三級(jí)秘書(shū)資格輔導(dǎo):合理進(jìn)行辦公室布局

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(一)基礎(chǔ)知識(shí)
    1.辦公室的布局種類:有兩種不同方法來(lái)間隔辦公空間:
    (1)開(kāi)放式辦公室。
    (2)封閉式辦公室。
    2.合理進(jìn)行辦公室布局的作用
    (1)形成有效率的工作流程。
    (2)有利于員工的工作分配。
    (3)有利于工作順利完成。
    3.不同辦公室布局的設(shè)計(jì)要求
    (1)空間的使用:空間是一種必須支付的資源??臻g的費(fèi)用經(jīng)常按每平方米計(jì)算。空間越大,費(fèi)用越高。
    (2)開(kāi)放式和封閉式辦公室
    1)開(kāi)放式辦公室:開(kāi)放式辦公室是大的空間,包含單個(gè)工作位置的組合。開(kāi)放式辦公室具有如下特點(diǎn):
    ①不設(shè)個(gè)人專用辦公室;
    ②組合工作間的材料豐富多樣;
    ③辦公室工作人員的地方級(jí)別主要不用辦公位置來(lái)確定,不設(shè)傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)座位,而是憑承擔(dān)的任務(wù)來(lái)確定位置。
    2)封閉式辦公室:封閉式辦公室是按照辦公職能設(shè)置分隔式的若干個(gè)相對(duì)獨(dú)立辦公室的做法。封閉式辦公室的設(shè)計(jì)原則主要考慮常規(guī)辦公室業(yè)務(wù)活動(dòng)的各種因素,如下員、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、職能、設(shè)備、空間等因素的穩(wěn)定性,相關(guān)業(yè)務(wù)處理的連續(xù)性和系統(tǒng)性。
    (二)設(shè)計(jì)不同形式辦公室的工作程序
    1.分析不同部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的要求
    1)面積、空間大小。
    2)人員流通的頻率。
    3)聲音對(duì)辦公效率的影響。
    4)需要設(shè)備及家具量的多少。
    2.設(shè)計(jì)平面圖:指定專人或委托他人設(shè)計(jì)平面圖,并證詢各使用部門的意見(jiàn),根據(jù)意見(jiàn)修改設(shè)計(jì),完善辦公室的功能。
    3.選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾:當(dāng)辦公室空間已經(jīng)分配和分開(kāi)時(shí),辦公區(qū)必須布置家居、安裝設(shè)備和進(jìn)行裝飾。
    4.注意采光、溫度和通風(fēng)