽(yáng)光照在電腦上⑤有人來(lái)訪時(shí)未關(guān)電腦⑥寫(xiě)字樓中有人吸煙(P245中)
4.信息的安全及保密工作通常包括：口頭信息、紙面信息和電子信息(P245下)
5.當(dāng)涉及公司保密信息時(shí)，你應(yīng)該做到：機(jī)智、穩(wěn)重、果斷、有外交手段。
6.做好口頭信息的安全：①員工在崗前培訓(xùn)時(shí)即應(yīng)被告知不要在組織內(nèi)部或外部談?wù)撚嘘P(guān)單位的保密信息，包括對(duì)其他工作人員、客戶、朋友或親屬;②在沒(méi)有確認(rèn)電話對(duì)方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前，不要通過(guò)電話、手機(jī)、答錄機(jī)給出保密信息。P246
7.做好紙面信息的安全：①接收任何保密文件、資料等都要簽收并登記;②在傳遞保密文件或資料時(shí)，要放在文件夾、盒中攜帶，以防失密或散落丟失;③用郵件發(fā)送保密信息時(shí)，信封要貼封口，并標(biāo)記“秘密或保密”;④極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片，保存到銀行保險(xiǎn)柜里;⑤不再使用的保密文檔要粉碎。P246—P247
8.做好電子信息的安全：①計(jì)算機(jī)顯示器應(yīng)放置在他人看不到的地方，如果來(lái)訪者走近，應(yīng)迅速滾動(dòng)頁(yè)面或關(guān)小亮度，或保存你的信息關(guān)閉顯示器②每一個(gè)使用者應(yīng)該有自己的識(shí)別碼，密碼必須保密，經(jīng)常更換;③有保密信息的軟盤(pán)不應(yīng)該帶出單位，以防止數(shù)據(jù)落到不應(yīng)得到這些信息的人手上;P247
9.秘書(shū)在保密工作中需要注意的幾個(gè)方面：①文件保密：秘書(shū)要有很強(qiáng)的保密意識(shí)，對(duì)保密文件、資料，應(yīng)自覺(jué)做到接收、傳遞、保管方面的保密工作②會(huì)議保密：是否公開(kāi)、何時(shí)公開(kāi)、向誰(shuí)公開(kāi)都由主管領(lǐng)導(dǎo)決定③科技保密：秘書(shū)的工作性質(zhì)決定其得與各種人接觸，包括客戶、同行、媒體、政府部門等，做好這方面的保密工作是非常重要的P247
10.秘書(shū)應(yīng)做好組織中特定信息的保密工作：包括人事信息、財(cái)務(wù)信息、產(chǎn)品信息和客戶信息P47下
11.如果財(cái)務(wù)信息失密，會(huì)影響企業(yè)的股票價(jià)格，也會(huì)影響銀行給企業(yè)的貸款。企業(yè)長(zhǎng)期積累的客戶信息失密，不僅失去老客戶，失去大宗業(yè)務(wù)和合同，而且還會(huì)失去信譽(yù)P248上
12.有關(guān)國(guó)家秘密及密級(jí)要遵照《國(guó)家秘密及密級(jí)具體范圍的規(guī)定》：規(guī)定有3級(jí)：秘密、機(jī)密、;有關(guān)國(guó)家密密的保密期限要遵照《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》：保密期限有3種：短期(1—15年)、長(zhǎng)期(16—50年)、永久
13.值班人員應(yīng)做好3項(xiàng)記錄：電話記錄、接待記錄、值班日記(主要對(duì)外來(lái)的信函、電報(bào)、反映情況、外來(lái)的電話等，進(jìn)行認(rèn)真登記)P249
14.值班表的編制：通常包括以下項(xiàng)目：值班人員姓名、帶班人姓名、替班人員姓名P249
15.值班表常用在：為某項(xiàng)任務(wù)的值班辦公室，還需要標(biāo)明值班地點(diǎn)和值班的具體任務(wù)P249中下
16.值班人員在值班工作中，可能有時(shí)接受、傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的指示，可能處理內(nèi)部的突發(fā)性事件，要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。P249下
17.大型企業(yè)設(shè)有專門的值班室，并有完善的值班管理制度。要加強(qiáng)值班管理，重要的是落實(shí)崗位責(zé)任制度。P250上
18.以支付本市交通費(fèi)、郵資、接待用茶點(diǎn)費(fèi)、停車費(fèi)和添置少量的辦公用品等，企業(yè)辦公室常設(shè)立一筆零用錢或稱作備用金，這同時(shí)也是一筆周轉(zhuǎn)使用的現(xiàn)金
19.秘書(shū)要認(rèn)真核對(duì)領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫(xiě)的完全一致P251上
20.上司出差，商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷的步驟：
秘書(shū)首先要了解公司有關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)銷的相關(guān)規(guī)定，上司出差到外地開(kāi)會(huì)的交通費(fèi)不能從零用現(xiàn)金中支付。通常的工作步驟：①申請(qǐng)人提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或填寫(xiě)費(fèi)用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明需要經(jīng)費(fèi)的人員、時(shí)間、用途、金額等，并親自簽字②該報(bào)告活該表必須經(jīng)過(guò)組織確定的授權(quán)人審核同意③一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或費(fèi)用申請(qǐng)表題教財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金貸款;一種情況是先有申請(qǐng)人墊付，完成商務(wù)工作。④在商務(wù)工作中，無(wú)論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ将@取相應(yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫(xiě)的時(shí)間、項(xiàng)目、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實(shí)際用途相符⑤商務(wù)工作結(jié)束，申請(qǐng)者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”(附樣例)后面，并親自簽字，提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。如果是先由申請(qǐng)人墊付的，在提交票據(jù)和“報(bào)銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金⑥如果在事實(shí)上務(wù)工作中，計(jì)劃的費(fèi)用不夠，需要超出時(shí)，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，否則需自付(P251)
21.企業(yè)工作人員國(guó)內(nèi)外出差的費(fèi)用，經(jīng)常要由秘書(shū)辦理或協(xié)助辦理。因此，秘書(shū)要事先做好準(zhǔn)備，熟悉辦理信用卡、旅行支票、快匯等的方法(P252)
22.公文形成過(guò)程示意圖(P253)交擬、議擬、撰擬三步驟稱為擬稿。具有法定職權(quán)者定稿生效的步驟是簽發(fā)
23.公文處理基本程序(P254圖)重點(diǎn)收文階段：從簽收到催辦發(fā)文階段：從交擬到發(fā)文
24.對(duì)辦理完畢的文書(shū)整理(立卷)、歸檔及銷毀①立卷的范圍：辦理完畢、具有查考價(jià)值的文件材料②立卷的程序：(重點(diǎn))編寫(xiě)頁(yè)號(hào)、登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》、擬定案卷標(biāo)題、裝訂成卷、填寫(xiě)案卷封面(流程不能錯(cuò))③銷毀的程序：⑴由文秘部門對(duì)已辦畢的公文進(jìn)行鑒定⑵逐件核定造冊(cè)⑶領(lǐng)導(dǎo)審查簽批⑷監(jiān)督銷毀P255
25.銷毀公文應(yīng)在指定地點(diǎn)或單位進(jìn)行，不得將帶銷毀的公文出售給廢品收購(gòu)部門
26.不得在空白介紹信、空白合同書(shū)上扣公章P256
27.秘書(shū)部門掌管的印章主要有三種：一是單位印章(含鋼印);二是單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章;三是秘書(shū)部門的公章。其中單位印章是單位對(duì)外行使權(quán)力的標(biāo)志，其作用是：①標(biāo)志作用②權(quán)威作用③法律作用④憑證作用(P256)
28.出具介紹信要經(jīng)過(guò)內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫(xiě)清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。P256下
29.蓋公章要端正、清晰，蓋在署名中間，上不壓正文，下要騎年蓋月。
蓋印要領(lǐng)是：握法標(biāo)準(zhǔn)，印泥適度，用力均勻，落印平穩(wěn)P257上