第二節(jié) 原始憑證
一、原始憑證的種類
原始憑證又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任具有法律效力的文字憑據(jù)。
凡是不能證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的各項(xiàng)單據(jù)，如購(gòu)貨申請(qǐng)單、購(gòu)銷合同、計(jì)劃、銀行對(duì)賬單等，不能作為原始憑證。
原始憑證分類：
(一)按照取得方式或來源不同，分為外來原始憑證和自制原始憑證
1.自制原始憑證，是指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員，在執(zhí)行或完成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證。
如倉(cāng)庫保管人員在驗(yàn)收材料入庫時(shí)填制的“收料單”、生產(chǎn)車間或部門從倉(cāng)庫領(lǐng)用材料時(shí)填制的“領(lǐng)料單”、職工填制的“借款單”、發(fā)放薪酬時(shí)的“薪酬發(fā)放明細(xì)表”、成本計(jì)算部門在計(jì)算產(chǎn)品成本時(shí)編制的“制造費(fèi)用分配表”、“固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表”。
2.外來原始憑證，是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，從其他單位或個(gè)人直接取得的原始憑證。
如銷貨單位開出的“公路、內(nèi)河貨物運(yùn)輸業(yè)統(tǒng)一發(fā)票”(格式見表4—7)或“增值稅專用發(fā)票”(格式見表4—8)、銀行轉(zhuǎn)來的“進(jìn)賬單”(格式見表4—9)、供電部門開來的電費(fèi)“收據(jù)”、電信部門開來的“電話賬單”、職工出差取得的“車票”、“飛機(jī)票”等。
銷售發(fā)票：自制 購(gòu)貨發(fā)票：外來
(二)按照格式不同?？蓪⒃紤{證分為通用憑證和專用憑證
1.通用憑證，是指由有關(guān)部門統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。其范圍可以是全國(guó)，也可以是某一地區(qū)(省、市等)或某一行業(yè)
如某省統(tǒng)一印制的“發(fā)票”、某一地區(qū)統(tǒng)一印制的“收款收據(jù)”、全國(guó)統(tǒng)一使用的“銀行承兌匯票”等。通用憑證的格式標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容規(guī)范，有利于降低費(fèi)用支出。
2.專用憑證，是指由單位自行印制、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證。
如前所述“差旅費(fèi)報(bào)銷單”、“收料單”、“固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表”等。
例：(多選)下列原始憑證中，屬于單位自制原始憑證的有( )。
A.收料單 B.借款單
C.購(gòu)物發(fā)票 D.折舊計(jì)算表
『正確答案』ABD
二、原始憑證的基本內(nèi)容
原始憑證必須具備下列基本內(nèi)容(原始憑證七要素)：
(1)原始憑證名稱;
(2)填制原始憑證的日期;憑證的編號(hào);
(3)接受原始憑證的單位名稱;
(4)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容(含數(shù)量、單價(jià)、金額等);
(5)填制單位簽章;
(6)有關(guān)人員(部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人員)簽章;
(7)填制單位名稱或者填制人姓名、憑證附件。
三、原始憑證的填制要求
(一)填制原始憑證的基本要求
1.記錄要真實(shí)→真實(shí)可靠、符合實(shí)際情況
2.內(nèi)容要完整→項(xiàng)目齊全
3.手續(xù)要完備→自制：經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其他指定的人員簽名蓋章
對(duì)外開出：加蓋本單位公章
外來(單位)：填制單位的公章
外來(個(gè)人)：填制人員的簽名蓋章。
4.書寫要清楚、規(guī)范→不得使用未經(jīng)國(guó)務(wù)院公布的簡(jiǎn)化漢字
大小寫金額必須相符且填寫規(guī)范
小寫金額用阿拉伯?dāng)?shù)字逐個(gè)書寫，不得寫連筆字
小寫金額要求：在金額前要填寫人民幣符號(hào)“￥”，人民幣符號(hào)“￥”與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白。金額數(shù)字一律填寫到角、分，無角、分的，寫“00”或符號(hào)“一”;有角無分的，分位寫“0”，不得用符號(hào)“一”。
大寫金額要求：大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應(yīng)加寫“人民幣”三個(gè)字，“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白。大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整”或“正”字;有分的，不寫“整”或“正”字。
5.編號(hào)要連續(xù)
如果原始憑證已預(yù)先印定編號(hào)，在寫壞作廢時(shí)，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，妥善保管，不得撕毀。
6.不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。
原始憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開或更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。
7.填制要及時(shí)。
(二)自制原始憑證的填制方法
1.一次憑證的填制
一次憑證：一次填制完成、只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，一次有效
一般外來憑證都是一次憑證。
(1) 以“收料單”為例，介紹一次憑證的填制方法。
(2)支票的填制。支票由支票存根和交給收款人的支票構(gòu)成，分左右兩邊，中間用分割線分開。支票的樣式如表4—10所示。
正面:加蓋預(yù)留在銀行的企業(yè)法人代表私章和本單位的財(cái)務(wù)專用章。其次在支票和存根的分割線上加蓋財(cái)務(wù)專用章;
背面:①現(xiàn)金支票的收款人若是本單位或個(gè)人姓名的，應(yīng)在支票背面進(jìn)行加蓋企業(yè)法人代表私章和本單位的財(cái)務(wù)專用章;如圖所示：
②若是轉(zhuǎn)賬支票，其背面本單位不用蓋章。
開好支票：將支票沿分割線剪下交給收款人拿到開戶行去取款，本單位會(huì)計(jì)根據(jù)支票存根作“銀行存款”減少處理。
收到轉(zhuǎn)賬支票：收款單位取得轉(zhuǎn)賬支票后，在支票的背面加蓋收款單位的法人代表私章和本單位的財(cái)務(wù)專用章，填好銀行進(jìn)賬單連同轉(zhuǎn)賬支票送交收款單位開戶銀行委托銀行收款。
【例4—1】2009年9月8日，江明公司開出現(xiàn)金支票提取現(xiàn)金9 000元備用。江明公司應(yīng)填制現(xiàn)金支票如表4—10所示。支票各有關(guān)項(xiàng)目填寫齊全后并加蓋印章后由出納去開戶行取款。(P81)
2.累計(jì)憑證的填制
累計(jì)憑證：一定時(shí)期內(nèi)多次記錄同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)
以“限額領(lǐng)料單”為例說明累計(jì)憑證的填制方法?！跋揞~領(lǐng)料單”是多次使用的累計(jì)領(lǐng)發(fā)料憑證。在有效期間內(nèi)(一般為一個(gè)月)，只要領(lǐng)用數(shù)量不超過限額就可以連續(xù)使用。
3.匯總憑證的填制
匯總憑證：對(duì)一定時(shí)期內(nèi)反映內(nèi)容相同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的若干張?jiān)紤{證，按照一定標(biāo)準(zhǔn)綜合填制的原始憑證。
如“差旅費(fèi)報(bào)銷單”、“收料憑證匯總表”、“發(fā)料憑證匯總表”等。
例如，甲工業(yè)企業(yè)會(huì)計(jì)根據(jù)出庫單編制的發(fā)料憑證匯總表如表4—11所示。(P82)
(三)外來原始憑證的填制要求
以購(gòu)貨發(fā)票為例，發(fā)票一般由稅務(wù)局等部門統(tǒng)一印制，或經(jīng)稅務(wù)部門批準(zhǔn)由經(jīng)營(yíng)單位印制，在填制時(shí)加蓋出據(jù)憑證單位公章方有效，對(duì)于一式多聯(lián)的原始憑證必須用復(fù)寫紙?zhí)讓憽?BR> 四、原始憑證的審核內(nèi)容
(一)審核原始憑證的真實(shí)性→日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)據(jù)是否真實(shí)
對(duì)通用原始憑證，還應(yīng)審核憑證本身的真實(shí)性，以防假冒。
(二)審核原始憑證的合法性
(三)審核原始憑證的合理性→是否符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需要、有關(guān)的計(jì)劃和預(yù)算等。
(四)審核原始憑證的完整性
基本要素、日期是否完整，有關(guān)人員簽章是否齊全，憑證聯(lián)次是否正確等。
(五)審核原始憑證的正確性→金額的計(jì)算及填寫
憑證中有書寫錯(cuò)誤的，應(yīng)采用正確的方法更正，不能采用涂改、刮擦、挖補(bǔ)等不正確方法。
(六)審核原始憑證的及時(shí)性
例(判斷)：在特定情況下，原始憑證經(jīng)批準(zhǔn)可以涂改、挖補(bǔ)。 ( )
『正確答案』×
例(單選)：發(fā)現(xiàn)原始憑證金額錯(cuò)誤，下列各項(xiàng)中，正確的處理方法是( )。
A.由本單位經(jīng)辦人更正，并由單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽名蓋章
B.由出具單位重開
C.由出具單位更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章
D.由本單位會(huì)計(jì)人員按劃線更正法更正，并在更正處簽章
『正確答案』B
例(多選)：填制原始憑證要求做到( )。
A.記錄真實(shí)
B.內(nèi)容完整
C.手續(xù)完整
D.書寫清楚、規(guī)范
『正確答案』ABCD
例：(判斷)限額領(lǐng)料單既是自制的原始憑證，也是累計(jì)憑證。 ( )
『正確答案』√
一、原始憑證的種類
原始憑證又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任具有法律效力的文字憑據(jù)。
凡是不能證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的各項(xiàng)單據(jù)，如購(gòu)貨申請(qǐng)單、購(gòu)銷合同、計(jì)劃、銀行對(duì)賬單等，不能作為原始憑證。
原始憑證分類：
(一)按照取得方式或來源不同，分為外來原始憑證和自制原始憑證
1.自制原始憑證，是指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員，在執(zhí)行或完成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證。
如倉(cāng)庫保管人員在驗(yàn)收材料入庫時(shí)填制的“收料單”、生產(chǎn)車間或部門從倉(cāng)庫領(lǐng)用材料時(shí)填制的“領(lǐng)料單”、職工填制的“借款單”、發(fā)放薪酬時(shí)的“薪酬發(fā)放明細(xì)表”、成本計(jì)算部門在計(jì)算產(chǎn)品成本時(shí)編制的“制造費(fèi)用分配表”、“固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表”。
2.外來原始憑證，是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，從其他單位或個(gè)人直接取得的原始憑證。
如銷貨單位開出的“公路、內(nèi)河貨物運(yùn)輸業(yè)統(tǒng)一發(fā)票”(格式見表4—7)或“增值稅專用發(fā)票”(格式見表4—8)、銀行轉(zhuǎn)來的“進(jìn)賬單”(格式見表4—9)、供電部門開來的電費(fèi)“收據(jù)”、電信部門開來的“電話賬單”、職工出差取得的“車票”、“飛機(jī)票”等。
銷售發(fā)票：自制 購(gòu)貨發(fā)票：外來
(二)按照格式不同?？蓪⒃紤{證分為通用憑證和專用憑證
1.通用憑證，是指由有關(guān)部門統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。其范圍可以是全國(guó)，也可以是某一地區(qū)(省、市等)或某一行業(yè)
如某省統(tǒng)一印制的“發(fā)票”、某一地區(qū)統(tǒng)一印制的“收款收據(jù)”、全國(guó)統(tǒng)一使用的“銀行承兌匯票”等。通用憑證的格式標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容規(guī)范，有利于降低費(fèi)用支出。
2.專用憑證，是指由單位自行印制、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證。
如前所述“差旅費(fèi)報(bào)銷單”、“收料單”、“固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表”等。
例：(多選)下列原始憑證中，屬于單位自制原始憑證的有( )。
A.收料單 B.借款單
C.購(gòu)物發(fā)票 D.折舊計(jì)算表
『正確答案』ABD
二、原始憑證的基本內(nèi)容
原始憑證必須具備下列基本內(nèi)容(原始憑證七要素)：
(1)原始憑證名稱;
(2)填制原始憑證的日期;憑證的編號(hào);
(3)接受原始憑證的單位名稱;
(4)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容(含數(shù)量、單價(jià)、金額等);
(5)填制單位簽章;
(6)有關(guān)人員(部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人員)簽章;
(7)填制單位名稱或者填制人姓名、憑證附件。
三、原始憑證的填制要求
(一)填制原始憑證的基本要求
1.記錄要真實(shí)→真實(shí)可靠、符合實(shí)際情況
2.內(nèi)容要完整→項(xiàng)目齊全
3.手續(xù)要完備→自制：經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其他指定的人員簽名蓋章
對(duì)外開出：加蓋本單位公章
外來(單位)：填制單位的公章
外來(個(gè)人)：填制人員的簽名蓋章。
4.書寫要清楚、規(guī)范→不得使用未經(jīng)國(guó)務(wù)院公布的簡(jiǎn)化漢字
大小寫金額必須相符且填寫規(guī)范
小寫金額用阿拉伯?dāng)?shù)字逐個(gè)書寫，不得寫連筆字
小寫金額要求：在金額前要填寫人民幣符號(hào)“￥”，人民幣符號(hào)“￥”與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白。金額數(shù)字一律填寫到角、分，無角、分的，寫“00”或符號(hào)“一”;有角無分的，分位寫“0”，不得用符號(hào)“一”。
大寫金額要求：大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應(yīng)加寫“人民幣”三個(gè)字，“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白。大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整”或“正”字;有分的，不寫“整”或“正”字。
5.編號(hào)要連續(xù)
如果原始憑證已預(yù)先印定編號(hào)，在寫壞作廢時(shí)，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，妥善保管，不得撕毀。
6.不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。
原始憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開或更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。
7.填制要及時(shí)。
(二)自制原始憑證的填制方法
1.一次憑證的填制
一次憑證：一次填制完成、只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，一次有效
一般外來憑證都是一次憑證。
(1) 以“收料單”為例，介紹一次憑證的填制方法。
(2)支票的填制。支票由支票存根和交給收款人的支票構(gòu)成，分左右兩邊，中間用分割線分開。支票的樣式如表4—10所示。
正面:加蓋預(yù)留在銀行的企業(yè)法人代表私章和本單位的財(cái)務(wù)專用章。其次在支票和存根的分割線上加蓋財(cái)務(wù)專用章;
背面:①現(xiàn)金支票的收款人若是本單位或個(gè)人姓名的，應(yīng)在支票背面進(jìn)行加蓋企業(yè)法人代表私章和本單位的財(cái)務(wù)專用章;如圖所示：
②若是轉(zhuǎn)賬支票，其背面本單位不用蓋章。
開好支票：將支票沿分割線剪下交給收款人拿到開戶行去取款，本單位會(huì)計(jì)根據(jù)支票存根作“銀行存款”減少處理。
收到轉(zhuǎn)賬支票：收款單位取得轉(zhuǎn)賬支票后，在支票的背面加蓋收款單位的法人代表私章和本單位的財(cái)務(wù)專用章，填好銀行進(jìn)賬單連同轉(zhuǎn)賬支票送交收款單位開戶銀行委托銀行收款。
【例4—1】2009年9月8日，江明公司開出現(xiàn)金支票提取現(xiàn)金9 000元備用。江明公司應(yīng)填制現(xiàn)金支票如表4—10所示。支票各有關(guān)項(xiàng)目填寫齊全后并加蓋印章后由出納去開戶行取款。(P81)
2.累計(jì)憑證的填制
累計(jì)憑證：一定時(shí)期內(nèi)多次記錄同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)
以“限額領(lǐng)料單”為例說明累計(jì)憑證的填制方法?！跋揞~領(lǐng)料單”是多次使用的累計(jì)領(lǐng)發(fā)料憑證。在有效期間內(nèi)(一般為一個(gè)月)，只要領(lǐng)用數(shù)量不超過限額就可以連續(xù)使用。
3.匯總憑證的填制
匯總憑證：對(duì)一定時(shí)期內(nèi)反映內(nèi)容相同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的若干張?jiān)紤{證，按照一定標(biāo)準(zhǔn)綜合填制的原始憑證。
如“差旅費(fèi)報(bào)銷單”、“收料憑證匯總表”、“發(fā)料憑證匯總表”等。
例如，甲工業(yè)企業(yè)會(huì)計(jì)根據(jù)出庫單編制的發(fā)料憑證匯總表如表4—11所示。(P82)
(三)外來原始憑證的填制要求
以購(gòu)貨發(fā)票為例，發(fā)票一般由稅務(wù)局等部門統(tǒng)一印制，或經(jīng)稅務(wù)部門批準(zhǔn)由經(jīng)營(yíng)單位印制，在填制時(shí)加蓋出據(jù)憑證單位公章方有效，對(duì)于一式多聯(lián)的原始憑證必須用復(fù)寫紙?zhí)讓憽?BR> 四、原始憑證的審核內(nèi)容
(一)審核原始憑證的真實(shí)性→日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)據(jù)是否真實(shí)
對(duì)通用原始憑證，還應(yīng)審核憑證本身的真實(shí)性，以防假冒。
(二)審核原始憑證的合法性
(三)審核原始憑證的合理性→是否符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需要、有關(guān)的計(jì)劃和預(yù)算等。
(四)審核原始憑證的完整性
基本要素、日期是否完整，有關(guān)人員簽章是否齊全，憑證聯(lián)次是否正確等。
(五)審核原始憑證的正確性→金額的計(jì)算及填寫
憑證中有書寫錯(cuò)誤的，應(yīng)采用正確的方法更正，不能采用涂改、刮擦、挖補(bǔ)等不正確方法。
(六)審核原始憑證的及時(shí)性
例(判斷)：在特定情況下，原始憑證經(jīng)批準(zhǔn)可以涂改、挖補(bǔ)。 ( )
『正確答案』×
例(單選)：發(fā)現(xiàn)原始憑證金額錯(cuò)誤，下列各項(xiàng)中，正確的處理方法是( )。
A.由本單位經(jīng)辦人更正，并由單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽名蓋章
B.由出具單位重開
C.由出具單位更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章
D.由本單位會(huì)計(jì)人員按劃線更正法更正，并在更正處簽章
『正確答案』B
例(多選)：填制原始憑證要求做到( )。
A.記錄真實(shí)
B.內(nèi)容完整
C.手續(xù)完整
D.書寫清楚、規(guī)范
『正確答案』ABCD
例：(判斷)限額領(lǐng)料單既是自制的原始憑證，也是累計(jì)憑證。 ( )
『正確答案』√