建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理
建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理主要內(nèi)容是：監(jiān)理文件檔案資料收、發(fā)文與登記;監(jiān)理文件檔案資料傳閱;監(jiān)理文件檔案資料分類存放;監(jiān)理文件檔案資料歸檔、借閱、更改與作廢。
(一)監(jiān)理文件和檔案收文與登記
所有收文應(yīng)在收文登記表上進(jìn)行登記(按監(jiān)理信息分類別進(jìn)行登記)。應(yīng)記錄文件名 稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門)、文件編號以及收文日期，必要時應(yīng)注明接收文件的具體時間，最后由項目監(jiān)理部負(fù)責(zé)收文人員簽字。
(二)監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記
監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙上，隨同文件和記錄進(jìn)行傳閱。
(三)監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記
發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理部圖章，對蓋章工作 應(yīng)進(jìn)行專項登記。
(四)監(jiān)理文件檔案資料分類存放
監(jiān)理文件檔案經(jīng)收/發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須使用科學(xué)的分類方法進(jìn)行存放， 這樣既可滿足項目實施過程查閱、求證的需要，又方便項目竣工后文件和檔案的歸檔和移 交。
(五)監(jiān)理文件檔案資料歸檔
監(jiān)理文件檔案資料歸檔內(nèi)容、組卷方法以及監(jiān)理檔案的驗收、移交和管理工作，應(yīng)根據(jù) 現(xiàn)行《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》并參考工程項目所在地區(qū)建設(shè)工程行政主管部門、建設(shè)監(jiān)理行業(yè)主管部門、地方城市建設(shè)檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行。
按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328—2001)，監(jiān)理文件有10大類27 個，要求在不同的單位歸檔保存，現(xiàn)分述如下：
(1)監(jiān)理規(guī)劃：
1)監(jiān)理規(guī)劃(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存);
2)監(jiān)理實施細(xì)則(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存);
3)監(jiān)理部總控制計劃等(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存)。
(2)監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(3)監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(4)進(jìn)度控制：
1)工程開工/復(fù)工審批表(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部 門保存);
2)工程開工/復(fù)工暫停令(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部 門保存)。
(5)質(zhì)量控制：
1)不合格項目通知(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保 存);
2)質(zhì)量事故報告及處理意見(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理 部門保存)。
(6)造價控制：
1)預(yù)付款報審與支付(建設(shè)單位短期保存);
2)月付款報審與支付(建設(shè)單位短期保存);
3)設(shè)計變更、洽商費(fèi)用報審與簽認(rèn)(建設(shè)單位長期保存);
4)工程竣工決算審核意見書(建設(shè)單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(7)分包資質(zhì)：
1)分包單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長期保存);
2)供貨單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長期保存);
3)試驗等單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長期保存)。
(8)監(jiān)理通知：
1)有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存);
2)有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存);
3)有關(guān)造價控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存)。
(9)合同與其他事項管理：
1)工程延期報告及審批(建設(shè)單位永久保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門 保存);
2)費(fèi)用索賠報告及審批(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存;
3)合同爭議、違約報告及處理意見(建設(shè)單位永久保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存);
4)合同變更材料(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(10)監(jiān)理工作總結(jié)：
1)專題總結(jié)(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存);
2)月報總結(jié)(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存);
3)工程竣工總結(jié)(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存);
4)質(zhì)量評估報告(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
例題: 按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》[ ]屬于監(jiān)理工作總結(jié)
A. 專題總結(jié)
B. 月報總結(jié)
C. 工程竣工總結(jié)
D. 質(zhì)量評估報告
E. 違約報告及處理意見
答案：A.B.C.D.
解析：監(jiān)理工作總結(jié)：
1)專題總結(jié)(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存);
2)月報總結(jié)(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存);
3)工程竣工總結(jié)(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存);
4)質(zhì)量評估報告(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(六)監(jiān)理文件檔案資料借閱、更改與作廢。
項目監(jiān)理部存放的文件和檔案原則上不得外借，如政府部門、建設(shè)單位或施工單位確有需要，應(yīng)經(jīng)過總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師同意，并在信息管理部門辦理借閱手續(xù)。
監(jiān)理文件檔案的更改應(yīng)由原制定部門相應(yīng)責(zé)任人執(zhí)行，涉及審批程序的，由原審批責(zé)任人執(zhí)行。若指定其他責(zé)任人進(jìn)行更改和審批時，新責(zé)任人必須獲得所依據(jù)的背景資料。監(jiān)理文件檔案更改后，由信息管理部門填寫監(jiān)理文件檔案更改通知單，并負(fù)責(zé)發(fā)放新版本文件。發(fā)放過程中必須保證項目參建單位中所有相關(guān)部門都得到相應(yīng)文件的有效版本。文件檔案換發(fā)新版時，應(yīng)由信息管理部門負(fù)責(zé)將原版本收回作廢?？紤]到日后有可能出現(xiàn)追溯需求，信息管理部門可以保存作廢文件的樣本以備查閱。
建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理主要內(nèi)容是：監(jiān)理文件檔案資料收、發(fā)文與登記;監(jiān)理文件檔案資料傳閱;監(jiān)理文件檔案資料分類存放;監(jiān)理文件檔案資料歸檔、借閱、更改與作廢。
(一)監(jiān)理文件和檔案收文與登記
所有收文應(yīng)在收文登記表上進(jìn)行登記(按監(jiān)理信息分類別進(jìn)行登記)。應(yīng)記錄文件名 稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門)、文件編號以及收文日期，必要時應(yīng)注明接收文件的具體時間，最后由項目監(jiān)理部負(fù)責(zé)收文人員簽字。
(二)監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記
監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙上，隨同文件和記錄進(jìn)行傳閱。
(三)監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記
發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理部圖章，對蓋章工作 應(yīng)進(jìn)行專項登記。
(四)監(jiān)理文件檔案資料分類存放
監(jiān)理文件檔案經(jīng)收/發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須使用科學(xué)的分類方法進(jìn)行存放， 這樣既可滿足項目實施過程查閱、求證的需要，又方便項目竣工后文件和檔案的歸檔和移 交。
(五)監(jiān)理文件檔案資料歸檔
監(jiān)理文件檔案資料歸檔內(nèi)容、組卷方法以及監(jiān)理檔案的驗收、移交和管理工作，應(yīng)根據(jù) 現(xiàn)行《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》并參考工程項目所在地區(qū)建設(shè)工程行政主管部門、建設(shè)監(jiān)理行業(yè)主管部門、地方城市建設(shè)檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行。
按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328—2001)，監(jiān)理文件有10大類27 個，要求在不同的單位歸檔保存，現(xiàn)分述如下：
(1)監(jiān)理規(guī)劃：
1)監(jiān)理規(guī)劃(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存);
2)監(jiān)理實施細(xì)則(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存);
3)監(jiān)理部總控制計劃等(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存)。
(2)監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(3)監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(4)進(jìn)度控制：
1)工程開工/復(fù)工審批表(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部 門保存);
2)工程開工/復(fù)工暫停令(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部 門保存)。
(5)質(zhì)量控制：
1)不合格項目通知(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保 存);
2)質(zhì)量事故報告及處理意見(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理 部門保存)。
(6)造價控制：
1)預(yù)付款報審與支付(建設(shè)單位短期保存);
2)月付款報審與支付(建設(shè)單位短期保存);
3)設(shè)計變更、洽商費(fèi)用報審與簽認(rèn)(建設(shè)單位長期保存);
4)工程竣工決算審核意見書(建設(shè)單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(7)分包資質(zhì)：
1)分包單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長期保存);
2)供貨單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長期保存);
3)試驗等單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長期保存)。
(8)監(jiān)理通知：
1)有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存);
2)有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存);
3)有關(guān)造價控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存)。
(9)合同與其他事項管理：
1)工程延期報告及審批(建設(shè)單位永久保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門 保存);
2)費(fèi)用索賠報告及審批(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存;
3)合同爭議、違約報告及處理意見(建設(shè)單位永久保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存);
4)合同變更材料(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(10)監(jiān)理工作總結(jié)：
1)專題總結(jié)(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存);
2)月報總結(jié)(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存);
3)工程竣工總結(jié)(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存);
4)質(zhì)量評估報告(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
例題: 按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》[ ]屬于監(jiān)理工作總結(jié)
A. 專題總結(jié)
B. 月報總結(jié)
C. 工程竣工總結(jié)
D. 質(zhì)量評估報告
E. 違約報告及處理意見
答案：A.B.C.D.
解析：監(jiān)理工作總結(jié)：
1)專題總結(jié)(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存);
2)月報總結(jié)(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存);
3)工程竣工總結(jié)(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存);
4)質(zhì)量評估報告(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(六)監(jiān)理文件檔案資料借閱、更改與作廢。
項目監(jiān)理部存放的文件和檔案原則上不得外借，如政府部門、建設(shè)單位或施工單位確有需要，應(yīng)經(jīng)過總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師同意，并在信息管理部門辦理借閱手續(xù)。
監(jiān)理文件檔案的更改應(yīng)由原制定部門相應(yīng)責(zé)任人執(zhí)行，涉及審批程序的，由原審批責(zé)任人執(zhí)行。若指定其他責(zé)任人進(jìn)行更改和審批時，新責(zé)任人必須獲得所依據(jù)的背景資料。監(jiān)理文件檔案更改后，由信息管理部門填寫監(jiān)理文件檔案更改通知單，并負(fù)責(zé)發(fā)放新版本文件。發(fā)放過程中必須保證項目參建單位中所有相關(guān)部門都得到相應(yīng)文件的有效版本。文件檔案換發(fā)新版時，應(yīng)由信息管理部門負(fù)責(zé)將原版本收回作廢?？紤]到日后有可能出現(xiàn)追溯需求，信息管理部門可以保存作廢文件的樣本以備查閱。