在寫(xiě)作過(guò)程中都必須遵循的商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作6C原則：準(zhǔn)確(Correctness)、清楚(Clarity)、簡(jiǎn)明(Conciseness)、具體(Concreteness)、完整(Completeness)、和禮貌(Courtesy)。
第一條原則：準(zhǔn)確(correctness)
從廣義上講，商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的準(zhǔn)確性原則包括四層意義：閱讀人能理解、接受的英語(yǔ)水平；使用精確措詞，傳達(dá)準(zhǔn)確信息；正確地使用語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；拼寫(xiě)正確。
(1)恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言風(fēng)格
我們?cè)谧珜?xiě)正式的商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作時(shí)，應(yīng)盡量使用正規(guī)的語(yǔ)言;而當(dāng)起草非正式的商務(wù)便條、商務(wù)便函及商務(wù)書(shū)信時(shí)，可使用較通俗的口語(yǔ)。
(2)準(zhǔn)確的措詞和信息
商務(wù)寫(xiě)作離不開(kāi)商務(wù)術(shù)語(yǔ)，一般常用的商業(yè)術(shù)語(yǔ)用字簡(jiǎn)潔。商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作應(yīng)該特別注意措詞和信息的正確性。
(3)正確的語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)
常見(jiàn)的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤主要出現(xiàn)在逗號(hào)、冒號(hào)、省字號(hào)等。
常見(jiàn)的語(yǔ)法錯(cuò)誤一般出現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
①主謂之間的一致關(guān)系
②代詞與先行詞之間的一致關(guān)系
③懸垂句
④修飾語(yǔ)與被修飾語(yǔ)之間的一致關(guān)系
⑤狀語(yǔ)的位置
(4)正確的拼寫(xiě)
第二條原則：清楚(Clarity)
寫(xiě)作中要合理安排要點(diǎn)，運(yùn)用正確的句型句法，突出重點(diǎn)，層次分明。
(1)邏輯布局(Logical Organization)
常用的邏輯布局方法包括：
①因果關(guān)系(Cause & Effect)
②時(shí)間順序(Chronological Development)
③序列順序(Sequential Development)
④比較(Comparison)
⑤一般到特殊(From General to Specific)
⑥特殊到一般(From Specific to General)
(2)合理構(gòu)架句群與段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)
在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中，應(yīng)該合理安排句子和段落的結(jié)構(gòu)與長(zhǎng)度，把各種長(zhǎng)句、短句、簡(jiǎn)句、復(fù)雜句等組合成長(zhǎng)度恰當(dāng)?shù)亩温?。?qǐng)看例句：
Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )
Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )
(3)統(tǒng)一性與一致性(Unity and Coherence)
一篇商務(wù)寫(xiě)作的每一個(gè)段落都要圍繞一個(gè)論點(diǎn)從不同方面進(jìn)行論證，而在每一個(gè)段落中又都有一個(gè)主題句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子則圍繞著它進(jìn)行論證，全文就這樣一步進(jìn)一步，一環(huán)扣一環(huán)地統(tǒng)一在主題思想上。而且，句子與句子之間，段落與段落之間都要前后呼應(yīng)，首尾連貫。
(4)強(qiáng)調(diào)(Emphasis)
在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中，有時(shí)需要強(qiáng)調(diào)某些單詞、詞組、句子，突出它們的作用，可以采用一些技巧手段，如下加橫線，大寫(xiě)，或不同的字體、顏色等。
(5)避免采用模糊的語(yǔ)句(ambiguous sentence)
注意將句中關(guān)系緊密的詞盡量靠近
第三條原則：簡(jiǎn)潔(Conciseness)
簡(jiǎn)潔是現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的發(fā)展趨勢(shì)，是在保證內(nèi)容完整無(wú)損的前提下用盡可能少的詞句來(lái)闡明主題。商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作要求既筒短扼要，又不失完整與清楚明白，還要包括必要的禮貌。
(1)用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言(Use simple language)
(2)少用陳詞濫調(diào)(Omit trite expressions)
下表列出的是一些常見(jiàn)的陳詞濫調(diào)：
in the near future
it has come to my attention
at your earliest possible convenience
avail yourself of this opportunity
don' t hesitate
(3)避免冗長(zhǎng)的表達(dá)方式和不必要的重復(fù)(avoid wordy expressions & unnecessary repetition)
(4)刪改無(wú)關(guān)緊要的成份(Remove unneeded facts)
如果句中的某些成份被刪除后不影響句子的原意，那么就應(yīng)該毫不猶豫地把它們刪改掉。
(5)多使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)的句子結(jié)構(gòu)以明確表達(dá)意思
請(qǐng)比較下面兩個(gè)句子:
Payment of their accounts will be made by Johnsons next week.
Johnsons will pay their accounts next week.
第四條原則：具體(Concreteness)
商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作要求內(nèi)容書(shū)寫(xiě)得具體和明確，因此，盡量使用確定、具體的語(yǔ)言，直接了當(dāng)?shù)貍鬟f信息，說(shuō)明問(wèn)題，切忌籠統(tǒng)模糊。
(1)盡可能地提供明確、具體的信息。
(2)使用具體詞匯 避免使用抽象的詞匯，因?yàn)槌橄蟮脑~匯往往令人感覺(jué)模糊籠統(tǒng)。
第五條原則：完整(Completeness)
商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的內(nèi)容務(wù)必完整周密，任何要點(diǎn)的遺漏都可能導(dǎo)致重大損失。
第六條原則：禮貌(Courtesy)
商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中的禮貌原則，并不是指采用一些客套的句式，而是指一種貫徹于全文的尊重、理解和體諒對(duì)方的態(tài)度
以下是幾條有助于禮貌的寫(xiě)作方法：
使用禮貌友好的詞匯
體諒對(duì)方的寫(xiě)作態(tài)度(You-Attitude)
措辭得體(Appropriate Wording)
避免使用有性別歧視之嫌的詞語(yǔ)
及時(shí)答復(fù)(Timely Response)
第一條原則：準(zhǔn)確(correctness)
從廣義上講，商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的準(zhǔn)確性原則包括四層意義：閱讀人能理解、接受的英語(yǔ)水平；使用精確措詞，傳達(dá)準(zhǔn)確信息；正確地使用語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；拼寫(xiě)正確。
(1)恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言風(fēng)格
我們?cè)谧珜?xiě)正式的商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作時(shí)，應(yīng)盡量使用正規(guī)的語(yǔ)言;而當(dāng)起草非正式的商務(wù)便條、商務(wù)便函及商務(wù)書(shū)信時(shí)，可使用較通俗的口語(yǔ)。
(2)準(zhǔn)確的措詞和信息
商務(wù)寫(xiě)作離不開(kāi)商務(wù)術(shù)語(yǔ)，一般常用的商業(yè)術(shù)語(yǔ)用字簡(jiǎn)潔。商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作應(yīng)該特別注意措詞和信息的正確性。
(3)正確的語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)
常見(jiàn)的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤主要出現(xiàn)在逗號(hào)、冒號(hào)、省字號(hào)等。
常見(jiàn)的語(yǔ)法錯(cuò)誤一般出現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
①主謂之間的一致關(guān)系
②代詞與先行詞之間的一致關(guān)系
③懸垂句
④修飾語(yǔ)與被修飾語(yǔ)之間的一致關(guān)系
⑤狀語(yǔ)的位置
(4)正確的拼寫(xiě)
第二條原則：清楚(Clarity)
寫(xiě)作中要合理安排要點(diǎn)，運(yùn)用正確的句型句法，突出重點(diǎn)，層次分明。
(1)邏輯布局(Logical Organization)
常用的邏輯布局方法包括：
①因果關(guān)系(Cause & Effect)
②時(shí)間順序(Chronological Development)
③序列順序(Sequential Development)
④比較(Comparison)
⑤一般到特殊(From General to Specific)
⑥特殊到一般(From Specific to General)
(2)合理構(gòu)架句群與段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)
在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中，應(yīng)該合理安排句子和段落的結(jié)構(gòu)與長(zhǎng)度，把各種長(zhǎng)句、短句、簡(jiǎn)句、復(fù)雜句等組合成長(zhǎng)度恰當(dāng)?shù)亩温?。?qǐng)看例句：
Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )
Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )
(3)統(tǒng)一性與一致性(Unity and Coherence)
一篇商務(wù)寫(xiě)作的每一個(gè)段落都要圍繞一個(gè)論點(diǎn)從不同方面進(jìn)行論證，而在每一個(gè)段落中又都有一個(gè)主題句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子則圍繞著它進(jìn)行論證，全文就這樣一步進(jìn)一步，一環(huán)扣一環(huán)地統(tǒng)一在主題思想上。而且，句子與句子之間，段落與段落之間都要前后呼應(yīng)，首尾連貫。
(4)強(qiáng)調(diào)(Emphasis)
在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中，有時(shí)需要強(qiáng)調(diào)某些單詞、詞組、句子，突出它們的作用，可以采用一些技巧手段，如下加橫線，大寫(xiě)，或不同的字體、顏色等。
(5)避免采用模糊的語(yǔ)句(ambiguous sentence)
注意將句中關(guān)系緊密的詞盡量靠近
第三條原則：簡(jiǎn)潔(Conciseness)
簡(jiǎn)潔是現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的發(fā)展趨勢(shì)，是在保證內(nèi)容完整無(wú)損的前提下用盡可能少的詞句來(lái)闡明主題。商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作要求既筒短扼要，又不失完整與清楚明白，還要包括必要的禮貌。
(1)用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言(Use simple language)
(2)少用陳詞濫調(diào)(Omit trite expressions)
下表列出的是一些常見(jiàn)的陳詞濫調(diào)：
in the near future
it has come to my attention
at your earliest possible convenience
avail yourself of this opportunity
don' t hesitate
(3)避免冗長(zhǎng)的表達(dá)方式和不必要的重復(fù)(avoid wordy expressions & unnecessary repetition)
(4)刪改無(wú)關(guān)緊要的成份(Remove unneeded facts)
如果句中的某些成份被刪除后不影響句子的原意，那么就應(yīng)該毫不猶豫地把它們刪改掉。
(5)多使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)的句子結(jié)構(gòu)以明確表達(dá)意思
請(qǐng)比較下面兩個(gè)句子:
Payment of their accounts will be made by Johnsons next week.
Johnsons will pay their accounts next week.
第四條原則：具體(Concreteness)
商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作要求內(nèi)容書(shū)寫(xiě)得具體和明確，因此，盡量使用確定、具體的語(yǔ)言，直接了當(dāng)?shù)貍鬟f信息，說(shuō)明問(wèn)題，切忌籠統(tǒng)模糊。
(1)盡可能地提供明確、具體的信息。
(2)使用具體詞匯 避免使用抽象的詞匯，因?yàn)槌橄蟮脑~匯往往令人感覺(jué)模糊籠統(tǒng)。
第五條原則：完整(Completeness)
商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的內(nèi)容務(wù)必完整周密，任何要點(diǎn)的遺漏都可能導(dǎo)致重大損失。
第六條原則：禮貌(Courtesy)
商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中的禮貌原則，并不是指采用一些客套的句式，而是指一種貫徹于全文的尊重、理解和體諒對(duì)方的態(tài)度
以下是幾條有助于禮貌的寫(xiě)作方法：
使用禮貌友好的詞匯
體諒對(duì)方的寫(xiě)作態(tài)度(You-Attitude)
措辭得體(Appropriate Wording)
避免使用有性別歧視之嫌的詞語(yǔ)
及時(shí)答復(fù)(Timely Response)