一、在Excel中巧寫(xiě)月份
月度報(bào)表的標(biāo)題中常含有月份數(shù)值。筆者在工作中利用函數(shù)自動(dòng)填寫(xiě)月份，感覺(jué)十分方便。
筆者使用Excel制作的一個(gè)報(bào)表（模板）標(biāo)題是"×市×局×月份在職職工工資表".這個(gè)表是當(dāng)月修改，當(dāng)月打印。所以，筆者采用以下兩個(gè)步驟輸入標(biāo)題：
1.將標(biāo)題所占據(jù)的各單元格合并；
2.在合并的單元格中輸入：="煙臺(tái)市農(nóng)機(jī)局"&MONTH（NOW（））&"月份在職職工工資表".
這樣，每月編寫(xiě)（修改）打印工資表時(shí)，函數(shù)MONTH（）和函數(shù)NOW（）便自動(dòng)將機(jī)內(nèi)的月份數(shù)返回并寫(xiě)入標(biāo)題中。
另一個(gè)報(bào)表的標(biāo)題是"×月份收入支出情況表".與第一個(gè)工資表不同的是，此表編報(bào)、匯 總并打印的是上一個(gè)月的收入／支出情況，所以不能直接套用工資表中對(duì)兩個(gè)函數(shù)的應(yīng)用。
筆者采用下述方法解決了這一問(wèn)題，即在合并后的單元格中輸入：=IF（MONTH（NOW（））=1，12，MONTH（NOW（））－1）&"月份收入支出情況".這樣，當(dāng)1月份編報(bào)此表時(shí)，標(biāo)題中自動(dòng)顯示"12月份收入／支出情況表"；而在2～12月編報(bào)報(bào)表時(shí)，標(biāo)題中自動(dòng)顯示上月的月份數(shù)值，例如2月份編報(bào)的報(bào)表標(biāo)題是"1月份收入／支出情況表".
二、用Excel的圖表制作生成圖表的方法
圖表可以用來(lái)表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的某種相對(duì)關(guān)系，在常規(guī)狀態(tài)下我們一般運(yùn)用柱形圖比較數(shù)據(jù)間的 多少關(guān)系；用折線圖反映數(shù)據(jù)間的趨勢(shì)關(guān)系；用餅圖表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的比例分配關(guān)系。運(yùn)用Excel的圖表制作可以生成多種類型的圖表，下面以柱形圖、折線圖、餅圖三種類型為例，分別介紹其制作方法。
1、柱形圖
（1）點(diǎn)擊"開(kāi)始→程序→Microsoft Excel"，進(jìn)入Excel工作界面，先制作統(tǒng)計(jì)表格，并拖拉選取要生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)。
（2）單擊"插入"工具欄中的"圖表"，顯示圖表向?qū)У谝徊襟E-圖表類型對(duì)話框，選擇圖表類型為柱形圖，單擊"下一步".
（3）進(jìn)入圖表向?qū)У诙襟E——圖表數(shù)據(jù)源，根據(jù)需要選擇系列產(chǎn)生在行或列，單擊"下一步".
（4）進(jìn)入圖表向?qū)У谌襟E——圖表選項(xiàng)，此時(shí)有一組選項(xiàng)標(biāo)簽，用來(lái)確定生成的圖表中需要顯示的信息（如圖表標(biāo)題、軸標(biāo)題、網(wǎng)格線等，可根據(jù)個(gè)人生成圖表的需要選擇）。
（5）通常直接單擊"下一步"進(jìn)入圖表向?qū)У谒牟襟E——圖表位置，在默認(rèn)狀態(tài)下，程序會(huì)將生成的圖表嵌入當(dāng)前工作表單中。如果希望圖表與表格工作區(qū)分開(kāi)，選擇新工作表項(xiàng)，在圖表1位置輸入新表單的名稱（本例使用默認(rèn)狀態(tài)）。
（6）如果以上各步驟的操作發(fā)生錯(cuò)誤，可按"上一步"按鈕返回重新選擇，完成圖表向?qū)У?步驟操作后，如沒(méi)有錯(cuò)誤，單擊"完成"按鈕，就生成了比較數(shù)據(jù)的柱形圖。
2、折線圖
在最終生成的柱形圖中，用鼠標(biāo)右鍵單擊圖區(qū)域，顯示命令列表，從中選擇圖表類型選項(xiàng)，顯示圖表類型對(duì)話框，從對(duì)話框中選擇折線圖，單擊"確定"按鈕后就生成了反映數(shù)據(jù)趨勢(shì)的折線圖。
3、餅圖
同折線圖的生成步驟基本一樣，只要從"圖表類型"對(duì)話框中選擇"餅圖"，單出"確定"按鈕，就能生成反映數(shù)據(jù)比例分配的餅圖。
說(shuō)明：在圖表的制作過(guò)程中、制作完成后均有很多種修飾項(xiàng)目，可根據(jù)自己的愛(ài)好和需要，按照提示，選擇滿意的背景、色彩、子圖表、字體等修飾圖表。
三、在Excel中對(duì)特殊文字進(jìn)行處理的方法
你也許從不用Excel來(lái)完成短篇文章或報(bào)告（其實(shí)Excel也能做得很出色），但在Excel工作表中必然會(huì)遇到一些文字處理過(guò)程，因此，如何將文字內(nèi)容安排妥當(dāng)，將是一件重要的工作。
除了常規(guī)的文字字體、字號(hào)、字型、顏色，下劃線、對(duì)齊的編輯處理外，還要注意以下幾項(xiàng)：
1、自動(dòng)換行
當(dāng)一個(gè)單元格的數(shù)據(jù)內(nèi)容超過(guò)所設(shè)定的列寬時(shí)，可以要求自動(dòng)換行（行高隨之改變）。步驟：
（1）選中欲設(shè)定自動(dòng)換行的單元格或范圍；
（2）選中格式菜單單元格命令；
（3）在［單元格格式］對(duì)話框中選中［對(duì)齊］標(biāo)簽；
（4）確認(rèn)［自動(dòng)換行］復(fù)進(jìn)框并確定。
2、強(qiáng)行換行
同一單元格內(nèi)，有些長(zhǎng)數(shù)據(jù)或條列式內(nèi)容必須強(qiáng)行換行才能對(duì)齊。方法是光標(biāo)移到在需要換行的位置上同時(shí)按下Alt+Enter鍵（使用強(qiáng)行換行時(shí)，系統(tǒng)會(huì)同時(shí)選擇自動(dòng)換行功能）。
3、文字旋轉(zhuǎn)
工作表中有時(shí)需要直排或旋轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)的方向。方法是在［單元格格式］對(duì)話框中選擇［對(duì)齊］標(biāo)簽，再在［方向］框中選中所要的格式。
4、文本類型的數(shù)字輸入
證件號(hào)碼、電話號(hào)碼、數(shù)字標(biāo)碩等需要將數(shù)字當(dāng)成文本輸入。常用兩種方法：一是在輸入第一個(gè)字符前，鍵入單引號(hào)""；二是先鍵入等號(hào)"="，并在數(shù)字前后加上雙引號(hào)""".請(qǐng)參考以下例子：
鍵入027，單元格中顯示027；
鍵入="001"，單元格申顯示001；
鍵入="""3501"""，單元格中顯示"3501".（前后加上三個(gè)雙撇號(hào)是為了在單元格中顯示一對(duì)雙引號(hào)）； 鍵入="930""，單元格中顯示930"；
5、上下標(biāo)的輸入
在單元格內(nèi)輸入如103類的帶上標(biāo)（下標(biāo)）的字符的步驟：
（1）按文本方式輸入數(shù)字（包括上下標(biāo)），如103鍵入103；
（2）用鼠標(biāo)在編輯欄中選定將設(shè)為上標(biāo)（下標(biāo)）的字符，上例中應(yīng)選定3；
（3）選中格式菜單單元格命令，產(chǎn)生［單元格格式］對(duì)話框；
（4）在［字體］標(biāo)簽中選中上標(biāo)（下標(biāo)）復(fù)選框，再確定。
四、克隆Excel表格數(shù)據(jù)的方法
1、克隆Excel表格
在實(shí)際工作中應(yīng)用的表格數(shù)據(jù)具有不同的特點(diǎn)，比如：一個(gè)表格的某一列數(shù)據(jù)與另一表格的數(shù)據(jù)相同；一個(gè)表格的某一行（列）數(shù)據(jù)相同；一個(gè)表格的某一行（列）數(shù)據(jù)呈等差（1、3、5、7、9）等特點(diǎn)；這數(shù)據(jù)的輸入當(dāng)然可以直接輸入，但如果使用克隆功能可以大大提高數(shù)據(jù)輸入效率和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
2、克隆Excel表格數(shù)據(jù)的方式
數(shù)據(jù)的克隆可以在表格單元縱橫兩個(gè)方向上進(jìn)行，在橫的方向上，可以向右克隆，即用最左邊的單元內(nèi)容向右復(fù)制；也可以向左克隆，即用最右的單元內(nèi)容向左復(fù)制。在縱的方向上，可以向下克隆，即用最上面的單元內(nèi)容向下復(fù)制；可以向上克隆，即用最下面的單元內(nèi)容向上復(fù)制。
其克隆方式有四種：
（1）相同數(shù)據(jù)的克隆
（2）有特點(diǎn)數(shù)據(jù)的克隆
（3）自定義序列的克隆
（4）工作表間的克隆
月度報(bào)表的標(biāo)題中常含有月份數(shù)值。筆者在工作中利用函數(shù)自動(dòng)填寫(xiě)月份，感覺(jué)十分方便。
筆者使用Excel制作的一個(gè)報(bào)表（模板）標(biāo)題是"×市×局×月份在職職工工資表".這個(gè)表是當(dāng)月修改，當(dāng)月打印。所以，筆者采用以下兩個(gè)步驟輸入標(biāo)題：
1.將標(biāo)題所占據(jù)的各單元格合并；
2.在合并的單元格中輸入：="煙臺(tái)市農(nóng)機(jī)局"&MONTH（NOW（））&"月份在職職工工資表".
這樣，每月編寫(xiě)（修改）打印工資表時(shí)，函數(shù)MONTH（）和函數(shù)NOW（）便自動(dòng)將機(jī)內(nèi)的月份數(shù)返回并寫(xiě)入標(biāo)題中。
另一個(gè)報(bào)表的標(biāo)題是"×月份收入支出情況表".與第一個(gè)工資表不同的是，此表編報(bào)、匯 總并打印的是上一個(gè)月的收入／支出情況，所以不能直接套用工資表中對(duì)兩個(gè)函數(shù)的應(yīng)用。
筆者采用下述方法解決了這一問(wèn)題，即在合并后的單元格中輸入：=IF（MONTH（NOW（））=1，12，MONTH（NOW（））－1）&"月份收入支出情況".這樣，當(dāng)1月份編報(bào)此表時(shí)，標(biāo)題中自動(dòng)顯示"12月份收入／支出情況表"；而在2～12月編報(bào)報(bào)表時(shí)，標(biāo)題中自動(dòng)顯示上月的月份數(shù)值，例如2月份編報(bào)的報(bào)表標(biāo)題是"1月份收入／支出情況表".
二、用Excel的圖表制作生成圖表的方法
圖表可以用來(lái)表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的某種相對(duì)關(guān)系，在常規(guī)狀態(tài)下我們一般運(yùn)用柱形圖比較數(shù)據(jù)間的 多少關(guān)系；用折線圖反映數(shù)據(jù)間的趨勢(shì)關(guān)系；用餅圖表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的比例分配關(guān)系。運(yùn)用Excel的圖表制作可以生成多種類型的圖表，下面以柱形圖、折線圖、餅圖三種類型為例，分別介紹其制作方法。
1、柱形圖
（1）點(diǎn)擊"開(kāi)始→程序→Microsoft Excel"，進(jìn)入Excel工作界面，先制作統(tǒng)計(jì)表格，并拖拉選取要生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)。
（2）單擊"插入"工具欄中的"圖表"，顯示圖表向?qū)У谝徊襟E-圖表類型對(duì)話框，選擇圖表類型為柱形圖，單擊"下一步".
（3）進(jìn)入圖表向?qū)У诙襟E——圖表數(shù)據(jù)源，根據(jù)需要選擇系列產(chǎn)生在行或列，單擊"下一步".
（4）進(jìn)入圖表向?qū)У谌襟E——圖表選項(xiàng)，此時(shí)有一組選項(xiàng)標(biāo)簽，用來(lái)確定生成的圖表中需要顯示的信息（如圖表標(biāo)題、軸標(biāo)題、網(wǎng)格線等，可根據(jù)個(gè)人生成圖表的需要選擇）。
（5）通常直接單擊"下一步"進(jìn)入圖表向?qū)У谒牟襟E——圖表位置，在默認(rèn)狀態(tài)下，程序會(huì)將生成的圖表嵌入當(dāng)前工作表單中。如果希望圖表與表格工作區(qū)分開(kāi)，選擇新工作表項(xiàng)，在圖表1位置輸入新表單的名稱（本例使用默認(rèn)狀態(tài)）。
（6）如果以上各步驟的操作發(fā)生錯(cuò)誤，可按"上一步"按鈕返回重新選擇，完成圖表向?qū)У?步驟操作后，如沒(méi)有錯(cuò)誤，單擊"完成"按鈕，就生成了比較數(shù)據(jù)的柱形圖。
2、折線圖
在最終生成的柱形圖中，用鼠標(biāo)右鍵單擊圖區(qū)域，顯示命令列表，從中選擇圖表類型選項(xiàng)，顯示圖表類型對(duì)話框，從對(duì)話框中選擇折線圖，單擊"確定"按鈕后就生成了反映數(shù)據(jù)趨勢(shì)的折線圖。
3、餅圖
同折線圖的生成步驟基本一樣，只要從"圖表類型"對(duì)話框中選擇"餅圖"，單出"確定"按鈕，就能生成反映數(shù)據(jù)比例分配的餅圖。
說(shuō)明：在圖表的制作過(guò)程中、制作完成后均有很多種修飾項(xiàng)目，可根據(jù)自己的愛(ài)好和需要，按照提示，選擇滿意的背景、色彩、子圖表、字體等修飾圖表。
三、在Excel中對(duì)特殊文字進(jìn)行處理的方法
你也許從不用Excel來(lái)完成短篇文章或報(bào)告（其實(shí)Excel也能做得很出色），但在Excel工作表中必然會(huì)遇到一些文字處理過(guò)程，因此，如何將文字內(nèi)容安排妥當(dāng)，將是一件重要的工作。
除了常規(guī)的文字字體、字號(hào)、字型、顏色，下劃線、對(duì)齊的編輯處理外，還要注意以下幾項(xiàng)：
1、自動(dòng)換行
當(dāng)一個(gè)單元格的數(shù)據(jù)內(nèi)容超過(guò)所設(shè)定的列寬時(shí)，可以要求自動(dòng)換行（行高隨之改變）。步驟：
（1）選中欲設(shè)定自動(dòng)換行的單元格或范圍；
（2）選中格式菜單單元格命令；
（3）在［單元格格式］對(duì)話框中選中［對(duì)齊］標(biāo)簽；
（4）確認(rèn)［自動(dòng)換行］復(fù)進(jìn)框并確定。
2、強(qiáng)行換行
同一單元格內(nèi)，有些長(zhǎng)數(shù)據(jù)或條列式內(nèi)容必須強(qiáng)行換行才能對(duì)齊。方法是光標(biāo)移到在需要換行的位置上同時(shí)按下Alt+Enter鍵（使用強(qiáng)行換行時(shí)，系統(tǒng)會(huì)同時(shí)選擇自動(dòng)換行功能）。
3、文字旋轉(zhuǎn)
工作表中有時(shí)需要直排或旋轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)的方向。方法是在［單元格格式］對(duì)話框中選擇［對(duì)齊］標(biāo)簽，再在［方向］框中選中所要的格式。
4、文本類型的數(shù)字輸入
證件號(hào)碼、電話號(hào)碼、數(shù)字標(biāo)碩等需要將數(shù)字當(dāng)成文本輸入。常用兩種方法：一是在輸入第一個(gè)字符前，鍵入單引號(hào)""；二是先鍵入等號(hào)"="，并在數(shù)字前后加上雙引號(hào)""".請(qǐng)參考以下例子：
鍵入027，單元格中顯示027；
鍵入="001"，單元格申顯示001；
鍵入="""3501"""，單元格中顯示"3501".（前后加上三個(gè)雙撇號(hào)是為了在單元格中顯示一對(duì)雙引號(hào)）； 鍵入="930""，單元格中顯示930"；
5、上下標(biāo)的輸入
在單元格內(nèi)輸入如103類的帶上標(biāo)（下標(biāo)）的字符的步驟：
（1）按文本方式輸入數(shù)字（包括上下標(biāo)），如103鍵入103；
（2）用鼠標(biāo)在編輯欄中選定將設(shè)為上標(biāo)（下標(biāo)）的字符，上例中應(yīng)選定3；
（3）選中格式菜單單元格命令，產(chǎn)生［單元格格式］對(duì)話框；
（4）在［字體］標(biāo)簽中選中上標(biāo)（下標(biāo)）復(fù)選框，再確定。
四、克隆Excel表格數(shù)據(jù)的方法
1、克隆Excel表格
在實(shí)際工作中應(yīng)用的表格數(shù)據(jù)具有不同的特點(diǎn)，比如：一個(gè)表格的某一列數(shù)據(jù)與另一表格的數(shù)據(jù)相同；一個(gè)表格的某一行（列）數(shù)據(jù)相同；一個(gè)表格的某一行（列）數(shù)據(jù)呈等差（1、3、5、7、9）等特點(diǎn)；這數(shù)據(jù)的輸入當(dāng)然可以直接輸入，但如果使用克隆功能可以大大提高數(shù)據(jù)輸入效率和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
2、克隆Excel表格數(shù)據(jù)的方式
數(shù)據(jù)的克隆可以在表格單元縱橫兩個(gè)方向上進(jìn)行，在橫的方向上，可以向右克隆，即用最左邊的單元內(nèi)容向右復(fù)制；也可以向左克隆，即用最右的單元內(nèi)容向左復(fù)制。在縱的方向上，可以向下克隆，即用最上面的單元內(nèi)容向下復(fù)制；可以向上克隆，即用最下面的單元內(nèi)容向上復(fù)制。
其克隆方式有四種：
（1）相同數(shù)據(jù)的克隆
（2）有特點(diǎn)數(shù)據(jù)的克隆
（3）自定義序列的克隆
（4）工作表間的克隆