一、 用戶背景
中海集團(tuán)物流有限公司（簡(jiǎn)稱中海物流）是中國(guó)海運(yùn)（集團(tuán)）總公司直屬的專業(yè)從事綜合物流的國(guó)有大型企業(yè)，是我國(guó)大型綜合物流企業(yè)之一。
中海物流成立于1998年3月，現(xiàn)有注冊(cè)資金47080萬(wàn)元人民幣，總部位于上海。在全國(guó)設(shè)有北方、華北、山東、華東、福建、華南、海南區(qū)域公司和中西部八大區(qū)域公司，100多個(gè)服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)覆蓋國(guó)內(nèi)主要大中城市，管理超過(guò)30萬(wàn)平米倉(cāng)庫(kù)和2000余輛各種貨運(yùn)車輛。
依托中國(guó)海運(yùn)的資源優(yōu)勢(shì)，中海物流以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和完善的信息、運(yùn)輸網(wǎng)絡(luò)作支撐，構(gòu)建了立足沿海、輻射全國(guó)、連接全球的物流供應(yīng)鏈，可為客戶提供全套物流解決方案和一體化的物流服務(wù)。
二、 信息化動(dòng)因及目標(biāo)
在未使用協(xié)同OA系統(tǒng)之前公司員工主要通過(guò)發(fā)送郵件形式進(jìn)行日常工作的交流，日益體現(xiàn)了郵件的弊端，工作的互通性比較差，反饋和跟蹤很不方便；而且郵件限于兩者之間的溝通，無(wú)法實(shí)現(xiàn)多部門跨區(qū)域的工作協(xié)調(diào)和溝通，對(duì)于工作情況的歸檔和查找也不方便。工作中的每一個(gè)事件沒(méi)有一個(gè)規(guī)范的流程和操作體系，對(duì)于事前安排、事中監(jiān)督、事后反饋都很難進(jìn)行，執(zhí)行力較弱，權(quán)責(zé)不夠明確。
在公司的知識(shí)信息管理體系上沒(méi)有一定的規(guī)則，知識(shí)文檔分散在各個(gè)部門、各個(gè)職員的電腦上，文檔分類歸檔不明晰、管理混亂，對(duì)于公司ISO規(guī)范管理形成一定的障礙；而且跨分公司、跨部門之間沒(méi)有知識(shí)共享、傳播的平臺(tái)，不便于公司系統(tǒng)化管理。
中海物流充分認(rèn)識(shí)到在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代里，企業(yè)的管理重點(diǎn)已從物流、資金流逐漸向信息流跨越，信息流更多地體現(xiàn)為電子文檔，它的交互性能有效改善辦公的效率，而“辦公”實(shí)際上又是通過(guò)企業(yè)內(nèi)部人與人、人與部門、部門之間信息的收集、組織、共享、傳播等行為的協(xié)調(diào)來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體目標(biāo)的過(guò)程。
于是，中海物流的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)建設(shè)主要從上述兩方面著手，主要梳理和規(guī)范公司的電子化管理流程，構(gòu)建可共享的員工知識(shí)庫(kù)，為大家建立統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)文化。
中海物流的信息化總體目標(biāo)：
構(gòu)建一個(gè)切合本企業(yè)現(xiàn)狀和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要的信息化平臺(tái)，進(jìn)一步提高集團(tuán)辦公效率，優(yōu)化管理質(zhì)量，降低運(yùn)營(yíng)成本，同國(guó)際規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式接軌，提高服務(wù)水平及響應(yīng)速度，在日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下保持和提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力；通過(guò)集團(tuán)公司的信息化平臺(tái)建設(shè)，促進(jìn)下屬子公司轉(zhuǎn)變運(yùn)營(yíng)觀念，正視市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，并進(jìn)行信息化改革。
（1） 集團(tuán)公司知識(shí)的協(xié)同共享、利用和創(chuàng)新
集團(tuán)公司部門繁多，人員較多，如何有效的管理和利用公司內(nèi)部的顯性，重要的是公司員工頭腦中的隱性知識(shí)是建立一個(gè)學(xué)習(xí)增長(zhǎng)型組織的關(guān)鍵因素。泛微企業(yè)集團(tuán)協(xié)同管理中的e-Doc提供了全面知識(shí)管理的框架，允許企業(yè)在任何地點(diǎn)和時(shí)間張貼、存儲(chǔ)和創(chuàng)建文檔并共享信息。結(jié)合企業(yè)信息門戶EIP，通過(guò)角色設(shè)置和權(quán)限控制使不同職位的人員看到不同的文檔信息。公司的每位員工都在自己的門戶中積累知識(shí)，并與大家共享自己在各方面的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)。
（2） 搭建一個(gè)電子化的運(yùn)行企業(yè)
中海集團(tuán)物流有限公司由于企業(yè)規(guī)模龐大，部門設(shè)置比較多。管理結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)事務(wù)性審批流程比較多，在企業(yè)管理型企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中，經(jīng)常牽涉到相互的信息溝通與交流。依靠原由的郵件、電話以及人員的傳遞已經(jīng)完全不適應(yīng)現(xiàn)在的管理節(jié)奏，企業(yè)的運(yùn)作效率也相對(duì)降低。
（3） 協(xié)同的項(xiàng)目管理：項(xiàng)目立項(xiàng)、審核、執(zhí)行、結(jié)束全程監(jiān)控
項(xiàng)目是具有明確周期的性任務(wù)，項(xiàng)目進(jìn)行的過(guò)程中涉及到項(xiàng)目人員、項(xiàng)目進(jìn)度控制、項(xiàng)目成本控制等關(guān)鍵性因素。泛微企業(yè)集團(tuán)協(xié)同管理的e-Project結(jié)合e-HRM和e-Workflow可完成對(duì)項(xiàng)目人員的任務(wù)分配及任務(wù)到達(dá)通知，項(xiàng)目經(jīng)理登陸自己的門戶可查看項(xiàng)目的人力、進(jìn)度、財(cái)務(wù)等信息，分析相關(guān)因素及時(shí)作出調(diào)整，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目從立項(xiàng)、審核、執(zhí)行、結(jié)束的全程調(diào)控。
（4） 集團(tuán)數(shù)據(jù)中心動(dòng)態(tài)提取下屬子公司各項(xiàng)數(shù)據(jù)
泛微企業(yè)集團(tuán)協(xié)同管理解決方案的集團(tuán)數(shù)據(jù)中心包括五大功能模塊：輸入報(bào)表管理、報(bào)表?xiàng)l件管理、輸出報(bào)表管理、報(bào)表數(shù)據(jù)錄入、報(bào)表錄入監(jiān)控。下屬公司可通過(guò)相應(yīng)的接口遞交及查看總部要求上傳的數(shù)據(jù)，總部可實(shí)時(shí)匯總下屬公司財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、銷售、人事、成本、收益等方面的數(shù)據(jù)，并利用“集團(tuán)數(shù)據(jù)中心”提供報(bào)表分析工具來(lái)對(duì)下屬公司的營(yíng)運(yùn)生成各種報(bào)表協(xié)助集團(tuán)管理者作出分析和決策。
三、 關(guān)鍵需求
目前，中海物流的組織機(jī)構(gòu)、人員層次、辦公環(huán)境及業(yè)務(wù)系統(tǒng)比較復(fù)雜，缺乏一個(gè)統(tǒng)一的信息獲取、發(fā)布和共享的平臺(tái)，存在著信息滯后、多途徑、不一致的現(xiàn)象，影響了全集團(tuán)的運(yùn)作效率，尤其是影響了領(lǐng)導(dǎo)層的決策和中海物流的響應(yīng)能力。
為系統(tǒng)地推進(jìn)管理工作的制度化、規(guī)范化和高效化，發(fā)揮集團(tuán)整體優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)快速市場(chǎng)反應(yīng)，迫切需要建設(shè)一個(gè)高效、開(kāi)放的知識(shí)共享和信息交互的統(tǒng)一信息平臺(tái)。
（1）、中海集團(tuán)物流有限公司特點(diǎn)分析
1、地域分布廣泛。本公司下屬企業(yè)分布于上海、杭州，深圳等地管理上存在一定的時(shí)間與空間的限制。
2、各服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)、子公司與集團(tuán)之間的緊密程度不同，對(duì)信息開(kāi)放程度要求也不同；
3、員工的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平參差不齊；
4、集團(tuán)公司作為管理決策者，有大量的公文及數(shù)據(jù)材料向下傳達(dá)，同時(shí)又需要收集統(tǒng)計(jì)各個(gè)子公司的各種報(bào)表和數(shù)據(jù)材料；
（2）、從集團(tuán)的管理角度分析
1、加強(qiáng)對(duì)下屬公司的管理力度。
通過(guò)建設(shè)集團(tuán)化的管理平臺(tái)，將所有的信息都匯總在整個(gè)集團(tuán)信息平臺(tái)上，從財(cái)務(wù)、人員、項(xiàng)目等各個(gè)角度實(shí)現(xiàn)對(duì)下屬企業(yè)的運(yùn)行監(jiān)督與管理。
2、建設(shè)知識(shí)型的中海集團(tuán)物流有限公司。
對(duì)于知識(shí)時(shí)代的企業(yè)，其終極目標(biāo)當(dāng)然是要成為知識(shí)使能型企業(yè)。人們借助知識(shí)挖掘、知識(shí)推理、決策支持等技術(shù)更好地完成日常工作；企業(yè)也將通過(guò)不間斷地學(xué)習(xí)來(lái)培育和創(chuàng)新知識(shí)。終，企業(yè)不僅在戰(zhàn)略思維、運(yùn)營(yíng)效率、以及服務(wù)質(zhì)量等方面得到大大改善加強(qiáng)集團(tuán)項(xiàng)目的力度。
四、 解決方案
（一）建立協(xié)作與信息共享社區(qū)
（1）建立中海集團(tuán)物流有限公司信息中心
作為一個(gè)大型的集團(tuán)化企業(yè)，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的信息需要傳遞到各個(gè)子公司或各個(gè)部門，而泛微的e-cology新聞中心功能可以建立各個(gè)企業(yè)的新聞管理中心，通過(guò)集團(tuán)信息中心將中海集團(tuán)物流有限公司所有的下屬以及關(guān)聯(lián)企業(yè)緊密的結(jié)合在一起，互通信息。新聞中心的維護(hù)由各個(gè)部分已經(jīng)各個(gè)子公司來(lái)負(fù)責(zé)，不需要總部參與編輯，真正實(shí)現(xiàn)各個(gè)分布之間的信息橫向溝通。
（2）BBS：
在協(xié)作社區(qū)中可以實(shí)現(xiàn)對(duì)從點(diǎn)到面的溝通，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部的協(xié)作。在知識(shí)管理的功能中，只需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)討論的主題，所有的人都可以進(jìn)行回復(fù)。在主題的創(chuàng)建過(guò)程中，可以實(shí)現(xiàn)討論范圍的設(shè)置以及討論主題的相關(guān)參考因素。
（3）內(nèi)部?jī)?nèi)部電子刊物
系統(tǒng)需要自動(dòng)產(chǎn)生相應(yīng)的電子月刊，替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)月刊。在成本上做了非常大的節(jié)省。同時(shí)，月刊的維護(hù)工作相應(yīng)的降低，有原本專業(yè)的部門負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)為可以由集團(tuán)公司所有的員工都可以參與月刊的制作，形成真正有意義的月刊。同時(shí)月刊可以通過(guò)與email系統(tǒng)以及網(wǎng)盞的掛接，直接可以發(fā)布在外部網(wǎng)站上。
（二）知識(shí)管理
根據(jù)中海集團(tuán)物流有限公司下屬企業(yè)的業(yè)務(wù)不同，建立分類的企業(yè)知識(shí)庫(kù)，形成企業(yè)的知識(shí)地圖，將人員、流程和業(yè)務(wù)知識(shí)緊密集成在一起。知識(shí)庫(kù)在文檔分類、文檔屬性定義等方面有比較強(qiáng)的功能。
中海物流知識(shí)文檔管理模塊（e-Docs）是架構(gòu)在整個(gè)泛微協(xié)同商務(wù)系統(tǒng)（e-cology）的信息和知識(shí)管理。它提供了全面知識(shí)管理的框架，允許企業(yè)在任何地點(diǎn)和時(shí)間張貼、存儲(chǔ)和創(chuàng)建文檔并共享信息。所有的文檔都可以經(jīng)由Web瀏覽器找到并獲得。并將不同等級(jí)的文檔賦予不同權(quán)限的人。更重要的是為每個(gè)員工提供一個(gè)個(gè)性化的知識(shí)信息門戶，在這個(gè)個(gè)性化的門戶中，員工只能找到與他職位和權(quán)限相關(guān)的知識(shí)，并且每一個(gè)員工在自己的門戶中積累知識(shí)，并與大家共享自己在各方面的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)。
知識(shí)文檔管理模塊（e-Docs）使得內(nèi)部和外部的交流更加容易，通過(guò)知識(shí)文檔管理模塊（e-Docs）企業(yè)可以建立集團(tuán)級(jí)網(wǎng)站，分（子）公司級(jí)網(wǎng)站、內(nèi)部各部門的網(wǎng)站、為不同用戶組建立不同門戶，并可以為我們的客戶，我們的代理商，分銷商和供應(yīng)商建立他們的門戶。這種用戶友好性和柔性的結(jié)合使得這個(gè)模塊適合于任何大小類型組織和企業(yè)。
與普通的文檔管理不同，由于e-cology按照企業(yè)信息網(wǎng)狀體系設(shè)計(jì)，在中海集團(tuán)物流有限公司知識(shí)管理系統(tǒng)中，用戶獲得的不僅僅是文檔的創(chuàng)建者和內(nèi)容這樣的信息。中海集團(tuán)物流有限公司知識(shí)管理系統(tǒng)將所有與文檔相關(guān)的實(shí)體集成起來(lái)。例如讀取一份合同，可以了解到所有與之相關(guān)的信息，包括合同關(guān)聯(lián)的客戶、項(xiàng)目、交易情況、相關(guān)工作流等。并且可以層層深入地追溯了解詳細(xì)的信息。中海集團(tuán)物流有限公司知識(shí)管理系統(tǒng)與其他模塊的協(xié)同使得所有的文檔信息都不是孤立的。
（三）流程審批中心
中海集團(tuán)物流有限公司的工作流類型主要是三個(gè)方面的內(nèi)容，泛微也將按照兩個(gè)方面的內(nèi)容建設(shè)中海集團(tuán)物流有限公司的內(nèi)部審批流程：
單純的企業(yè)行政管理上的流程：主要表現(xiàn)在綜合人事類的如收發(fā)文管理、檔案方面的流程、人事方面
的調(diào)動(dòng)、招聘、培訓(xùn)方面的流程。此類流程注重這個(gè)過(guò)程本身，而不是流程結(jié)束之后的數(shù)據(jù)結(jié)果而且與業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒(méi)有必然的聯(lián)系。因此，泛微針對(duì)此類流程非常靈活的流程設(shè)置，具有平行會(huì)簽、二次加簽、傳閱、流程的重定義等。完善這個(gè)流程的過(guò)程管理
作為企業(yè)的核心的流程：此類流程是有企業(yè)業(yè)務(wù)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)有關(guān)，因此，流程的關(guān)聯(lián)性就很強(qiáng)了。例如，當(dāng)中海集團(tuán)物流有限公司市場(chǎng)管理一旦簽定合同，那他就會(huì)觸發(fā)其他相關(guān)的采購(gòu)、設(shè)計(jì)、與質(zhì)量等。因此，泛微加強(qiáng)了流程的關(guān)聯(lián)性與數(shù)據(jù)的連續(xù)性。無(wú)形中也需要加強(qiáng)各個(gè)部門之間的協(xié)同工作，通過(guò)工作的流程讓相關(guān)的部門與人圍繞項(xiàng)目或業(yè)務(wù)展開(kāi)。
泛微的工作流是如何實(shí)現(xiàn)的？泛微在流程定義的時(shí)候就可以建立流程與哪些功能或信息有關(guān)，與哪些流程有關(guān)聯(lián)。例如當(dāng)你找到一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，與這個(gè)項(xiàng)目有關(guān)的合同的審批流程、與這個(gè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)研發(fā)過(guò)程中的審批流程、與這個(gè)項(xiàng)目有的采購(gòu)的流程都可以被迅速的找出。而且所有這些與項(xiàng)目有關(guān)的數(shù)據(jù)都是后歸結(jié)到這個(gè)項(xiàng)目上去。
作為輔助或支撐核心流程的流程：這類流程兼顧有以上兩類流程的特色。
主要應(yīng)用分布：
報(bào)告管理：通過(guò)電子化的流程，輕松提交與審核各項(xiàng)業(yè)務(wù)報(bào)告；
出差管理：將各項(xiàng)出差申請(qǐng)通過(guò)電子化的流轉(zhuǎn)，并統(tǒng)計(jì)月、周日、甚至年的出差情況匯總；
費(fèi)用報(bào)銷管理：通過(guò)流程，對(duì)公司的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行有效的分?jǐn)偱c統(tǒng)計(jì)，從各個(gè)角度分析公司的各項(xiàng)費(fèi)用支出；
請(qǐng)假審批：用戶可新增請(qǐng)假單，填寫好相應(yīng)的信息，選擇適當(dāng)?shù)牧鞒毯?，即可將?qǐng)假單提交給流程處理人員進(jìn)行處理。審批通過(guò)后，系統(tǒng)根據(jù)請(qǐng)假流程中的設(shè)置，自動(dòng)通知請(qǐng)假單提交者以及相關(guān)人員；
采購(gòu)流程：在采購(gòu)申請(qǐng)中，可以選擇所需采購(gòu)的物品、輸入采購(gòu)單的其他信息，完成采購(gòu)單的填寫。然后用戶可以選擇一個(gè)合適的采購(gòu)流程，并按照該流程的每一個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)置，將采購(gòu)單提交給相關(guān)的處理人員/角色/部門進(jìn)行處理；
簽報(bào)管理：在簽報(bào)流程中起草報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)可以在流程中輸入相應(yīng)的審批意見(jiàn)，完成審核之后可以嵌入電子圖章；
借款審批：在借款申請(qǐng)中，可以輸入相應(yīng)的借款金額以及理由，同時(shí)會(huì)將借款金額反映到費(fèi)用管理中；
付款審批管理：在付款申請(qǐng)中，可以選擇相關(guān)的客戶名稱以及付款類型，在收付款管理中進(jìn)行付款的統(tǒng)計(jì)；
總結(jié)與計(jì)劃管理：在總結(jié)與計(jì)劃管理功能中，起草年度、季度、月度甚至周的工作計(jì)劃與總結(jié)，領(lǐng)導(dǎo)可以為這些計(jì)劃打分、同時(shí)進(jìn)行匯總。
五、 應(yīng)用成果
中海集團(tuán)物流非常重視信息系統(tǒng)建設(shè)。自1999年開(kāi)始，中海集團(tuán)物流大力推進(jìn)企業(yè)信息化的建設(shè)工作。中海集團(tuán)物流信息系統(tǒng)的大特點(diǎn)是一個(gè)實(shí)行高效的網(wǎng)絡(luò)化管理的信息系統(tǒng)。借助于電子管理信息平臺(tái)，通過(guò)數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)及Internet技術(shù)將公司總部與全國(guó)八大區(qū)域公司管理總部、所屬各配送中心以及各網(wǎng)點(diǎn)營(yíng)運(yùn)中心聯(lián)結(jié)成一個(gè)高效的物流信息管理網(wǎng)絡(luò)，便于公司內(nèi)部統(tǒng)一管理。
目前，中海集團(tuán)的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)已經(jīng)很好的實(shí)現(xiàn)了初期設(shè)想的目標(biāo)，建立了公司統(tǒng)一的電子化管控體系和知識(shí)管理體系，為公司建立了一個(gè)良好的電子化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化辦公環(huán)境，也使企業(yè)員工在虛擬的電子化運(yùn)營(yíng)組織中形成了共同的辦事風(fēng)格和企業(yè)文化，為企業(yè)全體員工在工作中實(shí)現(xiàn)高效、協(xié)作創(chuàng)造了便利條件，目前，中海物流的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)已經(jīng)成為公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力之一。
中海集團(tuán)物流有限公司（簡(jiǎn)稱中海物流）是中國(guó)海運(yùn)（集團(tuán)）總公司直屬的專業(yè)從事綜合物流的國(guó)有大型企業(yè)，是我國(guó)大型綜合物流企業(yè)之一。
中海物流成立于1998年3月，現(xiàn)有注冊(cè)資金47080萬(wàn)元人民幣，總部位于上海。在全國(guó)設(shè)有北方、華北、山東、華東、福建、華南、海南區(qū)域公司和中西部八大區(qū)域公司，100多個(gè)服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)覆蓋國(guó)內(nèi)主要大中城市，管理超過(guò)30萬(wàn)平米倉(cāng)庫(kù)和2000余輛各種貨運(yùn)車輛。
依托中國(guó)海運(yùn)的資源優(yōu)勢(shì)，中海物流以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和完善的信息、運(yùn)輸網(wǎng)絡(luò)作支撐，構(gòu)建了立足沿海、輻射全國(guó)、連接全球的物流供應(yīng)鏈，可為客戶提供全套物流解決方案和一體化的物流服務(wù)。
二、 信息化動(dòng)因及目標(biāo)
在未使用協(xié)同OA系統(tǒng)之前公司員工主要通過(guò)發(fā)送郵件形式進(jìn)行日常工作的交流，日益體現(xiàn)了郵件的弊端，工作的互通性比較差，反饋和跟蹤很不方便；而且郵件限于兩者之間的溝通，無(wú)法實(shí)現(xiàn)多部門跨區(qū)域的工作協(xié)調(diào)和溝通，對(duì)于工作情況的歸檔和查找也不方便。工作中的每一個(gè)事件沒(méi)有一個(gè)規(guī)范的流程和操作體系，對(duì)于事前安排、事中監(jiān)督、事后反饋都很難進(jìn)行，執(zhí)行力較弱，權(quán)責(zé)不夠明確。
在公司的知識(shí)信息管理體系上沒(méi)有一定的規(guī)則，知識(shí)文檔分散在各個(gè)部門、各個(gè)職員的電腦上，文檔分類歸檔不明晰、管理混亂，對(duì)于公司ISO規(guī)范管理形成一定的障礙；而且跨分公司、跨部門之間沒(méi)有知識(shí)共享、傳播的平臺(tái)，不便于公司系統(tǒng)化管理。
中海物流充分認(rèn)識(shí)到在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代里，企業(yè)的管理重點(diǎn)已從物流、資金流逐漸向信息流跨越，信息流更多地體現(xiàn)為電子文檔，它的交互性能有效改善辦公的效率，而“辦公”實(shí)際上又是通過(guò)企業(yè)內(nèi)部人與人、人與部門、部門之間信息的收集、組織、共享、傳播等行為的協(xié)調(diào)來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體目標(biāo)的過(guò)程。
于是，中海物流的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)建設(shè)主要從上述兩方面著手，主要梳理和規(guī)范公司的電子化管理流程，構(gòu)建可共享的員工知識(shí)庫(kù)，為大家建立統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)文化。
中海物流的信息化總體目標(biāo)：
構(gòu)建一個(gè)切合本企業(yè)現(xiàn)狀和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要的信息化平臺(tái)，進(jìn)一步提高集團(tuán)辦公效率，優(yōu)化管理質(zhì)量，降低運(yùn)營(yíng)成本，同國(guó)際規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式接軌，提高服務(wù)水平及響應(yīng)速度，在日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下保持和提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力；通過(guò)集團(tuán)公司的信息化平臺(tái)建設(shè)，促進(jìn)下屬子公司轉(zhuǎn)變運(yùn)營(yíng)觀念，正視市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，并進(jìn)行信息化改革。
（1） 集團(tuán)公司知識(shí)的協(xié)同共享、利用和創(chuàng)新
集團(tuán)公司部門繁多，人員較多，如何有效的管理和利用公司內(nèi)部的顯性，重要的是公司員工頭腦中的隱性知識(shí)是建立一個(gè)學(xué)習(xí)增長(zhǎng)型組織的關(guān)鍵因素。泛微企業(yè)集團(tuán)協(xié)同管理中的e-Doc提供了全面知識(shí)管理的框架，允許企業(yè)在任何地點(diǎn)和時(shí)間張貼、存儲(chǔ)和創(chuàng)建文檔并共享信息。結(jié)合企業(yè)信息門戶EIP，通過(guò)角色設(shè)置和權(quán)限控制使不同職位的人員看到不同的文檔信息。公司的每位員工都在自己的門戶中積累知識(shí)，并與大家共享自己在各方面的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)。
（2） 搭建一個(gè)電子化的運(yùn)行企業(yè)
中海集團(tuán)物流有限公司由于企業(yè)規(guī)模龐大，部門設(shè)置比較多。管理結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)事務(wù)性審批流程比較多，在企業(yè)管理型企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中，經(jīng)常牽涉到相互的信息溝通與交流。依靠原由的郵件、電話以及人員的傳遞已經(jīng)完全不適應(yīng)現(xiàn)在的管理節(jié)奏，企業(yè)的運(yùn)作效率也相對(duì)降低。
（3） 協(xié)同的項(xiàng)目管理：項(xiàng)目立項(xiàng)、審核、執(zhí)行、結(jié)束全程監(jiān)控
項(xiàng)目是具有明確周期的性任務(wù)，項(xiàng)目進(jìn)行的過(guò)程中涉及到項(xiàng)目人員、項(xiàng)目進(jìn)度控制、項(xiàng)目成本控制等關(guān)鍵性因素。泛微企業(yè)集團(tuán)協(xié)同管理的e-Project結(jié)合e-HRM和e-Workflow可完成對(duì)項(xiàng)目人員的任務(wù)分配及任務(wù)到達(dá)通知，項(xiàng)目經(jīng)理登陸自己的門戶可查看項(xiàng)目的人力、進(jìn)度、財(cái)務(wù)等信息，分析相關(guān)因素及時(shí)作出調(diào)整，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目從立項(xiàng)、審核、執(zhí)行、結(jié)束的全程調(diào)控。
（4） 集團(tuán)數(shù)據(jù)中心動(dòng)態(tài)提取下屬子公司各項(xiàng)數(shù)據(jù)
泛微企業(yè)集團(tuán)協(xié)同管理解決方案的集團(tuán)數(shù)據(jù)中心包括五大功能模塊：輸入報(bào)表管理、報(bào)表?xiàng)l件管理、輸出報(bào)表管理、報(bào)表數(shù)據(jù)錄入、報(bào)表錄入監(jiān)控。下屬公司可通過(guò)相應(yīng)的接口遞交及查看總部要求上傳的數(shù)據(jù)，總部可實(shí)時(shí)匯總下屬公司財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、銷售、人事、成本、收益等方面的數(shù)據(jù)，并利用“集團(tuán)數(shù)據(jù)中心”提供報(bào)表分析工具來(lái)對(duì)下屬公司的營(yíng)運(yùn)生成各種報(bào)表協(xié)助集團(tuán)管理者作出分析和決策。
三、 關(guān)鍵需求
目前，中海物流的組織機(jī)構(gòu)、人員層次、辦公環(huán)境及業(yè)務(wù)系統(tǒng)比較復(fù)雜，缺乏一個(gè)統(tǒng)一的信息獲取、發(fā)布和共享的平臺(tái)，存在著信息滯后、多途徑、不一致的現(xiàn)象，影響了全集團(tuán)的運(yùn)作效率，尤其是影響了領(lǐng)導(dǎo)層的決策和中海物流的響應(yīng)能力。
為系統(tǒng)地推進(jìn)管理工作的制度化、規(guī)范化和高效化，發(fā)揮集團(tuán)整體優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)快速市場(chǎng)反應(yīng)，迫切需要建設(shè)一個(gè)高效、開(kāi)放的知識(shí)共享和信息交互的統(tǒng)一信息平臺(tái)。
（1）、中海集團(tuán)物流有限公司特點(diǎn)分析
1、地域分布廣泛。本公司下屬企業(yè)分布于上海、杭州，深圳等地管理上存在一定的時(shí)間與空間的限制。
2、各服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)、子公司與集團(tuán)之間的緊密程度不同，對(duì)信息開(kāi)放程度要求也不同；
3、員工的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平參差不齊；
4、集團(tuán)公司作為管理決策者，有大量的公文及數(shù)據(jù)材料向下傳達(dá)，同時(shí)又需要收集統(tǒng)計(jì)各個(gè)子公司的各種報(bào)表和數(shù)據(jù)材料；
（2）、從集團(tuán)的管理角度分析
1、加強(qiáng)對(duì)下屬公司的管理力度。
通過(guò)建設(shè)集團(tuán)化的管理平臺(tái)，將所有的信息都匯總在整個(gè)集團(tuán)信息平臺(tái)上，從財(cái)務(wù)、人員、項(xiàng)目等各個(gè)角度實(shí)現(xiàn)對(duì)下屬企業(yè)的運(yùn)行監(jiān)督與管理。
2、建設(shè)知識(shí)型的中海集團(tuán)物流有限公司。
對(duì)于知識(shí)時(shí)代的企業(yè)，其終極目標(biāo)當(dāng)然是要成為知識(shí)使能型企業(yè)。人們借助知識(shí)挖掘、知識(shí)推理、決策支持等技術(shù)更好地完成日常工作；企業(yè)也將通過(guò)不間斷地學(xué)習(xí)來(lái)培育和創(chuàng)新知識(shí)。終，企業(yè)不僅在戰(zhàn)略思維、運(yùn)營(yíng)效率、以及服務(wù)質(zhì)量等方面得到大大改善加強(qiáng)集團(tuán)項(xiàng)目的力度。
四、 解決方案
（一）建立協(xié)作與信息共享社區(qū)
（1）建立中海集團(tuán)物流有限公司信息中心
作為一個(gè)大型的集團(tuán)化企業(yè)，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的信息需要傳遞到各個(gè)子公司或各個(gè)部門，而泛微的e-cology新聞中心功能可以建立各個(gè)企業(yè)的新聞管理中心，通過(guò)集團(tuán)信息中心將中海集團(tuán)物流有限公司所有的下屬以及關(guān)聯(lián)企業(yè)緊密的結(jié)合在一起，互通信息。新聞中心的維護(hù)由各個(gè)部分已經(jīng)各個(gè)子公司來(lái)負(fù)責(zé)，不需要總部參與編輯，真正實(shí)現(xiàn)各個(gè)分布之間的信息橫向溝通。
（2）BBS：
在協(xié)作社區(qū)中可以實(shí)現(xiàn)對(duì)從點(diǎn)到面的溝通，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部的協(xié)作。在知識(shí)管理的功能中，只需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)討論的主題，所有的人都可以進(jìn)行回復(fù)。在主題的創(chuàng)建過(guò)程中，可以實(shí)現(xiàn)討論范圍的設(shè)置以及討論主題的相關(guān)參考因素。
（3）內(nèi)部?jī)?nèi)部電子刊物
系統(tǒng)需要自動(dòng)產(chǎn)生相應(yīng)的電子月刊，替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)月刊。在成本上做了非常大的節(jié)省。同時(shí)，月刊的維護(hù)工作相應(yīng)的降低，有原本專業(yè)的部門負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)為可以由集團(tuán)公司所有的員工都可以參與月刊的制作，形成真正有意義的月刊。同時(shí)月刊可以通過(guò)與email系統(tǒng)以及網(wǎng)盞的掛接，直接可以發(fā)布在外部網(wǎng)站上。
（二）知識(shí)管理
根據(jù)中海集團(tuán)物流有限公司下屬企業(yè)的業(yè)務(wù)不同，建立分類的企業(yè)知識(shí)庫(kù)，形成企業(yè)的知識(shí)地圖，將人員、流程和業(yè)務(wù)知識(shí)緊密集成在一起。知識(shí)庫(kù)在文檔分類、文檔屬性定義等方面有比較強(qiáng)的功能。
中海物流知識(shí)文檔管理模塊（e-Docs）是架構(gòu)在整個(gè)泛微協(xié)同商務(wù)系統(tǒng)（e-cology）的信息和知識(shí)管理。它提供了全面知識(shí)管理的框架，允許企業(yè)在任何地點(diǎn)和時(shí)間張貼、存儲(chǔ)和創(chuàng)建文檔并共享信息。所有的文檔都可以經(jīng)由Web瀏覽器找到并獲得。并將不同等級(jí)的文檔賦予不同權(quán)限的人。更重要的是為每個(gè)員工提供一個(gè)個(gè)性化的知識(shí)信息門戶，在這個(gè)個(gè)性化的門戶中，員工只能找到與他職位和權(quán)限相關(guān)的知識(shí)，并且每一個(gè)員工在自己的門戶中積累知識(shí)，并與大家共享自己在各方面的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)。
知識(shí)文檔管理模塊（e-Docs）使得內(nèi)部和外部的交流更加容易，通過(guò)知識(shí)文檔管理模塊（e-Docs）企業(yè)可以建立集團(tuán)級(jí)網(wǎng)站，分（子）公司級(jí)網(wǎng)站、內(nèi)部各部門的網(wǎng)站、為不同用戶組建立不同門戶，并可以為我們的客戶，我們的代理商，分銷商和供應(yīng)商建立他們的門戶。這種用戶友好性和柔性的結(jié)合使得這個(gè)模塊適合于任何大小類型組織和企業(yè)。
與普通的文檔管理不同，由于e-cology按照企業(yè)信息網(wǎng)狀體系設(shè)計(jì)，在中海集團(tuán)物流有限公司知識(shí)管理系統(tǒng)中，用戶獲得的不僅僅是文檔的創(chuàng)建者和內(nèi)容這樣的信息。中海集團(tuán)物流有限公司知識(shí)管理系統(tǒng)將所有與文檔相關(guān)的實(shí)體集成起來(lái)。例如讀取一份合同，可以了解到所有與之相關(guān)的信息，包括合同關(guān)聯(lián)的客戶、項(xiàng)目、交易情況、相關(guān)工作流等。并且可以層層深入地追溯了解詳細(xì)的信息。中海集團(tuán)物流有限公司知識(shí)管理系統(tǒng)與其他模塊的協(xié)同使得所有的文檔信息都不是孤立的。
（三）流程審批中心
中海集團(tuán)物流有限公司的工作流類型主要是三個(gè)方面的內(nèi)容，泛微也將按照兩個(gè)方面的內(nèi)容建設(shè)中海集團(tuán)物流有限公司的內(nèi)部審批流程：
單純的企業(yè)行政管理上的流程：主要表現(xiàn)在綜合人事類的如收發(fā)文管理、檔案方面的流程、人事方面
的調(diào)動(dòng)、招聘、培訓(xùn)方面的流程。此類流程注重這個(gè)過(guò)程本身，而不是流程結(jié)束之后的數(shù)據(jù)結(jié)果而且與業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒(méi)有必然的聯(lián)系。因此，泛微針對(duì)此類流程非常靈活的流程設(shè)置，具有平行會(huì)簽、二次加簽、傳閱、流程的重定義等。完善這個(gè)流程的過(guò)程管理
作為企業(yè)的核心的流程：此類流程是有企業(yè)業(yè)務(wù)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)有關(guān)，因此，流程的關(guān)聯(lián)性就很強(qiáng)了。例如，當(dāng)中海集團(tuán)物流有限公司市場(chǎng)管理一旦簽定合同，那他就會(huì)觸發(fā)其他相關(guān)的采購(gòu)、設(shè)計(jì)、與質(zhì)量等。因此，泛微加強(qiáng)了流程的關(guān)聯(lián)性與數(shù)據(jù)的連續(xù)性。無(wú)形中也需要加強(qiáng)各個(gè)部門之間的協(xié)同工作，通過(guò)工作的流程讓相關(guān)的部門與人圍繞項(xiàng)目或業(yè)務(wù)展開(kāi)。
泛微的工作流是如何實(shí)現(xiàn)的？泛微在流程定義的時(shí)候就可以建立流程與哪些功能或信息有關(guān)，與哪些流程有關(guān)聯(lián)。例如當(dāng)你找到一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，與這個(gè)項(xiàng)目有關(guān)的合同的審批流程、與這個(gè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)研發(fā)過(guò)程中的審批流程、與這個(gè)項(xiàng)目有的采購(gòu)的流程都可以被迅速的找出。而且所有這些與項(xiàng)目有關(guān)的數(shù)據(jù)都是后歸結(jié)到這個(gè)項(xiàng)目上去。
作為輔助或支撐核心流程的流程：這類流程兼顧有以上兩類流程的特色。
主要應(yīng)用分布：
報(bào)告管理：通過(guò)電子化的流程，輕松提交與審核各項(xiàng)業(yè)務(wù)報(bào)告；
出差管理：將各項(xiàng)出差申請(qǐng)通過(guò)電子化的流轉(zhuǎn)，并統(tǒng)計(jì)月、周日、甚至年的出差情況匯總；
費(fèi)用報(bào)銷管理：通過(guò)流程，對(duì)公司的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行有效的分?jǐn)偱c統(tǒng)計(jì)，從各個(gè)角度分析公司的各項(xiàng)費(fèi)用支出；
請(qǐng)假審批：用戶可新增請(qǐng)假單，填寫好相應(yīng)的信息，選擇適當(dāng)?shù)牧鞒毯?，即可將?qǐng)假單提交給流程處理人員進(jìn)行處理。審批通過(guò)后，系統(tǒng)根據(jù)請(qǐng)假流程中的設(shè)置，自動(dòng)通知請(qǐng)假單提交者以及相關(guān)人員；
采購(gòu)流程：在采購(gòu)申請(qǐng)中，可以選擇所需采購(gòu)的物品、輸入采購(gòu)單的其他信息，完成采購(gòu)單的填寫。然后用戶可以選擇一個(gè)合適的采購(gòu)流程，并按照該流程的每一個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)置，將采購(gòu)單提交給相關(guān)的處理人員/角色/部門進(jìn)行處理；
簽報(bào)管理：在簽報(bào)流程中起草報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)可以在流程中輸入相應(yīng)的審批意見(jiàn)，完成審核之后可以嵌入電子圖章；
借款審批：在借款申請(qǐng)中，可以輸入相應(yīng)的借款金額以及理由，同時(shí)會(huì)將借款金額反映到費(fèi)用管理中；
付款審批管理：在付款申請(qǐng)中，可以選擇相關(guān)的客戶名稱以及付款類型，在收付款管理中進(jìn)行付款的統(tǒng)計(jì)；
總結(jié)與計(jì)劃管理：在總結(jié)與計(jì)劃管理功能中，起草年度、季度、月度甚至周的工作計(jì)劃與總結(jié)，領(lǐng)導(dǎo)可以為這些計(jì)劃打分、同時(shí)進(jìn)行匯總。
五、 應(yīng)用成果
中海集團(tuán)物流非常重視信息系統(tǒng)建設(shè)。自1999年開(kāi)始，中海集團(tuán)物流大力推進(jìn)企業(yè)信息化的建設(shè)工作。中海集團(tuán)物流信息系統(tǒng)的大特點(diǎn)是一個(gè)實(shí)行高效的網(wǎng)絡(luò)化管理的信息系統(tǒng)。借助于電子管理信息平臺(tái)，通過(guò)數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)及Internet技術(shù)將公司總部與全國(guó)八大區(qū)域公司管理總部、所屬各配送中心以及各網(wǎng)點(diǎn)營(yíng)運(yùn)中心聯(lián)結(jié)成一個(gè)高效的物流信息管理網(wǎng)絡(luò)，便于公司內(nèi)部統(tǒng)一管理。
目前，中海集團(tuán)的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)已經(jīng)很好的實(shí)現(xiàn)了初期設(shè)想的目標(biāo)，建立了公司統(tǒng)一的電子化管控體系和知識(shí)管理體系，為公司建立了一個(gè)良好的電子化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化辦公環(huán)境，也使企業(yè)員工在虛擬的電子化運(yùn)營(yíng)組織中形成了共同的辦事風(fēng)格和企業(yè)文化，為企業(yè)全體員工在工作中實(shí)現(xiàn)高效、協(xié)作創(chuàng)造了便利條件，目前，中海物流的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)已經(jīng)成為公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力之一。