以下是為大家整理的關于《2013年四級秘書資格考試考點第二章》的文章，供大家學習參考！
(一)庫存知識
1．庫存控制的作用
在一個有效的庫存控制系統中，準確的庫存記錄可以起到以下作用：
(1)保證大量的資金不被不必要的庫存占用。
(2)保證空間不被用來存儲不必要的貨物。
(3)能監(jiān)督個人和部門對物品的使用。
(4)保持充足的庫存，以保證組織的順利運作和消除由庫存短缺而引起的工作遲延。
(5)監(jiān)督任何偷竊和破壞行為造成的損失。
(6)可利用準確的庫存進行估價。
2．庫存定義
庫存定義涉及3個概念，即庫存量、最小庫存量和再訂貨量。
(1)庫存量是為防止物品超量存儲而保存該項物品的數量。
(2)最小庫存量是以防物品全部消耗完而保存的該項物品的最小數量。
(3)再訂貨量，也稱重新訂購線，這是提醒購買者庫存需要重新訂購的標準。
3．庫存控制卡
庫存控制卡上的內容主要有：
(1)項目；
(2)單位；
(3)庫存參考號；
(4)庫存量：
(5)再訂貨量；
(6)最小庫存量；
(7)日期；
(8)接收；
(9)發(fā)放；
(10)余額。
(二)訂購、接收、管理辦公用品的工作程序
1．選擇供應商
選擇辦公設備及用品供應商時要在以下幾方面對其進行比較：
(1)價格和費用：
(2)質量和交貨；
(3)服務和位置；
(4)安全和可靠性。
2．選擇訂購方式
辦公設備和易耗品的訂購方式通常有以下幾種：
(1)直接去商店購買公司所需要的辦公用品；
(2)電話訂購；
(3)傳真訂購；
(4)網上訂購。
3．辦理進貨手續(xù)
辦理進貨的程序主要包括：
(1)使用訂貨單核對對方交付貨物時出具的交貨單及貨物。
(2)要將購貨訂單與實物認真核對。
(3)在辦公用品庫存卡的接收項中，應填寫所接收的每一類貨物的詳情。
(4)更新庫存卡中的庫存余額
(5)將接收的貨物按照辦公用品存儲規(guī)定存放好。
4．保管
庫存保管中應采取的措施主要有：
(1)儲藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。
(2)各類物品要清楚地貼上標簽。
(3)新物品置于舊物品的下面或后面，先來的物品先發(fā)出去。
(4)體積大、分量重的物品放在最下面。
(5)小的物品、常用的物品，應放在較大物品的前面。
(6)儲藏問要有良好的通風，要保持干燥。
(7)儲藏辦公用品的房間應有良好的照明。
(一)庫存知識
1．庫存控制的作用
在一個有效的庫存控制系統中，準確的庫存記錄可以起到以下作用：
(1)保證大量的資金不被不必要的庫存占用。
(2)保證空間不被用來存儲不必要的貨物。
(3)能監(jiān)督個人和部門對物品的使用。
(4)保持充足的庫存，以保證組織的順利運作和消除由庫存短缺而引起的工作遲延。
(5)監(jiān)督任何偷竊和破壞行為造成的損失。
(6)可利用準確的庫存進行估價。
2．庫存定義
庫存定義涉及3個概念，即庫存量、最小庫存量和再訂貨量。
(1)庫存量是為防止物品超量存儲而保存該項物品的數量。
(2)最小庫存量是以防物品全部消耗完而保存的該項物品的最小數量。
(3)再訂貨量，也稱重新訂購線，這是提醒購買者庫存需要重新訂購的標準。
3．庫存控制卡
庫存控制卡上的內容主要有：
(1)項目；
(2)單位；
(3)庫存參考號；
(4)庫存量：
(5)再訂貨量；
(6)最小庫存量；
(7)日期；
(8)接收；
(9)發(fā)放；
(10)余額。
(二)訂購、接收、管理辦公用品的工作程序
1．選擇供應商
選擇辦公設備及用品供應商時要在以下幾方面對其進行比較：
(1)價格和費用：
(2)質量和交貨；
(3)服務和位置；
(4)安全和可靠性。
2．選擇訂購方式
辦公設備和易耗品的訂購方式通常有以下幾種：
(1)直接去商店購買公司所需要的辦公用品；
(2)電話訂購；
(3)傳真訂購；
(4)網上訂購。
3．辦理進貨手續(xù)
辦理進貨的程序主要包括：
(1)使用訂貨單核對對方交付貨物時出具的交貨單及貨物。
(2)要將購貨訂單與實物認真核對。
(3)在辦公用品庫存卡的接收項中，應填寫所接收的每一類貨物的詳情。
(4)更新庫存卡中的庫存余額
(5)將接收的貨物按照辦公用品存儲規(guī)定存放好。
4．保管
庫存保管中應采取的措施主要有：
(1)儲藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。
(2)各類物品要清楚地貼上標簽。
(3)新物品置于舊物品的下面或后面，先來的物品先發(fā)出去。
(4)體積大、分量重的物品放在最下面。
(5)小的物品、常用的物品，應放在較大物品的前面。
(6)儲藏問要有良好的通風，要保持干燥。
(7)儲藏辦公用品的房間應有良好的照明。