4．項(xiàng)目的溝通管理
項(xiàng)目的溝通管理是指為了及時(shí)、合理、有效地集成、傳遞、存儲(chǔ)、處置項(xiàng)目成果實(shí)現(xiàn)的各個(gè)過程、各個(gè)層次所涉及的人的行為及資源的流向，并確保他們之間的流動(dòng)能彼此和諧與匹配，而采用相關(guān)管理方法與手段實(shí)施有關(guān)工作的活動(dòng)。項(xiàng)目的溝通管理對(duì)項(xiàng)目整體或局部成果的實(shí)現(xiàn)具有至關(guān)重要的影響。項(xiàng)目的溝通管理主要包括溝通計(jì)劃、信息共享、溝通與協(xié)調(diào)、績(jī)效報(bào)告、利害關(guān)系者的管理等幾個(gè)方面的工作過程。
(1)溝通與協(xié)調(diào)規(guī)劃編制
制定溝通與協(xié)調(diào)計(jì)劃的過程就是確定利害關(guān)系者的溝通與協(xié)調(diào)信息及其傳遞、處置需求，包括誰(shuí)需要哪些信息，如何加工這些信息以及如何向他們傳遞。
(2)信息共享
信息共享就是指把所需要的信息及時(shí)傳遞給項(xiàng)目利益相關(guān)方，各方及時(shí)能夠作出反應(yīng)。信息共享是項(xiàng)目的溝通與協(xié)調(diào)管理的技能與內(nèi)容的組成部分，通過信息共享應(yīng)當(dāng)確保關(guān)聯(lián)的人員按照溝通與協(xié)調(diào)管理計(jì)劃，適時(shí)獲得適當(dāng)?shù)男畔⒍扇∠鄳?yīng)的對(duì)策。溝通過程的形式主要包括：書面與口頭，聽與說；電子形式與紙面形式；正式(如報(bào)告、情況介紹會(huì)等)與非正式(如工作日記、即興談話等)。
設(shè)備工程項(xiàng)目屬于復(fù)雜型項(xiàng)目，為保證信息的共享，項(xiàng)目機(jī)構(gòu)及管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)建立有信息收集和檢索系統(tǒng)、信息儲(chǔ)存與加工系統(tǒng)、信息傳遞與發(fā)布系統(tǒng)。設(shè)備工程項(xiàng)目信息收集與檢索系統(tǒng)包括手工歸檔系統(tǒng)、電子數(shù)據(jù)庫(kù)、項(xiàng)目管理軟件，以及可調(diào)用工程圖紙、制造技術(shù)要求、檢驗(yàn)與試驗(yàn)計(jì)劃及標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)文件的系統(tǒng)；設(shè)備工程項(xiàng)目信息共享系統(tǒng)項(xiàng)目信息可以用多種方式：包括項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、書面文件、電子數(shù)據(jù)庫(kù)等；電子通信和會(huì)議工具，如傳真、電子郵件、電話信箱留言、電話、可視電話會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議；項(xiàng)目管理電子工具，如進(jìn)度計(jì)劃編制網(wǎng)絡(luò)界面、項(xiàng)目管理軟件、會(huì)議和虛擬辦公室支持軟件、網(wǎng)站和協(xié)作工作管理工具。項(xiàng)目的信息共享內(nèi)容還應(yīng)當(dāng)包括經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)過程強(qiáng)調(diào)識(shí)別項(xiàng)目工程成功經(jīng)驗(yàn)和失敗的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，包括針對(duì)如何改進(jìn)項(xiàng)目的后續(xù)成效提供建議。信息管理是項(xiàng)目溝通與協(xié)調(diào)工作中必不可少的內(nèi)容與保障條件之一。有關(guān)的設(shè)備工程項(xiàng)目信息管理的內(nèi)容與方法、手段將在本書第七章中介紹。
(3)項(xiàng)目的溝通與協(xié)調(diào)
項(xiàng)目的溝通與協(xié)調(diào)就是項(xiàng)目利益相關(guān)方的參與者(項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及管理團(tuán)隊(duì))在進(jìn)行項(xiàng)目管理過程中相互間按照包括項(xiàng)目溝通與協(xié)調(diào)計(jì)劃在內(nèi)的相關(guān)工作計(jì)劃以及實(shí)際狀態(tài)，合理地處理影響項(xiàng)目順利進(jìn)行的各種沖突與矛盾，確保項(xiàng)目按照預(yù)期的方法、手段、條件取得預(yù)期的結(jié)果的過程。該過程及其結(jié)果往往因溝通與協(xié)調(diào)當(dāng)事者的能力(包括學(xué)識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)水平、表達(dá)能力、性格等)差異而差異較大。
(4)項(xiàng)目利益相關(guān)方的管理
項(xiàng)目利益相關(guān)方的管理就是對(duì)各方的溝通與協(xié)調(diào)過程及其結(jié)果進(jìn)行管理，以滿足各利益相關(guān)方的需求并與關(guān)聯(lián)方一起解決問題。對(duì)項(xiàng)目利益相關(guān)方進(jìn)行主動(dòng)管理，可促使項(xiàng)目沿預(yù)期進(jìn)行，提早解決相關(guān)沖突。同時(shí)，進(jìn)行項(xiàng)目利益相關(guān)方的管理可提高團(tuán)隊(duì)成員協(xié)同工作的能力，并抑制對(duì)項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的非理性的干擾。通常由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目利益相關(guān)方的管理。
(5)項(xiàng)目溝通與協(xié)調(diào)績(jī)效報(bào)告
項(xiàng)目溝通與協(xié)調(diào)績(jī)效報(bào)告一般應(yīng)包括項(xiàng)目范圍、進(jìn)度計(jì)劃、費(fèi)用和質(zhì)量等諸方面的實(shí)施狀態(tài)信息。可以采取專題報(bào)告、綜合報(bào)告、特殊報(bào)告形式?？?jī)效報(bào)告應(yīng)當(dāng)按照溝通與協(xié)調(diào)計(jì)劃的要求歸納所搜集到的信息，并依據(jù)績(jī)效衡量標(biāo)準(zhǔn)分析所有實(shí)際結(jié)果與計(jì)劃值之間的狀態(tài)?？?jī)效報(bào)告應(yīng)按溝通計(jì)劃所規(guī)定的各個(gè)關(guān)聯(lián)方要求的詳細(xì)程度，提供狀態(tài)和績(jī)效信息，績(jī)效報(bào)告的常用格式包括圖形、表格、文字綜合的形式。
項(xiàng)目的溝通管理是指為了及時(shí)、合理、有效地集成、傳遞、存儲(chǔ)、處置項(xiàng)目成果實(shí)現(xiàn)的各個(gè)過程、各個(gè)層次所涉及的人的行為及資源的流向，并確保他們之間的流動(dòng)能彼此和諧與匹配，而采用相關(guān)管理方法與手段實(shí)施有關(guān)工作的活動(dòng)。項(xiàng)目的溝通管理對(duì)項(xiàng)目整體或局部成果的實(shí)現(xiàn)具有至關(guān)重要的影響。項(xiàng)目的溝通管理主要包括溝通計(jì)劃、信息共享、溝通與協(xié)調(diào)、績(jī)效報(bào)告、利害關(guān)系者的管理等幾個(gè)方面的工作過程。
(1)溝通與協(xié)調(diào)規(guī)劃編制
制定溝通與協(xié)調(diào)計(jì)劃的過程就是確定利害關(guān)系者的溝通與協(xié)調(diào)信息及其傳遞、處置需求，包括誰(shuí)需要哪些信息，如何加工這些信息以及如何向他們傳遞。
(2)信息共享
信息共享就是指把所需要的信息及時(shí)傳遞給項(xiàng)目利益相關(guān)方，各方及時(shí)能夠作出反應(yīng)。信息共享是項(xiàng)目的溝通與協(xié)調(diào)管理的技能與內(nèi)容的組成部分，通過信息共享應(yīng)當(dāng)確保關(guān)聯(lián)的人員按照溝通與協(xié)調(diào)管理計(jì)劃，適時(shí)獲得適當(dāng)?shù)男畔⒍扇∠鄳?yīng)的對(duì)策。溝通過程的形式主要包括：書面與口頭，聽與說；電子形式與紙面形式；正式(如報(bào)告、情況介紹會(huì)等)與非正式(如工作日記、即興談話等)。
設(shè)備工程項(xiàng)目屬于復(fù)雜型項(xiàng)目，為保證信息的共享，項(xiàng)目機(jī)構(gòu)及管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)建立有信息收集和檢索系統(tǒng)、信息儲(chǔ)存與加工系統(tǒng)、信息傳遞與發(fā)布系統(tǒng)。設(shè)備工程項(xiàng)目信息收集與檢索系統(tǒng)包括手工歸檔系統(tǒng)、電子數(shù)據(jù)庫(kù)、項(xiàng)目管理軟件，以及可調(diào)用工程圖紙、制造技術(shù)要求、檢驗(yàn)與試驗(yàn)計(jì)劃及標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)文件的系統(tǒng)；設(shè)備工程項(xiàng)目信息共享系統(tǒng)項(xiàng)目信息可以用多種方式：包括項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、書面文件、電子數(shù)據(jù)庫(kù)等；電子通信和會(huì)議工具，如傳真、電子郵件、電話信箱留言、電話、可視電話會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議；項(xiàng)目管理電子工具，如進(jìn)度計(jì)劃編制網(wǎng)絡(luò)界面、項(xiàng)目管理軟件、會(huì)議和虛擬辦公室支持軟件、網(wǎng)站和協(xié)作工作管理工具。項(xiàng)目的信息共享內(nèi)容還應(yīng)當(dāng)包括經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)過程強(qiáng)調(diào)識(shí)別項(xiàng)目工程成功經(jīng)驗(yàn)和失敗的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，包括針對(duì)如何改進(jìn)項(xiàng)目的后續(xù)成效提供建議。信息管理是項(xiàng)目溝通與協(xié)調(diào)工作中必不可少的內(nèi)容與保障條件之一。有關(guān)的設(shè)備工程項(xiàng)目信息管理的內(nèi)容與方法、手段將在本書第七章中介紹。
(3)項(xiàng)目的溝通與協(xié)調(diào)
項(xiàng)目的溝通與協(xié)調(diào)就是項(xiàng)目利益相關(guān)方的參與者(項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及管理團(tuán)隊(duì))在進(jìn)行項(xiàng)目管理過程中相互間按照包括項(xiàng)目溝通與協(xié)調(diào)計(jì)劃在內(nèi)的相關(guān)工作計(jì)劃以及實(shí)際狀態(tài)，合理地處理影響項(xiàng)目順利進(jìn)行的各種沖突與矛盾，確保項(xiàng)目按照預(yù)期的方法、手段、條件取得預(yù)期的結(jié)果的過程。該過程及其結(jié)果往往因溝通與協(xié)調(diào)當(dāng)事者的能力(包括學(xué)識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)水平、表達(dá)能力、性格等)差異而差異較大。
(4)項(xiàng)目利益相關(guān)方的管理
項(xiàng)目利益相關(guān)方的管理就是對(duì)各方的溝通與協(xié)調(diào)過程及其結(jié)果進(jìn)行管理，以滿足各利益相關(guān)方的需求并與關(guān)聯(lián)方一起解決問題。對(duì)項(xiàng)目利益相關(guān)方進(jìn)行主動(dòng)管理，可促使項(xiàng)目沿預(yù)期進(jìn)行，提早解決相關(guān)沖突。同時(shí)，進(jìn)行項(xiàng)目利益相關(guān)方的管理可提高團(tuán)隊(duì)成員協(xié)同工作的能力，并抑制對(duì)項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的非理性的干擾。通常由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目利益相關(guān)方的管理。
(5)項(xiàng)目溝通與協(xié)調(diào)績(jī)效報(bào)告
項(xiàng)目溝通與協(xié)調(diào)績(jī)效報(bào)告一般應(yīng)包括項(xiàng)目范圍、進(jìn)度計(jì)劃、費(fèi)用和質(zhì)量等諸方面的實(shí)施狀態(tài)信息。可以采取專題報(bào)告、綜合報(bào)告、特殊報(bào)告形式?？?jī)效報(bào)告應(yīng)當(dāng)按照溝通與協(xié)調(diào)計(jì)劃的要求歸納所搜集到的信息，并依據(jù)績(jī)效衡量標(biāo)準(zhǔn)分析所有實(shí)際結(jié)果與計(jì)劃值之間的狀態(tài)?？?jī)效報(bào)告應(yīng)按溝通計(jì)劃所規(guī)定的各個(gè)關(guān)聯(lián)方要求的詳細(xì)程度，提供狀態(tài)和績(jī)效信息，績(jī)效報(bào)告的常用格式包括圖形、表格、文字綜合的形式。