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一、原材料采購跟單含義及起因
原材料等采購跟單的目的在于滿足對外合同執(zhí)行中對原材料的需求，即在規(guī)定的期限，獲得必需的原材料，避免企業(yè)停工待料。
（一）采購的含義（略）
（二）原材料采購的原因（略）
（三）原材料采購中經(jīng)常出現(xiàn)的問題
原材料等到底能不能按時供應(yīng)，跟單員有大量艱苦細致的工作要做。在原材料等采購跟單工作中，跟單員要事先預(yù)計到可能發(fā)生的問題，其關(guān)鍵環(huán)節(jié)主要在原材料供應(yīng)商、采購方企業(yè)等控制方面。原材料供應(yīng)商可能由于管理、生產(chǎn)、技術(shù)等多方原因而出現(xiàn)未能按期提供原材料。采購方企業(yè)也有可能由于供應(yīng)商選擇不當(dāng)或自己工作不到位等原因使供應(yīng)商未能及時提供原材料。
二、原材料采購跟單要求
原材料采購跟單的基本要求是：適當(dāng)?shù)慕回洉r間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r格。
（一）適當(dāng)?shù)慕回洉r間
適當(dāng)?shù)慕回洉r間是跟單員進行原材料采購跟單的中心任務(wù)。原材料交貨時間過早或過晚都不利于采購企業(yè)的經(jīng)營運作，跟單員的任務(wù)就是使所采購的原材料在規(guī)定的時間獲得有效的供應(yīng)。
（二）適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量
適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，是指供應(yīng)商所交的原材料可以滿足企業(yè)使用要求。過低的質(zhì)量要求是不容許的，但過高的質(zhì)量會導(dǎo)致成本提高，削弱產(chǎn)品的競爭力，這同樣不可取。原材料質(zhì)量達不到企業(yè)使用要求的后果是嚴重的：會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員花費大量的時間與精力去處理，增加大量的管理費用；會導(dǎo)致企業(yè)在重檢、挑選上花費額外的時間與精力，造成檢驗費用增加；會導(dǎo)致生產(chǎn)線返工增多，降低生產(chǎn)效率；會導(dǎo)致生產(chǎn)計劃推遲，有可能引起不能按承諾的時間向客戶交貨，會降低客戶對企業(yè)的信任度；
5.會引起客戶退貨，導(dǎo)致企業(yè)蒙受嚴重損失，嚴重的會丟失客戶。
（三）適當(dāng)?shù)慕回浀攸c
為了減少企業(yè)的運輸與裝卸費用，跟單員在進行原材料跟單時應(yīng)要求供應(yīng)商在適當(dāng)?shù)牡攸c交貨，因此跟單員應(yīng)重點選擇那些離企業(yè)近、交通方便的供應(yīng)商。因交貨地點不當(dāng)，會增加原材料的運輸、裝卸和保管成本。
（四）適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量
適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量是指每次交來的原材料企業(yè)剛好夠用，不產(chǎn)生的庫存。
（五）適當(dāng)?shù)慕回泝r格
一個合適的價格，要經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié)的努力才能獲得：（1）多渠道獲得商品報價。（2）比價。（3）議價。（4）定價。跟單員一般對每個產(chǎn)品的采購，需保留三個以上供應(yīng)商的報價，有時這些供應(yīng)商的價格可能相同，也可能不同。但讓這些供應(yīng)商知道你有多個供應(yīng)商可選擇，他只是一個競爭者，他們會努力改善合作關(guān)系，這樣企業(yè)才可能獲得的報價和服務(wù)。
三、原材料采購跟單的流程
原材料采購跟單的流程為：制作采購單、內(nèi)部報批、采購單跟蹤、原材料檢驗與原材料進倉。
（一）制作《采購原材料輔料申請單》
跟單員在制作采購單時應(yīng)注意以下要點：審查《采購原材料輔料申請單》。
跟單員在審查《采購原材料輔料申請單》時應(yīng)著重以下內(nèi)容：
（1）適當(dāng)?shù)牟少徣恕２少徦璧膬?nèi)容，只有需用部門、業(yè)務(wù)員最為清楚，由部門、業(yè)務(wù)員提出采購。
（2）以書面方式提出原材料的采購。
（3）確定原材料要求的內(nèi)容。包括原材料的成分、尺寸、形狀、強度、精密度、耗損率、合格率、色澤、操作方式、維護等以及售后服務(wù)的速度、次數(shù)、地點等。
（4）以型號規(guī)格表明采購的標準。熟悉采購的原材料。價格確認。跟單員應(yīng)對采購原材料的最終價格負責(zé)，跟單員有權(quán)利向其他供應(yīng)商了解并尋找供應(yīng)商，以維護企業(yè)利益。確認質(zhì)量標準。確認原材料采購量。
對需求部門或業(yè)務(wù)員的原材料采購量進行復(fù)核，如發(fā)現(xiàn)錯誤，跟單員應(yīng)及時提出并進行彌補工作。
6.制定采購單。采購單主要內(nèi)容有：原材料名稱、確認的價格及付款條件、確認的質(zhì)量標準、確認的采購量、確認的交貨地點等，另附有必要的圖紙、技術(shù)規(guī)范、標準等。另外在采購單的背面，多會有附加條款的規(guī)定，亦構(gòu)成采購單的一部分，其主要內(nèi)容包括：（1）交貨方式。（2）驗收方式。（3）處罰條款。（4）履約保證。（5）品質(zhì)保證（保修或保修期限，無償或有償換修等規(guī)定）。（6）仲裁或訴訟。（7）其他。
7.發(fā)出采購單。
（二）采購單跟蹤
采購單跟蹤是跟單員花費精力最多的環(huán)節(jié)，對于那些長期合作的、信譽良好的供應(yīng)商，可以不進行采購單跟蹤。但對一些重要或緊急的原材料的采購單，跟單員則應(yīng)全力跟蹤。
1．跟蹤原材料供應(yīng)商的生產(chǎn)加工工藝。跟蹤原材料。跟單員必須提醒供應(yīng)商及時準備原材料，不能存在馬虎心理，特別是對一些信譽較差的供應(yīng)商要提高警惕。跟蹤加工過程。不同原材料的生產(chǎn)加工過程是有區(qū)別的，為了保證貨期、質(zhì)量，跟單員需要對加工過程進行監(jiān)控。跟蹤組裝總測，跟單員有時需向產(chǎn)品零部件生產(chǎn)廠家采購成批零部件，有的零部件需要組裝，因此必須進行組裝檢測。跟蹤包裝人庫，對重要的原材料、零部件跟單員應(yīng)去供應(yīng)商的倉庫查看。
（三）原材料（零部件）檢驗確定檢驗日期
跟單員應(yīng)與供應(yīng)商商定檢驗日期及地點，以保證較高的檢驗效率。通知檢驗人員
跟單員應(yīng)主動聯(lián)系質(zhì)量檢驗專業(yè)人員一同前往檢驗地點進行原材料、零部件的檢驗。安排檢驗要注意原材料、零部件的輕重緩急，對緊急原材料、零部件要優(yōu)先檢驗。進行原材料檢驗
對一般原材料，采用正常的檢驗程序；對重要原材料，或供應(yīng)商在此原材料供應(yīng)上存在質(zhì)量不穩(wěn)定問題的，則要嚴加檢驗；對不重要的原材料，或者供應(yīng)商在此原材料供應(yīng)上質(zhì)量穩(wěn)定性一直保持較好的，則可放寬檢驗。原材料檢驗的結(jié)果分為兩種情況：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷種類有：致命缺陷、嚴重缺陷、輕微缺陷。檢驗的結(jié)果應(yīng)以數(shù)據(jù)檢測以及相關(guān)記錄描述為準。處理質(zhì)量檢驗問題，針對原材料缺陷程度的不同，跟單員可以采取相應(yīng)的措施，如要求供應(yīng)商換貨，以及包括扣款、質(zhì)量整改、降級使用、取消供應(yīng)商資格等。
一、原材料采購跟單含義及起因
原材料等采購跟單的目的在于滿足對外合同執(zhí)行中對原材料的需求，即在規(guī)定的期限，獲得必需的原材料，避免企業(yè)停工待料。
（一）采購的含義（略）
（二）原材料采購的原因（略）
（三）原材料采購中經(jīng)常出現(xiàn)的問題
原材料等到底能不能按時供應(yīng)，跟單員有大量艱苦細致的工作要做。在原材料等采購跟單工作中，跟單員要事先預(yù)計到可能發(fā)生的問題，其關(guān)鍵環(huán)節(jié)主要在原材料供應(yīng)商、采購方企業(yè)等控制方面。原材料供應(yīng)商可能由于管理、生產(chǎn)、技術(shù)等多方原因而出現(xiàn)未能按期提供原材料。采購方企業(yè)也有可能由于供應(yīng)商選擇不當(dāng)或自己工作不到位等原因使供應(yīng)商未能及時提供原材料。
二、原材料采購跟單要求
原材料采購跟單的基本要求是：適當(dāng)?shù)慕回洉r間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r格。
（一）適當(dāng)?shù)慕回洉r間
適當(dāng)?shù)慕回洉r間是跟單員進行原材料采購跟單的中心任務(wù)。原材料交貨時間過早或過晚都不利于采購企業(yè)的經(jīng)營運作，跟單員的任務(wù)就是使所采購的原材料在規(guī)定的時間獲得有效的供應(yīng)。
（二）適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量
適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，是指供應(yīng)商所交的原材料可以滿足企業(yè)使用要求。過低的質(zhì)量要求是不容許的，但過高的質(zhì)量會導(dǎo)致成本提高，削弱產(chǎn)品的競爭力，這同樣不可取。原材料質(zhì)量達不到企業(yè)使用要求的后果是嚴重的：會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員花費大量的時間與精力去處理，增加大量的管理費用；會導(dǎo)致企業(yè)在重檢、挑選上花費額外的時間與精力，造成檢驗費用增加；會導(dǎo)致生產(chǎn)線返工增多，降低生產(chǎn)效率；會導(dǎo)致生產(chǎn)計劃推遲，有可能引起不能按承諾的時間向客戶交貨，會降低客戶對企業(yè)的信任度；
5.會引起客戶退貨，導(dǎo)致企業(yè)蒙受嚴重損失，嚴重的會丟失客戶。
（三）適當(dāng)?shù)慕回浀攸c
為了減少企業(yè)的運輸與裝卸費用，跟單員在進行原材料跟單時應(yīng)要求供應(yīng)商在適當(dāng)?shù)牡攸c交貨，因此跟單員應(yīng)重點選擇那些離企業(yè)近、交通方便的供應(yīng)商。因交貨地點不當(dāng)，會增加原材料的運輸、裝卸和保管成本。
（四）適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量
適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量是指每次交來的原材料企業(yè)剛好夠用，不產(chǎn)生的庫存。
（五）適當(dāng)?shù)慕回泝r格
一個合適的價格，要經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié)的努力才能獲得：（1）多渠道獲得商品報價。（2）比價。（3）議價。（4）定價。跟單員一般對每個產(chǎn)品的采購，需保留三個以上供應(yīng)商的報價，有時這些供應(yīng)商的價格可能相同，也可能不同。但讓這些供應(yīng)商知道你有多個供應(yīng)商可選擇，他只是一個競爭者，他們會努力改善合作關(guān)系，這樣企業(yè)才可能獲得的報價和服務(wù)。
三、原材料采購跟單的流程
原材料采購跟單的流程為：制作采購單、內(nèi)部報批、采購單跟蹤、原材料檢驗與原材料進倉。
（一）制作《采購原材料輔料申請單》
跟單員在制作采購單時應(yīng)注意以下要點：審查《采購原材料輔料申請單》。
跟單員在審查《采購原材料輔料申請單》時應(yīng)著重以下內(nèi)容：
（1）適當(dāng)?shù)牟少徣恕２少徦璧膬?nèi)容，只有需用部門、業(yè)務(wù)員最為清楚，由部門、業(yè)務(wù)員提出采購。
（2）以書面方式提出原材料的采購。
（3）確定原材料要求的內(nèi)容。包括原材料的成分、尺寸、形狀、強度、精密度、耗損率、合格率、色澤、操作方式、維護等以及售后服務(wù)的速度、次數(shù)、地點等。
（4）以型號規(guī)格表明采購的標準。熟悉采購的原材料。價格確認。跟單員應(yīng)對采購原材料的最終價格負責(zé)，跟單員有權(quán)利向其他供應(yīng)商了解并尋找供應(yīng)商，以維護企業(yè)利益。確認質(zhì)量標準。確認原材料采購量。
對需求部門或業(yè)務(wù)員的原材料采購量進行復(fù)核，如發(fā)現(xiàn)錯誤，跟單員應(yīng)及時提出并進行彌補工作。
6.制定采購單。采購單主要內(nèi)容有：原材料名稱、確認的價格及付款條件、確認的質(zhì)量標準、確認的采購量、確認的交貨地點等，另附有必要的圖紙、技術(shù)規(guī)范、標準等。另外在采購單的背面，多會有附加條款的規(guī)定，亦構(gòu)成采購單的一部分，其主要內(nèi)容包括：（1）交貨方式。（2）驗收方式。（3）處罰條款。（4）履約保證。（5）品質(zhì)保證（保修或保修期限，無償或有償換修等規(guī)定）。（6）仲裁或訴訟。（7）其他。
7.發(fā)出采購單。
（二）采購單跟蹤
采購單跟蹤是跟單員花費精力最多的環(huán)節(jié)，對于那些長期合作的、信譽良好的供應(yīng)商，可以不進行采購單跟蹤。但對一些重要或緊急的原材料的采購單，跟單員則應(yīng)全力跟蹤。
1．跟蹤原材料供應(yīng)商的生產(chǎn)加工工藝。跟蹤原材料。跟單員必須提醒供應(yīng)商及時準備原材料，不能存在馬虎心理，特別是對一些信譽較差的供應(yīng)商要提高警惕。跟蹤加工過程。不同原材料的生產(chǎn)加工過程是有區(qū)別的，為了保證貨期、質(zhì)量，跟單員需要對加工過程進行監(jiān)控。跟蹤組裝總測，跟單員有時需向產(chǎn)品零部件生產(chǎn)廠家采購成批零部件，有的零部件需要組裝，因此必須進行組裝檢測。跟蹤包裝人庫，對重要的原材料、零部件跟單員應(yīng)去供應(yīng)商的倉庫查看。
（三）原材料（零部件）檢驗確定檢驗日期
跟單員應(yīng)與供應(yīng)商商定檢驗日期及地點，以保證較高的檢驗效率。通知檢驗人員
跟單員應(yīng)主動聯(lián)系質(zhì)量檢驗專業(yè)人員一同前往檢驗地點進行原材料、零部件的檢驗。安排檢驗要注意原材料、零部件的輕重緩急，對緊急原材料、零部件要優(yōu)先檢驗。進行原材料檢驗
對一般原材料，采用正常的檢驗程序；對重要原材料，或供應(yīng)商在此原材料供應(yīng)上存在質(zhì)量不穩(wěn)定問題的，則要嚴加檢驗；對不重要的原材料，或者供應(yīng)商在此原材料供應(yīng)上質(zhì)量穩(wěn)定性一直保持較好的，則可放寬檢驗。原材料檢驗的結(jié)果分為兩種情況：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷種類有：致命缺陷、嚴重缺陷、輕微缺陷。檢驗的結(jié)果應(yīng)以數(shù)據(jù)檢測以及相關(guān)記錄描述為準。處理質(zhì)量檢驗問題，針對原材料缺陷程度的不同，跟單員可以采取相應(yīng)的措施，如要求供應(yīng)商換貨，以及包括扣款、質(zhì)量整改、降級使用、取消供應(yīng)商資格等。