本文描述了怎么合理布置辦公室，包括布置辦公室的基本要求、辦公室布置三大原則、辦公室布置的具體要求。
合理布置辦公室
1．布置辦公室的基本要求
采用一大間辦公室，對于光線、通風(fēng)、監(jiān)督、溝通來說，比采用同樣大小的若干辦公室為優(yōu)。
使用同樣大小的桌子可增進(jìn)美觀，并促進(jìn)職員的相互平等感。
使同一區(qū)域的檔案柜與其他柜子的高度一致，以促進(jìn)美觀。
將通常有許多外賓來訪的部門置于入口處，若此法不可行時，亦應(yīng)規(guī)定來客須知，使來客不干擾其他部門。
將自動售貨機(jī)、噴水池、公告板置于不至于引起職員分散精力及造成擁擠之處。
應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備工作負(fù)荷的需要。
主管座位應(yīng)位于員工座位后方，使主管易于觀察到工作地點(diǎn)發(fā)生的事情。
自然光應(yīng)來自桌子的左上方或斜后上方。勿使職員面對窗戶、太靠近電源或坐在通風(fēng)線上。
裝設(shè)充足的電源插座，供辦公室設(shè)備之用。
常用的設(shè)備與檔案應(yīng)置于使用者附近，切勿將所有的檔案置于靠墻之外，檔案柜應(yīng)背對背放置。
此外，如果條件允許，應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)設(shè)置休息處，并提供便利充分的休息設(shè)備，以作為工余休息、自由交談及用午餐之所需。秘書人員應(yīng)根據(jù)未來變化之預(yù)測及時調(diào)整辦公室布置。
2．辦公室布置三大原則
辦公室的布置不是簡單的設(shè)施擺放，還需要考慮工作人員在其間工作的舒適感、與辦公環(huán)境的協(xié)調(diào)以及有利于工作人員之間的溝通和監(jiān)督等要素。其布置的主要原則有以下三方面。
1) 有利于溝通
溝通是人與人之間思想、信息的傳達(dá)和交換，通過這種傳達(dá)和交換，使人們在目標(biāo)、概念、意志、興趣、情緒、感情等方面達(dá)到理解、協(xié)調(diào)一致。辦公室作為一個工作系統(tǒng)，
必須保證工作人員之間充分的溝通，才能實(shí)現(xiàn)信息及時有效地流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)內(nèi)各因子、各環(huán)節(jié)也才能協(xié)調(diào)地運(yùn)行。
2) 便于監(jiān)督
辦公室的布置必須有利于監(jiān)督，特別有利于職員的自我監(jiān)督與內(nèi)部監(jiān)督。辦公室的布置要適應(yīng)自我監(jiān)督的需要，所謂自我監(jiān)督，是指進(jìn)行自我約束和控制，自覺遵守公司的規(guī)章制度等。辦公室的布置還要適應(yīng)公司內(nèi)部監(jiān)督的特點(diǎn)和需要，公司內(nèi)部監(jiān)督的主要特點(diǎn)是：第一，內(nèi)部監(jiān)督是一種日常監(jiān)督，其監(jiān)督內(nèi)容包括工作人員在日常工作中的一切行為以及通過各種行為舉止反映出來的職業(yè)素養(yǎng)、道德品質(zhì)等，通過日常性監(jiān)督就可得出職員在某段時間內(nèi)的整體評價(jià)；第二，內(nèi)部監(jiān)督具有雙向和多維監(jiān)督的特點(diǎn)，它是主管人與部署之間，部署與部署之間的相互監(jiān)督，是一種群體內(nèi)部的監(jiān)督，因此，它的有效性有賴于群體之間的良好溝通與協(xié)調(diào)；第三，內(nèi)部監(jiān)督是一種內(nèi)部力量的約束，內(nèi)部監(jiān)督的特點(diǎn)和有效性不是取決于外界的壓力，而是取決于內(nèi)部的紀(jì)律約束、自覺程度，以及每個人在考評中的參與程度和參與的自覺性。
辦公室是集體工作的場所，上下級之間、同事之間既需要溝通，也需要相互督促檢查。由于精力、學(xué)問、性格等方面的差異，每個人都有各自的特點(diǎn)，有優(yōu)點(diǎn)和長處，也有缺點(diǎn)和不足，而個人的缺點(diǎn)往往又是自己難以覺察到的，如不及時糾正，便會給工作帶來損失。同事之間的相互監(jiān)督能夠有效地避免這一問題。因此，辦公室的布置必須有利于在工作中相互督促、相互提醒，從而把工作中的失誤減少到最低限度。
3) 協(xié)調(diào)、舒適
協(xié)調(diào)、舒適是辦公室布置的一項(xiàng)基本原則。這里所講的協(xié)調(diào)是指在辦公室的布置和辦公人員之間配合得當(dāng)；舒適即人們在布置合理的辦公場所中工作時，身體各部位沒有不適感或不適感最小。協(xié)調(diào)是舒適的前提，只有協(xié)調(diào)，才會有舒適。
協(xié)調(diào)的內(nèi)涵是物質(zhì)環(huán)境與工作要求的協(xié)調(diào)，它包括辦公室內(nèi)設(shè)備的空間分布、墻壁的顏色、室內(nèi)光線、空間的大小等與工作特點(diǎn)性質(zhì)相協(xié)調(diào)；人與工作安排得協(xié)調(diào)；人與人之間的協(xié)調(diào)包括工作人員個體、志趣、利益的協(xié)調(diào)及上級與下級的工作協(xié)調(diào)等。
人際關(guān)系的協(xié)調(diào)有以下表現(xiàn)和要求：一是連續(xù)性，工作中具有連續(xù)性且各環(huán)節(jié)不至于間斷、脫節(jié)；二是協(xié)同性，工作的各部分都從全局出發(fā)，同時進(jìn)行，緊密配合；三是有序，各職能辦公室的布置與主要業(yè)務(wù)的處理程序相互一致，工作的安排井然有序，工作的進(jìn)展有條不紊；四是和諧，包括人際關(guān)系和工作安排的和諧，避免有矛盾的公司職員在同一處工作以及不同種類工作之間的相互干擾。
3．辦公室布置的具體要求
辦公桌的排列應(yīng)按照直線對稱的原則和工作程序的順序，其線路以最接近直線為佳，
防止逆流與交叉現(xiàn)象。同室工作人員應(yīng)朝向同一方向辦公，不可面面相對，以免相互干擾和閑談。各座位間通道要適宜，應(yīng)以事就人，不以人就事，以免往返浪費(fèi)時間。
位于后方，以便監(jiān)督，同時不因接洽工作轉(zhuǎn)移和分散工作人員的視線和精力。光線應(yīng)來自左方，以保護(hù)視力。常用設(shè)備應(yīng)放在使用者近處。電話是5m2范圍一部，以免接電話離座位太遠(yuǎn)，分散精力，影響效率。
辦公室的用具設(shè)計(jì)要精美，堅(jiān)固耐用，適應(yīng)現(xiàn)代化要求。辦公桌是工作人員的必備工具，應(yīng)注意美觀、實(shí)用。有條件的可采用自動升降辦公椅，以適應(yīng)工作人員的身體高度的不同。同時，應(yīng)根據(jù)不同的工作性質(zhì)，設(shè)計(jì)不同形式的辦公桌、椅。另外，辦公室應(yīng)根據(jù)不同情況，設(shè)置垂直式檔案柜、旋轉(zhuǎn)式卡片柜和來往式擋槽，以便存放必要的資料、文件和卡片等，便于隨時翻看。這些設(shè)備和桌椅一樣，應(yīng)裝置滑輪，便于移動，平時置于一邊，用時推至身邊，方便實(shí)用。