出口商在貨物裝運前，應向當?shù)氐暮ｊP辦理出口貨物報關手續(xù)。海關核準無誤后征收關稅，并在出口貨物報關單上加蓋放行章。此后，船運公司才可將貨物裝運至船上，并簽發(fā)提單。
報關、裝運階段的單證流轉見下列圖示：
說明：
(1)出口商將填制好的報關單會同發(fā)票等相關單證向海關進行出口報關。
(2)海關核準無誤后，收訖關稅，在報關單和裝貨單上蓋放行章。
(3)港口憑蓋有放行章的裝貨單作為裝船的依據(jù)，并進行裝船。
(4)裝船后，由船長或大副向船運公司簽發(fā)收貨單。
(5)船運公司憑收貨單或通過貨代向出口商簽發(fā)海運提單。
一、出口商繕制出口貨物報關單
出口報關單(The Export Declaration)是由海關總署統(tǒng)一格式印制，由出口企業(yè)在裝運前填制，經海關審核、簽發(fā)后生效的法律文書。出口報關單是海關依法監(jiān)管貨物出口、征收關稅、編制海關統(tǒng)計以及處理其他海關業(yè)務的重要憑證。
報關單根據(jù)業(yè)務性質的不同，有一般貿易出口貨物報關單、進料加工專用報關單、出口退稅專用報關單和來料加工、補償貿易專用報關單，其主要內容大致相同，填制方法略有差異。簡介如下：
1.預錄入編號
填寫申報單位或預錄入單位對該單位填制錄入的報關單的編號，用于該單位與海關之間引用其申報后尚未批準放行的報關單。報關單錄入憑單的編號規(guī)則由申報單位自行決定。預錄入報關單及EDI報關單的預錄入編號由接受申報的海關決定編號。
2.海關編號
海關接受申報時給予報關單的編號，一般為9位數(shù)碼。此欄由海關填寫。
3.出口口岸
注明貨物實際出境口岸的海關名稱和代碼，按《海關名稱及代碼表》規(guī)定填制。如：“上海海關2200”。倘若在我國不同出口加工區(qū)之間轉讓的貨物，則填報對方出口加工區(qū)海關名稱及代碼。其他無實際進出境的貨物，填報接受申報的海關名稱及代碼。
4.備案號
如為一般貿易，此欄留空。加工貿易填報《進料加工登記手冊》、《出口貨物免稅證明》或其它有關備案審批文件的編號。
5.出口日期
填人申報貨物的運輸工具出境的日期，順序為年、月、日，如2006年8月10日填為2006.08.10。預錄入報關單及EDI報關單均免于填報，無實際進出境的報關單填報辦理申報手續(xù)的日期。
6.申報日期
發(fā)貨人辦理貨物出口報關手續(xù)的日期，年為4位，月、日各2位。
7.經營單位
應填報出口企業(yè)中文名稱及單位編碼(10位數(shù)字)。
8.運輸方式
根據(jù)實際運輸方式并按海關規(guī)定的“運輸方式代碼表”填報，如“ 江海2 ”。
9.運輸工具名稱
將載運貨物出境的運輸工具的名稱或運輸工具編號填入此欄，一份報關單只允許填報一個運輸工具名稱。
10.運單號
填報出口貨物提單或運單編號，一票貨物多個提運單時，應分單填寫。
11.發(fā)貨單位
應填報出口貨物在境內的生產或銷售單位的中文名稱或海關注冊編碼。
12.貿易方式(監(jiān)管方式)
根據(jù)實際情況并按海關規(guī)定的“貿易方式代碼表”填制相應的貿易方式簡稱及其代碼。
如“一般貿易0110”、“易貨貿易0130”、“來料加工0214”。
13.征免性質
按海關核發(fā)的《征免稅證明》中批注的征免性質或海關規(guī)定的《征免性質代碼表》,填報相應的征免性質簡稱或其代碼。如“一般征稅101”。
14.結匯方式
依據(jù)合同和信用證規(guī)定，并按海關規(guī)定的“結匯方式代碼表”填制。如“電匯2”、“付款交單4”、“信用證6”等。
15.許可證號
屬申領出口許可證的貨物，必須填出口貨物許可證的編號，不得為空。
16.運抵國(地區(qū))
根據(jù)出口貨物直接運抵的國家(地區(qū))，并按海關規(guī)定的“國別/地區(qū)代碼表”填寫。如“日本116”。
17.指運港
填寫出口貨物運抵的終目的港及其海關規(guī)定的港口航線代碼表。如“香港0110”。
18.境內貨源地
注明出口貨物在國內的產地或始發(fā)地，及其國內地區(qū)代碼表。如“上海浦東新區(qū)31222”。
19.批準文號
此欄應填報《出口收匯核銷單》的編號。
20.成交方式
根據(jù)合同的成交條件，并按成交方式代碼填寫。如“FOB 3”、“CIF 1”或“CFR 2”等。
21.運費
按成交價格中含有的國際運輸費用的金額和貨幣代碼填寫。如“502/1100/3”，其意為總費美元1100(“1”表示運費率，“2”表示運費單價，“3”表示運費總價)。
22.保費
填報該批出口貨物運輸?shù)谋ｋU費用和貨幣代碼。如10000港元保險費總價應填為“110/10000/3”(“1”表示保險費率，“3”表示保險費總價)。
23.雜費
指成交價以外應計入完稅價格或應從完稅價格中扣除的費用，諸如手續(xù)費、傭金和回扣等，可按雜費總價或雜費率填報。如應計入完稅價格的500英鎊雜費總價為“303/500/3”(“1”表示雜費率，“3”表示雜費總價)。
24.合同協(xié)議號
注明出口貨物合同(協(xié)議)的全部字頭和號碼。
25.件數(shù)
按外包裝的出口貨物(如集裝箱、托盤等)的實際件數(shù)填報，*裝貨物填“1”。
26.包裝種類
根據(jù)出口貨物的實際外包裝種類和包裝種類代碼填制。如木箱、紙箱等。
27.毛重(公斤)
按出口貨物實際毛重(公斤)填，不足1公斤應填“1”。
28.凈重(公斤)
填出口貨物實際重量(公斤)，不足1公斤的填“1”。
29.集裝箱號
填報集裝箱編號及數(shù)量。例如：集裝箱號為TEXU5678021的20英尺集裝箱2只，應填為TEXU5678021*2。
30.隨附單據(jù)
應填寫與出口貨物報關單一并向海關遞交的單證的名稱與代碼。合同、發(fā)票、裝箱單和許可證等必備的隨附單證可不填。
31.生產廠家
添出口貨物的境內生產企業(yè)的名稱。
32.標記嘜碼及備注
按照發(fā)票中的嘜頭，除圖形以外的文字和數(shù)字填制。
33.項號
第一行打印報關單中的商品排列序號，第二行專用于加工貿易等已備案的貨物在“登記手冊”中的項號。
34.商品編號
按海關規(guī)定的商品分類編碼規(guī)則填寫該出口貨物的商品編號。
35.商品名稱、規(guī)格型號
通常第一行寫出口貨物的中文名稱，第二行表示規(guī)格型號。
36.數(shù)量及單位
注明出口商品的實際數(shù)量及計量單位。
37.終目的國(地區(qū))
填制出口貨物的終消費或進一步加工制造國家(地區(qū))及其國別/地區(qū)的代碼。
38.單價
填報同一項號出口貨物實際成交的商品單位價格。
39.總價
填同一項號下出口貨物實際成交的商品總價。
40幣制
按實際成交價格的幣種貨幣的代碼填入。
41.征免方式
按海關核發(fā)的“征免稅證明”和征減免稅方式的代碼填寫。例如，“全免3”。
42.稅費征收情況
此欄留空，供海關對出口貨物的稅費征收、減免情況進行批注。
43.錄入員
用于預錄入和EDI報關單，打印錄入人員的姓名。
44.錄入單位
該用于預錄入和EDI報關單，打印錄入單位名稱。
45.申報單位
注明向海關申報單位的全稱和代碼，如為委托代理報關應填報代理報關企業(yè)名稱及代碼，由報關員填報。
46.填制日期
指報關單的填制日期，順序為年、月、日各2位。
47.海關審單批注欄
由海關人員填寫。