在新形勢下，如何用最低的成本、最快的方式來實現(xiàn)擴張戰(zhàn)略與轉型，是擺在眾多國際貨代企業(yè)面前的嚴峻問題。
目前，國際貨代企業(yè)采用比較多的是以聯(lián)合辦法實現(xiàn)擴張，具體的聯(lián)合辦法有以品牌或市場資源優(yōu)勢為主導的加盟連鎖的方式、以資本為紐帶的相互持股的方式、以共同商業(yè)利益為目的的協(xié)作或合作方式，通過這些合作方式，實現(xiàn)實體網(wǎng)絡的擴張或縱向服務多元化。
就目前的實際情況來看，這幾種辦法在很多國際貨代企業(yè)中取得了一定的成效。但這種方式也存在很多難以解決的問題。
橫向聯(lián)合實現(xiàn)的網(wǎng)絡擴張，形成的聯(lián)合體是松散型的，如何對這種聯(lián)合體進行有效的管理和協(xié)調，從而實現(xiàn)服務的標準化和業(yè)務數(shù)據(jù)的共享，最終達到由松散聯(lián)合體走向堅固聯(lián)合體的目標，對于國際貨代企業(yè)是一個重大問題。而縱向服務的擴張運作環(huán)節(jié)多，如何讓各環(huán)節(jié)高效運作，同時又必須保障操作和服務標準化，從而有效減少各環(huán)節(jié)運做成本，實現(xiàn)商業(yè)利益化，對于國際貨代企業(yè)也是一個重大問題。
要解決上述問題，除了利益一致之外，主要取決于組織成員對實現(xiàn)組織目標和自身利益的認同程度。最基本的辦法，就是提高信息共享程度，加大組織成員之間的信息交流，通過暢通的信息來實現(xiàn)目標一致、行動一致，也就是說，加快組織融合的關鍵因素是建立速度最快、成本最低的信息共享系統(tǒng)。
建立這樣的共享系統(tǒng)靠傳統(tǒng)的電話、傳真、會議信息溝通手段肯定是不行的，不但效率很低，而且成本很高。的辦法就是借助于現(xiàn)代信息交換技術——互聯(lián)網(wǎng)技術。通過加快建設一個有效的管理信息系統(tǒng)，來實現(xiàn)內部資源網(wǎng)絡化運作、信息共享、標準化管理、降低運作成本，是國際貨代企業(yè)提高組織認同度和組織凝聚力的一個途徑和辦法，這樣企業(yè)轉型的時間最快，投資也最少。
從國內外優(yōu)秀國際貨代企業(yè)的發(fā)展經驗來看，信息化建設都是企業(yè)發(fā)展和轉型的關鍵。
這幾年快速崛起的錦程國際物流集團股份有限公司，就是新形勢下國際貨代企業(yè)采用新辦法，快速實現(xiàn)企業(yè)轉型的成功例子?！″\程物流集團前身是錦程國際貨運，創(chuàng)立于１９９５年６月。多年來一直在東北地區(qū)發(fā)展，自從1999年開始，提出了“立足口岸、輻射內陸、拓展海外”的發(fā)展思路。錦程公司在網(wǎng)絡擴張時，借鑒了加盟連鎖的商業(yè)模式，加快了其在全國乃至全球的網(wǎng)絡布局。在短短３年時間里，已經在中國大陸、香港、韓國及美國等地，設有50多家分公司和辦事處，初步實現(xiàn)了其網(wǎng)絡化的布局。
在開始進行網(wǎng)絡化布局時，錦程物流集團的領導層就充分認識到未來管理上的問題和難度，同步提出了用網(wǎng)絡技術來支持快速擴張的戰(zhàn)略設想。截至目前，錦程國際物流集團已經實現(xiàn)了內部業(yè)務系統(tǒng)的全部聯(lián)網(wǎng)，各分支機構都可以通過該業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)的自動傳遞和共享?！″\程物流集團同時還建立了為客戶服務的電子商務網(wǎng)站和咨訊服務網(wǎng)站。目前錦程國際物流集團正在加快建設自己的內部辦公自動化系統(tǒng)和財務系統(tǒng)，還包括一套多媒體的大型視頻會議系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)的建設，有力地支持了錦程國際物流集團的快速擴張，不但大幅度降低了擴張成本，也確保了擴張的有效性。
從其他大型物流公司，如寶供、環(huán)球捷運、飛馳等的發(fā)展經驗來看，它們雖然各自有不同的發(fā)展特色和道路，但有一條是相同的，那就是企業(yè)發(fā)展的歷程同時是信息系統(tǒng)不斷建設和升級換代的過程。因此，從目前來看，加快企業(yè)信息系統(tǒng)建設，應該是國際貨代企業(yè)發(fā)展的一個重要戰(zhàn)略決策?！I(yè)務管理信息系統(tǒng)
一個完整的信息交換系統(tǒng)包括很多部分，但其中的核心是業(yè)務管理信息系統(tǒng)，所以我們下面重點討論一下，什么樣的業(yè)務管理信息系統(tǒng)最適合國際貨代企業(yè)發(fā)展需要。筆者認為，合適的管理系統(tǒng)必須具備這樣幾個條件：
一、清晰的管理流程
管理流程是企業(yè)為了規(guī)范管理業(yè)務作業(yè)而制定一個標準的操作流程。目前大部分中小型貨運代理企業(yè)采用的是一人一票負責到底的業(yè)務管理機制，其的好處是業(yè)務關系簡單，業(yè)務人員各自獨立，可以根據(jù)完整的業(yè)務流程完成情況和實際利潤情況，對業(yè)務人員進行管理和考核。但采用這種方式由于業(yè)務人員需要完成從攬貨到訂艙、報關等全部環(huán)節(jié)，造成工作不專業(yè)，各環(huán)節(jié)沒有科學合理的分工，操作不標準，對內工作效率比較低，對外形象、標準、服務不統(tǒng)一，而且由于業(yè)務人員掌握業(yè)務各個環(huán)節(jié)，容易造成流動性大等問題。
這種業(yè)務流程模式也被稱為個體戶聯(lián)合的管理模式，適應于中小型的貨運公司。比較規(guī)范的大中型國際貨運公司的管理流程，一般采用流程化垂直分工的辦法。這種管理流程是將國際貨運業(yè)務按照各個環(huán)節(jié)性質的不同采取不同的崗位，專人負責的辦法來進行管理和監(jiān)控的，比如市場營銷人員只管市場，操作人員只管訂艙、單證處理，報關人員只管報關，費用處理人員只管費用，商務人員只管代理、合約等，這樣公司部門劃分明確，分工明確，操作專業(yè)化、標準化，在規(guī)模比較大的公司是必須采取的工作流程。
好的國際貨運管理軟件系統(tǒng)，必須能夠支持企業(yè)按照規(guī)范流程進行管理和業(yè)務處理，而且企業(yè)能夠通過該系統(tǒng)的應用加強這種科學管理，促進管理水平和效率的提高，而目前國內絕大部分國際貨運管理軟件僅僅停留在單據(jù)打印和簡單的費用錄入、收付統(tǒng)計。這些軟件系統(tǒng)不支持對公司管理流程進行清晰的定義，根本談不上按照科學的流程協(xié)助企業(yè)加強管理，這樣的軟件系統(tǒng)當然也不可能促使國際貨運代理企業(yè)高速發(fā)展。
二、跨地域的管理能力
國際貨運企業(yè)在跨地域擴張過程中面臨的問題，就是信息的共享和管理過程的監(jiān)督控制，如果這兩點做不好，一方面會使企業(yè)的運營成本上升，而且快速擴張失控會導致災難性的后果。所以好的信息系統(tǒng)能夠解決好如下兩方面的問題：
首先是跨地域的集團化管理。好的信息系統(tǒng)必須支持總公司作為信息中心來進行數(shù)據(jù)集中和數(shù)據(jù)分析，以支持總公司成為商務處理中心，決策分析中心。實現(xiàn)監(jiān)控管理中心的職能，以保證企業(yè)的高速擴張在可以控制的范圍之內，同時實現(xiàn)企業(yè)規(guī)模經營和集團化采購。
其次是跨地域的數(shù)據(jù)交換。好的信息系統(tǒng)必須支持絡內部的數(shù)據(jù)交換和信息共享，以便確保在系統(tǒng)內部的數(shù)據(jù)共享，以達到降低業(yè)務處理成本和提高效率的目的，如果達不到這一點，高速擴張就同樣無法實現(xiàn)。
要實現(xiàn)以上兩點，需要解決兩方面的問題，一是數(shù)據(jù)的集中與分發(fā)技術，二是系統(tǒng)內部必須按照貨運企業(yè)的運行特點建立數(shù)據(jù)管理、共享規(guī)則和機制。
集中與分發(fā)技術問題應該是比較容易解決的，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)為數(shù)據(jù)傳輸提供了很多傳輸方式，如ＥＤＩ技術、數(shù)據(jù)庫同步技術、郵件打包傳輸、Ｗｅｂ數(shù)據(jù)集中等。國際貨運代理企業(yè)要根據(jù)自身的行業(yè)特點選擇合適的數(shù)據(jù)傳送技術方式，就目前的國內網(wǎng)絡環(huán)境來說，選擇數(shù)據(jù)庫同步傳輸是比較合適的，因為這種技術成本低，完全自動完成數(shù)據(jù)的分發(fā)和收集，而且數(shù)據(jù)傳輸也非常及時。
當前出現(xiàn)了以Ｗｅｂ方式Ｂ／Ｓ結構來構建跨地域的管理信息。但這種Ｂ／Ｓ結構的系統(tǒng)對一些業(yè)務量大，操作處理頻率高的公司來說，這種方式很難實現(xiàn)高效運作、方便處理的目的，而且復雜的統(tǒng)計分析功能也很難實現(xiàn)。
三、電子商務服務能力
高速的跨地域擴張要求企業(yè)具有為客戶提供遠程服務的能力，應該有一套良好的電子商務平臺，通過平臺，客戶可以查詢它的所有貨運信息，實現(xiàn)客戶貨物跟蹤，費用跟蹤，單據(jù)跟蹤。同時商務平臺實現(xiàn)對客戶零距離的業(yè)務咨詢、尋價、網(wǎng)上業(yè)務委托等。
另外，國外代理或收貨人也通過平臺來完成業(yè)務處理。通過現(xiàn)代Ｉｎｔｅｒｎｅｔ技術實現(xiàn)總公司、分支機構、客戶、代理等的無縫連接。
四、未來的延伸能力
一個好的國際貨運代理企業(yè)管理信息系統(tǒng)，應該能夠從簡單的進出口貨運代理管理，延伸到其他各種物流環(huán)節(jié)的操作。這就要求信息系統(tǒng)具有延展能力，或者說這個軟件服務商未來能夠提供這種擴展，如果自身的軟件系統(tǒng)或提供信息系統(tǒng)的軟件供應商不能做到這一點，這個系統(tǒng)遲早會滯后于企業(yè)發(fā)展而被淘汰出局，最終的結果是所有的前期信息建設投資宣告失敗。
再回到我國國際貨運代理企業(yè)來看，現(xiàn)在已有不少企業(yè)擁有一定網(wǎng)絡或正在組建自己的網(wǎng)絡，但絕大多數(shù)內部信息化建設非常落后，這就根本制約了企業(yè)的發(fā)展和轉型。當務之急，是建立一個適合自己公司業(yè)務操作和快速發(fā)展模式的信息系統(tǒng)?！‘斎?，任何企業(yè)引進一個適合的信息系統(tǒng)不是易事，因為這個信息系統(tǒng)對內必須涵蓋企業(yè)的運作模式，企業(yè)的業(yè)務處理流程，企業(yè)的管理理念以及深層的企業(yè)文化等方面，而且信息系統(tǒng)組建的投資是長期的過程，投資成本也不低。所以，企業(yè)在引進信息系統(tǒng)時一定要選擇專業(yè)的，有拓展性的信息系統(tǒng)軟件，而且要有逐步融合、逐步改進和逐步完善的過程準備。
一旦一個信息系統(tǒng)在企業(yè)中進行了良好的運作，不僅會讓企業(yè)的管理和服務上一個大的臺階，而且更能加速企業(yè)的發(fā)展壯大，只有這樣貨代企業(yè)才能在激烈競爭的市場中立于不敗之地。
目前，國際貨代企業(yè)采用比較多的是以聯(lián)合辦法實現(xiàn)擴張，具體的聯(lián)合辦法有以品牌或市場資源優(yōu)勢為主導的加盟連鎖的方式、以資本為紐帶的相互持股的方式、以共同商業(yè)利益為目的的協(xié)作或合作方式，通過這些合作方式，實現(xiàn)實體網(wǎng)絡的擴張或縱向服務多元化。
就目前的實際情況來看，這幾種辦法在很多國際貨代企業(yè)中取得了一定的成效。但這種方式也存在很多難以解決的問題。
橫向聯(lián)合實現(xiàn)的網(wǎng)絡擴張，形成的聯(lián)合體是松散型的，如何對這種聯(lián)合體進行有效的管理和協(xié)調，從而實現(xiàn)服務的標準化和業(yè)務數(shù)據(jù)的共享，最終達到由松散聯(lián)合體走向堅固聯(lián)合體的目標，對于國際貨代企業(yè)是一個重大問題。而縱向服務的擴張運作環(huán)節(jié)多，如何讓各環(huán)節(jié)高效運作，同時又必須保障操作和服務標準化，從而有效減少各環(huán)節(jié)運做成本，實現(xiàn)商業(yè)利益化，對于國際貨代企業(yè)也是一個重大問題。
要解決上述問題，除了利益一致之外，主要取決于組織成員對實現(xiàn)組織目標和自身利益的認同程度。最基本的辦法，就是提高信息共享程度，加大組織成員之間的信息交流，通過暢通的信息來實現(xiàn)目標一致、行動一致，也就是說，加快組織融合的關鍵因素是建立速度最快、成本最低的信息共享系統(tǒng)。
建立這樣的共享系統(tǒng)靠傳統(tǒng)的電話、傳真、會議信息溝通手段肯定是不行的，不但效率很低，而且成本很高。的辦法就是借助于現(xiàn)代信息交換技術——互聯(lián)網(wǎng)技術。通過加快建設一個有效的管理信息系統(tǒng)，來實現(xiàn)內部資源網(wǎng)絡化運作、信息共享、標準化管理、降低運作成本，是國際貨代企業(yè)提高組織認同度和組織凝聚力的一個途徑和辦法，這樣企業(yè)轉型的時間最快，投資也最少。
從國內外優(yōu)秀國際貨代企業(yè)的發(fā)展經驗來看，信息化建設都是企業(yè)發(fā)展和轉型的關鍵。
這幾年快速崛起的錦程國際物流集團股份有限公司，就是新形勢下國際貨代企業(yè)采用新辦法，快速實現(xiàn)企業(yè)轉型的成功例子?！″\程物流集團前身是錦程國際貨運，創(chuàng)立于１９９５年６月。多年來一直在東北地區(qū)發(fā)展，自從1999年開始，提出了“立足口岸、輻射內陸、拓展海外”的發(fā)展思路。錦程公司在網(wǎng)絡擴張時，借鑒了加盟連鎖的商業(yè)模式，加快了其在全國乃至全球的網(wǎng)絡布局。在短短３年時間里，已經在中國大陸、香港、韓國及美國等地，設有50多家分公司和辦事處，初步實現(xiàn)了其網(wǎng)絡化的布局。
在開始進行網(wǎng)絡化布局時，錦程物流集團的領導層就充分認識到未來管理上的問題和難度，同步提出了用網(wǎng)絡技術來支持快速擴張的戰(zhàn)略設想。截至目前，錦程國際物流集團已經實現(xiàn)了內部業(yè)務系統(tǒng)的全部聯(lián)網(wǎng)，各分支機構都可以通過該業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)的自動傳遞和共享?！″\程物流集團同時還建立了為客戶服務的電子商務網(wǎng)站和咨訊服務網(wǎng)站。目前錦程國際物流集團正在加快建設自己的內部辦公自動化系統(tǒng)和財務系統(tǒng)，還包括一套多媒體的大型視頻會議系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)的建設，有力地支持了錦程國際物流集團的快速擴張，不但大幅度降低了擴張成本，也確保了擴張的有效性。
從其他大型物流公司，如寶供、環(huán)球捷運、飛馳等的發(fā)展經驗來看，它們雖然各自有不同的發(fā)展特色和道路，但有一條是相同的，那就是企業(yè)發(fā)展的歷程同時是信息系統(tǒng)不斷建設和升級換代的過程。因此，從目前來看，加快企業(yè)信息系統(tǒng)建設，應該是國際貨代企業(yè)發(fā)展的一個重要戰(zhàn)略決策?！I(yè)務管理信息系統(tǒng)
一個完整的信息交換系統(tǒng)包括很多部分，但其中的核心是業(yè)務管理信息系統(tǒng)，所以我們下面重點討論一下，什么樣的業(yè)務管理信息系統(tǒng)最適合國際貨代企業(yè)發(fā)展需要。筆者認為，合適的管理系統(tǒng)必須具備這樣幾個條件：
一、清晰的管理流程
管理流程是企業(yè)為了規(guī)范管理業(yè)務作業(yè)而制定一個標準的操作流程。目前大部分中小型貨運代理企業(yè)采用的是一人一票負責到底的業(yè)務管理機制，其的好處是業(yè)務關系簡單，業(yè)務人員各自獨立，可以根據(jù)完整的業(yè)務流程完成情況和實際利潤情況，對業(yè)務人員進行管理和考核。但采用這種方式由于業(yè)務人員需要完成從攬貨到訂艙、報關等全部環(huán)節(jié)，造成工作不專業(yè)，各環(huán)節(jié)沒有科學合理的分工，操作不標準，對內工作效率比較低，對外形象、標準、服務不統(tǒng)一，而且由于業(yè)務人員掌握業(yè)務各個環(huán)節(jié)，容易造成流動性大等問題。
這種業(yè)務流程模式也被稱為個體戶聯(lián)合的管理模式，適應于中小型的貨運公司。比較規(guī)范的大中型國際貨運公司的管理流程，一般采用流程化垂直分工的辦法。這種管理流程是將國際貨運業(yè)務按照各個環(huán)節(jié)性質的不同采取不同的崗位，專人負責的辦法來進行管理和監(jiān)控的，比如市場營銷人員只管市場，操作人員只管訂艙、單證處理，報關人員只管報關，費用處理人員只管費用，商務人員只管代理、合約等，這樣公司部門劃分明確，分工明確，操作專業(yè)化、標準化，在規(guī)模比較大的公司是必須采取的工作流程。
好的國際貨運管理軟件系統(tǒng)，必須能夠支持企業(yè)按照規(guī)范流程進行管理和業(yè)務處理，而且企業(yè)能夠通過該系統(tǒng)的應用加強這種科學管理，促進管理水平和效率的提高，而目前國內絕大部分國際貨運管理軟件僅僅停留在單據(jù)打印和簡單的費用錄入、收付統(tǒng)計。這些軟件系統(tǒng)不支持對公司管理流程進行清晰的定義，根本談不上按照科學的流程協(xié)助企業(yè)加強管理，這樣的軟件系統(tǒng)當然也不可能促使國際貨運代理企業(yè)高速發(fā)展。
二、跨地域的管理能力
國際貨運企業(yè)在跨地域擴張過程中面臨的問題，就是信息的共享和管理過程的監(jiān)督控制，如果這兩點做不好，一方面會使企業(yè)的運營成本上升，而且快速擴張失控會導致災難性的后果。所以好的信息系統(tǒng)能夠解決好如下兩方面的問題：
首先是跨地域的集團化管理。好的信息系統(tǒng)必須支持總公司作為信息中心來進行數(shù)據(jù)集中和數(shù)據(jù)分析，以支持總公司成為商務處理中心，決策分析中心。實現(xiàn)監(jiān)控管理中心的職能，以保證企業(yè)的高速擴張在可以控制的范圍之內，同時實現(xiàn)企業(yè)規(guī)模經營和集團化采購。
其次是跨地域的數(shù)據(jù)交換。好的信息系統(tǒng)必須支持絡內部的數(shù)據(jù)交換和信息共享，以便確保在系統(tǒng)內部的數(shù)據(jù)共享，以達到降低業(yè)務處理成本和提高效率的目的，如果達不到這一點，高速擴張就同樣無法實現(xiàn)。
要實現(xiàn)以上兩點，需要解決兩方面的問題，一是數(shù)據(jù)的集中與分發(fā)技術，二是系統(tǒng)內部必須按照貨運企業(yè)的運行特點建立數(shù)據(jù)管理、共享規(guī)則和機制。
集中與分發(fā)技術問題應該是比較容易解決的，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)為數(shù)據(jù)傳輸提供了很多傳輸方式，如ＥＤＩ技術、數(shù)據(jù)庫同步技術、郵件打包傳輸、Ｗｅｂ數(shù)據(jù)集中等。國際貨運代理企業(yè)要根據(jù)自身的行業(yè)特點選擇合適的數(shù)據(jù)傳送技術方式，就目前的國內網(wǎng)絡環(huán)境來說，選擇數(shù)據(jù)庫同步傳輸是比較合適的，因為這種技術成本低，完全自動完成數(shù)據(jù)的分發(fā)和收集，而且數(shù)據(jù)傳輸也非常及時。
當前出現(xiàn)了以Ｗｅｂ方式Ｂ／Ｓ結構來構建跨地域的管理信息。但這種Ｂ／Ｓ結構的系統(tǒng)對一些業(yè)務量大，操作處理頻率高的公司來說，這種方式很難實現(xiàn)高效運作、方便處理的目的，而且復雜的統(tǒng)計分析功能也很難實現(xiàn)。
三、電子商務服務能力
高速的跨地域擴張要求企業(yè)具有為客戶提供遠程服務的能力，應該有一套良好的電子商務平臺，通過平臺，客戶可以查詢它的所有貨運信息，實現(xiàn)客戶貨物跟蹤，費用跟蹤，單據(jù)跟蹤。同時商務平臺實現(xiàn)對客戶零距離的業(yè)務咨詢、尋價、網(wǎng)上業(yè)務委托等。
另外，國外代理或收貨人也通過平臺來完成業(yè)務處理。通過現(xiàn)代Ｉｎｔｅｒｎｅｔ技術實現(xiàn)總公司、分支機構、客戶、代理等的無縫連接。
四、未來的延伸能力
一個好的國際貨運代理企業(yè)管理信息系統(tǒng)，應該能夠從簡單的進出口貨運代理管理，延伸到其他各種物流環(huán)節(jié)的操作。這就要求信息系統(tǒng)具有延展能力，或者說這個軟件服務商未來能夠提供這種擴展，如果自身的軟件系統(tǒng)或提供信息系統(tǒng)的軟件供應商不能做到這一點，這個系統(tǒng)遲早會滯后于企業(yè)發(fā)展而被淘汰出局，最終的結果是所有的前期信息建設投資宣告失敗。
再回到我國國際貨運代理企業(yè)來看，現(xiàn)在已有不少企業(yè)擁有一定網(wǎng)絡或正在組建自己的網(wǎng)絡，但絕大多數(shù)內部信息化建設非常落后，這就根本制約了企業(yè)的發(fā)展和轉型。當務之急，是建立一個適合自己公司業(yè)務操作和快速發(fā)展模式的信息系統(tǒng)?！‘斎?，任何企業(yè)引進一個適合的信息系統(tǒng)不是易事，因為這個信息系統(tǒng)對內必須涵蓋企業(yè)的運作模式，企業(yè)的業(yè)務處理流程，企業(yè)的管理理念以及深層的企業(yè)文化等方面，而且信息系統(tǒng)組建的投資是長期的過程，投資成本也不低。所以，企業(yè)在引進信息系統(tǒng)時一定要選擇專業(yè)的，有拓展性的信息系統(tǒng)軟件，而且要有逐步融合、逐步改進和逐步完善的過程準備。
一旦一個信息系統(tǒng)在企業(yè)中進行了良好的運作，不僅會讓企業(yè)的管理和服務上一個大的臺階，而且更能加速企業(yè)的發(fā)展壯大，只有這樣貨代企業(yè)才能在激烈競爭的市場中立于不敗之地。