2013年秘書資格事務(wù)管理輔導(dǎo)重點(diǎn)模擬試題二
(一)單項(xiàng)選擇題示例
彈性工作模式的優(yōu)點(diǎn)突出表現(xiàn)在B
A、減少了總部的費(fèi)用支出
B、員工能自我控制上下班的時(shí)間
C、能有效發(fā)揮團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神
D、監(jiān)督、管理員工更加便利
(二)多項(xiàng)選擇題示例
企業(yè)中可以采用開放式辦公室布局的部門通常有BD
A、財(cái)務(wù)部
B、公關(guān)部
C、經(jīng)理室
D、銷售部
(三)案例分析題示例
時(shí)間：某日上午
地點(diǎn)：公司經(jīng)理辦公室
人物：四達(dá)公司經(jīng)理秘書初萌，女;維達(dá)公司張經(jīng)理，男
物品：電腦、各類文件夾、電話機(jī)、辦公文具、文件柜、沙發(fā)、紙筆、手機(jī)、暖瓶、茶杯
情景一
初萌身著圓領(lǐng)無袖衫，下身穿牛仔褲，腳上穿著旅游鞋，走進(jìn)辦公室。
辦公室桌椅整齊，時(shí)鐘特寫：7：50。初萌打開窗戶，調(diào)整好百葉窗的光線。然后坐在辦公桌前開電腦。(動(dòng)作特寫：先開主機(jī)，后開顯示器。)桌面上很零亂地堆放著文件。初萌一一歸入辦公桌上的文件夾中。文件夾特寫，有“急件”、“要件”、“密件”等字樣。
這時(shí)，電話鈴響了(電話的位置位于初萌的左手邊)。初萌迅速拿起聽筒。初萌：“你好!四達(dá)公司。”
初萌：“哦，王經(jīng)理，您有什么指示?”邊說邊從電話旁拿起紙筆。
初萌：“好的，我記一下?！边呎f邊記，“后天上午九點(diǎn)，在公司第二會(huì)議室，開關(guān)于新產(chǎn)品研發(fā)的會(huì)。好的。我會(huì)通知各部門負(fù)責(zé)人到場(chǎng)的?！?畫面淡出)
情景二
初萌正坐在電腦前打一份文件。閃過標(biāo)題：新產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃書。她的手機(jī)放在顯示器旁。這時(shí)，有人敲門。
初萌：“請(qǐng)進(jìn)。”客人推門而進(jìn)，同時(shí)初萌起身迎接。初萌：“您好，我是秘書初萌?！背趺冗呎f邊伸出手。雙方握手?？腿耍骸澳?，我是維達(dá)公司的?！泵哉f邊遞過名片。初萌雙手接過名片，邊看邊念：“噢!維達(dá)公司的張經(jīng)理。您快請(qǐng)坐。”說完，拿起暖瓶給客人沏茶。特寫：茶水較滿。
客人：“謝謝!”邊喝茶邊看著電腦屏幕。(屏幕正對(duì)著客人)
初萌：“不客氣!請(qǐng)您慢用!”說完，坐回到辦公桌前?？腿耍骸斑@次來是想和王經(jīng)理商討一些事情的。”初萌：“您沒有預(yù)約吧?”邊說邊從文件夾中抽出“秘書工作日志”翻看。
客人：“是的，我順路經(jīng)過這里?！背趺龋骸澳凑娌磺桑覀兺踅?jīng)理到工地去了。您看后天上午行嗎，十點(diǎn)鐘，王經(jīng)理會(huì)在辦公室?！笨腿耍骸昂玫模液筇煸賮?。再見!”客人起身。
初萌：“再見!”在秘書工作日志上寫下：10：00，會(huì)見維達(dá)公司張經(jīng)理。接著又抽出上司工作日志寫下什么。客人自己拉開門走了。
參考答案：
1、著裝不符合職業(yè)要求。錯(cuò)
2、能夠提前到辦公室做好工作準(zhǔn)備。對(duì)
3、辦公室通風(fēng)、光線良好。對(duì)
4、電腦開機(jī)順序錯(cuò)誤。錯(cuò)
5、下班前沒有整理辦公桌。錯(cuò)
6、能夠?qū)⑽募M(jìn)行分類。對(duì)
7、保密文件應(yīng)鎖入文件柜中。錯(cuò)
8、電話放置位置正確。對(duì)
9、能夠及時(shí)接聽電話。對(duì)
10、電話應(yīng)答語正確。對(duì)
11、電話旁能事先準(zhǔn)備好紙和筆，方便記錄。對(duì)
12、能夠做電話記錄。對(duì)
13、手機(jī)不應(yīng)放在顯示器旁。錯(cuò)
14、握手禮儀正確。對(duì)
15、接名片禮儀正確。對(duì)
16、茶水斟得過滿。錯(cuò)
17、保密工作沒有做好，電腦不應(yīng)放在客人能夠看到屏幕內(nèi)容的地方。錯(cuò)
18、能夠使用工作日志進(jìn)行時(shí)間管理。對(duì)
19、日程有變化時(shí)能夠及時(shí)改動(dòng)工作日志。對(duì)
20、送客禮儀不正確。錯(cuò)
(四)工作實(shí)務(wù)題示例
背景說明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書高葉，下面是總經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。
便 條
高葉：
為開源節(jié)流，發(fā)揮員工的大能力，公司準(zhǔn)備調(diào)整目前人員的工作模式。擬安排研發(fā)部門的一些科技人員在家工作，請(qǐng)分析在家工作模式的優(yōu)缺點(diǎn)。另外，請(qǐng)簡(jiǎn)要介紹目前在一些組織中運(yùn)用的其他較新的工作模式以供參考。
總經(jīng)理 蘇明
2007年3月5日
參考答案：
1、在家工作模式優(yōu)缺點(diǎn)
(1)在家工作模式含義：指人們?cè)诩抑袌?zhí)行企業(yè)或團(tuán)隊(duì)交給的工作和任務(wù)，通常減少在在的工作時(shí)數(shù)，而增加在家里的工作時(shí)數(shù)。
(2)優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省辦公室的空間和資金;能把往返于辦公室花費(fèi)的時(shí)間用在工作上;有更大的靈活性安排管理自己的時(shí)間，安排工作與生活;減少高峰期交通擁擠，減少交通污染;工作人員也能減少交通費(fèi)用。
(3)缺點(diǎn)：需投資計(jì)算機(jī)和電話給工作人員，以保持聯(lián)系和能在家中開展工作;有的家庭環(huán)境嘈雜，缺乏適宜的辦公環(huán)境和位置，工作難集中注意力;組織更加難以監(jiān)督、管理和控制工作人員的工作;同事之間業(yè)務(wù)交流和情感交流減少，團(tuán)隊(duì)意識(shí)減弱，會(huì)感到寂寞;與專業(yè)人員和社會(huì)聯(lián)系也減少。
2、其他工作模式
(1)彈性時(shí)間工作模式：在靈活的體制下允許員工對(duì)一天工作起止時(shí)間彈性化并積累計(jì)算總工作時(shí)間的一種方法。
(2)遠(yuǎn)程工作模式：指通過電話或計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代工具在異地接受指令完成組織交給的工作的方法。這些人員可以在家工作，也可以在當(dāng)?shù)氐墓ぷ鏖g工作，還可以組成本地團(tuán)隊(duì)，設(shè)立主管與總部保持聯(lián)系。
(3)虛擬辦公模式：通過電話和計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代工具和技術(shù)使所有任務(wù)能在一個(gè)虛擬的環(huán)境中執(zhí)行，同時(shí)，管理者也在虛擬環(huán)境下對(duì)員工的工作進(jìn)行管理的一種工作模式。
(4)兼職工作：是指一人在多家企業(yè)或單位兼職，充分發(fā)揮其專業(yè)技能，其兼職的組織與其協(xié)商好兼職的期限、任務(wù)、費(fèi)用，并以合同確立的工作模式。
(5)定期合同制工作模式：是指為完成某項(xiàng)任務(wù)聘用一些專門技術(shù)人員，并制定合同時(shí)確其權(quán)利和義務(wù)，直到完成項(xiàng)目的工作模式。有的還采用承包一項(xiàng)特定任務(wù)的形式。
(6)交替工作模式：常由兩人共同承擔(dān)一項(xiàng)任務(wù)，每人工作一部分時(shí)間，但必須有段重疊的工作時(shí)間以交換信息，商議工作進(jìn)度，共同完成工作。
(7)臨時(shí)辦公桌形式：由于在家工作、遠(yuǎn)程工作、彈性時(shí)間工作及兼職工作人員沒有或不需要有固定的辦公桌，來到企業(yè)工作時(shí)臨時(shí)安排空閑的工作位置辦公。工作人員沒有固定的辦公桌，文件和信息存放在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，書面文件存放在存儲(chǔ)間的一輛小推車上，當(dāng)他們來工作時(shí)，領(lǐng)取手推車，然后使用企業(yè)中一個(gè)空閑的工作位置。
(一)單項(xiàng)選擇題示例
彈性工作模式的優(yōu)點(diǎn)突出表現(xiàn)在B
A、減少了總部的費(fèi)用支出
B、員工能自我控制上下班的時(shí)間
C、能有效發(fā)揮團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神
D、監(jiān)督、管理員工更加便利
(二)多項(xiàng)選擇題示例
企業(yè)中可以采用開放式辦公室布局的部門通常有BD
A、財(cái)務(wù)部
B、公關(guān)部
C、經(jīng)理室
D、銷售部
(三)案例分析題示例
時(shí)間：某日上午
地點(diǎn)：公司經(jīng)理辦公室
人物：四達(dá)公司經(jīng)理秘書初萌，女;維達(dá)公司張經(jīng)理，男
物品：電腦、各類文件夾、電話機(jī)、辦公文具、文件柜、沙發(fā)、紙筆、手機(jī)、暖瓶、茶杯
情景一
初萌身著圓領(lǐng)無袖衫，下身穿牛仔褲，腳上穿著旅游鞋，走進(jìn)辦公室。
辦公室桌椅整齊，時(shí)鐘特寫：7：50。初萌打開窗戶，調(diào)整好百葉窗的光線。然后坐在辦公桌前開電腦。(動(dòng)作特寫：先開主機(jī)，后開顯示器。)桌面上很零亂地堆放著文件。初萌一一歸入辦公桌上的文件夾中。文件夾特寫，有“急件”、“要件”、“密件”等字樣。
這時(shí)，電話鈴響了(電話的位置位于初萌的左手邊)。初萌迅速拿起聽筒。初萌：“你好!四達(dá)公司。”
初萌：“哦，王經(jīng)理，您有什么指示?”邊說邊從電話旁拿起紙筆。
初萌：“好的，我記一下?！边呎f邊記，“后天上午九點(diǎn)，在公司第二會(huì)議室，開關(guān)于新產(chǎn)品研發(fā)的會(huì)。好的。我會(huì)通知各部門負(fù)責(zé)人到場(chǎng)的?！?畫面淡出)
情景二
初萌正坐在電腦前打一份文件。閃過標(biāo)題：新產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃書。她的手機(jī)放在顯示器旁。這時(shí)，有人敲門。
初萌：“請(qǐng)進(jìn)。”客人推門而進(jìn)，同時(shí)初萌起身迎接。初萌：“您好，我是秘書初萌?！背趺冗呎f邊伸出手。雙方握手?？腿耍骸澳?，我是維達(dá)公司的?！泵哉f邊遞過名片。初萌雙手接過名片，邊看邊念：“噢!維達(dá)公司的張經(jīng)理。您快請(qǐng)坐。”說完，拿起暖瓶給客人沏茶。特寫：茶水較滿。
客人：“謝謝!”邊喝茶邊看著電腦屏幕。(屏幕正對(duì)著客人)
初萌：“不客氣!請(qǐng)您慢用!”說完，坐回到辦公桌前?？腿耍骸斑@次來是想和王經(jīng)理商討一些事情的。”初萌：“您沒有預(yù)約吧?”邊說邊從文件夾中抽出“秘書工作日志”翻看。
客人：“是的，我順路經(jīng)過這里?！背趺龋骸澳凑娌磺桑覀兺踅?jīng)理到工地去了。您看后天上午行嗎，十點(diǎn)鐘，王經(jīng)理會(huì)在辦公室?！笨腿耍骸昂玫模液筇煸賮?。再見!”客人起身。
初萌：“再見!”在秘書工作日志上寫下：10：00，會(huì)見維達(dá)公司張經(jīng)理。接著又抽出上司工作日志寫下什么。客人自己拉開門走了。
參考答案：
1、著裝不符合職業(yè)要求。錯(cuò)
2、能夠提前到辦公室做好工作準(zhǔn)備。對(duì)
3、辦公室通風(fēng)、光線良好。對(duì)
4、電腦開機(jī)順序錯(cuò)誤。錯(cuò)
5、下班前沒有整理辦公桌。錯(cuò)
6、能夠?qū)⑽募M(jìn)行分類。對(duì)
7、保密文件應(yīng)鎖入文件柜中。錯(cuò)
8、電話放置位置正確。對(duì)
9、能夠及時(shí)接聽電話。對(duì)
10、電話應(yīng)答語正確。對(duì)
11、電話旁能事先準(zhǔn)備好紙和筆，方便記錄。對(duì)
12、能夠做電話記錄。對(duì)
13、手機(jī)不應(yīng)放在顯示器旁。錯(cuò)
14、握手禮儀正確。對(duì)
15、接名片禮儀正確。對(duì)
16、茶水斟得過滿。錯(cuò)
17、保密工作沒有做好，電腦不應(yīng)放在客人能夠看到屏幕內(nèi)容的地方。錯(cuò)
18、能夠使用工作日志進(jìn)行時(shí)間管理。對(duì)
19、日程有變化時(shí)能夠及時(shí)改動(dòng)工作日志。對(duì)
20、送客禮儀不正確。錯(cuò)
(四)工作實(shí)務(wù)題示例
背景說明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書高葉，下面是總經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。
便 條
高葉：
為開源節(jié)流，發(fā)揮員工的大能力，公司準(zhǔn)備調(diào)整目前人員的工作模式。擬安排研發(fā)部門的一些科技人員在家工作，請(qǐng)分析在家工作模式的優(yōu)缺點(diǎn)。另外，請(qǐng)簡(jiǎn)要介紹目前在一些組織中運(yùn)用的其他較新的工作模式以供參考。
總經(jīng)理 蘇明
2007年3月5日
參考答案：
1、在家工作模式優(yōu)缺點(diǎn)
(1)在家工作模式含義：指人們?cè)诩抑袌?zhí)行企業(yè)或團(tuán)隊(duì)交給的工作和任務(wù)，通常減少在在的工作時(shí)數(shù)，而增加在家里的工作時(shí)數(shù)。
(2)優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省辦公室的空間和資金;能把往返于辦公室花費(fèi)的時(shí)間用在工作上;有更大的靈活性安排管理自己的時(shí)間，安排工作與生活;減少高峰期交通擁擠，減少交通污染;工作人員也能減少交通費(fèi)用。
(3)缺點(diǎn)：需投資計(jì)算機(jī)和電話給工作人員，以保持聯(lián)系和能在家中開展工作;有的家庭環(huán)境嘈雜，缺乏適宜的辦公環(huán)境和位置，工作難集中注意力;組織更加難以監(jiān)督、管理和控制工作人員的工作;同事之間業(yè)務(wù)交流和情感交流減少，團(tuán)隊(duì)意識(shí)減弱，會(huì)感到寂寞;與專業(yè)人員和社會(huì)聯(lián)系也減少。
2、其他工作模式
(1)彈性時(shí)間工作模式：在靈活的體制下允許員工對(duì)一天工作起止時(shí)間彈性化并積累計(jì)算總工作時(shí)間的一種方法。
(2)遠(yuǎn)程工作模式：指通過電話或計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代工具在異地接受指令完成組織交給的工作的方法。這些人員可以在家工作，也可以在當(dāng)?shù)氐墓ぷ鏖g工作，還可以組成本地團(tuán)隊(duì)，設(shè)立主管與總部保持聯(lián)系。
(3)虛擬辦公模式：通過電話和計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代工具和技術(shù)使所有任務(wù)能在一個(gè)虛擬的環(huán)境中執(zhí)行，同時(shí)，管理者也在虛擬環(huán)境下對(duì)員工的工作進(jìn)行管理的一種工作模式。
(4)兼職工作：是指一人在多家企業(yè)或單位兼職，充分發(fā)揮其專業(yè)技能，其兼職的組織與其協(xié)商好兼職的期限、任務(wù)、費(fèi)用，并以合同確立的工作模式。
(5)定期合同制工作模式：是指為完成某項(xiàng)任務(wù)聘用一些專門技術(shù)人員，并制定合同時(shí)確其權(quán)利和義務(wù)，直到完成項(xiàng)目的工作模式。有的還采用承包一項(xiàng)特定任務(wù)的形式。
(6)交替工作模式：常由兩人共同承擔(dān)一項(xiàng)任務(wù)，每人工作一部分時(shí)間，但必須有段重疊的工作時(shí)間以交換信息，商議工作進(jìn)度，共同完成工作。
(7)臨時(shí)辦公桌形式：由于在家工作、遠(yuǎn)程工作、彈性時(shí)間工作及兼職工作人員沒有或不需要有固定的辦公桌，來到企業(yè)工作時(shí)臨時(shí)安排空閑的工作位置辦公。工作人員沒有固定的辦公桌，文件和信息存放在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，書面文件存放在存儲(chǔ)間的一輛小推車上，當(dāng)他們來工作時(shí)，領(lǐng)取手推車，然后使用企業(yè)中一個(gè)空閑的工作位置。