excel分類匯總表的顯示
對數(shù)據(jù)清單使用分類匯總功能后,在工作表窗口的左邊會出現(xiàn)分級顯示區(qū),其中列出了一 些分級顯示按鈕,利用這些按鈕可以對數(shù)據(jù)的顯示進(jìn)行控制。如果沒有看到分級顯示符號,可 以選取"工具"菜單中的"選項(xiàng)"命令,在"選項(xiàng)"對話框中單擊"視圖"選項(xiàng)卡,選中"分 級顯示符號"復(fù)選框即可。
通常情況下,數(shù)據(jù)分三級顯示。在分級顯示區(qū)的上方用"數(shù)字"按鈕進(jìn)行控制。數(shù)字越小, 代表的層級越高。如果要顯示或隱藏某一匯總行所對應(yīng)的分類組中的明細(xì)數(shù)據(jù),用顯示區(qū)中的一"、"+"按鈕。各按鈕的功能如下:
& 1:代表總計(jì)。單擊"1"按鈕時(shí),只顯示列表中列標(biāo)題和總計(jì)結(jié)果。
& 2:代表分類匯總結(jié)果。單擊"2"按鈕時(shí),顯示列表中列標(biāo)題、各個(gè)分類匯總結(jié)果和總 計(jì)結(jié)果。
& 3:代表明細(xì)數(shù)據(jù)。單擊"3"按鈕時(shí),顯示列表中所有的詳細(xì)數(shù)據(jù)。
& +:單擊"+"按鈕時(shí),顯示該按鈕所對應(yīng)的分類組中的明細(xì)數(shù)據(jù)。
& 一:單擊"一"按鈕時(shí),隱藏該按鈕所對應(yīng)的分類組中的明細(xì)數(shù)據(jù)。
& :級別條。指示屬于某一級別的明細(xì)數(shù)據(jù)行或列的范圍。單擊級別條可隱藏所對應(yīng)的 明細(xì)數(shù)據(jù)。
創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表
利用Excel提供的數(shù)據(jù)透視表向?qū)?可以很方便地建立數(shù)據(jù)透視表。以圖8-1所示的年終津 貼分配表為例,要求統(tǒng)計(jì)各部門的津貼總和以及各部門男女教師各自的津貼總和。操作步驟如下:
(1)單擊數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。
(2)選取"數(shù)據(jù)"菜單中的"數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖"命令,出現(xiàn)"數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?3步驟之1"對話框。
(3)在該對話框中選定數(shù)據(jù)源類型和所需創(chuàng)建的報(bào)表類型。默認(rèn)的數(shù)據(jù)源類型為"Microsoft Office Excel數(shù)據(jù)列表或數(shù)據(jù)庫",所需創(chuàng)建的報(bào)表類型為"數(shù)據(jù)透視表",一般選擇默認(rèn)選項(xiàng)。 單擊對話框的"下一步"按鈕,顯示"數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?3步驟之2"對話框。
(4)在該對話框中選定數(shù)據(jù)源區(qū)域,默認(rèn)情況下會選定整個(gè)數(shù)據(jù)清單,可以在"選定區(qū)域" 文本框中重新輸入或用鼠標(biāo)選取要選定的區(qū)域。單擊對話框的"下一步"按鈕,顯示"數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?3步驟之3"對話框。
(5)在該對話框中指定數(shù)據(jù)透視表的顯示位置。若選中"新建工作表"單選鈕,則在工作簿中為數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建一張新工作表;若選中"現(xiàn)有工作表"單選鈕,則在下面的文本框中鍵 入數(shù)據(jù)透視表放置區(qū)域的左上角的單元格地址。本例中選"新建工作表"。單擊"布局"按鈕, 打開"數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)б徊季?對話框。
(6)4邊由4個(gè)區(qū)域構(gòu)成,分別是頁區(qū)域、行區(qū)域、列區(qū)域和數(shù)據(jù)區(qū)域。將要分類的字段拖人行或列區(qū)域,成為數(shù)據(jù)透視表的行或列標(biāo)題。將要匯總的字段拖入數(shù)據(jù)區(qū)域。將要分頁顯示的字段拖入頁區(qū)域,作為分頁顯示的依據(jù)。
在本例中,將"部門"字段拖到列區(qū)域,"性別"字段拖到行區(qū)域,"津貼"字段拖到數(shù)據(jù) 區(qū)域。
單擊"確定"按鈕,回到步驟。)對話框。(7)單擊"完成"按鈕,得到數(shù)據(jù)透視表。
步驟之3"對話框中,指定了數(shù)據(jù)透視表的 顯示位置后,如果直接單擊"完成"按鈕, 則在工作表中出現(xiàn)數(shù)據(jù)透視表的設(shè)置版式, 同時(shí)還顯示了包含字段名的"數(shù)據(jù)透視表 字段列表"任務(wù)窗格和"數(shù)據(jù)透視表"工具欄。
與布局對話框中數(shù)據(jù)透視表的版式設(shè) 置方法相同,將所需的字段分別拖入相應(yīng)的頁、行、列和數(shù)據(jù)區(qū)域即可。
如果要?jiǎng)h除頁、行或列的字段,可將該字段拖到數(shù)據(jù)透視表之外,或拖回"數(shù)據(jù)透視表字段列表"任務(wù)窗格即可。如果是在"布局"對話框中,同樣可以將要?jiǎng)h除的字段拖出頁、行或 列區(qū)域即可。
拖入數(shù)據(jù)區(qū)的匯總對象如果是非數(shù)值型字段則默認(rèn)為對其計(jì)數(shù),如果為數(shù)值型字段則默認(rèn) 為求和。用戶可以自己設(shè)置所需的匯總方式。單擊數(shù)據(jù)字段,或單擊數(shù)據(jù)透視表中數(shù)據(jù)區(qū)域中的一個(gè)單元格,再單擊"數(shù)據(jù)透視表"工具欄中的"字段設(shè)置"按鈕睹,在彈出的對話框中即 可設(shè)置。
對數(shù)據(jù)清單使用分類匯總功能后,在工作表窗口的左邊會出現(xiàn)分級顯示區(qū),其中列出了一 些分級顯示按鈕,利用這些按鈕可以對數(shù)據(jù)的顯示進(jìn)行控制。如果沒有看到分級顯示符號,可 以選取"工具"菜單中的"選項(xiàng)"命令,在"選項(xiàng)"對話框中單擊"視圖"選項(xiàng)卡,選中"分 級顯示符號"復(fù)選框即可。
通常情況下,數(shù)據(jù)分三級顯示。在分級顯示區(qū)的上方用"數(shù)字"按鈕進(jìn)行控制。數(shù)字越小, 代表的層級越高。如果要顯示或隱藏某一匯總行所對應(yīng)的分類組中的明細(xì)數(shù)據(jù),用顯示區(qū)中的一"、"+"按鈕。各按鈕的功能如下:
& 1:代表總計(jì)。單擊"1"按鈕時(shí),只顯示列表中列標(biāo)題和總計(jì)結(jié)果。
& 2:代表分類匯總結(jié)果。單擊"2"按鈕時(shí),顯示列表中列標(biāo)題、各個(gè)分類匯總結(jié)果和總 計(jì)結(jié)果。
& 3:代表明細(xì)數(shù)據(jù)。單擊"3"按鈕時(shí),顯示列表中所有的詳細(xì)數(shù)據(jù)。
& +:單擊"+"按鈕時(shí),顯示該按鈕所對應(yīng)的分類組中的明細(xì)數(shù)據(jù)。
& 一:單擊"一"按鈕時(shí),隱藏該按鈕所對應(yīng)的分類組中的明細(xì)數(shù)據(jù)。
& :級別條。指示屬于某一級別的明細(xì)數(shù)據(jù)行或列的范圍。單擊級別條可隱藏所對應(yīng)的 明細(xì)數(shù)據(jù)。
創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表
利用Excel提供的數(shù)據(jù)透視表向?qū)?可以很方便地建立數(shù)據(jù)透視表。以圖8-1所示的年終津 貼分配表為例,要求統(tǒng)計(jì)各部門的津貼總和以及各部門男女教師各自的津貼總和。操作步驟如下:
(1)單擊數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。
(2)選取"數(shù)據(jù)"菜單中的"數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖"命令,出現(xiàn)"數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?3步驟之1"對話框。
(3)在該對話框中選定數(shù)據(jù)源類型和所需創(chuàng)建的報(bào)表類型。默認(rèn)的數(shù)據(jù)源類型為"Microsoft Office Excel數(shù)據(jù)列表或數(shù)據(jù)庫",所需創(chuàng)建的報(bào)表類型為"數(shù)據(jù)透視表",一般選擇默認(rèn)選項(xiàng)。 單擊對話框的"下一步"按鈕,顯示"數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?3步驟之2"對話框。
(4)在該對話框中選定數(shù)據(jù)源區(qū)域,默認(rèn)情況下會選定整個(gè)數(shù)據(jù)清單,可以在"選定區(qū)域" 文本框中重新輸入或用鼠標(biāo)選取要選定的區(qū)域。單擊對話框的"下一步"按鈕,顯示"數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?3步驟之3"對話框。
(5)在該對話框中指定數(shù)據(jù)透視表的顯示位置。若選中"新建工作表"單選鈕,則在工作簿中為數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建一張新工作表;若選中"現(xiàn)有工作表"單選鈕,則在下面的文本框中鍵 入數(shù)據(jù)透視表放置區(qū)域的左上角的單元格地址。本例中選"新建工作表"。單擊"布局"按鈕, 打開"數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)б徊季?對話框。
(6)4邊由4個(gè)區(qū)域構(gòu)成,分別是頁區(qū)域、行區(qū)域、列區(qū)域和數(shù)據(jù)區(qū)域。將要分類的字段拖人行或列區(qū)域,成為數(shù)據(jù)透視表的行或列標(biāo)題。將要匯總的字段拖入數(shù)據(jù)區(qū)域。將要分頁顯示的字段拖入頁區(qū)域,作為分頁顯示的依據(jù)。
在本例中,將"部門"字段拖到列區(qū)域,"性別"字段拖到行區(qū)域,"津貼"字段拖到數(shù)據(jù) 區(qū)域。
單擊"確定"按鈕,回到步驟。)對話框。(7)單擊"完成"按鈕,得到數(shù)據(jù)透視表。
步驟之3"對話框中,指定了數(shù)據(jù)透視表的 顯示位置后,如果直接單擊"完成"按鈕, 則在工作表中出現(xiàn)數(shù)據(jù)透視表的設(shè)置版式, 同時(shí)還顯示了包含字段名的"數(shù)據(jù)透視表 字段列表"任務(wù)窗格和"數(shù)據(jù)透視表"工具欄。
與布局對話框中數(shù)據(jù)透視表的版式設(shè) 置方法相同,將所需的字段分別拖入相應(yīng)的頁、行、列和數(shù)據(jù)區(qū)域即可。
如果要?jiǎng)h除頁、行或列的字段,可將該字段拖到數(shù)據(jù)透視表之外,或拖回"數(shù)據(jù)透視表字段列表"任務(wù)窗格即可。如果是在"布局"對話框中,同樣可以將要?jiǎng)h除的字段拖出頁、行或 列區(qū)域即可。
拖入數(shù)據(jù)區(qū)的匯總對象如果是非數(shù)值型字段則默認(rèn)為對其計(jì)數(shù),如果為數(shù)值型字段則默認(rèn) 為求和。用戶可以自己設(shè)置所需的匯總方式。單擊數(shù)據(jù)字段,或單擊數(shù)據(jù)透視表中數(shù)據(jù)區(qū)域中的一個(gè)單元格,再單擊"數(shù)據(jù)透視表"工具欄中的"字段設(shè)置"按鈕睹,在彈出的對話框中即 可設(shè)置。