所謂智能是指集知識與能力于一體的綜合體，它可分為科學智能素質和社會智能素質。從根本上說，秘書智能素質是其內才外才的凝聚，它體現(xiàn)出秘書人員知識構成及辦事能力。
一、科學智能素質的表現(xiàn)與培養(yǎng)
(一)科學智能素質的表現(xiàn)形式
科學智能素質包括兩方面的素質，即專業(yè)智能素質和非專業(yè)智能素質。其中專業(yè)智能素質是運用性、務實性等操作方面的能力，它是秘書取得成效的基礎和保證;而非專業(yè)智能素質是智力、創(chuàng)造力等具有開創(chuàng)性方面的能力，它在變幻多樣的秘書工作中起承上啟下的支配地位。
1、專業(yè)智能素質方面。專業(yè)智能素質包括非機械性操作和機械性操作兩方面。非機械性操作是學習理論的過程，簡言之即掌握知識，它是從事秘書工作的前提和基礎。秘書知識結構除應有本專業(yè)緊密結合的基礎知識、專業(yè)知識外，還應在邊緣學科上加以完善，只有涉及了科技、地理、法律、藝術、文學和各地風俗禮儀等方面，個體結構才有自成體系的可能，為成為一個“通才”打下基礎，提高非機械性操作能力，多方位地為領導服務。而這方面正是秘書從業(yè)人員忽略的一個問題。機械性操作是指運用理論知識操作行動的活動，即應用知識。它與非機械性操作不同在于一個是學習知識，一個是應用知識?？梢哉f，機械性操作是非機械性操作的深化，例如利用所掌握的科技知識進行多媒體操作等等。
2、非專業(yè)智能素質方面。非專業(yè)智能素質是觀察力、注意力、思維力、想象力等智力和創(chuàng)造力方面的能力。它夾于專業(yè)智能和社會智能素質之間，是專業(yè)智能素質，特別是機械性操作能力在理性思維指導下的上升，它注重于實踐但又未運用于實踐，即未達到社會智能素質要求的能力。結合秘書工作的特點，秘書要保持高度的觀察力、注意力，并對事物進行分析判斷，捕捉到與工作相關的信息，領會領導意圖;保持敏捷的思維力和豐富的想象力，對所得結果進行研究，注重其實效。
由此可見，非專業(yè)智能素質不等同于機械性操作，它不僅強調“操作”，更重要的是它在單純“操作”的同時具備了更高層次的主動性，即思維力、想象力等智力方面的指導，把總結出的經(jīng)驗為社會智能素質服務。這一素質有利于樹立秘書自身成熟、穩(wěn)重、精干的形象。
(二)科學智能素質的培養(yǎng)
其一，通過正規(guī)教育和自學方式實現(xiàn)?！端刭|的透視和測評》一書中指出：“科學智能素質來源于人與自然的交往的直接經(jīng)驗和通過書本學習的間接經(jīng)驗得來的?！闭?guī)教育或自學是秘書獲得基礎知識、專業(yè)知識的第一步，在這種培養(yǎng)方式下應體現(xiàn)其寬廣性、層次性、動態(tài)性、中心性的特點。寬廣性是指所學的知識面要廣，門類多樣，以便查詢、記憶;層次性指對知識要有歸納，分門別類;動態(tài)性是所學知識要跟上時代步伐，對舊的知識要分析地吸收;中心性是指在眾多的知識中不能籠統(tǒng)地不分主次地吸收，必須結合秘書工作的特點重點掌握專業(yè)知識輔以基礎知識及邊緣學科知識。
其二，通過模擬實驗、單位掛牌實習等形式實現(xiàn)。模擬實驗、掛牌實習是秘書專業(yè)人員了解秘書工作程序，熟悉秘書工作運轉的起點。它有利于秘書在知識指導下模擬工作，從而提高機械性操作。但是，由于設備及其它條件的限制，這一點正是不少秘書人員的弱點，甚至理論知識與操作能力相背離，理論豐富，操作力貧乏。
其三，通過非正規(guī)教育方式實現(xiàn)。非正規(guī)教育在這里主要指正式群眾性教育、非正式群眾性教育，它在激發(fā)秘書的智力和創(chuàng)造力方面起重大影響。正式群眾性教育指在固定的環(huán)境中進行的固定活動，如上下級關系，同事關系等;非正式群眾性教育指沒有固定的交往環(huán)境，這種情形下，智能和創(chuàng)造靈感更能被遇到的新鮮事物激發(fā)。與正規(guī)教育不同點在于非正規(guī)教育更關切讓秘書人員接觸陌生環(huán)境，以更為現(xiàn)實手段豐富秘書的社會經(jīng)驗和為人處世之道，形成自己的理論。
一、科學智能素質的表現(xiàn)與培養(yǎng)
(一)科學智能素質的表現(xiàn)形式
科學智能素質包括兩方面的素質，即專業(yè)智能素質和非專業(yè)智能素質。其中專業(yè)智能素質是運用性、務實性等操作方面的能力，它是秘書取得成效的基礎和保證;而非專業(yè)智能素質是智力、創(chuàng)造力等具有開創(chuàng)性方面的能力，它在變幻多樣的秘書工作中起承上啟下的支配地位。
1、專業(yè)智能素質方面。專業(yè)智能素質包括非機械性操作和機械性操作兩方面。非機械性操作是學習理論的過程，簡言之即掌握知識，它是從事秘書工作的前提和基礎。秘書知識結構除應有本專業(yè)緊密結合的基礎知識、專業(yè)知識外，還應在邊緣學科上加以完善，只有涉及了科技、地理、法律、藝術、文學和各地風俗禮儀等方面，個體結構才有自成體系的可能，為成為一個“通才”打下基礎，提高非機械性操作能力，多方位地為領導服務。而這方面正是秘書從業(yè)人員忽略的一個問題。機械性操作是指運用理論知識操作行動的活動，即應用知識。它與非機械性操作不同在于一個是學習知識，一個是應用知識?？梢哉f，機械性操作是非機械性操作的深化，例如利用所掌握的科技知識進行多媒體操作等等。
2、非專業(yè)智能素質方面。非專業(yè)智能素質是觀察力、注意力、思維力、想象力等智力和創(chuàng)造力方面的能力。它夾于專業(yè)智能和社會智能素質之間，是專業(yè)智能素質，特別是機械性操作能力在理性思維指導下的上升，它注重于實踐但又未運用于實踐，即未達到社會智能素質要求的能力。結合秘書工作的特點，秘書要保持高度的觀察力、注意力，并對事物進行分析判斷，捕捉到與工作相關的信息，領會領導意圖;保持敏捷的思維力和豐富的想象力，對所得結果進行研究，注重其實效。
由此可見，非專業(yè)智能素質不等同于機械性操作，它不僅強調“操作”，更重要的是它在單純“操作”的同時具備了更高層次的主動性，即思維力、想象力等智力方面的指導，把總結出的經(jīng)驗為社會智能素質服務。這一素質有利于樹立秘書自身成熟、穩(wěn)重、精干的形象。
(二)科學智能素質的培養(yǎng)
其一，通過正規(guī)教育和自學方式實現(xiàn)?！端刭|的透視和測評》一書中指出：“科學智能素質來源于人與自然的交往的直接經(jīng)驗和通過書本學習的間接經(jīng)驗得來的?！闭?guī)教育或自學是秘書獲得基礎知識、專業(yè)知識的第一步，在這種培養(yǎng)方式下應體現(xiàn)其寬廣性、層次性、動態(tài)性、中心性的特點。寬廣性是指所學的知識面要廣，門類多樣，以便查詢、記憶;層次性指對知識要有歸納，分門別類;動態(tài)性是所學知識要跟上時代步伐，對舊的知識要分析地吸收;中心性是指在眾多的知識中不能籠統(tǒng)地不分主次地吸收，必須結合秘書工作的特點重點掌握專業(yè)知識輔以基礎知識及邊緣學科知識。
其二，通過模擬實驗、單位掛牌實習等形式實現(xiàn)。模擬實驗、掛牌實習是秘書專業(yè)人員了解秘書工作程序，熟悉秘書工作運轉的起點。它有利于秘書在知識指導下模擬工作，從而提高機械性操作。但是，由于設備及其它條件的限制，這一點正是不少秘書人員的弱點，甚至理論知識與操作能力相背離，理論豐富，操作力貧乏。
其三，通過非正規(guī)教育方式實現(xiàn)。非正規(guī)教育在這里主要指正式群眾性教育、非正式群眾性教育，它在激發(fā)秘書的智力和創(chuàng)造力方面起重大影響。正式群眾性教育指在固定的環(huán)境中進行的固定活動，如上下級關系，同事關系等;非正式群眾性教育指沒有固定的交往環(huán)境，這種情形下，智能和創(chuàng)造靈感更能被遇到的新鮮事物激發(fā)。與正規(guī)教育不同點在于非正規(guī)教育更關切讓秘書人員接觸陌生環(huán)境，以更為現(xiàn)實手段豐富秘書的社會經(jīng)驗和為人處世之道，形成自己的理論。