2014年(二級)秘書資格考試筆記:辦公室服務(wù)

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辦公室服務(wù)
    任何一個組織,不論其規(guī)模和性質(zhì)如何,其辦公室的基本業(yè)務(wù)活動卻是一樣的。作為秘書人員,需要了解很多的辦公室服務(wù),比如:歸檔、郵件處理、消息和信件傳播及使用電話、接待訪問者及保存財政活動中形成的文件。由辦公室承擔(dān)這些工作通常是很有利的,比如:打字、歸檔、復(fù)印、郵寄、文具控制、接待和集中組織控制電話系統(tǒng)。這就意味著,一個信息處理中心為所有的部門提供秘書服務(wù);不是由各個部門保存它自己的文件,而是有一個中央部門來集中處理所有的文件工作;一個復(fù)印中心提供所有部門的復(fù)印和打印的需要;所有的郵件由一個中心郵件處理部門來接收和發(fā)送。
    任何一個辦公室提供的服務(wù)類型將在某種程度上由組織的各種情況而定,如它的職能、規(guī)模、所有權(quán)和計劃等等。但是無論其特征如何,由辦公室提供的服務(wù)的范圍都是相似的。
    服務(wù)內(nèi)容
    (1) 接收郵件;
    (2) 分發(fā)郵件;
    (3) 發(fā)送郵件;
    (4) 接待來訪者;
    (5) 接聽并轉(zhuǎn)接電話;
    (6) 安排會議;
    (7) 安排和控制運(yùn)輸;
    (8) 打字服務(wù);
    (9) 口授打字;
    (10)復(fù)制和復(fù)印;
    (11)文件整理;
    (12)文件保管;
    (13)庫存控制;
    (14)處理各種文件;
    (15)接收現(xiàn)金;
    (16)支出現(xiàn)金;
    (17)各種計算;
    (18)各種簿冊的保管和會計事務(wù);
    (19)準(zhǔn)備直觀顯示設(shè)備;
    (20)文件運(yùn)轉(zhuǎn);
    (21)文字處理;
    (22)數(shù)據(jù)處理;
    (23)確保辦公室之間的聯(lián)系和溝通