在各類管理體系和管理模式的實際運用中，有一句話廣為流傳："寫你想做的，做你所寫的，記錄下來你所做的"，不難看出這三方面都包含了寫和記的內(nèi)容，那么在環(huán)境管理體系中如何發(fā)揮寫和記的作用呢?在ISO14001標準中，涉及兩個專門的條款，即4.4.4環(huán)境管理體系文件和4.5.3記錄，它們便體現(xiàn)了環(huán)境管理體系的文件化。
標準4.4.4環(huán)境管理體系文件條款是這樣闡述的：
組織應以書面或電子形式建立并保持下列信息：
a) 對管理體系核心要素及其相互作用的描述;
b) 查詢相關(guān)文件的途徑
概況地講就是將環(huán)境管理體系的各個方面包括環(huán)境方針、策劃、實施、檢查和糾正以及管理評審等17個要素形成文件，闡明其內(nèi)在相互作用，形成一個文件的體系，并提供相關(guān)文件的路徑。
標準4.5.3記錄條款包括記錄和記錄的管理兩方面內(nèi)容，我們這里討論的環(huán)境管理體系文件化主要涉及前者的內(nèi)容。記錄為環(huán)境管理體系連續(xù)運行提供了證據(jù)。
環(huán)境管理體系的文件化使環(huán)境管理體系這一工具從無形到有形，它是建立和保持環(huán)境管理體系的一項重要基礎工作，也是組織達到預期的環(huán)境行為、評價和改善環(huán)境管理體系、實現(xiàn)預防污染和持續(xù)改進必不可少的依據(jù)和見證，可以說體系的建立工作首先是以文件的形式被固定下來，體系文件的質(zhì)量將會直接影響到體系實施的效果，而且文件化又為體系的運行和維護提供了見證和依據(jù)。
接下來我們就進一步介紹一下環(huán)境管理體系文件的形式，結(jié)構(gòu)和功能。
文件的形式包括書面和電子兩種形式，書面的形式較為多見，所謂"白紙黑字"，不受設施的限制。隨著管理的進步，越來越多的組織已逐步轉(zhuǎn)向無紙化辦公，在組織內(nèi)部實行文件的網(wǎng)絡化管理，這樣可以節(jié)約大量的資源，且利于對文件的控制。
文件的結(jié)構(gòu)是許多組織關(guān)注的問題，ISO14001標準本身并未規(guī)定體系文件的結(jié)構(gòu)是什么樣的，它應依據(jù)組織的規(guī)模和環(huán)境管理工作的復雜程度來定，在進行文件編寫的時候，首先就應確定體系文件的結(jié)構(gòu)，即體系文件是如何設置的以及它們之間的層次和相互關(guān)系是怎樣的。
許多企業(yè)在建立環(huán)境管理體系之前已建立了質(zhì)量體系，那么將環(huán)境管理體系文件納入企業(yè)質(zhì)量體系或全面管理體系文件中，是不是可以呢?標準中并沒有反對我們這樣做，這樣也確實存在一定的優(yōu)點，可保持企業(yè)管理體系的完整性和結(jié)構(gòu)化，保證文件管理的統(tǒng)一，確保職責的明確并減少重復，但我們也應該看到，環(huán)境管理體系是一個相對獨立的體系，在我國整體環(huán)境管理水平又比較低，為了便于管理、重點突出和方便內(nèi)部和外部審核，我們建議大中型企業(yè)特別是在環(huán)境管理體系建立初期形成獨立的環(huán)境管理體系文件。
標準4.4.4環(huán)境管理體系文件條款是這樣闡述的：
組織應以書面或電子形式建立并保持下列信息：
a) 對管理體系核心要素及其相互作用的描述;
b) 查詢相關(guān)文件的途徑
概況地講就是將環(huán)境管理體系的各個方面包括環(huán)境方針、策劃、實施、檢查和糾正以及管理評審等17個要素形成文件，闡明其內(nèi)在相互作用，形成一個文件的體系，并提供相關(guān)文件的路徑。
標準4.5.3記錄條款包括記錄和記錄的管理兩方面內(nèi)容，我們這里討論的環(huán)境管理體系文件化主要涉及前者的內(nèi)容。記錄為環(huán)境管理體系連續(xù)運行提供了證據(jù)。
環(huán)境管理體系的文件化使環(huán)境管理體系這一工具從無形到有形，它是建立和保持環(huán)境管理體系的一項重要基礎工作，也是組織達到預期的環(huán)境行為、評價和改善環(huán)境管理體系、實現(xiàn)預防污染和持續(xù)改進必不可少的依據(jù)和見證，可以說體系的建立工作首先是以文件的形式被固定下來，體系文件的質(zhì)量將會直接影響到體系實施的效果，而且文件化又為體系的運行和維護提供了見證和依據(jù)。
接下來我們就進一步介紹一下環(huán)境管理體系文件的形式，結(jié)構(gòu)和功能。
文件的形式包括書面和電子兩種形式，書面的形式較為多見，所謂"白紙黑字"，不受設施的限制。隨著管理的進步，越來越多的組織已逐步轉(zhuǎn)向無紙化辦公，在組織內(nèi)部實行文件的網(wǎng)絡化管理，這樣可以節(jié)約大量的資源，且利于對文件的控制。
文件的結(jié)構(gòu)是許多組織關(guān)注的問題，ISO14001標準本身并未規(guī)定體系文件的結(jié)構(gòu)是什么樣的，它應依據(jù)組織的規(guī)模和環(huán)境管理工作的復雜程度來定，在進行文件編寫的時候，首先就應確定體系文件的結(jié)構(gòu)，即體系文件是如何設置的以及它們之間的層次和相互關(guān)系是怎樣的。
許多企業(yè)在建立環(huán)境管理體系之前已建立了質(zhì)量體系，那么將環(huán)境管理體系文件納入企業(yè)質(zhì)量體系或全面管理體系文件中，是不是可以呢?標準中并沒有反對我們這樣做，這樣也確實存在一定的優(yōu)點，可保持企業(yè)管理體系的完整性和結(jié)構(gòu)化，保證文件管理的統(tǒng)一，確保職責的明確并減少重復，但我們也應該看到，環(huán)境管理體系是一個相對獨立的體系，在我國整體環(huán)境管理水平又比較低，為了便于管理、重點突出和方便內(nèi)部和外部審核，我們建議大中型企業(yè)特別是在環(huán)境管理體系建立初期形成獨立的環(huán)境管理體系文件。