2010年國際內(nèi)審師輔導(dǎo):實(shí)施內(nèi)部審計(jì)業(yè)務(wù)(22)

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1.1.1.1 檢查會(huì)計(jì)記錄
    根據(jù)威爾斯的觀點(diǎn),發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)記錄中舞弊最簡單的一種方法是尋找會(huì)計(jì)交易循環(huán)各個(gè)不同環(huán)節(jié)的薄弱點(diǎn)。合法的交易是有根可循的。大多數(shù)交易開始都會(huì)有原始憑證,例如發(fā)票、支票或驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。
    這些原始憑證是日記賬分錄的基礎(chǔ),日記賬分錄是依時(shí)間順序?qū)灰捉璺浇痤~和貸方金額的列表。各種不同的日記賬都有分錄,分錄被登錄到日記賬中。賬戶中的各交易金額匯總到一起成為一段時(shí)期的財(cái)務(wù)報(bào)表。
    當(dāng)虛假的分錄被登到會(huì)計(jì)賬戶中時(shí),原始憑證通常會(huì)被銷毀、變?cè)旎蛘咝薷?。這些原始憑證和日記賬分錄、賬戶、財(cái)務(wù)報(bào)表一起留下了可以發(fā)現(xiàn)很多舞弊行為的痕跡。這些準(zhǔn)則有助于尋找財(cái)務(wù)報(bào)表中高估或低估的金額。
    在尋找財(cái)務(wù)報(bào)表低估情形時(shí),通常是從原始憑證開始追溯到財(cái)務(wù)報(bào)表。如果財(cái)務(wù)報(bào)表被低估,有時(shí)發(fā)票信息會(huì)被刪除或修改。
    在尋找財(cái)務(wù)報(bào)表高估情形時(shí),通常是從財(cái)務(wù)報(bào)表開始追溯到原始憑證。通常真正的高估不會(huì)有合法的支持性憑單。
    分析歷史記錄可以洞悉什么可以用來建立操作標(biāo)準(zhǔn)。這些記錄應(yīng)該包括:
    Ÿ 某一特定時(shí)期的名義虧損率
    Ÿ 每天辦理的交易的數(shù)量及性質(zhì)
    Ÿ 處理的特殊交易的數(shù)量及性質(zhì)
    Ÿ 每天人員流入和流出的數(shù)量及性質(zhì)
    1.1.1.2 記錄舞弊
    記錄舞弊和實(shí)施舞弊調(diào)查同樣重要。記錄舞弊從舞弊調(diào)查開始,直至調(diào)查結(jié)束的整個(gè)過程。在記錄期間,大量證據(jù)都要以文件形式存在。韋爾斯認(rèn)為,許多檢查人員(審計(jì)師)過多關(guān)注于文件。在檢查有關(guān)記錄時(shí),很容易陷入細(xì)節(jié),無法看清簡單的事實(shí):證據(jù)是不會(huì)使案件勝訴的,而證人會(huì)讓案件勝訴。 證據(jù)可以使證人成功,也可以使證人失敗。所謂的"紙面案件"經(jīng)常使陪審團(tuán)困惑、厭煩。只有相關(guān)的證據(jù)才應(yīng)該收集起來。為了保證文件能得到法庭的采納,我們應(yīng)該提供:
    Ÿ 證據(jù)相關(guān)性及重要性的證明;
    Ÿ 對(duì)項(xiàng)目的恰當(dāng)鑒定;
    Ÿ 保管證據(jù)的各環(huán)節(jié)的證明;
    在案件初期,確定證據(jù)的相關(guān)性并不容易。因此,建議搜集所有相關(guān)證據(jù);如果這些證據(jù)沒用,可以將它們退回或者銷毀。搜集證據(jù)的一般規(guī)則是:
    Ÿ 盡可能取得原始文件。為便于復(fù)核,復(fù)制有關(guān)工作文件,并單獨(dú)保存原始憑證。
    Ÿ 不要過多接觸原件,因?yàn)殡S后的法庭分析取證可能會(huì)用到它們。
    Ÿ 建立良好的文件歸檔系統(tǒng)。在文件量很大時(shí),這一點(diǎn)會(huì)特別重要。按順序標(biāo)記數(shù)量巨大的文件以方便日后查詢。
    1.1.1.1 獲取書面證據(jù)
    獲取書面證據(jù)有三種主要方法:傳票、搜查證以及自愿同意(見表2.1)。
     
    1.1.1.2 證據(jù)的種類
    訊問者或者審計(jì)師需要熟悉各種類型的證據(jù),以便獲取正確類型的證據(jù)?;旧?,任何證據(jù)都分為直接證據(jù)或間接證據(jù)兩類(見表2.2)。
     
    直接證據(jù)是直接描述所討論事實(shí)的證據(jù)。什么是直接證據(jù)取決于關(guān)聯(lián)因素。例如,在關(guān)于回扣的案件中,直接證據(jù)可能是某個(gè)人直接給收受回扣的人開具的發(fā)票。
    間接證據(jù)/旁證是間接證明有罪的證據(jù)。例如,在有關(guān)回扣的指控中,審查對(duì)象賬戶中與可疑交易時(shí)間臨近而且來歷不明的現(xiàn)金存款可以是間接證據(jù)。
    1.1.1.3 證據(jù)的組織
    舞弊案件中的問題之一是確定產(chǎn)生的文件數(shù)量。在復(fù)雜案件中很好地組織證據(jù)通常要符合以下規(guī)則:
    Ÿ 將證人提供的證據(jù)和交易產(chǎn)生的證據(jù)分開。按時(shí)間順序組織證據(jù)是最不可取的,重點(diǎn)是要由證人來介紹證據(jù),而不是審查者或者審計(jì)師。
    Ÿ 建立一個(gè)"關(guān)鍵證據(jù)"文件夾,以便于查詢最相關(guān)的證據(jù)。定期把相對(duì)不太重要的文件從這個(gè)文件夾剔除出去。
    Ÿ 對(duì)信息量較大的案件,盡早建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫,是計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)庫。這個(gè)數(shù)據(jù)庫至少應(yīng)該包括:文件日期、獲取文件的來源、獲取文件的日期、對(duì)文件的簡要介紹以及文件所附的其他證據(jù)。
    有關(guān)證據(jù)的法律規(guī)則
    關(guān)于證據(jù)的處理及保管的各個(gè)環(huán)節(jié)都有嚴(yán)格的法律規(guī)定。如果審查者是依據(jù)法庭合法的命令,要求證據(jù)保管人提供原始證據(jù),那么在帶走這些原件之前,能當(dāng)著保管人的面把它們復(fù)制一份。如果這些證據(jù)不是依照法庭的指令而是由保管人主動(dòng)提供的,審查者應(yīng)該帶走證據(jù)的復(fù)印件而不是原件。
    對(duì)有大量證據(jù)的復(fù)雜案件中發(fā)生的大事以及證據(jù)要編制控制記錄。編制大事簡易年表和控制記錄,要建立一個(gè)由事件發(fā)展到證據(jù)的鏈條。年表可能是也可能不是正式報(bào)告的一部分。至少,它可以用來分析案件,并保存在審計(jì)或調(diào)查工作底稿中。
    1.1.1.1 制表技術(shù)
    證據(jù)舞弊中的三種制表技術(shù),它們分別是鏈路網(wǎng)絡(luò)圖、時(shí)間流量圖以及矩陣(見表2.3)。
    鏈路網(wǎng)絡(luò)圖展示了人、組織和事件之間的關(guān)系。不同的標(biāo)識(shí)連貫使用可以代表不同的實(shí)體。(例如,正方形代表一個(gè)組織,圓形代表一個(gè)人,三角形代表一件事)。實(shí)線可以代表實(shí)體之間的聯(lián)系,虛線可以代表推定的關(guān)系。圖表應(yīng)該清晰、易于理解。
    時(shí)間流量表以重大事件發(fā)生時(shí)間為序,顯示它們之間的關(guān)系。矩陣是顯示許多實(shí)體之間的關(guān)系或者關(guān)聯(lián)點(diǎn)的一些方格。使用不同的標(biāo)記,例如實(shí)心點(diǎn)和空心點(diǎn),可以區(qū)分已知的聯(lián)系和推定的聯(lián)系。在復(fù)雜案件中矩陣是確定各方相關(guān)聯(lián)情況的很有用的初步措施,相關(guān)聯(lián)的情況可以由關(guān)聯(lián)點(diǎn)的數(shù)量不同顯示,然后矩陣可以轉(zhuǎn)化成表格或者曲線圖。例如,矩陣可以用來確定可疑對(duì)象間電話聯(lián)系的方向和頻率。
    1.1.1.2 業(yè)務(wù)和個(gè)人記錄
    原始證據(jù)優(yōu)先,要盡可能地先獲取原始證據(jù)。如有必要,訊問者應(yīng)該向記錄的保管人出具收到該財(cái)產(chǎn)(證據(jù))的證明。如果無法獲取原始證據(jù),訊問者可以保留復(fù)制本。獲取的證據(jù)依照案件的不同而不同,不過在適當(dāng)?shù)那闆r下,基本的業(yè)務(wù)記錄通常包括:
    Ÿ 組織機(jī)構(gòu),如公司章程;
    Ÿ 財(cái)務(wù)報(bào)表和納稅申報(bào)單;
    Ÿ 顧客清單;
    Ÿ 業(yè)務(wù)日志、地址、電話及電傳記錄;
    Ÿ 人事記錄,包括雇傭申請(qǐng);
    Ÿ 銀行賬戶記錄、存款單以及注銷的支票;
    Ÿ 相關(guān)的合同及協(xié)議;
    Ÿ 計(jì)算機(jī)程序和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)文件的磁盤;
    通常,原始的個(gè)人記錄相對(duì)于原始的業(yè)務(wù)記錄更容易獲得。一些相關(guān)的個(gè)人記錄包括:
    Ÿ 銀行賬戶記錄、存款單、以及注銷的支票;
    Ÿ 財(cái)務(wù)報(bào)表和納稅申報(bào)單;
    Ÿ 信用卡結(jié)單和付款記錄;
    Ÿ 電話和電傳交費(fèi)記錄。
    1.1.1.3 訪談備忘錄
    任何時(shí)候,在訊問者或者審計(jì)師手中的證據(jù)有所增加/減少的時(shí)候,都要在案件文檔中加上備忘錄,這是一種很好的做法。不論最終是否包含在報(bào)告或者工作底稿中,在舞弊檢查期間的每次官方接觸都應(yīng)該以時(shí)間為基礎(chǔ)記錄在"訪談備忘錄"中。正確地處理訪談備忘錄應(yīng)該遵循下列規(guī)則:
    Ÿ 在訪談備忘錄中應(yīng)當(dāng)包括所有可能的證據(jù);
    Ÿ 與訪談人再次確認(rèn)日期和相關(guān)信息,確保它們的準(zhǔn)確性。重復(fù)確認(rèn)行動(dòng)可作為預(yù)備措施,在出具報(bào)告之前而不是之后確保所有事實(shí)都是準(zhǔn)確的。
    Ÿ 在訪談備忘錄中要包括被訪談人所引用的內(nèi)容。
    訪談以后要盡快把所有訪談結(jié)果寫成書面內(nèi)容。及時(shí)地記錄訪談內(nèi)容很重要,這主要是為了確保證人證言的準(zhǔn)確性。訊問者記錄訪談結(jié)果用的時(shí)間越長,就會(huì)忘記越多的證言。
    在訪談備忘錄中分別記錄每一位被訪談人的證言。不同證人的記錄不應(yīng)該混在一起,因?yàn)楫?dāng)法庭或者其他人要求查閱某個(gè)證人的陳述時(shí)就不用提供整個(gè)報(bào)告了。
    某個(gè)證人的訪談備忘錄應(yīng)該包括以下細(xì)節(jié)內(nèi)容:
    Ÿ 詢問的性質(zhì)
    Ÿ 訊問者的性質(zhì)(例如,自愿或者非自愿)
    Ÿ 開展訪談的日期
    Ÿ 開展訪談審查的方法(例如,當(dāng)面或者打電話)
    Ÿ 訊問者的身份(例如,舞弊訊問者、審計(jì)師、偵探)
    訪談備忘錄中應(yīng)該記錄每個(gè)信息來源或者信息提供者的聯(lián)系,但是一般要用代碼(S-2,I-2)來指代信息來源或提供者。陳述個(gè)人信息來源的可靠性(例如,工作頭銜、專業(yè)技術(shù))。如果信息提供者索取提供信息的報(bào)酬,要在訪談備忘錄的主體中注明所付的款項(xiàng)。向信息提供者付款一定要索要收據(jù)。
    信息提供者的身份應(yīng)該得到充分地證明,并記錄在加密的文件中,只有在確實(shí)必要時(shí)才能透露。在訪談備忘錄中使用的代碼應(yīng)該參考加密文件。