業(yè)主未能按合同約定履行自己的各項義務(wù)或者發(fā)生錯誤，給施工企業(yè)造成損失時，施工企業(yè)可按索賠程序以書面形式向業(yè)主或發(fā)包人提出索賠。
發(fā)出索賠意向通知書。在索賠事件發(fā)生后，施工單位應(yīng)把握索賠時機，迅速作出反應(yīng)。在索賠事件發(fā)生后的28天內(nèi)向監(jiān)理工程師遞交索賠意向通知書，聲明將對此事件提出索賠。該意向通知是施工單位就具體的索賠事件向工程師和業(yè)主表示的索賠愿望和要求。如果超過這個期限，工程師和業(yè)主有權(quán)拒絕施工單位的要求，施工企業(yè)將失去索賠的權(quán)利。隨后，施工企業(yè)應(yīng)對合同的實施進行跟蹤、分析，了解事件經(jīng)過、前因后果，掌握事件詳細情況，分析這些損害事件是由誰引起的，它的責(zé)任應(yīng)由誰來承擔(dān)。在實際工作中，事件的責(zé)任往往是多方面的，所以必須進行責(zé)任分解，劃清責(zé)任范圍。按照合同判明這些事件是否違反合同條款，是否在合同規(guī)定的賠償范圍之內(nèi)。與此同時，要抓緊收集證據(jù)，并在索賠事件持續(xù)期間一直保持完整的當(dāng)時記錄，這是索賠要求有效的前提條件。如果在索賠報告中提不出證明其索賠的理由、索賠事件的影響、索賠值計算等方面的合理的詳細資料，索賠要求就不能成立。在實際工程中，許多索賠要求都因沒有或缺少書面證據(jù)而得不到合理的解決，給施工企業(yè)造成不必要的損失。所以，施工企業(yè)必須對索賠的前期工作引起足夠的重視，以維護企業(yè)的合法利益。
遞交索賠報告。索賠意向通知提交后的28天內(nèi)，或監(jiān)理工程師同意的其他合理時間內(nèi)，施工企業(yè)應(yīng)遞交延長工期或補償經(jīng)濟損失的正式索賠報告及相關(guān)資料。如果索賠事件或者索賠事件的影響持續(xù)存在，施工企業(yè)應(yīng)按工程師合理要求的時間間隔(一般為28天)，定期陸續(xù)報出每一個時間段內(nèi)的索賠證據(jù)資料和索賠要求，在該索賠事件的影響結(jié)束后的28天內(nèi)，再報出詳細報告，提出索賠論證資料、累計索賠額和累計索賠工期。索賠報告內(nèi)容包括：標題、索賠申請表、批復(fù)的索賠意向書、索賠核心內(nèi)容的概括、各種索賠證據(jù)資料、施工企業(yè)的正規(guī)性文件、編制說明及附件等。索賠報告要做到索賠事件真實，計算索賠值合理、準確，責(zé)任分析清楚，重點強調(diào)事件的不可預(yù)見性和突發(fā)性，明確闡述是由于非施工方原因造成的干擾事件的出現(xiàn)，使施工企業(yè)的工作受到嚴重影響，并為此增加了費用支出，拖延了工期。索賠報告要文字簡練，資料充足，條理清楚，要讓監(jiān)理工程師提不出什么疑問，也不要求再補充任何證明材料和數(shù)據(jù)，只有這樣才能使索賠順利進行。索賠報告的書寫用語應(yīng)盡量婉轉(zhuǎn)，避免使用強硬、不客氣的語言。否則，將會給索賠帶來不利影響。
索賠的最終認定。遞交索賠意向書和索賠報告后，并不等于索賠工作已經(jīng)完成，還有許多后續(xù)工作要做。監(jiān)理工程師接到索賠報告后，對其內(nèi)容和提供的證據(jù)進行一一核實，確定索賠責(zé)任，按照索賠成立的條件，確定補償額度。由于施工企業(yè)和監(jiān)理工程師所處位置不同，在所承擔(dān)事件損害責(zé)任的界限劃分，索賠證據(jù)的充分與否，計算依據(jù)和方法合理不合理等方面分歧較大，使得補償額往往與施工企業(yè)索賠報告中要求的額度不一致，甚至差額較大。為此，雙方應(yīng)就索賠的處理進行協(xié)商，證據(jù)不足的要盡快按照監(jiān)理工程師的要求補充證據(jù)，否則只可能得到所提供的證據(jù)滿足監(jiān)理工程師認為索賠成立的那部分的費用和工期，其余的則得不到應(yīng)有的補償。監(jiān)理工程師在索賠事件的處理和解決過程中是核心人物，他有處理索賠的權(quán)力，所以施工企業(yè)的工作一定要盡量讓監(jiān)理工程師滿意，以便索賠事件的順利解決。當(dāng)然，監(jiān)理工程師的處理決定不是終局性的，對業(yè)主和施工企業(yè)不具有強制約束力，施工企業(yè)收到監(jiān)理工程師的處理決定后，如認為處理不公正，可以在合同規(guī)定時間內(nèi)提請監(jiān)理工程師重新考慮，或提供進一步的證明材料，向監(jiān)理工程師進一步表明其決定不合理的原因。如果監(jiān)理工程師仍堅持原來決定或施工企業(yè)對新的決定仍不滿意，則施工單位可向合同中提供的仲裁機構(gòu)申請仲裁解決。
發(fā)出索賠意向通知書。在索賠事件發(fā)生后，施工單位應(yīng)把握索賠時機，迅速作出反應(yīng)。在索賠事件發(fā)生后的28天內(nèi)向監(jiān)理工程師遞交索賠意向通知書，聲明將對此事件提出索賠。該意向通知是施工單位就具體的索賠事件向工程師和業(yè)主表示的索賠愿望和要求。如果超過這個期限，工程師和業(yè)主有權(quán)拒絕施工單位的要求，施工企業(yè)將失去索賠的權(quán)利。隨后，施工企業(yè)應(yīng)對合同的實施進行跟蹤、分析，了解事件經(jīng)過、前因后果，掌握事件詳細情況，分析這些損害事件是由誰引起的，它的責(zé)任應(yīng)由誰來承擔(dān)。在實際工作中，事件的責(zé)任往往是多方面的，所以必須進行責(zé)任分解，劃清責(zé)任范圍。按照合同判明這些事件是否違反合同條款，是否在合同規(guī)定的賠償范圍之內(nèi)。與此同時，要抓緊收集證據(jù)，并在索賠事件持續(xù)期間一直保持完整的當(dāng)時記錄，這是索賠要求有效的前提條件。如果在索賠報告中提不出證明其索賠的理由、索賠事件的影響、索賠值計算等方面的合理的詳細資料，索賠要求就不能成立。在實際工程中，許多索賠要求都因沒有或缺少書面證據(jù)而得不到合理的解決，給施工企業(yè)造成不必要的損失。所以，施工企業(yè)必須對索賠的前期工作引起足夠的重視，以維護企業(yè)的合法利益。
遞交索賠報告。索賠意向通知提交后的28天內(nèi)，或監(jiān)理工程師同意的其他合理時間內(nèi)，施工企業(yè)應(yīng)遞交延長工期或補償經(jīng)濟損失的正式索賠報告及相關(guān)資料。如果索賠事件或者索賠事件的影響持續(xù)存在，施工企業(yè)應(yīng)按工程師合理要求的時間間隔(一般為28天)，定期陸續(xù)報出每一個時間段內(nèi)的索賠證據(jù)資料和索賠要求，在該索賠事件的影響結(jié)束后的28天內(nèi)，再報出詳細報告，提出索賠論證資料、累計索賠額和累計索賠工期。索賠報告內(nèi)容包括：標題、索賠申請表、批復(fù)的索賠意向書、索賠核心內(nèi)容的概括、各種索賠證據(jù)資料、施工企業(yè)的正規(guī)性文件、編制說明及附件等。索賠報告要做到索賠事件真實，計算索賠值合理、準確，責(zé)任分析清楚，重點強調(diào)事件的不可預(yù)見性和突發(fā)性，明確闡述是由于非施工方原因造成的干擾事件的出現(xiàn)，使施工企業(yè)的工作受到嚴重影響，并為此增加了費用支出，拖延了工期。索賠報告要文字簡練，資料充足，條理清楚，要讓監(jiān)理工程師提不出什么疑問，也不要求再補充任何證明材料和數(shù)據(jù)，只有這樣才能使索賠順利進行。索賠報告的書寫用語應(yīng)盡量婉轉(zhuǎn)，避免使用強硬、不客氣的語言。否則，將會給索賠帶來不利影響。
索賠的最終認定。遞交索賠意向書和索賠報告后，并不等于索賠工作已經(jīng)完成，還有許多后續(xù)工作要做。監(jiān)理工程師接到索賠報告后，對其內(nèi)容和提供的證據(jù)進行一一核實，確定索賠責(zé)任，按照索賠成立的條件，確定補償額度。由于施工企業(yè)和監(jiān)理工程師所處位置不同，在所承擔(dān)事件損害責(zé)任的界限劃分，索賠證據(jù)的充分與否，計算依據(jù)和方法合理不合理等方面分歧較大，使得補償額往往與施工企業(yè)索賠報告中要求的額度不一致，甚至差額較大。為此，雙方應(yīng)就索賠的處理進行協(xié)商，證據(jù)不足的要盡快按照監(jiān)理工程師的要求補充證據(jù)，否則只可能得到所提供的證據(jù)滿足監(jiān)理工程師認為索賠成立的那部分的費用和工期，其余的則得不到應(yīng)有的補償。監(jiān)理工程師在索賠事件的處理和解決過程中是核心人物，他有處理索賠的權(quán)力，所以施工企業(yè)的工作一定要盡量讓監(jiān)理工程師滿意，以便索賠事件的順利解決。當(dāng)然，監(jiān)理工程師的處理決定不是終局性的，對業(yè)主和施工企業(yè)不具有強制約束力，施工企業(yè)收到監(jiān)理工程師的處理決定后，如認為處理不公正，可以在合同規(guī)定時間內(nèi)提請監(jiān)理工程師重新考慮，或提供進一步的證明材料，向監(jiān)理工程師進一步表明其決定不合理的原因。如果監(jiān)理工程師仍堅持原來決定或施工企業(yè)對新的決定仍不滿意，則施工單位可向合同中提供的仲裁機構(gòu)申請仲裁解決。