1. 危險信號法(紅旗標志)
在內部審計中,內部審計師應關注容易導致舞弊發(fā)生的內部控制薄弱點,這是內部審計師遵循應有的職業(yè)審慎性的要求。危險信號法(紅旗標志)就是幫助內部審計師關注控制弱點的一種有效方法。
危險信號法(紅旗標志法),是利用一整套文字標明哪種條件下舞弊發(fā)生率較高的方法。在審計過程中,內部審計師必須警覺那些預示控制制度不當可能導致舞弊的信號,及犯罪者已經(jīng)利用這些控制弱點或缺失的制度實施舞弊的可能性。這些信號被稱為“紅旗標志”或“危險信號”(以下統(tǒng)稱為“危險信號”)。
危險信號是指可能與舞弊行為相關聯(lián)的事項或活動,是在總結以往舞弊經(jīng)驗的基礎上得出的,因此,在有危險信號的地方,人們通常會發(fā)現(xiàn)舞弊的特征或狀況,并且發(fā)生舞弊的可能性會比較高。
對每個組織來說,編制“危險信號”清單是一項很好的做法,依據(jù)組織性質不同,組織的“危險信號”是不同的。在計劃和實施審計過程中,這樣一份清單是很有用的。但是,危險信號不能證明舞弊已經(jīng)發(fā)生,相反,它們只是用于改變審計師注意力,使他們注意到有問題區(qū)域或者有問題活動,然后,審計師進行調查,以取得舞弊可能發(fā)生或者舞弊事實上沒有發(fā)生的客觀證據(jù)。
如果內部審計師的調查發(fā)現(xiàn)了舞弊可能發(fā)生的證據(jù),那么審計師就要馬上向內部審計部門報告這種情況,要求進行廣泛的舞弊調查和司法鑒定調查。在此階段,內部審計師必須注意不要讓受懷疑的犯罪者察覺到這一切。
1.1. 導致舞弊的因素
所有舞弊活動都具有影響舞弊實施的共同條件:機會、動機和合理化。這些條件既適用于個人,也適用于整個組織。即使在沒有個人危險信號的情況下,對于接受審計的組織或活動,內部審計師也必須警覺到產(chǎn)生舞弊需求、機會或理由的環(huán)境因素。無論這些條件是單獨出現(xiàn),還是一起出現(xiàn),它們都是危險信號,是提醒內部審計師需要在業(yè)務過程中投入更多注意力的信號。
機會,是指工作區(qū)域所處的環(huán)境。較弱的控制或缺乏控制都為非法者提供了實施舞弊的機會。這就是為什么內部審計師將注意力集中在控制制度有效性和存在性,以降低業(yè)務風險的原因。下列事項能夠提供舞弊機會:
¡ 顯示有效的程序中存在缺陷;
¡ 暫時出現(xiàn)的擾亂有效程序執(zhí)行的情況(如管理人員缺席或者異常沉重的工作負擔);
¡ 較弱的管理層結構,使管理人員可以繞過有效控制制度。
舉個例子,假定內部審計師正在檢查某公司的運輸和驗收職能,該審計師注意到?jīng)]有控制制度要求對應收貨款進行交叉檢驗,雖然可能沒有實際發(fā)生舞弊活動,但是這種環(huán)境危險信號或組織危險信號預示著這是控制弱點,有可能產(chǎn)生舞弊機會。該審計師應該調查存貨、生產(chǎn)消耗量和對外運輸量是否與應收賬款相匹配。
內部審計師不可能了解足夠多的雇員個人信息,以確認導致雇員實施舞弊的動機。但是,內部審計師應該認識到有效控制的缺乏和有缺陷控制的存在。
動機,也可以說刺激、壓力,是指舞弊行為的實施理由。需求經(jīng)常與金錢有關,如需要償還賭債或需要為貴重物品買單。對金錢的需求還刺激旨在維護工作崗位的舞弊行為,如希望繼續(xù)留在競爭力很強的銷售部門工作;需求還指心理或感情的需求。例如,一些人需要感覺他們處于控制之中,并且他們能夠戰(zhàn)勝這些控制系統(tǒng),他們實施舞弊是要證明他們的能力。因此,某些性格類型也可能是危險信號:有些人有破壞或放松規(guī)定的趨向;有些人習慣凌駕于常規(guī)系統(tǒng)之上以達到個人目的。某些感情因素也可能成為強大的動力,如雇員覺得其受到上級歧視或侮辱的申述沒有得到管理層的重視,那么他們就可能將舞弊活動視為一種報復、獲取補償?shù)男袆印?BR> 合理化,是指在一些研究舞弊著作中都提到的一種行為方式,即,實施舞弊的人都需要能夠以一些方式來解釋自己的行為,要么將其視為無意的或不可控制的、偏離了其正常行為的行為(一種無法抗拒的做錯事的強烈沖動),要么避而不談其行為的“不當性”。雇員們會利用資金缺乏作為合理化的理由,也會在寬松的道德環(huán)境中尋求使他們的行為合理化的理由。例如,他們會說“因為每個人都這樣做,所以這樣做一定是對的”。在現(xiàn)實中,是不存在完美無缺的理由的,能夠為舞弊者行為辯解的理由更是不可能美滿的。因此,無論是個人還是組織陳述的完美無缺和有力的理由,都有可能是危險信號。
內部審計師在整個業(yè)務過程中,都應該證實典型的危險信號。
¡ 從本質上說,危險信號是主觀的,因此,即使是在計劃合理并且按《標準》實施的審計過程中,也有可能某些危險信號沒有引起內部審計師的注意。
¡ 內部審計師只要以專業(yè)判斷,意識到那些可能需要進一步收集事實證據(jù)的危險信號就可,不必記錄所有危險信號。
¡ 危險信號的存在不一定意味著馬上實施舞弊調查,內部審計師也不應該與管理層、法律顧問或審計委員會討論相關事宜。只有在審計師收集了足夠證實舞弊發(fā)生的事實證據(jù)后,才應該開始討論。
1.1. 危險信號類型
1.1.1. 審計循環(huán)危險信號
內部審計檢查四個領域或四個循環(huán)的活動:
¡ 收益,包括記錄的應收賬款和收到的款項,例如,與行業(yè)發(fā)展趨勢不符的異常增長,高運輸量與低銷售量之間存在的差異,緩慢的應收賬款回收期限,有爭議的應收賬戶核銷記錄;
¡ 支出,包括與業(yè)務運營成本有關的債務,例如,采購人員或者薪酬部門內部人員的更換頻率較高,一或二個供應商提供的超常采購數(shù)額,一個供貨商對應多個匯款地址,未經(jīng)授權的工資增長,容易接觸空白工資支票或支票簽發(fā)系統(tǒng),大量的手工編制工資表或手工簽發(fā)支票,有計劃地將退回貨物登人明細賬,允許采購員收取訂單;
¡ 生產(chǎn),集中在與生產(chǎn)和銷售的產(chǎn)品或服務有關的成本上,例如,經(jīng)常的產(chǎn)量過剩,大量廢料,對倉庫和運輸?shù)攸c沒有建立進入控制,反常地高維護和維修成本,存貨周轉率與生產(chǎn)周期不一致,標上運輸標記卻沒有運走的貨物;
¡ 財務,包括或有負債和發(fā)行流通的股票,例如,在采用新財務核算方法前重要數(shù)據(jù)的重大變化,銷售額和應收賬款之間的不一致,在采用新財務核算方法前會計核算、法律顧問或者財政狀況的變化,在申請貸款前拖延發(fā)布財務報告。
1.1.2. 環(huán)境危險信號
可以從宏觀和微觀兩個層面考慮環(huán)境。宏觀層面是指影響整個行業(yè)、國家和全球地區(qū)的情況,而微觀層面是指具體組織。
宏觀層面的危險信號包括:
¡ 激烈競爭環(huán)境,在這樣的環(huán)境中,一些商家可能被不公平商業(yè)規(guī)則或經(jīng)濟衰退所阻礙,從而給公司帶來壓力,造成工人被解雇,進而將壓力轉嫁給個人。這些情況產(chǎn)生了實施舞弊的需求。
¡ 剛被撤銷管制或控制效率低下的企業(yè),由于控制缺失或控制松散,為舞弊發(fā)生提供了機會。某些類型的企業(yè),由于其自身性質,也會為舞弊提供機會,例如,商業(yè)活動中接觸現(xiàn)金的容易程度,交易的復雜性和所導致的交易不透明性。
¡ 某行業(yè)或文化中存在的不誠實或違反法律法規(guī)的風氣(例如,在某類政府承包商范圍內過去的腐敗經(jīng)歷,政府官員接受賄賂的事例)。這些危險信號說明了舞弊理由的構成因素:犯罪者會將接受賄賂的經(jīng)歷或風氣當作舞弊的合理化理由。
在微觀層面或組織層面中,也可以看到同樣類型的危險信號:
¡ 由于一些事件導致對資金的需要,例如,失去了可獲利的合同、為獲得貸款需要改善財務業(yè)績的壓力、發(fā)行股票前要求改善財務業(yè)績的壓力、研發(fā)失敗從而威脅到組織產(chǎn)品銷售渠道。
¡ 重組意味著將所有控制政策全部打亂,這會為舞弊發(fā)生提供機會。沒有對雇員進行全面檢查,可能會雇用了需要實施舞弊的人。管理人員和監(jiān)督人員沒有執(zhí)行、加強和監(jiān)督控制政策也能夠形成一種尋找舞弊機會的企業(yè)文化。
¡ 沒有對所有人員進行組織道德規(guī)范教育,可能造成這樣一種文化氛圍,即認為很容易將大的或小的舞弊行為(包括盜竊、投標價格操縱、回扣、利益沖突)合理化。
有兩種特定類型微觀環(huán)境為舞弊實施提供了特定機會,也是內部審計所面臨的挑戰(zhàn),即跨國組織和過分依賴技術的組織。
¡ 跨國組織。審計在國際范圍內經(jīng)營的公司可以發(fā)現(xiàn)許多類型危險信號,這些信號的產(chǎn)生源于分散型和多文化組織中維護內部控制的難度。受賄可以從兩個角度反映:一是雇員可能收受回扣;二是大量的、難以說清楚的支出被冠以向外國官員行賄的名義來掩飾。管理人員可以在工資單上偽造不存在的雇員,可以丟失記錄,可以將兌換率差額據(jù)為己有。無數(shù)合法的國際間資本流動能夠掩蓋將非法資金轉移到合法賬戶的過程。
¡ 依賴計算機技術的組織。過分依賴計算機技術的組織面對著控制安全性的挑戰(zhàn)。如,利用計算機系統(tǒng)偷竊資產(chǎn)(包括那些有助于證實偷竊發(fā)生的數(shù)據(jù)),同時掩飾這種舞弊行為;進入系統(tǒng)擅自改變控制和記錄,可以很方便地、很容易地接觸到知識財產(chǎn)。內部審計師必須警覺到預示著無效安全控制的危險信號(例如,不能控制接觸面的較差的網(wǎng)絡管理、缺少能夠顯示未經(jīng)授權接觸系統(tǒng)的報告、未經(jīng)授權的用戶了解和使用密碼、用戶沒能通過密碼保護其計算機、缺少用以發(fā)現(xiàn)入侵者的防火墻)。審計師還必須注意到這類危險信號,如干擾系統(tǒng)或數(shù)據(jù)丟失的方式、異常的系統(tǒng)使用方法、職員工作時間很長或者超出其正常工作時間以至于他們可以一直在線,等等。
在內部審計中,內部審計師應關注容易導致舞弊發(fā)生的內部控制薄弱點,這是內部審計師遵循應有的職業(yè)審慎性的要求。危險信號法(紅旗標志)就是幫助內部審計師關注控制弱點的一種有效方法。
危險信號法(紅旗標志法),是利用一整套文字標明哪種條件下舞弊發(fā)生率較高的方法。在審計過程中,內部審計師必須警覺那些預示控制制度不當可能導致舞弊的信號,及犯罪者已經(jīng)利用這些控制弱點或缺失的制度實施舞弊的可能性。這些信號被稱為“紅旗標志”或“危險信號”(以下統(tǒng)稱為“危險信號”)。
危險信號是指可能與舞弊行為相關聯(lián)的事項或活動,是在總結以往舞弊經(jīng)驗的基礎上得出的,因此,在有危險信號的地方,人們通常會發(fā)現(xiàn)舞弊的特征或狀況,并且發(fā)生舞弊的可能性會比較高。
對每個組織來說,編制“危險信號”清單是一項很好的做法,依據(jù)組織性質不同,組織的“危險信號”是不同的。在計劃和實施審計過程中,這樣一份清單是很有用的。但是,危險信號不能證明舞弊已經(jīng)發(fā)生,相反,它們只是用于改變審計師注意力,使他們注意到有問題區(qū)域或者有問題活動,然后,審計師進行調查,以取得舞弊可能發(fā)生或者舞弊事實上沒有發(fā)生的客觀證據(jù)。
如果內部審計師的調查發(fā)現(xiàn)了舞弊可能發(fā)生的證據(jù),那么審計師就要馬上向內部審計部門報告這種情況,要求進行廣泛的舞弊調查和司法鑒定調查。在此階段,內部審計師必須注意不要讓受懷疑的犯罪者察覺到這一切。
1.1. 導致舞弊的因素
所有舞弊活動都具有影響舞弊實施的共同條件:機會、動機和合理化。這些條件既適用于個人,也適用于整個組織。即使在沒有個人危險信號的情況下,對于接受審計的組織或活動,內部審計師也必須警覺到產(chǎn)生舞弊需求、機會或理由的環(huán)境因素。無論這些條件是單獨出現(xiàn),還是一起出現(xiàn),它們都是危險信號,是提醒內部審計師需要在業(yè)務過程中投入更多注意力的信號。
機會,是指工作區(qū)域所處的環(huán)境。較弱的控制或缺乏控制都為非法者提供了實施舞弊的機會。這就是為什么內部審計師將注意力集中在控制制度有效性和存在性,以降低業(yè)務風險的原因。下列事項能夠提供舞弊機會:
¡ 顯示有效的程序中存在缺陷;
¡ 暫時出現(xiàn)的擾亂有效程序執(zhí)行的情況(如管理人員缺席或者異常沉重的工作負擔);
¡ 較弱的管理層結構,使管理人員可以繞過有效控制制度。
舉個例子,假定內部審計師正在檢查某公司的運輸和驗收職能,該審計師注意到?jīng)]有控制制度要求對應收貨款進行交叉檢驗,雖然可能沒有實際發(fā)生舞弊活動,但是這種環(huán)境危險信號或組織危險信號預示著這是控制弱點,有可能產(chǎn)生舞弊機會。該審計師應該調查存貨、生產(chǎn)消耗量和對外運輸量是否與應收賬款相匹配。
內部審計師不可能了解足夠多的雇員個人信息,以確認導致雇員實施舞弊的動機。但是,內部審計師應該認識到有效控制的缺乏和有缺陷控制的存在。
動機,也可以說刺激、壓力,是指舞弊行為的實施理由。需求經(jīng)常與金錢有關,如需要償還賭債或需要為貴重物品買單。對金錢的需求還刺激旨在維護工作崗位的舞弊行為,如希望繼續(xù)留在競爭力很強的銷售部門工作;需求還指心理或感情的需求。例如,一些人需要感覺他們處于控制之中,并且他們能夠戰(zhàn)勝這些控制系統(tǒng),他們實施舞弊是要證明他們的能力。因此,某些性格類型也可能是危險信號:有些人有破壞或放松規(guī)定的趨向;有些人習慣凌駕于常規(guī)系統(tǒng)之上以達到個人目的。某些感情因素也可能成為強大的動力,如雇員覺得其受到上級歧視或侮辱的申述沒有得到管理層的重視,那么他們就可能將舞弊活動視為一種報復、獲取補償?shù)男袆印?BR> 合理化,是指在一些研究舞弊著作中都提到的一種行為方式,即,實施舞弊的人都需要能夠以一些方式來解釋自己的行為,要么將其視為無意的或不可控制的、偏離了其正常行為的行為(一種無法抗拒的做錯事的強烈沖動),要么避而不談其行為的“不當性”。雇員們會利用資金缺乏作為合理化的理由,也會在寬松的道德環(huán)境中尋求使他們的行為合理化的理由。例如,他們會說“因為每個人都這樣做,所以這樣做一定是對的”。在現(xiàn)實中,是不存在完美無缺的理由的,能夠為舞弊者行為辯解的理由更是不可能美滿的。因此,無論是個人還是組織陳述的完美無缺和有力的理由,都有可能是危險信號。
內部審計師在整個業(yè)務過程中,都應該證實典型的危險信號。
¡ 從本質上說,危險信號是主觀的,因此,即使是在計劃合理并且按《標準》實施的審計過程中,也有可能某些危險信號沒有引起內部審計師的注意。
¡ 內部審計師只要以專業(yè)判斷,意識到那些可能需要進一步收集事實證據(jù)的危險信號就可,不必記錄所有危險信號。
¡ 危險信號的存在不一定意味著馬上實施舞弊調查,內部審計師也不應該與管理層、法律顧問或審計委員會討論相關事宜。只有在審計師收集了足夠證實舞弊發(fā)生的事實證據(jù)后,才應該開始討論。
1.1. 危險信號類型
1.1.1. 審計循環(huán)危險信號
內部審計檢查四個領域或四個循環(huán)的活動:
¡ 收益,包括記錄的應收賬款和收到的款項,例如,與行業(yè)發(fā)展趨勢不符的異常增長,高運輸量與低銷售量之間存在的差異,緩慢的應收賬款回收期限,有爭議的應收賬戶核銷記錄;
¡ 支出,包括與業(yè)務運營成本有關的債務,例如,采購人員或者薪酬部門內部人員的更換頻率較高,一或二個供應商提供的超常采購數(shù)額,一個供貨商對應多個匯款地址,未經(jīng)授權的工資增長,容易接觸空白工資支票或支票簽發(fā)系統(tǒng),大量的手工編制工資表或手工簽發(fā)支票,有計劃地將退回貨物登人明細賬,允許采購員收取訂單;
¡ 生產(chǎn),集中在與生產(chǎn)和銷售的產(chǎn)品或服務有關的成本上,例如,經(jīng)常的產(chǎn)量過剩,大量廢料,對倉庫和運輸?shù)攸c沒有建立進入控制,反常地高維護和維修成本,存貨周轉率與生產(chǎn)周期不一致,標上運輸標記卻沒有運走的貨物;
¡ 財務,包括或有負債和發(fā)行流通的股票,例如,在采用新財務核算方法前重要數(shù)據(jù)的重大變化,銷售額和應收賬款之間的不一致,在采用新財務核算方法前會計核算、法律顧問或者財政狀況的變化,在申請貸款前拖延發(fā)布財務報告。
1.1.2. 環(huán)境危險信號
可以從宏觀和微觀兩個層面考慮環(huán)境。宏觀層面是指影響整個行業(yè)、國家和全球地區(qū)的情況,而微觀層面是指具體組織。
宏觀層面的危險信號包括:
¡ 激烈競爭環(huán)境,在這樣的環(huán)境中,一些商家可能被不公平商業(yè)規(guī)則或經(jīng)濟衰退所阻礙,從而給公司帶來壓力,造成工人被解雇,進而將壓力轉嫁給個人。這些情況產(chǎn)生了實施舞弊的需求。
¡ 剛被撤銷管制或控制效率低下的企業(yè),由于控制缺失或控制松散,為舞弊發(fā)生提供了機會。某些類型的企業(yè),由于其自身性質,也會為舞弊提供機會,例如,商業(yè)活動中接觸現(xiàn)金的容易程度,交易的復雜性和所導致的交易不透明性。
¡ 某行業(yè)或文化中存在的不誠實或違反法律法規(guī)的風氣(例如,在某類政府承包商范圍內過去的腐敗經(jīng)歷,政府官員接受賄賂的事例)。這些危險信號說明了舞弊理由的構成因素:犯罪者會將接受賄賂的經(jīng)歷或風氣當作舞弊的合理化理由。
在微觀層面或組織層面中,也可以看到同樣類型的危險信號:
¡ 由于一些事件導致對資金的需要,例如,失去了可獲利的合同、為獲得貸款需要改善財務業(yè)績的壓力、發(fā)行股票前要求改善財務業(yè)績的壓力、研發(fā)失敗從而威脅到組織產(chǎn)品銷售渠道。
¡ 重組意味著將所有控制政策全部打亂,這會為舞弊發(fā)生提供機會。沒有對雇員進行全面檢查,可能會雇用了需要實施舞弊的人。管理人員和監(jiān)督人員沒有執(zhí)行、加強和監(jiān)督控制政策也能夠形成一種尋找舞弊機會的企業(yè)文化。
¡ 沒有對所有人員進行組織道德規(guī)范教育,可能造成這樣一種文化氛圍,即認為很容易將大的或小的舞弊行為(包括盜竊、投標價格操縱、回扣、利益沖突)合理化。
有兩種特定類型微觀環(huán)境為舞弊實施提供了特定機會,也是內部審計所面臨的挑戰(zhàn),即跨國組織和過分依賴技術的組織。
¡ 跨國組織。審計在國際范圍內經(jīng)營的公司可以發(fā)現(xiàn)許多類型危險信號,這些信號的產(chǎn)生源于分散型和多文化組織中維護內部控制的難度。受賄可以從兩個角度反映:一是雇員可能收受回扣;二是大量的、難以說清楚的支出被冠以向外國官員行賄的名義來掩飾。管理人員可以在工資單上偽造不存在的雇員,可以丟失記錄,可以將兌換率差額據(jù)為己有。無數(shù)合法的國際間資本流動能夠掩蓋將非法資金轉移到合法賬戶的過程。
¡ 依賴計算機技術的組織。過分依賴計算機技術的組織面對著控制安全性的挑戰(zhàn)。如,利用計算機系統(tǒng)偷竊資產(chǎn)(包括那些有助于證實偷竊發(fā)生的數(shù)據(jù)),同時掩飾這種舞弊行為;進入系統(tǒng)擅自改變控制和記錄,可以很方便地、很容易地接觸到知識財產(chǎn)。內部審計師必須警覺到預示著無效安全控制的危險信號(例如,不能控制接觸面的較差的網(wǎng)絡管理、缺少能夠顯示未經(jīng)授權接觸系統(tǒng)的報告、未經(jīng)授權的用戶了解和使用密碼、用戶沒能通過密碼保護其計算機、缺少用以發(fā)現(xiàn)入侵者的防火墻)。審計師還必須注意到這類危險信號,如干擾系統(tǒng)或數(shù)據(jù)丟失的方式、異常的系統(tǒng)使用方法、職員工作時間很長或者超出其正常工作時間以至于他們可以一直在線,等等。

