以下是為大家整理的關(guān)于《2013五級秘書資格考點(diǎn)：第一章第一節(jié)》的文章，供大家學(xué)習(xí)參考！
第一章會議管理
本章分會前籌備、會中服務(wù)以及會后落實(shí)3部分，闡述了五級秘書在會務(wù)管理中應(yīng)學(xué)會的內(nèi)容。會前籌備介紹了會議通知、會議證件的制作與發(fā)放、預(yù)訂會議室、確認(rèn)參會人員的基本知識;會中服務(wù)要求秘書了解接站、會議引導(dǎo)、簽到工作;會后落實(shí)主要涉及安排與會者返程和清退會議文件的內(nèi)容.由此構(gòu)成會務(wù)管理的初步知識架構(gòu)。
第一節(jié) 會前籌備
學(xué)習(xí)重點(diǎn)
通過對本節(jié)內(nèi)容的學(xué)習(xí)，了解會前籌備的相關(guān)知識;分析典型案例，掌握工作程序;把握注意事項(xiàng)，查看相關(guān)連接的過程形成及對管理會議的初步技能知識掌握，為做好會務(wù)服務(wù)打好基礎(chǔ)。
一、發(fā)送會議通知
(一)相關(guān)知識
1.會議的構(gòu)成要素
(1)會議基本要素
(2)會議選擇要素
2.會議的主要種類
3.公司常見會議的種類與作用
(1)經(jīng)理例會
(2)部門員工例會
(3)股東會
(4)董事會
(5)公司年會
(6)客戶咨詢會
(7)產(chǎn)品展銷定貨會
(8)業(yè)務(wù)洽談會
(9)新產(chǎn)品新聞發(fā)布會
4.會議通知的內(nèi)容
會議通知是以召開某次會議的有關(guān)事項(xiàng)為內(nèi)容的文字信息。一般包括會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時(shí)間、參加人員、會議議題、會議地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)信息、報(bào)到事宜及有關(guān)要求等。會議通知要事項(xiàng)周全、明確、具體;層次分明，條理清晰;語言簡明、流暢、樸實(shí)。
除此之外，還應(yīng)包括：
(1)會議相關(guān)材料。如果有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應(yīng)隨會議通知寄發(fā)一份。
(2)回復(fù)時(shí)需要的信封、郵票等。需要回復(fù)的會議通知或預(yù)備通知還可夾入一張明信片、信封、郵票等，上面應(yīng)注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù)。
(3)有關(guān)票證。會議通知中可將會中使用的有關(guān)票證(人場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等)與會議通知一并發(fā)出。
(4)會議地點(diǎn)、交通工具、線路等。如果某些與會者對會議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達(dá)和返程日期，并標(biāo)明到達(dá)會址的汽車、火車等交通工具、線路。
會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之問會前溝通的重要渠道。傳遞會議通知是會議準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)。在做出了召開會議的決定以后，應(yīng)將有關(guān)會議通知信息傳遞給與會者。
(三)工作程序
1.發(fā)送會議通知的方法
在各項(xiàng)會議準(zhǔn)備工作基本就緒以后，要盡早發(fā)出會議通知，以便與會人員提前做好準(zhǔn)備。
(1)口頭通知與書面通知
1)口頭通知。即當(dāng)面或用電話通知。小型會議或與會人員集中居住的會議，適用口頭當(dāng)面通知。參加人數(shù)較多而發(fā)書面通知來不及或不方便的會議，適用電話通知。
2)書面通知。即書面印制的通知或板報(bào)、網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的通知。參加人數(shù)較多或者比較重要的會議，宜發(fā)書面通知。
(2)正式通知和非正式通知
1)正式通知
為了規(guī)范公司的管理及運(yùn)作，除了非正式會議和每日例會之外的所有會議，均應(yīng)正式打印會議通知，再通過書面形式或電子郵件傳遞給有關(guān)人員，以示正規(guī)和鄭重。
2)非正式通知
非正式會議可采用非正式通知，如先發(fā)傳真或打電話，隨后再寄備忘錄或信函。也可先發(fā)電子郵件，再通過電話或回復(fù)電子郵件確認(rèn)。
一些會議(如股東大會)在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會議規(guī)則行事。發(fā)通知的同時(shí)應(yīng)附上一份代理委托書。其他類型的會議如無法出席，也應(yīng)在必要時(shí)授權(quán)代理，以保證通過決議時(shí)達(dá)到所需的法定人數(shù)。
2.發(fā)送會議通知的程序
發(fā)送會議通知的程序具體如下：
(1)明確會議通知發(fā)送對象和聯(lián)系方式一填寫會議通知單并準(zhǔn)備好相關(guān)附件一選擇會議通知信息傳遞方式一確認(rèn)會議通知是否送達(dá)(或收回和處理回執(zhí)單)。
(2)如果有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份。
(3)書面通知的地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時(shí)應(yīng)注意不要錯裝、漏裝或漏寄。通知的封筒應(yīng)醒目標(biāo)出“會議通知”字樣。
(4)需要回復(fù)的會議通知或預(yù)備通知還可夾人一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù)。
(5)對于經(jīng)常參加某類會議的部分人員，可用計(jì)算機(jī)打印出標(biāo)簽或準(zhǔn)備多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新。
(6)不管以什么方式發(fā)出的會議通知，都應(yīng)抓住確認(rèn)回復(fù)環(huán)節(jié)，以確保會議信息能夠按時(shí)、完整地傳達(dá)給與會者。
(7)可將會中使用的有關(guān)票證(入場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等)與會議通知一并發(fā)出。
(8)如果某些與會者對會議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達(dá)和返程日期，并標(biāo)明到達(dá)會址的汽車、火車等交通工具、線路。
(9)會議通知樣本要作為檔案收存。
(四)注意事項(xiàng)
1.會議通知的確認(rèn)
(1)確認(rèn)會議通知發(fā)送對象
在發(fā)送通知前一定要明確被通知的部門和人員范圍。對所有與會人員應(yīng)逐一落實(shí)。如果搞錯通知對象，使應(yīng)參加會議的人員未能收到通知，就會影響到會議的有效性，使一些會議無法達(dá)到所需的法定人數(shù)，還會使一些應(yīng)參加的人產(chǎn)生誤會;而不應(yīng)通知的人員通知了，就會影響其正常工作，甚至造成尷尬的局面。，
(2)確認(rèn)發(fā)送的回復(fù)環(huán)節(jié)
一些重要的會議通知有時(shí)會因組織渠道不暢、傳遞方式不當(dāng)，或者是其他因素的干擾，使通知不能準(zhǔn)確及時(shí)傳遞到與會者，作為會議通知的發(fā)放者，應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，可以通過電話、口頭詢問以及電子郵件確認(rèn)等方式檢查通知發(fā)放是否落實(shí)。
(3)確認(rèn)會議通知內(nèi)容是否準(zhǔn)確。
2.處理回執(zhí)
處理會議回執(zhí)是會議準(zhǔn)備工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。它是會議準(zhǔn)備住宿和餐飲等后勤工作的基礎(chǔ)。
(1)會議的回執(zhí)一定要注明寄回的截止時(shí)間，截止時(shí)間一定要為會議住宿的預(yù)定和確認(rèn)留有余地。
(2)會議回執(zhí)的設(shè)計(jì)要明確會議組織者所需了解的重要信息，包括是否到會、何時(shí)到會、幾人到會、是否需要預(yù)定返程的機(jī)票和車票、參會的論文或報(bào)告的題目等。
(3)會議回執(zhí)寄回后要認(rèn)真統(tǒng)計(jì)，及時(shí)確認(rèn)。并根據(jù)統(tǒng)計(jì)情況安排會議的接待工作。
(五)相關(guān)鏈接
1.與會者
與會者即參加會議的對象，通常又稱為會議成員。與會者是會議活動的主體，因而是會議活動成功與否的重要因素。與會者的數(shù)量是決定會議規(guī)模的主要因素，參加會議的人數(shù)越多，
表明該會議的規(guī)模越大。會議成員一般可以分為3種資格，資格不同，在會議中的權(quán)利和義務(wù)也不同。
(1)正式成員
正式成員是被正式邀請或者被正式要求參加會議，并具有在相應(yīng)的會議上發(fā)言、參加討論、行使表決權(quán)的人員。法定性會議的正式成員參加會議的權(quán)利受法律、法規(guī)和有關(guān)議事規(guī)則的保障，同時(shí)正式成員也必須履行相關(guān)的義務(wù)。正式成員享有以下權(quán)利：
①正式成員有發(fā)言、動議、提案和參加討論的權(quán)利。
②正式成員有會議表決權(quán)。
③正式成員有選舉權(quán)。
正式成員應(yīng)履行的義務(wù)是：
①正式成員有按照會議通知的要求做好參加會議的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的義務(wù)。
②正式成員有遵守會議規(guī)則、服從會議決議的義務(wù)，應(yīng)該出席而未出席者，其義務(wù)不應(yīng)當(dāng)減免。
③正式成員有共同維護(hù)會場秩序的義務(wù)，在主席發(fā)言及議案付諸表決時(shí)，不應(yīng)該離開會場。
(2)列席成員
即不具有正式資格、有一定的發(fā)言權(quán)、但無表決權(quán)和選舉權(quán)的會議成員。有些會議的議題涉及有關(guān)部門的管理權(quán)限和日常工作，為了及時(shí)、準(zhǔn)確地了解情況、溝通信息，需要邀請其負(fù)責(zé)人列席有關(guān)會議。當(dāng)然，是否需要列席成員參加會議，哪些對象應(yīng)當(dāng)作為列席成員，列席成員參加會議中的哪些活動等，應(yīng)由會議的組織者根據(jù)會議內(nèi)容的實(shí)際需要來確定。列席成員的人數(shù)一般不超過正式成員。列席成員享有參加本單位有關(guān)問題討論發(fā)言的權(quán)利;另外，列席成員還具有會議臨時(shí)賦予的其他權(quán)利。
列席成員應(yīng)履行的義務(wù)如下：
①列席成員有遵守會議規(guī)則的義務(wù)。
②列席成員有禮貌發(fā)言及解答相關(guān)詢問的義務(wù)。
③列席成員有保守會議機(jī)密的義務(wù)。
(3)工作人員
工作人員包括承擔(dān)會議議事、討論發(fā)言記錄的記錄人員，來自機(jī)構(gòu)內(nèi)部和專業(yè)會議機(jī)構(gòu)的技術(shù)人員和經(jīng)營管理人員，以及來自會場和會議設(shè)施所在地的有關(guān)服務(wù)人員。他們分別承擔(dān)著會議籌備工作、會議材料準(zhǔn)備和記錄工作以及會間的事務(wù)性工作。
2.會議通知和委托書的樣式
(1)會議通知的內(nèi)容應(yīng)包括：被通知部門、被通知人員的姓名及職務(wù)、通知事由、會議時(shí)間、會議召開地點(diǎn)、會議出席對象或范圍、會議程序、議事內(nèi)容、注意事項(xiàng)、公司全稱、通知部門、通知者姓名和職務(wù)、通知日期。
(2)會議通知格式多樣，這里介紹常用的兩種格式：便函式和卡片式。
二、制作會議證件和指示標(biāo)識
(一)相關(guān)知識
1.會議證件的作用
會議證件一般有以下4個作用：
(1)證明身份。
(2)保證會議安全，控制人員出入。
(3)統(tǒng)計(jì)到會人數(shù)。
(4)維持會議的程序。
會議證件的類型主要有以下幾種：
(1)代表證：與會者不僅能參加會議，而且有表決權(quán)、選舉權(quán)。
(2)列席證：能夠到會旁聽，但無表決權(quán)。
(3)工作證：只證明是大會的工作人員，在會議期間出人行走有一定的限制。
(4)記者證：只發(fā)給新聞媒體有關(guān)的工作人員、記者，持記者證在有些工作區(qū)域出入受到限制。
(5)來賓證：表明是主辦方邀請的嘉賓。
2.會議指示標(biāo)識的類型
會議標(biāo)識是指在會議的準(zhǔn)備和召開過程中，為了使與會者更容易找到座位，并了解會場周圍的環(huán)境，使會議的組織更加有條理，需要在會場和相關(guān)服務(wù)區(qū)域擺放某些標(biāo)識物，如各種指示牌，接待處和簽到處的標(biāo)志，貴賓室、飲水處、洗手間的標(biāo)志等。
(1)標(biāo)識牌(或指示牌)。中、大型會議事先應(yīng)劃好區(qū)域，。貼上標(biāo)識牌，使與會者順利入座，并能夠很方便地找到簽到處、貴賓室、飲水處、洗手間等。
(2)區(qū)域圖(或路線圖)。在一些體育館和禮堂，為了使參會的單位入場、退場井然有序，事先劃出區(qū)域圖，并張貼于門口。在一些表彰、總結(jié)類型的大會上，應(yīng)將被表彰、受獎勵對象或其代表安排在前幾排，并在座位上貼上名簽，并標(biāo)示于區(qū)域圖上。
(3)名簽與臺簽。在主席臺和簽到處等地方要擺放各種名簽或臺簽，以標(biāo)明人員的身份或辦事機(jī)構(gòu)的名稱。
(二)工作程序
1.制作會議證件的程序
制作會議證件的程序?yàn)椋涸O(shè)計(jì)內(nèi)容→設(shè)計(jì)顏色→控制印制數(shù)量→發(fā)放中的特殊要求(照片) →蓋章確認(rèn)。
召開重要的大中型會議應(yīng)視必要制發(fā)姓名卡片和會議證件，通常小型會議不必制發(fā)證件。
2.制作會議證件的注意事項(xiàng)
(1)重要的大中型會議，證件和姓名卡片要正規(guī)。內(nèi)容設(shè)計(jì)上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、組織或公司的名稱。
(2)重要的、具有保密性質(zhì)的會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋大會印章。
(3)證件的形式應(yīng)反映出會議的內(nèi)容，設(shè)計(jì)要盡量經(jīng)濟(jì)實(shí)用、美觀大方。
(4)大型會議應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、新聞媒體、工作人員、服務(wù)人員等不同身份參加者的姓名卡片的樣式?？蓪⑺麄兊男彰ㄆO(shè)計(jì)為紅、藍(lán)、白、黃4種不同的顏色。也可以將姓名卡片設(shè)計(jì)為正式代表采用系帶式的卡片，其他人員采用夾子式的卡片來區(qū)分不同的身份。
(5)應(yīng)在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放姓名卡片，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。
(6)應(yīng)注意根據(jù)公司不同的文化理念設(shè)計(jì)會議證件或姓名卡片。
3.制作會議指示標(biāo)識的方法
(1)會議主辦者內(nèi)部簡易制作法
一些不太重要會議的指示標(biāo)識可以由內(nèi)部用計(jì)算機(jī)制作或手工制作。
(2)由專業(yè)性的會議承辦機(jī)構(gòu)制作
一些重要會議的指示標(biāo)識需要制作規(guī)范和正式，要用專業(yè)性的設(shè)計(jì)和制作，因此，需要請專門性的公司來完成此項(xiàng)工作。
(三)注意事項(xiàng)
1.會議證件的樣式
會議證件的樣式有很多，我們可以根據(jù)需要來選擇。會議證件的樣式主要有以下幾種：
(1)粘性標(biāo)簽式的證件樣式。這種證件比較經(jīng)濟(jì)、方便，但它們可能由于粘貼在衣服上而留痕跡。
(2)系帶的證件樣式。這種證件比較經(jīng)濟(jì)、方便，但可能在衣服上晃動。
(3)有夾子的證件樣式。這種證件成本略高，它們能更換塑料封里面的標(biāo)簽而重復(fù)使用，并能移動夾在衣服的不同部位。
(4)臺簽式的證件樣式。這種證件是開會的時(shí)候放在桌子上使用的。
2.會議標(biāo)識的樣式
(1)會議主席臺背板的樣式
(2)會議簽到處的指示標(biāo)識樣式
(3)會議報(bào)到處的標(biāo)識樣式
(四)相關(guān)鏈接
1.會議與會見、會談的區(qū)別
會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士見身份較低者，或是主人見客人，一般稱為會見。凡身份較低的認(rèn)識見較高者，或是客人見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性3種。企業(yè)常用的會見主要是社交禮節(jié)性和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會見。
會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會商。會談的內(nèi)容較為正式，政治性、專業(yè)性較強(qiáng)。在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會商。
會議與會見、會談在對象、內(nèi)容、功能、程序上存在明顯區(qū)別：
(1)對象不同。會議可以是內(nèi)部的也可以是涉及外部的。
而會見、會談的對象一般是組織外部的，并與本組織有關(guān)的人員。
(2)內(nèi)容不同。會見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強(qiáng);會談的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)性、利益性較強(qiáng)。而會議的內(nèi)容涉及面要比會見、會談寬泛得多。
(3)功能不同。會見主要是為了加強(qiáng)雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。人們通過會議可以達(dá)到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協(xié)調(diào)關(guān)系、傳達(dá)指示、布置工作、表彰先進(jìn)、鼓舞士氣等目的。
2.會展的概念與類別
會展是經(jīng)濟(jì)行為的會議和展覽，是既有市場性又有展示性的經(jīng)濟(jì)流通形式。在西方國家，會展英文簡寫為“MICE”，4個字母分別是公司業(yè)務(wù)會議(meeting)、獎勵旅游(incentive travel program)、團(tuán)體組織會議(convention)和展覽(exhibition)4個英文單詞的第一個字母組合。會展的兩個組成部分的側(cè)重是不同的：會議側(cè)重于信息交流，可以是經(jīng)濟(jì)行為，也可以是政治、科技或文化行為;而展覽側(cè)重于產(chǎn)品展覽和技術(shù)交流，主要是經(jīng)濟(jì)行為。
會展從性質(zhì)上分有貿(mào)易性和消費(fèi)性兩種。
(1)貿(mào)易性展覽
它是制造業(yè)、商業(yè)等行業(yè)舉辦的展覽，其主要目的是洽談貿(mào)易、推廣技術(shù)和交流信息。貿(mào)易性的展覽主要是對工商業(yè)開放。
(2)消費(fèi)性展覽
它的主要目的是展出消費(fèi)晶，直接銷售，是對公眾開放的展覽。
將兩種性質(zhì)的展覽功能合二為一的展覽稱作綜合性展覽，經(jīng)濟(jì)越發(fā)達(dá)的國家和地區(qū)，對兩種展覽的功能分得越清晰。
三、預(yù)定會議室
(一)相關(guān)知識
1.會議室的分類
(1)外部會議室
外部會議室是指企業(yè)內(nèi)部會議室之外的會議場所。企業(yè)應(yīng)綜合考慮各種因素，選擇恰當(dāng)?shù)耐獠繒h室。
①會場位置必須讓上司和與會者方便前往。應(yīng)選擇距上司和與會者的工作地點(diǎn)均較近的地方，同時(shí)應(yīng)考慮交通便利。
②會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應(yīng)有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時(shí)應(yīng)考慮會議時(shí)間的長短，時(shí)間長的會議場地不妨大些。
③場地要有良好的設(shè)備配置。桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量齊全。同時(shí)應(yīng)該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、白板、放映設(shè)備、錄音機(jī)、投影器、計(jì)算機(jī)、麥克風(fēng)等。
④場地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)。同時(shí)，“外界干擾”。還包括室外的各種噪音，應(yīng)將手機(jī)、呼機(jī)關(guān)閉或改為振動，并謝絕訪客參觀。因此應(yīng)在場外掛起“會議正在進(jìn)行中，謝絕參觀”的牌子，會場內(nèi)部也應(yīng)具有良好的隔音設(shè)備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。
⑤選擇會址的環(huán)境要整潔、明亮、空氣流通，并有益于會議的安全和保密。
⑥選擇會議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場所。
⑦場地租借的成本必須合理。
(2)內(nèi)部會議室
大多數(shù)企業(yè)都有自己的內(nèi)部會議室，它可以減少租用外部場地和設(shè)施的費(fèi)用，內(nèi)部會議地點(diǎn)多適合內(nèi)部會議和活動。
2.內(nèi)部會議室的特點(diǎn)
企業(yè)召開會議通常以內(nèi)部會議室為首選的會議地點(diǎn)，一般只有在內(nèi)部會議室不能滿足需要或有某些特殊需求時(shí)，才考慮使用企業(yè)之外的會議場所。
(1)方便快捷，手續(xù)簡單
利用內(nèi)部會議室無需事先考察、選擇，只要向有關(guān)的行政部門提出申請，預(yù)先登記即可。參會人員可以節(jié)省路上所費(fèi)的時(shí)間，同時(shí)可兼顧正常的工作。
(2)節(jié)省了場地和設(shè)備的租用費(fèi)用
選擇企業(yè)外部會議室，會提高會議的成本，.降低企業(yè)的經(jīng)營效益。而利用內(nèi)部會議室可以提高企業(yè)自身的資產(chǎn)利用率，同時(shí)對會議所需的設(shè)備也能夠更好地控制。
(3)易分散注意力
內(nèi)部會議室易營造輕松、和諧的氣氛，但易受各種干擾因素的影響。例如，在會議中間人員進(jìn)進(jìn)出出、找人、接聽電話等，因此更需強(qiáng)調(diào)會場的要求和紀(jì)律。
(二)示例分析
某公司把自己的年終總結(jié)會會址定在了一個展會中心旁邊的賓館召開，為的是休息時(shí)可以兼顧觀看展覽。會議進(jìn)行中，展會中心正在進(jìn)行的某旅游項(xiàng)目推介的音樂與喧鬧聲不時(shí)傳入會場，與會者有的向外張望，有的合著外邊的音樂節(jié)拍輕輕敲擊桌面，更有甚者從后面的門悄悄溜出去觀看。會議主持者一臉無奈與沮喪。
點(diǎn)評：會議的選址應(yīng)與要實(shí)現(xiàn)的會議目標(biāo)、內(nèi)容緊密相連，否則喧賓奪主的現(xiàn)象就在所難免了。
(三)工作程序
1.預(yù)定會議室的程序
(1)確定會議召開的時(shí)間和人數(shù)，確認(rèn)所需會議室的類型。
(2)申請使用會議室。
(3)確認(rèn)會議室已預(yù)留，并明確使用時(shí)問。
(4)預(yù)先調(diào)試會議所需設(shè)備。
會議召開前，負(fù)責(zé)會議室安排和協(xié)調(diào)的秘書事先要查看會議議程，了解會議的主持者和演講者是否需要音像輔助設(shè)備，秘書要了解各種設(shè)備的功能，并事先將各種設(shè)備調(diào)整到狀態(tài)。
(5)提前到達(dá)會場分發(fā)資料和用品，并負(fù)責(zé)簽到。
2.內(nèi)部會議室的管理
(1)內(nèi)部會議室的布置
①在會議桌的每個位置前都擺放一套文具和筆記簿。
②會議桌旁要有足夠的椅子。室內(nèi)桌椅的安排應(yīng)視與會者人數(shù)和會議的性質(zhì)而定(演講的形式、分組的形式、設(shè)備擺放的形式)。
③應(yīng)有專門的地方供客人存放衣、帽以及其他物品。
(2)內(nèi)部會議室的設(shè)備
①為報(bào)告準(zhǔn)備好激光筆和能伸縮的指示棒，便于報(bào)告者使用和操作。
②要為使用白板和活動畫架者準(zhǔn)備足夠的書寫筆和各色彩筆。
③應(yīng)為使用白板、活動畫架、掛圖和顯示板者準(zhǔn)備足夠的固定用的磁釘、按釘。
四、預(yù)定和確認(rèn)會議住宿
(一)相關(guān)知識
1.會議接待工作的內(nèi)容
(1)會議接送工作
要做到準(zhǔn)確無誤地接送，就要做好充分準(zhǔn)備：一要掌握代表的名單及抵離的準(zhǔn)確時(shí)間;二要備有足夠用的車輛;三要有良好的指揮調(diào)度，人車都要有值班。指揮調(diào)度要有一份代表抵離時(shí)間表，以便按時(shí)間、路線接送。
(2)會議食宿工作
食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費(fèi)。就餐大體上是一個標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。
(3)會議娛樂活動
會議期間還應(yīng)考慮與會者的文化娛樂、參觀購物的需要。
會議地點(diǎn)要盡量安排在娛樂設(shè)施齊全、購物方便的地方，應(yīng)向與會者提供參觀、購物的路線和安排一定的時(shí)間和車輛。
2.會議接待的基本程序
(1)迎接
會議接待人員在會議廳、禮堂或會議室門口迎候客人，并引至?xí)h簽到處。
(2)會議簽到和引導(dǎo)
請與會者簽到，核對過有關(guān)的證件、通知書、邀請函后，辦理相關(guān)手續(xù)。然后，把重要的來賓引領(lǐng)到貴賓室或會場。
(3)安排合影
如有合影儀式，應(yīng)事先安排好合影圖，準(zhǔn)備好必需的攝影器材。合影圖一般是主人居中，主人右側(cè)為上，參會者按照一定的順序排列合影。
(4)引領(lǐng)會議嘉賓進(jìn)入會場或登上主席臺
參會人員基本落座后，根據(jù)會議議程安排的時(shí)問，在會議正式開始前幾分鐘引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓和相關(guān)人員進(jìn)入會場。
(5)會議結(jié)束后送別。
(二)工作程序
1.預(yù)定會議住宿的程序
會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預(yù)訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住。
(1)通過會議回執(zhí)，掌握到會人員的數(shù)量和定房規(guī)格
在會議的先期通知上附上一份表格寄給被邀請人，要求他填寫陪同人員的名字，希望住哪種類型的房間，抵達(dá)與離開日期，然后將以上資料填在住宿預(yù)訂單中，并告之飯店收費(fèi)方式，內(nèi)容包括：主辦單位名稱、會議名稱、會議日期、會議地點(diǎn)、收件截止日期、確認(rèn)函回信地址、各飯店的房價(jià)、飯店的地理位置圖、注明項(xiàng)目(選擇飯店偏好、哪種類型房間)、注明訂金支付、注明有關(guān)取消和更改處理方法、注明什么時(shí)候由誰寄發(fā)確認(rèn)函、填寫名字、地址、電話以便寄確認(rèn)函，必要時(shí)提供住宿資料。
(2)向賓館、酒店預(yù)訂會議用房
①如果會議需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡。
②主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡，再由與會者直接向飯店訂房。
③如由主辦單位統(tǒng)一訂房，要與提供服務(wù)的酒店或飯店進(jìn)行必要的談判，要求一定的折扣，并在此基礎(chǔ)上與飯店簽訂合約，合約中應(yīng)包括房價(jià)、訂金數(shù)目和截止日期等關(guān)鍵內(nèi)容。
2.確認(rèn)會議住宿的程序
(1)與參會人員確認(rèn)
通知與會者收到他們的住宿表格和確認(rèn)他們的房間，有些主辦單位并不通知與會者收到他們的住宿表格，而是由飯店直接寄發(fā)確認(rèn)函。收到住宿資料時(shí)立即寄發(fā)收到通知，因?yàn)橛行╋埖瓯容^晚才寄發(fā)確認(rèn)函。
(2)與飯店或酒店確認(rèn)預(yù)訂
住宿安排是相當(dāng)復(fù)雜與耗時(shí)間的工作，需記錄有關(guān)各類房間的存量，回答各種問題，解決各種住宿的特殊問題，以及將住房報(bào)告轉(zhuǎn)給飯店，所有這些工作務(wù)必盡量快速與準(zhǔn)確。
在到達(dá)預(yù)訂截止日期時(shí)，組織方要盡快與飯店溝通，將最后的訂房數(shù)字予以確認(rèn)。這樣即可保證會議的住宿需要，又可避免不必要的支出。同時(shí)，主辦方要熟悉飯店、酒店的作業(yè)程序，例如如何處理截止日期以后的住房預(yù)訂。
(三)示例分析
天地公司秘書初萌總能把會議的接待、住宿安排得井井有條，同事們向她請教時(shí)，她拿出了兩張卡片和一個小本子，兩張卡片中一張是攜程會員卡，一張是YUYEE卡，而小本子上密密麻麻地記滿了每次會議服務(wù)的特殊要求與項(xiàng)目。
點(diǎn)評：初萌的兩張卡是對會議旅游都有一條龍服務(wù)的專項(xiàng)公司發(fā)放的，其服務(wù)內(nèi)容很容易解決大規(guī)模的會議服務(wù)要求，而初萌根據(jù)每次會議接待的特點(diǎn)能夠提前聯(lián)系并提出相應(yīng)的要求，這使她的工作順利了許多。
(四)注意事項(xiàng)
1.選擇會議住宿地點(diǎn)的要求
在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會議中心之時(shí)，要充分考察其基本設(shè)施是否齊全，安全性如何，價(jià)格是否合理，地點(diǎn)是否方便，環(huán)境是否安靜、整潔。然后綜合考慮選擇。
如果由與會者自己支付住宿費(fèi)，就需列出幾家價(jià)格、條件不等的招待所、飯店、賓館或者是同一家賓館不同標(biāo)準(zhǔn)的客房供其選擇。
2.會議住宿的房間安排
如果由主辦方支付費(fèi)用的，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。
(1)來賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)要特殊照顧。
(2)年齡較大的與會者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。
(3)注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一房間。
(4)可預(yù)先在會議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請與會者自己選擇預(yù)定。
(5)預(yù)定住宿地點(diǎn)的工作一定要留出提前量，預(yù)定數(shù)量上應(yīng)略有富余。
(五)相關(guān)鏈接
1.常見的商務(wù)旅行
常見的商務(wù)旅行主要內(nèi)容有洽談業(yè)務(wù)、參觀訪問、出席會議、簽定合同、實(shí)地考察等。
2.選擇交通方式的因素
常見交通方式有公路、鐵路、船舶、飛機(jī)，許多旅行可能是幾種方式的組合。選擇合適的交通方式要考慮以下因素：
(1)旅行者要去哪里——是國內(nèi)旅行還是國際旅行。
(2)旅行者旅行的原因——旅行者出訪可能需要攜帶的樣品、材料或信息等。
(3)旅行者停留的時(shí)間長短——對短期停留，需考慮旅行的速度
(4)參加團(tuán)體旅行——團(tuán)體旅行可能意味著不同的選擇方式。
(5)旅行費(fèi)用——要受到預(yù)算或費(fèi)用約束。
(6)企業(yè)旅行政策——根據(jù)公司的規(guī)定，可以提供公司汽車。
(7)旅行者的個人愛好——可以了解旅行者喜歡如何旅行。
3.賓館類型
(1)國內(nèi)或國際連鎖賓館
大型跨國賓館在世界主要城市有相應(yīng)賓館。一些公司在這些連鎖賓館中可能有賬戶，可以得到商定的特殊的業(yè)務(wù)費(fèi)率。
通過預(yù)訂中心預(yù)訂這些賓館很容易。
(2)本地賓館
獨(dú)立經(jīng)營，提供廣泛的個人服務(wù)。可直接向賓館主管預(yù)定，在預(yù)定時(shí)應(yīng)協(xié)商價(jià)格。
(3)會議場所客房
旅行者參加會議，會議場所有住宿安排。
(4)旅行住宿或汽車旅館
通常只提供住宿房間，所有食物需要在當(dāng)?shù)夭宛^購買。這類住宿通常便宜、方便，在主要公路線上。
第一章會議管理
本章分會前籌備、會中服務(wù)以及會后落實(shí)3部分，闡述了五級秘書在會務(wù)管理中應(yīng)學(xué)會的內(nèi)容。會前籌備介紹了會議通知、會議證件的制作與發(fā)放、預(yù)訂會議室、確認(rèn)參會人員的基本知識;會中服務(wù)要求秘書了解接站、會議引導(dǎo)、簽到工作;會后落實(shí)主要涉及安排與會者返程和清退會議文件的內(nèi)容.由此構(gòu)成會務(wù)管理的初步知識架構(gòu)。
第一節(jié) 會前籌備
學(xué)習(xí)重點(diǎn)
通過對本節(jié)內(nèi)容的學(xué)習(xí)，了解會前籌備的相關(guān)知識;分析典型案例，掌握工作程序;把握注意事項(xiàng)，查看相關(guān)連接的過程形成及對管理會議的初步技能知識掌握，為做好會務(wù)服務(wù)打好基礎(chǔ)。
一、發(fā)送會議通知
(一)相關(guān)知識
1.會議的構(gòu)成要素
(1)會議基本要素
(2)會議選擇要素
2.會議的主要種類
3.公司常見會議的種類與作用
(1)經(jīng)理例會
(2)部門員工例會
(3)股東會
(4)董事會
(5)公司年會
(6)客戶咨詢會
(7)產(chǎn)品展銷定貨會
(8)業(yè)務(wù)洽談會
(9)新產(chǎn)品新聞發(fā)布會
4.會議通知的內(nèi)容
會議通知是以召開某次會議的有關(guān)事項(xiàng)為內(nèi)容的文字信息。一般包括會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時(shí)間、參加人員、會議議題、會議地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)信息、報(bào)到事宜及有關(guān)要求等。會議通知要事項(xiàng)周全、明確、具體;層次分明，條理清晰;語言簡明、流暢、樸實(shí)。
除此之外，還應(yīng)包括：
(1)會議相關(guān)材料。如果有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應(yīng)隨會議通知寄發(fā)一份。
(2)回復(fù)時(shí)需要的信封、郵票等。需要回復(fù)的會議通知或預(yù)備通知還可夾入一張明信片、信封、郵票等，上面應(yīng)注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù)。
(3)有關(guān)票證。會議通知中可將會中使用的有關(guān)票證(人場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等)與會議通知一并發(fā)出。
(4)會議地點(diǎn)、交通工具、線路等。如果某些與會者對會議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達(dá)和返程日期，并標(biāo)明到達(dá)會址的汽車、火車等交通工具、線路。
會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之問會前溝通的重要渠道。傳遞會議通知是會議準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)。在做出了召開會議的決定以后，應(yīng)將有關(guān)會議通知信息傳遞給與會者。
(三)工作程序
1.發(fā)送會議通知的方法
在各項(xiàng)會議準(zhǔn)備工作基本就緒以后，要盡早發(fā)出會議通知，以便與會人員提前做好準(zhǔn)備。
(1)口頭通知與書面通知
1)口頭通知。即當(dāng)面或用電話通知。小型會議或與會人員集中居住的會議，適用口頭當(dāng)面通知。參加人數(shù)較多而發(fā)書面通知來不及或不方便的會議，適用電話通知。
2)書面通知。即書面印制的通知或板報(bào)、網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的通知。參加人數(shù)較多或者比較重要的會議，宜發(fā)書面通知。
(2)正式通知和非正式通知
1)正式通知
為了規(guī)范公司的管理及運(yùn)作，除了非正式會議和每日例會之外的所有會議，均應(yīng)正式打印會議通知，再通過書面形式或電子郵件傳遞給有關(guān)人員，以示正規(guī)和鄭重。
2)非正式通知
非正式會議可采用非正式通知，如先發(fā)傳真或打電話，隨后再寄備忘錄或信函。也可先發(fā)電子郵件，再通過電話或回復(fù)電子郵件確認(rèn)。
一些會議(如股東大會)在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會議規(guī)則行事。發(fā)通知的同時(shí)應(yīng)附上一份代理委托書。其他類型的會議如無法出席，也應(yīng)在必要時(shí)授權(quán)代理，以保證通過決議時(shí)達(dá)到所需的法定人數(shù)。
2.發(fā)送會議通知的程序
發(fā)送會議通知的程序具體如下：
(1)明確會議通知發(fā)送對象和聯(lián)系方式一填寫會議通知單并準(zhǔn)備好相關(guān)附件一選擇會議通知信息傳遞方式一確認(rèn)會議通知是否送達(dá)(或收回和處理回執(zhí)單)。
(2)如果有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份。
(3)書面通知的地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時(shí)應(yīng)注意不要錯裝、漏裝或漏寄。通知的封筒應(yīng)醒目標(biāo)出“會議通知”字樣。
(4)需要回復(fù)的會議通知或預(yù)備通知還可夾人一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù)。
(5)對于經(jīng)常參加某類會議的部分人員，可用計(jì)算機(jī)打印出標(biāo)簽或準(zhǔn)備多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新。
(6)不管以什么方式發(fā)出的會議通知，都應(yīng)抓住確認(rèn)回復(fù)環(huán)節(jié)，以確保會議信息能夠按時(shí)、完整地傳達(dá)給與會者。
(7)可將會中使用的有關(guān)票證(入場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等)與會議通知一并發(fā)出。
(8)如果某些與會者對會議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達(dá)和返程日期，并標(biāo)明到達(dá)會址的汽車、火車等交通工具、線路。
(9)會議通知樣本要作為檔案收存。
(四)注意事項(xiàng)
1.會議通知的確認(rèn)
(1)確認(rèn)會議通知發(fā)送對象
在發(fā)送通知前一定要明確被通知的部門和人員范圍。對所有與會人員應(yīng)逐一落實(shí)。如果搞錯通知對象，使應(yīng)參加會議的人員未能收到通知，就會影響到會議的有效性，使一些會議無法達(dá)到所需的法定人數(shù)，還會使一些應(yīng)參加的人產(chǎn)生誤會;而不應(yīng)通知的人員通知了，就會影響其正常工作，甚至造成尷尬的局面。，
(2)確認(rèn)發(fā)送的回復(fù)環(huán)節(jié)
一些重要的會議通知有時(shí)會因組織渠道不暢、傳遞方式不當(dāng)，或者是其他因素的干擾，使通知不能準(zhǔn)確及時(shí)傳遞到與會者，作為會議通知的發(fā)放者，應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，可以通過電話、口頭詢問以及電子郵件確認(rèn)等方式檢查通知發(fā)放是否落實(shí)。
(3)確認(rèn)會議通知內(nèi)容是否準(zhǔn)確。
2.處理回執(zhí)
處理會議回執(zhí)是會議準(zhǔn)備工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。它是會議準(zhǔn)備住宿和餐飲等后勤工作的基礎(chǔ)。
(1)會議的回執(zhí)一定要注明寄回的截止時(shí)間，截止時(shí)間一定要為會議住宿的預(yù)定和確認(rèn)留有余地。
(2)會議回執(zhí)的設(shè)計(jì)要明確會議組織者所需了解的重要信息，包括是否到會、何時(shí)到會、幾人到會、是否需要預(yù)定返程的機(jī)票和車票、參會的論文或報(bào)告的題目等。
(3)會議回執(zhí)寄回后要認(rèn)真統(tǒng)計(jì)，及時(shí)確認(rèn)。并根據(jù)統(tǒng)計(jì)情況安排會議的接待工作。
(五)相關(guān)鏈接
1.與會者
與會者即參加會議的對象，通常又稱為會議成員。與會者是會議活動的主體，因而是會議活動成功與否的重要因素。與會者的數(shù)量是決定會議規(guī)模的主要因素，參加會議的人數(shù)越多，
表明該會議的規(guī)模越大。會議成員一般可以分為3種資格，資格不同，在會議中的權(quán)利和義務(wù)也不同。
(1)正式成員
正式成員是被正式邀請或者被正式要求參加會議，并具有在相應(yīng)的會議上發(fā)言、參加討論、行使表決權(quán)的人員。法定性會議的正式成員參加會議的權(quán)利受法律、法規(guī)和有關(guān)議事規(guī)則的保障，同時(shí)正式成員也必須履行相關(guān)的義務(wù)。正式成員享有以下權(quán)利：
①正式成員有發(fā)言、動議、提案和參加討論的權(quán)利。
②正式成員有會議表決權(quán)。
③正式成員有選舉權(quán)。
正式成員應(yīng)履行的義務(wù)是：
①正式成員有按照會議通知的要求做好參加會議的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的義務(wù)。
②正式成員有遵守會議規(guī)則、服從會議決議的義務(wù)，應(yīng)該出席而未出席者，其義務(wù)不應(yīng)當(dāng)減免。
③正式成員有共同維護(hù)會場秩序的義務(wù)，在主席發(fā)言及議案付諸表決時(shí)，不應(yīng)該離開會場。
(2)列席成員
即不具有正式資格、有一定的發(fā)言權(quán)、但無表決權(quán)和選舉權(quán)的會議成員。有些會議的議題涉及有關(guān)部門的管理權(quán)限和日常工作，為了及時(shí)、準(zhǔn)確地了解情況、溝通信息，需要邀請其負(fù)責(zé)人列席有關(guān)會議。當(dāng)然，是否需要列席成員參加會議，哪些對象應(yīng)當(dāng)作為列席成員，列席成員參加會議中的哪些活動等，應(yīng)由會議的組織者根據(jù)會議內(nèi)容的實(shí)際需要來確定。列席成員的人數(shù)一般不超過正式成員。列席成員享有參加本單位有關(guān)問題討論發(fā)言的權(quán)利;另外，列席成員還具有會議臨時(shí)賦予的其他權(quán)利。
列席成員應(yīng)履行的義務(wù)如下：
①列席成員有遵守會議規(guī)則的義務(wù)。
②列席成員有禮貌發(fā)言及解答相關(guān)詢問的義務(wù)。
③列席成員有保守會議機(jī)密的義務(wù)。
(3)工作人員
工作人員包括承擔(dān)會議議事、討論發(fā)言記錄的記錄人員，來自機(jī)構(gòu)內(nèi)部和專業(yè)會議機(jī)構(gòu)的技術(shù)人員和經(jīng)營管理人員，以及來自會場和會議設(shè)施所在地的有關(guān)服務(wù)人員。他們分別承擔(dān)著會議籌備工作、會議材料準(zhǔn)備和記錄工作以及會間的事務(wù)性工作。
2.會議通知和委托書的樣式
(1)會議通知的內(nèi)容應(yīng)包括：被通知部門、被通知人員的姓名及職務(wù)、通知事由、會議時(shí)間、會議召開地點(diǎn)、會議出席對象或范圍、會議程序、議事內(nèi)容、注意事項(xiàng)、公司全稱、通知部門、通知者姓名和職務(wù)、通知日期。
(2)會議通知格式多樣，這里介紹常用的兩種格式：便函式和卡片式。
二、制作會議證件和指示標(biāo)識
(一)相關(guān)知識
1.會議證件的作用
會議證件一般有以下4個作用：
(1)證明身份。
(2)保證會議安全，控制人員出入。
(3)統(tǒng)計(jì)到會人數(shù)。
(4)維持會議的程序。
會議證件的類型主要有以下幾種：
(1)代表證：與會者不僅能參加會議，而且有表決權(quán)、選舉權(quán)。
(2)列席證：能夠到會旁聽，但無表決權(quán)。
(3)工作證：只證明是大會的工作人員，在會議期間出人行走有一定的限制。
(4)記者證：只發(fā)給新聞媒體有關(guān)的工作人員、記者，持記者證在有些工作區(qū)域出入受到限制。
(5)來賓證：表明是主辦方邀請的嘉賓。
2.會議指示標(biāo)識的類型
會議標(biāo)識是指在會議的準(zhǔn)備和召開過程中，為了使與會者更容易找到座位，并了解會場周圍的環(huán)境，使會議的組織更加有條理，需要在會場和相關(guān)服務(wù)區(qū)域擺放某些標(biāo)識物，如各種指示牌，接待處和簽到處的標(biāo)志，貴賓室、飲水處、洗手間的標(biāo)志等。
(1)標(biāo)識牌(或指示牌)。中、大型會議事先應(yīng)劃好區(qū)域，。貼上標(biāo)識牌，使與會者順利入座，并能夠很方便地找到簽到處、貴賓室、飲水處、洗手間等。
(2)區(qū)域圖(或路線圖)。在一些體育館和禮堂，為了使參會的單位入場、退場井然有序，事先劃出區(qū)域圖，并張貼于門口。在一些表彰、總結(jié)類型的大會上，應(yīng)將被表彰、受獎勵對象或其代表安排在前幾排，并在座位上貼上名簽，并標(biāo)示于區(qū)域圖上。
(3)名簽與臺簽。在主席臺和簽到處等地方要擺放各種名簽或臺簽，以標(biāo)明人員的身份或辦事機(jī)構(gòu)的名稱。
(二)工作程序
1.制作會議證件的程序
制作會議證件的程序?yàn)椋涸O(shè)計(jì)內(nèi)容→設(shè)計(jì)顏色→控制印制數(shù)量→發(fā)放中的特殊要求(照片) →蓋章確認(rèn)。
召開重要的大中型會議應(yīng)視必要制發(fā)姓名卡片和會議證件，通常小型會議不必制發(fā)證件。
2.制作會議證件的注意事項(xiàng)
(1)重要的大中型會議，證件和姓名卡片要正規(guī)。內(nèi)容設(shè)計(jì)上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、組織或公司的名稱。
(2)重要的、具有保密性質(zhì)的會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋大會印章。
(3)證件的形式應(yīng)反映出會議的內(nèi)容，設(shè)計(jì)要盡量經(jīng)濟(jì)實(shí)用、美觀大方。
(4)大型會議應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、新聞媒體、工作人員、服務(wù)人員等不同身份參加者的姓名卡片的樣式?？蓪⑺麄兊男彰ㄆO(shè)計(jì)為紅、藍(lán)、白、黃4種不同的顏色。也可以將姓名卡片設(shè)計(jì)為正式代表采用系帶式的卡片，其他人員采用夾子式的卡片來區(qū)分不同的身份。
(5)應(yīng)在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放姓名卡片，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。
(6)應(yīng)注意根據(jù)公司不同的文化理念設(shè)計(jì)會議證件或姓名卡片。
3.制作會議指示標(biāo)識的方法
(1)會議主辦者內(nèi)部簡易制作法
一些不太重要會議的指示標(biāo)識可以由內(nèi)部用計(jì)算機(jī)制作或手工制作。
(2)由專業(yè)性的會議承辦機(jī)構(gòu)制作
一些重要會議的指示標(biāo)識需要制作規(guī)范和正式，要用專業(yè)性的設(shè)計(jì)和制作，因此，需要請專門性的公司來完成此項(xiàng)工作。
(三)注意事項(xiàng)
1.會議證件的樣式
會議證件的樣式有很多，我們可以根據(jù)需要來選擇。會議證件的樣式主要有以下幾種：
(1)粘性標(biāo)簽式的證件樣式。這種證件比較經(jīng)濟(jì)、方便，但它們可能由于粘貼在衣服上而留痕跡。
(2)系帶的證件樣式。這種證件比較經(jīng)濟(jì)、方便，但可能在衣服上晃動。
(3)有夾子的證件樣式。這種證件成本略高，它們能更換塑料封里面的標(biāo)簽而重復(fù)使用，并能移動夾在衣服的不同部位。
(4)臺簽式的證件樣式。這種證件是開會的時(shí)候放在桌子上使用的。
2.會議標(biāo)識的樣式
(1)會議主席臺背板的樣式
(2)會議簽到處的指示標(biāo)識樣式
(3)會議報(bào)到處的標(biāo)識樣式
(四)相關(guān)鏈接
1.會議與會見、會談的區(qū)別
會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士見身份較低者，或是主人見客人，一般稱為會見。凡身份較低的認(rèn)識見較高者，或是客人見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性3種。企業(yè)常用的會見主要是社交禮節(jié)性和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會見。
會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會商。會談的內(nèi)容較為正式，政治性、專業(yè)性較強(qiáng)。在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會商。
會議與會見、會談在對象、內(nèi)容、功能、程序上存在明顯區(qū)別：
(1)對象不同。會議可以是內(nèi)部的也可以是涉及外部的。
而會見、會談的對象一般是組織外部的，并與本組織有關(guān)的人員。
(2)內(nèi)容不同。會見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強(qiáng);會談的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)性、利益性較強(qiáng)。而會議的內(nèi)容涉及面要比會見、會談寬泛得多。
(3)功能不同。會見主要是為了加強(qiáng)雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。人們通過會議可以達(dá)到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協(xié)調(diào)關(guān)系、傳達(dá)指示、布置工作、表彰先進(jìn)、鼓舞士氣等目的。
2.會展的概念與類別
會展是經(jīng)濟(jì)行為的會議和展覽，是既有市場性又有展示性的經(jīng)濟(jì)流通形式。在西方國家，會展英文簡寫為“MICE”，4個字母分別是公司業(yè)務(wù)會議(meeting)、獎勵旅游(incentive travel program)、團(tuán)體組織會議(convention)和展覽(exhibition)4個英文單詞的第一個字母組合。會展的兩個組成部分的側(cè)重是不同的：會議側(cè)重于信息交流，可以是經(jīng)濟(jì)行為，也可以是政治、科技或文化行為;而展覽側(cè)重于產(chǎn)品展覽和技術(shù)交流，主要是經(jīng)濟(jì)行為。
會展從性質(zhì)上分有貿(mào)易性和消費(fèi)性兩種。
(1)貿(mào)易性展覽
它是制造業(yè)、商業(yè)等行業(yè)舉辦的展覽，其主要目的是洽談貿(mào)易、推廣技術(shù)和交流信息。貿(mào)易性的展覽主要是對工商業(yè)開放。
(2)消費(fèi)性展覽
它的主要目的是展出消費(fèi)晶，直接銷售，是對公眾開放的展覽。
將兩種性質(zhì)的展覽功能合二為一的展覽稱作綜合性展覽，經(jīng)濟(jì)越發(fā)達(dá)的國家和地區(qū)，對兩種展覽的功能分得越清晰。
三、預(yù)定會議室
(一)相關(guān)知識
1.會議室的分類
(1)外部會議室
外部會議室是指企業(yè)內(nèi)部會議室之外的會議場所。企業(yè)應(yīng)綜合考慮各種因素，選擇恰當(dāng)?shù)耐獠繒h室。
①會場位置必須讓上司和與會者方便前往。應(yīng)選擇距上司和與會者的工作地點(diǎn)均較近的地方，同時(shí)應(yīng)考慮交通便利。
②會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應(yīng)有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時(shí)應(yīng)考慮會議時(shí)間的長短，時(shí)間長的會議場地不妨大些。
③場地要有良好的設(shè)備配置。桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量齊全。同時(shí)應(yīng)該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、白板、放映設(shè)備、錄音機(jī)、投影器、計(jì)算機(jī)、麥克風(fēng)等。
④場地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)。同時(shí)，“外界干擾”。還包括室外的各種噪音，應(yīng)將手機(jī)、呼機(jī)關(guān)閉或改為振動，并謝絕訪客參觀。因此應(yīng)在場外掛起“會議正在進(jìn)行中，謝絕參觀”的牌子，會場內(nèi)部也應(yīng)具有良好的隔音設(shè)備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。
⑤選擇會址的環(huán)境要整潔、明亮、空氣流通，并有益于會議的安全和保密。
⑥選擇會議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場所。
⑦場地租借的成本必須合理。
(2)內(nèi)部會議室
大多數(shù)企業(yè)都有自己的內(nèi)部會議室，它可以減少租用外部場地和設(shè)施的費(fèi)用，內(nèi)部會議地點(diǎn)多適合內(nèi)部會議和活動。
2.內(nèi)部會議室的特點(diǎn)
企業(yè)召開會議通常以內(nèi)部會議室為首選的會議地點(diǎn)，一般只有在內(nèi)部會議室不能滿足需要或有某些特殊需求時(shí)，才考慮使用企業(yè)之外的會議場所。
(1)方便快捷，手續(xù)簡單
利用內(nèi)部會議室無需事先考察、選擇，只要向有關(guān)的行政部門提出申請，預(yù)先登記即可。參會人員可以節(jié)省路上所費(fèi)的時(shí)間，同時(shí)可兼顧正常的工作。
(2)節(jié)省了場地和設(shè)備的租用費(fèi)用
選擇企業(yè)外部會議室，會提高會議的成本，.降低企業(yè)的經(jīng)營效益。而利用內(nèi)部會議室可以提高企業(yè)自身的資產(chǎn)利用率，同時(shí)對會議所需的設(shè)備也能夠更好地控制。
(3)易分散注意力
內(nèi)部會議室易營造輕松、和諧的氣氛，但易受各種干擾因素的影響。例如，在會議中間人員進(jìn)進(jìn)出出、找人、接聽電話等，因此更需強(qiáng)調(diào)會場的要求和紀(jì)律。
(二)示例分析
某公司把自己的年終總結(jié)會會址定在了一個展會中心旁邊的賓館召開，為的是休息時(shí)可以兼顧觀看展覽。會議進(jìn)行中，展會中心正在進(jìn)行的某旅游項(xiàng)目推介的音樂與喧鬧聲不時(shí)傳入會場，與會者有的向外張望，有的合著外邊的音樂節(jié)拍輕輕敲擊桌面，更有甚者從后面的門悄悄溜出去觀看。會議主持者一臉無奈與沮喪。
點(diǎn)評：會議的選址應(yīng)與要實(shí)現(xiàn)的會議目標(biāo)、內(nèi)容緊密相連，否則喧賓奪主的現(xiàn)象就在所難免了。
(三)工作程序
1.預(yù)定會議室的程序
(1)確定會議召開的時(shí)間和人數(shù)，確認(rèn)所需會議室的類型。
(2)申請使用會議室。
(3)確認(rèn)會議室已預(yù)留，并明確使用時(shí)問。
(4)預(yù)先調(diào)試會議所需設(shè)備。
會議召開前，負(fù)責(zé)會議室安排和協(xié)調(diào)的秘書事先要查看會議議程，了解會議的主持者和演講者是否需要音像輔助設(shè)備，秘書要了解各種設(shè)備的功能，并事先將各種設(shè)備調(diào)整到狀態(tài)。
(5)提前到達(dá)會場分發(fā)資料和用品，并負(fù)責(zé)簽到。
2.內(nèi)部會議室的管理
(1)內(nèi)部會議室的布置
①在會議桌的每個位置前都擺放一套文具和筆記簿。
②會議桌旁要有足夠的椅子。室內(nèi)桌椅的安排應(yīng)視與會者人數(shù)和會議的性質(zhì)而定(演講的形式、分組的形式、設(shè)備擺放的形式)。
③應(yīng)有專門的地方供客人存放衣、帽以及其他物品。
(2)內(nèi)部會議室的設(shè)備
①為報(bào)告準(zhǔn)備好激光筆和能伸縮的指示棒，便于報(bào)告者使用和操作。
②要為使用白板和活動畫架者準(zhǔn)備足夠的書寫筆和各色彩筆。
③應(yīng)為使用白板、活動畫架、掛圖和顯示板者準(zhǔn)備足夠的固定用的磁釘、按釘。
四、預(yù)定和確認(rèn)會議住宿
(一)相關(guān)知識
1.會議接待工作的內(nèi)容
(1)會議接送工作
要做到準(zhǔn)確無誤地接送，就要做好充分準(zhǔn)備：一要掌握代表的名單及抵離的準(zhǔn)確時(shí)間;二要備有足夠用的車輛;三要有良好的指揮調(diào)度，人車都要有值班。指揮調(diào)度要有一份代表抵離時(shí)間表，以便按時(shí)間、路線接送。
(2)會議食宿工作
食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費(fèi)。就餐大體上是一個標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。
(3)會議娛樂活動
會議期間還應(yīng)考慮與會者的文化娛樂、參觀購物的需要。
會議地點(diǎn)要盡量安排在娛樂設(shè)施齊全、購物方便的地方，應(yīng)向與會者提供參觀、購物的路線和安排一定的時(shí)間和車輛。
2.會議接待的基本程序
(1)迎接
會議接待人員在會議廳、禮堂或會議室門口迎候客人，并引至?xí)h簽到處。
(2)會議簽到和引導(dǎo)
請與會者簽到，核對過有關(guān)的證件、通知書、邀請函后，辦理相關(guān)手續(xù)。然后，把重要的來賓引領(lǐng)到貴賓室或會場。
(3)安排合影
如有合影儀式，應(yīng)事先安排好合影圖，準(zhǔn)備好必需的攝影器材。合影圖一般是主人居中，主人右側(cè)為上，參會者按照一定的順序排列合影。
(4)引領(lǐng)會議嘉賓進(jìn)入會場或登上主席臺
參會人員基本落座后，根據(jù)會議議程安排的時(shí)問，在會議正式開始前幾分鐘引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓和相關(guān)人員進(jìn)入會場。
(5)會議結(jié)束后送別。
(二)工作程序
1.預(yù)定會議住宿的程序
會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預(yù)訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住。
(1)通過會議回執(zhí)，掌握到會人員的數(shù)量和定房規(guī)格
在會議的先期通知上附上一份表格寄給被邀請人，要求他填寫陪同人員的名字，希望住哪種類型的房間，抵達(dá)與離開日期，然后將以上資料填在住宿預(yù)訂單中，并告之飯店收費(fèi)方式，內(nèi)容包括：主辦單位名稱、會議名稱、會議日期、會議地點(diǎn)、收件截止日期、確認(rèn)函回信地址、各飯店的房價(jià)、飯店的地理位置圖、注明項(xiàng)目(選擇飯店偏好、哪種類型房間)、注明訂金支付、注明有關(guān)取消和更改處理方法、注明什么時(shí)候由誰寄發(fā)確認(rèn)函、填寫名字、地址、電話以便寄確認(rèn)函，必要時(shí)提供住宿資料。
(2)向賓館、酒店預(yù)訂會議用房
①如果會議需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡。
②主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡，再由與會者直接向飯店訂房。
③如由主辦單位統(tǒng)一訂房，要與提供服務(wù)的酒店或飯店進(jìn)行必要的談判，要求一定的折扣，并在此基礎(chǔ)上與飯店簽訂合約，合約中應(yīng)包括房價(jià)、訂金數(shù)目和截止日期等關(guān)鍵內(nèi)容。
2.確認(rèn)會議住宿的程序
(1)與參會人員確認(rèn)
通知與會者收到他們的住宿表格和確認(rèn)他們的房間，有些主辦單位并不通知與會者收到他們的住宿表格，而是由飯店直接寄發(fā)確認(rèn)函。收到住宿資料時(shí)立即寄發(fā)收到通知，因?yàn)橛行╋埖瓯容^晚才寄發(fā)確認(rèn)函。
(2)與飯店或酒店確認(rèn)預(yù)訂
住宿安排是相當(dāng)復(fù)雜與耗時(shí)間的工作，需記錄有關(guān)各類房間的存量，回答各種問題，解決各種住宿的特殊問題，以及將住房報(bào)告轉(zhuǎn)給飯店，所有這些工作務(wù)必盡量快速與準(zhǔn)確。
在到達(dá)預(yù)訂截止日期時(shí)，組織方要盡快與飯店溝通，將最后的訂房數(shù)字予以確認(rèn)。這樣即可保證會議的住宿需要，又可避免不必要的支出。同時(shí)，主辦方要熟悉飯店、酒店的作業(yè)程序，例如如何處理截止日期以后的住房預(yù)訂。
(三)示例分析
天地公司秘書初萌總能把會議的接待、住宿安排得井井有條，同事們向她請教時(shí)，她拿出了兩張卡片和一個小本子，兩張卡片中一張是攜程會員卡，一張是YUYEE卡，而小本子上密密麻麻地記滿了每次會議服務(wù)的特殊要求與項(xiàng)目。
點(diǎn)評：初萌的兩張卡是對會議旅游都有一條龍服務(wù)的專項(xiàng)公司發(fā)放的，其服務(wù)內(nèi)容很容易解決大規(guī)模的會議服務(wù)要求，而初萌根據(jù)每次會議接待的特點(diǎn)能夠提前聯(lián)系并提出相應(yīng)的要求，這使她的工作順利了許多。
(四)注意事項(xiàng)
1.選擇會議住宿地點(diǎn)的要求
在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會議中心之時(shí)，要充分考察其基本設(shè)施是否齊全，安全性如何，價(jià)格是否合理，地點(diǎn)是否方便，環(huán)境是否安靜、整潔。然后綜合考慮選擇。
如果由與會者自己支付住宿費(fèi)，就需列出幾家價(jià)格、條件不等的招待所、飯店、賓館或者是同一家賓館不同標(biāo)準(zhǔn)的客房供其選擇。
2.會議住宿的房間安排
如果由主辦方支付費(fèi)用的，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。
(1)來賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)要特殊照顧。
(2)年齡較大的與會者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。
(3)注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一房間。
(4)可預(yù)先在會議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請與會者自己選擇預(yù)定。
(5)預(yù)定住宿地點(diǎn)的工作一定要留出提前量，預(yù)定數(shù)量上應(yīng)略有富余。
(五)相關(guān)鏈接
1.常見的商務(wù)旅行
常見的商務(wù)旅行主要內(nèi)容有洽談業(yè)務(wù)、參觀訪問、出席會議、簽定合同、實(shí)地考察等。
2.選擇交通方式的因素
常見交通方式有公路、鐵路、船舶、飛機(jī)，許多旅行可能是幾種方式的組合。選擇合適的交通方式要考慮以下因素：
(1)旅行者要去哪里——是國內(nèi)旅行還是國際旅行。
(2)旅行者旅行的原因——旅行者出訪可能需要攜帶的樣品、材料或信息等。
(3)旅行者停留的時(shí)間長短——對短期停留，需考慮旅行的速度
(4)參加團(tuán)體旅行——團(tuán)體旅行可能意味著不同的選擇方式。
(5)旅行費(fèi)用——要受到預(yù)算或費(fèi)用約束。
(6)企業(yè)旅行政策——根據(jù)公司的規(guī)定，可以提供公司汽車。
(7)旅行者的個人愛好——可以了解旅行者喜歡如何旅行。
3.賓館類型
(1)國內(nèi)或國際連鎖賓館
大型跨國賓館在世界主要城市有相應(yīng)賓館。一些公司在這些連鎖賓館中可能有賬戶，可以得到商定的特殊的業(yè)務(wù)費(fèi)率。
通過預(yù)訂中心預(yù)訂這些賓館很容易。
(2)本地賓館
獨(dú)立經(jīng)營，提供廣泛的個人服務(wù)。可直接向賓館主管預(yù)定，在預(yù)定時(shí)應(yīng)協(xié)商價(jià)格。
(3)會議場所客房
旅行者參加會議，會議場所有住宿安排。
(4)旅行住宿或汽車旅館
通常只提供住宿房間，所有食物需要在當(dāng)?shù)夭宛^購買。這類住宿通常便宜、方便，在主要公路線上。