第七節(jié) 計算機替代手工記賬的基本要求
【學習目的與要求】
通過本節(jié)的學習，了解計算機替代手工賬的任務和基本要求，掌握企業(yè)替代手工賬的方法和應該注意的問題，了解計算機與手工并行期間應注意的問題。掌握會計電算化檔案的相關知識以及保管時應注意的問題。
【內(nèi)容講解】
一、計算機替代手工賬的任務
廣義上講，替代手工賬(俗稱甩賬)指的是采用電子計算機替代手工記賬、算賬、報賬的過程。狹義上講，替代手工賬指的是脫離手工會計核算工作的過程。
其主要任務是完成數(shù)據(jù)整理初始化、計算機與手工并行和甩賬驗收等工作。
二、計算機替代手工賬的基本條件
1、一個前提
計算機與手工會計核算應該并行運行3個月以上，計算機與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，且軟件運行安全可靠;要求打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章必須齊全。
2、三項基本條件：
(1)配有專用的或主要用于會計核算工作的軟硬件系統(tǒng)。
(2)配有與會計電算化工作需要相適應的專職人員，其中上機操作人員已具備會計電算化初級以上專業(yè)知識和操作技能，取得財政部門核發(fā)的有關培訓合格證書。
(3)建立健全內(nèi)部管理制度，包括崗位分工制度、操作管理制度、機房管理制度、會計檔案管理制度、會計數(shù)據(jù)與軟件管理制度等。
三、如何替代手工賬
1、整理手工會計業(yè)務數(shù)據(jù)
(1)重新核對各項憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實相符;
(2)整理各賬戶余額;
(3)清理往來賬戶和銀行賬戶。
2、建立會計賬戶體系并確定編碼
建立會計賬戶體系從一級會計科目開始，逐級設置明細科目。
3、規(guī)范各類賬證表格式和會計核算方法與過程
在開始電算化之前，要全面考慮各類會計資料的規(guī)范性格式，分清必須修改與必須保留的內(nèi)容，使重新確認的會計賬、證、表的格式更適于電算化工作的特點。
在電算化方式下，會計核算過程自動化程度很高，要求會計部門預先確定各項工作的數(shù)據(jù)傳遞次序，以充分發(fā)揮計算機的優(yōu)勢。
結(jié)合計算機特點，重新確定各種會計核算方法，充分體現(xiàn)計算機特點，提高計算精度。
4、會計軟件初始化
會計軟件初始化是確定會計軟件核算規(guī)則與輸入基礎數(shù)據(jù)的過程，即根據(jù)使用單位的業(yè)務性質(zhì)，對會計軟件進行的具體限定以及輸入基礎數(shù)據(jù)等一系列準備工作，用來完成將通用會計軟件轉(zhuǎn)化為適合本單位實際情況的專用會計軟件，以及從手工處理方式轉(zhuǎn)換成會計電算化方式的過程。
四、計算機與手工并行
1、計算機與手工并行是指在會計軟件使用的初階段，人工與計算機同時進行會計處理的過程。在此階段的主要任務是：檢查已建立的會計電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足要求，使用人員對軟件的操作是否存在問題，對運行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應該進行修改，并逐步建立比較完善的電算化內(nèi)部管理制度等。
2、在試運行階段，人工與計算機數(shù)據(jù)要進行對比時，要進行如下工作：
(1) 檢驗各種核算方法;
(2) 檢查會計科目體系的正確性和完整性;
(3) 考查操作熟練程度;
(4) 糾正會計軟件程序錯誤或業(yè)務處理錯誤。
3、并行期間還要注意以下問題：
(1)適當安排好實施進度，試運行期間及時總結(jié)、定期檢查;
(2)實施復雜大系統(tǒng)時，應向有關方面的專家咨詢，或向有經(jīng)驗的單位學習，盡量少走彎路;
(3)做好申請?zhí)娲止び涃~前的準備工作，爭取通過審查。
五、遇到問題怎么辦
在替代手工記賬的過程中，一般來說會遇到以下一些問題：
1、會計軟件選用不當
2、認識和做法上有誤區(qū)
3、難以建立嚴格的管理制度
【練習題】
1.會計電算化后，會計科目編碼應符合會計制度的要求，與會計制度保持一致的是( )級會計科目。(單選)
A.一級及其明細 B. 一級 C.一級和部分明細 D.二級
答案：B。編碼時，一級會計科目編碼按財政部規(guī)定的編碼方案執(zhí)行。
2.會計軟件的初始化就是將所用到的數(shù)據(jù)庫清空。( )(判斷)
答案：×。會計軟件初始化是根據(jù)使用單位的業(yè)務性質(zhì)，對會計軟件進行的具體限定以及輸入基礎數(shù)據(jù)等一系列準備工作。
三、記賬憑證的生成與管理
計算機替代手工記賬后，記賬憑證生成有兩種方式：
1、將原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規(guī)則》、《會計檔案管理辦法》的有關規(guī)定立卷歸檔保管。
2、手工事先作好記賬憑證，向計算機錄入記賬憑證，然后進行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機制憑證均可。
四、會計賬簿、報表的生成與管理
1、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。
2、一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務較少的賬簿，可滿頁打印。
3、在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額季余額對照表”替代。
4、在保證憑證、賬簿清晰的條件下，解決打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當減少。
5、記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
6、采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政部門的同意。
7、各單位每年形成的會計檔案，都要整理立卷或裝訂成冊。當年的可在財務會計部門保管一年，期滿移交檔案部門。
8、各單位保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時，檔案原則上不得外借。
9、各單位對會計檔案必須實行科學管理。
五、電算化會計檔案保管
1、對會計電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。
2、采用磁性介質(zhì)保存會計檔案的，要定期檢查，定期復制。
3、嚴格執(zhí)行安全和保密制度
4、各種會計資料，未經(jīng)單位領導同意，不得外借和拿出單位。
5、經(jīng)領導同意借閱的會計資料，應履行相應的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會計資料還要注意防病毒。
6、大中型企業(yè)應采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲會計檔案。
7、存有會計信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式之前，應妥善保管并留有副本。
8、對存檔的會計資料要檢查記賬憑證上是否有相關人員的簽名或蓋章。
9、對違反會計檔案管理制度的人員，應該進行檢查糾正，情節(jié)嚴重的，應報告本單位領導或財政審計機關嚴肅處理。會計檔案應由專人負責。
【練習題】
1.實現(xiàn)會計電算化后會計檔案可以采用下列( )方式進行存儲。(多選)
A.磁帶 B.磁盤 C.光盤 D.微縮膠片 E.書面形式
答案：ABCDE。
2.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須每天登記并打印輸出。( )(判斷)
答案：×?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。但如果每天業(yè)務量較少，不能滿頁打印的，可以按旬打印輸出。
【學習目的與要求】
通過本節(jié)的學習，了解計算機替代手工賬的任務和基本要求，掌握企業(yè)替代手工賬的方法和應該注意的問題，了解計算機與手工并行期間應注意的問題。掌握會計電算化檔案的相關知識以及保管時應注意的問題。
【內(nèi)容講解】
一、計算機替代手工賬的任務
廣義上講，替代手工賬(俗稱甩賬)指的是采用電子計算機替代手工記賬、算賬、報賬的過程。狹義上講，替代手工賬指的是脫離手工會計核算工作的過程。
其主要任務是完成數(shù)據(jù)整理初始化、計算機與手工并行和甩賬驗收等工作。
二、計算機替代手工賬的基本條件
1、一個前提
計算機與手工會計核算應該并行運行3個月以上，計算機與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，且軟件運行安全可靠;要求打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章必須齊全。
2、三項基本條件：
(1)配有專用的或主要用于會計核算工作的軟硬件系統(tǒng)。
(2)配有與會計電算化工作需要相適應的專職人員，其中上機操作人員已具備會計電算化初級以上專業(yè)知識和操作技能，取得財政部門核發(fā)的有關培訓合格證書。
(3)建立健全內(nèi)部管理制度，包括崗位分工制度、操作管理制度、機房管理制度、會計檔案管理制度、會計數(shù)據(jù)與軟件管理制度等。
三、如何替代手工賬
1、整理手工會計業(yè)務數(shù)據(jù)
(1)重新核對各項憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實相符;
(2)整理各賬戶余額;
(3)清理往來賬戶和銀行賬戶。
2、建立會計賬戶體系并確定編碼
建立會計賬戶體系從一級會計科目開始，逐級設置明細科目。
3、規(guī)范各類賬證表格式和會計核算方法與過程
在開始電算化之前，要全面考慮各類會計資料的規(guī)范性格式，分清必須修改與必須保留的內(nèi)容，使重新確認的會計賬、證、表的格式更適于電算化工作的特點。
在電算化方式下，會計核算過程自動化程度很高，要求會計部門預先確定各項工作的數(shù)據(jù)傳遞次序，以充分發(fā)揮計算機的優(yōu)勢。
結(jié)合計算機特點，重新確定各種會計核算方法，充分體現(xiàn)計算機特點，提高計算精度。
4、會計軟件初始化
會計軟件初始化是確定會計軟件核算規(guī)則與輸入基礎數(shù)據(jù)的過程，即根據(jù)使用單位的業(yè)務性質(zhì)，對會計軟件進行的具體限定以及輸入基礎數(shù)據(jù)等一系列準備工作，用來完成將通用會計軟件轉(zhuǎn)化為適合本單位實際情況的專用會計軟件，以及從手工處理方式轉(zhuǎn)換成會計電算化方式的過程。
四、計算機與手工并行
1、計算機與手工并行是指在會計軟件使用的初階段，人工與計算機同時進行會計處理的過程。在此階段的主要任務是：檢查已建立的會計電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足要求，使用人員對軟件的操作是否存在問題，對運行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應該進行修改，并逐步建立比較完善的電算化內(nèi)部管理制度等。
2、在試運行階段，人工與計算機數(shù)據(jù)要進行對比時，要進行如下工作：
(1) 檢驗各種核算方法;
(2) 檢查會計科目體系的正確性和完整性;
(3) 考查操作熟練程度;
(4) 糾正會計軟件程序錯誤或業(yè)務處理錯誤。
3、并行期間還要注意以下問題：
(1)適當安排好實施進度，試運行期間及時總結(jié)、定期檢查;
(2)實施復雜大系統(tǒng)時，應向有關方面的專家咨詢，或向有經(jīng)驗的單位學習，盡量少走彎路;
(3)做好申請?zhí)娲止び涃~前的準備工作，爭取通過審查。
五、遇到問題怎么辦
在替代手工記賬的過程中，一般來說會遇到以下一些問題：
1、會計軟件選用不當
2、認識和做法上有誤區(qū)
3、難以建立嚴格的管理制度
【練習題】
1.會計電算化后，會計科目編碼應符合會計制度的要求，與會計制度保持一致的是( )級會計科目。(單選)
A.一級及其明細 B. 一級 C.一級和部分明細 D.二級
答案：B。編碼時，一級會計科目編碼按財政部規(guī)定的編碼方案執(zhí)行。
2.會計軟件的初始化就是將所用到的數(shù)據(jù)庫清空。( )(判斷)
答案：×。會計軟件初始化是根據(jù)使用單位的業(yè)務性質(zhì)，對會計軟件進行的具體限定以及輸入基礎數(shù)據(jù)等一系列準備工作。
三、記賬憑證的生成與管理
計算機替代手工記賬后，記賬憑證生成有兩種方式：
1、將原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規(guī)則》、《會計檔案管理辦法》的有關規(guī)定立卷歸檔保管。
2、手工事先作好記賬憑證，向計算機錄入記賬憑證，然后進行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機制憑證均可。
四、會計賬簿、報表的生成與管理
1、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。
2、一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務較少的賬簿，可滿頁打印。
3、在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額季余額對照表”替代。
4、在保證憑證、賬簿清晰的條件下，解決打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當減少。
5、記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
6、采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政部門的同意。
7、各單位每年形成的會計檔案，都要整理立卷或裝訂成冊。當年的可在財務會計部門保管一年，期滿移交檔案部門。
8、各單位保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時，檔案原則上不得外借。
9、各單位對會計檔案必須實行科學管理。
五、電算化會計檔案保管
1、對會計電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。
2、采用磁性介質(zhì)保存會計檔案的，要定期檢查，定期復制。
3、嚴格執(zhí)行安全和保密制度
4、各種會計資料，未經(jīng)單位領導同意，不得外借和拿出單位。
5、經(jīng)領導同意借閱的會計資料，應履行相應的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會計資料還要注意防病毒。
6、大中型企業(yè)應采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲會計檔案。
7、存有會計信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式之前，應妥善保管并留有副本。
8、對存檔的會計資料要檢查記賬憑證上是否有相關人員的簽名或蓋章。
9、對違反會計檔案管理制度的人員，應該進行檢查糾正，情節(jié)嚴重的，應報告本單位領導或財政審計機關嚴肅處理。會計檔案應由專人負責。
【練習題】
1.實現(xiàn)會計電算化后會計檔案可以采用下列( )方式進行存儲。(多選)
A.磁帶 B.磁盤 C.光盤 D.微縮膠片 E.書面形式
答案：ABCDE。
2.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須每天登記并打印輸出。( )(判斷)
答案：×?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。但如果每天業(yè)務量較少，不能滿頁打印的，可以按旬打印輸出。