庫存記錄可以用手工記錄在一連串的庫存記錄卡片上，也可以在計算機中使用庫存控制軟件包、電子表格或數(shù)據(jù)庫。
企業(yè)在運營中，所需要的辦公用品、消耗品、小型辦公室設(shè)備應(yīng)當滿足，但又不能占用大面積的庫房和積壓大量的存貨，因此，需要建立庫存記錄。庫存記錄可以用手工記錄在一連串的庫存記錄卡片上，也可以在計算機中使用庫存控制軟件包、電子表格或數(shù)據(jù)庫。無論使用什么系統(tǒng)，都記錄同樣的信息。
1．庫存控制卡的內(nèi)容
(1) 項目。庫存項目應(yīng)準確描述，包括大小、顏色和數(shù)量，如A4白文件紙。
(2) 單位。貨物訂購、存儲和發(fā)放的單位，如令、盒、包等。
(3) 庫存參考號。給每一庫存項編號，經(jīng)常與存放位置相聯(lián)系，如C4，柜子編號是C，架板編號是4。
(4) 庫存量。一種物品應(yīng)該存儲的數(shù)量，這個數(shù)量要考慮到費用、存儲空間和保存期限。
(5) 再訂貨量。當庫存余額達到這個水平時，必須訂購新物品以達到庫存量，通過考慮需要多少物品能保證業(yè)務(wù)的運行、平均使用量、物品交貨的時間長短來確定這個數(shù)字。
(6) 最小庫存量。當庫存余額達到這個水平時，必須采取緊急行動，檢查是否已經(jīng)訂貨，并與供應(yīng)商聯(lián)系，確定可以接受的交貨時間。緊急時有必要向供應(yīng)商緊急訂購，以保證貨物在很短的時間內(nèi)就能交貨。
(7) 日期。必須記錄所有行動的日期。
(8) 接收。記錄所有接收信息，包括發(fā)票號和供應(yīng)商的名字。在一些記錄卡片上，供應(yīng)商的名字記錄在卡片的前頭，在這些情況下，物品的庫存參考號可能是供應(yīng)商的目錄號。
(9) 發(fā)放。記錄清楚發(fā)放物品的數(shù)量、所發(fā)放物品的申請?zhí)柡臀锲钒l(fā)給的個人(部門)。
(10) 余額。在每一次處理后計算物品庫存余額。接收物品時在余額上加上接收的數(shù)量，物品的發(fā)放將從余額中減去發(fā)放的數(shù)量。余額應(yīng)該代表庫存物品的實際數(shù)量，并用于執(zhí)行庫存檢查。發(fā)現(xiàn)差異時要通知和報告給管理人員。
庫存的每一項都應(yīng)該記錄在庫存控制卡片上。秘書在每次物品發(fā)放或接收時填寫庫存控制卡，并記錄該項庫存的余額。
2．庫存記錄的目的
準確的庫存記錄要保證滿足以下條件。
(1) 大量的資金不被不必要的庫存占用。
(2) 空間不被用來存儲不必要的貨物。
(3) 能監(jiān)督個人和部門對物品的使用。
(4) 保持充足的庫存，以保證組織的順利運作和消除由庫存短缺而引起的工作遲延。
(5) 監(jiān)督任何偷竊和破壞造成的損失。
(6) 可利用準確的庫存進行估價。
3．庫存的管理要求
(1) 秘書在收到貨物以后，應(yīng)立即辦理辦公設(shè)備和耗材的進貨登記，保證辦公設(shè)備和耗材準確無誤地入庫、登記、檢驗、核對。
(2) 辦公設(shè)備和耗材出貨時，秘書應(yīng)實時地辦好出貨手續(xù)，對發(fā)放什么物品，發(fā)放給誰，哪些物品還存儲在庫里等做好記錄。
(3) 辦公設(shè)備和耗材的庫存管理要求保持進貨卡、出貨卡和庫存卡的3卡一致。保證辦公設(shè)備和耗材的有效管理。
(4) 對決定報廢的辦公用品做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項。
4．辦公用品使用的監(jiān)督與調(diào)查
1) 對各部門使用的辦公物品進行調(diào)查
(1) 核對用品領(lǐng)用申請單與辦公用品進貨單。
(2) 核對用品申請單與實際使用情況。
(3) 核對辦公用品領(lǐng)用單與實際辦公用品庫存卡。
2) 對辦公用品使用的監(jiān)督
(1) 核對發(fā)票與辦公用品實物一致。
(2) 核對支票與送貨單一致。