四、賬務(wù)處理系統(tǒng)初始化
（一）設(shè)置基礎(chǔ)檔案
設(shè)置基礎(chǔ)檔案包括設(shè)置部門檔案、設(shè)置職員檔案、設(shè)置客戶檔案、設(shè)置供應(yīng)商檔案、設(shè)置外幣及匯率、設(shè)置結(jié)算方式等。這些檔案信息將在設(shè)置會計科目、填制憑證等操作中將有選擇地被引用。
1.基礎(chǔ)檔案的內(nèi)容
（1）設(shè)置部門檔案
在會計核算中，往往需要按部門進(jìn)行分類、匯總和管理, 從下一級自動向有隸屬關(guān)系的上一級進(jìn)行匯總。部門檔案是設(shè)置會計科目中要進(jìn)行部門核算的部門名稱，以及要進(jìn)行個人核算的往來個人所屬的部門。
（2）設(shè)置職員檔案
職員檔案主要用于本單位職員的個人信息資料，設(shè)置職員檔案可以方便地進(jìn)行個人往來核算和管理等操作。
提示：輸入一個職員的檔案信息之后，必須敲回車換行才能保存。
（3）設(shè)置客戶檔案
如果企業(yè)需要進(jìn)行往來賬管理，必須將企業(yè)中客戶的詳細(xì)信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關(guān)系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在銷售管理等業(yè)務(wù)中需要處理的客戶檔案資料，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定，平時如有變動應(yīng)及時在此進(jìn)行調(diào)整?？蛻魴n案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等基本信息和聯(lián)系方式及信用等級等其他信息。
提示：必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。
（4）設(shè)置供應(yīng)商檔案
企業(yè)如果需要進(jìn)行往來賬管理，必須將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細(xì)資料錄入供應(yīng)商檔案。建立供應(yīng)商檔案直接關(guān)系到對供應(yīng)商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在采購管理等業(yè)務(wù)中，需要處理的供應(yīng)商的檔案資料，應(yīng)先在本功能中設(shè)定，平時如有變動要及時在此進(jìn)行調(diào)整。
（5）設(shè)置外幣及匯率
匯率管理是專為外幣核算服務(wù)的。企業(yè)如有外幣業(yè)務(wù)，應(yīng)進(jìn)行外幣及匯率的設(shè)置。外幣及匯率的設(shè)置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數(shù)值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時使用固定匯率還是浮動匯率是由賬簿初始化設(shè)置決定的。
（6）設(shè)置結(jié)算方式
為便于管理和提高銀行對賬的效率，軟件提供了設(shè)置銀行結(jié)算方式的功能，用來建立在經(jīng)營活動中所涉及到的結(jié)算方式。
2.演示數(shù)據(jù)
1）部門檔案
部門編碼
部門名稱
部門編碼
部門名稱
1
綜合部
2
財務(wù)部
3
市場部
2）職員檔案
職員編號
職員名稱
所屬部門
101
李方
綜合部
201
劉偉
財務(wù)部
202
王寧
財務(wù)部
301
趙達(dá)
市場部
302
馬南
市場部
3）客戶檔案
客戶編碼
客戶名稱
客戶簡稱
地址
郵政編碼
001
北京育培中學(xué)
育培中學(xué)
北京市海淀區(qū)
朝陽路1號
100011
002
廣州力宏公司
力宏公司
廣州市和平區(qū)
勝利路2號
600066
4）供應(yīng)商檔案
供應(yīng)商編碼
供應(yīng)商名稱
供應(yīng)商簡稱
地址
郵編
001
北京華遠(yuǎn)有限
公司
北京華遠(yuǎn)
北京市東城區(qū)
迎賓路3號
100022
002
珠海光大軟件
公司
珠海光大
珠海市新華區(qū)
南京路4號
700077
5）外幣及匯率
幣符：USD；幣名：美元；固定匯率1：6.8。
6）結(jié)算方式
結(jié)算方式編碼
結(jié)算方式名稱
票據(jù)管理
1
現(xiàn)金
否
2
支票
否
3
其他
否
5.操作演示：
進(jìn)入用友通
基礎(chǔ)檔案設(shè)置
-
（二）設(shè)置會計科目
1.會計科目編碼：
（1）以文字形式表示的會計科目較長，必然在存儲的時候浪費計算機(jī)的內(nèi)存。
（2）對計算機(jī)處理來說文字型的科目具有二義性，文字中多一個或少一個空格計算機(jī)就認(rèn)為是兩個不同的科目，因此文字型的科目不便于計算機(jī)的分類處理。
（3）在大量的憑證處理中會計科目需要人工輸入，文字型的科目不便于提高輸入速度，輸入較慢。
（4）使文字型的科目不便于計算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的匯總。
2.設(shè)置會計會計科目編碼的一般原則
（1）首先應(yīng)結(jié)合使用本單位特點和管理需要對會計科目進(jìn)行整理，使之形成系統(tǒng)性和層次性較強的會計體系。
（2）會計科目的的設(shè)置應(yīng)符合現(xiàn)行會計制度的規(guī)定，遵照財政部規(guī)定來設(shè)置一級編碼，明細(xì)科目編碼是由企業(yè)自定的。
（3）會計科目的編碼應(yīng)具有一定的規(guī)律性。
（4）會計科目代碼的擴(kuò)展性和義務(wù)性相結(jié)合
3.會計科目設(shè)置的內(nèi)容
（1）會計科目編碼
科目編碼就是按科目編碼方案對每一科目的編碼進(jìn)行定義。其作用是：便于反映會計科目間的上下級邏輯關(guān)系；便于計算機(jī)識別和處理，將會計科目編碼作為數(shù)據(jù)處理的關(guān)鍵字，便于檢索、分類及匯總等；減少輸入工作量，提高輸入速度；促進(jìn)會計核算的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
設(shè)計會計科目編碼首先從一級科目開始，逐級向下設(shè)置明細(xì)科目。一級科目編碼按財政部的統(tǒng)一編碼方案編制；明細(xì)科目編碼按照參數(shù)設(shè)置中對科目編碼級次和級長的規(guī)定進(jìn)行設(shè)置。通常的方法是同級科目按順序排列，以序號作為本級科目編碼，加上一級科目編碼后，組成本級科目全編碼。即：
本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼
由此可見, 每級科目的全編碼都包括上級科目的編碼和本級科目編碼，這樣的編碼能夠很好地反映科目上下級之間的關(guān)系。
（2）會計科目名稱
會計科目名稱是指會計科目的漢字名稱?？颇烤幋a是計算機(jī)使用的科目代碼，而科目漢字名稱，則是證、賬、表上顯示和打印的標(biāo)志，是企業(yè)與外部交流信息所使用的標(biāo)志。因此在定義科目名稱時，必須嚴(yán)格按照會計制度規(guī)定的科目名稱輸入，做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。輸入科目名稱時應(yīng)盡量避免重名，以免影響科目運用的準(zhǔn)確性。
（3）科目類型
即按會計科目性質(zhì)對會計科目進(jìn)行劃分。按照會計制度規(guī)定, 科目類型分為五大類,即資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益。指定會計科目的類型，這是計算機(jī)自動進(jìn)行分類匯總的依據(jù)。新的會計準(zhǔn)則中，財政部規(guī)定的一級科目編碼的第一位，即科目大類代碼為：“1=資產(chǎn)”，“2=負(fù)債”， “3=共同類”“4=所有者權(quán)益”，“5=成本”，“6=損益”。因此在指定科目類型時必須將定義的類型與編碼的第一位保持一致。
（4）助記碼
（5）賬頁格式
即根據(jù)會計核算的需要對會計賬簿進(jìn)行格式定義，賬頁格式一般有金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式等種類。
（6）輔助賬核算
輔助賬是指科目的輔助核算內(nèi)容，主要有個人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來、部門核算、項目核算。
舉例:
手工方式下，應(yīng)收賬款應(yīng)該按照企業(yè)名稱設(shè)置明細(xì)科目，比如，應(yīng)收賬款－A公司，應(yīng)收賬款－B公司，應(yīng)收賬款－C公司。
填制憑證的時候，比如說如下分錄：
借：應(yīng)收賬款——A公司 30 000
貸：主營業(yè)務(wù)收入 30 000
手工方式下，采用活頁式賬簿，因為隨著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的變化，明細(xì)科目的內(nèi)容也在發(fā)生變動，采用活頁式賬簿比較容易核算。
計算機(jī)方式下如果采用手工記賬方式下的明細(xì)設(shè)置方法，就會出現(xiàn)信息設(shè)置重復(fù)，因此我們就應(yīng)該考慮如何將應(yīng)收賬款科目和客戶檔案聯(lián)系起來。方法是：建立應(yīng)收賬款科目的時候，我們可以將其設(shè)置為“客戶往來輔助核算”，這樣應(yīng)收賬款科目和客戶檔案就可以自動建立起聯(lián)系。以上面的分錄為例，在填制憑證的時候，計算機(jī)會彈出一個輔助窗口，由憑證填制人員選擇是與哪一個公司發(fā)生的業(yè)務(wù)往來，然后輸入金額3萬。
設(shè)置往來核算可以按往來目錄進(jìn)行分類和匯總,即下一級將自動向有隸屬關(guān)系的上一級進(jìn)行匯總；設(shè)置部門核算可以按部門進(jìn)行分類和匯總；設(shè)置項目核算不僅可方便地實現(xiàn)對部分成本費用和收入按項目核算，而且為這些成本費用及收入情況的管理提供了快速方便的輔助手段。
（一）設(shè)置基礎(chǔ)檔案
設(shè)置基礎(chǔ)檔案包括設(shè)置部門檔案、設(shè)置職員檔案、設(shè)置客戶檔案、設(shè)置供應(yīng)商檔案、設(shè)置外幣及匯率、設(shè)置結(jié)算方式等。這些檔案信息將在設(shè)置會計科目、填制憑證等操作中將有選擇地被引用。
1.基礎(chǔ)檔案的內(nèi)容
（1）設(shè)置部門檔案
在會計核算中，往往需要按部門進(jìn)行分類、匯總和管理, 從下一級自動向有隸屬關(guān)系的上一級進(jìn)行匯總。部門檔案是設(shè)置會計科目中要進(jìn)行部門核算的部門名稱，以及要進(jìn)行個人核算的往來個人所屬的部門。
（2）設(shè)置職員檔案
職員檔案主要用于本單位職員的個人信息資料，設(shè)置職員檔案可以方便地進(jìn)行個人往來核算和管理等操作。
提示：輸入一個職員的檔案信息之后，必須敲回車換行才能保存。
（3）設(shè)置客戶檔案
如果企業(yè)需要進(jìn)行往來賬管理，必須將企業(yè)中客戶的詳細(xì)信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關(guān)系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在銷售管理等業(yè)務(wù)中需要處理的客戶檔案資料，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定，平時如有變動應(yīng)及時在此進(jìn)行調(diào)整?？蛻魴n案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等基本信息和聯(lián)系方式及信用等級等其他信息。
提示：必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。
（4）設(shè)置供應(yīng)商檔案
企業(yè)如果需要進(jìn)行往來賬管理，必須將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細(xì)資料錄入供應(yīng)商檔案。建立供應(yīng)商檔案直接關(guān)系到對供應(yīng)商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在采購管理等業(yè)務(wù)中，需要處理的供應(yīng)商的檔案資料，應(yīng)先在本功能中設(shè)定，平時如有變動要及時在此進(jìn)行調(diào)整。
（5）設(shè)置外幣及匯率
匯率管理是專為外幣核算服務(wù)的。企業(yè)如有外幣業(yè)務(wù)，應(yīng)進(jìn)行外幣及匯率的設(shè)置。外幣及匯率的設(shè)置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數(shù)值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時使用固定匯率還是浮動匯率是由賬簿初始化設(shè)置決定的。
（6）設(shè)置結(jié)算方式
為便于管理和提高銀行對賬的效率，軟件提供了設(shè)置銀行結(jié)算方式的功能，用來建立在經(jīng)營活動中所涉及到的結(jié)算方式。
2.演示數(shù)據(jù)
1）部門檔案
部門編碼
部門名稱
部門編碼
部門名稱
1
綜合部
2
財務(wù)部
3
市場部
2）職員檔案
職員編號
職員名稱
所屬部門
101
李方
綜合部
201
劉偉
財務(wù)部
202
王寧
財務(wù)部
301
趙達(dá)
市場部
302
馬南
市場部
3）客戶檔案
客戶編碼
客戶名稱
客戶簡稱
地址
郵政編碼
001
北京育培中學(xué)
育培中學(xué)
北京市海淀區(qū)
朝陽路1號
100011
002
廣州力宏公司
力宏公司
廣州市和平區(qū)
勝利路2號
600066
4）供應(yīng)商檔案
供應(yīng)商編碼
供應(yīng)商名稱
供應(yīng)商簡稱
地址
郵編
001
北京華遠(yuǎn)有限
公司
北京華遠(yuǎn)
北京市東城區(qū)
迎賓路3號
100022
002
珠海光大軟件
公司
珠海光大
珠海市新華區(qū)
南京路4號
700077
5）外幣及匯率
幣符：USD；幣名：美元；固定匯率1：6.8。
6）結(jié)算方式
結(jié)算方式編碼
結(jié)算方式名稱
票據(jù)管理
1
現(xiàn)金
否
2
支票
否
3
其他
否
5.操作演示：
進(jìn)入用友通
基礎(chǔ)檔案設(shè)置
-
（二）設(shè)置會計科目
1.會計科目編碼：
（1）以文字形式表示的會計科目較長，必然在存儲的時候浪費計算機(jī)的內(nèi)存。
（2）對計算機(jī)處理來說文字型的科目具有二義性，文字中多一個或少一個空格計算機(jī)就認(rèn)為是兩個不同的科目，因此文字型的科目不便于計算機(jī)的分類處理。
（3）在大量的憑證處理中會計科目需要人工輸入，文字型的科目不便于提高輸入速度，輸入較慢。
（4）使文字型的科目不便于計算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的匯總。
2.設(shè)置會計會計科目編碼的一般原則
（1）首先應(yīng)結(jié)合使用本單位特點和管理需要對會計科目進(jìn)行整理，使之形成系統(tǒng)性和層次性較強的會計體系。
（2）會計科目的的設(shè)置應(yīng)符合現(xiàn)行會計制度的規(guī)定，遵照財政部規(guī)定來設(shè)置一級編碼，明細(xì)科目編碼是由企業(yè)自定的。
（3）會計科目的編碼應(yīng)具有一定的規(guī)律性。
（4）會計科目代碼的擴(kuò)展性和義務(wù)性相結(jié)合
3.會計科目設(shè)置的內(nèi)容
（1）會計科目編碼
科目編碼就是按科目編碼方案對每一科目的編碼進(jìn)行定義。其作用是：便于反映會計科目間的上下級邏輯關(guān)系；便于計算機(jī)識別和處理，將會計科目編碼作為數(shù)據(jù)處理的關(guān)鍵字，便于檢索、分類及匯總等；減少輸入工作量，提高輸入速度；促進(jìn)會計核算的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
設(shè)計會計科目編碼首先從一級科目開始，逐級向下設(shè)置明細(xì)科目。一級科目編碼按財政部的統(tǒng)一編碼方案編制；明細(xì)科目編碼按照參數(shù)設(shè)置中對科目編碼級次和級長的規(guī)定進(jìn)行設(shè)置。通常的方法是同級科目按順序排列，以序號作為本級科目編碼，加上一級科目編碼后，組成本級科目全編碼。即：
本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼
由此可見, 每級科目的全編碼都包括上級科目的編碼和本級科目編碼，這樣的編碼能夠很好地反映科目上下級之間的關(guān)系。
（2）會計科目名稱
會計科目名稱是指會計科目的漢字名稱?？颇烤幋a是計算機(jī)使用的科目代碼，而科目漢字名稱，則是證、賬、表上顯示和打印的標(biāo)志，是企業(yè)與外部交流信息所使用的標(biāo)志。因此在定義科目名稱時，必須嚴(yán)格按照會計制度規(guī)定的科目名稱輸入，做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。輸入科目名稱時應(yīng)盡量避免重名，以免影響科目運用的準(zhǔn)確性。
（3）科目類型
即按會計科目性質(zhì)對會計科目進(jìn)行劃分。按照會計制度規(guī)定, 科目類型分為五大類,即資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益。指定會計科目的類型，這是計算機(jī)自動進(jìn)行分類匯總的依據(jù)。新的會計準(zhǔn)則中，財政部規(guī)定的一級科目編碼的第一位，即科目大類代碼為：“1=資產(chǎn)”，“2=負(fù)債”， “3=共同類”“4=所有者權(quán)益”，“5=成本”，“6=損益”。因此在指定科目類型時必須將定義的類型與編碼的第一位保持一致。
（4）助記碼
（5）賬頁格式
即根據(jù)會計核算的需要對會計賬簿進(jìn)行格式定義，賬頁格式一般有金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式等種類。
（6）輔助賬核算
輔助賬是指科目的輔助核算內(nèi)容，主要有個人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來、部門核算、項目核算。
舉例:
手工方式下，應(yīng)收賬款應(yīng)該按照企業(yè)名稱設(shè)置明細(xì)科目，比如，應(yīng)收賬款－A公司，應(yīng)收賬款－B公司，應(yīng)收賬款－C公司。
填制憑證的時候，比如說如下分錄：
借：應(yīng)收賬款——A公司 30 000
貸：主營業(yè)務(wù)收入 30 000
手工方式下，采用活頁式賬簿，因為隨著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的變化，明細(xì)科目的內(nèi)容也在發(fā)生變動，采用活頁式賬簿比較容易核算。
計算機(jī)方式下如果采用手工記賬方式下的明細(xì)設(shè)置方法，就會出現(xiàn)信息設(shè)置重復(fù)，因此我們就應(yīng)該考慮如何將應(yīng)收賬款科目和客戶檔案聯(lián)系起來。方法是：建立應(yīng)收賬款科目的時候，我們可以將其設(shè)置為“客戶往來輔助核算”，這樣應(yīng)收賬款科目和客戶檔案就可以自動建立起聯(lián)系。以上面的分錄為例，在填制憑證的時候，計算機(jī)會彈出一個輔助窗口，由憑證填制人員選擇是與哪一個公司發(fā)生的業(yè)務(wù)往來，然后輸入金額3萬。
設(shè)置往來核算可以按往來目錄進(jìn)行分類和匯總,即下一級將自動向有隸屬關(guān)系的上一級進(jìn)行匯總；設(shè)置部門核算可以按部門進(jìn)行分類和匯總；設(shè)置項目核算不僅可方便地實現(xiàn)對部分成本費用和收入按項目核算，而且為這些成本費用及收入情況的管理提供了快速方便的輔助手段。