第 三 章 會計電算化基本要求
第八節(jié)會計電算化檔案管理的基本要求
計算機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的要求；如果采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。這些作為會計檔案保存的資料，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。
一、電算化會計檔案管理的主要任務(wù)
二、電算化會計檔案的內(nèi)容
電算化會計檔案包括存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計數(shù)據(jù)，以及計算機打印出的書面形式的會計數(shù)據(jù)。
作為會計檔案保存時，其保存期限應(yīng)與《會計檔案管理辦法》中規(guī)定的相應(yīng)會計數(shù)據(jù)（書面形式的會計財簿、報表）相一致。
通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序等，均應(yīng)視同會計檔案進行保管，保管期截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。
三、記賬憑證的生成與管理
四、會計賬簿、報表的生成與管理
1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法；如果每天業(yè)務(wù)量較少，不能滿頁打印的，也可按旬打印輸出。
2.一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月、按季或按年打印；發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿，可滿頁打印。
3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。
五、電算化會計檔案保管
1.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作，重要會計檔案應(yīng)準備雙份，存放在兩個不同的地點，放在兩個不同的建筑物內(nèi)。
2.采用磁性介質(zhì)保存會計檔案的，要定期進行檢查、定期復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而導致會計資料丟失。一般來說，軟盤的存放環(huán)境，溫度4℃—5℃，相對溫度8%—83%，磁場強度50奧斯特。
6.大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲會計檔案。
7.存在會計信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。一般說來，為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進行恢復，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計資料或檔案進行保存，直至其中的會計信息完全過時為止。
模擬練習
[例3-1]判斷：
會計核算軟件在進行系統(tǒng)初始化時，必須輸入操作人員崗位分工情況，但為了保密，可以不輸入操作密碼。（ ?。?BR> 答案：錯
[例3-2]判斷：
會計年度終了進行結(jié)賬時，會計核算軟件應(yīng)當提供在數(shù)據(jù)磁帶、可裝卸硬磁盤等存儲介質(zhì)的強制備份功能。（ ?。?BR> 答案：對
[例3-3]單選：
下列職責中，（ ?。徫皇遣幌嗳萋氊煛?BR> A.電算化主管與審核B.憑證錄入與修改
C.憑證錄入與審核D.電算化主管與記賬
答案：C
[例3-4]單選：
操作人員要嚴格遵守計算機的操作程序，并遵循（ ）的要求。
A.操作制度B.機房管理制度
C.會計制度和會計準則D.會計電算化
答案：C
[例3-5]多選：
一般地賬務(wù)處理系統(tǒng)主要由初始設(shè)置和（ ?。┠K組成。
A.憑證處理B.月末處理C.賬簿輸出D.編制報表
答案：ABC
[例3-6]多選：
電算化系統(tǒng)中恢復功能是系統(tǒng)非常重要的基本功能，進行這一工作時應(yīng)當（ ?。?。
A.所有人員均有恢復權(quán)B.檢查備份日期
C.恢復往年資料前備份當前資料D.指定專人操作
答案：BCD
第八節(jié)會計電算化檔案管理的基本要求
計算機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的要求；如果采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。這些作為會計檔案保存的資料，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。
一、電算化會計檔案管理的主要任務(wù)
二、電算化會計檔案的內(nèi)容
電算化會計檔案包括存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計數(shù)據(jù)，以及計算機打印出的書面形式的會計數(shù)據(jù)。
作為會計檔案保存時，其保存期限應(yīng)與《會計檔案管理辦法》中規(guī)定的相應(yīng)會計數(shù)據(jù)（書面形式的會計財簿、報表）相一致。
通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序等，均應(yīng)視同會計檔案進行保管，保管期截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。
三、記賬憑證的生成與管理
四、會計賬簿、報表的生成與管理
1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法；如果每天業(yè)務(wù)量較少，不能滿頁打印的，也可按旬打印輸出。
2.一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月、按季或按年打印；發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿，可滿頁打印。
3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。
五、電算化會計檔案保管
1.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作，重要會計檔案應(yīng)準備雙份，存放在兩個不同的地點，放在兩個不同的建筑物內(nèi)。
2.采用磁性介質(zhì)保存會計檔案的，要定期進行檢查、定期復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而導致會計資料丟失。一般來說，軟盤的存放環(huán)境，溫度4℃—5℃，相對溫度8%—83%，磁場強度50奧斯特。
6.大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲會計檔案。
7.存在會計信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。一般說來，為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進行恢復，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計資料或檔案進行保存，直至其中的會計信息完全過時為止。
模擬練習
[例3-1]判斷：
會計核算軟件在進行系統(tǒng)初始化時，必須輸入操作人員崗位分工情況，但為了保密，可以不輸入操作密碼。（ ?。?BR> 答案：錯
[例3-2]判斷：
會計年度終了進行結(jié)賬時，會計核算軟件應(yīng)當提供在數(shù)據(jù)磁帶、可裝卸硬磁盤等存儲介質(zhì)的強制備份功能。（ ?。?BR> 答案：對
[例3-3]單選：
下列職責中，（ ?。徫皇遣幌嗳萋氊煛?BR> A.電算化主管與審核B.憑證錄入與修改
C.憑證錄入與審核D.電算化主管與記賬
答案：C
[例3-4]單選：
操作人員要嚴格遵守計算機的操作程序，并遵循（ ）的要求。
A.操作制度B.機房管理制度
C.會計制度和會計準則D.會計電算化
答案：C
[例3-5]多選：
一般地賬務(wù)處理系統(tǒng)主要由初始設(shè)置和（ ?。┠K組成。
A.憑證處理B.月末處理C.賬簿輸出D.編制報表
答案：ABC
[例3-6]多選：
電算化系統(tǒng)中恢復功能是系統(tǒng)非常重要的基本功能，進行這一工作時應(yīng)當（ ?。?。
A.所有人員均有恢復權(quán)B.檢查備份日期
C.恢復往年資料前備份當前資料D.指定專人操作
答案：BCD