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應(yīng)用文書標(biāo)題的制作
(一)公文式標(biāo)題的構(gòu)成要素
組成公文式標(biāo)題的要素主要包括單位、區(qū)域(范圍)、時(shí)間、事由(內(nèi)容)、性質(zhì)和文種等，其中“事由”和“文種”是基本的要素。究竟選擇哪些要素來構(gòu)成標(biāo)題，一要考慮文種的寫作習(xí)慣和約定俗成的規(guī)定性，二要考慮寫作的實(shí)際需要。
公文式標(biāo)題通過幾個(gè)要素的組合，明確地說明了下述問題：第一，這篇文章是做什么用的(文種)；第二，文章是誰起草的(單位)；第三，文章反映什么時(shí)間(時(shí)間)、什么區(qū)域(范圍)的什么事情(事由)。只要要素的排列組合合乎規(guī)律，就不會引起歧義。如計(jì)劃屬于事務(wù)文書，這種文書的公文式標(biāo)題的全要素形式是“單位+時(shí)間+事由+文種”。例如，《XX物業(yè)公司2004年度培訓(xùn)計(jì)劃》。
（二）文章式標(biāo)題的構(gòu)成模式
從構(gòu)成形式看，文章式標(biāo)題可以有單標(biāo)題和雙標(biāo)題(即主副標(biāo)題)。主標(biāo)題一旦概括到某種程度，不能概括和反映需要傳達(dá)的涵義，就必須用副標(biāo)題來做具體例如，某物業(yè)公司開展全員節(jié)約活動(dòng)取得明顯效果后，集團(tuán)公司要求該公司上報(bào)經(jīng)驗(yàn)材料，以便在全集團(tuán)推廣。這個(gè)經(jīng)驗(yàn)材料的標(biāo)題就可以制作為：“挖潛增效大有可為”，副標(biāo)題可為“——某物業(yè)公司開展全員節(jié)約活動(dòng)情況總結(jié)”。
應(yīng)用文寫作的行款格式規(guī)則
行款格式是在長期的書面語表達(dá)中約定俗成的書寫行列款式。基本內(nèi)容包括標(biāo)題、署名、分段、引文和序碼。
（一）標(biāo)題
文章大標(biāo)題書寫的基本規(guī)則是居中排列，字號應(yīng)大于正文，字體也應(yīng)與正文相區(qū)別，并且上下各空一行。如果大標(biāo)題字?jǐn)?shù)較多，則應(yīng)考慮分行排列，但分行時(shí)要注意前后意義的完整，在連貫排列時(shí)仍然要求居中。副標(biāo)題應(yīng)緊靠大標(biāo)題下，中間不空行，題前要加破折號，所用字體也應(yīng)區(qū)別于主標(biāo)題。
(二)署名
署名一般放在文章的大標(biāo)題之下，居中，上下各空一行，字號應(yīng)小于大標(biāo)題，字體也應(yīng)區(qū)別于大標(biāo)題和正文。
(三)分段
每個(gè)自然段的開頭要空兩個(gè)字的位置，第二行起頂格書寫。書信、報(bào)告等應(yīng)用文書的稱謂部分要求頂格書寫，后面加冒號，第二行空兩個(gè)字。行政公文的主送機(jī)關(guān)(即受文單位)也要求頂格書寫，如果一行寫不下，回行時(shí)仍然頂格書寫，后面加冒號。
(四)引文
較短的引文可夾在正文中；如果是較長的引文，則需換行自成一段；排列上要比正文退兩格，首行和末行好空一行，并在字體、字號上與正文有所區(qū)別。
(五)序碼
序碼的一般順序應(yīng)該由漢字到阿拉伯?dāng)?shù)字，由無圈到有圈，行政公文的寫作要領(lǐng)
四、應(yīng)用文書的寫作要領(lǐng)（熟悉）
（一）行政公文的寫作要領(lǐng)（一共9種）
1．決定的寫法
決定的正文一般由緣由、意義和事項(xiàng)組成。緣由可以簡潔明了、寥寥數(shù)語高度概括，涉及重大問題和重大行動(dòng)安排或?qū)ｉT事項(xiàng)作出決定時(shí)，其緣由則要具體、充分。決定的事項(xiàng)可采用一段到底、分條列項(xiàng)、小標(biāo)題、分部分表述等方式。不論采用哪種表述方式，都要做到觀點(diǎn)鮮明，依據(jù)充分，事實(shí)準(zhǔn)確，切合實(shí)際。
2．通知的寫法
通知的正文一般先敘述通知的起因緣由，寫明通知的背景和依據(jù)，然后通過承啟用語，轉(zhuǎn)入通知事項(xiàng)。如一般性通知，只要寫清什么事，有何要求即可；任免通知，寫清任免人員姓名、具體職務(wù)等。比較復(fù)雜的通知，如指示性通知等，既可采用一氣呵成的貫通式寫法，直接寫明通知的內(nèi)容和在貫徹執(zhí)行中應(yīng)注意的問題，也可采用分條列項(xiàng)式寫法，分出層次，但要注意各條、項(xiàng)之間的邏輯順序。
3．通報(bào)的寫法
通報(bào)的正文主體由三部分構(gòu)成。一是事實(shí)與評析。這部分是通報(bào)全文的重點(diǎn)和核心，寫法可虛實(shí)結(jié)合，先實(shí)后虛。即先適當(dāng)?shù)卦攲懯聦?shí)(先進(jìn)事跡、錯(cuò)誤事實(shí)、重要精神或情況)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主要情節(jié)、結(jié)果及影響等，從中提煉出經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)。二是決定，也稱結(jié)論。表揚(yáng)的要明確給予肯定，寫明授予什么榮譽(yù)，給予什么獎(jiǎng)勵(lì)；批評的要寫明對責(zé)任者懲戒的意見。三是結(jié)語，即提出要求或希望，號召大家學(xué)習(xí)先進(jìn)或是告誡人們防止發(fā)生類似錯(cuò)誤，或是要求大家重視某一情況、倡導(dǎo)某一精神。
4.報(bào)告的寫法
報(bào)告首先概括說明全文主旨，可開始即簡明扼要地將一定時(shí)間內(nèi)工作的有關(guān)情況介紹清楚，如依據(jù)、目的、總的行動(dòng)及對整個(gè)工作的估計(jì)、評價(jià)等。然后以“現(xiàn)將有關(guān)隋況報(bào)告如下：”之類的通用語，轉(zhuǎn)入正文。主體(即報(bào)告事項(xiàng)部分)是報(bào)告的核心，是要敘述的具體內(nèi)容。如果內(nèi)容較多，篇幅較長，可采用分題式、分條式或兩者相結(jié)合的方法進(jìn)行敘述。
在常規(guī)物業(yè)管理中，報(bào)告也是使用較多的文種之一，常見的錯(cuò)誤有三個(gè)：其一是當(dāng)作前行文使用。如某物業(yè)管理項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制作了一份《關(guān)于在A花園組織象棋比賽的報(bào)告》交公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，就是運(yùn)用錯(cuò)誤，應(yīng)使用請示文種。其二是當(dāng)作外行文使用。如給業(yè)主委員會等外圍組織反映情況時(shí)使用報(bào)告，就是運(yùn)用錯(cuò)誤。其三是與請示文種混用。如《關(guān)于更換對講機(jī)的請示報(bào)告》，就是把請示文種與報(bào)告文種混用了。
5．請示的寫法
首先寫明請示的起因，即“為什么請示”；一般可運(yùn)用敘事、說理相結(jié)合的表達(dá)方式，簡要說明為什么要請示及請示的緣由、依據(jù)、背景。其次要寫明請示事項(xiàng)，即“請示什么問題”。內(nèi)容較簡單的可全文一氣呵成，一貫到底；內(nèi)容復(fù)雜的則應(yīng)分段表述。
如果是請求對某一工作的指示或?qū)μ幚砟稠?xiàng)問題的批準(zhǔn)，則應(yīng)提出自身的意見或處理辦法；如果有兩種以上的方案或意見，則應(yīng)表明自身的傾向性意見，以便上級單位作出正確的判斷和決策，從而得到及時(shí)準(zhǔn)確的回答。
在常規(guī)物業(yè)管理中，使用請示應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
(1)必須堅(jiān)持一事一請示；
(2)請示在未獲批準(zhǔn)前，不得對下屬單位發(fā)送；
(3)如需向兩個(gè)上級單位同時(shí)請示，只能采取一個(gè)主送和一個(gè)抄送的辦法(請示公文的主送單位只能是一個(gè))，不可多頭報(bào)送以免造成誤會而貽誤工作；
(4)嚴(yán)禁越級請示；
(5)請示語言既要簡明扼要，還要注重行文語氣，選用語句要謙敬，分寸得當(dāng)。 6．批復(fù)的寫法
批復(fù)只答復(fù)請示事項(xiàng)，對請示的問題只作原則性、結(jié)論性的指示和決定。
在常規(guī)物業(yè)管理中，使用批復(fù)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
(1)批復(fù)是對請示作回復(fù)，所以在批復(fù)的開頭一定要完全引述來文字號和標(biāo)題，不可只引文號，或只引標(biāo)題；
(2)批復(fù)要有針對性，要態(tài)度明朗，觀點(diǎn)明確，措辭要莊重、周密、準(zhǔn)確。同時(shí)要注意，只能在職權(quán)范圍內(nèi)批準(zhǔn)、答復(fù)問題，否則即是無效批復(fù)；
(3)必須有正式的書面請示才能批復(fù)，口頭或電話請示不能作為批復(fù)的依據(jù)；
(4)批復(fù)一般只給來文請示的單位。如有普遍意義，也可以同時(shí)抄送所屬各單位。
此外，對于下級送來報(bào)告，若認(rèn)為有必要，也可以批復(fù)。
7．意見的寫法
首先是交代提出意見的依據(jù)、目的、情況、意義等，回答“為什么提意見”。其次是對有關(guān)問題或某項(xiàng)工作提出本單位的見解、建議或規(guī)范性的解決辦法。結(jié)尾習(xí)慣用語一般為“以上意見，請結(jié)合實(shí)際貫徹執(zhí)行”、“以上意見，僅供參考”等。也可自然收尾，不加結(jié)束語。
在常規(guī)物業(yè)管理中，使用意見應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：．
(1)意見的使用比較廣泛，既可以用于正式公文，也可以用于日常工作溝通。因此，在正式公文中，撰寫意見，要有針對性、可行性，文字表述要明確具體。
(2)意見在正式公文中，主要用于平行單位和對下級單位，對上級單位應(yīng)慎重使用。對上級單位行文，多用“請示”、“報(bào)告”等文種。
8．函的寫法
首先述致函起因，即發(fā)函的原因、背景和依據(jù)。其次說明致函事項(xiàng)，明確地將問題、要求或答復(fù)意見告知對方。
在常規(guī)物業(yè)管理中，使用函時(shí)，要注意態(tài)度的坦誠、熱忱，語氣的平和、謙虛，在措辭上嚴(yán)謹(jǐn)?shù)皿w。
9．會議紀(jì)要的寫法
首先簡單介紹會議概況，包括會議的起止時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加與列席人員、議題、會議進(jìn)展情況、主要成果，這些是會議紀(jì)要開頭不可缺少的“七要素”。有些會議紀(jì)要，還要交代召開會議的依據(jù)，會議的指導(dǎo)思想、目的、要求、會議程序以及對會議的評價(jià)等有關(guān)內(nèi)容。重要的與會者和發(fā)言，也要在開頭部分予以突出介紹。這一部分是會議自然情況的概述，要寫得概括扼要，文字簡短。
會議紀(jì)要的主體部分要根據(jù)會議的原始材料，經(jīng)過認(rèn)真分析整理、提煉加工，相對具體地把會議的主要議題、討論意見、基本結(jié)論、任務(wù)、要求等會議的主要情況、精神、成果表述出來。主體部分一般有兩種常用的表述方法：
(1)概述法。把會議的發(fā)言、討論的情況綜合到一起，圍繞會議的中心，分自然段概括地表述出來，這種寫法多用于小型會議或討論的問題比較集中、意見比較一致的會議。
(2)歸納法。會議的規(guī)模較大，討論的問題較多，涉及面較廣，需要將會議的原始材料加以分類整理，對許多意見或內(nèi)容進(jìn)行歸納敘述。
視會議紀(jì)要的實(shí)際，結(jié)語有兩種情況：一種是設(shè)結(jié)語，以簡短明確、有鼓動(dòng)性和號召力的語言收尾，表示決心、強(qiáng)調(diào)意義、闡明希望、發(fā)出號召等。另一種是不設(shè)結(jié)語，正文寫完，全文也就自然結(jié)束。
在常規(guī)物業(yè)管理中，使用會議紀(jì)要時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
(1)要突出會議主題，不要面面俱到。
(2)工作會議紀(jì)要一般以通知形式貫徹，可在通知中簡要提出貫徹落實(shí)會議紀(jì)要精神的有關(guān)要求。
(3)會議紀(jì)要的文稿形成后，一般由參加會議人員簽名確認(rèn)。
(4)會議紀(jì)要制作完成后，一般都要送簽名人員一份。
事務(wù)公文、制度文書等其它文書的寫作要領(lǐng)
(二)事務(wù)文書的寫作要領(lǐng)（4種）
1．計(jì)劃的寫法
計(jì)劃的內(nèi)容一般由前言、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成。
(1)前言。計(jì)劃的前言主要闡明制訂計(jì)劃的指導(dǎo)思想、制訂的根據(jù)，以及計(jì)劃的總?cè)蝿?wù)、工作情況的分析等，回答“為什么做”、“依據(jù)什么做”和“能不能做”的問題。前言是計(jì)劃的綱要，切忌冗長，不宜過多論述，點(diǎn)到為止。
(2)主體。主體是計(jì)劃的主干部分，是計(jì)劃寫作的重點(diǎn)，用來表述計(jì)劃的具體內(nèi)容，回答“做什么”、“怎么做”和“何時(shí)完成”的問題。
計(jì)劃的主體主要包括“三要素”：即目標(biāo)(做什么)、步驟(分幾步做完)和措施（怎么做)?！?BR> 目標(biāo)、步驟和措施是計(jì)劃的基本內(nèi)容，相互關(guān)聯(lián)，不可或缺，它們保證了計(jì)劃的完整性和可行性。
(3)結(jié)尾。計(jì)劃的結(jié)尾部分，應(yīng)根據(jù)行文的需要而定。常見的結(jié)尾方式有三種。一是突出重點(diǎn)，在結(jié)尾部分指出計(jì)劃的重點(diǎn)任務(wù)與實(shí)施過程中的主要環(huán)節(jié)；二是強(qiáng)調(diào)有關(guān)注意事項(xiàng)，闡明在計(jì)劃執(zhí)行中可能出現(xiàn)的問題，預(yù)先提出防范措施；三是提出號召，勉勵(lì)大家積極努力，確保計(jì)劃實(shí)現(xiàn)。
應(yīng)用文書標(biāo)題的制作
(一)公文式標(biāo)題的構(gòu)成要素
組成公文式標(biāo)題的要素主要包括單位、區(qū)域(范圍)、時(shí)間、事由(內(nèi)容)、性質(zhì)和文種等，其中“事由”和“文種”是基本的要素。究竟選擇哪些要素來構(gòu)成標(biāo)題，一要考慮文種的寫作習(xí)慣和約定俗成的規(guī)定性，二要考慮寫作的實(shí)際需要。
公文式標(biāo)題通過幾個(gè)要素的組合，明確地說明了下述問題：第一，這篇文章是做什么用的(文種)；第二，文章是誰起草的(單位)；第三，文章反映什么時(shí)間(時(shí)間)、什么區(qū)域(范圍)的什么事情(事由)。只要要素的排列組合合乎規(guī)律，就不會引起歧義。如計(jì)劃屬于事務(wù)文書，這種文書的公文式標(biāo)題的全要素形式是“單位+時(shí)間+事由+文種”。例如，《XX物業(yè)公司2004年度培訓(xùn)計(jì)劃》。
（二）文章式標(biāo)題的構(gòu)成模式
從構(gòu)成形式看，文章式標(biāo)題可以有單標(biāo)題和雙標(biāo)題(即主副標(biāo)題)。主標(biāo)題一旦概括到某種程度，不能概括和反映需要傳達(dá)的涵義，就必須用副標(biāo)題來做具體例如，某物業(yè)公司開展全員節(jié)約活動(dòng)取得明顯效果后，集團(tuán)公司要求該公司上報(bào)經(jīng)驗(yàn)材料，以便在全集團(tuán)推廣。這個(gè)經(jīng)驗(yàn)材料的標(biāo)題就可以制作為：“挖潛增效大有可為”，副標(biāo)題可為“——某物業(yè)公司開展全員節(jié)約活動(dòng)情況總結(jié)”。
應(yīng)用文寫作的行款格式規(guī)則
行款格式是在長期的書面語表達(dá)中約定俗成的書寫行列款式。基本內(nèi)容包括標(biāo)題、署名、分段、引文和序碼。
（一）標(biāo)題
文章大標(biāo)題書寫的基本規(guī)則是居中排列，字號應(yīng)大于正文，字體也應(yīng)與正文相區(qū)別，并且上下各空一行。如果大標(biāo)題字?jǐn)?shù)較多，則應(yīng)考慮分行排列，但分行時(shí)要注意前后意義的完整，在連貫排列時(shí)仍然要求居中。副標(biāo)題應(yīng)緊靠大標(biāo)題下，中間不空行，題前要加破折號，所用字體也應(yīng)區(qū)別于主標(biāo)題。
(二)署名
署名一般放在文章的大標(biāo)題之下，居中，上下各空一行，字號應(yīng)小于大標(biāo)題，字體也應(yīng)區(qū)別于大標(biāo)題和正文。
(三)分段
每個(gè)自然段的開頭要空兩個(gè)字的位置，第二行起頂格書寫。書信、報(bào)告等應(yīng)用文書的稱謂部分要求頂格書寫，后面加冒號，第二行空兩個(gè)字。行政公文的主送機(jī)關(guān)(即受文單位)也要求頂格書寫，如果一行寫不下，回行時(shí)仍然頂格書寫，后面加冒號。
(四)引文
較短的引文可夾在正文中；如果是較長的引文，則需換行自成一段；排列上要比正文退兩格，首行和末行好空一行，并在字體、字號上與正文有所區(qū)別。
(五)序碼
序碼的一般順序應(yīng)該由漢字到阿拉伯?dāng)?shù)字，由無圈到有圈，行政公文的寫作要領(lǐng)
四、應(yīng)用文書的寫作要領(lǐng)（熟悉）
（一）行政公文的寫作要領(lǐng)（一共9種）
1．決定的寫法
決定的正文一般由緣由、意義和事項(xiàng)組成。緣由可以簡潔明了、寥寥數(shù)語高度概括，涉及重大問題和重大行動(dòng)安排或?qū)ｉT事項(xiàng)作出決定時(shí)，其緣由則要具體、充分。決定的事項(xiàng)可采用一段到底、分條列項(xiàng)、小標(biāo)題、分部分表述等方式。不論采用哪種表述方式，都要做到觀點(diǎn)鮮明，依據(jù)充分，事實(shí)準(zhǔn)確，切合實(shí)際。
2．通知的寫法
通知的正文一般先敘述通知的起因緣由，寫明通知的背景和依據(jù)，然后通過承啟用語，轉(zhuǎn)入通知事項(xiàng)。如一般性通知，只要寫清什么事，有何要求即可；任免通知，寫清任免人員姓名、具體職務(wù)等。比較復(fù)雜的通知，如指示性通知等，既可采用一氣呵成的貫通式寫法，直接寫明通知的內(nèi)容和在貫徹執(zhí)行中應(yīng)注意的問題，也可采用分條列項(xiàng)式寫法，分出層次，但要注意各條、項(xiàng)之間的邏輯順序。
3．通報(bào)的寫法
通報(bào)的正文主體由三部分構(gòu)成。一是事實(shí)與評析。這部分是通報(bào)全文的重點(diǎn)和核心，寫法可虛實(shí)結(jié)合，先實(shí)后虛。即先適當(dāng)?shù)卦攲懯聦?shí)(先進(jìn)事跡、錯(cuò)誤事實(shí)、重要精神或情況)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主要情節(jié)、結(jié)果及影響等，從中提煉出經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)。二是決定，也稱結(jié)論。表揚(yáng)的要明確給予肯定，寫明授予什么榮譽(yù)，給予什么獎(jiǎng)勵(lì)；批評的要寫明對責(zé)任者懲戒的意見。三是結(jié)語，即提出要求或希望，號召大家學(xué)習(xí)先進(jìn)或是告誡人們防止發(fā)生類似錯(cuò)誤，或是要求大家重視某一情況、倡導(dǎo)某一精神。
4.報(bào)告的寫法
報(bào)告首先概括說明全文主旨，可開始即簡明扼要地將一定時(shí)間內(nèi)工作的有關(guān)情況介紹清楚，如依據(jù)、目的、總的行動(dòng)及對整個(gè)工作的估計(jì)、評價(jià)等。然后以“現(xiàn)將有關(guān)隋況報(bào)告如下：”之類的通用語，轉(zhuǎn)入正文。主體(即報(bào)告事項(xiàng)部分)是報(bào)告的核心，是要敘述的具體內(nèi)容。如果內(nèi)容較多，篇幅較長，可采用分題式、分條式或兩者相結(jié)合的方法進(jìn)行敘述。
在常規(guī)物業(yè)管理中，報(bào)告也是使用較多的文種之一，常見的錯(cuò)誤有三個(gè)：其一是當(dāng)作前行文使用。如某物業(yè)管理項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制作了一份《關(guān)于在A花園組織象棋比賽的報(bào)告》交公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，就是運(yùn)用錯(cuò)誤，應(yīng)使用請示文種。其二是當(dāng)作外行文使用。如給業(yè)主委員會等外圍組織反映情況時(shí)使用報(bào)告，就是運(yùn)用錯(cuò)誤。其三是與請示文種混用。如《關(guān)于更換對講機(jī)的請示報(bào)告》，就是把請示文種與報(bào)告文種混用了。
5．請示的寫法
首先寫明請示的起因，即“為什么請示”；一般可運(yùn)用敘事、說理相結(jié)合的表達(dá)方式，簡要說明為什么要請示及請示的緣由、依據(jù)、背景。其次要寫明請示事項(xiàng)，即“請示什么問題”。內(nèi)容較簡單的可全文一氣呵成，一貫到底；內(nèi)容復(fù)雜的則應(yīng)分段表述。
如果是請求對某一工作的指示或?qū)μ幚砟稠?xiàng)問題的批準(zhǔn)，則應(yīng)提出自身的意見或處理辦法；如果有兩種以上的方案或意見，則應(yīng)表明自身的傾向性意見，以便上級單位作出正確的判斷和決策，從而得到及時(shí)準(zhǔn)確的回答。
在常規(guī)物業(yè)管理中，使用請示應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
(1)必須堅(jiān)持一事一請示；
(2)請示在未獲批準(zhǔn)前，不得對下屬單位發(fā)送；
(3)如需向兩個(gè)上級單位同時(shí)請示，只能采取一個(gè)主送和一個(gè)抄送的辦法(請示公文的主送單位只能是一個(gè))，不可多頭報(bào)送以免造成誤會而貽誤工作；
(4)嚴(yán)禁越級請示；
(5)請示語言既要簡明扼要，還要注重行文語氣，選用語句要謙敬，分寸得當(dāng)。 6．批復(fù)的寫法
批復(fù)只答復(fù)請示事項(xiàng)，對請示的問題只作原則性、結(jié)論性的指示和決定。
在常規(guī)物業(yè)管理中，使用批復(fù)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
(1)批復(fù)是對請示作回復(fù)，所以在批復(fù)的開頭一定要完全引述來文字號和標(biāo)題，不可只引文號，或只引標(biāo)題；
(2)批復(fù)要有針對性，要態(tài)度明朗，觀點(diǎn)明確，措辭要莊重、周密、準(zhǔn)確。同時(shí)要注意，只能在職權(quán)范圍內(nèi)批準(zhǔn)、答復(fù)問題，否則即是無效批復(fù)；
(3)必須有正式的書面請示才能批復(fù)，口頭或電話請示不能作為批復(fù)的依據(jù)；
(4)批復(fù)一般只給來文請示的單位。如有普遍意義，也可以同時(shí)抄送所屬各單位。
此外，對于下級送來報(bào)告，若認(rèn)為有必要，也可以批復(fù)。
7．意見的寫法
首先是交代提出意見的依據(jù)、目的、情況、意義等，回答“為什么提意見”。其次是對有關(guān)問題或某項(xiàng)工作提出本單位的見解、建議或規(guī)范性的解決辦法。結(jié)尾習(xí)慣用語一般為“以上意見，請結(jié)合實(shí)際貫徹執(zhí)行”、“以上意見，僅供參考”等。也可自然收尾，不加結(jié)束語。
在常規(guī)物業(yè)管理中，使用意見應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：．
(1)意見的使用比較廣泛，既可以用于正式公文，也可以用于日常工作溝通。因此，在正式公文中，撰寫意見，要有針對性、可行性，文字表述要明確具體。
(2)意見在正式公文中，主要用于平行單位和對下級單位，對上級單位應(yīng)慎重使用。對上級單位行文，多用“請示”、“報(bào)告”等文種。
8．函的寫法
首先述致函起因，即發(fā)函的原因、背景和依據(jù)。其次說明致函事項(xiàng)，明確地將問題、要求或答復(fù)意見告知對方。
在常規(guī)物業(yè)管理中，使用函時(shí)，要注意態(tài)度的坦誠、熱忱，語氣的平和、謙虛，在措辭上嚴(yán)謹(jǐn)?shù)皿w。
9．會議紀(jì)要的寫法
首先簡單介紹會議概況，包括會議的起止時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加與列席人員、議題、會議進(jìn)展情況、主要成果，這些是會議紀(jì)要開頭不可缺少的“七要素”。有些會議紀(jì)要，還要交代召開會議的依據(jù)，會議的指導(dǎo)思想、目的、要求、會議程序以及對會議的評價(jià)等有關(guān)內(nèi)容。重要的與會者和發(fā)言，也要在開頭部分予以突出介紹。這一部分是會議自然情況的概述，要寫得概括扼要，文字簡短。
會議紀(jì)要的主體部分要根據(jù)會議的原始材料，經(jīng)過認(rèn)真分析整理、提煉加工，相對具體地把會議的主要議題、討論意見、基本結(jié)論、任務(wù)、要求等會議的主要情況、精神、成果表述出來。主體部分一般有兩種常用的表述方法：
(1)概述法。把會議的發(fā)言、討論的情況綜合到一起，圍繞會議的中心，分自然段概括地表述出來，這種寫法多用于小型會議或討論的問題比較集中、意見比較一致的會議。
(2)歸納法。會議的規(guī)模較大，討論的問題較多，涉及面較廣，需要將會議的原始材料加以分類整理，對許多意見或內(nèi)容進(jìn)行歸納敘述。
視會議紀(jì)要的實(shí)際，結(jié)語有兩種情況：一種是設(shè)結(jié)語，以簡短明確、有鼓動(dòng)性和號召力的語言收尾，表示決心、強(qiáng)調(diào)意義、闡明希望、發(fā)出號召等。另一種是不設(shè)結(jié)語，正文寫完，全文也就自然結(jié)束。
在常規(guī)物業(yè)管理中，使用會議紀(jì)要時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
(1)要突出會議主題，不要面面俱到。
(2)工作會議紀(jì)要一般以通知形式貫徹，可在通知中簡要提出貫徹落實(shí)會議紀(jì)要精神的有關(guān)要求。
(3)會議紀(jì)要的文稿形成后，一般由參加會議人員簽名確認(rèn)。
(4)會議紀(jì)要制作完成后，一般都要送簽名人員一份。
事務(wù)公文、制度文書等其它文書的寫作要領(lǐng)
(二)事務(wù)文書的寫作要領(lǐng)（4種）
1．計(jì)劃的寫法
計(jì)劃的內(nèi)容一般由前言、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成。
(1)前言。計(jì)劃的前言主要闡明制訂計(jì)劃的指導(dǎo)思想、制訂的根據(jù)，以及計(jì)劃的總?cè)蝿?wù)、工作情況的分析等，回答“為什么做”、“依據(jù)什么做”和“能不能做”的問題。前言是計(jì)劃的綱要，切忌冗長，不宜過多論述，點(diǎn)到為止。
(2)主體。主體是計(jì)劃的主干部分，是計(jì)劃寫作的重點(diǎn)，用來表述計(jì)劃的具體內(nèi)容，回答“做什么”、“怎么做”和“何時(shí)完成”的問題。
計(jì)劃的主體主要包括“三要素”：即目標(biāo)(做什么)、步驟(分幾步做完)和措施（怎么做)?！?BR> 目標(biāo)、步驟和措施是計(jì)劃的基本內(nèi)容，相互關(guān)聯(lián)，不可或缺，它們保證了計(jì)劃的完整性和可行性。
(3)結(jié)尾。計(jì)劃的結(jié)尾部分，應(yīng)根據(jù)行文的需要而定。常見的結(jié)尾方式有三種。一是突出重點(diǎn)，在結(jié)尾部分指出計(jì)劃的重點(diǎn)任務(wù)與實(shí)施過程中的主要環(huán)節(jié)；二是強(qiáng)調(diào)有關(guān)注意事項(xiàng)，闡明在計(jì)劃執(zhí)行中可能出現(xiàn)的問題，預(yù)先提出防范措施；三是提出號召，勉勵(lì)大家積極努力，確保計(jì)劃實(shí)現(xiàn)。