土地登記文件資料的收集應按照及時、完整、連貫、系統(tǒng)、無遺漏的原則隨時進行。在收集土地登記文件資料時，應注意：
（1）土地登記文件資料要齊全、完整和準確。
（2）應收集與土地登記直接有關的材料。
（3）所收集的文件資料必須是土地管理部門形成的文件資料。用于參考目的、不反映土地登記活動的資料，可以作為推斷的資料，但不能列入土地登記的法律文件資料，但用來證明權源的其他部門形成的文件資料除外;屬于土地管理部門委托形成的土地調查成果等文件資料，應列入土地登記文件資料。
（4）資料必須具有保存價值。
（5）一般土地登記文件資料收集一份，重要的和使用頻繁的可視需要復制副本。
為保證收集資料的權威性，土地登記代理人應按照土地登記資料公開查詢的有關要求，向當地土地登記機關查詢有關權屬來源資料，以保證收集資料的合理性和權威性。
（三）整理資料，提交成果
收集資料后，土地登記代理人需要將資料進行整理，將處于零亂狀態(tài)的資料，進行分類、排列，使之系統(tǒng)化。在整理資料的過程中，土地登記代理人可根據需要，通過對已有資料的整理分析，對土地權屬來源情況作出推斷，并向委托人提供相應的推斷分析報告和整理后的材料，供委托人參考。