一、行政后勤管理材料
（一）行政綜合
1．物業(yè)管理處組織沿革、大事記及工作計劃、總結(jié)
2．管理處會議紀要、會議記錄
3．規(guī)章制度
4．文秘、檔案、印章管理記錄
5．文件、檔案接收及移交、銷毀清冊
6．物業(yè)管理發(fā)展規(guī)劃、計劃、總結(jié)
7．物業(yè)管理的請示、批復(fù)、報告、通知等
8．專題調(diào)查、調(diào)研、考察、普查工作材料
9．物業(yè)管理區(qū)域驗收、接管記錄
（二）接待宣傳工作
有關(guān)本物業(yè)的專題新聞報道、采訪、新聞發(fā)布會材料
（三）勞資管理
1．機構(gòu)設(shè)置與人事管理規(guī)定
2．員工花名冊、用工合同、聘用員工、辭工員工檔案
3．員工工資表、勞動工資表、員工考評記錄
4．員工培訓(xùn)計劃、措施、教材、試題、考試成績
5．人員增補申請表
（四）后勤管理
1．固定資產(chǎn)登記冊
2．公共設(shè)施、辦公用房及辦公用品管理記錄
3．行政辦公設(shè)備領(lǐng)用、維修、報廢記錄表
4．物料采購計劃表、供方評價記錄
5．物料管理、盤點資料、調(diào)離人員移交清單
6．水電管理、員工宿舍、車輛使用材料
7．職工食堂管理材料
8．區(qū)域通訊工具管理材料
9．員工福利管理材料
二、業(yè)主、住戶資料
（一）業(yè)主住戶入住通知、購房合同復(fù)印件
（二）業(yè)主住戶身份證、工作證復(fù)印件、家庭成員登記
（三）業(yè)主公約
（四）租住戶登記表
（五）租賃物業(yè)清單、合同
三、物業(yè)裝修材料
（一）裝修申請審批表
（二）商鋪樓宇裝修審批表
（三）裝修違章處理通知單
（四）裝修稅單
四、業(yè)主大會、業(yè)主委員會材料
（一）業(yè)主委員會籌備、選舉等材料
（二）業(yè)主委員會的請示、報告、批復(fù)
（三）業(yè)主委員會制度
（四）業(yè)主大會材料
（五）樓長評選、增補、改選記錄
（六）有關(guān)收支情況公告
五、日常運行材料
（一）日常運行綜合
1．業(yè)主、住戶問卷調(diào)查表
2．員工住戶合理化建議、表揚與投訴處理記錄、物業(yè)管理事務(wù)處理跟蹤記錄
3．日常工作檢查記錄
4．事務(wù)助理工作總結(jié)
5．分包計劃、合同、合格供方名錄、供方評價記錄、分包服務(wù)記錄、不合格報告、糾正措施報告
6．家訪表、聯(lián)絡(luò)單
7．服務(wù)要求評審記錄、車輛繳費換證記錄
8．突發(fā)事件處理記錄、預(yù)防措施報告
9．公共、辦公設(shè)施、工程及住戶日常維修和回訪記錄
（二）園林綠化
植物檔案及補種、病蟲害檢查、防治材料
（三）保潔工作
1．保潔隊工具領(lǐng)用、維修、報廢記錄表
2．保潔綜合、保潔區(qū)域及人員分布記錄、檢查表
3．環(huán)境衛(wèi)生消殺記錄
（四）治安工作
1．治安隊工具領(lǐng)用、維修、報廢記錄表
2．治安事件處理記錄
3．帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到表、
4．來訪人員登記表、搬運放行記錄登記表
5．車輛進出登記表、異常車輛進出登記表
（五）設(shè)備運行記錄
1．供水、供電設(shè)備匯總表、月統(tǒng)計表
2．供水、供電設(shè)備值班、操作運行及保養(yǎng)、檢查記錄
3．電梯運行情況統(tǒng)計表、記錄、值班巡視檢查記錄表
4．電梯故障（事故）處理單
六、消防工作材料
（一）消防值班情況記錄
（二）消防設(shè)備月、季度檢查記錄表、維修記錄表
（三）消防設(shè)備運行記錄表
（四）消防安全檢查記錄表
（五）火險隱患整改通知書
七、創(chuàng)優(yōu)資料
（一）行業(yè)評比資料
（二）企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)優(yōu)評比資料省
（三）企業(yè)ISO9000認證及其它認證材料
八、社區(qū)文化
（一）和街道、社區(qū)居委會、派出所等協(xié)作單位共同活動材料
（二）社區(qū)文藝體育活動材料、大型慶典、文化活動材料
（三）團組織及青年文明號活動材料
（四）社區(qū)科普教育、社會公益性、各類專題座談會材料
（五）人文事件方面、學(xué)習(xí)參觀考察活動材料
（六）員工文化生活材料
九、財務(wù)檔案
（一）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證
（二）總帳、明細賬
（三）銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬
（四）停車場機動車輛管理及收費記錄、住戶維修費記錄、收費統(tǒng)計等會計月、季度報告
（五）年度會計報告（決算）
（六）會計移交清冊
（七）會計檔案銷毀清冊
（八）會計檔案保管清冊
（九）其它
十、基建檔案
（一）工程竣工圖
（二）土建綜合材料、水電綜合材料
（三）樓宇住房驗收交接材料
（四）業(yè)主工程維修項目價格表
（五）公共設(shè)施新建、維修請示、批復(fù)、施工、驗收材料
十一、設(shè)備檔案
供水、供電、電梯、消防等設(shè)備隨箱、開箱及試運行、維修、維護資料
十二、聲像檔案
國家、省、市領(lǐng)導(dǎo)和重要來賓視察、來訪、參觀，舉辦各類慶典活動，社區(qū)文化及開展各項宣傳等活動形成的照片、底片、錄音帶、錄像帶等載體材料
十三、實物檔案
本單位獲得的各種證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等.
物業(yè)管理是一項長效而艱巨的任務(wù)，物業(yè)檔案的建設(shè)是我們在物業(yè)管理工作中必不可少的工作，公司及各物業(yè)項目管理處，結(jié)合自身實際狀況，因地制宜，盡大努力建立建全各項檔案，為進寶物業(yè)向規(guī)范化、標準化發(fā)展而努力！
（一）行政綜合
1．物業(yè)管理處組織沿革、大事記及工作計劃、總結(jié)
2．管理處會議紀要、會議記錄
3．規(guī)章制度
4．文秘、檔案、印章管理記錄
5．文件、檔案接收及移交、銷毀清冊
6．物業(yè)管理發(fā)展規(guī)劃、計劃、總結(jié)
7．物業(yè)管理的請示、批復(fù)、報告、通知等
8．專題調(diào)查、調(diào)研、考察、普查工作材料
9．物業(yè)管理區(qū)域驗收、接管記錄
（二）接待宣傳工作
有關(guān)本物業(yè)的專題新聞報道、采訪、新聞發(fā)布會材料
（三）勞資管理
1．機構(gòu)設(shè)置與人事管理規(guī)定
2．員工花名冊、用工合同、聘用員工、辭工員工檔案
3．員工工資表、勞動工資表、員工考評記錄
4．員工培訓(xùn)計劃、措施、教材、試題、考試成績
5．人員增補申請表
（四）后勤管理
1．固定資產(chǎn)登記冊
2．公共設(shè)施、辦公用房及辦公用品管理記錄
3．行政辦公設(shè)備領(lǐng)用、維修、報廢記錄表
4．物料采購計劃表、供方評價記錄
5．物料管理、盤點資料、調(diào)離人員移交清單
6．水電管理、員工宿舍、車輛使用材料
7．職工食堂管理材料
8．區(qū)域通訊工具管理材料
9．員工福利管理材料
二、業(yè)主、住戶資料
（一）業(yè)主住戶入住通知、購房合同復(fù)印件
（二）業(yè)主住戶身份證、工作證復(fù)印件、家庭成員登記
（三）業(yè)主公約
（四）租住戶登記表
（五）租賃物業(yè)清單、合同
三、物業(yè)裝修材料
（一）裝修申請審批表
（二）商鋪樓宇裝修審批表
（三）裝修違章處理通知單
（四）裝修稅單
四、業(yè)主大會、業(yè)主委員會材料
（一）業(yè)主委員會籌備、選舉等材料
（二）業(yè)主委員會的請示、報告、批復(fù)
（三）業(yè)主委員會制度
（四）業(yè)主大會材料
（五）樓長評選、增補、改選記錄
（六）有關(guān)收支情況公告
五、日常運行材料
（一）日常運行綜合
1．業(yè)主、住戶問卷調(diào)查表
2．員工住戶合理化建議、表揚與投訴處理記錄、物業(yè)管理事務(wù)處理跟蹤記錄
3．日常工作檢查記錄
4．事務(wù)助理工作總結(jié)
5．分包計劃、合同、合格供方名錄、供方評價記錄、分包服務(wù)記錄、不合格報告、糾正措施報告
6．家訪表、聯(lián)絡(luò)單
7．服務(wù)要求評審記錄、車輛繳費換證記錄
8．突發(fā)事件處理記錄、預(yù)防措施報告
9．公共、辦公設(shè)施、工程及住戶日常維修和回訪記錄
（二）園林綠化
植物檔案及補種、病蟲害檢查、防治材料
（三）保潔工作
1．保潔隊工具領(lǐng)用、維修、報廢記錄表
2．保潔綜合、保潔區(qū)域及人員分布記錄、檢查表
3．環(huán)境衛(wèi)生消殺記錄
（四）治安工作
1．治安隊工具領(lǐng)用、維修、報廢記錄表
2．治安事件處理記錄
3．帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到表、
4．來訪人員登記表、搬運放行記錄登記表
5．車輛進出登記表、異常車輛進出登記表
（五）設(shè)備運行記錄
1．供水、供電設(shè)備匯總表、月統(tǒng)計表
2．供水、供電設(shè)備值班、操作運行及保養(yǎng)、檢查記錄
3．電梯運行情況統(tǒng)計表、記錄、值班巡視檢查記錄表
4．電梯故障（事故）處理單
六、消防工作材料
（一）消防值班情況記錄
（二）消防設(shè)備月、季度檢查記錄表、維修記錄表
（三）消防設(shè)備運行記錄表
（四）消防安全檢查記錄表
（五）火險隱患整改通知書
七、創(chuàng)優(yōu)資料
（一）行業(yè)評比資料
（二）企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)優(yōu)評比資料省
（三）企業(yè)ISO9000認證及其它認證材料
八、社區(qū)文化
（一）和街道、社區(qū)居委會、派出所等協(xié)作單位共同活動材料
（二）社區(qū)文藝體育活動材料、大型慶典、文化活動材料
（三）團組織及青年文明號活動材料
（四）社區(qū)科普教育、社會公益性、各類專題座談會材料
（五）人文事件方面、學(xué)習(xí)參觀考察活動材料
（六）員工文化生活材料
九、財務(wù)檔案
（一）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證
（二）總帳、明細賬
（三）銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬
（四）停車場機動車輛管理及收費記錄、住戶維修費記錄、收費統(tǒng)計等會計月、季度報告
（五）年度會計報告（決算）
（六）會計移交清冊
（七）會計檔案銷毀清冊
（八）會計檔案保管清冊
（九）其它
十、基建檔案
（一）工程竣工圖
（二）土建綜合材料、水電綜合材料
（三）樓宇住房驗收交接材料
（四）業(yè)主工程維修項目價格表
（五）公共設(shè)施新建、維修請示、批復(fù)、施工、驗收材料
十一、設(shè)備檔案
供水、供電、電梯、消防等設(shè)備隨箱、開箱及試運行、維修、維護資料
十二、聲像檔案
國家、省、市領(lǐng)導(dǎo)和重要來賓視察、來訪、參觀，舉辦各類慶典活動，社區(qū)文化及開展各項宣傳等活動形成的照片、底片、錄音帶、錄像帶等載體材料
十三、實物檔案
本單位獲得的各種證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等.
物業(yè)管理是一項長效而艱巨的任務(wù)，物業(yè)檔案的建設(shè)是我們在物業(yè)管理工作中必不可少的工作，公司及各物業(yè)項目管理處，結(jié)合自身實際狀況，因地制宜，盡大努力建立建全各項檔案，為進寶物業(yè)向規(guī)范化、標準化發(fā)展而努力！