第三節(jié) 函、合同、計劃
一、函
函是商洽性文件的一種，用于平行或不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準。函有多種。
發(fā)函的正文主要包括：行文的目的和原因，即為什么要提出協(xié)商討論有關(guān)問題或提出請求批準的事項;需要詢問、商議或批準的具體問題和事項，向?qū)Ψ浇榻B自己、介紹自己的意愿和方案，陳述有關(guān)理由、依據(jù)和背景材料;提出希望或要求，如“請復(fù)文”“請予批準”“望予合作”等。有時以“此致”“特此函告”等結(jié)尾詞作結(jié)。向?qū)Ψ秸埱笈鷾实陌l(fā)函的正文與請示的組成情況相近。
復(fù)函的正文主要包括：指明所針對的來函(標題、文號、時間等);答復(fù)詢問，表明態(tài)度、立場和解決問題的辦法，提出疑問，陳述有關(guān)理由、情況;提出希望要求，致謝。有時以“特此函復(fù)”等結(jié)尾詞作結(jié)，答復(fù)對方請求批準事項的復(fù)函，其正文組成與批復(fù)相近。
撰擬函時應(yīng)注意的事項。
二、合同(協(xié)議)
合同是一種證明性文件，是由當(dāng)事雙方(或兩方以上)為共同達到一定目的，明確相互責(zé)任、權(quán)利、利益關(guān)系而簽訂的書面契約。合同主要由這樣幾個部分構(gòu)成：標題、編號、當(dāng)事各方的名稱(包括簡稱)、正文、作者簽署、用印、鑒證機關(guān)用印、簽約日期、附件、其他(電話、銀行帳號、聯(lián)系人等)。
正文主要包括如下幾方面內(nèi)容：訂約目的;標的(各方所共同要求實現(xiàn)的結(jié)果);各方的權(quán)利、利益、義務(wù)、責(zé)任;違約方面應(yīng)負的責(zé)任及對其的制裁措施;文件有效執(zhí)行期限;履約的地點及方式;文件份數(shù)與保管方法;對有關(guān)附件的說明(名稱、效力);仲裁機關(guān);不同文本的效力等。
撰寫合同文件時，應(yīng)注意遵循特有的要求。
三、工作計劃
工作計劃用于對將要進行的工作活動提出目標并安排好實施步驟、措施和方法。對實際工作進程具有指導(dǎo)作用，同時也是總結(jié)衡量任務(wù)完成情況和效果的重要依據(jù)。其主要內(nèi)容包括：提出目標、任務(wù)的依據(jù);對完成任務(wù)的主客觀條件的分析;工作任務(wù)及要求、指標;主要步驟、方法和措施;分工及完成任務(wù)的時限及其他有關(guān)注意事項。工作計劃既可用文字敘述形式(文章)，又可用表格形式，也可兩種形式兼而用之。為使文件切實發(fā)揮效用，應(yīng)注意充分調(diào)查研究有關(guān)情況和問題;積極穩(wěn)妥地規(guī)定任務(wù)和指標;步驟、方法和措施務(wù)求具體而明確、便于檢查和執(zhí)行;文字表達過程中，一般不作議論，以說明為主。
第四節(jié) 表格文件的設(shè)計與填制
一、表格的分類
文件的分類表格文件就是以線框與文字相結(jié)合方式記錄信息的文件，它以線框表明字詞的具體含義和組配關(guān)系，可以更加簡明、直觀、具體地表達信息。
根據(jù)不同的標準，可對表格文件進行多種劃分。
二、表格文件的結(jié)構(gòu)格式
表格文件一般由標題(表名)、正表、說明組成。
三、表格設(shè)計
表格設(shè)計的內(nèi)容包括：明確使用目的、要求與條件限制和具體處理方式;選擇用紙，確定幅面規(guī)格;確定文件的圖文區(qū)與白邊區(qū)尺寸;確定文件數(shù)據(jù)構(gòu)成;確定數(shù)據(jù)項目的名稱;確定各項數(shù)據(jù)的位置與相互次序;確定各欄目的尺寸;選定字體字號，選定線條的型制;作出有關(guān)數(shù)據(jù)的定義或說明，形成填報說明書、術(shù)語表、計算公式等。
表格設(shè)計規(guī)則是：實用、標準、通用、簡便。
四、表格的填制方法
填寫表格文件時應(yīng)注意：按規(guī)定的項目和內(nèi)容填寫，不得隨意增減項目;用語要高度精確，保證語意單一明確;字跡須工整、清晰。
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一、函
函是商洽性文件的一種，用于平行或不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準。函有多種。
發(fā)函的正文主要包括：行文的目的和原因，即為什么要提出協(xié)商討論有關(guān)問題或提出請求批準的事項;需要詢問、商議或批準的具體問題和事項，向?qū)Ψ浇榻B自己、介紹自己的意愿和方案，陳述有關(guān)理由、依據(jù)和背景材料;提出希望或要求，如“請復(fù)文”“請予批準”“望予合作”等。有時以“此致”“特此函告”等結(jié)尾詞作結(jié)。向?qū)Ψ秸埱笈鷾实陌l(fā)函的正文與請示的組成情況相近。
復(fù)函的正文主要包括：指明所針對的來函(標題、文號、時間等);答復(fù)詢問，表明態(tài)度、立場和解決問題的辦法，提出疑問，陳述有關(guān)理由、情況;提出希望要求，致謝。有時以“特此函復(fù)”等結(jié)尾詞作結(jié)，答復(fù)對方請求批準事項的復(fù)函，其正文組成與批復(fù)相近。
撰擬函時應(yīng)注意的事項。
二、合同(協(xié)議)
合同是一種證明性文件，是由當(dāng)事雙方(或兩方以上)為共同達到一定目的，明確相互責(zé)任、權(quán)利、利益關(guān)系而簽訂的書面契約。合同主要由這樣幾個部分構(gòu)成：標題、編號、當(dāng)事各方的名稱(包括簡稱)、正文、作者簽署、用印、鑒證機關(guān)用印、簽約日期、附件、其他(電話、銀行帳號、聯(lián)系人等)。
正文主要包括如下幾方面內(nèi)容：訂約目的;標的(各方所共同要求實現(xiàn)的結(jié)果);各方的權(quán)利、利益、義務(wù)、責(zé)任;違約方面應(yīng)負的責(zé)任及對其的制裁措施;文件有效執(zhí)行期限;履約的地點及方式;文件份數(shù)與保管方法;對有關(guān)附件的說明(名稱、效力);仲裁機關(guān);不同文本的效力等。
撰寫合同文件時，應(yīng)注意遵循特有的要求。
三、工作計劃
工作計劃用于對將要進行的工作活動提出目標并安排好實施步驟、措施和方法。對實際工作進程具有指導(dǎo)作用，同時也是總結(jié)衡量任務(wù)完成情況和效果的重要依據(jù)。其主要內(nèi)容包括：提出目標、任務(wù)的依據(jù);對完成任務(wù)的主客觀條件的分析;工作任務(wù)及要求、指標;主要步驟、方法和措施;分工及完成任務(wù)的時限及其他有關(guān)注意事項。工作計劃既可用文字敘述形式(文章)，又可用表格形式，也可兩種形式兼而用之。為使文件切實發(fā)揮效用，應(yīng)注意充分調(diào)查研究有關(guān)情況和問題;積極穩(wěn)妥地規(guī)定任務(wù)和指標;步驟、方法和措施務(wù)求具體而明確、便于檢查和執(zhí)行;文字表達過程中，一般不作議論，以說明為主。
第四節(jié) 表格文件的設(shè)計與填制
一、表格的分類
文件的分類表格文件就是以線框與文字相結(jié)合方式記錄信息的文件，它以線框表明字詞的具體含義和組配關(guān)系，可以更加簡明、直觀、具體地表達信息。
根據(jù)不同的標準，可對表格文件進行多種劃分。
二、表格文件的結(jié)構(gòu)格式
表格文件一般由標題(表名)、正表、說明組成。
三、表格設(shè)計
表格設(shè)計的內(nèi)容包括：明確使用目的、要求與條件限制和具體處理方式;選擇用紙，確定幅面規(guī)格;確定文件的圖文區(qū)與白邊區(qū)尺寸;確定文件數(shù)據(jù)構(gòu)成;確定數(shù)據(jù)項目的名稱;確定各項數(shù)據(jù)的位置與相互次序;確定各欄目的尺寸;選定字體字號，選定線條的型制;作出有關(guān)數(shù)據(jù)的定義或說明，形成填報說明書、術(shù)語表、計算公式等。
表格設(shè)計規(guī)則是：實用、標準、通用、簡便。
四、表格的填制方法
填寫表格文件時應(yīng)注意：按規(guī)定的項目和內(nèi)容填寫，不得隨意增減項目;用語要高度精確，保證語意單一明確;字跡須工整、清晰。
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