一、 職能型，貿(mào)易量大，單證數(shù)量多的企業(yè)，常采用單獨(dú)設(shè)立單證部門，減少人員的重復(fù)配置，專業(yè)化程度高，質(zhì)量有保障。缺點(diǎn)是有關(guān)人員重視追求職能目標(biāo)，忽視了全局，無法了解全局，無法對(duì)終結(jié)果負(fù)全部責(zé)任。
二、 簡(jiǎn)單型，貿(mào)易較小的企業(yè)，往往由外貿(mào)業(yè)務(wù)員的助手，即，跟單員負(fù)責(zé)單證工作，甚至由業(yè)務(wù)員本人完成單證，還有一部分企業(yè)采用幾個(gè)業(yè)務(wù)員或一個(gè)部門合用單證員的做法，這種做法的優(yōu)點(diǎn)是反應(yīng)快、靈活、責(zé)任明確。不足之處是當(dāng)業(yè)務(wù)量大時(shí)，會(huì)影響速度。現(xiàn)在，大部分企業(yè)采用這種方式。因?yàn)榫?、快速、靈活，更適合現(xiàn)代企業(yè)。如何配置單證人員和組織機(jī)構(gòu)，主要應(yīng)取決于各公司的工作流程、規(guī)模、企業(yè)管理等方面的需要。
三、 業(yè)務(wù)管理
單證業(yè)務(wù)管理的意義，對(duì)外貿(mào)易單證是以外貿(mào)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要資料，是商品流通的原始憑證，它反映了整個(gè)商品流轉(zhuǎn)過程，是業(yè)務(wù)檔案的主要組成部分，具有重要的分析參考價(jià)值。因此，加強(qiáng)單證管理是一項(xiàng)非常重要的工作。
（1） 為完成履約提供保證
通過對(duì)單證的繕制交付、登記整理、統(tǒng)計(jì)分析，可以使有關(guān)人員做到心中有數(shù)，與順利組織貨源。銜接生產(chǎn)出運(yùn)，保證安全及時(shí)收匯有密切關(guān)系。對(duì)企業(yè)控制工作進(jìn)程，完成貿(mào)易額任務(wù)有著重要意義。
（2） 為統(tǒng)計(jì)分析提供原始資料，提高外貿(mào)工作水平
檢查分析外貿(mào)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作質(zhì)量和效率，均可從單證資料中提取數(shù)據(jù)，如對(duì)合同履約率、客戶付款天數(shù)、費(fèi)用指標(biāo)以及流通費(fèi)用、資金周轉(zhuǎn)率等各項(xiàng)指標(biāo)的資料積累等。分析這些數(shù)據(jù)，從而促進(jìn)外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理的改善。
（3） 為查詢和處理業(yè)務(wù)差錯(cuò)事故提供資料
(二)單證管理要求
出口單證是出口業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要憑證,有時(shí)貨物已出運(yùn),單據(jù)已交銀行,外匯亦收妥,但事后由于各種因素,往往需要查閱這些單證的留底.
例如,客戶對(duì)品質(zhì)“數(shù)量的索賠“運(yùn)輸糾紛起訴“進(jìn)口清關(guān)對(duì)單證內(nèi)容提出異議“中間商對(duì)傭金事項(xiàng)的查詢“開證行提出單證不符,拒絕付款…..諸如此類的情形一經(jīng)發(fā)生,就要尋根究底.因此,單證應(yīng)有一套副本留存檔案?jìng)洳?
出口單證副本歸檔方法，可分為分散歸檔和集中歸檔兩種.分散歸檔是由各分管環(huán)節(jié)各自將本環(huán)節(jié)繕制的副本單據(jù)分類歸檔.例如,提單由辦理運(yùn)輸環(huán)節(jié)按運(yùn)輸日期歸檔;商業(yè)發(fā)票按發(fā)票順序號(hào)碼分別由制單環(huán)節(jié)歸檔.集中歸檔,是交單后將全套單據(jù)副本集中進(jìn)行保管.
一般說來,業(yè)務(wù)量大,部門多“分工細(xì)的單位適宜分散歸檔。業(yè)務(wù)量大,工作線條比較簡(jiǎn)單的單位適宜于集中歸檔.
2、經(jīng)常分析提高單證工作的質(zhì)量和效率
第一“培訓(xùn)單證人員,使其適應(yīng)業(yè)務(wù)需要,掌握新知識(shí)和操作技能.現(xiàn)在國(guó)際貿(mào)易日新月異的發(fā)展,政策及管理的變化常帶來新的要求和新的方法.第二,結(jié)合對(duì)外履約情況,客戶發(fā)展等方面的考察,應(yīng)經(jīng)常分析單證工作如何進(jìn)一步提高質(zhì)量和效率,為企業(yè)的目標(biāo)發(fā)揮更大作用.
二、 簡(jiǎn)單型，貿(mào)易較小的企業(yè)，往往由外貿(mào)業(yè)務(wù)員的助手，即，跟單員負(fù)責(zé)單證工作，甚至由業(yè)務(wù)員本人完成單證，還有一部分企業(yè)采用幾個(gè)業(yè)務(wù)員或一個(gè)部門合用單證員的做法，這種做法的優(yōu)點(diǎn)是反應(yīng)快、靈活、責(zé)任明確。不足之處是當(dāng)業(yè)務(wù)量大時(shí)，會(huì)影響速度。現(xiàn)在，大部分企業(yè)采用這種方式。因?yàn)榫?、快速、靈活，更適合現(xiàn)代企業(yè)。如何配置單證人員和組織機(jī)構(gòu)，主要應(yīng)取決于各公司的工作流程、規(guī)模、企業(yè)管理等方面的需要。
三、 業(yè)務(wù)管理
單證業(yè)務(wù)管理的意義，對(duì)外貿(mào)易單證是以外貿(mào)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要資料，是商品流通的原始憑證，它反映了整個(gè)商品流轉(zhuǎn)過程，是業(yè)務(wù)檔案的主要組成部分，具有重要的分析參考價(jià)值。因此，加強(qiáng)單證管理是一項(xiàng)非常重要的工作。
（1） 為完成履約提供保證
通過對(duì)單證的繕制交付、登記整理、統(tǒng)計(jì)分析，可以使有關(guān)人員做到心中有數(shù)，與順利組織貨源。銜接生產(chǎn)出運(yùn)，保證安全及時(shí)收匯有密切關(guān)系。對(duì)企業(yè)控制工作進(jìn)程，完成貿(mào)易額任務(wù)有著重要意義。
（2） 為統(tǒng)計(jì)分析提供原始資料，提高外貿(mào)工作水平
檢查分析外貿(mào)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作質(zhì)量和效率，均可從單證資料中提取數(shù)據(jù)，如對(duì)合同履約率、客戶付款天數(shù)、費(fèi)用指標(biāo)以及流通費(fèi)用、資金周轉(zhuǎn)率等各項(xiàng)指標(biāo)的資料積累等。分析這些數(shù)據(jù)，從而促進(jìn)外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理的改善。
（3） 為查詢和處理業(yè)務(wù)差錯(cuò)事故提供資料
(二)單證管理要求
出口單證是出口業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要憑證,有時(shí)貨物已出運(yùn),單據(jù)已交銀行,外匯亦收妥,但事后由于各種因素,往往需要查閱這些單證的留底.
例如,客戶對(duì)品質(zhì)“數(shù)量的索賠“運(yùn)輸糾紛起訴“進(jìn)口清關(guān)對(duì)單證內(nèi)容提出異議“中間商對(duì)傭金事項(xiàng)的查詢“開證行提出單證不符,拒絕付款…..諸如此類的情形一經(jīng)發(fā)生,就要尋根究底.因此,單證應(yīng)有一套副本留存檔案?jìng)洳?
出口單證副本歸檔方法，可分為分散歸檔和集中歸檔兩種.分散歸檔是由各分管環(huán)節(jié)各自將本環(huán)節(jié)繕制的副本單據(jù)分類歸檔.例如,提單由辦理運(yùn)輸環(huán)節(jié)按運(yùn)輸日期歸檔;商業(yè)發(fā)票按發(fā)票順序號(hào)碼分別由制單環(huán)節(jié)歸檔.集中歸檔,是交單后將全套單據(jù)副本集中進(jìn)行保管.
一般說來,業(yè)務(wù)量大,部門多“分工細(xì)的單位適宜分散歸檔。業(yè)務(wù)量大,工作線條比較簡(jiǎn)單的單位適宜于集中歸檔.
2、經(jīng)常分析提高單證工作的質(zhì)量和效率
第一“培訓(xùn)單證人員,使其適應(yīng)業(yè)務(wù)需要,掌握新知識(shí)和操作技能.現(xiàn)在國(guó)際貿(mào)易日新月異的發(fā)展,政策及管理的變化常帶來新的要求和新的方法.第二,結(jié)合對(duì)外履約情況,客戶發(fā)展等方面的考察,應(yīng)經(jīng)常分析單證工作如何進(jìn)一步提高質(zhì)量和效率,為企業(yè)的目標(biāo)發(fā)揮更大作用.