(2)溝通性會議。
溝通主要是指相關(guān)人員的情感與信息的交流，而會議則是實(shí)現(xiàn)這種溝通的主要載體，其主要手段是語言傳播。物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的溝通性會議主要是指公司與相關(guān)公眾之間的情感與信息的交流，一般可分為三類：
①禮節(jié)性聚會。這類聚會并不包括直接的利益內(nèi)容，目的以增加與會者相互了解、加深感情為主。因此，在形式上盡可能活潑多樣。如果是公司領(lǐng)導(dǎo)與其他單位領(lǐng)導(dǎo)的聚會，可以考慮采用酒會、冷餐會等形式；如果是公司內(nèi)部員工與轄區(qū)內(nèi)的公眾的聚會，那么文藝晚會、舞會則比較合適。
②對話懇談。這類會議的目標(biāo)十分明確，它力圖恢復(fù)信息交流的暢通狀態(tài)，并在此基礎(chǔ)上解決利益的沖突。物業(yè)管理公司與業(yè)主或客戶等社會公眾，兩方都應(yīng)將各自的觀點(diǎn)端上桌面，因?yàn)樵陔p方交流不暢的情況下，各自的觀點(diǎn)很可能都已經(jīng)變形或變質(zhì)了。在表明觀點(diǎn)后，雙方可以暢所欲言，提出各自的要求與期望，并加以解決。如果是應(yīng)相關(guān)的社會公眾的投訴、抱怨等而與之懇談的，則這種對話懇談可以征求業(yè)主或客戶等社會公眾對物業(yè)管理公司的意見，是物業(yè)管理公司聯(lián)系公眾、樹立公司形象的重要手段。公司必須高度重視公眾的意見反饋，并對之作出適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)。
③例行式會議。例行式會議是物業(yè)管理公司出于工作需要而舉行的會議。召開這類會議首先要事先確定會議主題，以使與會者緊扣主題發(fā)表意見，保證會議的充實(shí)、緊湊；其次會議的組織者要不斷地歸納總結(jié)議題的要點(diǎn)，深化推進(jìn)會議進(jìn)程，使議題得到切實(shí)可行的解決方案；最后要使會議占用時間不長，避免空談。
(3)記者招待會。
①召開之前的準(zhǔn)備工作。第一，要選定記者招待會的主持人或發(fā)言人。一般來說，主持人應(yīng)有較好的風(fēng)度儀態(tài)與文化修養(yǎng)，善于掌握會議進(jìn)度和節(jié)奏，并且要有深厚的專業(yè)知識，深入了解公司目前的運(yùn)作狀況，反應(yīng)敏捷，口齒伶俐，一般由公司領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。第二，要選擇記者招待會的時間與地點(diǎn)。應(yīng)盡量避開重大節(jié)假日和社會活動日，使大多數(shù)媒介記者能參加，會議地點(diǎn)要選擇能安放各種傳播工具又安靜幽雅的地方。第三，要準(zhǔn)備發(fā)言和報道提綱。確定記者招待會主題后，要組織專人收集有關(guān)材料，寫出正確、生動的發(fā)言稿供發(fā)言人參考或使用，事先準(zhǔn)備好報道提綱，供記者報道參考。必須注意應(yīng)事先使公司內(nèi)部與會者的口徑一致。第四，準(zhǔn)備宣傳輔助材料。宣傳輔助材料應(yīng)緊扣記者招待會主題，盡量全面、具體、形象，可考慮用口頭、文字、照片實(shí)物、幻燈、模型和多媒體等綜合配置。第五，確定邀請記者的范圍。應(yīng)該盡量邀請各新聞機(jī)構(gòu)的記者，不要厚此薄彼，可根據(jù)電函等形式聯(lián)系記者，在臨時招待會時再次落實(shí)記者出席情況。
②召開中的公關(guān)工作。第一，會議主持人要善于發(fā)揮主持作用，活躍氣氛，引導(dǎo)記者積極提問，將會議引向預(yù)定主題，當(dāng)會議出現(xiàn)緊張氣氛時要及時調(diào)節(jié)緩和。第二，不要粗暴地打斷記者的提問，更不要以各種表情、語言和動作對記者表示不滿，在記者的提問表現(xiàn)出較強(qiáng)的攻擊性時，更應(yīng)心平氣和地以事實(shí)予以糾正或反駁。第三，所發(fā)布消息必須核實(shí)無誤，若發(fā)現(xiàn)錯誤則應(yīng)盡快予以更正。
③召開后的公關(guān)工作。第一，盡快整理出記者招待會的會議記錄，對會議的籌備、布置、主持等作出認(rèn)真總結(jié)，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。第二，收集到會記者的報道，檢查是否達(dá)到了預(yù)定的報道目標(biāo)，設(shè)法彌補(bǔ)差距。第三，對照會議簽到簿，看與會記者是否都發(fā)了稿件，對記者所發(fā)稿件傾向與內(nèi)容作出分析，以此確定日后舉行記者招待會時邀請記者的范圍。第四，若會后出現(xiàn)不利于本公司的報道，應(yīng)采用恰當(dāng)?shù)膽?yīng)對策略。如果報道失實(shí)，則應(yīng)向有關(guān)新聞機(jī)構(gòu)提出更正要求；如果報道屬實(shí)，但對本公司不利，則應(yīng)通過相應(yīng)新聞機(jī)構(gòu)虛心致歉，挽回公司形象。
溝通主要是指相關(guān)人員的情感與信息的交流，而會議則是實(shí)現(xiàn)這種溝通的主要載體，其主要手段是語言傳播。物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的溝通性會議主要是指公司與相關(guān)公眾之間的情感與信息的交流，一般可分為三類：
①禮節(jié)性聚會。這類聚會并不包括直接的利益內(nèi)容，目的以增加與會者相互了解、加深感情為主。因此，在形式上盡可能活潑多樣。如果是公司領(lǐng)導(dǎo)與其他單位領(lǐng)導(dǎo)的聚會，可以考慮采用酒會、冷餐會等形式；如果是公司內(nèi)部員工與轄區(qū)內(nèi)的公眾的聚會，那么文藝晚會、舞會則比較合適。
②對話懇談。這類會議的目標(biāo)十分明確，它力圖恢復(fù)信息交流的暢通狀態(tài)，并在此基礎(chǔ)上解決利益的沖突。物業(yè)管理公司與業(yè)主或客戶等社會公眾，兩方都應(yīng)將各自的觀點(diǎn)端上桌面，因?yàn)樵陔p方交流不暢的情況下，各自的觀點(diǎn)很可能都已經(jīng)變形或變質(zhì)了。在表明觀點(diǎn)后，雙方可以暢所欲言，提出各自的要求與期望，并加以解決。如果是應(yīng)相關(guān)的社會公眾的投訴、抱怨等而與之懇談的，則這種對話懇談可以征求業(yè)主或客戶等社會公眾對物業(yè)管理公司的意見，是物業(yè)管理公司聯(lián)系公眾、樹立公司形象的重要手段。公司必須高度重視公眾的意見反饋，并對之作出適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)。
③例行式會議。例行式會議是物業(yè)管理公司出于工作需要而舉行的會議。召開這類會議首先要事先確定會議主題，以使與會者緊扣主題發(fā)表意見，保證會議的充實(shí)、緊湊；其次會議的組織者要不斷地歸納總結(jié)議題的要點(diǎn)，深化推進(jìn)會議進(jìn)程，使議題得到切實(shí)可行的解決方案；最后要使會議占用時間不長，避免空談。
(3)記者招待會。
①召開之前的準(zhǔn)備工作。第一，要選定記者招待會的主持人或發(fā)言人。一般來說，主持人應(yīng)有較好的風(fēng)度儀態(tài)與文化修養(yǎng)，善于掌握會議進(jìn)度和節(jié)奏，并且要有深厚的專業(yè)知識，深入了解公司目前的運(yùn)作狀況，反應(yīng)敏捷，口齒伶俐，一般由公司領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。第二，要選擇記者招待會的時間與地點(diǎn)。應(yīng)盡量避開重大節(jié)假日和社會活動日，使大多數(shù)媒介記者能參加，會議地點(diǎn)要選擇能安放各種傳播工具又安靜幽雅的地方。第三，要準(zhǔn)備發(fā)言和報道提綱。確定記者招待會主題后，要組織專人收集有關(guān)材料，寫出正確、生動的發(fā)言稿供發(fā)言人參考或使用，事先準(zhǔn)備好報道提綱，供記者報道參考。必須注意應(yīng)事先使公司內(nèi)部與會者的口徑一致。第四，準(zhǔn)備宣傳輔助材料。宣傳輔助材料應(yīng)緊扣記者招待會主題，盡量全面、具體、形象，可考慮用口頭、文字、照片實(shí)物、幻燈、模型和多媒體等綜合配置。第五，確定邀請記者的范圍。應(yīng)該盡量邀請各新聞機(jī)構(gòu)的記者，不要厚此薄彼，可根據(jù)電函等形式聯(lián)系記者，在臨時招待會時再次落實(shí)記者出席情況。
②召開中的公關(guān)工作。第一，會議主持人要善于發(fā)揮主持作用，活躍氣氛，引導(dǎo)記者積極提問，將會議引向預(yù)定主題，當(dāng)會議出現(xiàn)緊張氣氛時要及時調(diào)節(jié)緩和。第二，不要粗暴地打斷記者的提問，更不要以各種表情、語言和動作對記者表示不滿，在記者的提問表現(xiàn)出較強(qiáng)的攻擊性時，更應(yīng)心平氣和地以事實(shí)予以糾正或反駁。第三，所發(fā)布消息必須核實(shí)無誤，若發(fā)現(xiàn)錯誤則應(yīng)盡快予以更正。
③召開后的公關(guān)工作。第一，盡快整理出記者招待會的會議記錄，對會議的籌備、布置、主持等作出認(rèn)真總結(jié)，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。第二，收集到會記者的報道，檢查是否達(dá)到了預(yù)定的報道目標(biāo)，設(shè)法彌補(bǔ)差距。第三，對照會議簽到簿，看與會記者是否都發(fā)了稿件，對記者所發(fā)稿件傾向與內(nèi)容作出分析，以此確定日后舉行記者招待會時邀請記者的范圍。第四，若會后出現(xiàn)不利于本公司的報道，應(yīng)采用恰當(dāng)?shù)膽?yīng)對策略。如果報道失實(shí)，則應(yīng)向有關(guān)新聞機(jī)構(gòu)提出更正要求；如果報道屬實(shí)，但對本公司不利，則應(yīng)通過相應(yīng)新聞機(jī)構(gòu)虛心致歉，挽回公司形象。